Lampiran 4.b
Pedoman Teknis Peningkatan Kapabilitas Aparat Pengawasan Intern Pemerintah Secara Mandiri (Self Improvement)
FORMULIR VERIFIKASI SELF IMPROVEMENT KAPABULITAS APIP PADA LEVEL 3 (INTEGRATED)
FORMULIR VERIFIKASI SELF IMPROVEMENT
ELEMEN I: PERAN DAN LAYANAN
No. Uraian/Pernyataan Indikator yang Harus Dipenuhi
Pilihan Jawaban Ya Sebagian Tidak LEVEL 2
1 Kami telah melakukan
kegiatan pengawasan berupa audit atas transaksi dan/atau dokumen tertentu untuk menilai akurasi perhitungan.
Auditor sudah melaksanakan prosedur audit standar untuk menilai akurasi perhitungan (seperti vouching, tracing). 2 Kegiatan pengawasan yang
kami lakukan bersifat audit kepatuhan (compliance auditing).
PKPT/PKAT berisi rencana audit untuk menguji kepatuhan antara kondisi dengan kriteria yang ada. Audit kepatuhan mencakup audit atas
transaksi-transaksi keuangan, audit atas kelayakan pengambilan keputusan administratif, dan setiap audit dengan
pendekatan proses. 3 Kami telah memiliki internal
audit charter yang
mengungkapkan mengenai sifat jasa assurance yang dapat diberikan APIP saat ini, yaitu audit kepatuhan
(compliance auditing).
Terdapat Internal Audit Charter yang di dalamnya mengungkapkan mengenai sifat jasa assurance yang dapat diberikan APIP saat ini, yaitu audit kepatuhan
(compliance auditing). IAC merupakan pernyataan tertulis yang berisi visi, misi, tujuan internal audit,
kewenangan dan tanggung jawab APIP dalam organisasi, independensi, akses dan kerahasiaan, jasa layanan yang bisa diberikan oleh APIP (sangat tergantung sumber daya yang dimiliki), ruang lingkup audit, standar yang digunakan, hubungan dengan external audit, dan pelaporan audit; yang dibuat dengan tujuan untuk membangun komitmen tertulis dari pucuk pimpinan organisasi (K/L/Pemda) sehingga: 1). tidak ada pembatasan ruang lingkup dalam pelaksanaan tugas APIP; 2). Terjamin
ketersediaan sumber daya yang diperlukan dalam kegiatan pengawasan intern; 3). terjamin akses terhadap seluruh informasi yang diperlukan dalam kegiatan
No. Uraian/Pernyataan Indikator yang Harus Dipenuhi
Pilihan Jawaban Ya Sebagian Tidak
pengawasan intern.
4 Setiap tim yang melaksanakan penugasan pengawasan telah menyusun rencana dan program kerja audit pada tingkat tim audit secara terstruktur (mencakup pengidentifikasian kriteria yang relevan;
pendokumentasian survei atas pengendalian intern;
pengidentifikasian sasaran, ruang lingkup, dan metodologi pengawasan; serta
pengembangan rencana audit rinci).
Setiap tim yang
melaksanakan penugasan pengawasan telah menyusun rencana dan program kerja audit pada tingkat tim audit sesuai dengan Peraturan Menteri Negara
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi nomor 19 tahun 2009 tentang Pedoman Kendali Mutu Audit Aparat Pengawasan Instansi Pemerintah -
PENGENDALIAN MUTU ATAS PENYUSUNAN RENCANA DAN PROGRAM
5 Kami telah melaksanakan penugasan pengawasan yang mencakup penerapan
prosedur pengawasan yang spesifik, penyusunan kertas kerja (KKA) atas prosedur yang dilaksanakan dan
hasil-hasilnya, pengevaluasian informasi yang diperoleh, pembuatan simpulan yang spesifik dan pengembangan rekomendasi.
1). Auditor sudah
melaksanakan prosedur audit untuk menguji
kesesuaian dan kepatuhan antara kondisi dengan kriteria yang ada (mis:
prosedur analitis, konfirmasi, cek fisik). 2). Setiap prosedur audit yang dilaksanakan maupun tidak dilaksanakan didokumentasikan (mis: KKA yang merujuk ke Nomor PKA dan PKA yang merujuk
Nomor KKA). 3). Auditor telah melakukan evaluasi atas informasi yang diperoleh. 4). Auditor menyusun simpulan yang didukung oleh bukti-bukti yang relevan yang dituangkan dalam KKA. 5). Auditor mengembangkan rekomendasi yang bersifat menghilangkan penyebab. 6). Penggunaan Kartu Kendali Mutu dan supervisi
No. Uraian/Pernyataan Indikator yang Harus Dipenuhi
Pilihan Jawaban Ya Sebagian Tidak
6 Kami telah menyusun laporan untuk mengomunikasikan hasil penugasan pengawasan serta mengembangkan dan memelihara sistem
pemantauan tindak lanjut rekomendasi.
1. LHA disusun sesuai dengan Pedoman Kendali Mutu Audit Aparat
Pengawasan Instansi Pemerintah - PROSEDUR PENGENDALIAN MUTU PELAPORAN AUDIT, yang meliputi a.l.: 1). Ketua Tim dibantu Anggota Tim telah menyusun konsep LHA berdasarkan hasil audit yang didokumentasikan dalam KKA dan temuan audit yang telah dikomunikasikan dg auditi. 2). Konsep LHA direviu oleh Pengendali Teknis. 3). Konsep LHA direviu oleh Pengendali Mutu/Pimpinan APIP. 4). LHA final didistribusikan kpd pihak2 yang berwenang. 2. Terdapat mekanisme pemantauan tindak lanjut sesuai Pedoman Kendali Mutu Audit Aparat Pengawasan Instansi Pemerintah - PEDOMAN PENGENDALIAN MUTU PELAKSANAAN
PEMANTAUAN TINDAK LANJUT HASlL AUDIT. 7 Dengan audit yang kami
lakukan, kami telah dapat memberikan keyakinan yang memadai (assurance) bahwa area / proses / sistem yang diaudit telah sesuai dengan ketentuan pelaksanaannya (kebijakan / rencana / prosedur / hukum /
peraturan / kontrak / kriteria lain).
1). Perencanaan pengawasan pada tingkat tim audit sudah sesuai dengan Pedoman Kendali Mutu Audit Aparat Pengawasan Instansi Pemerintah ; 2). prosedur atau langkah2 audit yang dituangkan dalam Program Kerja Audit sudah dilakukan sesuai dengan tujuannya; 3). mekanisme pelaporan dan tindak lanjut sudah sesuai dengan Pedoman Kendali Mutu Audit Aparat
Pengawasan Instansi Pemerintah; 4). LHA menunjukkan bahwa area / proses / sistem yang diaudit telah sesuai dengan
No. Uraian/Pernyataan Indikator yang Harus Dipenuhi
Pilihan Jawaban Ya Sebagian Tidak
8 Audit ketaatan yang kami lakukan telah dapat mencegah dan mendeteksi tindakan ilegal dan penyimpangan terkait dengan kebijakan / prosedur / persyarat kontrak yang ada.
