PENGENALAN
Sistem Integrasi Pengurusan Perpustakaan (LMS) telah mula digunakan oleh Perpustakaan UTM bermula pada tahun 1991 - Dynix Automated Library, kemudian pada tahun 2001 telah dinaik taraf kepada - ADVANCE ILS dan pada tahun 2010 - SirsiDynix Symphony, sistem yang digunakan adalah sistem berbayar secara komersial (proprietary system) sehingga kini. LMS merupakan nadi utama sistem perpustakaan dalam memastikan perkhidmatan yang disediakan cekap dan berkesan serta seiring dengan keperluan maklumat yang diperlukan untuk menyokong proses pembelajaran, pengajaran, penyelidikan dan penerbitan di UTM. LMS telah digunakan sepenuhnya di Perpustakaan UTMJB (Bangunan Perpustakaan Sultanah Zanariah dan Bangunan Perpustakaan Raja Zarith Sofiah), 13 buah Perpustakaan Fakulti, Perpustakaan UTMKL, Perpustakaan Menara Razak dan Perpustakaan MJIIT.
LMS digunakan mulai dari proses perolehan bahan perpustakaan, mengkatalog dan mengkelas bahan, pencarian koleksi perpustakaan, pinjaman dan pemulangan bahan, proses tempahan dan pembaharuan serta lain-lain perkhidmatan yang berkaitan untuk kemudahan pengguna perpustakaan. Modul utama sistem ini adalah Acquisition, Catalog, Circulation, Serial Control, Reports, OPAC, Inter Library Loan (ILL), Offline, Requests, Configuration dan Utility. LMS juga berkomunikasi dengan Sistem Pinjaman/Pulangan Layan Diri Perpustakaan yang menggunakan protokol Standard Interchange Protocol versi 2.0 atau SIP2 bagi memastikan maklumat peminjam dan peminjaman bahan dikemaskini pada rekod pengguna di LMS seterusnya membolehkan pengguna melakukan pembaharuan peminjaman buku jika perlu melalui kemudahan perkhidmatan layan diri tersebut.
ALTERNATIF PERISIAN SUMBER TERBUKA
Perpustakaan perlu melihat kepada alternatif lain dalam memastikan perkhidmatan kepada pengguna tidak terjejas. Pengurangan peruntukan bagi penyelenggaraan sistem bermula pada tahun 2014 turut memberi kesan kepada prestasi sistem di perpustakaan kerana kos penyelenggaraan meningkat setiap tahun. Justeru itu, Perpustakaan mengambil inisiatif mengkaji beberapa sistem pengurusan perpustakaan lain terutamanya open source system (OSS) sebagai peralihan dari penggunaan sistem proprietary software kepada open source software. Langkah ini adalah untuk memastikan kelangsungan perkhidmatan perpustakaan yang cekap dan berkesan dapat dikekalkan dan penjimatan dalam peruntukan penyelenggaraan sistem untuk tempoh jangka panjang.
Tujuan pelaksanaan ini juga adalah bagi meningkatkan kemahiran dan pengetahuan ICT di kalangan Pustakawan Bahagian Automasi (BA), khasnya dan Pustakawan Perpustakaan UTM amnya berkaitan dengan open source system yang sesuai untuk diadaptasikan di Perpustakaan UTM. Selain dari itu ianya dapat memastikan perkhidmatan perpustakaan yang disediakan oleh Perpustakaan UTM kepada pengguna sentiasa cekap, lancar dan boleh dipercayai (reliable). Persediaan Perpustakaan untuk membentuk kumpulan profesional di dalam pelaksanaan open-source software bagi sistem utama Perpustakaan selain LMS seperti Document Management System (DMS), Library Service System (LSS) dan UTM Institutional Repository (UTM-IR) e-Prints juga amat diperlukan pada masa hadapan. Sistem KOHA
Perkataan KOHA adalah berasal daripada istilah Maori New Zealand yang bermaksud hadiah atau derma atau sumbangan. KOHA adalah sistem perpustakaan bersepadu yang digunakan secara meluas oleh perpustakaan akademik, awam, khusus dan sekolah. Modul-modul yang terdapat dalam sistem berkenaan diintegrasi antara satu sama lain bagi mewujudkan aliran tugas yang dapat dilaksanakan dengan lancar. Mula dibangunkan pada tahun 1999 di New Zealand oleh syarikat Katipo Communication ltd bagi keperluan perpustakaan Horowhenua dan berjaya digunakan pda tahun 2000. Sistem KOHA mempunyai ciri-ciri yang menyokong piawaian pengkatalogan dan pencarian MARC dan Z39.50. Pada tahun 2014, sisyem KOHA telah digunakan oleh 1,136 perpustakaan awam dengan lebih daripada 15 juta item dan 1.8 juta pengguna aktif di Turki sahaja. Sokongan kepada sistem ini juga meluas dan mencakupi pelbaga bahasa seperti bhasa inggeris, perancis, cina, arab, dan beberapa
bahasa lain. Bagi keperluan instalasi pula memerlukan kepakaran dalam dalam Linux server, Apache, MySQL, Perl, Root di dalam pelayan dan memerlukan pemahaman dalam command line. KOHA juga mempunyai keupayaan sama seperti mana-mana sistem perpustakaan lain seperti rekod bibliografik antarabangsa dan katalog standards MARC21, UNIMARC, Copy cataloguing and Z39.50. Sistem KOHA juga berintegrasi antara modul katalog, OPAC, sirkulasi, patron, perolehan dan lain-lain. Ciri-Ciri KOHA
❖ Mudah digunakan dalam penataan kepada polisi sirkulasi, pengurusan data patron yang baik, navigasi web dan kebenaran akses untuk akaun staf yang lebih meluas.
