10
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Teori-teori Dasar/Umum
Dalam penyusunan skripsi ini ada beberapa teori umum yang digunakan sebagai landasaan. Berikut pemaparan teori-teori tersebut.
2.1.1 Internet
Menurut Turban (2006,p50), internet adalah sistem jaringan komputer dan jaringan dari banyak jaringan yang meliputi seluruh dunia. Internet bersifat publik, kooperatif, dan mandiri yang memfasilitasi akses ke ratusan atau jutaan manusia di seluruh dunia. Menurut Turban (2006, p478), internet merupakan rangkaian jaringan dalam jaringan yang menghubungkan komputer individual yang dimiliki oleh pemerintah, universitas, grup non-profit dan perusahaan. Interkoneksi ini dihubungkan dengan standar protokol yang bebas dan terbuka.
Menurut Ario Suryo Kusumo (2005, p1) internet adalah jaringan computer dunia yang disusun oleh dua entity, yaitu client dan server.
Dari berbagai definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa internet adalah sekumpulan computer yang saling terhubung satu dengan yang lainnya danmembentuk sebuah jaringan computer melalui koneksi yang tersedia.Jarak fisik antar computer sangat jauh (dapat antarkota, negara, bahkan sampai lintas benua).
11 Fasilitas Internet
a. WWW (World Wide Web)
Layanan ini adalah layanan yang sering kita gunkan.Layanan WWW ini menggunakan protokol yang dinamakan protokol HTTP (HyperText Transfer Protocol).
b. File Transfer (Pengiriman File)
FTP (File Transfer Protocol) ini memungkinkan kita untuk mengirimkan atau menerima file dari atau ke komputer jaringan. Oleh karena masalah keamanan data, FTP seringkali memerlukan username dan password tertentu, meskipun banyak juga FTP server yang dapat melalui anonymous (pengguna biasa tanpa password, permintaan password dapat diisi dengan alamat email).
c. Remote Login (Telnet)
Telnet memungkinkan pengguna komputer dapat melakukan log in ke dalam suatu komputer di dalam jaringan.Ketika kita melakukan telnet, secara tidak langsung kita telah menjadi pengguna yang sah dari komputer tersebut.
12 d. Electronic Mail (Email)
Layanan yang digunakan untuk mengirim dan menerima email. Untuk pengiriman email digunakan protocol SMTP (Simple
Mail Transfer Protocol) dan untuk membaca email digunakan
protocol POP3 (Post Office Protocol 3). e. Chat Groups/Internet Relay Chat (IRC)
Sebuah forum dimana pemakai dapat saling berdiskusi atau berbincang-bincang dengan pemakai lain.
2.1.2 Definisi Sistem
Menurut James A. O’Brian (2005, p29) sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur.
Menurut Djon Irwanto (2007, p2) sistem adalah sekumpulan komponen yang mengimplementasikan model dan fungsionalitas yang dibutuhkan. Komponen-komponen tersebut saling berinteraksi didalam sistem guna mentransformasi input yang diberikan kepada sistem tersebut menjadi output yang berguna dan bernilai actor-nya
Dari definisi-definisi yang ada diatas, dapat ditarik simpulan bahwa pengertian sistem ialah sekumpulan komponen yang saling berinteraksi untuk menerima input, melakukan transformasi proses, dan menghasilkan output.
13 2.1.3 Hypertext Markup Language (HTML)
Menurut Turban (2006, p482), HTML adalah bahasa pemrograman yang digunakan di Web, dalam format dokumen dan menghubungkan dynamic hypertext ke dokumen lain yang tersimpan dalam komputer lain.
2.1.4 Teori Interaksi Manusia dan Komputer 2.1.4.1 Delapan Aturan Emas
Delapan aturan emas yang digunakan dalam merancang antarmuka menurut Schneiderman (2009, p.76), antara lain :
a. Berusaha untuk konsisten, seperti dalam penggunaan warna, layout, dan jenis huruf yang harus konsisten.
b. Memungkinkan frekuensi user menggunakan shortcut, karena dengan adanya shortcut dapat meningkatkan interaksi dengan user.
c. Memberikan umpan balik yang informatif yang memberi kejelasan dari setiap aksi yang dilakukan oleh user.
d. Merancang dialog yang memberikan penutupan (keadaan akhir).
e. Memberikan pencegahan kesalahan dan penanganan kesalahan yang sederhana.
f. Memungkinkan pembalikan aksi yang sederhana (bersifat reversible).
