IMPLEMENTASI SISTEM ERP TASKHUB
PADA PT. INDOCOM NIAGA OLEH PT.
SOLUSI TEKNOLOGI SEJATI (MODUL
PENJUALAN)
Herri Gunawan
Bina Nusantara, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Jakarta Barat, herri.gunawan@hotmail.com
Vincent Putrandi Sulistio
Bina Nusantara, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Jakarta Barat, vincentputrandi@live.com
Hanra
Bina Nusantara, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Jakarta Barat, hanralau@gmail.com
Win Ce
Bina Nusantara, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Jakarta Barat, wn@binus.edu
Abstrak
Implementasi sistem ERP Taskhub ini untuk menganalisis masalah dan kebutuhan bisnis yang berkaitan dalam proses penjualan PT. Indocom Niaga menggunakan metode Fit & Gap Analysis, melakukan tahapan konfigurasi general setting ERP Taskhub yang menghasilkan referensi bagi PT. Solusi Teknologi Sejati dalam melakukan implementasi ERP Taskhub kedepannya, serta menganalisis solusi berupa fitur-fitur dalam ERP Taskhub yang dapat memecahkan masalah dan kebutuhan bisnis terkait dengan proses penjualan PT. Indocom Niaga. Sedangkan metodologi yang digunakan dalam proses implementasi sistem ERP Taskhub pada PT. Indocom Niaga ini adalah Accelerated SAP (ASAP). Tahapan diawali dengan melakukan analisa terhadap proses bisnis berjalan (as is), perumusan masalah, requirement assessment, serta analisa fit & gap. Dari analisa tersebut didapat solusi dari permasalahan proses bisnis yang ada serta melakukan setting dan konfigurasi yang diperlukan dalam menjalankan sistem ERP Taskhub. Berdasarkan analisis dan hasil yang didapat, dapat disimpulkan bahwa telah ditemukan 16 masalah yang harus diatasi dan 9 kebutuhan yang dapat dipenuhi oleh sistem ERP Taskhub, kemudian telah dilakukan pengaturan dan konfigurasi dasar yang harus dilakukan sebelum sistem ERP Taskhub dapat dijalankan, serta telah ditemukan solusi berupa 25 fitur yang dapat digunakan untuk membantu dalam memecahkan masalah dan memenuhi kebutuhan bisnis terkait proses penjualan pada PT. Indocom Niaga.
Kata kunci: penjualan, ERP, Taskhub, ASAP
Abstract
ERP Taskhub system implementation are to analyze problems and business needs related to sales process in PT. Indocom Niaga by using Fit & Gap Analysis method, to do ERP Taskhub general setting configuration which produce references for PT. Solusi Teknologi Sejati in doing ERP Taskhub implementation in the future, and also analyze features solutions in ERP Taskhub that could solve problems and business needs related to sales process in PT. Indocom Niaga. Whereas, the method which is used in ERP Taskhub implementation process in PT. Indocom Niaga is Accelerated SAP (ASAP). The analysis are about as is business process, problem definition, requirement assessment, and fit & gap analysis. And the result are solutions from as is business process problems, and also did setting and
configuration to run ERP Taskhub system, and also there are 25 features found to help in solving problems and business needs related to sales process in PT. Indocom Niaga.
Key words: Sales, ERP, Taskhub, ASAP
1.
PENDAHULUAN
Perkembangan era teknologi informasi yang semakin maju saat ini telah menjadikan teknologi sebagai aspek yang tidak terpisahkan dalam kehidupan, termasuk juga di dalam perusahaan. Teknologi informasi yang terintegrasi dengan baik dan mampu memenuhi kebutuhan perusahaan sangat mutlak dibutuhkan. Perangkat teknologi dan sistem informasi yang baik akan sangat mempermudah perusahaan dalam menjalankan proses bisnis demi mencapai efektifitas dan efisiensi serta tingkat produktivitas yang tinggi. Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2009:6-7), sistem informasi merupakan suatu kumpulan komponen yang saling terkait yang dapat mengumpulkan, menyimpan dan mengolah data sehingga dapat menyediakan suatu output berupa informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas bisnis. Sedangkan proses bisnis sendiri menurut Rainer Jr., Prince, & Cegielski (2014) merupakan kumpulan daripada aktivitas-aktivitas yang dilakukan untuk menghasilkan produk atau jasa, yang bernilai bagi perusahaan, rekan bisnis, serta customer. Sistem yang baik tentunya juga harus didukung dengan kesinambungan yang mumpuni, yang dikenal dengan integrasi, dimana semua proses terhadap data terjadi secara real time, akurat dan tidak terjadi duplikasi. Oleh karena itu banyak software house yang mengembangkan produk-produk yang memiliki tingkat integritas yang tinggi, yang dikenal dengan sistem Enterprise Resources Planning (ERP). Menurut Monk & Wagner (2013) dalam bukunya yang berjudul Concepts in Enterprise Resources Planning, ERP merupakan software inti yang digunakan oleh perusahaan untuk mengkoordinasi informasi pada setiap area bisnis yang ada di perusahaan. ERP ini diharapkan dapat membantu perusahaan untuk mengatur kegiatan bisnis menggunakan teknologi database dan management reporting tools.
