Konsep, Model, Metode dan Alat dalam
Manajemen
Kualitas
Seiring dengan waktu, saya memandang bahwa sebuah ilmu manajemen dapat dibagi secara sederhana menjadi 4 bagian: konsep, model, metode dan alat. (silahkan baca artikel ini).
Saya menggunakan pendekatan ini dalam menterjemahkan manajemen kualitas.
Konsep
Singkatnya, konsep manajemen kualitas memiliki 3 pilar utama:
1. Fokus kepada pelanggan (Customer Focus)
2. Peningkatan berkesinambungan dengan berbasis fakta (Continuous Improvement Based on Facts) – yang diambil konsep Kaizen dan siklus PDCA (Plan Do Check Action)
3. Partisipasi Menyeluruh dari semua tingkatan SDM (Total Participation)
Model
Model adalah mirip dengan Idola/Model-Acuan (Role Model). Secara pribadi kita mungkin mengidolakan orang-orang besar atau sukses, dan kita tentunya ingin banyak belajar dari mereka. Secara tidak sadar, kita membandingkan diri dengan mereka dan membuat analisa kesenjangan (gap analysis) antara diri kita dengan diri mereka. Kenapa kok mereka bisa sukses? Ciri-cirinya apa? Apakah saya memiliki ciri tersebut? Jika tidak bagaimana caranya saya memiliki ciri-ciri itu?
Dalam tatanan manajemen organisasi, kita juga mengenal organisasi-organisasi kelas dunia yang terkenal akan kesuksesannya dan dicoba dibedah dengan berbagai macam buku: Apple,
Starbucks, GE, dsb. Konsep Benchmarking (Patok Duga) juga menggunakan pendekatan model, sehingga organisasi dapat memperbaiki dirinya dengan merefleksikan dirinya dengan organisasi lain. Salah satu kekuatan konsep ini adalah dari sebuah logika sederhana: kalau ada orang lain bisa kenapa kita tidak bisa. Konsep ideal terkadang nun jauh diatas awan, sehingga kita terkadang berpikir: apakah mungkin kita bisa mencapainya?
Model membantu kita untuk melihat apa yang sebaiknya kita perbaiki. Salah satu sumber model adalah standard-standard dunia seperti ISO 9000 atau MBNQA. Standard-standard dunia ini menggunakan sebuah model organisasi yang ideal untuk menjelaskan konsepnya. Untuk
MBNQA misalnya mengatakan bahwa sebuah organiasi yang berorientasi dengan kualitas harus memiliki 7 ciri-ciri : Leadership; Strategic Planning; Customer and Market Focus;
dan Results. Dengan mendapatkan pengakuan ini (terlepas pro dan kontra konsep “ideal” yang diajukan), kita merasa telah mirip atau sama dengan model kita.
Metode
Metode utama dalam kualitas sebenarnya tidak berubah sejak dikenalkan di Jepang tahun 1945 yaitu adalah siklus PDCA (Plan Do Check Action). Dalam mengoperasionalkan konsep ini, kita mengenal 2 jalur utama yaitu 7 Langkah Peningkatan Kualitas Berkesinambungan atau disingkat 7 Langkah saja dan Six Sigma (saya suka membedakannya dengan jalur jepang dan jalur
amerika).
Kedua konsep ini memiliki ciri yang sama dengan kekuatan dan kelemahannya, ciri yang sama adalah penekanan kepada Plan dalam keduanya.
Siklus PDCA 7 Langkah Six Sigma
Plan Topic Selection Define
Understanding the Problem Measure Plan Development Analyse
Do Root Cause Analysis Improve
Implement Improvement
Check Confirm with Target Control
Action Standardized Results
Alat
Alat atau Tools adalah salah satu kekuatan dalam manajemen kualitas. Alat membantu kita bekerja lebih efisien dan efektif, tergantung dari apa yang bisa dibantu dengan alat tersebut. Kita membutuhkan informasi yang lebih terstruktur dan mudah dipahami dari sebuah koleksi data, ada alat yang membantu mengolah data misalnya beberapa alat dalam 7 Tools of Quality.
Tipsnya adalah formulasikanlah kebutuhan anda dalam sebuah pertanyaan dan kira-kira jawaban apa yang anda harapkan. Jawaban ini tentunya dapat dihasilkan oleh alat tertentu. Alat terkadang memiliki metodologi mini yang harus anda kuasai
Jadi milikilah koleksi alat yang membantu anda, kuasai bagaimana menggunakannya, pahamilah manfaat, kekuatan dan kelemahannya. Ada pepatah yang mengatakan: “if you only have a
