46 BAB 3
ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah dan Perkembangan Perusahaan
Perusahaan ini berdiri pada tanggal 1 M ei 1989 dengan nama PT M itrapusaka Artha Finance di Jakarta, sebagai anak perusahaan dari PT Astra International, berdasarkan akta Notaris Rukmasanti Hardjasatya S.H. No. 1, yang kemudian diubah dengan akta No. 40 tanggal 26 Juni 1989 oleh notaris yang sama. Perseroan memperoleh izin usaha sebagai perusahaan pembiayaan berdasarkan Surat Keputusan M enteri Kehakiman No. 1551/KM K.013/1989 tanggal 17 Oktober 1989 dan No. 1004/KM K.013/1990 tanggal 30 Agustus 1990. Perusahaan ini secara khusus menjalankan usahanya dalam berbagai jasa keuangan termasuk untuk mendanai pembiayaan konsumen, sewa guna usaha dan anjak piutang. Selanjutnya, Rapat Umum Pemegang Saham luar Perseroan tanggal 21 Oktober 1991 telah menyetujui perubahan nama Perseroan menjadi PT Federal International Finance (PT FIF). Perubahan nama ini disetujui oleh M enteri Kehakiman Republik Indonesia dalam Surat Keputusan No. C2-6464.HT.01.04.Th.91 tertanggal 7 November 1991. Lima tahun kemudian, peran perusahaan mulai meningkat sebagai pendukung dealer-dealer Astra di seluruh Indonesia menjadi penyedia jasa keuangan langsung kepada para pelanggan sepeda motor Honda
Saat ini, PT. FIF adalah sebuah perusahaan terkemuka yang di bidang penyedia jasa pembiayaan sepeda motor, yang memiliki 215 outlet ritel dan 92 kantor cabang di sekitar 300 kota besar dan kecil di seluruh Indonesia, mulai dari Provinsi Aceh sampai ke Papua. Dengan jumlah pelanggan lebih dari dua juta orang, PT. FIF menguasai pasar penjualan sepeda motor Honda sebesar 67,4% dengan jaringan bisnis lebih dari 700 dealer resmi Honda. Jenis pelayanan perusahaan ini pun terus berkembang. Lebih dari sekedar pembiayaan sepeda motor pada umumnya, sekarang PT. FIF juga menawarkan berbagai solusi keuangan untuk pembiayaan produk-produk lain termasuk kebutuhan rumah tangga.
PT. FIF mulai menerapkan sistem manajemen data yang terintegrasi seutuhnya, FIFSYS, sejak awal tahun 1995. FIFSYS mencakup keseluruhan aspek bisnis, termasuk proses order management, receivable management, remarketing management, remedial recovery dan accounting.
Pada tahun 1996 perusahaan ini menjalankan “bisnis proses re-engineering” yang menghasilkan arah yang jelas dalam melakukan perubahan pendekatan bisnis. Dimana sebelumnya PT. FIF hanya berperan dalam mendukung para dealer sepeda motor, kini PT. FIF bersikap lebih proaktif untuk menciptakan dan mengembangkan usahanya. Saat ini, PT. FIF telah menemukan jati dirinya sebagai rekanan yang tepat bagi para pelanggan, dealer dan stakeholder-nya. Hasilnya dapat dirasakan pada bisnisnya yang tumbuh dengan pesat.
Untuk merangsang pertumbuhan usaha, perusahaan masih terus memprioritaskan pengembangan FIFSYS. Informasi dan komunikasi “real-time” masih menjadi “differentiator” utama perusahaan ini dalam mengembangkan kerjasama dengan berbagai dealer, bank dan lembaga-lembaga keuangan lainnya
untuk bisa memberikan berbagai pelayanan yang paling inovatif kepada para pelanggannya.
Penerapan teknologi yang mutakhir dalam setiap aspek bisnis yang PT. FIF jalankan telah memudahkan perusahaan ini untuk memperkenalkan berbagai jenis pelayanan yang unik, antara lain proses dokumentasi sepeda motor online, dan sistem penilaian kredit PT. FIF, yang memungkinkan para calon pelanggan untuk memutuskan jenis pinjaman yang layak dan sesuai dengan kondisi keuangannya masing-masing.