14 g. Mendukung pusat kendali internal, dimana sistem hendaknya mampu membuat user sebagai bagian dari sistem itu sendiri dan memiliki kebebasan tersendiri.
h. Mengurangi beban ingatan jangka pendek, keterbatasan manusia dalam menerima banyak informasi dalam waktu bersamaan dapat menimbulkan ketidaknyamanan. Karena itu suatu site harus dibuat sesederhana mungkin agar tidak membingungkan user dengan informasi yang membanjir.
2.1.4.2 Storyboard
Storyboard dapat dikatakan sebuah prototype dengan notasi paling sederhana. Storyboard merupakan pekerjaan grafis sebuah tampilan muka dari suatu bakal sistem tanpa menyertakan fungsional dari sistem.
Mengevaluasi customer ataupun pengguna terhadap storyboard dapat cepat menentukan apakah perancangan berada dalam jalur yang tepat (Schneiderman, 2009, p208)
15 2.1.5 Teori Rekayasa Piranti Lunak
2.1.5.1 Definisi Rekayasa Perangkat Lunak
Menurut Roger Pressman dalam bukunya Rekayasa Perangkat Lunak (2005, p10), Perangkat lunak adalah perintah ( program komputer ) yang bila dieksekusi memberikan fungsi dan unjuk kerja seperti yang diinginkan struktur data yang memungkinkan program memanipulasi informasi secara proporsional, dan dokumen yang menggambarkan operasi dan kegunaan program.
Dapat disimpulkan bahwa rekayasa perangkat lunak adalah suatu disiplin ilmu yang melingkupi teknik dan pengaturan langkah kerja dalam pembuatan perangkat lunak yang sistematis dalam menghasilkan perangkat lunak yang menjawab kebutuhan user.
2.1.5.2 Analisa Kebutuhan
Menurut Ian Sommerville (2007, p143), tujuan dari analisa kebutuhan adalah untuk menghasilkan dan memelihara dokumen yang berisi spesifikasi perangkat lunak. Keseluruhan proses dari analisa ini terdiri dari 4 sub-proses utama, seperti pada gambar dibawah.
16 Gambar 2.6 Proses analisis kebutuhan
(Ian Sommerville,Software Engineering,2007,p143)
Berikut penjelasan keempat sub proses tersebut :
1. Feasibility Study
Tahapan ini bertujuan untuk mengetahui apakah perangkat lunak yang dibangun akan berkontribusi banyak bagi perusahaan. Pengujian dapat dilakukan dengan mengajukan sejumlah pertanyaan kepada pihak yang terkait.
2. Requirement elicitation and analysis
Tahap ini bertujuan untuk mendefinisikan servis apa yang dibutuhkan, batasan perangkat keras, performa perangkat lunak, dan lain-lain. Pada
17 tahap ini, beberapa stakeholder akan terlibat, tahap ini terdiri dari empat proses, yaitu :
a. Requirement discovery
Proses ini melibatkan para stakeholder untuk menginformasikan kebutuhan mereka yang berbeda-beda, sehingga dapat dihasilkan dokumentasi kebutuhan. Umumnya digunakan metode wawancara untuk mengumpulkan kebutuhan tersebut.
b. Requirement classification and organization
Tahapan ini akan mengklasifikasikan kebutuhan dan mengaturnya kedalam kelompok-kelompok kecil.
c. Requirement prioritization and negotiation
Jika terdapat banyak stakeholder yang terlibat langsung, besar kemungkinan akan terjadi bentrokan kebutuhan, sehingga dalam tahap ini akan dicari solusinya melalui negosiasi.
d. Requirement Documentation
Kebutuhan yang sudah fixed akan didokumentasikan dan dimasukkan pada tahapan spiral berikutnya.
3. Reqirements specification
Tahap ini akan mengelompokkan kebutuhan yang sebelumnya didefinisikan kedalam user , sistem, dan kebutuhan bisnis.
4. Requirements validation
Tahap ini akan mengkonfirmasi ulang apakah daftar kebutuhan yang telah direvisi sudah benar-benar memenuhi kebutuhan user. Sebab kesalahan
18 pada pendefinisian kebutuhan akan mengakibatkan diulangnya sebagian besar pekerjaan yang membutuhkan biaya yang relatif besar.
2.1.6 Software Process
Dalam mengembangkan sebuah produk atau sistem, adalah sangat penting untuk melakukannya dalam suatu tahapan-tahapan yang terprediksi.Tahapan-tahapan ini menjadi sebuah peta jalan guna mencapai hasil dengan kualitas tinggi dan tepat waktu. Software process adalah peta jalan tersebut (pressman, 2005, 52)
a. Process Framework
Ketika software process dijalankan dalam pembuatan proyek-proyek pengembangan piranti lunak, ditemui sejumlah kesamaan tahapan yang kemudian dijadikan kerangka kerja atau disebut dengan istilah process framework .Secara umum, process framework terdiri atas 5 tahapan, yaitu komunikasi, perencanaan, pemodelan, pembangunan, dan pen-deploy-an.