PT. Indocom Niaga adalah perusahaan yang bergerak di bidang IT, yang menawarkan berbagai macam produk seperti software solution, hardware solution, consultancy, dan juga computer repair & services. PT. Indocom Niaga memiliki sejumlah masalah pada sistem lama mereka, yang disebut sistem Tokoku, salah satunya yaitu permasalahan teknis yang dihadapi ketika ingin mengembangkan fitur-fitur, dikarenakan keterbatasan fungsi Visual Basic 6.0 yang merupakan software yang digunakan dalam membuat dan mengembangkan sistem Tokoku. Masalah tersebut mendorong PT. Indocom Niaga untuk mengganti sistem Tokoku mereka dengan sistem ERP, ditambah alasan utama mereka yaitu untuk mengurangi biaya jangka panjang untuk melakukan maintenance pada sistem Tokoku.
PT. Indocom Niaga kemudian mengganti sistem Tokoku tersebut dan mulai melakukan implementasi sistem Taskhub yang dikembangkan oleh PT. Solusi Teknologi Sejati dengan sistem yang lebih up to date yaitu menggunakan Java dan database PostgreSQL.. Menurut Mulyadi (2001), implementasi adalah pendidikan pemakai informasi, pelatihan dan koordinasi teknisi yang akan menjalankan sistem, pengujian sistem yang baru, dan pengubahan yang dilakukan untuk membuat sistem informasi yang telah dirancang dapat dilaksanakan secara operasional. Puncak segala kegiatan pengembangan dan perancangan sistem informasi adalah terletak pada tahap implementasi.
Adapun 4 faktor utama yang menjadi komponen inti dalam proses implementasi IT menurut Widjaya (2011), yaitu applications, people, policies, dan infrastructure. Dengan dilakukan implementasi sistem ERP Taskhub ini diharapkan dapat mengatasi masalah serta memenuhi kebutuhan proses bisnis yang sedang berjalan sekarang.
2.
TUJUAN, MANFAAT DAN RUANG LINGKUP
Adapun tujuan implementasi ERP Taskhub adalah sebagai berikut:
1. Menganalisis masalah dan kebutuhan bisnis yang berkaitan dalam proses penjualan PT. Indocom Niaga menggunakan metode Fit & Gap Analysis.
2. Melakukan tahapan konfigurasi general setting ERP Taskhub yang menghasilkan referensi bagi PT. Solusi Teknologi Sejati dalam melakukan implementasi ERP Taskhub kedepannya.
3. Menganalisis solusi berupa fitur-fitur dalam ERP Taskhub yang dapat memecahkan masalah dan kebutuhan bisnis terkait dengan proses penjualan pada PT. Indocom Niaga.
1. Mempermudah dan mempercepat proses operasional PT. Indocom Niaga menjadi lebih efektif dan efisien.
2. Mengurangi proses bisnis yang dilakukan secara manual.
3. Meningkatkan keamanan dan integrasi data-data master, transaksi dan saldo PT. Indocom Niaga. Terdapat batasan-batasan ruang lingkup yang akan dibahas, yaitu:
1. Metodologi implementasi yang digunakan adalah metodologi Accelerated SAP (ASAP). Pembahasan yang akan dijelaskan tidak mencakup fase keempat, fase kelima dan fase keenam dari metodologi implementasi ASAP yaitu, fase Final Preparation, Go Live Support dan fase Run.
2. Modul yang dibahas dalam proyek implementasi sistem ERP Taskhub lebih berfokus pada proses penjualan barang yang meliputi transaksi penjualan barang, pengiriman barang, penagihan atas penjualan, retur penjualan, dan pengurangan piutang. Selain itu juga akan dibahas proses pembelian barang yang terkait dengan proses penjualan barang, yang meliputi transaksi pembelian barang dan penerimaan barang.
3. Migrasi data yang dibahas hanyalah migrasi data master yang terdiri dari migrasi data partner, brand, product, warehouse, dan bank.
3.
METODOLOGI
Untuk mengontrol dan memastikan proses implementasi sistem Taskhub dapat berjalan dengan lancar sehingga dapat menghemat waktu dan biaya, maka diperlukan suatu metodologi implementasi yang dipercaya dan dapat diandalkan yaitu metodologi Accelerated SAP atau yang biasa dikenal dengan ASAP. Menurut Musil & Hoeliner (2009), tahapan atau fase yang ada dalam metodologi ASAP yaitu Project Preparation, Business Blueprint, Realization, Final Preparation, Go Live Support, dan Run. Dari 6 fase yang ada pada metodologi tersebut, pembahasan yang akan dijelaskan tidak mencakup fase keempat, kelima dan keenam, yaitu fase Final Preparation, Go Live Support dan fase Run. Sedangkan 3 fase yang dibahas yaitu:
1. Project Preparation
Dalam fase ini, perusahaan akan membuat perencanaan dan persiapan awal yang dapat mendukung proses implementasi dalam proyek tersebut. Tahapan yang akan dilakukan dalam fase ini adalah: a. Mendefinisikan tujuan dan sasaran proyek
b. Menentukan ruang lingkup proyek implementasi
2. Business Blueprint
Dalam fase ini, perusahaan akan membentuk kerangka kerja berupa business blueprint yang akan menjadi dasar pedoman dan pendukung dalam menjalankan fase-fase selanjutnya dari metodologi ASAP. Pada tahap ini, tim proyek diharapkan telah memiliki gambaran mengenai tahapan proyek implementasi selanjutnya.
3. Realization
Pada fase ini, tim akan melakukan konfigurasi dan pengaturan pada rancangan sistem to be untuk disesuaikan dengan kebutuhan yang telah diidentifikasi pada tahapan sebelumnya yaitu tahap business blueprint. Pada tahap ini juga akan dilakukan development terhadap sistem, migrasi data dan testing
Berikut kerangka pikir yang menjadi acuan atau pedoman dalam melakukan tahapan implementasi sistem ERP Taskhub pada PT. Indocom Niaga.
