TUGAS MATA KULIAH
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KESUKSESAN DAN
KEGAGALAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI
(
STUDI KASUS PADA KLINIK SEHAT YAYASAN BUMITAMA FOUNDATION)DOSEN : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc
Disusun oleh :
Ade Agung Laksono, SP
MAGISTER MANAJEMEN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
A. Gambaran Umum Sistem Informasi Klinik Sehat Yayasan Bumitama Foundation
Berkembangnya teknologi dan informasi dalam dunia bisnis mendorong banyak peusahaan terus melakukan inovasi dan perubahan – perubahan terhadap sistem yang selama ini mereka gunakan dalam menjalankan aktifititas bisnis. Teknonologi informasi menjadi penting bagi kelangsungan hidup perusahaan, karena dengan meningkatnya kompleksitas bisnis, maka penerapan aplikasi teknologi informasi dalam suatu organisasi bisnis merupakan salah satu strategi meningkatkan daya saing perusahaan untuk memperoleh kemajuan dan eksistensi perusahaan. Hal ini disebabkan oleh tuntutan era zaman sekarang ini perusahaan dituntut untuk lebih efektif dan efisien.
Klinik Sehat Yayasan Bumitama Foundation adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang didirikan oleh PT. Bumitama Gunajaya Agro sejak tahun 2007 di Desa Pundu, Kecamatan Cempaga, Kab. KOTIM, Kalimantan Tengah. Klinik Sehat ini sebagai salah satu upaya pengabdian kepada masyarakat dalam program Corporate Social Responsible (CSR) bagi masyarakat di sekitar areal perkebunan kelapa sawit. Rumah Sehat memiliki visi menjadi pusat pelayanan kesehatan terbaik bagi masyarakat perkebunan mitra dan karyawan Bumitama Gunajaya Agro. Misinya adalah memberikan pelayanan kesehatan bermutu, profesional, terjangkau, serta dijiwai moral dan etika demi kepuasan masyarakat. Untuk mencapai visi dan misi ini, Klinik Sehat Yayasan Bumitama Foundation tidak dapat lepas dari peranan Teknologi Informasi(TI).
Sistem Informasi Klinik Sehat (SIKS) Yayasan Bumitama Foundation yang ada saat ini kurang mampu memenuhi kebutuhan informasi untuk mendukung proses bisnis. SIKS saat ini menggunakan Windows DOS Foxpro 2.0 yang bersifat client-server melalui jaringan Local Area Network (LAN) PT Bumitama Gunajaya Agro (BGA). Biaya perawatan SIKS menjadi mahal karena telah menjadi sistem yang unik dan legacy pada saat ini. Oleh karena itu, perbaikan dan pengembangan SIKS perlu dilakukan.
Seiring dengan perkembangan Teknologi Informasi yang semakin pesat dan tuntutan organisasi untuk memberikan biaya CSR yang efektif dan efisien bisnis maka Klinik Sehat Sayap Bumitama Foundation harus mampu beradaptasi dengan cepat terhadap Implementasi Teknologi Informasi, pihak Yayasan Bumitama Foundation akan mengganti/ mengkonversi SIKS yang lama dengan yang baru. Pihak Klinik Sehat Yayasan Bumitama Foundation berencana melakukan migrasi SIRS ke dalam bentuk desktop based client-server sehingga mudah dioperasikan dalam lingkungan internal klinik. Agar proses implementasi berjalan lancar dan sesuai dengan jadwal yang ditetapkan
maka perlu dilakukan manajemen perubahan proyek TI yang tepat. Hal ini karena salah satu alasan utama penyebab kegagalan dalam pengimplementasian proyek adalah kurangnya implementasi proses manajemen perubahan, tidak hanya di bagian TI tetapi di seluruh organisasi (Levinson, 2006). Selain itu, Implementasi dari mengkonversi sistem lama menjadi sistem baru harus sesuai dengan kaidah-kaidah dasar dalam sebuah implementasi sistem.
