BAB IV
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
4.1. Sistem Informasi yang Diusulkan
Sistem inforamasi ujian seleksi penerimaan calon mahasiswa baru berbasis LAN merupakan suatu sistem yang sangat penting dalam suatu laporan hasil ujian seleksi atau organisasi karena sangat berpengaruh pada kinerja sistem itu sendiri. Sitem inforamasi ujian seleksi penerimaan calon mahasiswa baru berbasis LAN perlu ditingkatkan karena masih terdapat masalah-masalah yang sering dihadapi mulai dari proses ujian secara manual dan pendaftan calon mahasiswa baru dalam pengambilan berkas serta input data calon mahasiswa baru pekerjaannya masih kurang efektif dan kurang efesien dalam mendukung kelancaran proses pembuatan laporan hasil ujian seleksi calon mahasiswa baru yang lulus dan ujian seleksi calon mahasiswa yang tidak lulus pada AMIK Imelda Medan. Dalam merancang suatu sistem perlu diketahui apa yang akan menunjang sistem, agar dapat mempermudah pengolahan data nantinya. Berdasarkan hal tersebut di atas, penulis akan menguraikan lebih detail rancangan sistem yang diusulkan.
79
4.1.1. Deskripsi Jabatan yang Masih Digunakan dan Diusulkan
4.1.1.1. Calon Mahasiswa Baru
Calon mahasiswa baru berfungsi untuk mengisi biodata di formulir pendaftaran yang lengkap serta membayar uang pendaftaran pada administrasi tersebut.
4.1.1.2. Panitia Ujian
Panitia ujian berfungsi untuk membuat soal ujian, lembar jawaban ujian dan kartu ujian pada calon mahasiswa baru tersebut.
4.1.1.3. Administrasi
Tugas & Wewenang Administrasi Akademik yang biasa ada di sebuah lembaga pendidikan tinggi, seperti AMIK Imelda Medan, Akademi, Sekolah Tinggi, dan lain-lain. Bagian Administrasi Akademik sebagai berikut :
a. Melaksanakan tugas pelayanan administrasi pendidikan dan ketatausahaan serta administrasi Program Manajemen Informatika dan Komputerisasi Akutansi yang ditetapkan oleh yang di tetapkan oleh Direktur.
80
Informatika dan Komputerisasi Memimpin pelaksanaan tugas di lingkungan Bagian Administrasi Akademik.
c. Membagi tugas, menggerakkan, mengarahkan, membimbing serta mengkoordinasikan pelaksanaan tugas bagian.
d. Mempelajari dan menilai/mengoreksi laporan hasil kerja/pelaksanaan tugas bawahan.
e. Melakukan kerjasama dengan unit terkait.
f. Menyusun perencanaan dan program serta laporan kerja kepada atasan langsung.
g. Mengkoordinir pendaftaran mahasiswa baru.
h. Mengkoordinir pelaksanaan heregistrasi mahasiswa. i. Mengkoordinir pelaksanaan pendaftaran matakuliah. j. Mengkoordinir pembuatan ijazah dan transkrip.
k. Memberikan informasi data-data akademik bagi yang memerlukan.
l. Melakukan penilaian terhadap staf yang menjadi bawahannya secara objektif.
m. Administrasi Umum dan Keuangan
81
Administrasi Umum dan Keuangan mempunyai tugas memberikan layanan administrasi umum dan keuangan di lingkungan AMIK Imelda Medan. Administrasi Umum dan Keuangan dalam menyelenggarakan tugas tersebut di atasmempunyai fungsi :
a. melaksanakan urusan tata usaha, rumah tangga, hukum, tata laksana dan perlengkapan.
b. melaksanakan urusan kepegawaian.
h. melaksanakan administrasi tenaga administrastif. i. Sub Bagian Tenaga Akademik.
j. Sub Bagian Tenaga Administrasi.
k. melaksanakan administrasi anggaran rutin dan mengkoordinasikan anggaran pembangunan.
l. melaksanakan administrasi dana yang berasal dari masyarakat.