Dalam tahapan komunikasi, terjadi proses komunikasi dan kerja sama yang sangat insentif dengan customer dan para stakeholder lainnya. Requirement gathering terjadi pada tahap ini.
Selanjutnya, dalam tahap perencanaan dibuat sebuah rencana yang menjelaskan mengenai tugas-tugas teknis yang dilakukan, resiko-resiko yang mungkin terjadi. Sumber daya yang dibutuhkan, produk hasil kerja yang akan dihasilkan, dan jadwal pengerjaannya.
Tahapan pemodelan menciptakan model-model analisis requirement dan perancangan yang membuat baik pihak pengembang maupun
19 customer mengerti dengan lebih baik terhadap requirement dan desain dari piranti lunak yang akan dikembangkan. Lebih jauh mengenai pemodelan, tahapan ini terdiri atas dua aktifitas, yaitu analisis dan perancangan.
Selanjutnya, tahapan masuk kepada pengkonstruksian yang melingkupi code generation dan pengujian yang dibutuhkan untuk menemukan kesalahan-kesalan dalam kode.
Apabila sudah selesai, baik seluruhnya maupun sebagian, piranti lunak diberikan kepada costumer yang kemudian akan mengevaluasinya dan memberikan umpan balik berdasarkan hasil evaluasi.
b. Waterfall Process Model
Process model sebagai bagian yang lebih khusus dari process framework dan bersifat adaptif terdiri atas berbagai macam jenis, salah satunya adalah waterfall process model.
Waterfall Model banyak digunakan untuk rekayasa sistem proyek dimana sistem ini dikembangkan di beberapa situs besar. (Ian Sommerville,Software Engineering,2007,p65)
20 Gambar 2.7 Waterfall Model (Ian Sommerville,Software Engineering,2007,p66)
Menurut Ian Sommerville (2007,p67) adapun langkah-langkah pada waterfall model seperti yang terdapat pada gambar diatas dapat diterangkan sebagai berikut :
1. Requirements definition
Layanan, tujuan, dan batasan dibentuk berdasarkan wawancara dengan calon pengguna sistem.Pada tahap ini dihasilkan spesifikasi dari sistem.
2. System and software design
Desain sistem membagi kebutuhan ke perangkat lunak atau software.Pada tahap ini dibangun arsitektur sistem secara keseluruhan dengan mengidentifikasikan abstraksi dari sistem perangkat lunak dan relasinya.
21
3. Implementation and unit testing
Pada tahapan ini, sistem perangkat lunak seharusnya sudah menghasilkan beberapa unit program. Unit yang dihasilkan akan diuji, apakah sudah memenuhi fungsinya dengan baik.
4. Integration and system testing
Seluruh unit program disatukan dan diuji sebagai suatu sistem yang utuh untuk memastikan bahwa perangkat lunak yang telah terbentuk telah memenuhi spesifikasi awalnya. Jika telah memenuhi spesifikasi, maka perangkat lunak dapat segera diantar ke user.
5. Operation and maintance
Setelah perangkat lunak diantar dan digunakan user beberapa lama, jika ditemukan kesalahan atau bug yang tidak ditemukan pada tahap pengujian sebelumnya, atau jika produsen ingin meningkatkan performa dan fungsi dari perangkat lunaknya, maka semua itu termasuk pada tahap ini.
2.1.7 Sistem Basis Data
Menurut Conolly dan Begg (2006, p4), sistem basis data adalah aplikasi yang berinteraksi dengan basis data. Terdapat berbagai pendekatan yang dapat digunakan dalam perancangan basis data, yaitu :
1. Top-down
Pendekatan ini diawali dengan pembentukan model data yang berisi beberapa entity high level dan relationship, kemudian entity lower
22
level, relationship, dan atribut lainnya akan diidentifikasikan secara
berurut ke bawah.
2. Bottom-up
Pendekatan ini diawali dengan atribut-atribut dasar, yang terdiri dari sifat entitas dan relationship, kemudian dilanjutkan dengan analisis dan penggabungan antar atribut yang dikelompokkan didalam suatu relasi yang menggambarkan tipe dan entitas dan relationship antar entitas.
3. Inside-out
Mirip dengan pendekatan bottom-up, namun identifikasi awal dimulai dengan entitas utama, kemudian menyebar ke identifikasi entitas,
relationship, dan atribut lainnya yang masih terkait, yang sebelumnya
telah diidentifikasi terlebih dahulu.