B. Kaidah Dasar Implementasi Sistem
Dalam kaidah dasar implementasi sistem, dikenal dengan istilah pendekatan konversi sistem. Konversi sistem merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasi sistem baru dalam rangka menggantikan sistem yang lama atau proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru. Derajat kesulitan dan kompleksitas dalam pengkonversian dari sistem lama ke sistem baru tergantung pada sejumlah faktor. Jika sistem baru merupakan paket perangkat lunak terbungkus (canned) yang akan berjalan pada komputernya yang baru, maka konversi akan relatif lebih mudah. Jika konversi memanfaatkan perangkat lunak terkustomisasi baru, database baru, perangkat komputer dan perangkat lunak kendali baru, jaringan baru dan perubahan drastis dalam prosedurnya, maka konversi menjadi agak sulit dan menantang.
Ada empat pendekatan yang digunakan untuk mengkonversi sistem, diantaranya adalah: 1. Konversi Langsung (Direct Conversion)
Konversi langsung merupakan implementasi sistem baru secara langsung dan menghentikan pemakaian sistem lama.
Pendekatan ini cocok digunakan dalam situasi:
a. Sistem baru tidak menggantikan sistem manapun yang sekarang digunakan oleh perusahaan.
b. Sistem lama diputuskan sama sekali tidak memiliki manfaat atau nilai. c. Sistem baru sangat kecil dan sangat sederhana.
d. Desain sistem baru sangat berbeda dengan desain sistem lama dan perbandingan diantara keduanya tidak bermanfaat.
Ø Kelebihannya adalah biaya konversi tidak terlalu besar tetapi;
Ø Kelemahannya adalah resiko yang harus ditanggung besar karena kegagalan sistem yang baru dapat berakibat fatal berhentinya kegiatan dari sistem karena sistem yang lama juga diberhentikan.
Gambar 1. Konversi Langsung
2. Konversi Paralel (Parallel Conversion)
Pendekatan konversi paralel merupakan implementasi sistem baru secara bersamaan dengan pemakaian sistem yang lama selama jangka waktu tertentu. Selama periode waktu tersebut, operasional dan hasil kedua sistem dibandingkan dan dievaluasi. Kesalahan identifikasi dan dikoreksi, dan masalah operasional dapat diselesaikan sebelum sistem yang lama ditinggalkan. Instalasi dapat juga dilakukan secara langsung ke dalam sistem yang baru dikembangkan. Pendekatan sistem ini memberikan perlindungan bagi organisasi dari kemungkinan kegagalan sistem yang baru dalam menghasilkan keluaran yang diperlukan.
Ø Kelebihan pendekatan ini adalah resiko penerapan yang rendah, jika sistem yang baru gagal, masih ada sistem yang lama yang tetap dapat beroperasi.
Ø Kekurangannya adalah biayanya mahal, karena harus mengoperasikan dua sistem secara bersamaan. Untuk itu, pendekatan ini dilakukan untuk sistem yang kompleks dan besar.
Gambar 2. Konversi Paralel 3. Konversi Bertahap (Phase-In Conversion)
Pendekatan konversi bertahap dilakukan dengan menerapkan masing-masing modul dari sistem bertahap dan urut. Pendekatan ini dilakukan dengan menerapkan sebuah modul terlebih dahulu, jika sukses maka disusul dengan modul lainnya sampai semua modul selesai diterapkan.
Ø Kelebihan pendekatan ini adalah resiko kegagalan penerapan sistem sedang yaitu kegagalan hanya terletak pada modul konversi yang awal, selanjutnya diperbaiki untuk modul selanjutnya. Kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu dapat diminimisasi,
dan sumber-sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama periode waktu yang cukup luas.
Ø Kelemahannya: biaya yang ditiadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat di organisasi karena orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem dan waktu konversi sistem menjadi lama karena dilakukan tidak lagsung pada semua modul tetapi bertahap untuk masing - masing modul.
