SISTEM INFORMASI DEPARTEMEN FOOD & BAVERAGE
DI HOTEL WAHID SALATIGA
1. Ruang Lingkup
Tujuan pembuatan sistem ini adalah agar dapat mempercepat
proses bisnis yang ada dalam perusahaan khususnya di departemen
food & baverage yang selama ini masih menggunakan sistem
manual dimana ketika koki ingin mengecek ketersediaan bahan
makanan masih harus ke gudang dan begitu juga dengan pelayan
ketika menerima pesanan masih menggunakan nota untuk
diserahkan kedapur utama sehingga pihak perusahaan menganggap
perlu mengintegrasikan antara Gudang , Dapur Utama dan Pelayan
dengan sebuah aplikasi . Dengan adanya aplikasi ini baik gudang ,
dapur utama maupun pelayan dapat terintegrasi agar dapat
megefisiensi waktu dan sumber daya pada saat memberi pelayanan
pada pelanggan.Batas waktu pembuatan proyek mulai dari 30
september 2013 - 31 januari 2014.
Berikut batasan untuk proyek ini :
- Pengguna adalah Kepala Gudang , Kepala Dapur Utama
dan Pelayan.
- Aplikasi ini berbasis Desktop dengan menggunakan
bahasa pemograman C# dengan manajemen basis data
Oracle.
- Hanya membahas bidang Food and Baverage
Adapun sumber daya yang dibutuhkan yaitu :
- Sumber daya Manusia : Programmer , System Analyst ,
System Tester ,System Documentor dan System
Designer.
- Infrastruktur : PC user , PC server , kabel , rooter ,
modem dan PC tablet
1. Initiating
Pada tahap ini yang dilakukan ialah penyusunan proposal proyek berdasarkan informasi kebutuhan perusahaan melalui sumber internal perusahaan maupun maupun literatur lainnya 2. Planning
Pada tahap ini yang dilakukan adalah membuat dokumen yang mendeskripsikan rencana pengembangan perangkat lunak (pembagian aktivitas – aktivitas kecil dari proyek tersebut, alokasi waktu yang diperlukan untuk melakukan aktivitas kecil tersebut serta biaya yang dibutuhkan untuk pengerjaan proyek), spesifikasi kebutuhan sistem, rancangan/arsitektur sistem (terdiri dari pembuatan Context Diagram dan DFD, input dan output sistem serta rancangan basis data yang akan digunakan pada sistem), dan poin – poin apa saja yang perlu dites setelah sistem dibuat
3. Execution
Pada tahap ini yang dilakukan adalah membuat database serta interface, pengkodean fungsi – fungsi sesuai perancangan, pengujian sistem, serta dokumentasi sistem secara keseluruhan. 4. Control
Pada tahap ini yang dilakukan adalah melakukan instalasi sistem pada perusahaan, memberikan pelatihan kepada user, melakukan pemelihraan program jika diperlukan, pengujian sistem berdasarkan test plan setelah perbaikan
5. Close Out
Pada tahap ini yang dilakukan adalah pembuatan panduan bagi user, presentasi proyek pada pihak perusahaan, pemenuhan kewajiban proyek dari kedua belah pihak, dan pengumpulan dokumen yang telah dihasilkan
Project Charter Wawacara Observas i Dokumenta si Software Developmen t Plan Software Requiremen ts Specificatio n Work Breakdown Structure Gantt Chart Budgeting
RANCANGAN PROJECT DIVISI FOOD & BAVERAGE Initiatin g Planning Software Architecture Design Test Plan Perancanga n Sistem Desain I/O Entity Relationship Diagram
Execution Control Close Out Database Interface Coding Testing Documentati on Instalasi Training Maintenanc e Testing User Documentatio n Presentasi Proyek Pengumpula n Persetujuan Arsip Dokumen
Activity Objectives Initiating
Project Character Menyusun/Membuat proposal proyek