Sistem yang berbasis Oracle juga memberikan manfaat yang nyata kepada para karyawan PT. FIF, misalnya masalah klaim biaya berobat yang sebelumnya membutuhkan waktu berminggu-minggu untuk memprosesnya, sekarang bisa diproses dan diselesaikan hanya dalam satu hari. FIFSYS telah dikembangkan sesuai dengan kebutuhan para stakeholder. Kompetisi dan kepuasan karyawan PT. FIF dimasa mendatang akan ditentukan oleh kemampuan PT. FIF dalam penggunaan teknologi informasi.
Dengan menyediakan berbagai fasilitas dan jasa untuk terus meningkatkan pelayanan kepada para pelanggan, PT. FIF telah mengkonsolidasikan posisinya untuk berada di baris depan industri tersebut sebagai rekanan dari jutaan pemilik kendaraan di seluruh negeri. Selama tiga tahun berturut-turut, PT. FIF memenangkan Penghargaan Kepuasan Pelanggan/Indonesian Customer Satisfaction Award (2003-2005), dan memenangkan dua kali penghargaan Best Multifinance Award (2004-2005) untuk kategori perusahaan yang memiliki aset di atas Rp 2 trilyun, juga sebagai pemenang Category Winner dan Grand Prize Winner 2005 for Pride In Performance (Jardine Matheson Group Award).
3.1.2 Produk dan Layanan Perusahaan
Dalam iklim kompetisi yang semakin ketat, tujuan utama dari PT. FIF bukan hanya untuk mempertahankan pelanggan, namun juga untuk memperkuat posisinya sebagai pemimpin dalam industri pembiayaan sepeda motor. PT. FIF memposisikan diri sebagai bagian pengembangan individu, kelompok dan masyarakat dalam tingkat nasional. Oleh karena itu, PT. FIF memiliki komitmen bukan hanya untuk terus memperbaiki pelayanannya kepada para pelanggan tetapnya, namun juga untuk menarik calon-calon pelanggan barunya. Tekad untuk meyediakan pinjaman keuangan kepada para pemilik sepeda motor masih merupakan bisnis utama perusahaan ini, namun PT. FIF juga menawarkan serangkaian produk dan jasa keuangan yang lebih luas dan semakin eksklusif.
Adapun produk-produk yang merupakan keunggulan PT. FIF ini antara lain: A. Pembiayaan Konvensional
1. New M otorcycle Loan
PT Federal International Finance menawarkan produk jenis ini bagi para pelanggan perusahaan, bila ingin memberli sepeda motor baru. Bagi jutaan pelanggan FIF, ketika mereka berpikir untuk membeli sepeda motor baru, maka nama FIF berarti “kemudahan.”
2. FIF UM C (Used M otorcycle Loan)
PT Federal International Finance juga menawarkan produk berupa kredit sepeda motor bekas. Hal ini telah menciptakan banyak
kesempatan dan memperluas jangkauan bisnis FIF kepada sektor pasar yang baru.
3. SPEKTRA (M ulti Product Financing)
FIF memperluas skema pembiayaannya kepada pelanggan yang membutuhkan dana untuk membeli produk selain sepeda motor. Produk yang ditawarkan dari pembiayaan ini contohnya adalah barang-barang elektronik, seperti televisi, mesin cuci, entertainment player, handphone, komputer dan lain sebagainya.
B. FIF S yariah (S hari’a Financing)
Skema pembiayaan dengan sistem Syariah dari FIF – skema multi-finance pertama di Indonesia yang berlandaskan konsep dan praktek keuangan Islam – dimaksudkan untuk memberikan bantuan keuangan alternatif bagi para pelanggan M uslim maupun Non-M uslim.
3.1.3 Lokasi Perusahaan PT FIF
Kantor pusat Perseroan berlokasi di gedung AM DI-B Jl. Gaya M otor Raya No.8, Sunter II Jakarta 14330. Telp. (021) 653 00708 (Hunting) dengan Fax. (021) 653 00709. Website perseroan dapat diakses di http://www.fifkredit.com.
3.1.4 Visi dan Misi Perusahaan
Dalam menjalankan bisnisnya PT. FIF memiliki Visi dan M isi perusahaan yakni:
Visi
“M enawarkan solusi keuangan tebaik bagi pelanggan secara individual.” Misi
a. Beroperasi secara lugas dengan tetap mengindahkan aspek kehati-hatian.
b. Berkontribusi dalam meningkatkan distribusi sepeda motor produk Astra.
c. M encapai harapan para konsumen, karyawan, pemegang saham, kreditur dan pemerintah.
d. M enawarkan produk yang terjangkau bagi pelanggan.
e. M emanfaatkan infrastruktur FIF untuk melayani pengelolaan portofolio perusahaan jasa dan keuangan lainnya.