Gambar 3. Konversi Bertahap
4. Konversi Pilot (Pilot Conversion)
Pendekatan konversi pilot dilakukan bertahap pada suatu lokasi sebagai suatu percontohan dan jika berhasil dilakukan pada lokasi selanjutnya. Konversi bertahap memungkinkan proses implementasi secara bertahap di organisasi. Pendekatan ini dilakukan bila suatu sistem sejenis akan diterapkan dibanyak bagian atau lokasi. Pendekatan ini cocok dilakukan jika ada perubahan prosedur.
Keuntungan menggunakan pendekatan ini adalah:
a. Resiko kegagalan sistem dapat dibatasi ditempat yang terbatas.
b. Masalah yang timbul dalam sistem yang baru dapat segera dibetulkan sebelum diimplementasikan ke penerapan yang lebih luas.
c. Karyawan dari tempat lain yang akan mengoperasikan sistem dapat dilatih ditempat yang dijadikan pilot project sebelum mengoperasikan sistem ditempat mereka sendiri.
Kelemahan yang ada dalam pendekatan ini adalah:
a. Diperlukan periode yang lebih lama untuk menerapkan sistem yang baru dalam perusahaan secara keseluruhan.
b. Tidak semua sistem dapat diimplementasikan dengan pendekatan ini. c. Tidak semua organisasi dapat menerapkan pendekatan ini.
Gambar 4. Konversi Pilot
C. Konversi Sistem SIKS Klinik Sehat Yayasan Bumitama Foundation
Penerapan Sistem Informasi di Klinik Sehat Yayasan Bumitama Foundation terus mengalami perkembangan. Hal ini dapat dilihat dari adanya kebijakan dari Management untuk mengkonversi sistem yang lama dengan sistem yang baru. Perubahan ini untuk menjawab tantangan Teknologi Informasi yang semakin pesat, dimana setiap organisasi dituntut untuk terus melakukan berbagai inovasi dalam mencapai efektif dan efektifitas dalam melaksanakan pekerjaannya sehari-hari.
Pengkorvesian sistem lama ke sistem baru dilakukan oleh Klinik Sehat Yayasan Bumitama Foundation karena dirasa tidak mampu lagi pihak rumah sakit dalam memenuhi kebutuhan informasi. Keterbatasan tersebut membuat pihak management berencana mengganti SIKS mereka. Agar implementasi SIKS yang baru dapat berhasil, maka perlu dilakukan strategi manajemen perubahan yang tepat pada Klinik Sehat.
SIKS yang diimplementasikan harus mudah digunakan (user friendly) oleh semua pihak terkait. Kemudahan penggunaan teknologi merupakan hal yang mempengaruhi frekuensi penggunaan sistem. Selain itu, model sistem informasi yang akan diterapkan haruslah sesuai dengan manusia (stakeholder) dan organisasi yang berdasarkan kebutuhan.
Kondisi teknologi informasi SIKS di Klinik Sehat telah berusia kurang lebih lima tahun dengan menggunakan bahasa pemrograman FoxPro 2.0 LAN Network Novel. SIKS ini berjalan dalam lingkungan Disk Operating System (DOS).Database yang digunakan untuk mencatat data transaksi dan data pasien menggunakan internal database dari Foxpro (dbf dan fxp file).Database sampai saat ini berukuran 1-2Gb. Penulisan data pasien di dalam database menggunakan nomor registrasi pasien yang bersifat unik (misalnya: 01896209, 2 digit terakhir menunjukkan tahun). Nomor registrasi ini dapat digunakan untuk mengakses database yang berbeda.