82
a. Mengelola dan menyelenggarakan pendidikan sesuai dengan peraturan DEPDIKNAS.
b. Menjamin kerja sama dan hubungan baik DEPDIKNAS perusahaan terkait, dan lain-lain.
c. Bertanggung jawab ketua yayasan atas penyelenggaraan pendidikan, administrasi, keuangan, pembinaan tenaga pendidkan/non pendidikan, mahasiswa dan pedayagunaan Sarana/Prasaranan.
d. Mengendalikan dan memantau proses kegiatan belajar mengajar (KBM).
e. Menyusun rencana kegiatan dan kebutuhan kurikulum sebelum tahun pelajaran baru.
f. Menyusun RIS Bidang kurikulum
g. Menyelenggarakan pembahasan ilmiah yang berkaitan dengan program pendidikan.
h. Menyusun laporan kegiatan bidang kurikulum pada setiap akhir tujuan pelajaran.
i. Mengatur dan mengawasi penggunaan serta memelihara perangkat laboratorium.
j. Menyediakan pengadaan bahan dan alat praktek.
83
l. Melaksanakan tugas lain yang dianggap perlu oleh Direktur.
m. Mengadakan evaluasi terhadap dosen seperti : absensi, pelajaran dan modul matakuliah.
4.1.2. Kebijakan Sistem Informasi yang Diusulkan dan Masih Digunakan pada AMIK Imelda Medan
Pada dasarnya, dalam penelitian ini kebijakan yang diusulkan dan dilihat dari kebijakan prosedur dari ujian seleksi peneriamaan calon mahasiswa berbasis LAN dalam pembuatan soal ujian berbasi LAN akan muncullah hasil ujian yang lulus dan yang ujian tidak lulus. Kebijakan yang diusulkan lebih menekankan kepada cara pengolahan dan pembuatan laporan, dimana kebijakan sistem informasi yang diusulkan dengan menggunakan pangkalan data atau basis data sebagai media penyimpanan pada ujian seleksi yang dibuat dengan bahasa pemrograman berbasis Vb.net, sehingga menghasilkan sebuah sistem informasi yang berguna untuk melakukan pengolahan data yang berhubungan dengan ujian seleksi berbasis LAN, soal ujian dan laporan hasil yang lulus ujian dan yang tidak lulus ujian seleksi.
84
85
Gambar 4.1. Soal Ujian Berbasis LAN
86
Gambar 4.3. Daftar calon mahasiswa yang sudah mengikuti ujian
87
Gambar 4.5. hasil ujian seleksi calon mahasiswa yang lulus ujian
88
Gambar 4.7. Rekapilasi peserta ujiand 4.2. Perancangan Model Sistem yang Diusulkan
4.2.1. Diagram Alur Data (DAD) Sistem yang diusulkan 4.2.1.1. Diagram Konteks
89
Gambar: 4.8. Konteks Diagram Sistem yang Disusulkan
4.2.1.2. Data Flow Diagram Level 1 yang Diusulkan
Data flow diagram adalah gambaran sistem secara logika, gambaran ini tidak tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur data atau organisasi file. Proses pada data flow diagram dapat merupakan sekumpulan program, satu program, satu modul atau sub program dapat juga merupakan transformasi data secara manual dari ekternal ke internal
90
Gambar 4.9. Data Flow Diagram Level 1 yang diusulkan
4.2.2. Kamus Data yang Diusulkan 1. Kamus Data File/Berkas Soal Ujian
Arus Alir Data : Soal Ujian Alias : Berkas Soal Ujian Bentuk Data : File/Tabel
Arus Data : Proses 1.1 – Entry data Soal Ujian
Penjelasan :Kode Ujian, Tgl Ujian, Durasi Ujian, Nama mata Ujian, No. Soal, Soal Ujian.
2. Kamus Data File Lembar Jawaban
Arus Alir Data : Berkas Lembar Jawaban Alias : Lembar Jawaban
91
Arus Data : Proses 1.2 – Entry data Berkas Lembar Jawaban
Penjelasan : Kode Ujian, Tgl. Ujian, Durasi Ujian, Nama Mata Ujian, No. Soal, Jawaban.
3. Kamus Data File Daftar Calon Mahasiswa Baru. Arus Alir Data : Data Calon Mahasiswa Baru Alias : Calon Mahasiswa Baru.
Bentuk Data : File/Tabel
Arus Data : Proses 2.1 – Entry data Calon Mahasiswa Baru.