3.1.5 S truktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi menggambarkan susunan fungsi dan tanggung jawab dari fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi yang ada dalam suatu perusahaan yang menunjukkan kedudukan, wewenang dan tanggung jawab yang jelas.
3.1.6 Tugas dan Tanggung Jawab
Berikut ini akan dijelaskan tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian yang terdapat di dalam struktur organisasi PT FIF.
1. Presiden Direktur
Tugas dan tanggung jawab dari Presiden Direktur antara lain sebagai berikut: • M erumuskan dan menyusun rencana serta kebijaksanaan perusahaan
dalam jangka pendek dan panjang.
• M enetapkan kebutuhan perusahaan dalam mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.
• M emimpin para direksi untuk bekerja sesuai dengan tugasnya dalam mencapai tujuan perusahaan.
• M engarahkan manajemen untuk mencapai visi, misi, dan tujuan perusahaan dan membuat rencana jangka panjang perusahaan.
• M enetapkan tugas, wewenang dan tanggung jawab setiap manajer untuk bertanggung jawab kepadanya dan setiap bawahan lain yang menjadi bawahannya.
• M ewakili perseroan di dalam dan di luar pengadilan tentang segala hal dan dalam segala tindakan, baik yang mengenai kepengurusan maupun mengenai kepemilikan.
• M embuat laporan dan pertanggung jawaban atas hasil yang telah dicapai perusahaan kepada dewan komisaris untuk suatu periode tertentu.
2. Direktur Operasional
Tugas dan tanggung jawab dari Direktur Operasional antara lain sebagai berikut:
• M engawasi dan bertanggung jawab atas jalannya operasional perusahaan.
• M emberikan visi dan misi perusahaan kepada bawahan tiap bulannya. • M enentukan kebijakan operasional perusahaan dan melaporkannya ke
Presiden Direktur.
• M emimpin, merencanakan, mengkoordinir dan mengawasi operasional perusahaan untuk mencapai tujuan strategis perusahaan.
3. Direktur Keuangan
Tugas dan tanggung jawab dari Direktur Keuangan antara lain sebagai berikut:
• M erencanakan kebijakan serta program kerja di bagian keuangan. • M erencanakan penggunaan dana perusahaan secara efektif dan efisien. • M enganalisis laporan-laporan yang diberikan oleh bagian keuangan
maupun administrasi.
• M engawasi penggunaan dana perusahaan.
• M engkoordinir pembuatan laporan-laporan keuangan perusahaan untuk keputusan internal dan eksternal.
• M engesahkan laporan keuangan.
4. Division Head Operasional
Tugas dan wewenang dari Division Head Operasional antara lain sebagai berikut:
• M engawasi pelaksanaan kegiatan operasional agar berjalan sesuai dengan jadwal kerja kegiatan operasional.
• M elaksanakan kegiatan operasional berdasarkan kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan oleh Direktur Operasional.
• M elaksanakan program operasional dan mengusahakan tercapainya optimalisasi pada perkembangan perusahaan.
• Bertanggung jawab kepada Direktur Operasional.
5. Division Head Marketing
Tugas dan wewenang dari Division Head M arketing antara lain sebagai berikut:
• Berwenang dalam mengambil keputusan terhadap hal-hal yang berhubungan dengan kegiatan promosi dan pemasaran produk dan layanan yang ada.
• M erencanakan kebijakan serta strategi promosi dan pemasaran yang efektif di bagian marketing.
6. Division Head HRD/IT
Tugas dan wewenang dari Division Head HRD/IT antara lain sebagai berikut:
• Bertanggung jawab terhadap seluruh aktivitas yang berkaitan dengan karyawan dan general affair.
• M engusulkan penerimaan, penempatan, mutasi, rotasi, dan pemberhentian karyawan.
• M engevaluasi kinerja karyawan agar terjadi peningkatan atau perbaikan kinerja.
• M emberikan motivasi, arahan dan bimbingan (coaching and counseling ) kepada seluruh karyawan mengenai pelaksanaan pekerjaan dan pengembangan diri para karyawan sehingga meningkatkan kinerja karyawan secara terus-menerus.