SIKS berjalan dengan sistem server–client.Sistem client ini tidak memiliki harddisk dan harus boot dengan Floppy Drive disket untuk dapat terkoneksi ke sistem server. Server utama dan backup server ditempatkan pada sebuah ruang kecil ber-air conditioner. Ruangan ini juga digunakan
sebagai kantor bagian SIM yang terdiri dari enam orang. Ruang kantor ini juga dijadikan tempat penyimpanan alat-alat komponen komputer seperti monitor, PC, atau printer yang ditempatkan sebagai cadangan ataupun sedang dalam perbaikan. Server utama berupa PC rakitan dengan spesifikasi Processor ( Pentium 4 2.6 Ghz), Memory 1 Gb, Hard disk 40 Gb, Gigabit LAN, dan DVDRW optical drive.
Sistem SIKS saat ini adalah gabungan dari beberapa sistem informasi dari tiap bagian dan terpusat ke satu server dan database. SIKS menggunakan LAN untuk koneksi ke client tanpa memiliki hubungan ke luar (Internet). Sistem informasi tersebut antara lain:
1. Sistem informasi Pembayaran, 2. Sistem informasi Pendaftaran, 3. Sistem informasi Logistik, 4. Sistem informasi Farmasi, 5. Sistem informasi Rawat Jalan, 6. Sistem informasi Rawat Inap, 7. Sistem informasi Keperawatan, 8. Sistem informasi Rekam Medis.
Selain sistem informasi yang terintegrasi dalam satu SIKS ini, Klinik Sehat Yayasan Bumitama Foundation juga memiliki beberapa sistem informasi lain, yang terpisah dari SIKS. Sistem informasi yang dimaksud adalah Sistem Mobilisasi Dana yang terhubung dengan PT Bumitama Gunajaya Agro.
Penerapan Sistem SIKS yang baru yang merupakan gabungan dari beberapa sistem informasi dari tiap bagian, ternyata masih terdapat beberapa kelemahan dan kelebihan dalam implementasinya. Diantaranya, kelemahan dari penerapan sistem ini, yaitu:
1. Shared database violation, yaitu keterbatasan fitur pada database internal Foxpro tidak memungkinkan record data yang sama dimodifikasi pada saat yang bersamaan.
2. SIRS yang dibuat dalam bahasa pemrograman Foxpro tidak dapat dijalankan pada processor di atas Pentium 4.
3. PC Client harus boot dengan floppy disket untuk dapat koneksi dengan SIKS. Ketersediaan disket saat ini sudah menjadi barang langka dan jarang ditemui di pasaran.
4. menu pada SIKS sangat banyak dan untuk kembali menuju menu awal harus melewati beberapa menu didepannya. Proses ini sangat lama dan memakan waktu dibandingkan
dengan model menu drop-down pada aplikasi desktop base. Terakhir adalah aplikasi. Foxpro 2.0 tidak didukung lagi oleh Microsoft. Aplikasi ini dirilis terakhir pada versi 2.6 dan berganti nama dengan Visual Foxpro. Microsoft sendiri sudah tidak lagi menjual Visual Foxpro dan hanya support sampai tahun 2015.
Sedangkan kelebihan SIKS Foxpro ini adalah:
1. ukuran programnya yang kecil, client diskless dan membutuhkan sumber daya komputer yang rendah seperti processor dan memory yang kecil.
2. server utama memiliki satu buah backup server yang berfungsi untuk menggantikan server utama bila terjadi kerusakan sehingga SIRS tidak terganggu dan proses sistem informasi tetap berjalan.
3. SIKS juga terhubung ke client melalui kabel jaringan lokal ke hampir seluruh bagian Klinik Sehat, terutama bagian yang memiliki aliran informasi dan aliran dana.
Beberapa alasan yang yang mendukung untuk diterapkannya sistem yang baru adalah:
1. SIKS dapat mempermudah dalam pengoperasiannya, sehingga dapat membantu karyawan dalam mempercepat pekerjaan sehari-hari.