Penjelasan : No. Registrasi, Nama, Tmplahir, Tgllahir, Jk, Agama, Alamat, No.hp, Status, Pekerjaan, Jurusan.
92
Gambar 4.10. Bagan Alur Dokumen Sistem yang Diusulkan
93
Basis data sebagai tempat penyimpanan data-data yang telah diinputkan dan memanipulasi data. Pada desain dan implementasi sistem ujian seleksi penerimaan calon mahasiswa baru berbasis LAN dengan menggunakan Vb.net pada AMIK Imelda Medan mempunyai data Sistem Informasi Pengolahan data calon mahasiswa baru dengan nama database (ujian).
4.2.4.1. Normalisasi yang diusulkan
Normalisasi merupakan sebuah teknik dalam login desing
sebuah basis data teknik pengelompokan atribut dari suatu relasi sehingga membentuk struktur relasi yang baik (tanpa redudansi), Nomor_Registrasi, Nama_Peserta, Alamat, Tanggal_Lahir, Jenis_Kelamin, Nomor_Telepon.
4.2.4.2. Perancangan Struktur Tabel 1. Tabel calon mahasiswa
File ini berfungsi sebagai penyimpanan data calon mahasiswa baru yang akan dientrikan.
Nama database : Ujian Nama Tabel : calonmahasiswa Fields key : noregistrasi
Media : Harddisk
94
2 nama Varchar 100 Nama calon mahasiswa baru
3 jeniskelam in
Varchar 50 Jenis Kelamin
4 alamat Varchar 100 Alamat
5 noHp Varchar 20 NoHp
6 statusUjia
8 password Varchar 40 password
2. Tabel soal
Tabel ini berfungsi sebagai penyimpanan data soal yang akan dientrikan.
Nama database : Ujian Nama Tabel : Soal
Fields key : Kodemateri
Media : Harddisk
95
2 jumlahsoal Varchar 100 Jumlah Soal 3 tampilsoal Varchar 100 Tampil soal
3. File Jawab
File ini berfungsi sebagai penyimpan data jawaban soal yang akan dientrikan.
Nama database : Ujian Nama Tabel : Jawab
Fields key : noregistrasi
Media : Harddisk
2 jumlahsoal Varchar 100 Jumlah Soal
3 benar Varchar 200 Benar
4 salah Varchar 200 Salah
5 nilai Varchar 50 Nilai
6 hasil Varchar 8 Hasil
7 waktu Date Time 30 Waktu
8 sisa Varchar 30 Sisa
9 keteranga n
Varchar 30 Keterangan
96
File ini berfungsi sebagai penyimpanan data hasil ujian yang akan dientrikan.
Nama database : Ujian Nama Tabel : Hasilujian Fields key : noregistrasi
Media : Harddisk
1 noregistrasi Int 15 Noregistrasi
2 nama Varchar 100 Nama
3 hasil Varchar 200 Hasil
5. Tabel Info Ujian
Tabel ini berfungsi sebagai penyimpanan data hasil ujian yang akan dientrikan.
Nama database : Ujian Nama Tabel : infoujian Fields key : kodemateri
Media : Harddisk
1 kotemateri Int 15 Kodemateri
97
3 jumlahsoal Varchar 200 Jumlahsoal
4 status Varchar 100 Status
5 tampilsoal Varchar 100 Tampil soal
6. Tabel Jawab Detail
File ini berfungsi sebagai penyimpanan data jawab detail yang akan dientrikan.
Nama database : Ujian Nama Tabel : jawabdetail Fields key : kodemateri
Media : Harddisk
Tabel 4.6. Tabel Jawab Detail N
o
Nama Fields
Type Lebar Keterangan
1 noregister Int 15 No register 2 kodemateri Varchar 15 Kode materi 3 nomorsoal Varchar 10 Nomor soal 4 nomorurutso
al
Varchar 20 Nomor urut soal
5 jawab Varchar 100 Jawab
6 hasil Varchar 200 Hasil
7. Tabel Soal Detail
Tabel ini berfungsi sebagai penyimpanan data soal detail yang akan dientrikan.
