INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN

(1)

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB

Hal 1 dari 11

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU

PENILAIAN SEMESTER

NO. POB/DAP/11

URAIAN Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal

Disusun oleh Subdit. EP 01 Juli 2011

Diperiksa oleh Kasubdit. EP 01 Juli 2011

Disahkan oleh Direktur AP 01 Juli 2011

Status Dokumen

No. Distribusi

(2)

Hal 2 dari 11 FRM/DAP/15-00

01 Juli 2011

SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN

Tanggal Catatan Perubahan Alasan Perubahan

(3)

Hal 3 dari 11 1. Tujuan

(1). Memberikan panduan dalam pelaksanaan penilaian semester program S1 IPB;

(2). Terselenggaranya proses penyelenggaran penilaian keberhasilan studi semester mahasiswa program S1 IPB sesuai waktu yang direncanakan (3). Memberikan panduan penyusunan Daftar Mahasiswa Berdasarkan

Klasifikasi Status Kelanjutan Studi sebagai early warning system akademik.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini meliputi proses monitoring input nilai matakuliah dari departemen, proses penerbitan Transkip Semesteran mahasiswa Program S1 IPB dan Rekapitulasi Prestasi Mahasiswa (Nilai dan Status Studi Mahasiswa)

3. Pengertian/Definisi

(1). Penilaian keberhasilan studi semester yang tercantum dalam dokumen transkrip semester berisi nilai yang diperoleh mahasiswa untuk setiap matakuliah yang diambil pada semester tertentu dengan menggunakan rumus :





  n

i n

i

ki ki Ni IP

1 1

.

Keterangan :

IP = Indeks Prestasi, Ni = Nilai matakuliah i

n = Jumlah matakuliah, ki = Bobot sks matakuliah i

(2). Daftar Status Studi Mahasiswa adalah daftar mahasiswa yang telah diklasifikasikan berdasarkan status kelanjutan studi.

(3). DAP: Direktorat Administrasi Pendidikan

(4)

Hal 4 dari 11 (4). EP: Evaluasi Pendidikan

(5). RSPP: Registrasi Statistik dan Perencanaan Pendidikan.

4. Referensi

Buku panduan program sarjana IPB

5. Ketentuan Umum 5.1. Teknis Penilaian

(1). Nilai prestasi setiap matakuliah dalam transkip merupakan hasil kumulatif dari komponen tugas terstruktur, praktikum (bagi matakuliah dengan praktikum), Ujian Tengah Semester (UTS), Ujian Akhir Semester (UAS), dan ujian lainnya

(2). Nilai ujian setiap matakuliah dinyatakan dalam nilai (angka) mutlak dari 0 sampai 100.

(3). Hasil penilaian akhir suatu matakuliah dinyatakan dengan Huruf Mutu (HM) dan Angka Mutu (AM) sebagai berikut: A=4, B=3, C=2, D=1, dan E=0.

(4). Borang daftar nilai dibuat oleh Direktorat Administrasi Pendidikan dan diisi oleh dosen penanggungjawab matakuliah serta diserahkan ke departemen dalam bentuk cetakan 4 (empat) rangkap beserta file elektronik. Departemen mengunggah nilai melalui SIMAK selambat- lambatnya 2 (dua) minggu setelah periode UAS berakhir, mengirim borang nilai ke Direktorat Administrasi Pendidikan dan fakultas serta mengumumkan nilai di papan pengumuman untuk diketahui mahasiswa yang mengambil matakuliah.

(5). Bila seseorang mahasiswa belum melengkapi tugas salah satu komponen nilai suatu matakuliah dengan alasan yang sah, maka nilai matakuliah mahasiswa yang bersangkutan dinyatakan Belum Lengkap (BL). Mahasiswa yang bersangkutan diberi kesempatan melengkapi komponen tersebut selambat-lambatnya 3 (tiga) hari setelah nilai

(5)

Hal 5 dari 11 diumumkan dengan persetujuan dosen matakuliah yang bersangkutan.

Bila kesempatan ini tidak digunakan maka nilai BL diganti dengan suatu nilai oleh dosen yang bersangkutan. Jika sampai batas waktu tersebut tidak ada penyelesaian terhadap status BL, maka nilai matakuliah ditetapkan oleh pimpinan fakultas/TPB dengan memperhatikan pertimbangan Koordinator Matakuliah/Ketua Departemen pengampu matakuliah.