1). Perencanaan pengawasan pada tingkat tim audit sudah sesuai dengan Pedoman Kendali Mutu Audit Aparat Pengawasan Instansi Pemerintah ; 2). prosedur atau langkah2 audit yang dituangkan dalam Program Kerja Audit sudah dilakukan sesuai dengan tujuannya; 3). mekanisme pelaporan dan tindak lanjut sudah sesuai dengan Pedoman Kendali Mutu Audit Aparat
Pengawasan Instansi Pemerintah.
9 Hasil rekomendasi kami telah ditindaklanjuti dan
memberikan peningkatan pencapaian dari tujuan organisasi dan keefektivan dari operasi organisasi (KL/Pemda).
1). Perencanaan pengawasan pada tingkat tim audit sudah sesuai dengan Pedoman Kendali Mutu Audit Aparat Pengawasan Instansi Pemerintah ; 2). prosedur atau langkah2 audit yang dituangkan dalam Program Kerja Audit sudah dilakukan sesuai dengan tujuannya; 3). mekanisme pelaporan dan tindak lanjut sudah sesuai dengan Pedoman Kendali Mutu Audit Aparat
Pengawasan Instansi Pemerintah.
LEVEL 3
10 Kegiatan pengawasan yang kami lakukan mencakup penilaian atas efisiensi, efektivitas, dan kehematan (dari operasi, aktivitas atau program organisasi
(K/L/Pemda), yang mencakup seluruh aspek dari proses bisnis dan operasi organisasi, pengendalian manajemen, dan hasil-hasil yang telah dicapai.
PKPT/PKAT berisi rencana audit untuk menilai efisiensi, efektivitas, dan kehematan dari operasi, aktivitas, atau program auditi.
No. Uraian/Pernyataan Indikator yang Harus Dipenuhi
Pilihan Jawaban Ya Sebagian Tidak
11 Kami telah melakukan penugasan pengawasan lain terkait dengan tata kelola, manajemen risiko, dan
pengendalian yang mencakup seluruh aspek dari proses bisnis dan operasi organisasi, pengendalian manajemen, dan hasil-hasil yang telah dicapai.
1). PKPT/PKAT berisi rencana APIP untuk melakukan
penugasan pengawasan lain terkait dengan tata kelola, manajemen risiko, dan pengendalian (mis: mjd narasumber dalam bimtek, seminar, workshop terkait tata kelola, manajemen
risiko, dan pengendalian) . 2). Mekanisme penugasan
pengawasan lain tsb diatur dalam pedoman atau panduan atau SOP. 12 Kami telah memiliki internal
audit charter yang
mengungkapkan mengenai sifat jasa assurance yang dapat diberikan APIP saat ini, yaitu value for money audit (audit atas ekonomis, efisiensi, efektivitas (3e) / evaluasi program / evaluasi kebijakan).
Terdapat IAC yang di
dalamnya mengungkapkan mengenai sifat jasa
assurance yang dapat
diberikan APIP saat ini, yaitu value for money audit (audit atas ekonomis, efisiensi, efektivitas (3e) / evaluasi program / evaluasi kebijakan).
13 Pengawasan yang kami lakukan telah meningkatkan perbaikan tata kelola,
manajemen risiko, dan proses pengendalian organisasi (KL/Pemda).
1). PKA, KKA, dan LHA untuk tujuan tsb disusun sesuai dengan Pedoman Kendali Mutu Audit Aparat
Pengawasan Instansi
Pemerintah; 2). Rekomendasi sudah sesuai dengan
Pedoman Kendali Mutu Audit Aparat Pengawasan Instansi Pemerintah dan dapat ditindaklanjuti.
14 Kami telah memberikan
pengaruh terhadap perubahan ke arah peningkatan
efektivitas, efisiensi, dan peningkatan kinerja organisasi.
1). PKA, KKA, dan LHA untuk tujuan tsb disusun sesuai dengan Pedoman Kendali Mutu Audit Aparat
Pengawasan Instansi
Pemerintah; 2). Rekomendasi sudah sesuai dengan
Pedoman Kendali Mutu Audit Aparat Pengawasan Instansi Pemerintah dan dapat ditindaklanjuti.
15 Kegiatan pengawasan yang kami lakukan telah dapat mengurangi besaran/paparan dari risiko organisasi yang dapat terjadi.
1). PKA, KKA, dan LHA untuk tujuan tsb disusun sesuai dengan Pedoman Kendali Mutu Audit Aparat
Pengawasan Instansi
Pemerintah; 2). Rekomendasi sudah sesuai dengan
Pedoman Kendali Mutu Audit Aparat Pengawasan Instansi Pemerintah dan dapat ditindaklanjuti.
No. Uraian/Pernyataan Indikator yang Harus Dipenuhi
Pilihan Jawaban Ya Sebagian Tidak
16 Kami telah melakukan penugasan pengawasan berupa pemberian jasa advis tanpa mengambil alih
tanggung jawab manajemen (mencakup a.l: pelatihan, reviu pengembangan sistem , penilaian pengendalian mandiri (Control Self Assessment /CSA), dan penilaian kinerja mandiri, konseling dan pemberian nasihat).
1). PKPT/PKAT berisi rencana APIP untuk melakukan
pemberian jasa advis (mis: APIP melakukan reviu laporan keuangan, tetapi tidak boleh ikut menyusun laporan keuangan tsb. 2). Mekanisme pemberian jasa advis tsb diatur dalam
pedoman atau panduan atau SOP.
17 Kami telah memiliki internal audit charter yang
mengungkapkan mengenai sifat jasa advis (advisory services) yang dapat diberikan APIP saat ini, dan
mencantumkan jenis2
advisory services yang dapat dilakukan APIP saat ini.
Terdapat IAC yang di
dalamnya mengungkapkan mengenai sifat jasa
pemberian saran (advisory services) yang dapat
diberikan APIP saat ini, dan mencantumkan jenis2 advisory services yang dapat dilakukan APIP saat ini. 18 Jasa advis kami memberikan
nilai tambah bagi organisasi tanpa mengambil alih
tanggung jawab manajemen.
1). Mekanisme pemberian jasa advis sudah sesuai dengan
panduan/pedoman/SOP. 2). Terdapat rekomendasi yang memberikan nilai tambah bagi organisasi.
19 Kami telah melaksanakan praktik-praktik yang
menjamin bahwa independensi dan obyektifitas kami tidak tercederai pada saat
pemberian jasa advis.
1). Mekanisme pemberian jasa advis sudah sesuai dengan
panduan/pedoman/SOP. 2). Pembuktian adanya
independensi dan
obyektivitas dapat diperoleh melalui pernyataan
independensi dan
obyektivitas yang dibuat oleh auditor, dan juga dapat ditambahkan dari "kuesioner pelanggan" setelah selesainya pemberian jasa advis (bila memungkinkan).
FORMULIR VERIFIKASI SELF IMPROVEMENT
ELEMEN II: PENGELOLAAN SUMBER DAYA MANUSIA
No. Uraian/Pernyataan Indikator yang Harus Dipenuhi Pilihan Jawaban Ya Sebagian Tidak LEVEL 2 1 Kami telah mengidentifikasi kompetensi (pengetahuan, keahlian teknis, sikap) dan kompetensi lain yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan pengawasan yang telah direncanakan.