98
Media : Harddisk
Tabel 4.7. Tabel Soal Detail N
o
Nama Fields
Type Lebar Keterangan
1 noregister Int 15 No register 2 kodemateri Varchar 15 Kode materi
3 nomor Varchar 10 Nomor
4 soal Varchar 200 soal
5 jwba Varchar 100 Jwb A
6 jwbb Varchar 200 Jwb B
7 jwbc Varchar 10 Jwb C
8 jwbd Varchar 10 Jwb D
9 kunci Varchar 10 Kunci
8. Tabel User
Tabel ini berfungsi sebagai penyimpanan data user yang akan dientrikan.
Nama database : Ujian Nama Tabel : user
Fields key : kodeuser
Media : Harddisk
Tabel 4.8. Tabel n User
N o
Nama Fields
Type Lebar Keterangan
1 kodeuser Int 15 kodeuser
99
3 passwor Varchar 10 passwor
4 level Varchar 20 level
4.2.5. Perancangan Diagram Relasi Entitas yang Diusulkan
Tabel relasi digunakan untuk mengelompokkan data menjadi tabel yang menunjukan entitas dan relasi yang berfungsi untuk mengakses data, sehingga database tersebut mudah di modifikasi. Dibawah ini Perancangan diagram relasi entitas yang diusulkan pada AMIK Imelda Medan.
100
4.3. Perancangan Struktur Menu
Pada Perancanngan Struktur Menu dibawah ini: 1. Pada menu file terdapat 3 menu yaitu:
a. Menu file data calon mahasiswa b. Materi ujian
c. Keluar
2. Pada menu Bank Soal terdapat 3 menu yaitu: a. Menu daftar soal ujian
b. Setting ujian c. ujian
3. Pada menu Adminstrasi terdapat 2 menu yaitu: a. Data user
b. Ganti password
4. Pada menu Laporan terdapat 2 menu yaitu: a. Laporan Calon Mahasiswa
101
Gambar 4.8. Struktur Menu
4.4. Perancangan Antar Muka 1. Login
Gambar 4.9. Login
102
Gambar 4.10. Daftar Calon Mahasiswa
3. Daftar Materi Ujian
Gambar 4.11. Daftar Materi Ujian
103
1. Menu Login
4.12. Gambar Menu Login
2. Menu Daftar Calon Mahasiswa
Gambar 4.13. Menu Daftar Calon Mahasiswa
104
Gambar 4.14. Menu Daftar Materi Ujian
4. Menu Bank Soal
Gambar 4.15. Menu Bank Soal
105
Gambar 4.16. Menu Setting Ujian
6. Menu Ujian
Gambar 4.18. Menu Ujian
106
Gambar 4.19. Menu User
8. Menu Ganti Password
Gambar 4.20. Menu Password
107
4.6.1. Perangkat Keras (Hardware)
Spesifikasi hardware terdiri dari perangkat keras komputer (Computer Hardware) yang merupakan komponen-komponen fisik yang membentuk satu kesatuan sistem personal komputer (PC). Untuk menjalankan sistem perancangan penghitungan pajak tahunan PPh pasal 21 ini, dibutuhkan spsefikasi komputer seperti Metherboard (Papapn Utama), Centarl Prosesing Unit CPU), Random Access Memory (RAM), Video Graphic Array (VGA), Printer dan Scanner. Dimana fungsi-fungsi komponen perangkat Keras diatas dapat jelaskan sebagai berikut:
1. Metherboard (Papan utama)
Metherboard (Papan utama adalah komponen utama yang membangun sebuah komputer.
2. Centarl prosseing Unit (CPU)
Cental Prossseing Unit ini adalah memproses dan mengolah semua kalkulasi dan perintah-perintah yang membuat komputer dapat dioperasikan menggunakan Intel Pentiun III
3. Random Access Memory (RAM)
Random Access Memory (RAM) berfungsi sebagai tempat transit data sementara untuk operasi-operasi yang tengah dijalankan oleh CPU, sebesar 512 MB
4. Video Grapic Array (VGA)
108
monitoratau proyektor dan masih menggunakan yang standar.