2. Data yang dihasilkan lebih cepat dan akurat.
3. Mengkonversi program baru, namun sistem lama tetap digunakan dan dlakukan penyempurnaan dari penerapan siste lama.
4. Penerapan SIKS dapat membantu dalam pencapaian visi, misi, dan tujuan Klinik Sehat Yayasan Bumitama Foundation
Melihat kondisi seperti ini, pihak Management berencana untuk terus melakukan berbagai perbaikan Teknologi Informasi. Salah satu yang perbaikan sistem informasi yang akan dilakukan adalah dengan melakukan migrasi SIKS ke dalam bentuk desktop based client –server. Hal ini bertujuan untuk memberikan kemudahan kepada seluruh karyawan terkait dalam mengoperasikan, mengolah data, dan mempercepat perolehan informasi yang dibutuhkan dalam lingkungan internal yayasan.
Dalam penerapan sistem yang baru, pihak rumah sakit menggunakan pendekatan Konversi Bertahap (Phase-In Conversion) yang dikenal dengan strategi perubahan menurut Anderson and Anderson Nine Phase Change Process Model. Adapun tahapan yang dilakukan pihak klinik sehat dalam mengimplementasi ke sistem baru adalah:
1. Prepare to lead the change.
Pada tahap ini, dilakukan kegiatan: memertahankan dukungan atasan dan manajemen untuk proses perubahan SIKS lama, memberdayakan peran atasan untuk menyukseskan implementasi SIKS baru, perluasan tanggung jawab divisi SIM untuk mengatur SI/TI Klinik Sehat, peningkatan jumlah tenaga TI dan kualitas SDM TI.
2. Create Organizational Vision, Commitment.
Pada tahap ini, dilakukan kegiatan: melakukan sosialisasi kegiatan perubahan SIKS baru ke seluruh level yayasan, melakukan pertemuan level pengurus yayasan untuk melakukan persamaan visi dan tujuan dari perubahan SIKS ini.
3. Assess the Situation to Determine Design.
Pada tahap ini, dilakukan kegiatan: studi banding SIKS dengan lembaga pelayanan kesehatan yang lain, melakukan survei dan wawancara untuk mendapatkan informasi perubahan apa saja yang diinginkan pengguna terhadap SIKS baru.
4. Design the Desire State.
Pada tahap ini, dilakukan kegitan: menggunakan bahasa aplikasi pemrograman yang didukung perusahaan besar, stabil, teruji, dan berprospek, menggunakan teknologi informasi open source untuk pembuatan SIKS yang terbukti handal dan teruji, interkoneksi aplikasi yang terpisah dengan dari SIKS baru, pembuatan sistem remunerasi karyawan berbasis kinerja.
5. Analyze the Impact.
Pada tahap ini, dilakukan kegiatan: melakukan testing SIKS baru sebelum dipakai di seluruh unit layanan, memilih metode penggantian SIKS yang tepat tanpa menggangu pelayanan pasien dan proses bisnis lainnya, melakukan analisis dampak penerapan implementasi terhadap masing-masing unit layanan dan pasien rumah sakit.
6. Plan and Organize for Implementation.
Pada tahap ini, dilakukan kegiatan: pelatihan SIKS baru secara bertahap yang sesuai pada bagian unit layanan kritis dan memiliki dampak yang besar terhadap perubahan ini, meningkatkan frekuensi pertemuan di tiap unit untuk menyukseskan implementasi SIKS, pembuatan aturan yang jelas tentang penggunaan SIKS, mencari vendor yang memiliki badan hukum yang baik, menjaga agar proses perubahan penggantian SIKS lama berjalan tepat waktu.
7. Implement the change.
Pada tahap ini, dilakukan kegiatan: mengganti SIKS lama, me-monitor kinerja vendor dalam pembuatan atau implementasi SIKS baru.