APIP memiliki dokumen hasil identifikasi atas kompetensi yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan pengawasan yang telah direncanakan.
2 Kami telah memiliki uraian jabatan (job description) untuk setiap posisi jabatan di unit kerja kami yang disusun berdasarkan analisis jabatan dan dievaluasi secara berkala.
Terdapat dokumen uraian jabatan untuk setiap posisi jabatan pada APIP. Uraian jabatan berisi: uraian pekerjaan (tanggung jawab, wewenang, deskripsi pekerjaan, dll); Ukuran kinerja yang dipersyaratkan, sebagai indikator terhadap keberhasilan menyelesaikan tanggungjawab utama jabatan; persyaratan jabatan (Job Requirement). 3 Kami telah menentukan
klasifikasi pemberian insentif untuk setiap posisi jabatan di unit kerja kami.
APIP telah menyusun klasifikasi pemberian insentif bagi staf APIP sesuai dengan uraian jabatan, kompetensi, pengalaman, dan kinerja; dan telah mengusulkannya kepada pimpinan K/L/Pemda.
4 Proses rekrutmen kami telah dapat memperoleh pegawai yang kompeten (memenuhi persyaratan pengetahuan, keahlian, dan kompetensi lain yang diperlukan untuk melaksanakan tugas pengawasan intern).
1). APIP memiliki auditor dengan jumlah sesuai yang diperlukan dan dengan kualitas sesuai dengan hasil identifikasi kompetensi. 2). Terdapat dokumen permintaan staf yang dibutuhkan berdasarkan hasil identifikasi kompetensi.
5 Kegiatan pengawasan intern yang kami lakukan sudah memenuhi kecermatan profesi (due professional care) dan menghasilkan temuan, simpulan, dan rekomendasi yang bermutu.
1). Seluruh penugasan pengawasan dilaksanakan oleh tim audit yang kompeten (kompeten dapat dilihat dari apakah di dalam tim terdapat auditor yang sdh memiliki sertifikasi JFA dan atau sertifikasi profesi internal auditor lainnya)
No. Uraian/Pernyataan Indikator yang Harus Dipenuhi
Pilihan Jawaban Ya Sebagian Tidak
dan sudah dilakukan supervisi dengan semestinya.
6 Kami telah memiliki dokumen tertulis yang memuat rencana pendidikan dan pelatihan bagi setiap auditor (meliputi jenis dan jumlah diklat, penyelenggara diklat, waktu diklat, anggaran, dan SDM yang akan ikut diklat).
Terdapat dokumen rencana diklat bagi setiap auditor. Di banyak daerah,
perencanaan dan pelaksanaan diklat
dipusatkan di badan diklat, sehingga APIP hanya
bersifat menunggu panggilan diklat. Apabila kasusnya demikian, tetap penting sekali bagi APIP untuk merencanakan diklat bagi setiap auditornya, kemudian mengusulkannya kpd badan diklat agar diklat yang diikuti auditor tepat guna dan tepat sasaran. 7 Kami telah mendorong
setiap auditor untuk menjadi anggota profesi.
Bentuk dorongan tsb antara lain: APIP menyediakan anggaran khusus untuk menjadi anggota profesi; atau adanya pemberian ijin kepada auditor untuk menghadiri acara2 yang diselenggarakan oleh profesi seperti diklat, seminar, ujian sertifikasi profesi, workshop, dll.
8 Kami telah memantau dan mendokumentasikan untuk memastikan bahwa kebutuhan training dan pengembangan profesi setiap auditor telah terpenuhi, serta
membuat laporannya.
Terdapat laporan periodik yang berisi daftar training yang telah diikuti oleh setiap auditor.
9 Kami telah meyakini bahwa kompetensi (keahlian, pengetahuan dan perilaku) pada semua posisi telah memadai untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsi kami.
1). APIP memiliki dokumen hasil identifikasi atas kompetensi yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan pengawasan yang telah direncanakan. 2).
Rekruitmen auditor telah sesuai dengan usulan permintaan staf yang dibutuhkan.
10 Setiap auditor memiliki komitmen untuk terus menerus belajar.
Kecukupan angka kredit pengembangan profesi untuk setiap auditor.
No. Uraian/Pernyataan Indikator yang Harus Dipenuhi Pilihan Jawaban Ya Sebagian Tidak 11 Pelaksanaan pengawasan dilaksanakan oleh pejabat yang memiliki sertifikasi jabatan fungsional auditor.
Seluruh auditor telah bersertifikasi JFA.
12 Kami telah menyusun perencanaan jumlah pelatihan minimal bagi setiap auditor yang harus dipenuhi setiap tahunnya (sekitar 30 sd 40 jam per tahun).
APIP merencanakan kegiatan PKS, seminar, workshop, diklat, dll untuk setahun.
LEVEL 3
13 Kami telah
mengestimasi jumlah dan ruang lingkup kegiatan audit dan kegiatan pengawasan lainnya dan
membandingkan dengan jumlah dan keahlian SDM yang tersedia .
Terdapat dokumen hasil mapping antara kompetensi yang dibutuhkan dengan yang tersedia pada APIP untuk melihat adanya competency gap.
14 PKPT kami susun telah memperhatikan skala prioritas dengan mengoptimalkan sumber daya manusia yang tersedia.
PKPT/PKAT dilengkapi dengan susunan tim auditor.
15 Kebijakan organisasi K/L/Pemda telah mendukung koordinasi satuan kerja (forum JFA, forum APIP, forum pengawasan intern, dll).
Terdapat SK pimpinan K/L/Pemda terkait koordinasi satuan kerja.
16 Kami memiliki kerangka kompetensi setiap
jabatan yang mencakup pola pengembangan karir dan kriteria penilaian kinerja.
Kerangka kompetensi auditor APIP disusun merujuk ke Standar Kompetensi Auditor Per Kepala BPKP Nomor: PER-211/K/JF/2010.
17 Kami mempunyai rencana pelatihan dan pengembangan setiap pegawai yang
berpedoman pada kerangka kompetensi.
1). Rencana pelatihan dan pengembangan pegawai merujuk ke diklat sertifikasi JFA dan diklat teknis
substansi yang dikembangkan
Pusdiklatwas BPKP maupun dikembangkan sendiri oleh APIP. 2). Terdapat anggaran untuk kegiatan pelatihan dan pengembangan tsb.
No. Uraian/Pernyataan Indikator yang Harus Dipenuhi Pilihan Jawaban Ya Sebagian Tidak 18 Kami mempunyai program untuk perolehan sertifikasi jabatan fungsional auditor.
Terdapat anggaran untuk program perolehan
sertifikasi merujuk ke kalender diklat sertifikasi JFA. Apabila perolehan sertifikasi tsb dibiayai sendiri oleh auditor maka APIP mendukungnya dalam bentuk pemberian ijin pelatihan maupun perolehan sertifikasi. 19 Kami mempunyai
program untuk perolehan sertifikasi profesi internal auditor seperti CIA, CGAP, CFE, dll.
Terdapat anggaran untuk program perolehan
sertifikasi. Apabila perolehan sertifikasi tsb dibiayai sendiri oleh auditor maka APIP mendukungnya dalam bentuk pemberian ijin pelatihan maupun perolehan sertifikasi. 20 Kami telah memiliki
mekanisme pemberian insentif bagi pegawai yang berkinerja memuaskan atau terbaik pada setiap tingkatan.