4. Mixed
Menggunakan pendekatan bottom-up dan top-down untuk bagian yang berbeda sesuai dengan kecocokan, dan kemudian digabungkan.
2.1.8 Database Management Sistem (DBMS)
Menurut Connolly dan Begg (2006, p16), DBMS adalah suatu system piranti lunak yang memungkinkan pengguna untuk mendefinisikan, membuat, merawat dan mengendalikan akses ke basis data.
23 - DBMS memungkinkan pengguna untuk mendefinisikan basis data, biasanya dengan menggunakan sebuah pendefinisi data (Fata Definition Language) atau sering disebut dengan singkatan DDL. DDL memungkinkan pengguna untuk menspesifikasikan tipe-tipe dan struktur data, serta constraint terhadap data yang akan disimpan ke dalam basis data.
- DBMS memungkinkan pengguna menambah, dan mengambil kembali data dari basis data, biasanya menggunakan sebuah bahasa pemanipulasi data (DML).
- DBMS menyediakan akses terkontrol ke basis data.
2.1.9 Entity Relationship Diagram (ERD)
Untuk memastikan bahwa pemahaman akan sifat alami data dan bagaimana data itu dipergunakan oleh sebuah enterprise sudah tepat, maka perlu sebuah model untuk mengkomunikasikannya secara non-teknis dan bebas dari abiguitas. Entity Realtionship Model adalah salah satu contohnya. Pemodelan ER adalah sebuah pendekatan top-down untuk perancangan basis data yang dimulai dengan mengidentifikasikan data penting yang disebut entitas dan relationship antar data yang harus direpresentasikan dalam sebuah model. Kemudian ditambahkan detail seperti atribut-atribut dan constrain-constrain dari entitas, relationship, dan atribut. ERD menjadi model dari pemodelan ER ini (Connolly dan Begg 2006, p342).
24 2.2.10 Basis Data MySQL
MySQL adalah bahasa pemrograman open source yang paling banyak digunakan oleh para programmer, terutama pada Linux, karena query basis datanya yang handal dan jarang bermasalah (Allen dan Homberger.2002, p220).
Menurut Nugroho (2006, p220), MySQL adalah program open source yang berfungsi membuat basis data, sehingga semua orang dapat menggunakannya dengan bebas, dan dapat berjalan pada banyak Operating
System, seperti Windows, Linux, dll. MySQL juga bersifat multiuser, yaitu dapat
digunakan banyak orang bersamaan, karena program pengakses basis datanya yang bersifat jaringan.
Karena inilah MySQL dipilih untuk digunakan pada skripsi kali ini, karena sifatnya yang open source, tidak memerlukan banyak biaya, query yang jarang
error, fleksibel (dapat berjalan pada banyak platform) dan multiuser.
2.1.11 Diagram Aliran Dokumen (DAD)
Menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2006, p344), DAD merupakan alat yang menggambarkan bagaimana dokumen berpundah dalam suatu sistem dan bagaimana dokumen tersebut diproses oleh sistem tersebut. Komponen DAD terdiri dari :
25 Tabel 2.1 Notasi Diagram Aliran Dokumen
S i m b o l K e t e r a n g a n D o k u m e n P r o s e s K o m p u t e r i s a s i P e n y i m p a n a n M a n u a l A l i r a n D a t a
Tabel 2.2 Notasi Diagram Aliran Dokumen
S i m b o l K e t e r a n g a n
F il e / A r s ip D a t a
S u m b e r / E n t i t a s
P r o s e d u r / P r o s e s
26 2.1.12 State Transition Diagram
Menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2006, p673), state transition diagram adalah alat yang digunakan untuk menggambarkan urutan dan variasi dari layar, yang dapat muncul selama user session.
State Transition Diagram merupakan suatu modeling tool yang menggambarkan sifat ketergantungan pada waktu dari suatu sistem.
State Transition Diagram adalah diagram yang terdiri dari: - State (keadaan)
- Event atau tindakan yang menyebabkan perpindahan dari satu state ke state lainnya.
Ada dua macam simbol yang menggambarkan proses dalam State Transition Diagram (STD), yaitu:
1. Gambar persegi panjang menunjukan state dari sistem
2. Gambar panah menunjukan transisi antar state. Tiap panah diberi label dengan ekspresi aturan. Label yang di atas menunjukan kejadian yang menyebabkan transisi yang terjadi. Label dibawah menunjukan aksi yang terjadi akibat dari kejadian tadi.
2.2 Teori-teori Khusus
Dalam penyusunan skripsi ini juga digunakan teori-teori yang secara khusus membahas mengenai e-archive. Berikut adalah teori-teori tersebut.