Gambar 1 Kerangka Pikir
4.
IMPLEMENTASI SISTEM ERP TASKHUB PADA PT. INDOCOM
NIAGA
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, pembahasan yang dilakukan akan mengacu pada 3 fase pada metodologi ASAP, yaitu Project Preparation, Business Blueprint, dan Realization. Selain itu dalam melakukan implementasi juga akan mengacu pada tahapan-tahapan yang akan dijelaskan di dalam kerangka pikir.
Project Preparation
Proses implementasi dimulai dengan malakukan analisa proses bisnis berjalan (as is) modul penjualan pada PT. Indocom Niaga. Analisa dilakukan dengan menggunakan alur flowchart. Menurut Dewobroto (2005), flowchart digunakan untuk menggambarkan urutan proses penyelesaian masalah, khususnya untuk menjelaskan urut-urutan proses yang pelaksanaannya mempunyai banyak option atau
pilihan. Dalam menggambarkan flowchart, diperlukan simbol-simbol yang akan dihubungkan dengan garis anak panah. Simbol-simbol tersebut menunjukkan langkah penyelesaian, sedangkan garis anak panah menunjukkan urutan kejadian. Ketika akan menggambar suatu flowchart, penting untuk diketahui terlebih dahulu subjek-subjek yang terlibat dalam suatu proses, apa saja peran dari masing-masing subjek tersebut, serta urutan proses yang terjadi. Dengan adanya flowchart ini, maka dapat mempermudah dalam menemukan masalah atau kebutuhan dari suatu proses. Berikut contoh alur flowchart pada proses penjualan.
Proses Penjualan
Bag. Purchasing Admin Gudang Bag. Finance Manager Bag. Sales Tidak Ya Ya Tidak Ya Tidak Ya Tidak Purchase Order 3 Start Revisi? SO 1 Penawaran Harga 2 Sales Order Konfirmasi kepada Customer 2 Setuju? Invoice Uang Muka Menerima PO dari customer Memerlukan uang muka? SO Konfirmasi kepada bag. Sales Membuat Sales Order Menghapus SO SO updated 4 3 2 1 Sales Order Update status SO Verifikasi SO 2 A/R Balance 5 Membuat Invoice Uang Muka Konfirmasi ke bag. Sales bahwa uang sudah diterima Mengecek stok barang 4 Sales Order Barang tersedia? End 5 5 SO updated Print SO 3 Sales Order 3 Menerima permintaan revisi Barang Invoice Uang Muka Memberikan SO pada bag. Purchasing untuk proses pembelian 3 Memberikan SO pada bag. Admin Gudang untuk proses pengiriman
Business Blueprint
Setelah melakukan analisa proses bisnis berjalan, langkah selanjutnya yang akan dilakukan yaitu melakukan perumusan masalah pada sistem yang sedang berjalan serta memberikan solusi terhadap masalah-masalah tersebut. Masalah-masalah yang ditemukan tersebut didapat berdasarkan hasil analisa proses bisnis berjalan. Untuk lebih mempermudah dalam menganalisa masalah dan kebutuhan tersebut, perumusan masalah dapat dikelompokkan sesuai dengan proses bisnis yang ada. Kemudian dari hasil analisa tersebut didapat total 16 masalah dan 9 kebutuhan yang harus diatasi dan dipenuhi oleh sistem ERP Taskhub pada proses penjualan barang yang meliputi transaksi penjualan barang, pengiriman barang, penagihan atas penjualan, retur penjualan, dan pengurangan piutang, serta proses pembelian barang yang terkait dengan proses penjualan barang, yang meliputi transaksi pembelian barang dan penerimaan barang. Berikut 1 kebutuhan dan 3 masalah yang ditemukan pada proses transaksi penjualan beserta solusinya.
Tabel 1 Perumusan Masalah pada Proses Transaksi Penjualan
Proses Masalah / Requirements Solusi
Penjualan Barang Membutuhkan sistem yang dapat mencatat penjualan barang yang terjadi.
Merancang sistem yang dapat mencatat penjualan barang yang terjadi.
Pada saat SO membutuhkan revisi, sistem tidak dapat melakukan edit terhadap dokumen SO yang telah ada, namun akan dibuatkan dokumen SO yang baru.
Menyediakan fitur yang dapat mengakomodir perubahan terhadap SO.
Ketika barang yang ada pada list SO tidak tersedia digudang, maka dokumen SO harus diberikan secara manual kepada bagian purchasing untuk dilakukan pembelian terlebih dahulu.
Merancang sistem yang dapat mengintegrasikan dokumen SO kepada bagian purchasing untuk dilakukan pembelian barang.
Sistem tidak dapat menyediakan informasi mengenai harga jual barang terakhir, sehingga bagian sales harus mencari secara manual.
Menyediakan fitur yang dapat menampilkan harga penjualan barang terakhir.