Terdapat dokumen yang menjelaskan kebijakan pemberian insentif tsb.
21 Kami telah menentukan kombinasi keahlian dan jenjang jabatan auditor yang diperlukan saat ini, dan menilai apakah dapat dilakukan pengembangan kemampuan auditor secara internal atau melalui kerja sama dengan pihak lain (co-sourcing) maupun melimpahkan pekerjaan kepada pihak lain (out sourcing).
Terdapat dokumen hasil analisis kekuatan sumber daya APIP terhadap beban kerja APIP.
22 Semua posisi telah dijabat oleh pegawai yang kompeten di bidangnya.
Seluruh staf yang
melaksanakan penugasan pengawasan telah memiliki sertifikasi JFA dan atau sertifikasi profesi internal auditor lainnya, atau memiliki latar belakang pendidikan yang sesuai. 23 Kami telah mempunyai
metoda yang sistematis untuk penilaian kinerja bagi setiap individu secara adil dan transparan yang berpedoman pada
Terdapat Satuan Kinerja Individu (SKI) / Kinerja Personal.
No. Uraian/Pernyataan Indikator yang Harus Dipenuhi
Pilihan Jawaban Ya Sebagian Tidak
kerangka kompetensi. 24 Kami telah memiliki
sistem pegembangan karier (promosi, rotasi, dan mutasi) dengan membandingkan kinerja auditor dengan kinerja yang diharapkan.
1). Sistem pengembangan karier mengacu pada SKI. 2). Pola karier auditor jelas (promosi, rotasi, dan mutasi sesuai dengan kinerja
auditor, bukan acak). 25 Kami telah memiliki
mekanisme komunikasi dan koordinasi tim audit.
Pola komunikasi dan koordinasi tim audit mengacu pada Pedoman Kendali Mutu Audit Aparat Pengawasan Instansi Pemerintah.
26 Kami telah memiliki kriteria untuk praktik dan perilaku kerja tim yang efektif yang dicantumkan pada kerangka kompetensi.
Kerangka kompetensi auditor APIP
mencantumkan kriteria untuk praktek dan perilaku kerja tim yang efektif. 27 Kami telah memiliki
program pengembangan kompetensi tim seperti kepemimpinan tim, komunikasi yang efektif, kerja sama tim,
pembangunan
hubungan dalam tim.
Terdapat kebijakan pimpinan APIP terkait dengan pengembangan kompetensi tim.
28 Kami telah mempunyai pedoman tata laksana tim audit yang
menetapkan dengan jelas dan tegas tanggungjawab , kewajiban, dan
kewenangan dari para anggota tim audit.
Terdapat pedoman tata laksana tim audit (dokumentasi pola hubungan internal tim audit), bisa berupa SK pimpinan APIP, SOP kegiatan pengawasan.
29 Kami telah memiliki mekanisme pemberian penghargaan bagi tim yang berhasil
menerapkan perilaku yang diharapkan.
Terdapat dokumentasi atas kebijakan pimpinan APIP terkait pemberian
penghargaan bagi tim.
30 Kami telah
mengembangkan setiap personal dalam tim untuk selalu siap berganti peran seiring dengan perubahan organisasi.
Terdapat dokumen rencana pengembangan pegawai.
31 Kami memiliki tim-tim yang produktif yang saling berbagi pengetahuan dan pengalaman.
Terdapat forum untuk memberi kesempatan saling berbagi antar tim
(dibuktikan dengan adanya notulen/laporan).
FORMULIR VERIFIKASAI SELF IMPROVEMENT ELEMEN III: PRAKTIK PROFESIONAL
No. Uraian/Pernyataan Indikator yang Harus Dipenuhi
Pilihan Jawaban Ya Sebagian Tidak LEVEL 2
1 Pengawasan yang kami lakukan telah berdasarkan perencanaan dan pedoman.
APIP memiliki perencanaan dan pedoman pelaksanaan pengawasan.
2 Kami telah memiliki Program Kerja Pengawasan Tahunan (PKPT).
APIP telah menyusun PKPT/PKAT.
3 Dalam menyusun PKPT kami telah mengidentifikasi semua unit kerja (auditi) yang dapat diawasi (audit universe) dan mengidentifikasi
data/dokumen yang diperlukan dalam audit.
1). APIP memiliki audit universe (peta auditi). Audit universe
merupakan obyek yang berpotensi untuk diaudit; dapat berupa divisi, bagian, bidang, cabang/perwakilan, kegiatan, proyek,
kebijakan, program, dsb. 2). Audit universe sudah memperhatikan: apakah obyek tsb mendukung tujuan, visi, dan misi organisasi; apakah obyek tsb memiliki pengaruh yang cukup material; apakah audit dan pengendalian layak dikembangkan thd obyek tsb; apakah dana yang dikelola obyek tsb cukup signifikan.
4 Kami telah mengidentifikasi area dan topik yang
dipertimbangkan untuk menjadi prioritas kegiatan APIP dalam PKPT dengan berkonsultansi kepada manejemen/pemangku kepentingan.
PKPT/PKAT disusun sesuai dengan prioritas.
5 PKPT kami telah
mempertimbangkan seluruh sumber daya yang diperlukan (mencakup : SDM, keuangan dan sarana prasarana).
PKPT/PKAT telah
mencantumkan staf yang akan melakukan
penugasan, jumlah biaya yang disediakan untuk menyelesaikan
penugasan, dan sarana prasarana yang
diperlukan. 6 PKPT yang kami susun telah
disetujui oleh Pimpinan
Kementerian/Lembaga/Pemda.
No. Uraian/Pernyataan Indikator yang Harus Dipenuhi
Pilihan Jawaban Ya Sebagian Tidak
7 Internal Audit Charter yang kami miliki memuat
kewenangan untuk mengakses catatan, personil, kekayaan fisik; kewenangan untuk hadir dalam rapat terkait lingkup kegiatan pengawasan intern; definisi pengawasan intern; Kode Etik dan Standar
Pengawasan yang digunakan.
IAC mencantumkan: kewenangan untuk mengakses catatan, personil, kekayaan fisik; kewenangan untuk hadir dalam rapat terkait lingkup kegiatan pengawasan intern; definisi pengawasan intern; Kode Etik dan Standar Pengawasan yang digunakan. 8 Internal Audit Charter telah
mendapatkan persetujuan secara formal dari Pimpinan Kementerian/Lembaga/ Pemda.
IAC telah ditandatangani oleh pimpinan
K/L/Pemda.
9 Kami telah memiliki kebijakan dalam bentuk peraturan/SK yang terkait dengan kegiatan pengawasan intern (misalnya: kebijakan SDM, manajemen informasi, dan keuangan).
Terdapat
Peraturan/SK/notulen rapat terkait dengan kegiatan pengawasan intern.
10 Kami telah memiliki
pedoman/juklak pengawasan intern (metodologi, standar, prosedur, perangkat dalam melakukan kegiatan
pengawasan intern).
Terdapat
pedoman/juklak/SOP pengawasan intern.