❖ Hubungan rekod patron utama dan sub utama sangat mudah untuk di buat bagi menentukan akses dan dengan membuat salinan.
❖ Terdapat ciri perkhidmatan bagi mewujudkan kelab-kelab perpustakaan dan komuniti luar seperti kelab buku, kelab membaca yang mudah dilaksanakan.
❖ Terdapat perkhidmatan untuk tempah buku (Holds), termasuk untuk pesan dan aktifkan permohonan berkenaan melalui akaun setiap patron di OPAC, staf juga boleh melihat permohonan berkenaan dan menguruskan setiap permohonan dengan mudah.
❖ Peningkatan pengesanan pada tag 001 dan 035 yang membolehkan rekod lama diperbaharui kepada versi terkini.
❖ Pelaksanaan butang ‘semula’ secara berkelompok kepada proses import dengan sekali klik, berbanding perlu buang satu persatu.
❖ Konfigurasi SIP2 yang meluas dan pelbagai dari pelbagai vendor luar seperti ITG, 3M, EnvisionWare, Talking Tech, Overdrive, TechLogic, dan Librarica. Koha juga boleh digunakan dengan EzProxy sebagai dual autentikasi untuk akses pangkalan data atas talian.
❖ Penggunaan antaramuka OPAC, staf, penataan pengurusan, pinjam pulang dan semua keperluan adalah secara web based.
PERANCANGAN PEMBANGUNAN SISTEM PERPUSTAKAAN
Persediaan awal ke arah pelaksanaan LMS open source bermula dengan kelulusan dari Pengurusan Tertinggi Perpustakaan membenarkan Pustakawan Bahagian Automasi menghadiri Bengkel KOHA yang dianjurkan oleh Perpustakaan Hamzah Sendut, Universiti Sains Malaysia pada 25-26 Ogos 2016. Pegawai BA dengan diketuai oleh Pengurus Teknologi Maklumat, PRZS telah berjaya membuat pemasangan KOHA versi 16.05.02.00 pada server LINUX untuk tujuan kerja-kerja pengujian pada sistem serta perbandingan fungsi yang terdapat pada sistem KOHA dengan sistem sedia ada perpustakaan iaitu Sirsi Dynix Symphony. Dalam memastikan kelancaran setiap fasa dan proses yang terdapat di dalam kitaran pembangunan sistem, kolaborasi Perpustakaan dan CICT melalui Jawatan Kuasa Pemandu (JKP) telah diwujudkan dalam membantu dan merealisasikan usaha pelaksanaan sistem KOHA di Perpustakaan UTM.
Keperluan mengenalpasti attribute di dalam sistem semasa khususnya Files & Fields bagi setiap modul perlu dilakukan secara terperinci bagi memastikan data mapping, data conversion dan migrasi dari sistem semasa ke sistem KOHA dapat dilakukan dengan lancar. Proses migrasi dilakukan dengan memastikan isu kehilangan rekod yang paling minimum sebelum pelaksanaan sistem KOHA. Perancangan serta pengujian rekod semasa data mapping dan conversion yang teliti perlu dilakukan. Di peringkat awal pelaksanaan, bimbingan dan sokongan dari vendor luar yang berkepakaran di dalam sistem KOHA amat diperlukan, seiring dengan proses knowledge transfer dari vendor kepada Pustakawan bagi memastikan Perpustakaan mempunyai pentadbir sistem dan kumpulan pelaksana yang mantap dalam sistem KOHA.
Jadual Perancangan Perlaksanaan KOHA PUTM
Perancangan KOHA di PUTM adalah bagi menggantikan terus sistem lama perpustakaan kepada sistem sumber terbuka KOHA yang terkini. Pelaksanaan pembangunan adalah melihat kepada senibina teknikal dan keupayaan sumber server serta kepakaran pustakawan kepada aplikasi KOHA yang terkini. Pemahaman dalam latihan serta pengagihan mengikut modul ditekan kepada pustakawan yang terlibat. Ini meliputi proses kerja setiap modul seperti katalog, perolehan, sirkulasi, serial, OPAC, pengurusan pentadbir KOHA dan pelbagai lagi. Carta gantt mudah pelaksanaan KOHA mengikut kitaran pembangunan sistem telah dirangka sebagaimana rajah di bawah. Kick off meeting bersama bahagian teknikal pengurusan IT universiti telah di buat pada awal tahun bagi memastikan perancangan mendapat sokongan dan makluman dari mereka. Proses pembersihan data dan penetapan polisi kepada jenis item, status bahan, denda sirkulasi, jenis patron, tahap atribut, authorities, medan dan table serta lain-lain keperluan perlu diperhalusi. Pada masa yang sama, pembersihan data dan ketekalan rekod data di LMS perlu dilihat dan dikemaskini bagi tujuan migrasi data rekod.