Setelah mengetahui solusi terhadap permasalahan yang ada pada sistem berjalan, solusi-solusi tersebut akan menjadi referensi dalam langkah selanjutnya yaitu melakukan requirement assessment untuk mengetahui tingkat kebutuhan user. Dalam memberikan tingkat prioritas terhadap requirement yang ada, akan dilakukan menggunakan teknik Failure Mode and Effect Analysis (FMEA). Menurut Black (2009), FMEA adalah salah satu teknik untuk memahami dan memberikan urutan prioritas pada failure mode (symptom bug) atau resiko kualitas yang mungkin terjadi pada fungsi, fitur, atribut, behaviour, komponen, dan interface sistem. Adapun kolom-kolom yang digunakan dalam tabel FMEA yaitu severity yang menunjukkan efek dari kegagalan (langsung atau tidak langsung) pada sistem, priority yang mendefinisikan efek dari kegagalan tersebut pada user, serta likelihood yang mempresentasikan kerentanan sistem terhadap user yang berkaitan dengan sistem.
Dari requirement assessment ini akan diperoleh nilai risk priority number (RPN) yang didapat dari severity x priority x likelihood. Berikut tabel requirement assessment pada proses penjualan.
Tabel 2 Requirement Assessment pada proses Penjualan
Aktifitas Requirements Severity Priority Likelihood RPN
Penjualan Barang
Merancang sistem yang dapat mencatat
penjualan barang yang terjadi.
1 1 2 2
Menyediakan fitur yang dapat mengakomodir perubahan terhadap SO.
2 3 1 6
Merancang sistem yang dapat mengintegrasikan dokumen SO kepada bagian purchasing untuk dilakukan pembelian barang.
2 2 3 12
Menyediakan fitur yang dapat menampilkan harga penjualan barang terakhir.
3 3 3 27
Langkah selanjutnya yang dilakukan yaitu menganalisa proses bisnis baru (to be) berdasarkan referensi yang didapat dari hasil analisa proses bisnis berjalan (as is) dan requirement assessment yang telah dibuat sebelumnya. Analisa juga dilakukan dengan menggunakan alur flowchart. Berikut contoh alur proses bisnis baru (to be).
Kemudian setelah mengetahui tingkat prioritas dan nilai Risk Priority Number (RPN) berdasarkan tabel requirement assessment yang telah dibuat sebelumnya, langkah selanjutnya yang dilakukan yaitu memberikan peringkat terhadap kebutuhan user tersebut berdasarkan nilai RPN yang diperoleh dengan kategori penilaian total RPN pada rentang 1-26 termasuk High, total RPN pada rentang 27-63 termasuk Medium dan total RPN pada rentang 64-125 termasuk Low. Berikut contoh tabel peringkat kebutuhan user pada proses penjualan.
Tabel 3 Peringkat Kebutuhan User pada proses Penjualan
Aktivitas Requirement Rank Keterangan
High Medium Low
1. Penjualan Barang Merancang sistem yang dapat mencatat penjualan barang yang terjadi. √ Sistem harus dapat mencatat proses penjualan barang ke dokumen sales order sebagai dokumen resmi terkait penjualan barang atas pemesanan oleh customer. Menyediakan fitur yang dapat mengakomodir perubahan terhadap SO. √ Mempermudah bagian sales ketika manajer meminta revisi terhadap SO yang ada. Merancang sistem yang dapat mengintegrasikan dokumen SO kepada bagian purchasing untuk dilakukan pembelian barang. √ Mempermudah
bagian sales dan purchasing untuk bekerja sama terkait pembelian barang yang ada pada dokumen SO
Menyediakan fitur yang dapat
√ Mempermudah
Aktivitas Requirement Rank Keterangan
High Medium Low
harga penjualan barang terakhir.
menentukan harga jual barang selanjutnya.
Langkah selanjutnya yang dilakukan yaitu melakukan analisa fit & gap sistem baru terhadap requirement yang ada. Fit & gap analysis ini merupakan suatu metode perencanaan yang memungkinkan suatu kelompok untuk mengidentifikasi langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan (Bens, 2012). Hasil yang didapat dari analisa fit & gap ini yaitu informasi apakah sistem ERP Taskhub dapat memenuhi requirement-requirement yang ada atau tidak. Hasil yang didapat dapat berupa Fit (F), yang artinya sistem dapat memenuhi requirement yang ada, atau Partial Fit (PF), yang artinya sistem dapat memenuhi sebagian besar requirement yang ada, ataupun GAP (G), yang berarti sistem sama sekali tidak dapat memnuhi requirement yang ada. Analisa fit & gap ini juga mengambil referensi dari hasil analisa proses bisnis baru (to be) dan requirement assessment. Berdasarkan hasil analisa dengan menggunakan metode fit & gap ini, dapat disimpulkan presentase fit dari masalah dan kebutuhan terhadap sistem ERP Taskhub adalah 100% terhadap proses penjualan barang yang meliputi transaksi penjualan barang, pengiriman barang, penagihan atas penjualan, retur penjualan, dan pengurangan piutang serta proses pembelian barang yang terkait dengan proses penjualan barang, yang meliputi transaksi pembelian barang dan penerimaan barang Berikut contoh tabel fit & gap pada proses penjualan.
Tabel 4 Fit & Gap Analysis pada proses penjualan
No Requirement Rank Tingkat Fit Keterangan
1. Merancang sistem yang dapat mencatat penjualan barang yang terjadi.
H F Sistem Taskhub menyediakan
form sales order untuk mencatat penjualan barang yang terjadi.
2. Menyediakan fitur yang dapat mengakomodir perubahan terhadap SO.
H F Sistem Taskhub dapat
mengakomodir perubahan SO melalui manage sales order. 3. Merancang sistem yang dapat
mengintegrasikan dokumen SO kepada bagian purchasing untuk dilakukan pembelian barang.