11 Adanya dokumentasi atas kebijakan, proses, prosedur, dan metodologi pengawasan.
1). Misal: kalau ada crash program yang harus dilaksanakan sehingga mengubah prioritas dalam PKPT, maka kebijakan ini harus didokumentasikan. 2). KKA
12 Diterapkannya standar kendali mutu pada setiap penugasan audit.
Penugasan audit sudah menerapkan Peraturan Menteri Negara
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi nomor 19 tahun 2009 tentang Pedoman Kendali Mutu Audit Aparat Pengawasan Instansi Pemerintah. Kendali mutu ini harus dibuktikan dengan dokumen kendali mutu atau pernyataan reviu atau paraf atas setiap dokumen pengawasan (seperti form kendali mutu, checklist, dan paraf).
No. Uraian/Pernyataan Indikator yang Harus Dipenuhi
Pilihan Jawaban Ya Sebagian Tidak
LEVEL 3
13 Penugasan pengawasan intern yang kami lakukan telah
mengacu pada kebijakan, standar, pedoman dan prosedur yang ditetapkan.
1). Terdapat kebijakan, standar, pedoman, dan prosedur yang diacu. 2). APIP sudah melakukan internal quality
assessment (bisa assessment; atau self-assessment dengan validation oleh pihak lain di luar APIP; atau
external quality
assessment oleh pihak lain di luar APIP) untuk menilai kesesuaian penugasan pengawasan intern dengan kebijakan, standar, pedoman dan prosedur yang
ditetapkan. 14 Kami telah melakukan
pemutakhiran data/informasi semua unit kerja yang dapat diawasi (audit universe).
Terdapat pemutakhiran data terkait obyek pengawasan. 15 Kami telah mengidentifikasi
unit kerja auditi yang memiliki risiko tertinggi.
APIP telah menentukan besaran risiko atas seluruh auditi dengan memperhatikan unsur-unsur risiko.
16 Kami telah menentukan probabilitas terjadinya risiko yang signifikan yang dapat mempengaruhi pencapaian tujuan unit kerja auditi.
APIP telah menentukan besaran risiko atas seluruh auditi dengan memperhatikan unsur-unsur risiko.
17 Kami telah mengidentifikasi alternatif penanganan risiko yang dilakukan oleh
manajemen.
Terdapat dokumentasi atas alternatif
penanganan risiko yang dilakukan oleh
manajemen. 18 Kami telah mengidentifikasi
penanganan tambahan atau penanganan lain yang diperlukan untuk merespon risiko.
Terdapat dokumentasi atas alternatif
penanganan risiko yang dilakukan oleh
manajemen. 19 Perencanaan penugasan kami,
juga telah mencakup
pengawasan atas auditi yang memiliki risiko tinggi, namun
PKPT/PKAT
mencantumkan kegiatan pengawasan atas obyek pemeriksaan yang
No. Uraian/Pernyataan Indikator yang Harus Dipenuhi
Pilihan Jawaban Ya Sebagian Tidak
penanganannya belum tepat. memiliki risiko tinggi, namun manajemen belum menangani risiko tsb dengan tepat.
20 Kami telah
mempembandingkan rencana pengawasan yang akan
dilakukan (audit, reviu,
monitoring dan evaluasi, serta pengawasan lainnya) dengan tujuan stratejik organisasi, untuk memastikan keduanya telah selaras. Seluruh kegiatan pengawasan yang tercantum dalam PKPT/PKAT telah mempertimbangkan kesesuaian dengan pencapaian tujuan K/L/Pemda.
21 Kami telah menyusun PKPT yang berbasis risiko (berdasar hasil penilaian risiko auditi).
Sama dengan pernyataan no.15.
22 Dilakukannya komunikasi informasi mengenai risiko dan pengendaliannya kepada Pimpinan Kementerian /Lembaga /Pemda.
Terdapat notulen hasil rapat dengan pimpinan K/L/Pemda mengenai risiko dan
pengendaliannya. 23 Kami telah melakukan
pelatihan perencanaan pengawasan berbasis risiko.
Terdapat laporan hasil pelatihan perencanaan pengawasan berbasis risiko.
24 Kami telah mengembangkan kebijakan, praktik, dan prosedur yang dapat memberikan kontribusi perbaikan berkelanjutan bagi kegiatan pengawasan intern .
Terdapat notulen rapat secara periodik terkait evaluasi atas kegiatan pengawasan.
25 Kami telah mengembangkan dan mendokumentasikan peran, tanggung jawab, dan akuntabilitas dalam
melaksanakan, mereviu, dan memberi pesetujuan atas hasil penugasan pengawasan intern pada setiap tahapan proses penugasan pengawasan.
1). Terdapat supervisi atas setiap tahapan pekerjaan audit: ketua tim menyupervisi anggota timnya, pengendali teknis mengawasi tim audit yang dibawahinya dan pengendali mutu menyupervisi seluruh kerja audit yang dilaksanakan. 2). Supervisi tsb
didokumentasikan dalam KKA.
26 Kami telah melaksanakan dan memelihara kegiatan program quality assurance dan
perbaikannya (Quality Assurance and Improvement Program).
APIP melakukan Quality Assurance and
Improvement Program (QAIP) secara periodik terkait dengan kegiatan pengawasan yang dilakukan guna
memastikan kesesuaian penugasan pengawasan tsb dengan standar yang ditetapkan (Peraturan Menteri Negara
No. Uraian/Pernyataan Indikator yang Harus Dipenuhi Pilihan Jawaban Ya Sebagian Tidak Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/05/M.PAN/03/2008 tentang Standar Audit APIP dan Peraturan Menteri Negara
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi nomor 19 tahun 2009 tentang Pedoman Kendali Mutu Audit Aparat Pengawasan Instansi Pemerintah). QAIP tsb bisa dilakukan dengan self-assessment; atau self-assessment dengan validation oleh pihak lain di luar APIP; atau external quality assessment oleh pihak lain di luar APIP. 27 Kami telah mengembangkan
sistem dan prosedur untuk memonitor dan melaporkan pelaksanaan program quality assurance dan perbaikannya (Quality Assurance and Improvement Program).
Laporan hasil pelaksanaan QAIP.
28 Kami telah mengembangkan sistem dan prosedur untuk memonitor dan melaporkan kinerja dan efektivitas kegiatan APIP, misal: penerapan peer review, kecukupan
pemenuhan internal audit charter, kontribusi APIP bagi auditi (dalam tata kelola, pengendalian, dan manajemen risiko), dll.
Laporan peer review atau laporan hasil survey kepuasan stakeholders terhadap peran dan layanan yang diberikan APIP.
29 Kami telah mengembangkan sistem dan prosedur untuk menindaklanjuti pelaksanaan rekomendasi yang dibuat dalam rangka meningkatkan efektivitas kegiatan
pengawasan intern, serta kesesuaian dengan standar.
Terdapat rekomendasi dalam laporan QAIP yang ditindaklanjuti APIP.
30 Praktik pengawasan yang kami lakukan telah meningkatkan kepercayaan pemangku kepentingan.
Hasil QAIP beberapa periode menyatakan bahwa penugasan pengawasan oleh APIP secara umum telah sesuai standar.