8. Celebrate and Integrate the New Sstate.
Pada tahap ini, dilakukan kegiatan: memasukkan kemampuan pengetahuan operasional aplikasi SI dalam penilaian kinerja karyawan, memberikan penghargaan kepada karyawan yang baik dalam kinerja dan mendukung suksesnya implementasi SIKS, menghentikan dukungan terhadap SIKS lama, penutupan akses dan pemanfaatan SIKS lama, informasikan kepada seluruh karyawan bahwa implementasi SIKS baru berhasil.
9. Learn and Course Correct.
Pada tahap ini, dilakukan kegiatan: melakukan review kegiatan implementasi secara berkala, evaluasi berkala pelaksanaan SIKS baru, pembuatan SOP SIKS yang mudah dimengerti oleh penggunanya, pembuatan peraturan atau kebijakan dalam hal penggunaan SIKS baru.
Berikut adalah salah satu contoh matriks yang dapat menjelaskan keadaan pelayanan di unit rawat jalan sebelum dan sesudah implementasi SIKS yang dijabarkan pada Tabel 1.
Tabel 1. Matriks Pelayanan Rawat Jalan Sebelum dan Sesudah Implementasi SIKS
Pada Tabel 1. Dapat diketahui bahwa dengan penerapan SIKS yang baru, informasi tentang pasien akan segera diketahui, jumlah pasien yang berkunjung dapat diketahui dengan pasti, pemasukan Klinik Sehat yang sesungguhnya dapat diketahui dan membantu merigankan beban kerja mereka. Sasaran manajemen tingkat bawah dalam pengimplementasian SIKS adalah tertib adiministrasi, akurat, dan dapat diandalkan. Dengan demikian, kebocoran keuangan yang terjadi dapat semakin berkurang bahkan dapat dihilangkan, demikian pula potensi-potensi sumber daya yang dapat ditingkatkan optimalisasi penggunaannya.
Seiring dengan perkembangannya, kendala-kendala yang sering terjadi dilapangan saat implementasi meliputi:
1. Ketidak siapan rumah sakit dalam menerapkan sistem informasi yang terintergrasi dan berbasis komputer.
2. Penyajian data yang belum semua menjadi data elektronik yang akan memudahkan pada proses migrasi data.
3. Komitment yang dilaksanakan secara bersamaan dan menyelur sehingga menimbulkan kekacaun pada data transakit.
4. Koordinasi antar unit bagian yang terkesan mementingkan unit masing-masing. 5. Berubah-ubahnya kebijakan.
6. Mengubah pola kerja yang sudah terbiasa dengan manual ke komputerisasi. 7. Pemahaman yang belum merata antara SDM terkait,
Oleh karena itu, pengimplementasian sistem yang baru dapat didukung dengan:
1. Pemilihan vendor yang tepat untuk dalam memperlancar pelaksanaan dan pengawasan proyek, serta
2. Memberikan pelatihan kepada karyawan untuk memerikan pemahaman dan pembelajaran mengenai implementasi SIKS yang akan diterapkan dalam rangka mempercepat proses pekerjaan di unit tersebut.
Selain itu, untuk tercapainya keberhasilan implementasi SIKS tidak terlepas dari dukungan manajemen (Top Management) sampai kepada dukungan staf. Keberhasilan pengembangan sistem informasi yang baru juga sangat bergantung pada strategi yang dipilih untuk pengembangan sistem informasi. Dalam pemilihan strategi harus dipertimbangkan berbagai faktor, seperti: keadaan sekarang yang dihadapi, keadaan pada waktu sistem informasi siap dioperasionalkan dan keadaan di masa mendatang, termasuk antisipasi perkembangan organisasi dan perkembangan teknologi. Ketidaktepatan dalam melakukan prediksi keadaan di masa mendatang, dapat menjadi kendala dalam implementasi dan operasionalisasi sistem informasi.
Daftar Pustaka
Anderson J. G., Aydin C. E., Jays S. Eds 1994. Evaluating Health Care Information Systems: Methods and Applications. Thousand Oaks: SAGE Publications.
Prospektus PT. Bumitama Gunajaya Agro 2012
