MINIT MESYUARAT JABATAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT (JPM) BIL. 3/2006
Tarikh : 12 September 2006 (Khamis) Masa : 9.00 pagi
Tempat : Bilik Mesyuarat, Aras 3 PSZ Hadir :
1. Puan Noraziah Sharuddin - KKM : Pengerusi 2. Cik Salina Shamshuri - P(P1) : Pencatat
3. Cik Haslina Othman - P(RM1)
4. Puan Zurina Rosmani - P(RM2) 5. Puan Nor Hafiza Daud Kaiyin - P(PM1) 6. Cik Muzaimah Mohd Yunus - P(P2) 7. Cik Nazrinda A. Samah - P(P3)
8. Cik Hamizah Sumin - Pusat Sumber FAB Tidak hadir dengan izin :
1. Puan Zafarina Dol - P(PM2)
Agenda:
1. Meluluskan Minit Mesyuarat Bil. 2/2006 2. Perkara-perkara Berbangkit
3. KPI PSZ 2007 4. Program Kualiti
5. Laporan Pelaksanaan Program Muzikalisasi Puisi Gapura Diri 2006 6. Keperluan Kursus-kursus berkaitan
7. Inter Library Loan (ILL) 8. Percetakan
9. Pusat Sumber Fakulti 10. Hal-hal lain
Mesyuarat dimulakan dengan kata-kata aluan daripada Pengerusi dan surah Al-Fatihah. 1. Meluluskan Minit Mesyuarat Bil.2/2006
1.1 Minit Mesyuarat Bil.2/2006 diluluskan dengan pindaan pada ms. 4 – para 3.1 – perubahan pada Ketua Jabatan Pembangunan Sumber (KBA) kepada Ketua Jabatan Pembangunan Sumber (KBS).
Tindakan : Makluman semua 2. Perkara-perkara Berbangkit
2.1 Pertukaran staf
Senarai tugas yang baru juga telah diserahkan kepada beliau.
Tindakan : Makluman semua /Selesai 2.2 Carta Organisasi PSZ
2.1.1 Jabatan Pembangunan Sumber
Terdapat perubahan pada carta organisasi disebabkan pertukaran staf yang berlaku. Justeru jabatan akan mengeluarkan carta organisasi yang baru secepat mungkin.
Pertukaran nama Unit Pengindeksan yang sebenarnya ialah kepada Unit Pengurusan Teknikal bukannya Unit Pengurusan Teknik sepertimana sebelum ini. Justeru semua perubahan ke atas apa jua dokumen perlu menggunakan nama yang baru ini.
Tindakan : Makluman semua /Selesai 2.3 Carta alir dokumen digital berkaitan ISO
Mesyuarat telah dimaklumkan mengenai Audit Dalam PSZ yang telah diadakan pada 28 hingga 29 Ogos 2006 yang lalu. Hasil audit mendapati tiada ketidakpatuhan (NCR) dan pemerhatian (observation) yang didapati kecuali sedikit penambahbaikan terhadap Prosedur Bengkel Pencarian Maklumat dan Kelas Kemahiran Maklumat. Mesyuarat dimaklumkan mengenai Re-Assessment Audit yang akan diadakan pada April 2007 nanti. Sebarang perancangan mengenai audit perlu dijalankan mulai dari sekarang.
Tindakan : Makluman semua 2.4 Keahlian Korporat
2.4.1 P(P3) memaklumkan bahawa beliau telah berbincang dengan Jabatan Automasi (JBA) dan Jabatan Sokongan Penyelidikan (JSP) mengenai kemudahan VPN ini. Sebaliknya pihak CICT UTM meminta PSZ membuat surat (menerusi Aslinda Mohd Aris) untuk memohon IP Address bagi membolehkan mereka mendaftar menggunakan nama sepertimana Sekolah Pengajian Siswazah (SPS) dan SPACE lakukan.
2.4.2 Mesyuarat dimaklumkan bahawa setakat ini keahlian korporat adalah satu (1) sahaja. Pengerusi meminta P(P3) serta pustakawan yang lain agar lebih agresif mempromosikan keahlian korporat kepada masyarakat.
Tindakan : P(P3) 2.5 Internet di PSZ
KKM meminta P(P2) menyediakan laporan mengenai ‘internet down’ sebelum Mesyuarat Senat Mengenai Perpustakaan yang akan datang.
2.6 Kelas Kemahiran Lanjutan
2.6.1 Mesyuarat dimaklumkan mengenai surat promosi kelas kemahiran lanjutan yang telah dihantar kepada Timbalan Dekan Akademik setiap fakulti oleh setiap perantara sebelum semester bermula. Mesyuarat juga telah dimaklumkan mengenai sejumlah 105 kelas telah dilaksanakan dengan seramai 1,766 pelajar dari Januari - 22 Ogos 2006.
2.6.2 Mesyuarat dimaklumkan mengenai tenaga pengajar UQP 1211: Asas Kemahiran Pencarian Maklumat iaitu Pn. Noraziah Sharuddin dan Cik Nazrinda A. Samah. Tenaga pengajar akan mengajar subjek ini selama 2 tahun.
2.6.3 KKM meminta P(PM2) membuat penilaian kepada setiap fasilitator yang mengajar kelas. Beliau juga diminta menyediakan laporan sebelum Mesyuarat Senat Mengenai Perpustakaan akan datang. P(PM2) juga diminta mengambil langkah-langkah penambahbaikan sepertimana yang terdapat dalam Audit SIRIM sebelum ini.