FORMULIR VERIFIKASI SELF IMPROVEMENT
ELEMEN IV: AKUNTABILITAS DAN MANAJEMEN KINERJA
No. Uraian/Pernyataan Indikator yang Harus Dipenuhi
Pilihan Jawaban Ya Sebagian Tidak LEVEL 2
1 Kami telah memiliki Rencana Kinerja Tahunan (RKT) yang di dalamnya telah
mengidentifikasikan sasaran dan hasil-hasil yang ingin dicapai. Sebagaimana indikator dalam kriteria Evaluasi Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah Komponen Perencanaan Kinerja dan subkomponen Dokumen Rencana Kinerja Tahunan (PERATURAN MENTERI NEGARA PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI NOMOR 13 TAHUN 2010). 2 RKT kami telah mempertimbangkan pelayanan penunjang dan administrasi yang dibutuhkan untuk melakukan kegiatan yang efektif (misal: SDM, material, teknologi informasi). Sebagaimana indikator dalam kriteria Evaluasi Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah Komponen Perencanaan Kinerja dan subkomponen Dokumen Rencana Kinerja Tahunan (PERATURAN MENTERI NEGARA PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI NOMOR 13 TAHUN 2010). 3 RKT yang kami susun
mencakup penetapan jadwal dan penetapan sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Sebagaimana indikator dalam kriteria Evaluasi Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah Komponen Perencanaan Kinerja dan subkomponen Dokumen Rencana Kinerja Tahunan (PERATURAN MENTERI NEGARA PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI NOMOR 13 TAHUN 2010).
No. Uraian/Pernyataan Indikator yang Harus Dipenuhi
Pilihan Jawaban Ya Sebagian Tidak
4 Dalam RKT, kami telah mengembangkan langkah-langkah penting untuk mencapai sasaran yang diharapkan Sebagaimana indikator dalam kriteria Evaluasi Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah Komponen Perencanaan Kinerja dan subkomponen Dokumen Rencana Kinerja Tahunan (PERATURAN MENTERI NEGARA PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI NOMOR 13 TAHUN 2010). 5 RKT yang disusun
menyediakan instrumen untuk mengendalikan operasional kegiatan pengawasan
(rencana/target atas inputs, outputs, outcomes). Sebagaimana indikator dalam kriteria Evaluasi Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah Komponen Perencanaan Kinerja dan subkomponen Dokumen Rencana Kinerja Tahunan (PERATURAN MENTERI NEGARA PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI NOMOR 13 TAHUN 2010). 6 RKT yang kami susun telah
memperoleh persetujuan dari pimpinan
Kementerian/Lembaga/Pemda.
7 Kami memperoleh
pengalokasian anggaran untuk kegiatan pengawasan dan dapat mempergunakan anggaran tersebut untuk merencanakan kegiatan pengawasan.
8 Kami menyusun anggaran secara realistis/wajar untuk kegiatan-kegiatan dan sumber daya yang telah
diidentifikasikan dalam RKT.
9 Anggaran operasional kami telah disahkan oleh pimpinan Kementerian/Lembaga/Pemda.
No. Uraian/Pernyataan Indikator yang Harus Dipenuhi
Pilihan Jawaban Ya Sebagian Tidak
10 Kami selalu melakukan reviu terhadap anggaran operasional secara berkesinambungan untuk memastikan bahwa anggaran yang disusun masih realistis dan akurat, dan kami mengidentifikasi dan
melaporkan setiap selisih yang ada.
Terdapat laporan hasil reviu anggaran.
LEVEL 3
11 Kami telah mengidentifikasi kebutuhan dan persyaratan pelaporan manajemen APIP untuk kepentingan
pertanggungjawaban dan akuntabilitas manajemen APIP (misal: identifikasi jenis dan model pelaporan yang perlu disediakan oleh manajemen APIP).
APIP telah memiliki kebijakan dan prosedur pelaporan pertanggungjawaban kinerja APIP. Misal: APIP merujuk pada kewajiban dari MenPAN untuk
melakukan pelaporan kinerja (LAKIP). 12 Kami telah mengembangkan
sistem informasi pengumpulan dan pengolahan data yang relevan untuk tujuan pelaporan kegiatan pengawasan intern.
APIP memiliki sistem informasi
pengumpulan dan pengolahan data yang relevan untuk tujuan pelaporan kegiatan pengawasan intern. 13 Kami telah merancang laporan
hasil kegiatan pengawasan intern untuk memenuhi
kebutuhan pengguna dan para pemangku kepentingan yang utama.
14 Kami telah menyediakan laporan dan informasi yang relevan secara tepat waktu dan berkala.
15 Kami telah melakukan pemantauan penggunaan laporan dan informasi untuk melihat apakah masih relevan, dan melakukan perbaikan apabila diperlukan.
APIP telah melakukan survei kepuasan penggunaan laporan atau mengadakan pertemuan rutin dengan pengguna / stakeholder untuk mendapatkan respon terkait informasi laporan.
16 Akuntabilitas dan tanggung jawab manajemen dalam kegiatan pengawasan intern telah dapat kami penuhi melalui pelaporan kegiatan pengawasan yang tepat waktu, relevan, dan dapat diandalkan.
Laporan kinerja dan akuntabiltas APIP telah tepat waktu, relevan, dan dapat diandalkan.
No. Uraian/Pernyataan Indikator yang Harus Dipenuhi
Pilihan Jawaban Ya Sebagian Tidak
17 Kami telah mengembangkan sistem informasi biaya untuk melaksanakan kegiatan pengawasan.
1). Terdapat mekanisme untuk mendapatkan
informasi yang akurat terkait biaya untuk melaksanakan kegiatan APIP. 2). APIP telah memiliki kebijakan/ prosedur pelaporan informasi biaya. 3). APIP telah memiliki sistem informasi biaya yang relevan dan handal. 18 Kami telah menerapkan sistem
manajemen biaya pengelolaan kegiatan pengawasan intern yang selaras dengan sistem manajemen keuangan dan operasional K/L/Pemda serta pelaporannya.
19 Kami telah memantau biaya yang sebenarnya dibandingkan dengan biaya standar atau biaya yang telah ditetapkan pada berbagai tahap kegiatan pengawasan intern.
Dokumen analisis variance biaya.
20 Kami telah memantau sistem manajemen biaya secara berkala dan memastikan bahwa struktur biaya masih relevan dan informasi biaya dihasilkan/diperoleh dengan cara yang paling efisien dan ekonomis.
Dokumen monitor sistem manajemen biaya.
21 Kami telah memanfaatkan informasi biaya untuk
pengendalian biaya program / kegiatan pengawasan yang dilakukan dan sebagai salah satu dasar pengambilan keputusan.
Dokumen tindak lanjut hasil analisis variance dan
Dokumen monitor sistem manajemen biaya.
22 Kami telah menetapkan kegiatan pengawasan intern yang perlu diukur.
Dokumen Sistem Manajemen Kinerja / SOP yang mengatur pengembangan dan penetapan key
performance indicator (KPI).
