17
DESKRIPSI UMUM FLEET MANAGEMENT SYSTEM
3.1 Latar Belakang IT Directorate 3.1.1 Profil IT Directorate
Salah satu kekuatan Universitas Binus dalam menciptakan dan mengoperasikan kegiatan – kegiatan akademik serta servis untuk pemegang saham grup Bina Nusantara adalah implementasi IT pada setiap aspek akademik dan proses pendukung akademik.
3.1.2 Sejarah IT Directorate
Pada Agustus 2005, yayasan Bina Nusantara memutuskan untuk meningkatkan status teknologi informasinya dari departmental menjadi
directorate yang langsung melaporkan kepada yayasan Bina Nusantara. IT Directorate bertanggungjawab tidak hanya untuk mendukung Universitas Binus
tapi juga semua unit bisnis dalam grup Binus. 3.1.3 Susunan Organisasi IT Directorate
Sekarang ini IT Directorate dipimpin oleh seorang General Manager dibidang IT yaitu Eddy Santosa Jaya, S.Kom., MM. IT Directorate terbagi atas 4 fungsi utama :
A. IS University Development B. IS School Development C. Technology Development D. IT Operation
3.2 Latar Belakang External Project Team 3.2.1 Profil External Project Team
External Project Team atau dikenal juga dengan singkatan ExPert adalah
tim yang dibentuk untuk mengerjakan proyek – proyek IT Directorate yang didapatkan dari luar lingkungan Bina Nusantara yang berisikan gabungan dari
staff IT Directorate, mahasiswa internship danAssociate Member yaitu
mahasiswa dan mahasiswi Binus yang menjadi bagian dari IT Directorate. 3.2.2 Struktur OrganisasiExternalProjectTeam
Gambar 3.1 Struktur Organisasi External Project Team
3.3 Latar Belakang PT. PatriaMaritimLines 3.3.1 Profil PT. PatriaMaritimLines
PT. PatriaMaritimLinesadalah perusahaan yang bergerak di bidang pengangkutan batu bara melalui perairan atau coal barging dan perpindahan
Project Coordinator Arif Maulana Nurbani
Assistant System Analyst & Programmer
Irfan Haryanto
System Analyst Liem William Salim
Programmer & Quality Control
Albertus Raditya
Assistant System Analyst & Programmer Gito Lukman Programmer Ahmad Maulana Irfanuddin Programmer Gunadi Programmer Fransisca Adelia Programmer Jacky
kapal atau transhipment untuk mengantisipasi kebutuhan energi alternatif di lingkup domestik maupun internasional.
3.3.2 Sejarah PT. PatriaMaritimLines
PT. United Tractors Tbk melalui anak usahanya, PT. United Tractors Pandu Engineering mulai mengoperasikan PT. Patria Maritime Lines sejak Senin 27 Juli 2009.PT. PatriaMaritimLinespada tahap awal operasinya mengelola delapan set tug boat dan barge.
Beberapa bulan kemudian, perusahaan itu membeli satu set tug boat (Patria 1) dan barge (Auriga) berukuran 300 kaki dengan kapasitas angkut
8.000 ton batu bara.
Jumlah kapal itu meningkat menjadi 16 set pada 2010 dan 19 set pada 2011. Potensi total muatan diperkirakan mencapai 7 juta ton batu bara.
3.3.3 Susunan OrganisasiPT. PatriaMaritimLines
PT. PatriaMaritimLinesmemiliki susunan organisasi yang terdiri dari : A. Direktur
B. GeneralManager C. Manajer marketing
D. Manajer crewing / supervisor E. Manajer production
F. Manajer maintenance G. Manajer operation H. Manajer finance I. Manajer procurement
3.3.4 Struktur OrganisasiPT. PatriaMaritimLines
Gambar di bawah ini merupakan bagan struktur organisasi yang ada pada PT. PatriaMaritimLines.