Penggunaan pembangunan sistem secara metodologi agile telah digunakan sebagaimana rajah di bawah. Pemilihan setiap staf personel dalam bidang keperpustakawanan di semak dan diperhalusi. Ianya bukan sahaja untuk pelan jangka pendek tetapi keperluan kepakaran untuk jangka panjang. Keperluan teknikal sekali lagi diperincikan melalui jadual lengkap yang dimajukan kepada pihak pengurusan atasan. Perancangan teliti ini termasuk analisa risiko, kos diperlukan, keupayaan teknikal, tindakan harian, perubahan segera dan pelbagai lagi. Pemahaman kepada metodologi agile ini diperlukan dengan latihan dan praktikal kepada pembangunan sistem yang berskala kecil terlebih dahulu berjaya dilaksanakan.
Rekabentuk dan Implementasi sistem
Sistem KOHA telah dibangunkan mengikut kepada spesifikasi keselamatan rangkaian yang tinggi. Rajah di bawah menjelaskan bagaimana senibina rangkaian KOHA PUTM telah dibina bagi mengelakkan ketidakcekapan dan jatuhan masa pangkalan data dan capaian akses carian dari berlaku. Senibina ini juga adalah bagi memastikan salinan data sandar di pangkalan data sentiasa terkini dan dikemaskini. Capaian akses kepada data juga sentiasa boleh diharapkan dan dipertingkatkan tanpa ada selang masa yang lama. Data yang diperolehi juga konsisten dengan perubahan yang dibuat di stesen aplikasi proses kerja. Keupayaan data juga sentiasa dapat di dipertingkatkan dengan proses replika data sandar yang berjalan setiap 12 jam sehari.
Migrasi Data
PUTM mempunyai lebih kurang 500 ribu tajuk bahan dan hampir sejuta rekod bibliografik dengan pelbagai jenis item dan format. Data bibliografik semua bahan di simpan dalam pangkalan data sistem LMS iaitu Symphony. Bahan ini dapat dikeluarkan melalui aplikasi workflow dimana semua
pengurusan modul perpustakaan boleh dikemaskini dan dikases secara client base. Proses migrasi data daripada sistem Symphony kepada sistem KOHA melibatkan beberapa kaedah sebagaimana berikut:-
1. Memeriksa setiap pangkalan data dan medan bagi perisian KOHA 2. Mengenalpasti koleksi data di dalam perisian sistem Symphony 3. Menyusun dan mengenalpasti semua data di dalam Textpad editor 4. Membuat pembetulan kepada data yang bermasalah
5. Menyelaras setiap medan dan sub medan di excel mengikut keperluan sistem KOHA 6. Memindahkan data ke MARC editor
7. Menukar data textpad kepada .MRC format dan kepada .MRK format 9. Eksport data .MRK kepada perisian koha
10. Melihat ketekalan dan konsisten data Infrastruktur Teknologi Maklumat
Bagi melaksanakan sistem KOHA di PUTM, persediaan infrastruktu perkakasan dan perisian bagi menyokong pembangunan ini adalah seperti berikut:
Perkakasan
• Intel I3 Processor, RAM 4GB, Hard Disk 1 TB • HP LaserJet Printer and Scanner
Perisian Sumber Terbuka
• Operating System : Apache/2.4.38 (Debian) • Library Software : Koha 19.11.02.000 • Data Export Software - MARC Editor
• Email Software : Postfix Application Software • Database Application Software – MySQL • Programming Language- Perl for Koha • Web-Enable Software : Tomcat Konfigurasi Sistem
Penambahan lain adalah penetapan komputer dan aplikasi tambahan seperti: • Networking and IP setting
• Firewall Setting • Mail Configuration IMPLEMENTASI
1. Pembangunan sistem baru memerlukan penglibatan semua pengguna yang berbilang peringkat, modul, aktiviti, penggunaan proses kerja dan rutin mereka. Ini memerlukan seorang ketua projek untuk memahami setiap kesinambungan pemetaan proses kerja antara modul perpustakaan yang berlaku dan integrasi anatara modul yang perlu untuk diubah atau ditukar kepada proses yang lebih sesuai dengan KOHA. Ini merupakan cabaran besar kerana tak semua staf atau pengguna yang boleh menerima perubahan dengan mudah. Menterjemahkan sistem terbuka yang baru berbanding dengan sistem sebelumnya yang ditempah khas dan bagaimana sistem ini disokong kepakaran sendiri oleh pustakawan. Pentadbir sistem perlu benar-benar mahir dan berhubung dengan komuniti pembangunan lain bagi menimba ilmu dan menyelesaikan masalah. Pelan pelaksanaan awal pentadbir yang bertanggungjawab bagi setiap modul perlu dirancang bagi meningkatkan kecekapan perkhidmatan bantuan terutamanya permasalahan teknikal.