No. Uraian/Pernyataan Indikator yang Harus Dipenuhi Pilihan Jawaban Ya Sebagian Tidak 23 Kami telah mendokumentasikan Sistem Manajemen Kinerja dalam pengelolaan kegiatan pengawasan intern, yang mencakup: identifikasi data kinerja yang harus
dikumpulkan, frekuensi
pengumpulan data, siapa yang bertanggung jawab untuk pengumpulan data,
pengendalian mutu data, siapa yang menghasilkan laporan data kinerja, dan siapa yang menerima laporan.
Dokumen Sistem Manajemen Kinerja, mencakup
identifikasi data kinerja yang harus dikumpulkan, frekuensi pengumpulan data, siapa yang bertanggung jawab untuk pengumpulan data, pengendalian mutu data, siapa yang menghasilkan laporan data kinerja, dan siapa yang menerima laporan.
24 Kami telah mengembangkan ukuran-ukuran kinerja (rasio input/output, indikator produktivitas). APIP memiliki dokumen pengembangan /penyusunan key performance indicator (KPI) yang layak untuk mengukur kinerja aktivtias APIP. 25 Kami telah menetapkan target
kinerja.
Dokumen KPI yang terukur secara kuantitatif. 26 Kami telah menggunakan
informasi kinerja untuk memantau kegiatan pengawasan intern dan
hasilnya dibandingkan dengan tujuan yang telah kami
tetapkan guna mengambil tindakan yang diperlukan.
Dokumen monitoring pengukuran dan analisis kinerja, sesuai KPI.
27 Kami telah melaporkan kinerja kegiatan pengawasan intern kapan saja dibutuhkan oleh pimpinan K/L/Pemda dan/atau pihak terkait.
28 Kami telah melakukan evaluasi secara berkala
terhadap efektivitas biaya dan relevansinya dengan ukuran-ukuran kinerja.
29 Sistem pengukuran kinerja kami dapat menginformasikan bagaimana operasional harian kegiatan pengawasan
berkontribusi terhadap
pencapaian tujuan K/L/Pemda secara keseluruhan.
Dokumen
analisis/evaluasi hasil pengukuran KPI dengan pencapaian tujuan aktivitas APIP dan tujuan organisasi Pemda/KL.
FORMULIR VERIFIKASI SELF IMPROVEMENT ELEMEN V: BUDAYA DAN HUBUNGAN ORGANISASI
No. Uraian/Pernyataan Indikator yang Harus Dipenuhi
Pilihan Jawaban Ya Sebagian Tidak
LEVEL 2
1 Kami telah memiliki struktur organisasi untuk melaksanakan pengawasan intern sesuai peraturan yang berlaku yang
ditetapkan secara formal dalam bentuk peraturan atau SK Pimpinan K/L/Pemda. 2 Kami telah
mengidentifikasikan peran dan tanggung jawab seluruh pejabat struktural di
lingkungan kami.
3 Kami telah memiliki aturan, arahan, dan sarana komunikasi di lingkungan internal APIP.
Misal: terdapat mekanisme rapat internal APIP secara berkala.
4 Kami telah membina hubungan dan
mendorong komunikasi yang efektif di
lingkungan internal APIP.
Misal: terdapat suatu forum yang mengumpulkan tim audit dalam APIP untuk dapat saling berbagi
informasi; terdapat moment pembekalan kepada tim audit oleh pimpinan APIP; terdapat forum ekspos hasil-hasil audit. 5 Kami telah menganalisis
kebutuhan dan memperoleh sumber daya dan perangkat pengawasan intern termasuk perangkat berbasis teknologi untuk mengelola dan melaksanakan kegiatan pengawasan intern.
1). Analisis kebutuhan sumber daya
didokumentasikan. 2). APIP memiliki sumber daya dan perangkat pengawasan intern termasuk perangkat berbasis teknologi sesuai yang dibutuhkan.
6 Struktur organisasi kami telah tepat dan sesuai dengan
kebutuhan dan budaya organisasi K/L/Pemda.
Struktur organisasi APIP memungkinkan APIP untuk berkomunikasi secara langsung dengan pucuk pimpinan organisasi, dan memungkinkan APIP untuk dapat melakukan
pengawasan tanpa ada pembatasan akses ke seluruh unit organisasi.
No. Uraian/Pernyataan Indikator yang Harus Dipenuhi
Pilihan Jawaban Ya Sebagian Tidak LEVEL 3
7 Jajaran pimpinan unit kerja kami telah
memahami prioritas manajemen dan senantiasa mengikuti perubahan terkait proses bisnis serta hal-hal baru dalam
organisasi K/L/Pemda.
Jajaran pimpinan APIP selalu diundang untuk mengikuti rapat manajemen puncak organisasi (ada notulennya).
8 Pimpinan organisasi K/L/Pemda
menyampaikan rencana organisasi dan
informasi penting serta laporan lainnya kepada pimpinan kami
(misalnya, rencana strategis dan rencana kegiatan serta laporan keuangan).
9 Pimpinan kami telah menginformasikan dan mendiskusikan rencana dan isu-isu organisasi K/L/Pemda dengan seluruh staf di lingkungan kami.
Terdapat notulen/laporan hasil forum/rapat tsb.
10 Pimpinan kami ikut berpartisipasi dan hadir dalam forum-forum penting yang diselenggarakan organisasi K/L/Pemda guna mengetahui perkembangan strategis dan operasional kegiatan pengawasan intern serta isu-isu tentang risiko, sistem, prosedur, dan jenis pengendalian pada kegiatan pengawasan intern.
Terdapat notulen/laporan hasil forum/rapat tsb.
11 Pimpinan kami telah mendorong staf pengawasan untuk terlibat dalam komite-komite organisasi K/L/Pemda (seperti satgas, forum) yang penting apabila diperlukan.
Terdapat SK satgas, forum, dll.
12 Kami telah
mempertimbangkan masukan dari
No. Uraian/Pernyataan Indikator yang Harus Dipenuhi Pilihan Jawaban Ya Sebagian Tidak manajemen dalam pengembangan rencana kegiatan pengawasan. 13 Kami telah saling
bertukar informasi dengan jajaran
pimpinan K/L/Pemda secara berkala terkait dengan rencana dan kegiatan pengawasan intern.
Terdapat notulen/laporan hasil forum/rapat tsb.
14 Unit kerja kami menjadi penghubung organisasi K/L/Pemda (sebagai wakil manajemen) dalam berkoordinasi dengan auditor eksternal.
15 Jajaran pimpinan unit kerja kami dipandang sebagai bagian yang tidak terpisahkan (penting) dalam tim manajemen organisasi K/L/Pemda dan
masukannya dianggap penting dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.
Jajaran pimpinan APIP selalu diundang untuk mengikuti rapat manajemen puncak organisasi (ada notulennya).
16 Kami telah
mengidentifikasi pihak-pihak selain kami yang memberikan jasa
penjaminan (assurance) dan pemberian saran (advisory services) bagi organisasi K/L/Pemda (seperti BPKP, KAP, BPK, Inspektorat lain). 17 Kami telah mengidentifikasi area-area yang dapat memberikan manfaat melalui berbagi
perencanaan, informasi, maupun hasil kegiatan pengawasan dengan pihak lain tersebut (seperti BPKP, KAP, BPK, Inspektorat lain).