• Bertanggung jawab atar terwujudnya integrasi sistem antar departemen. • Bertanggung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan informasi
teknologi perusahaan.
• M embuat sistem pengolahan data untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan.
• Bertanggung jawab kepada Direktur Keuangan.
7. Division Head Finance
Tugas dan wewenang dari Division Head Finance antara lain sebagai berikut: • M engkoordinir dan mengawasi transaksi keuangan perusahaan.
• Bertugas mengatur cash flow keuangan perusahaan secara keseluruhan. • M elakukan audit terhadap pembayaran dan bertanggung jawab dalam
seluruh aktivitas pembiayaan.
• Bertanggung jawab pada Direktur Keuangan.
8. Area Manager
Tugas dan wewenang dari Area Manager antara lain sebagai berikut:
• Bertugas mengawasi dan mengontrol kegiatan operasional di masing-masing kantor cabang wilayah area, misalnya area Jakarta Barat.
• Bertanggung jawab kepada Division Head Operasional.
9. Department Head Marketing
Tugas dan wewenang dari Department Head Marketing antara lain sebagai berikut:
• Bertanggung jawab dalam memimpin kegiatan pemasaran dan pengembangan bisnis terhadap produk dan layanan yang ada di PT FIF. • M engawasi kelancaran semua kegitan pemasaran produk dan layanan
yang ada.
• Dalam kegiatan bisnisnya bertanggung jawab terhadap Division Head Marketing.
10. Departement Head Kredit
Tugas dan wewenang dari Departement Head Kredit antara lain sebagai berikut:
• M engawasi dan mengontrol semua kegiatan kredit bagi para pelanggan. • Bertanggung jawab kepada Division Head Marketing.
11. Departement Head HRD
Tugas dan wewenang dari Departement Head HRD antara lain sebagai berikut:
• M enjalankan proses recruitment, pelatihan dan pengembangan, menangani employee relation, mengatur upah karyawan dan keuntungan perusahaan, serta menangani sistem informasi sumber daya manusia. • Bertanggung jawab terhadap identifikasi dan peninjauan kebutuhan
pelatihan para karyawan.
• Bertanggung jawab kepada Division Head HRD/IT.
12. Department Head IT
Tugas dan wewenang dari Department Head IT antara lain sebagai berikut: • Bertanggung jawab untuk memelihara aplikasi dan menindaklanjuti
kebutuhan akan penambahan dan perubahan (trouble shooting) aplikasi program.
• Bertanggung jawab atas semua pengembangan sistem informasi yang ada di perusahaan.
• Bertanggung jawab terhadap jaringan dan komunikasi yang ada di perusahaan.
• Tidak bertanggung jawab terhadap kebenaran data-data yang dimasukkan oleh pemakai (user) ke dalam aplikasi program, tetapi bertanggung jawab untuk membantu pemakai dalam memperbaiki data-data tersebut dengan sepengetahuan pemakai dari departemen yang bersangkutan.
• Bertanggung jawab kepada Division Head HRD/IT.
13. Departement Head Finance
Tugas dan wewenang dari Departement Head Finance antara lain sebagai berikut:
• Bertanggung jawab terhadap proses dan dokumentasi keuangan.
• M engawasi dan mengatur staf keuangan dalam melaksanakan tugasnya. • M emberikan penilaian akhir terhadap karyawan bawahannya pada akhir
tahun.
• Bertanggung jawab atas laporan keuangan kepada Division Head Finance.
14. Department Head Treasury
Tugas dan wewenang dari Department Head Treasury antara lain sebagai berikut:
• M engatur dan mengelola aset dan kewajiban perusahaan untuk mengoptimalkan keuntungan.
• Bertanggung jawab kepada Division Head Finance.
15. Kepala Cabang
Tugas dan wewenang dari Kepala Cabang antara lain sebagai berikut:
• M engawasi kegiatan operasional yang ada di kantor cabang masing-masing.
• Bertanggung jawab kepada Area Manager.
16. POS
Tugas dan wewenang dari POS antara lain sebagai berikut: • M emasarkan produk di area cabang masing-masing.
• Dalam kegiatan bisnisnya bertanggung jawab kepada Kepala Cabang.
17. Field Marketing Manager
Tugas dan wewenang dari Field Marketing Manager antara lain sebagai berikut:
• M elakukan kegiatan promosi dan pemasaran di lapangan.