(6). Bila seseorang mahasiswa mundur secara tidak sah dari suatu matakuliah, maka matakuliah tersebut diberi nilai E dan diperhitungkan dalam menentukan IP pada akhir semester tersebut.

(7). Nilai-nilai yang didapat seluruhnya dicantumkan dalam transkrip semesteran mahasiswa yang bersangkutan. Untuk nilai yang diperoleh dengan kulah ulang akan diberi keterangan khusus (tanda *) pada transkrip kumulaitf.

(8). Pada perhitungan IPK, jika ada perkuliahan ulang, maka nilai akhir yang diperhitungkan adalah nilai yang terbaik setelah perkuliahan ulang.

5.2. Penilaian Akhir Tahun Akademik

(1). Penilaian akhir tahun pertama dilaksanakan oleh Direktorat Program TPB, penilaian status studi mahasiswa selanjutnya akan dilakukan sepenuhnya oleh fakultas masing-masing. Proses penilaian keberhasilan mahasiswa dapa dilihat pada Tabel 1.

Tabel 1. Proses Keberhasilan Mahasiswa

Masa Penilaian IPK, IP Status Kelanjutan Studi

Akhir Tahun Pertama

(1) IPK ≥ 1,51 (1) Tanpa Syarat

(2) IPK ≤ 1,50 (2) Dikeluarkan (DO)

Semester-semester berikutnya Dalam Status

Tanpa Syarat

(2) IP < 2,00 dan 1,50 < IPK (2) Peringatan (P)

(3) IPK ≤ 1,50 (3) Dikeluarkan (DO)

(6)

Hal 6 dari 11

Masa Penilaian IPK, IP Status Kelanjutan Studi

Dalam Status P

(2) IP ≥ 2,00 dan 1,50 < IPK < 2,00 (2) Tetap dalam Status Peringatan (P) (3) IP < 2,00 dan 1,50 < IPK < 2,00 (3) Peringatan Keras (PK)

(4) IPK ≤1,5 (4) Dikeluarkan (DO)

Dalam Status PK

(2) IP ≥ 2,00 dan 1,50 < IPK < 2,00 (2) Tetap dalam Status Peringatan (P) (3) IP < 2,00 dan 1,50 < IPK < 2,00 (3) Peringatan Keras (PK)

(4) IPK ≤1,5 (4) Dikeluarkan (DO)

(2). Selain evaluasi berdasarkan IP, diperhatikan juga perolehan sks minimum pada periode evaluasi dengan ketentuan seperti pada Tabel 2.

(3). Tabel 2. Perolehan satuan kredit (sks) minimum berdasarkan lama studi dengan IPK ≥ 2,00

Lama Studi (Semester)

Perolehan sks Minimum dengan

IPK ≥ 2,00

Keterangan

4 6 8 10 12

48 72 96 120 144

Jika perolehan sks menunjukkan kurang dari batas minimum, maka mahasiswa yang bersangkutan

dikeluarkan dari IPB

(4). Mahasiswa yang berhak mendapat dokumen Daftar Prestasi Akademik Mahasiswa (Transkip Semesteran) adalah mahasiswa yang berstatus aktif.

(5). Matakuliah yang tercantum dalam transkip semesteran adalah matakuliah yang terdaftar secara sah melalui KRS online pada semester tersebut.

(6). Departemen mengupload nilai pada SIMAK paling lambat 2 (dua) minggu setelah ujian berlangsung.

(7). Distribusi transkip semester dilakukan 3 (tiga) hari setelah batas akhir pengumpulan nilai ujian melalui upload kepada SIMAK.

(7)

Hal 7 dari 11 6. Rincian Prosedur

6.1. Flowchart Kegiatan

EVALUASI KEMAJUAN STUDI

MAHASISWA

MAHASISWA KASUBDIT. EPKASUBDIT. EP

1 Staf EP

Staf EP DIREKTUR AP.DIREKTUR AP.