No. Uraian/Pernyataan Indikator yang Harus Dipenuhi Pilihan Jawaban Ya Sebagian Tidak 18 Kami telah mengembangkan proses atau mekanisme untuk berbagi informasi
maupun berkomunikasi dan berkoordinasi dengan pihak lain tersebut terkait dengan isu-isu yang menjadi perhatian bersama.
Proses atau mekanisme untuk berbagi informasi maupun berkomunikasi dan berkoordinasi dengan pihak lain tersebut dapat berupa rapat, forum, dll. (ada notulen/laporannya).
19 Kami telah secara reguler berkomunikasi dengan auditor
eksternal dan berbagi informasi rencana kerja untuk saling mendukung dan melengkapi. 20 Komunikasi yang dilakukan dengan auditor eksternal maupun dengan pihak penyedia jasa lainnya telah dapat meminimalisir duplikasi atas kegiatan pengawasan dan memaksimalkan cakupan kegiatan pengawasan.
FORMULIR VERIFIKASI SELF IMPROVEMENT ELEMEN VI: STRUKTUR TATA KELOLA
No. Uraian/Pernyataan Indikator yang Harus Dipenuhi
Pilihan Jawaban Ya Sebagian Tidak
LEVEL 2
1 Internal audit charter telah mendefinisikan secara formal visi, misi, tujuan, wewenang, dan tanggung jawab unit kerja kami, dan telah memperoleh
persetujuan secara formal dari pimpinan organisasi K/L/Pemda. 2 Tujuan, wewenang, dan
tanggung jawab unit kerja kami telah dikomunikasikan ke seluruh organisasi K/L/Pemda.
Komunikasi tsb bisa dalam bentuk sosialisasi saat gelar pengawasan, rapat
pimpinan.
3 Kami telah memiliki sistem pelaporan
kegiatan dan pelaporan administrasi
pengawasan (functional and administrative reporting) secara formal kepada level pimpinan K/L/Pemda yang memungkinkan kami melaksanakan
tanggung jawab kami secara penuh.
Ada prosedur/sistem yang menunjukan bahwa APIP melapor secara fungsional ke Pimpinan K/L/Pemda dan secara administratif ke SekJen/Sesma/Sekda.
4 Kami telah melakukan reviu dan pemutakhiran internal audit charter secara berkala dan mendapat persetujuan pimpinan organisasi.
5 Internal audit charter dapat dijadikan dasar bagi manajemen
organisasi K/L/Pemda untuk mengevaluasi kegiatan kami.
6 Internal audit charter telah mencakup kewenangan untuk mengakses seluruh informasi, aset, dan personil organisasi K/L/Pemda.
No. Uraian/Pernyataan Indikator yang Harus Dipenuhi
Pilihan Jawaban Ya Sebagian Tidak
7 Kami memiliki
kebijakan dan prosedur formal terkait dengan kewenangan untuk mengakses secara
penuh, bebas, dan tidak terbatas atas seluruh catatan, kekayaan fisik, dan personil organisasi K/L/Pemda yang diaudit, serta tidak ada intervensi dan
pembatasan ruang lingkup.
8 Kami telah menetapkan prosedur yang harus diikuti jika auditi tidak mengungkapkan
dokumen yang diperlukan selama pelaksanaan tugas pengawasan.
Terdapat SOP mengenai apa yang harus dilakukan auditor jika auditi tidak mengungkapkan dokumen yang diperlukan selama pelaksanaan tugas pengawasan.
LEVEL 3
9 Penganggaran kami mencakup sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan
assurance and advisory services guna mengatasi risiko organisasi yang telah diidentifikasi sebelumnya (proses penganggaran didasarkan pada rencana pengawasan berbasis resiko).
10 Kami telah memiliki proses/mekanisme persetujuan terhadap sumber daya yang dibutuhkan (termasuk pendanaan) yang transparan serta kewenangan untuk mengajukan besaran anggaran sesuai yang dibutuhkan.
11 Kami telah mengidentifikasi dampak dari adanya pembatasan sumber daya dan telah mengomunikasikan dampak tersebut kepada jajaran
Terdapat hasil analisis dampak yang dimaksud.
No. Uraian/Pernyataan Indikator yang Harus Dipenuhi Pilihan Jawaban Ya Sebagian Tidak pimpinan dalam organisasi K/L/Pemda. 12 Kami telah memiliki
anggaran yang memadai untuk dapat
melaksanakan tugas dan tanggung jawab kami secara efektif.
13 Alokasi anggaran yang kami terima telah mempertimbangkan risiko dan dampak apabila terdapat kegiatan pengawasan yang tidak dilakukan.
14 Kami telah merekomendasikan dan memberikan kontribusi dalam membangun mekanisme/proses yang tepat dalam rangka pengawasan dan pemberian saran oleh jajaran pimpinan K/L/Pemda terkait dengan kegiatan kami.
15 Kami telah membangun kebijakan dan prosedur dalam rangka berkomunikasi, berinteraksi, dan melaporkan kepada jajaran pimpinan K/L/Pemda yang bertugas mengawasi APIP. Terdapat mekanisme pengawasan oleh jajaran pimpinan organisasi terhadap APIP.
16 Kami telah melakukan pertemuan secara berkala dengan jajaran pimpinan K/L/Pemda dalam rangka
meningkatkan
kepedulian organisasi terhadap tata kelola, penilaian risiko, pengawasan internal, dan pentingnya lingkungan pengendalian yang kuat. Notulen/laporan.
No. Uraian/Pernyataan Indikator yang Harus Dipenuhi Pilihan Jawaban Ya Sebagian Tidak 17 Kami mendorong jajaran pimpinan K/L/Pemda untuk mendukung independensi APIP melalui usaha-usaha seperti mengomunikasikan mandat, kewenangan, independensi, dan manfaat kegiatan pengawasan intern ke seluruh organisasi. 18 Kami telah mengkoordinasikan kegiatan kami dan berbagi informasi dan hasil kerja kami dengan pihak lain yang
memberikan jasa
penjaminan (assurance) dan pemberian saran (advisory services) bagi organisasi K/L/Pemda (seperti BPKP, KAP, BPK, Inspektorat lain). 19 Adanya penguatan independensi, obyektivitas, dan efektivitas unit kerja kami melalui dukungan nyata dari jajaran pimpinan organisasi K/L/Pemda.
20 Tidak terdapat
duplikasi pengawasan yang dilakukan unit kami dengan pihak lain yang memberikan jasa penjaminan (assurance) dan pemberian saran (advisory services) bagi organisasi K/L/Pemda (seperti BPKP, KAP, BPK, Inspektorat lain).
21 Internal audit charter telah mencakup aturan mengenai pengawasan terhadap unit kami oleh jajaran pimpinan K/L/Pemda yang diberikan kewenangan untuk mengawasi kinerja APIP.
Terlampir infrastruktur yang telah dibangun pada level 3
………., tgl-bln-thn Pimpinan Unit APIP
NO. Instrastruktur/Output No. dan Tgl. Infrastruktur/Output
1 2 3
Catatan:
1. Kolom 1 diisi no. urut
2. Kolom 2 diisi infrastruktur ( antara lain berupa SK, ND, Peraturan, Pedoman, SOP) atau output yang dibangun/dibuat
3. Kolom 2 diisi no. SK, ND, Peraturan, Pedoman, SOP dsb.
