280
PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT PADA SISTEM
INFORMASI PERPUSTAKAAN
Enok Tuti Alawiah1, Sefrika2, Ety Nurhayati3
1
AMIK BSI Bogor e-mail: [email protected]
2
AMIK BSI Jakarta e-mail: [email protected]
3
A MIK BSI Jakarta e-mail: [email protected]
Abstrak
Data Unesco menunjukan 0,01 Indonesia tertarik untuk membaca. Artinya hanya 1 dari 10.000 warga yang menunjukan minat terdapat membaca. Hal ini disebabkan kurangnya budaya membaca dan perkembangan teknologi informasi yang lebih menarik. Oleh karena itu diperlukan penerapan managemen pengetahuan (knowledge management)untuk mengelola ilmu pengetahuan menjadi sebuah sistem informasi perpustkaan digital yang lebih menarik bagi pembaca. Penelitian ini dilakukan dengan observasi, wawancara dan kajian literatur. Metode penelitian yang digunakan yaitu model prototype. Penelitian ini diharapkan dapat dikembangkan lebih maksimal agar meningkatkan sumber daya pengetahuan yang berbasis kinerja dengan mengimpelemntasikan manajemen berbasis ilmu pengetahuan.
Keywords: e-library, knowledge management, perpustakaan digital
1. Pendahuluan
Manajemen pengetahuan (knowledge management) ialah suatu rangkaian kegiatan yang digunakan oleh organisasi atau perusahaan untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan, dan mendistribusikan pengetahuan untuk digunakan kembali, diketahui, dan dipelajari di dalam organisasi. Kegiatan ini biasanya terkait dengan objektif organisasi dan ditujukan untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti pengetahuan bersama, peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif, atau tingkat inovasi yang lebih tinggi. Knowledge management merupakan proses menciptakan, memperoleh, memahami, membagi, dan menggunakan knowledge, dimanapun knowledge tersebut berada untuk meningkatkan pembelajaran dan kinerja organisasi. Dengan knowledge management kompetensi inti dan organisasi dapat dipusatkan dan dikembangkan (Choong and Wong, 2010), yang melingkupi aspek proses bisnis inti organisasi dalam meningkatkan keefektifan organisasi (Chen and Hatzakis, 2008).
Konsep manajemen pengetahuan ini meliputi pengelolaan sumber daya manusia (SDM) dan teknologi informasi (TI) dalam tujuannya untuk mencapai organisasi perusahaan yang semakin baik sehingga mampu memenangkan persaingan bisnis. Perkembangan teknologi informasi memang memainkan peranan yang penting dalam konsep manajemen pengetahuan. Hampir semua aktivitas kehidupan manusia akan diwarnai oleh penguasaan teknologi informasi, sehingga jika berbicara mengenai manajemen pengetahuan tidak lepas dari pengelolaan.
Kondisi minat baca bangsa Indonesia memang cukup memprihatinkan. Berdasarkan studi "Most Littered Nation In the World" yang dilakukan oleh Central Connecticut State Univesity, Indonesia dinyatakan menduduki peringkat ke-60 dari 61 negara soal minat membaca. Indonesia persis berada di bawah Thailand (59) dan di atas Bostwana (61). Data Unesco menunjukan bahwa minat baca di Inonesia hanya 0,01 persen. Artinya hanya 1 dari 10.000 orang di Indonesia yang gemar membaca.
Data dari perpustakaan nasional menyebutkan terdapat perpustakaan sekolah dengan jumlah lebih dari 22 ribu, perpustakaan umum 1.506, perpustakaan khusus 1.002, perpustakaan perguruan tinggi 845. Sementara untuk daerah, paling banyak di Jawa Barat dengan 4.780 perpustakaan. Berdasarkan data tersebut seharusnya masyarakat dapat memanfaatkan perpustkaan untuk menimbam ilmu serta menambah wawasan pengetahuan. Salah satu ciri negara yang maju adalah negara dengan generasi penerus bangsa yang memiliki kecerdasan emosional maupun intelektual.