Wawancara Menggali data/informasi yang dibutuhkan perusahaan Observasi Menggali data/informasi yang dibutuhkan perusahaan Dokumentasi Menggali data/informasi yang dibutuhkan dari dokumen
perusahaan dan literatur lainnya Planning
Software Development Plan Membuat/ menyusun dokumen yang mendeskripsikan rencana pengembangan perangkat lunak
Work Breakdown Structure
Membagi aktivitas proyek menjadi aktivitas – aktivitas yang labih kecil/rinci
Gantt Chart Mengalokasikan waktu yang diperlukan untuk menjalankan aktivitas – aktivitas proyek
Budgeting Memperkirakan biaya yang dibutuhkan untuk pengerjaan proyek
Software Requirements Specification
Membuat/menyusun dokumen yang mendeskripsikan spesifikasi kebutuhan sistem
Software Architecture Design Membuat/menyusun dokumen yang mendeskripsikan rancangan/arsitektur sistem
Perancangan Sistem Membuat Context Diagram dan Data Flow Diagram (DFD) Desain I/O Membuat rancangan Input dan Output dari sistem
Entity Relationship Diagram
Membuat rancangan rancangan basis data yang akan digunakan oleh sistem
Test Plan Membuat dokumen yang mendeskripsikan poin – poin apa saja yang perlu dites setelah sistem selesai dibuat
Execution
Database Membuat basis data fisik
Interface Membuat antarmuka perangkat lunak
Coding Mengkodekan fungsi – fungsi yang telah dispesifikaskan sebelumnya dalam program
Testing Menguji sistem yang dibuat sesuai dengan test plan yang dibuat
Documentation Mendokumentasikan sistem secara keseluruhan Control
Instalasi Melakukan Instalasi program dalam area perusahaan Training Melatih karyawan untuk menggunakan program
Maintanance Melakukan perbaikan/pemeliharaan program, jika diperlukan Testing Menguji sistem yang dibuat sesuai dengan test plan yang
telah dibuat, setelah dilakukan perbaikan Close Out
User Documentation Membuat panduan penggunaan perangkat lunak untuk pengguna
Presentasi Proyek Melakukan presentasi proyek kepada pihak perusahaan Pengumpulan persetujuan Menyelesaikan Proyek, memenuhi kewajiban kedua belah
pihak
3. Project Deliverables
Activity Target Date Output
Initiating 28/10/2013
Project Character 13/10/2013 Proposal Proyek selesai dibuat Wawancara 28/10/2013 Mendapatkan data untuk referensi pembuatan aplikasi Observasi 28/10/2013 Mendapatkan data untuk referensi pembuatan aplikasi Dokumentasi 28/10/2013
Mendapatkan data untuk referensi pembuatan aplikasi dari dokumen perusahaan dan literatur lain
Planning 11/11/2013
Software Development Plan
20/10/2013 Dokumen perancangan pengembangan perangkat lunak Work Breakdown Structure 16/10/2013 Aktivitas kecil selama pengerjaan proyek Gantt Chart 18/10/2013 Jadwal aktivitas kecil selama pengerjaan
proyek Budgeting
20/10/2013 Rencana penggunaan anggaran untuk pengerjaan proyek Software Requirements
Specification 27/10/2013
Dokumen spesifikasi kebutuhan sistem Software Architecture Design 03/11/2013 Dokumen rancangan sistem
Perancangan Sistem
31/10/2013 Context Diagram dan Data Flow Diagram (DFD) Desain I/O 04/11/2013 Rancangan Input dan Output dari sistem Entity Relationship
Diagram 04/11/2013
Rancangan basis data yang akan digunakan oleh sistem
Test Plan 11/11/2013
Dokumen yang berisi poin – poin apa saja yang perlu dites setelah sistem selesai dibuat
Execution 19/01/2014
Database 12/11/2013 Basis data fisik Interface 15/11/2013 Interface Software
Coding 19/01/2014 Fungsi yang telah dikodekan sesuai spesifikasi kebutuhan software Testing 19/01/2014 Laporan kelayakan sistem