Gambar3.2Struktur Organisasi PT. PatriaMaritimLines
3.4 Ruang Lingkup
Dalam tahap perancangan sampai implementasi aplikasi ini dibuat dengan akses general pada tiap departemennya sehingga belum dibagi atas hak akses tertentu dikarenakan perancangan untuk hak akses merupakan modul tersendiri yang bukan cakupan dari skripsi ini. Batasan pembuatan aplikasi yang tercakup dalam skripsi ini terdiri dari :
a. Sistem pelayaran
• Pembuatan Quotation
• Pembuatan ShippingOrder untuk penjadwalan kapal • Pembuatan VoyageOrder
• Pengumpulan dokumen wajib untuk berlayar
Direktur Hilman Risan Manajer Operation Rendy dan Avison Manajer Crewing
Oliv & Asep
Manajer Marketing Denny & Surya Manajer Procurement Joko Manajer Production Ratna Manajer Maintenance Wahyu & Dika Manajer Finance Jessie
• Pencatatan laporan pelayaran seperti Timesheet, Worksheet dan ActivityReport • Verifikasi dokumen setelah pelayaran
b. Sistem notifikasi
• Pembuatan sistem notifikasi secara general untuk setiap departemen di PT. Patria Maritim Lines
c. Sistem pemeliharaan kapal
• Pembuatan VisitPlan untuk penjadwalan rutin inspeksi kapal secara berkala • Pembuatan SchedularPlan untuk penjadwalan rutin inspeksi setiap peralatan dan suku cadang yang ada di kapal secara berkala
• Pembuatan Template yang menjadi pilihan kategori dalam melakukan inspeksi kapal (Vessel Inspection)
• Melakukan penilaian untuk kapal dengan menggunakan template yang dibuat dari Vessel Inspection (Visit Inspection)
d. Sistem penerimaan gudang
• Pembuatan GoodsIssue untuk laporan pengeluaran barang di gudang
3.5 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
Dari survei dan wawancara dapat disimpulkan prosedur sistem yang sedang berjalan padaPT. PatriaMaritimLinessebagai berikut.
3.5.1 Prosedur Sistem yang Sedang Berjalan
a. Ordermanagement
Proses ini dimulai dari pelanggan yang ingin melakukan penggunaan jasa PT. PatriaMaritimLinesmelakukan requestorder yang diterima oleh
DepartemenMarketing. Kemudian DepartemenMarketing melakukan pencatatan requestorder yang telah diterima lalu mempersiapkan beberapa rekomendasi kapal disertai estimasi ukuran dan biaya per metric tonnya kepada pelanggan. Pelanggan akan menentukan apakah rekomendasi yang diberikan layak atau tidak, apabila disetujui maka Departemen
Marketingakan mulai melakukan pengecekan ketersediaan kapal kepada
DepartemenProduction sesuai dengan requestorder dari pelanggan.
DepartemenProduction akan memberikan tanggapan mengenai request
order tersebut kepada Departemen Marketingdengan memberitahukan
ketersediaan kapalatau memberikan rekomendasi kapal lain apabila kapal yang diinginkan sedang digunakan. Apabila tersedia, DepartemenMarketing akan menghubungi pelanggan dan memberitahukan status requestorder. Pelanggan akan melihat status dan rekomendasi yang diberikan oleh Departemen Marketing, apabila pelanggan setuju maka pelanggan akan memberikan shippinginstruction kepada DepartemenMarketing agar Voyage
Order dapat dibuat namun apabila pelanggan tidak setuju, makaVoyageOrder
akan dibatalkan dan akan mengulang siklus request order.
Setelah menerima shipping instruction dari pelanggan, Departemen
Marketing dapat membuat Voyage Order. Voyage Order kemudian akan
diberikan kepada Departemen Production. Dari sini Departemen Production akan menjalankan proses Schedule Management.
Setelah proses Schedule Management selesai dan pelayaran sudah berakhir, maka DepartemenProduction berhak mengeluarkan invoice untuk diberikan kepada pelanggan dan Departemen Finance.