Berikut ini adalah hal-hal yang menyebabkan minat baca di Indonesia tergolong rendah, yaitu:
1. Budaya membaca yang rendah yang jarang diapilkasikan dalam kehidupan sehari-hari seperti membaca buku dongeng sebelum tidur.
2. Sistem pembelajaran di Indonesia yang belum memaksimalkan peran penting dalam membaca sebagai sumber ilmu dan wawasan yang penting.
3. Perkembangan sarana digital seperti televise dan internet yang lebih menarik minat dibandingkan buku.
4. Harga buku tertentu yang masih tergolong mahal
5. Saran dan prasarana perpustakaan yang belum sepenuhnya memadai. Perkembangan Internet dan teknologi informasinya memegang peranan penting dalam meningkatkan kemajuan bangsa dan negara. Data BPS tahun 2013 menunjukan bahwa terdapat 71,19 juta orang atau 28 persen populasi pengguna internet di Indonesia. Data ini akan memiliki kemungkinan naik seiring dengan meningkatnya pertumbuhan perangkat teknologi dan infrastruktur pendukung yang semakin baik. Berdasarkan data APJII dan Puskakom Lebih dari 80% pengguna internet di Indonesia mengakses internet setidaknya sehari sekali. Rata-rata pengguna internet di Indonesia mengakes internet selama 1 jam per hari, yaitu 35,3% dari total seluruh pengguna internet di Indonesia.
Salah satu cara yang dapat mendukung minat baca adalah membuat sebuah sistem informasi perpustakaan yang menganut sistem modern yang terintegrasi.
Perpustakaan diharapkan tidak hanya menampilkan buku dalam susunan rak, namun dapat menampilkan buku dalam bentuk perpustakaan digital yang terintegrasi secara terpusat. Sistem ini akan lebih efektif jika diterapkan pada perpustakaan umum, daerah, sekolah,maupun organisasi lain sehingga nantinya siapapun akan mudah mengakses buku-buku yang ingin dibaca tanpa harus datang ke perpustakaan secara langsung. Tujuan dari Penerapan Knowledge Management Pada Sistem Informasi Perpustakaan adalah sebagai berikut:
1. Untuk melancarkan
pengembangan yang sistematis tentang cara mengumpulkan, menyimpan, dan mengorganisasi informasi dan pengetahuan dalam format digital.
2. Untuk mengembangkan pengiriman informasi yang hemat dan efisien yang terintegrasi. 3. Untuk mendorong upaya kerjasama
yang sangat mempengaruhi investasi pada sumber-sumber penelitian dan jaringan komunikasi. 4. Untuk memperkuat komunikasi dan
kerjasama dalam penelitian, perdagangan, pemerintah, dan lingkungan pendidikan.
5. Untuk menyebarluaskan wawasan dan ilmu pengetahuan dengan berbagi sumber daya dan informasi secara efektif dan efisien.
6. Untuk memperbesar kesempatan belajar dan mempermudah akses data maupun informasi.
2. Metode Penelitian
Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan model prototype. Prototype Model adalah salah satu metode pengembangan perangkat lunak yang banyak digunakan. Dengan Metode Prototyping ini pengembangan dan pelanggan dapat saling berinteraksi selama proses pembuatan sistem.
Pada Prototyping model terkadang klien hanya memberikan beberapa kebutuhan umum software tanpa detile input, proses atau detail output dilain waktu mungkin tim pembangun (developer) tidak yakin terhadap efesiensi dari algoritma yang digunakan, tingkat adaptasi terhadap sistem operasi atau rancangan form user
interface. Ketika situasi seperti ini terjadi model prototyping sangat membantu proses pembangunan software. Proses pada prototyping bisa dijelaskan sebagai berikut.
Berikut adalah gambar model prototype menurut Presmann.
