INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN

(1)

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB

Hal 1 dari 13

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU

PERMOHONAN LEGALISIR DAN TRANSLASI

IJAZAH DAN TRANSKRIP AKHIR

NO. POB/DAP/14

URAIAN

Nama Jabatan

Tanda Tangan

Tanggal

Disusun oleh

Subdit. EP

01 Juli 2011

Diperiksa oleh

Kasubdit. EP

01 Juli 2011

Disahkan oleh

Direktur AP

01 Juli 2011

Status Dokumen

(2)

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB

Hal 2 dari 13

FRM/DAP/15-00

01 Juli 2011

SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN

(3)

Hal 3 dari 13

1. Tujuan

(1). Memberikan panduan dalam legalisir dan translasi Ijazah dan

Transkrip;

(2). Menjelaskan persyaratan yang diperlukan dalam legalisir dan translasi

Ijazah dan Transkrip;

(3). Terselenggaranya proses legalisir dan penerbitan translasi Ijazah dan

Transkrip sesuai waktu yang direncanakan.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini meliputi :



Persyaratan dan proses legalisir Ijazah dan Transkrip



Penerbitan translasi Ijazah dan Transkrip bagi lulusan IPB yang lulus

sebelum tahun akademik 2009/2010.

3. Pengertian/Definisi

(1). Legalisir Ijazah dan Transkrip Akhir adalah Pengesahan bahwa

duplikat Ijazah dan Transkrip akhir sesuai dengan Ijazah dan Transkrip

akhir asli.

(2). Translasi Ijazah dan Transkrip adalah terjemahan ijazah dan transkrip

akhir dalam Bahasa Inggris.

(3). SK

: Surat Keputusan

(4). DAP

: Direktorat Administrasi Pendidikan

(5). EP

: Evaluasi Pendidikan

4. Referensi

SK Rektor Nomor 12/I3/PP/2008 tentang Penerbitan Ijazah dan Transkrip

Mahasiswa Program Sarjana (S1) IPB

(4)

Hal 4 dari 13

5. Ketentuan Umum

(1). Mahasiswa wajib memperlihatkan Ijazah dan Transkrip Asli pada saat

mengajukan permohonan legalisir dan translasi.

(2). Mahasiswa mengisi Formulir Legalisir dengan mencantumkan jumlah

dokumen legalisir yang dibutuhkan.

6. Rincian Prosedur

6.1. Flowchart Kegiatan

(5)

Hal 5 dari 13

PROSEDUR PEMBUATAN LEGALISIR TRANSKIP DAN IJAZAH

Staf EP KASUBDIT. EP DIREKTUR AP MAHASISWA

Mulai

Staf EP memproses legalisir ijazah dan transkip*distempel

Kasubdit. Memberi paraf pada legalisir Ijazah dan Transkip

Direktur AP menanda tangani legalisir Ijazah dan

Transkip

Staf EP menerima legalisir Ijazah dan Transkip dan mendistribusikannya

kepada mahasiswa

Selesai Staf EP menerima permintaan legalisir ijazah

dan transkip

Memeriksa keaslian IJ dan

TA Tolak penerimaan

pengajuan legalisir ijazah tidak

ya Mahasiswa mengajukan

permohonan di loket dengan melengkapi persyaratan

Staf EP memberi stempel Ijazah dan Transkip

Mahasiswa menerima legalisir Ijazah dan Transkip

1 2 3 4 5 6 7

(6)

Hal 6 dari 13

6.2. Penjelasan.

Kegiatan 1.

Staf EP menerima Form Pelayanan Mahasiswa (FRM/DAP/30-00) untuk

permohonan legalisir dan translasi ijazah dan transkrip.

Untuk Translasi ijazah dan transkrip pemohon juga mengisi Form

Permohonan Pembuatan Ijazah dan Transkrip dalam Bahasa Inggris

(FRM/DAP/31-00)

Kegiatan 2.

Untuk legalisir ijazah dan transkrip:

Staf EP memeriksa Ijazah asli dan Transkrip Akhir sesuai dengan Instruksi

Kerja Pemeriksaan Keaslian Ijazah / Transkrip untuk Legalisir/ Salinan

/Translasi (ISK/DAP/15).

Apabila terdapat ketidaksesuaian dengan Ijazah/Transkrip Asli, maka staf EP

tidak memprosesnya, sedangkan bila tidak terdapat kesalahan staf EP akan

memproses lebih lanjut.

Staf EP menerima biaya administrasi legalisir ijazah dan transkrip akhir

sesuai dengan ketetapan SK. Rektor yang berlaku.

Untuk translasi ijazah :

Staf EP memeriksa ijazah asli dan transkrip akhir atau copy dokumen ijazah

dan transkrip akhir yang telah dilegalisir sebagai acuan untuk proses

translasi.

(7)

Hal 7 dari 13

Kegiatan 3.

Untuk legalisir ijazah dan transkrip:

Staf EP memproses legalisir Ijazah dan Transkrip dengan memberi stempel

Untuk translasi ijazah :

Staf EP membuat draft ijazah dan transkrip dalam Bahasa Inggris.