Kemudian Departemen Finance akan menagih jumlah yang harus dibayarkan oleh pelanggan berdasarkan Invoice yang telah dibuat. Proses ini selesai ketika pelanggan melakukan konfirmasi pembayaran kepada Departemen Finance. Diagram aliran proses ini dapat dilihat pada Gambar 3.3.
Gambar 3.3Order Management
b. ScheduleManagement
Pada proses ini DepartemenProduction mulai membuat jadwal keberangkatan kapal dan pengangkutan barang dari titik pengangkutan sampai ke titik pembongkaran batu bara.Penjadwalan ini akan terus dilakukan sampai menemukan tanggal yang tepat untuk melakukan pelayaran. Setelah jadwal sudah ditentukan maka Departemen
Productionakan mengeluarkan surat jalan agar kru kapal dapat mulai
melakukan pelayaran.Setelah itu tug boat dan barge yang sudah dijadwalkan akan dipasangkan dan mulai berlayar menuju titik pengangkutan atau pembongkaran. Titik pengangkutan dan pembongkaran bisa merupakan sebuah Jetty atau sebuah MotherVessel. Setelah pelayaran selesai maka akan dicek dokumen kelengkapan kapal seperti DraughtSurvey, BillofLading,
ShippingInstruction dan Timesheet. Proses ini dapat terlihat pada Gambar 3.4
di bawah ini.
Gambar 3.4 Schedule Management
c. CrewManagement
Departemen Operation akan memantau periode kerja dan lisensi-lisensi dari kru kapal. Apabila ada kru yang masa periode atau lisensinya yang akan habis, maka Departemen Operation akan memberitahukanSupervisor /
Manajer Crewing. Kemudian supervisor/ Manajer Crewing akan memberitahu kru untuk memperpanjang masa kerja ataupun lisensi tersebut. Lalu kru diharuskan untuk memperbaharui lisensi dengan melapor kepada Departemen Operation.
Gambar 3.5Crew Management
d. Maintenance Management
DepartemenOperation akan mengecek tanggal batas pemakaian peralatan kapal. Apabila sudah melewati batas maka Departemen Operation akan memberitahukan supervisor / ManajerCrewing. Kemudian supervisor / Manajer Crewing akan menyampaikannya kepada Departemen
Maintenance.Departemen Maintenance akan menentukan jadwal
Operation mengenai informasi perawatan atau perbaikan yang perlu
dilakukan. Proses ini dapat terlihat padaGambar 3.6di bawah ini.
Gambar 3.6Maintenance Management
e. Renting Management
Apabila pada saat proses order management, kapal alternatif tidak dapat ditemukan, DepartemenProduction dapat melakukan membuat formulir penyewaan kapal untuk kemudian diberikan kepada Departemen Procurement. Kemudian Departemen Procurement akan membuat RequestforQuotation dan mengirimnya ke vendor. Vendor akan menerima dan mengirimkan Quotation sebagai tanggapan, lalu Departemen Procurement mempelajari Quotation dan dapat memilih untuk menyetujui atau menolak Quotation tersebut. Apabila disetujui maka Departemen Procurement akan membuat formulir persetujuan penyewaan kapal dan diberikan ke vendor. Apabila vendor menyetujui, maka kedua belah pihak akan menandatangani formulir persetujuan tersebut.
3.5.2 Diagram Alir
3.6 Permasalahan yang Dihadapi
Berdasarkan analisis sistem dan pengumpulan kebutuhan yang sudah dilakukan maka ditemukan beberapa masalah yang dihadapi oleh PT. PatriaMaritimLines.Secara umum terdapat masalah yaitu sistem yang digunakan PT. PatriaMaritimLinesuntuk menjalankan proses bisnisnya masih manual sehingga membutuhkan suatu sistem terkomputerisasi untuk memudahkan proses kerja.