H F Sistem Taskhub menyediakan
fitur untuk membuat dokumen purchase order berdasarkan pada dokumen sales order.
4. Menyediakan fitur yang dapat menampilkan harga penjualan barang terakhir.
M F Sistem Taskhub menyediakan
informasi latest sales info untuk memberikan informasi mengenai penjualan barang.
Berdasarkan hasil analisa dari proses bisnis berjalan (as is) hingga analisa fit & gap tersebut, maka didapat solusi berupa fitur-fitur yang terdapat pada ERP Taskhub sebanyak 25 fitur yang dapat
digunakan untuk membantu dalam memecahkan masalah dan memenuhi kebutuhan bisnis terkait proses penjualan pada PT. Indocom Niaga. Beberapa fitur tersebut yaitu request changes, form delivery order receipt, form temporary sales invoice, dan approval flow. Berikut beberapa contoh fitur yang digunakan untuk membantu memecahkan masalah dan memenuhi kebutuhan bisnis dalam proses penjualan yang terangkum dalam tabel penurunan hasil analisa terhadap solusi dan konfigurasi.
Tabel 5 Penurunan hasil analisa terhadap solusi dan konfigurasi
Analisis Finding Fitur Keterangan Proses
Penjualan
Membutuhkan sistem yang dapat mencatat penjualan barang yang terjadi
Form sales order Menggunakan form sales
order pada ERP Taskhub untuk melakukan pencatatan atas penjualan barang
Pada saat SO membutuhkan revisi, sistem tidak dapat melakukan edit terhadap dokumen SO yang telah ada, namun akan dibuatkan dokumen SO yang baru.
Manage sales order Fitur manage sales order
dapat mengakomodir perubahan terhadap dokumen sales order yang telah dibuat sebelumnya, yang terdiri dari modify header dan modify item detail.
Ketika barang yang ada pada list SO tidak tersedia digudang, maka dokumen SO harus diberikan secara manual kepada bagian purchasing untuk dilakukan pembelian terlebih dahulu. Form Purchase order references sales order.
Fitur ini akan menggunakan dokumen SO sebagai referensi, sehingga daftar barang yang ada pada SO tersebut akan langsung digunakan. Sistem telah terintegrasi satu dengan yang lain, sehingga untuk kasus ini, bagian
purchasing dapat
menggunakan fitur create purchase order references sales order.
Sistem tidak dapat menyediakan informasi mengenai harga jual barang terakhir, sehingga
Latest sales info pada form edit item detail SO.
Fitur tersebut menyediakan informasi mengenai harga penjualan terakhir suatu barang, sehingga dapat
Analisis Finding Fitur Keterangan
mencari secara manual. sebagai referensi.
Realization
Dalam tahap ini akan dilakukan pengembangan dan kustomisasi terhadap sistem Taskhub, konfigurasi dan pengaturan pada rancangan sistem to be untuk disesuaikan dengan kebutuhan yang telah diidentifikasi pada tahapan sebelumnya yaitu tahap business blueprint, dan melakukan migrasi data-data master sehingga sistem dapat digunakan dan diuji oleh developer ataupun end user. Jadi fase ini dapat dikategorikan menjadi 3 tahapan besar yaitu tahap pengembangan dan kustomisasi, konfigurasi dan tahap migrasi data.
1. Pengembangan dan kustomisasi
Salah satu form yang telah dikembangkan dalam sistem ERP Taskhub untuk memenuhi requirement dari PT. Indocom Niaga adalah form Sales Order. Pada umumnya saat merancang dokumen sales order, field-field yang minimal harus ada dalam dokumen sales order tersebut adalah:
a. OU Business Unit or Branch: informasi mengenai perusahaan atau cabang yang melakukan
transaksi tersebut.
b. Sales Order No: informasi mengenai suatu format angka atau huruf yang dapat dijadikan identitas
unik suatu dokumen yang pasti berbeda dengan dokumen lain. Nomor ini akan sangat membantu user jika ingin melakukan pencarian terhadap dokumen sales order tersebut.
c. Customer: informasi mengenai nama pelanggan yang akan melakukan transaksi pembelian
terhadap perusahaan.
d. Detail Items: informasi mengenai rincian barang yang akan dijual pada customer, termasuk nama
barang, kuantitas, harga per unit, pajak, harga total.
e. SO Date: Informasi mengenai tanggal dokumen sales order dibuat
f. Due Date: Informasi mengenai tanggal dokumen sales order jatuh tempo.
g. Delivery Method: Informasi mengenai apakah barang dalam dokumen Sales Order ini akan
diambil sendiri di perusahaan oleh customer, atau dikirimkan oleh perusahaan pada customer Field-field lain seperti Salesman, customer ship CP, dll hanya merupakan field-field pendukung yang dapat menunjang proses penjualan PT. Indocom Niaga.