27 2.2.1 Arsip dan Kearsipan
Kearsipan mempunyai peranan sebagai ingatan, sumber informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan setiap organisasi khususnya perusahaan dalam rangka melaksanakan segala kegiatan pada kantor-kantor, lembaga-lembaga negara, swasta dan perguruan tinggi negeri maupun swasta. Dibawah ini beberapa pendapat mengenai definisi arsip :
Dalam Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan ada beberapa pengertian yang pada dasarnya wajib diketahui dalam kaitannya dengan kearsipan diantaranya :
1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Menurut Surojo (2006:37) dapat dipahami bahwa arsip terdapat data ataupun informasi yang dibutuhkan oleh setiap orang atau pun sekelompok pejabat atau pegawai untuk keperluan pelaksanaan tugas, fungsi, dan pekerjaan didalam organisasi dan kebutuhan individual.
Senada dengan Surojo, (Suwatno, 2008 : 154) mengemukakan bahwa tujuan kearsipan adalah sebagai berikut :
28 2. Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan.
3. Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang dibutuhkan
4. Untuk menghemat tempat penyimpanan arsip. 5. Untuk menjaga kerahasiaan arsip.
6. Untuk menjaga kelestarian arsip.
Dalam pembahasan skripsi ini, penggolongan arsip yang dimaksud adalah arsip dokumen manajemen proyek. Arsip manajemen proyek meliputi dokumentasi rencana kerja proyek, dokumen time scheduling, pelaksanaan, laporan analisis, dokumentasi desain, administrasi proyek, pengujian dan laporan keuangan.
2.2.2 Arsip Elektronik (e-archive)
Pandangan yang dikemukakan oleh Hendi Haryadi (2009:52) menyatakan bahwa “arsip elektronik” adalah kumpulan data yang disimpan dalam bentuk data scan-an yang dipindahkan secara elektronik atau dilakukan dengan digital copy menggunakan resolusi tinggi, kemudian disimpan dalam hard drive atau optical
disk”.
Menurut Hendi Haryadi (2009:53) ada empat komponen dasar yang bisa dijadikan pegangan dalam memilih sistem kearsipan elektronik yaitu :
1. Kecepatan memindahkan dokumen
Metode utama dalam meindahkan data ke dalam sistem komputerisasi dokumen diantaranya :
29
a. Scanning b. Conversion c. Importing
2. Kemampuan menyimpan dokumen
Sistem penyimpnan harus mampu mendukung perubahan teknologi, peningkatan jumlah dokumen, dan mampu bertahan dalam waktu lama.
3. Kemampuan mengindeks dokumen
Memerlukan beberapa metode untuk mengelolanya agar mudah dipahami oleh pengguna pada saat ini atau pada masa yang akan datang.
4. Kemampuan mengontrol akses
Hal ini merupakan aspek terpenting dari sistem pengarsipan dokumen secara elektronis, karena hampir setiap orang di dalam organisasi mampu membaca dokumen di setiap komputer yang terhubung dengan LAN di seluruh kantor. Untuk itu, perlu ada tingkatan yang berbeda antar pengguna dengan mempertimbangkan factor kerahasiaan dan keamanan arsip.
a. Ketersediaan yang luas dan akses yang fleksibel b. Keamanan yang komperhensif
Sejalan dengan yang dijelaskan oleh Sugiarto dan Wahyono (2006:123) bahwa “sistem kearsipan elektronok (elektronik filling system) adalah penggunaan
30 media elektronik dalam pengelolaan arsip yang berbasiskan pada penggunaan komputer.”
2.2.3 Hypertext Preprocessor (PHP)
PHP merupakan singkatan dari Hypertext Preprocessor yang digunakan sebagai bahasa script server-side dalam pengembangan web yang disisipkan pada dokumen HTML. PHP diciptakan pertama kali oleh Rasmus Lerdord pada tahun 1995.Awalnya, PHP digunakan untuk mencatat jumlah dan siapa saja pengunjung yang mengakses web yang dibuatnya.Tujuan utama dari bahasa ini adalah untuk memungkinkan mengembangkan web dinamis.
Syafii (2005, pp2-3) memberikan pendapat mengenai keunggulan dari bahasa server-side scripting PHP ini adalah sebagai berikut :
a. PHP tidak berbayar b. PHP bersifat open source c. PHP bersifat cross-platform d. PHP banyak digunakan
e. PHP menyembunyikan kompleksitasnya f. PHP dibuat untuk pemrograman Web
PHP dapat secara signifikan mempercepat proses produksi dibandungkan dengan bahasa scripting yang lain.