Tindakan : P(PM2)/Makluman semua 2.7 Hari Bertemu Pelanggan
P(P1) melaporkan Hari Bertemu Pelanggan peringkat UTM telah diadakan pada 19 Julai 2006 yang lalu. Program ini telah berjaya memberi perkongsian maklumat secara dua hala dan pelanggan berpeluang menyalurkan permasalahan secara telus kepada pihak perpustakaan. Turut berkunjung ke booth PSZ ialah Naib Canselor UTM.
Tindakan : Makluman semua /Selesai 2.8 Menaiktaraf portal PSZ
Mesyuarat telah dimaklumkan bahawa projek ini ditangguhkan kepada suatu tarikh yang akan diberitahu kelak oleh pihak pengurusan atasan.
Tindakan : Makluman semua /Selesai 2.9 Bajet untuk cenderahati / lawatan
KKM meminta P(P1) meneruskan projek peningkatan imej PSZ dengan mencetak brosur dan buku nota kecil (notepad) dalam format yang baru.
`
Tindakan : P(P1)
3.0 KPI PSZ 2007
Mesyuarat dimaklumkan mengenai KPI PSZ 2007 sepertimana yang telah dibincangkan bersama dengan Ketua Puskakawan dan Pustakawan Kanan. Justeru semua pustakawan diminta menjalankan tugas berdasarkan kepada KPI yang telah ditetapkan agar sasaran kerja dapat dicapai sepertimana yang telah dirancang.
4.0 Program Kualiti
KKM memaklumkan PSZ/jabatan perlu terus merangka beberapa program penambahbaikan secara berterusan ke arah kemantapan dan kecemerlangan kualiti dalam pelbagai aspek di jabatannya.
Mesyuarat telah bersetuju beberapa langkah yang boleh diambil bagi program kualiti ini antaranya:
i. Persediaan awal
ii. Memilih seorang ‘Checker’ kepada semua dokumen ISO
iii. Bengkel ISO /Siri Kefahaman ISO yang akan diadakan pada 14 November 2007
Justeru perancangan awal perlu bagi menghadapi ‘Re-Assessment Audit’ yang akan diadakan pada tahun 2007 nanti.
Tindakan : Makluman semua / P(RM1) 5.0 Laporan Pelaksanaan Program Muzikalisasi Puisi Gapura Diri 2006
P(P2) telah melaporkan mengenai aktiviti berkenaan yang telah diadakan pada 15 Ogos 2006 yang lalu. Program telah berjalan dengan lancar dengan kehadiran lebih dari 500 penonton. P(P2) turut merakamkan ucapan terima kasih kepada semua staf yang terlibat.
Tindakan : Selesai 6.0 Keperluan Kursus-kursus berkaitan
6.1.1 P(P1) mencadangkan semua pustakawan agar dapat menghadiri kursus yang berkaitan dengan tugas masing-masing. Kursus yang diadakan perlulah memberi penekanan kepada bidang tugas agar tidak menjejaskan kualiti sesuatu kerja.
6.1.2 Justeru KKM meminta semua pustakawan menghantar senarai kursus yang diinginkan kepada beliau agar tindakan dapat diambil.
Tindakan : Makluman semua /Selesai 7.0 Inter Library Loan (ILL)
7.1.1 Mesyuarat dimaklumkan mengenai permohonan ILL yang hanya diberi keutamaan kepada status ‘Available’ dan tidak kepada status ‘On-Loan’. 7.1.2 Permohonan ILL secara atas talian kini sudah boleh berfungsi. Mesyuarat
diminta merujuk kaedah penggunaan permohonan ILL secara atas talian dan carta alir ILL sepertimana yang telah diedarkan.
Tindakan : Makluman semua/ P(RM2) 8.0 Percetakan
8.1 P(P1) telah mengedarkan senarai brosur yang diterbitkan oleh JPM. Mesyuarat juga telah bersetuju semua brosur yang akan dicetak ke luar akan dihasilkan dalam versi bahasa Inggeris sahaja.
8.2 KKM meminta P(P1) menyediakan perancangan awal mengenai brosur yang akan dibuat.
Tindakan : P(P1) 9.0 Pusat Sumber Fakulti
Mesyuarat dimaklumkan mengenai pertukaran Pustakawan, Cik Hamizah Sumin ke Pusat Sumber FAB berkuatkuasa 1 September 2006. Sekaligus beliau kini adalah di bawah tanggungjawab Jabatan Perkhidmatan Maklumat dan berperanan sebagai Perantara bagi FAB.
Senarai tugas Cik Hamizah Sumin akan diserahkan kepada beliau setelah selesai. Sementara itu beliau diminta membuat segala tugas yang tertangguh di Pusat Sumber FAB di samping masih bertugas malam, Sabtu dan Ahad di MPP.
Tindakan : Makluman semua/Selesai 10.0 Hal-hal lain
10.1 Laptop di PSZ
KKM meminta P(P2) memastikan tarikh sebenar pendaftaran penggunaan laptop dan kabel UTP akan dibuka semula kepada pengguna perpustakaan.
Tindakan : Makluman semua/P(P2) 10.2 Antivirus Sophos
KKM meminta semua Pustakawan agar dapat ‘update’ komputer peribadi masing-masing demi mengelakkan sebarang jangkitan virus.
Tindakan : Makluman semua /Selesai 10.3 AJK Buletin Perpustakaan
P(P1) ingin mengetahui siapakah pengganti Nazrinda A. Samah sebagai AJK Buletin Perpustakaan setelah beliau bertukar ke JPM. Ini kerana AJK berkenaan masih diperlukan dalam penerbitan buletin.
Tindakan : KKM 11.0 Penutup
Mesyuarat ditangguhkan pada jam 12.30 petang dan diakhiri dengan bacaan surah Al-Asr.
Disediakan oleh :