Berikut adalah form input sales order dengan field-field yang telah memenuhi semua kebutuhan informasi penjualan PT. Indocom Niaga:
Gambar 4 Form Input Sales Order
Ada beberapa hal yang harus diketahui dan diperhatikan saat mengisi form sales order ini yaitu:
a. Pada field Sales Order No, kolom tersebut dapat dibiarkan kosong pada saat ingin membuat atau save suatu dokumen Sales Order, dengan catatan bahwa user telah melakukan konfigurasi fitur auto generate number untuk memberikan format nomor tertentu pada saat melakukan save form dengan kolom Sales Order No yang masih kosong. Kolom tersebut juga dapat diisi secara manual dengan format yang sesuai dengan keinginan user.
b. Kolom Due Date merupakan tanggal jatuh tempo Sales Order. Jika tanggal Sales Order Date telah melewati Due Date, maka sales order dianggap tidak berlaku dan akan berdampak terhadap pengiriman barang untuk sales order tersebut yang menjadi tidak akan bisa dilakukan. Jadi kolom-kolom tanggal harus diperhatikan sebelum selesai membuat Sales Order.
c. Kolom Delivery Method merupakan metode pengiriman yang ditentukan oleh customer atau ditentukan berdasarkan kesepakatan pihak perusahaan dan pihak customer. Metode pengiriman ada 2 yaitu Pick Up dan Delivery. Pilihan default dari kolom ini adalah Delivery. Kolom ini harus diperhatikan karena jika user memilih metode pengiriman yang tidak tepat, akan berpengaruh terhadap Job Order pengiriman barang dalam dokumen Sales Order tersebut. Jika dipilih pick up, otomatis job order tidak akan bisa dibuat
d. Bagian Detail Items merupakan bagian yang memiliki kolom-kolom yang berkaitan dengan rincian barang yang akan dibeli customer. Yang perlu diperhatikan adalah kolom Qty SO yang merupakan kuantitas barang yang dipesan customer, dengan kolom Qty Internal yang merupakan kuantitas persediaan barang terhadap produk tersebut dalam gudang perusahaan. Pada saat melakukan edit dalam bagian detail items, pastikan jumlah Qty Internal tidak lebih besar dari jumlah Qty SO. Selain kuantitas, kolom lainnya seperti harga, satuan dan pajak juga harus diperhatikan.
Kendala atau masalah yang dihadapi dalam membuat dokumen Sales Order ini adalah:
a. Dokumen Sales Order ini belum dapat mengakomodir jika ada perlakuan pengiriman ataupun mata uang yang berbeda antar barang dalam satu dokumen sales order.
b. Customer baru yang ingin memesan barang harus didaftarkan terlebih dahulu sebagai partner, karena field customer menggunakan fitur auto complete yang memberi suggestion berupa nama-nama partner dengan status customer dalam database PT. Indocom Niaga.
Saran yang dianggap baik untuk dilakukan pada saat mengisi informasi dalam dokumen sales order yaitu perlu lebih teliti dan jangan terburu-buru dalam mengisi informasi-informasi dalam dokumen Sales Order, karena Sales Order merupakan dokumen awal untuk memulai penjualan. Jika terdapat kesalahan data pada dokumen sales order ini, akan berdampak terhadap dokumen delivery order, sales invoice, dan seterusnya.
2. Konfigurasi
Konfigurasi yang dilakukan adalah konfigurasi secara umum dan mendasar yang artinya langkah – langkah yang dilakukan setiap kali ada proses implementasi harus melakukan konfigurasi ini terlebih dahulu sebelum ERP Taskhub dapat digunakan. Berikut ini adalah daftar informasi-informasi dan field-field yang diperlukan dan harus diisi setiap kali melakukan tahapan general setting:
a. Tenant: informasi dasar mengenai perusahaan yang membeli lisensi sistem tersebut.
b. Organization Unit Type: kategori pengelompokkan untuk penentuan bagian-bagian dari
perusahaan.
c. Organization Unit: perusahaan-perusahaan yang akan menggunakan ERP Taskhub. Organization
unit termasuk departemen yang ada pada PT. Indocom Niaga.
d. Role: tugas dan peran masing-masing user yang berfungsi sebagai konfigurasi hak akses bagi setiap
user
e. Role Task: detil mengenai hal-hal apa saja yang bisa dilakukan oleh suatu role.
f. Policy: berfungsi untuk mengatur hak akses setiap user, sehingga tiap user dapat mengakses info sesuai organzization unit tempat user tersebut bekerja.
g. User: orang yang akan menggunakan aplikasi ERP Taskhub dalam menjalankan proses bisnis
perusahaan.
3. Migrasi Master Data
Tahapan selanjutnya setelah general settings selesai dilakukan adalah mempersiapkan master data pada sistem ERP Taskhub. Untuk mendapatkan data-data master tersebut, akan dilakukan proses migrasi data dari database sistem lama PT. Indocom Niaga ke sistem database sistem ERP Taskhub. Proses migrasi data tersebut dibantu dengan Pentaho Data Integration (PDI) yang merupakan sebuah tools untuk melakukan extract, transfer, load (ETL). Penggunaan tools ETL sangat penting dalam proses ini mengingat adanya perbedaan jenis database yang digunakan yaitu database Microsoft SQL Server (sistem lama) dengan database sistem ERP Taskhub yaitu database PostgreSQL.
Master data yang akan dibahas adalah sebagai berikut:
a. Master Partner: kumpulan data-data rekan bisnis PT.Indocom Niaga. Pada sistem ERP Taskhub, master partner terdiri dari tiga tipe partner yaitu Employee, Customer, Supplier. Master partner memiliki beberapa bagian yaitu: Master Partner Address, Master Partner NPWP, Master Partner Contact Person
b. Master Brand: digunakan untuk menyimpan data-data dari merk-merk produk yang dijual oleh PT.
Indocom Niaga
c. Master Product: digunakan untuk mempermudah dalam pengaturan data-data produk, ERP
Taskhub mengelompokkan produk-produk berdasarkan kategori. Untuk mengelompokkan barang secara lebih detail, masing-masing kategori produk memiliki sub kategori.
d. Master Warehouse: menyimpan data-data gudang yang digunakan oleh PT. Indocom Niaga.