Secara spesifik masalah yang dihadapi oleh PT. PatriaMaritimLinesadalah : a. Order management yang kurang efisien
Sering ditemukan masalah dalam pemesanan kapal karena sistem yang masih mengakibatkan komunikasi antara pelanggan, DepartemenMarketing, dan DepartemenProduction menjadi tidak lancar dan lambat. Sehingga hal tersebut akan mengurangi transaksi-transaksi yang seharusnya bisa dilakukan oleh PT. PatriaMaritimLines. Misalnya dalam hal pemberitahuan mengenai status pesanan kapal dari Departemen Marketing ke pelanggan. DepartemenMarketing harus memberi informasi mengenai kapal-kapal yang tersedia kepada pelanggan secara manual melalui telepon. Proses manual ini akan memakan banyak waktu bagi pelanggan untuk mempertimbangkan kapal yang ingin digunakan dan DepartemenMarketing harus memberitahukan mengenai detil kapal satu persatu kepada pelanggan dan tentu saja hal itu juga akan memberi beban ingatan yang besar baik bagi pelanggan maupun DepartemenMarketing. Hal ini juga dapat menyebabkan
human error di mana salah satu contohnya adalah penyampaian informasi
b. Pengawasan lisensi kru membutuhkan tenaga dan waktu yang kurang efektif dan efisien
Mengingat PT. PatriaMaritimLinesmerupakan perusahaan yang besar, dapat dipastikan jumlah kru yang bekerja memiliki jumlah yang cukup banyak, hal ini membuat Departemen Crewingmengalami kesulitan dalam hal pengecekan data dan lisensi tiap kru yang bekerja. Departemen
Crewingperlu untuk mengecek lisensi-lisensi kru setiap periode waktu
tertentu dengan jumlah kru PT. PatriaMaritimLinesyang berjumlah 300orang, maka untuk melakukan pengecekan saja diperlukan tenaga dan waktu yang besar belum lagi ditambah dengan kemungkinan kesalahan yang disebabkan oleh humanerror.
a. Pencatatan anggaran yang kurang akurat
Dengan sistem yang masih manual, sulit bagi departemen Finance untuk menentukan estimasi biaya sampai beberapa tahun ke depan karena banyak departemen yang ikut terlibat.
d. Kesulitan dalam hal pengontrolan dan penjadwalan maintenance
Untuk menjaga performa yang baik dari setiap kapal yang disewakan oleh PT. PatriaMaritimLinesmaka Departemen Maintenance perlu melakukan pengontrolan mesin-mesin maupun peralatan kapal. Karena sistem
maintenance yang masih manual, jadwal maintenance tiap kapal sering
tertunda. Hal ini disebabkan oleh beberapa faktor seperti lupa akan jadwal
maintenance, kapal masih dalam pelayaran untuk memenuhi pesanan kapal
tertimpakarena kurangnya kesadaran dari DepartemenProduction bahwa pada tanggal tersebut kapal akan dilakukan maintenance.
e. Permasalahan dalam penelusuran histori baik itu histori transaksi, histori mutasi kru, hingga histori maintenance kapal
Pada sistem PT. PatriaMaritimLinesyang belum terkomputerisasi dan sangat mengandalkan kertas, diperlukan pencarian manual secara menyeluruh apabila departemen yang bersangkutan membutuhkan berkas – berkas lama. Sehingga dibutuhkan waktu dan tenaga lebih untuk melakukan pencarian histori yang ada.
3.7 Solusi Pemecahan Masalah
Untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi, maka disusunlah flow untuk menggambarkan solusi yang akan dibuat. Beberapa solusi yang diusulkan adalah :
a. Marketing dan Operational
Dengan membangun sebuah sistem modul yang saling terintegerasi dengan aliran – aliran dokumen yang dimulai dari Quotation, ShippingOrder sampai ke VoyageOrder dan Invoice . List untuk shippingorder yang dapat dilihat oleh kedua department untuk mengurangi penukaran yang terlewat.