Documentation 19/01/2014 Aplikasi yang siap diuji oleh user
Control 26/01/2014
Instalasi 21/01/2014 Aplikasi telah diinstal
Training 22/01/2014 User dapat menggunakan aplikasi Maintanance 24/01/2014 Aplikasi yang telah diperbaiki sesuai
kebutuhan user Testing
25/01/2014 Aplikasi yang siap diimplementasikan diperusahaan
Close Out 28/01/2014
User Documentation 25/01/2014 Dokumen panduan untuk user Presentasi Proyek 26/01/2014
Pengarsipan Dokumen 27/01/2014 Arsip dokumen
4. Aktivitas Berdasarkan Lingkup Pekerjaan
1. Initiating
a. Project Character
Menyusun/Membuat proposal proyek b. Wawancara
Menggali data/informasi yang dibutuhkan perusahaan c. Observasi
Menggali data/informasi yang dibutuhkan perusahaan d. Dokumentasi
Menggali data/informasi yang dibutuhkan dari dokumen perusahaan dan literatur lainnya 2. Planning
a. Software Development Plan
Membuat/ menyusun dokumen yang mendeskripsikan rencana pengembangan perangkat lunak. Pada tahap ini terbagi atas beberapa tahapan yaitu :
- Work Breakdown Structure
Membagi aktivitas proyek menjadi aktivitas – aktivitas yang labih kecil/rinci - Gantt Chart
Mengalokasikan waktu yang diperlukan untuk menjalankan aktivitas – aktivitas proyek
- Budgeting
Memperkirakan biaya yang dibutuhkan untuk pengerjaan proyek b. Software Requirements Specification
Membuat/menyusun dokumen yang mendeskripsikan spesifikasi kebutuhan sistem c. Software Architecture Design
Membuat/menyusun dokumen yang mendeskripsikan rancangan/arsitektur sistem. Pada tahap ini terbagi atas beberapa tahapan yaitu :
- Perancangan Sistem
- Desain I/O
Membuat rancangan Input dan Output dari sistem - Entity Relationship Diagram
Membuat rancangan rancangan basis data yang akan digunakan oleh sistem d. Test Plan
Membuat dokumen yang mendeskripsikan poin – poin apa saja yang perlu dites setelah sistem selesai dibuat
3. Execution a. Database
Membuat basis data fisik b. Interface
Membuat antarmuka perangkat lunak c. Coding
Mengkodekan fungsi – fungsi yang telah dispesifikaskan sebelumnya dalam program d. Testing
Menguji sistem yang dibuat sesuai dengan test plan yang dibuat e. Documentation
Mendokumentasikan sistem secara keseluruhan
4. Control a. Instalasi
Melakukan Instalasi program dalam area perusahaan b. Training
Melatih karyawan untuk menggunakan program c. Maintanance
Melakukan perbaikan/pemeliharaan program, jika diperlukan d. Testing
Menguji sistem yang dibuat sesuai dengan test plan yang telah dibuat, setelah dilakukan perbaikan
5. Close Out
a. User Documentation
Membuat panduan penggunaan perangkat lunak untuk pengguna b. Presentasi Proyek
Melakukan presentasi proyek kepada pihak perusahaan c. Pengumpulan persetujuan
Menyelesaikan Proyek, memenuhi kewajiban kedua belah pihak d. Arsip Dokumen
5. Durasi Waktu Tiap Aktivitas
Activity Start Finish
TimeLine Oktober November Desember 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 Keseluruhan 30/09/2013 31/01/2014 Initiating 30/09/2013 28/10/2013 Project Character 06/10/2013 13/10/2013 Wawancara 30/09/2013 28/10/2013 Observasi 30/09/2013 28/10/2013 Dokumentasi 30/09/2013 28/10/2013 Planning 13/10/2013 11/11/2013