Sumber: Pressman (2012:51) Gambar 1. Model prototype Tahapan pemodelan prototype adalah:
1. Mendengarkan pelanggan
Pada tahap ini dilakukan pengumpulan kebutuhan dari system dengan cara mendengar keluhan dari pelanggan. Untuk membuat suatu system yang sesuai kebutuhan, maka harus diketahui terlebih dahulu bagaimana system yang sedang berjalan untuk kemudian mengetahui masalah yang terjadi. 2. Merancang prototype sistem
Pada tahap ini, dilakukan perancangan dan pembuatan prototype system. Prototype yang dibuat disesuaikan dengan kebutuhan system yang telah didefinisikan sebelumnya dari keluhan pelanggan atau pengguna. 3. Melakukan pengujian
Pada tahap ini, Prototype dari system di uji coba oleh pelanggan atau pengguna. Kemudian dilakukan evaluasi kekurangan-kekurangan dari kebutuhan pelanggan.
Metode pengumpulan data yang dilakukan adalah dengan cara:
1. Wawancara
Penulis melakukan wawancara dengan pihakyang terkait dengan penelitian di antaranya adalah masyarakat pengguna internet
(netizen), pelajar sekolah, mahasiswa, dan masyarakat secara umum.
2. Observasi
Penulis melakukan penelitian yang terkait dengan penelitian secara langsung. Observasi yang dilakukan dengan cara participant dan tidak terstruktur.
3. Studi pustaka
Penulis melakukan pengumpulan data dan dokumen terkait penelitian yang menunjang pembahasan dari berbagai sumber yaitu jurnal, website, buku, internet dan kajian ilmiah yang lainnya.
3. Pembahasan
3.1 Analisa Kebutuhan Pelanggan
Strategi organisasi dalam mengelola pengetahuan akan memperngaruhi kualitas kualitas hubungan dan kinerja organisasinya. Saat ini banyak organisasi yang mengadopsi manajemen pengetahuan (Knowledge Management) sebagai salah satu langkah tepat untuk meningkatkan kualitas, efektivitas dan produktivitas organisasi agar mampu bersaing dengan yang lainnya. Penerapan knowledge management dilakukan sesuai dengan perkembangan teknologi informasi yang meningkat. Dalam perkembangannya, knowledge management dapat diterapkan pada sistem informasi perpustkaan. Sistem informasi perpustakaan dapat mengadopsi pengelolaan pengetahuan sehingga dapat meningkatkan minat baca masyarakat Indonesia yang masih rendah. Ketertarikan masyarakat terhadap gadget dan teknologi lainnya dapat dimanfaatkan untuk menyebarkan minat baca kepada masyarakat sehingga tidak perlu lagi berkunjung ke perpustkaan untuk membaca buku. Perpustakaan dapat di buat secara digital sehingga masyarakat dapat mengunduh dalam perangkat gadget yang dimilikinya.
3.2 Perancangan Prototype Sistem Android dalah sistem operasi berbasis Linux yang dirancang untuk perangkat bergerak layar sentuh seperti telepon pintar dan komputer tablet. Android awalnya dikembangkan oleh Android, Inc., dengan dukungan finansial dari Google, yang kemudian membelinya pada tahun 2005. Sistem operasi ini dirilis secara resmi pada tahun 2007, bersamaan dengan didirikannya Open Handset Alliance,
konsorsium dari perusahaan-perusahaan perangkat keras, perangkat lunak, dan telekomunikasi yang bertujuan untuk memajukan standar terbuka perangkat seluler. Android merupakan platform mobile yang mampu secara langsung berkomunikasi dengan berbagai database server.
Berikut ini adalah arsitektur android:
Gambar 2. arsitektur android
Untuk merancang sistem perpustkaan berbasis online di android, skemanya adalah sebagai berikut:
Gambar 3. Prototype Sistem
Data buku disimpan di dalam database, kemudian user dapat mengakses perpustakaan digital dengan cara mengunduh aplikasinya melalui playstore atau app store untuk Ios.