5. Printer dan Scanner
Printer dan Scanner berfungsi sebagai output cetak dari dokumen elektronik baik bentuk teks maupun grafis.
4.6.2. Perangkat Lunak (Software)
Spesifikasi untuk perangkat lunak (software) yang penulis gunakan untuk perancangan aplikasi sistem ujian seleksi penerimaan calon mahasiswa baru adalah sebagai berikut:
1. Sistem operasi Microsoft Windows 7
2. Xampp version 3.2.1
3. Database server MySQL version 3.2.1
4. Web server Apache version 2.2.4
5. Microsoft Visual Studio 2010 (VB.Net)
6. phpMyAdmin version 2.10.2 sebagai Database Manager
4.6.2.1 Perangkat Lunak Sistem
109
dengan perangkat lunak aplikasi, yang merupakan program yang membantu pengguna melakukan tugas spesifik dan produktif, seperti pengolahan kata atau manipulasi gambar. Perangkat lunak sistem dapat di bagi lagi menjadi 3 macam yaitu :
1. Bahasa pemrograman
merupakan perangkat lunak yang bertugas mengkonversikan arsitektur dan algoritma yang di rancang manusia ke dalam format yang dapat di jalankan komputer, dalam hal ini untuk menjalankan program dibutuhkan Software Microsoft Visual Studi 2010.
2. Sistem Operasi
saat komputer pertama kali di hidupkan, sistem operasilah yang pertama kali di jalankan, sistem operasi yang mengatur seluruh proses, menterjemahkan masukan, mengatur proses internal, memanejemen penggunaan memori dan memberikan keluaran ke peralatan yang bersesuaian, sistem operasi yang tengah dijalankan dapat bekerja pada Windows 2000 sampai windows 2010.
110
Sistem operasi merupakan perangkat lunak sistem dengan fungsi tertentu, pada program yang dijalankan dibutuhkan Norton Utility.
4.6.2.2 Perangkat Lunak Pemrograman
Dalam membangun sebuah perancangan aplikasi ujian membutuhkan deklarasi fungsi luar tambahan.
111
Perlu diketahui dalam perancangan aplikasi ujian seleksi penerimaan calon mahasiswa baru untuk menjalankan operasi sistem program visual studio 2010 (Vb.Net) ini untuk mencetak hasil laporan sangat dibutuhkan perangkat aplikasi penujang seperti Crystal Reports 2010 yang merupakan salah satu paket program yang digunakan untuk membuat, menganalisa, dan menterjemahkan informasi yang terkandung dalam database ke dalam berbagai jenis laporan. Dan yang Paenulis pakai itu, Crystal Report 2010 untuk Microsoft Visual Studio 2010. Beberapa Kelebihan dari Crystal Report adalah sebagai berikut :
1. Pembuatan laporan dengan Crystal Reports 2010 tidak terlalu rumit dan banyak melibatkan kode program.
2. Program Crystal Reports 2010 banyak digunakan karena mudah terintegrasi dengan bahasa lain.
3. Fasilitas impor hasil laporan yang mendukung format-format paket program lain, seperti Microsoft Office, Adobe Acrobat Reader, HTML, dan sebagainya.
4.6.2.3 Perangkat Lunak Aplikasi
112
4.7. Kelebihan Dan Kelemahan Sistem 4.7.1. Kelebihan Sistem
Aplikasi ujian seleksi peneriamaan calon mahasiswa berbasis berbasis LAN memiliki beberapa kelebihan sebagai berikut:
1. Aplikasi ini mempunyai tampilan-tampilan yang mudah dipahami, sehingga pemakai dapat menggunakan aplikasi ini dengan mudah.
2. Sistem informasi ujian seleksi peneriamaan calon mahasiswa berbasis berbasis LAN ini dapat membantu proses panitia ujian administrasi dalam merekap data.
4.7.2. Kelemahan Sistem
Disamping memiliki kelebihan seperti yang dipaparkan di atas, aplikasi ujian seleksi peneriamaan calon mahasiswa berbasis berbasis LAN ini memiliki beberapa kekurangan, seperti :
113
2. Aplikasi ujian seleksi peneriamaan calon mahasiswa berbasis berbasis LAN ini belum memiliki fasilitas