DEPARTEMEN DEPARTEMEN

Mulai

Staf EP memverifikasi kelengkapan data

Data SIMAK

Staf EP meminta Departemen untuk melengkapi

data

EP mendistribusikan transkip semesteran dan daftar prestasi mahasiswa berdasarkan status

studi

Staf EP melakukan koordinasi dan memonitor departemen untuk mengupload nilai ujian

Staf EP membuat dan mendistribusikan surat pengantar jadwal UAS kepada

departemen

DAP menerima upload data dari departemen

melalui SIMAK

Staf EP mencetak transkip semesteran dan daftar prestasi mahasiswa berdasarkan status

studi.

ya

Transkip (semesteran)

Daftar Mhasiswa Berdasarkan Kemajuan Studi

Daftar prestasi mahasiswa berdasarkan status studi

1 2

4

5

6

Transkip semesteran

Selesai Departemen mengupload

nilai matakuliah ke SIMAK

3 Jadwal UAS Surat pengantar

Rekapitulasi nilai masuk Departemen

tidak

Tanda Terima Berkas

7

8

(8)

Hal 8 dari 11 6.2. Penjelasan.

Kegiatan 1.

DAP membuat surat pemberitahuan kepada setiap departemen untuk memasukkan nilai matakuliah yang diambil mahasiswa pada semester tersebut bersamaan dengan pengiriman jadwal UAS

Kegiatan 2.

Departemen mengupload nilai matakuliah ke SIMAK

Kegiatan 3.

Staf EP melakukan koordinasi, monitoring serta merekap nilai matakuliah yang masuk dari Departemen sesuai dengan Instruksi Kerja Monitoring Kelengkapan Nilai Dari departemen (ISK/DAP/06-00) dan dituliskan dalam Rekapitulasi Nilai Masuk dari Departemen (FRM/DAP/21-00).

Kegiatan 3.

Staf EP memverifikasi kelengkapan nilai matakuliah yang telah diupload.

Apabila terdapat matakuliah yang belum lengkap nilainya, maka staf EP akan meminta departemen untuk segera melengkapi data.

Apabila data telah lengkap, staf EP akan mencetak dokumen transkip semesteran dan daftar prestasi mahasiswa berdasarkan status studi.

Kegiatan 4.

Staf EP mencetak transkip semesteran dan daftar prestasi mahasiswa berdasarkan status studi sesuai dengan Instruksi Kerja pencetakan transkip

(9)

Hal 9 dari 11 semesteran (ISK/DAP/07-00) dan Instruksi Kerja Daftar Prestasi Mahasiswa Berdasarkan Status Studi (ISK/DAP/08-00).

Kegiatan 5.

Staf EP mendistribusikan kepada Departemen:

 Transkip semesteran untuk disampaikan kepada mahasiswa

 Daftar prestasi mahasiswa berdasarkan status studi sebagai bagian dari early warning system akademik.

7. Daftar Dokumen Pendukung

(1). Form.Rekapitulasi Nilai Masuk dari departemen dan fakultas (FRM/DAP/21-00)

(2). Instruksi Kerja Monitoring Kelengkapan Nilai dari Departemen (ISK/DAP/06).

(3). Instruksi Kerja Pencetakan transkip semesteran (ISK/DAP/07-00)

(4). Instruksi Kerja Pencetakan Daftar Prestasi Mahasiswa Berdasarkan Status Studi (ISK/DAP/08-00).

8. Lampiran Formulir/Format

(10)

Hal 10 dari 11

FRM/DAP/21-00 01 Juli 2011

REKAP NILAI MASUK MATAKULIAH SEMESTER GENAP

TAHUN AKADEMIK 2010/2011

Fak. :

MAYOR : UPDATE : TGL. 05-02-2011

No. Kode

MK Nama MK Jumlah

Mahasiswa Nilai Masuk Tgl Masuk

Nilai Persentase

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

^Jumlah

PERSENTASE MATAKULIAH YANG SUDAH MASUK

(11)

Hal 11 dari 11 REKAP NILAI MASUK Tgl; 05-02-2011 Update Jam : 14.00

No Fakultas Juml Mk. Juml. Masuk Persentase

1 Pertanian

2 Kedokteran Hewan

3 Perikanan & IKL

4 Peternakan

5 Kehutanan

6 Teknologi Pertanian

7 Matematika & IPA

8 Ekonomi & Manajemen

9 Ekologi Manusia

J U M L A H

REKAP per DEPARTEMEN

Fakultas Update : ... Jam : ...

No Departemen Juml Mk. Juml. Masuk Persentase

1

2

3

4

^JUMLAH