Software Development Plan 13/10/2013 20/10/2013 Work Breakdown Structure 13/10/2013 16/10/2013 Gantt Chart 16/10/2013 18/10/2013 Budgeting 18/10/2013 20/10/2013 Software Requirements Specification 20/10/2013 27/10/2013 Software Architecture Design 27/10/2013 03/11/2013 Perancangan Sistem 27/10/2013 31/10/2013 Desain I/O 31/10/2013 04/11/2013 Entity Relationship Diagram 31/10/2013 04/11/2013 Test Plan 04/11/2013 11/11/2013 Execution 11/11/2013 19/01/2014 Database 11/11/2013 12/11/2013 Interface 12/11/2013 15/11/2013 Coding 15/11/2013 19/01/2014 Testing 19/01/2014 19/01/2014 Documentation 11/11/2013 19/01/2014 Control 19/01/2014 26/01/2014 Instalasi 19/01/2014 21/01/2014 Training 21/01/2014 22/01/2014 Maintanance 22/01/2014 24/01/2014 Testing 22/01/2014 25/01/2014 Close Out 25/01/2014 28/01/2014 User Documentation 25/01/2014 25/01/2014 Presentasi Proyek 26/01/2014 26/01/2014
Pengumpulan persetujuan 26/01/2014 26/01/2014 Pengarsipan Dokumen 26/01/2014 27/01/2014
6. CRITICAL PATH
4
2
2
4
2
2
4
2
sambung
STA RT Observa si Observa si Wawancara Wawancara Software Arsitektur Desain Software Arsitektur Desain Software Developm ent Plan Software Developm ent Plan Project Charac ter Project Charac ter Software Requireme nts Specificati on Software Requireme nts Specificati on Dokumenta si Dokumenta si Test Plan Test Plan1 2 10 1
2
2 1
10
1
1
1
1
1
2
Testin g i Testin g i Documentati on Documentati on Codi ng Codi ng Interfac e Interfac e Databa se Databa se Instala si Instala si Testin g Testin g Maintanan ce Maintanan ce Trainni ng Trainni ng Presenta si Proyek Presenta si Proyek Pengarsipan Dokumen Pengarsipan Dokumen User Dokumentatio n User Dokumentatio n Pengumpul an Persetujua n Pengumpul an Persetujua n Text plan Text planFINISH
Ket :
- Critical Path dibuat berdasarkan Akitivitas Lingkup Pekerjaan
- Durasi Waktu dalam hari
- garis merah adalah critical path
- seluruh kegiatan dalam Initiating
- seluruh kegiatan dalam planning
- seluruh kegiatan dalam Execution
- seluruh kegiatan dalam Control
- seluruh kegiatan dalam Close out
7. ESTIMASI BIAYA
Kebutuhan
Sub total
Total
% dari Total
1. Project Manajemen
11.000.000
15 %
Project Manager
5. 000.000
Project Team member
6.000.000
2. Hardware
35.000.000
25 %
2 PC User
10.000.000
1 PC Server
15.000.000
4 PC Tablet
12.000.000
Modem
2.000.000
Kabel
1.000.000
3. Software
50.000.000
50%
Lisensi Software
8.800.000
Software Development10.200.000
Software Requirements Specification
10.000.000
Software Architecture Design
10.000.000
Test
10.000.000
4. Testing
5.000.000
7 %
5. Tranning and Support
1.100.000
3 %
Tranner Cost
1.100.000
Total Perkiraan Biaya
102.100.000
100 %
(Sumber : Standarisasi Gaji INKINDO 2010 dan Kelly Services
Indonesia 2013 Salary Guide, google.com)
Proses memonitoring atau mengontrol projek agar tetap terjaga kualitas
sesuai yang diharapkan dapat dilakukan beberapa hal seperti dibawah ini :
•
Requirement Manajement Plan
Tahapan ini perlu diperhatikan agar dapat terealisasi dengan baik, dalam hal
pengaturan perencanaan ini dapat ditinjau kembali dari awal perencanaan projek
yaitu rancangan staffing maupun budgeting.
•
Schedule Control Plan
Mengawasi rancangan penjadwalan agar berjalan sesuai dengan tujuan dan
target waktu yang telah ditentukan sebelumnya, hal ini dilakukan sebagai wujud
profesionalitas pekerja.
•
Budgeting Control Plan
Memeriksa kembali anggaran yang telah dirancang dalam proses perancangan
proyek sesuai dengan pengeluaran dana yang telah disetujui oleh manager
proyek, dan mengantisipasi adanya biaya tambahan sewaktu-waktu dapat terjadi
sehingga manager proyek dapat menyampaikannya pada sponsor atau pihak
perusahaan dalam penyelesaian proyek.