Kegiatan 4.

Untuk legalisir ijazah dan transkrip:

Staf EP menyerahkan copy dokumen legalisir kepada Direktur AP untuk

ditandatangani.

Untuk translasi ijazah :

Staf EP menyerahkan draft translasi ijazah dan transkrip kepada Kasubdit

EP untuk diperiksa.

Apabila hasil translasi belum benar draft dikembalikan kepada staf EP untuk

diperbaiki.

Apabila tidak ada kesalahan maka staf EP mencetak translasi ijazah dan

transkrip pada kertas khusus dan diparaf Kasubdit EP.

Kegiatan 5.

Direktur AP menandatangani legalisir atau translasi Ijazah dan Transkrip

Akhir.

(8)

Hal 8 dari 13

Kegiatan 6.

Staf EP menerima dokumen legalisir atau translasi Ijazah dan Transkrip

Akhir dan menyerahkan kepada pemohon.

Kegiatan 7.

Staf EP merekap dokumen legalisir dalam form rekapitulasi pembuatan

legalisir ijazah dan transkrip (FRM/DAP/33-00).

7. Daftar Dokumen Pendukung

(1). Form Pelayanan Mahasiswa

(FRM/DAP/30-00)

(2). Form Permohonan Pembuatan Ijazah danTranskrip dalam Bahasa

Inggris (FRM/DAP/31-00)

(3). Form Rekapitulasi Legalisir Ijazah dan Transkrip (FRM/DAP/32-00).

(4). Instruksi Kerja Pemeriksaan Keaslian Ijazah/Transkrip untuk Legalisir

dan Translasi (ISK/DAP/15)

(9)

(10)

Hal 10 dari 13

FRM/DAP/31-00

01 Juli 2011

KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN TELP.0251-8622639

PERMOHONAN PEMBUATAN IJAZAH DAN TRANSKRIP DALAM BAHASA INGGRIS

NAMA : ... NIM : ... TEMPAT/TGL.LAHIR : ... No. IJAZAH : ... FAKULTAS : ... DEPT : ... ALAMAT : ... SELESAI TGL : ... : ... Telp. : ...

PERSYARATAN YANG HARUS DILENGKAPI :

1. Foto copy Ijazah dan Transkrip yang sudah dilegalisir oleh fakultas 2. Terjemahan judul Skripsi Dalam Bahasa Inggris, harus diketahui oleh

Dosen Pembimbing atau Ketua Departemen

3. Pas Foto ukuran 3x4 sebanyak 2 buah

4. Biaya Administrasi sebesar Rp. 25.000,-

Bogor,

Pemohon,

(11)

Hal 11 dari 13

FRM/DAP/31-00

01 Juli 2011

KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN TELP.0251-8622639

NAMA : ... NIM : ... TEMPAT/TGL.LAHIR : ... No. IJAZAH : ... FAKULTAS : ... DEPT : ... ALAMAT : ... SELESAI TGL : ... : ... Telp. : ... Hp. : ...

JUDUL SKRIPSI DALAM BAHASA INDONESIA :

...

JUDUL SKRIPSI DALAM BAHASA INDONESIA :

...

Mengetahui Mengetahui

Direktur Administrasi Pendidikan IPB, Dosen Pembimbing /

Ketua Departemen,

Dr. Ir. Drajat Martianto, M. Si.

NIP. 19640324.198903 1 004

(12)

Hal 12 dari 13

FRM/DAP/31-00

01 Juli 2011

KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL

Untuk Dit AP

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN

TELP.0251-8622639

TANDA BUKTI PEBAYARAN PEMBUATAN SALINAN IJAZAH/TRANSKRIP

DALAM BAHASA INGGRIS

Telah terima dari : Direktorat Administrasi Pendidikan IPB

Jumlah uang : Rp. 25.000,- (Dua Puluh Lima Ribu Rupiah)

Untuk

Pembayaran : Pembuatan salinan Ijazah/Transkrip dalam Bahasa Iggris Atas Nama : ... NIM : ... Fakultas : ... Dept : ... Selesai Tanggal : ... Lunas/Belum Lunas (Coret Salah Satu)

Bogor, Yang menerima ...

(13)

Hal 13 dari 13

FRM/DAP/31-00

01 Juli 2011

KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL

Untuk Mahasiswa

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN

TELP.0251-8622639

TANDA BUKTI PEBAYARAN PEMBUATAN SALINAN IJAZAH/TRANSKRIP

DALAM BAHASA INGGRIS

Telah terima dari : Direktorat Administrasi Pendidikan IPB

Jumlah uang : Rp. 25.000,- (Dua Puluh Lima Ribu Rupiah)

Untuk

Pembayaran : Pembuatan salinan Ijazah/Transkrip dalam Bahasa Iggris Atas Nama : ... NIM : ... Fakultas : ... Dept : ... Selesai Tanggal : ... Lunas/Belum Lunas (Coret Salah Satu)

Bogor, Yang menerima ...