3.2 Analisis Permasalahan
3.2.1 Tata laksana sistem yang sedang berjalan
Berikut ini adalah gambaran sistem yang sedang berjalan di PT FIF. Untuk menjelaskan model bisnis yang sedang berjalan penulis menggunakan model Rich Picture.
Pihak supplier menyerahkan tagihan kepada PT FIF. Pembayaran tagihan di PT FIF dilakukan oleh staf-staf dari unit-unit finance, baik yang terdapat di Head Office maupun di kantor cabang.
Setelah tagihan diterima oleh pihak finance, staf finance merespon dengan membuat invoice dari tagihan tersebut. Staf finance kemudian akan melakukan pengecekan dokumen yang harus dilengkapi. Setelah dokumen dinyatakan lengkap, invoice lalu dikirim kepada pihak manajemen untuk mendapatkan persetujuan pembayaran (approval).
Di dalam proses approval invoice, dimungkinkan adanya proses approval berjenjang, dimana suatu invoice harus mendapatkan persetujuan lebih dari satu orang yang berwenang. Berjenjang karena invoice harus mendapat persetujuan dimulai dari pihak yang berkewenangan lebih rendah sebelum invoice dapat dikirim ke pihak berkewenangan selanjutnya. Hal ini tergantung pada tipe transaksi dan jumlah tagihan.
Setelah mendapatkan persetujuan, kemudian invoice akan diverifikasi oleh pihak staf finance. Invoice yang telah terverifikasi kemudian dikirimkan ke Branch Manager atau PIC Finance Head Office untuk di-release. Invoice-invoice yang telah di-release merupakan invoice yang sudah bisa dibayarkan.
Apabila terjadi kegagalan dalam pembayaran (Retur Tolakan), dimana nomor rekening supplier tidak cocok, maka staf finance akan melakukan update rekening bank supplier dan melakukan verifikasi ulang sebelum dikirimkan kembali ke pihak Branch Manager untuk di-release.
Proses cek kelengkapan dokumen, proses approval, proses verifikasi dan proses release merupakan proses yang dinamis, dimana alur pemrosesan suatu invoice bisa saja tidak melalui proses-proses tersebut. Alur pemrosesan invoice tergantung pada tipe transaksi yang dibayarkan.
3.2.2 S pesifikasi sistem yang sedang berjalan
Pada saat skripsi ini dibuat, PT FIF telah memiliki sistem Account Payable yang dikembangkan dengan menggunakan aplikasi Oracle Forms 10g. Sejak tahun 2006, PT FIF telah menggunakan sistem FIF APPS, menggantikan sistem lama FIF SYS, dan terbagi ke dalam delapan modul, salah satunya adalah Account Payable.
Sistem yang sedang berjalan ini dikembangkan sebagai aplikasi berarsitektur three-tier, dimana aplikasi Oracle Forms tersebut diakses melalui web browser via application server. Spesifikasi sistem yang berjalan antara lain:
• Oracle Forms 10g.
• Oracle Application Server 10g. • Oracle Database 10g.
• Web browser untuk mengakses aplikasi Form. • Jaringan LAN, WiFi, V-Sat.
3.2.3 Database diagram sistem yang sedang berjalan
3.2.4 Permasalahan yang dihadapi
Dari hasil analisis dan wawancara, teridentifikasi kekurangan-kekurangan pada sistem yang sedang berjalan seperti:
• M asih terdapat duplikasi data akibat belum ternormalisasinya sistem basis data yang ada. Adanya data yang redundant akan mengakibatkan pemborosan ruang penyimpanan data. Contoh duplikasi data yang terjadi misalnya pada kolom AP_DOC_CHECKED_BY di tabel AP_TRN_ INVOICE_HDR yang bernilai sama dengan AP_INV_CREATE_BY di tabel AP_TRN_INVOICE_DOC.
• Dengan tersimpannya informasi di lebih dari satu tempat, data yang redundant memiliki resiko anomali ketika dilakukan modifikasi seperti insert, update atau delete. Hal ini dapat menyebabkan timbulnya inkonsistensi data.
3.2.5 Alternatif pemecahan masalah
Setelah menganalisis kebutuhan user akan permasalahan seperti yang diuraikan di atas, maka pemecahan masalah yang diusulkan adalah dengan merancang sistem basis data pembayaran Account Payable dengan menggunakan prinsip normalisasi agar data dapat tersimpan dengan rapi dan konsisten.