Untuk DepartemenMarketing terdapat sistem informasi yang dapat menampilkan, membuat shipping order. Dan untuk Departemen Operation bisa melihat list shipping order yang sudah disetujui dan bisa langsung membuat voyage order, serta dapat melihat jadwal kapal secara menyeluruh dari jadwal penyewaan kapal dan maintenance kapal dalam bentuk kalender. b. Maintenance
Dengan membangun sebuah sistem modul yang berfungsi untuk melakukan penjadwalan maintenance kapal, peralatan dan suku cadang kapal dimana modul tersebut terintegrasi dengan bagian penjadwalan operational. Dapat membuat laporan temuan kapal, inspeksi kapal dan templateuntuk penilaian inspeksi kapal.
c. Procurement
Dengan membangun sebuah sistem modul Goods Issue untukmencatathistoripengeluaran barang yang mampu mengurangi jumlah inventory secara otomatis
d. General
Dengan membuat sistem aplikasi notifikasi untuk setiap halaman awal per departemen, sehingga pengguna bisa mengetahui tentang data baru yang masuk.
Terdapat perubahan pada beberapa titik flow sistem pada proses penyewaan kapal yang membuat sebuah flow berjalan lebih efesien dan mengurangi redudansi kerja, serta pada flow maintenance kapal.
Pada Gambar 3.8menggambarkan flow terbaru untuk order management PT. Patria Maritim Lines, terjadi beberapa perubahan dari flow sebelumnya agar membuat
order management lebih efisien . Flow ini terbagi atas 3 fase. FaseQuotation dimulai
dari pelanggan melakukan requestorder kepada pihak marketing, lalu pihak marketing akan membuat quotation untuk pelanggan [1]. Setelah itu pelanggan akan menerima laporan quotation dari pihak marketing dan melakukan penyetujuan [2], jika ditolak maka akan mengulang kerequestorder, jika diterima maka pelanggan akan membuat
shippingintruction [3] dan memasuki fase create shipping order. Shipping intruction
tersebut diberikan kepada pihak marketing, lalu pihak marketing akan membuat shipping order yang berisikan jadwal kapal yang ingin dipesan oleh pelanggan[5], dan akan mengirimkan laporan tersebut kepada pihak operational untuk persetujuan penyewaan kapal[6]. Jika tidak penyewaan kapal tidak disetujui, pihak operational bisa meminta bagian procurement untuk membeli atau menyewa kapal dengan membuat purchase request, dan untuk persetujuan penyewaan atau pembelian kapal akan berlangsung di pihak procurement[7]. Jika disetujui maka pihak operational akan langsung membuat voyage order dan membuat jadwal pelayaran untuk kapal yang dipesan[8]. Untuk bisa berlayar, kapal harus terlebih dahulu mengumpulkan dokumen keberangkatan[9]. Setelah itu, kapal akan memulai proses penggangkutan dan berlayar, dan pihak operational akan mengganti status kapal menjadi berlayar[10]. Setelah selesai, maka kapten kapal harus membuat laporan selama kapal berlayar[11], dan akan diperiksa oleh pihak marketing jika ditolak maka kapten kapal harus mengisi ulang laporan dan mengumpulkan semua dokumen[12]. Jika satu pelayaran selesai maka pihak marketing akan membuat invoice untuk pelanggan[13].
Gambar 3.9Flow Maintenance PT. Patria Maritim Lines
PadaGambar 3.9 menggambarkan flow untuk maintenance yang terbagi atas 2 jenis, yaitu schedule plan yang merupakan maintenance untuk peralatan dan suku cadang kapal[1], sedangkan visit plan untuk kunjungan rutin ke sebuah kapal[2], yang akan dilanjutkan untuk inspeksi kapal dan pembuatan laporan[3]. Setiap jadwal
maintenance akan langsung masuk ke kalendar pada pihak operation. Dan finding
