Kajian Kes terhadap Pegawai Kumpulan Pelaksana Sekolah Menengah Sains Kuching dari Aspek Kedinamikaan Kumpulan
1.1 PENGENALAN:
Dinamika Kumpulan adalah satu proses perhubungan yang kompleks dalam konsep kumpulan dan ahli-ahlinya sendiri [ CITATION Faz10 \l 1033 ]. Tanpa kita sedari ahli-ahli dalam sesebuah kumpulan mempunyai sifat yang berbeza dan pelbagai. Walaupun dalam kumpulan yang kecil, perbezaan dan kepelbagaian ahli-ahli dalam kumpulan masih lagi wujud. Hal ini kerana, manusia tidak dijadikan mempunyai sifat yang sama. Justeru itu, penting untuk kita mengetahui kedinamikan serta keunikan orang-orang di sekeliling kita untuk mengurangkan tekanan dan konflik.
Pegawai Kumpulan Pelaksana atau lebih dikenali sebagai staf sokongan adalah sebuah kumpulan yang membantu pegawai-pegawai untuk melaksanakan tugasan-tugasan pejabat seperti menyimpan rekod, membuat salinan surat-surat, dan sebagainya lagi. Mengikut istilah kepimpinan dari aspek perkhidmatan awam, staf sokongan adalah kumpulan pengurusan yang berada di peringkat menengah selepas peringkat kepimpinan tertinggi [ CITATION Pus14 \l 1033 ]. Manakala dari segi istilah staf sokongan dalam bidang pendidikan pula adalah staf yang tidak mengajar di sekolah atau institusi pendidikan yang melakukan kerja sokongan seperti perkeranian dan tugas baik pulih [ CITATION Pus141 \l 1033 ]. Jelas di sini, pegawai kumpulan pelaksana adalah staf-staf yang menjalankan aktiviti pengurusan di peringkat terendah.
Tujuan kajian dilakukan ke atas pegawai kumpulan pelaksana adalah untuk mengenalpasti kewujudan kedinamikaan kumpulan dalam kalangan pengurusan terendah di sesebuah organisasi. Hal ini kerana pegawai kumpulan pelaksana merupakan pendukung dan pelaksana kepada matlamat dan objektif sesebuah organisasi dengan lebih teliti. Mereka juga merupakan salah satu penyumbang kepada kejayan sesebuah organisasi.
1.2 LATAR BELAKANG ORGANISASI
orang Pembantu Am Pejabat N4, dua orang Pembantu tadbir N1, seorang Penyelia Asrama Kanan N22, seorang Penyelia Asrama N17, seorang pembantu makmal C22, lima orang pembantu makmal C17, seorang juruteknik elektrik J26, seorang juruteknik komputer F17, dan tiga orang driver R3 [CITATION Asr141 \l 1033 ].
1.3 ASPEK UTAMA KAJIAN
Aspek utama kedinamikaan kumpulan yang hendak dikaji di sekolah ini adalah berkaitan dengan kepimpinan, konflik, komunikasi, serta prestasi dan kepuasan kerja.
1.4 KAEDAH/METADOLOGI KAJIAN
Metodologi kajian adalah merujuk kepada kaedah yang paling sesuai untuk menjalankan penyelidikan dan menentukan tatacara yang efektif bagi menjawab permasalah kajian. Kajian ini menggunakan rekabentuk kualitatif, di mana kaedah metadologi yang akan digunakan untuk mendapatkan data bagi kajian ini adalah dengan kaedah soal selidik, temu bual, data sekunder, dan pemerhatian. Pihak yang terlibat dan menjadi sampel untuk kajian ini adalah seramai 21 orang dan kesemuanya adalah staf sokongan atau pegawai kumpulan pelaksanan SM Sains Kuching.
1.4.1 Soal Selidik
Soal selidik dilakukan dengan menyediakan borang soal selidik yang mengandungi soalan-soalan yang berkaitan dengan perkara yang ingin diketahui oleh pengkaji. Borang soal selidik tersebut akan diedarkan kepada responden yang dipilih ataupun secara rawak. Soal selidik ini telah diberikan kepada kesemua pegawai kumpulan pelaksana yang menjadi sampel kepada kajian ini.