Format-format yang digunakan untuk data gudang tidak jauh berbeda antara sistem lama dan sistem baru.
e. Master Bank: Menyimpan data beserta rincian informasi mengenai bank-bank yang digunakan `PT. Indocom Niaga dalam menjalankan proses bisnisnya.
Untuk dapat melakukan migrasi data dari database lama ke database baru, langkah yang dilakukan pertama kali biasanya adalah melakukan mapping antara kolom-kolom pada tabel database lama dan tabel database baru. Berikut ini adalah salah satu contoh mapping data yaitu mapping untuk master partner:
Tabel 6 Mapping master partner
Tabel A Tabel B Keterangan
Partner_id - Id partner akan di generate otomatis oleh sistem baru.
Tenant_id - Tabel lama tidak menyediakan tenant_id, sehingga data
diisi langsung sesuai dengan id tenant PT. Indocom Niaga
Partner_code Partner_NM Kode partner disesuaikan dari kolom nama partner tabel
lama, dengan modifikasi semua data akan di uppercase, dihapus spasi, dan dihapus tanda baca yang terdapat pada nama tersebut.
Partner_name Partner_NM Nama partner disesuaikan mengikuti dengan kolom nama
partner pada tabel lama.
Ctgr_partner - Kategori partner akan disesuaikan langsung yakni
General.
Partner_ext_name Partner_NM Disesuaikan langsung dengan kolom nama partner tabel
lama.
Npwp_id - Akan diupdate setelah migrasi data NPWP partner.
Version - Diisi dengan 0 sebagai versi awal.
Keterangan:
Tabel A adalah tabel pada sistem ERP Taskhub Tabel B adalah tabel pada sistem lama
Berikut ini adalah langkah – langkah yang dilakukan dalam tools Pentaho Data Integration (PDI) saat melakukan migrasi data partner:
a. Melakukan query untuk mengambil data pada tabel lama, dan melakukan proses penyesuaian data berdasarkan mapping yang telah dilakukan sebelumnya.
b. Data hasil query kemudian diproses lebih lanjut sesuai dengan kebutuhan. c. Data yang telah diproses kemudian akan dipindahkan ke tabel database baru.
Gambar 5 Langkah – langkah pada saat melakukan migrasi data partner
Ada beberapa hal yang harus diketahui dan diperhatikan saat menggunakan tools Pentaho Data Integration ini yaitu:
a. Setiap setelah melakukan string operations, lookup, filtering ataupun modifikasi lain terhadap hasil data yang telah di-select, gunakan select values sebagai perantara untuk melakukan modifikasi berikutnya ataupun perantara untuk dipindahkan ke database tujuan. Select Values juga digunakan untuk menyesuaikan jumlah ataupun format field-field dari database asal sehingga menjadi compatible untuk dipindahkan pada database tujuan.
c. Database connection dan table tujuan jangan sampai salah isi.
d. Checkbox Truncate Table pada database tujuan harus diperhatikan. Jika Checkbox tersebut dipilih, maka data akan dipindahkan ke tabel database tujuan setelah menghapus semua data dalam tabel tersebut. Tapi jika Checkbox tidak dipilih, maka sistem akan memindahkan data dari tabel asal ke tabel di database tujuan dengan menambahkan data dalam tabel tersebut. Ini sangat penting untuk diperhatikan karena sekali migrasi di-run, tidak dapat di-undo atau cancel.
Kendala atau masalah yang dihadapi saat melakukan migrasi master partner menggunakan Pentaho Data Integration Tools ini adalah tidak dapat melakukan migrasi data secara langsung karena kolom partner_code di database sistem Taskhub harus unik dan kolom ini mengambil data dari kolom partner_nm di database sistem lama yang memiliki banyak sekali nama partner yang double. Contoh nama partner yang dianggap double adalah seperti “ABC, PT” dengan “ABC, PT.” dengan “ABC,PT”.
Solusi yang diterapkan untuk mengatasi masalah seperti yang telah disebutkan di atas adalah:
a. Membuat suatu kolom baru misalnya “nama_unik” yang berisi nama partner dengan menghilangkan semua spasi, koma (,), titik (.), dan karakter lain sehingga hanya menyisakan huruf tanpa spasi.
b. Kemudian urutkan data-data tersebut berdasarkan nama partner secara ascending. c. Buat kolom baru misalnya “flag” dengan nilai default “N”
d. Lakukan cursor dalam SQL yang dapat mengupdate kolom “flag” suatu baris data yang “nama_unik” nya sama persis dengan baris data sebelumnya menjadi “Y”
e. Melakukan query select dengan menambahkan kondisi “Where flag = ‘N’ ”, sehingga baris data yang memiliki nama partner yang sama hanya terambil 1 baris data.
Saran:
a. Selalu melakukan cross check terhadap data-data yang telah dimigrasi, karena tanda green checklist yang menandakan proses migrasi telah berhasil dilakukan bukan berarti data-data yang telah dipindahkan sudah sesuai dengan keinginan user.
b. Memiliki basic knowledge akan query beserta syntax-syntax yang sering digunakan sebelum menggunakan tools PDI untuk melakukan migrasi data sehingga proses migrasi data menjadi jauh lebih efektif dan hemat waktu.
SIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan hasil pembahasan yang telah dilakukan sebelumnya, maka didapatkan kesimpulan dari hasil proses implementasi sistem ERP Taskhub dengan menggunakan metodologi Accelerated SAP (ASAP) yaitu:
1. Telah melakukan analisa proses bisnis berjalan (as is) serta proses bisnis baru (to be) yang berkaitan dengan modul penjualan menggunakan sistem flowchart. Flowchart digunakan untuk mempermudah dalam menjelaskan urutan-urutan dalam setiap proses bisnis dalam modul penjualan pada PT. Indocom Niaga. Adapun aspek yang perlu diperhatikan dalam melakukan analisa proses bisnis berjalan (as is) dan proses bisnis baru (to be) dengan metode flowchart ini yaitu subjek-subjek yang terlibat dalam suatu proses, apa saja peran dari masing-masing subjek tersebut, serta urutan proses yang terjadi di lapangan. Dari hasil analisa proses bisnis berjalan (as is), ditemukan total 16 masalah yang harus diatasi serta 9 kebutuhan pada proses bisnis dalam modul penjualan yang harus dipenuhi oleh sistem ERP Taskhub yang terangkum dalam tabel perumusan masalah.
2. Telah melakukan pemberian peringkat prioritas dengan metode Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) yang terangkum dalam tabel requirement assessment dan dikelompokkan berdasarkan proses bisnis yang ada dalam modul penjualan. Hasil yang didapat berupa nilai Risk Priority Number (RPN) menjadi dasar dalam melakukan pemberian peringkat kebutuhan user.
3. Sistem ERP Taskhub dapat memecahkan masalah serta dapat memenuhi kebutuhan yang ada dalam proses penjualan barang yang meliputi transaksi penjualan barang, pengiriman barang, penagihan atas penjualan, retur penjualan, dan pengurangan piutang serta proses pembelian barang yang terkait dengan proses penjualan barang, yang meliputi transaksi pembelian barang dan penerimaan barang. Hal ini terlihat dari hasil analisa fit & gap yang menunjukkan presentase fit sebesar 100% terhadap proses-proses bisnis tersebut.
4. Hasil analisa fit & gap yang ada diperkuat dengan adanya fakta bahwa telah ditemukannya solusi berupa fitur-fitur yang terdapat pada sistem ERP Taskhub sebanyak 25 fitur yang dapat digunakan
untuk membantu dalam memecahkan masalah dan memenuhi kebutuhan bisnis terkait dengan proses penjualan pada PT. Indocom Niaga yang terangkum dalam tabel Penurunan Hasil Analisa Kepada Solusi dan Konfigurasi.
5. Telah dilakukan pengaturan dan konfigurasi dasar yang harus dilakukan sebelum sistem ERP Taskhub dapat dijalankan yang mencakup konfigurasi tenant, organization unit, role, role task, policy, dan user. Adapun saran yang dianggap baik untuk dilakukan ke depannya berdasarkan hasil proses implementasi sistem ERP Taskhub pada PT. Indocom Niaga, yaitu:
1. Menggunakan fitur approval flow berdasarkan nilai nominal transaksi, sehingga transaksi terjadi lebih aman dan terkontrol.
2. Membuat standard operation procedure (SOP) dalam melakukan migrasi data, sehingga proses migrasi hingga pengecekan validitas data dapat berjalan dengan baik dan lebih mudah.
3. Mengadakan training kepada user secara lebih terstruktur sehingga penjelasan dapat tersampaikan dengan lebih baik.
REFERENSI
Bens, I. (2012). Facilitating with Ease! Core Skills for Facilitator, Team Leaders, and Members, Managers, Consultants, and Trainers. John Wiley and Sons, Inc.
Black, R. (2009). Managing the Testing Process: Practical Tools and Techniques for Managing Hardware and Software Testing. Rocky Nook Publisher.
Dewobroto, W. (2005). Aplikasi Rekayasa Konstruksi dengan Visual Basic 6.0.
Monk, E., & Wagner, B. (2013). Concept in Enterprise Resource Planning (4th ed.). Cengage Learning. Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi. Jakarta: PT Salemba Emban Patria.
Musil, J., & Hoeliner, R. (2009). The new ASAP Methodology. Retrieved from SAP: http://www.sdn.sap.com/irj/scn/go/portal/prtroot/docs/library/uuid/1026829e-7169-2d10-05b6-b5dd7042d446?QuickLink=index&overridelayout=true&48438641495058
Rainer Jr., R. K., Prince, B., & Cegielski, C. (2014). Introduction to Information Systems (5th Edition ed.). Wiley.
Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D. (2009). System Analysis And Design In A Changing World (5th Edition ed.). Course Technology.
Widjaya, I. K. (2011). Change Management : Dampak Perubahan Dengan Adanya Implementasi IT. Jurnal ComTech, 928-941.
RIWAYAT PENULIS
Herri Gunawan lahir di Jakarta, 5 Januari 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina
Nusantara dalam bidang Sistem Informasi program studi Komputerisasi Akuntansi pada 2015.
Vincent Putrandi Sulistio lahir di Pontianak, 25 Agustus 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di
Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi program studi Komputerisasi Akuntansi pada 2015
Hanra lahir di Singkawang, 30 Desember 1994. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina
Nusantara dalam bidang Sistem Informasi program studi Komputerisasi Akuntansi pada 2015
Win Ce lahir di Pangkalpinang, 28 September 1979. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas
Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi program studi Komputerisasi Akuntansi pada tahun 2001 dan menamatkan pendidikan S2 di Sekolah Tinggi Prasetiya Mulya pada tahun 2004.