Database atau basis data adalah himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan dan diorganisasi sedemikian rupa sehingga kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat, jadi dengan kata lain prinsip pembuatan basis data adalah
untuk mengatur data (arsip). Kelebihan implementasi sistem informasi dengan menggunakan knowledge management yaitua:
1. Database dapat digunakan untuk menyimpan data buku bacaan, jurnal ilmiah, ebook atau buku yang lain.
2. Data buku dapat diarsipkan sesuai dengan katalog buku sesuai dengan buku asli yang ada di perpustakaan.
3. Kelebihan implementasi perpustakaan digital, pembaca juga dapat memberikan resensi buku atau review dari buku yang sudah dibaca, serta dapat memberikan rating sesuai dengan kategori buku yang dibaca.
4. Pembaca tidak perlu antri untuk meminjam buku sama halnya yang sering terjadi di perpustakaan konvensional.
Skema sistem informasi perpustakaan banyak di adopsi di negara maju untuk meningkatkan minat banyak warganya. Di Indonesia konsep ini juga dapat digunakan agar masyarakat umum lebih mudah mengakses informasi dari buku tanpa harus datang langsung ke perpustakaan umum secara langsung. Implementasi knowledge management diharapkan dapat meningkatkan kinerja perpustkaan nasional dan perpustakaan umum agar dapat lebih diterima oleh masyarakat.
3.3 Permasalahan
Permasalahan yang mungkin ada dalam konsep impelementasi ini adalah:
1. Masalah hak cipta
Tidak semua penulis buku bersedia buku karangannya bisa diterbitkan dalam format digital. Sebagian besar masih mencetak buku karangannya dalam bentuk buku dan kertas.
2. Kebijakan unduh gratis
Dalam beberapa sistem operasi android atau Ios, ada beberapa aplikasi yang tidak support. Artinya sistem yang dikembangkan bisa saja tidak multi platform.
3. Pengelolaan sistem yang rumit Aplikasi yang multi platform dan terintegrasi dalam berbagai sistem operasi harus dikelola dengan baik sehingga perlu waktu dan admin khusus untuk mengelola implementasi knowledge
management dalam bentuk sistem informasi perpustkaan ini.
4. Simpulan
Berdasarkan penelitian yang dilakukan, maka diambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Knowledge management dapat di implementasikan dalam sistem informasi perpustkaan untuk meningkatkan kinerja perpustakaan agar dapat diterima oleh masyarakat umum.
2. Sistem ini bertujuan agar masyarakat dapat mengakses buku bacaan, mengunduh referensi atau memilih sesuai katalog buku tanpa harus datang langsung ke perpustakaan.
3. Sistem ini dapat
diimpelementasikan pada sistem operasi android atau IOS sesuai dengan kelebihan dan kekurangan sistem operasi tersebut.
4. Tujuan penelitian ini untuk memberikan usulan penerapan knowledge management pada sistem informasi perpustakaan.
Referensi
Asosiasi Penyelenggara Jasa Internet Indonesia (APJII) dan Pusat Kajian Komunikasi Universitas Indonesia Profil pengguna Internet Indonesia tahun ( 2014). Editor Puskakom UI Jakarta.
Chen, W. and T. Hatzakis (2008) . nowledge Management, Absorptive Capacity and Organizational Culture: A Case Study from Chinese SMEs. International Journal of Knowledge Management Study, 2, pp. 371-381.
Choong, K.F. and S.K.E. Wong (2010). The Social Technical View of Knowledge Management in Services Industries. Journal of Social Science, 6, pp. 256-264. Roger, S. Pressman, Ph.D., (2012).
Rekayasa Perangkat Lunak (Pendekatan Praktisi) Edisi 7 : Buku 1“, Yogyakarta: Andi.