•
Quality Control Plan
Menjaga Qualitas pengawasan agar setiap rencana yang telah dibuat dapat
berjalan sesuai dengan rencana, proses pelaksanaannya yaitu dengan
memaksimalkan fungsi manager proyek, ketika mengikutsertakan semua
anggota proyek dalam pembuatan deliverables untuk proses penyesuaian agenda
kerja dan deadline berdasarkan departement masing-masing sesuai tenggang
waktu pekerjaan yang diperlukan, sehingga tidak terjadi kesalahpahaman dan
dapat menyelesaikan pekerjaan dengan tepat, selain itu dapat mempermudah
proses pengontrolan apabila terjadi ketidaksesuaian.
•
Reporting Plan
Rencana penyusunan laporan dilakukan secara intensif setiap minggu kepada
sponsor proyek untuk melaporkan perkembangan dalam proses pelaksanaan
proyek.
Ketepatan pengerjaan proyek diukur dalam proses presentase per hari dari setiap
kegiatan terperinci sesuai dengan WBS.
9. Struktur Organisasi
10.Peran Dan Tanggungjawab
Peran Tanggungjawab
Project Manager - Menjadwalkan pelaksanaan dan manajemen proyek
- Membuat rencana pengembangan software yang mendefinisikan rencana proyek
- Memantau pelaksanaan proyek (mulai dari tahap analisis hingga implementasi)
- Mempresentasikan proyek kepada pihak perusahaan - Mengkoordinasikan pekerjaan tim proyek
- Memperkirakan anggaran proyek System Analist - Analisa proses bisnis dalam organisasi
- Analisa kebutuhan sistem
- Mendefinisikan prosedur/fungsi yang ada dalam sistem - Membuat dokumen spesifikasi kebutuhan software yang
mendefinisikan kebutuhan sistem
System Designer - Membuat rancangan sistem dalam bentuk Context Diagram dan Data
Flow Diagram
- Mendesain struktur sistem basis data - Membuat sistem basis data fisik - Mendesain tampilan interface software - Membuat dokumen desain arsitektur sistem
Programmer - Konstruksi sistem berdasarkan rancangan yang telah dibuat (coding) - Membuat pseudocode untuk keperluan dokumentasi
System Tester - Membuat test plan untuk sistem yang akan dibuat
- Melakukan percobaan pada fungsi – fungsi sesuai dengan test plan - Implementasi sistem
System Documentor - Mendokumentasi proyek dalam deliverables yang telah ditentukan - Membuat user documentation
Project Manager System Analist System Designer Progra mmer System Tester System Docum entor
11.Responsibility Assignment Matrix (RAM) – SDM per WBS serta identifikasi Responsible dan Performing.
Activity
Units
Project
Manager
System
Analist
Designer
System
Programmer
System
Tester
Documentor
System
Initiating
Project Character
Performing
Responsible
Wawancara
Performing
Responsible
Observasi
Performing
Responsible
Dokumentasi
Performing
Responsible
Planning
Software Development Plan
Performing
Responsible
Work Breakdown Structure
Performing
Responsible
Gantt Chart
Performing
Responsible
Budgeting
Performing
Responsible
Software Requirements
Specification
Performing
Responsible
Software Architecture
Design
Performing
Responsible
Perancangan Sistem
Performing
Responsible
Desain I/O
Performing
Entity Relationship
Diagram
Responsible
Performing
Test Plan
Performing
Responsible
Execution
Database
Performing
Responsible
Performing
Interface
Performing
Coding
Performing
Testing
Performing
Documentation
Performing
Control
Instalasi
Performing
Training
Performing
Maintanance
Responsible
Performing
Performing
Performing
Testing
Performing
Close Out
User Documentation
Performing
Presentasi Proyek
Performing
Pengumpulan persetujuan
Performing
12.media/alat komunikasi yang akan digunakan dalam pengerjaan proyek
- Telephone Call
- Jejaring social
13.pertemuan dalam setiap tahapan.
Activity Start Finish
TimeLine
Oktober November Desember Januari Februari 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 Initiating 30/09/2013 28/10/2013 Planning 13/10/2013 11/11/2013 Execution 11/11/2013 19/01/2014 Control 19/01/2014 26/01/2014 Close Out 25/01/2014 28/01/2014