1.4.2 Temu Bual
1.4.3 Data Sekunder
Data sekunder adalah maklumat yang boleh diperoleh daripada keratan akhbar, carian internet, ataupun buku-buku rujukan. Bagi mendapatkan data untuk kajian ini, data sekunder yang boleh diperoleh adalah dengan carian internet di laman-laman web yang berkaitan.
1.4.4 Pemerhatian
2.1 PERBINCANGAN UTAMA
Perkara yang utama yang akan dikaji adalah terhadap empat aspek yang telah dipilih. Keempat-empat aspek tersebut akan dianalisis untuk mendapatkan hasil kajian.
2.1.1 Aspek Kepimpinan
Kepimpinan membawa maksud perwatakan yang mampu untuk mempengaruhi orang lain melakukan sesuatu tugas dengan rela hati. Tidak semua individu yang dilahirkan mempunyai sifat kepimpinan yang unggul. Namun, jika seseorang mampu menunjukkan sifat-sifat peribadi yang berkaliber dalam memberikan idea yang bernas dan dinamik, maka tidak mustahil individu tersebut mampu menjadi ketua dan pemimpin yang berjaya dalam sesebuah organisasi. Antara sifat yang telah dikenalpasti yang pasti ada dalam kalangan pemimpin yang telah berjaya dalam organisasi awam ialah berorientasikan misi dan visi, mempunyai daya keyakinan yang tinggi, berani melakukan perkara yang luar biasa, mencipta dan membawa perubahan, berintegriti dan bermoral serta lebih realistik.
Di dalam kajian ini, pemimpin untuk staf sokongan yang utama semestinya adalah Pengetua SM Sains selaku Ketua Jabatan. Namun apabila dilihat dari kumpulan sokongan, Ketua Pembantu Tadbir adalah ketua kepada kumpulan ini, dan boleh disamakan sebagai penyelia kepada pegawai kumpulan pelaksana. Secara mata kasarnya, ketua pembantu tadbir untuk SM Sains Kuching, adalah seorang yang berpengetahuan mengenai undang-undang dan pekeliling-pekeliling, tegas, dan berdisiplin dalam melaksanakan tugasnya sebagai pemimpin kepada pegawai-pegawainya. Hal ini menunjukkan beliau mempunyai gaya kepimpinan seorang pemimpin yang berkesan.
2.1.2 Aspek konflik
2.1.2.1 Penggunaan Media Sosial
Media sosial seperti facebook, twitter, wechat dan lain-lain lagi adalah suatu trend di mana-mana sahaja kita berada. Tidak kiralah dalam kalangan pelajar, guru-guru, pegawai pelaksana, mahupun pentadbir, mempunyai laman sosial masing-masing. Dalam hal ini bukanlah bermaksud isu yang dibangkitkan adalah berkenaan dengan ahli organisasi terlalu leka dengan media sosial. Apa yang menjadi isu dan permasalahan dalam penggunaan media sosial adalah konflik yang berlaku akibat daripada status-status yang dihantar di laman sosial masing-masing.
Biasanya konflik yang berlaku adalah disebabkan oleh ketidakpuasan hati dalam kalangan mereka semasa di tempat kerja, yang kemudiannya diluahkan di laman sosial masing-masing. Akibat daripada itu, suasana yang tegang akibat daripada permasalahan tersebut menyebabkan hubungan sosial dalam kalangan ahli organisasi agak terjejas.
2.1.2.2 Beban tugas
Dalam isu ini, beban tugas yang dimaksudkan bukanlah dalam tugas hakiki. Namun beban tugas-tugas tambahan di luar bidang tugas hakiki yang terlalu banyak dan pembahagian tugas tambahan yang tidak adil. Akibat daripada pembahagian tugas yang tidak adil, maka wujud perasaan tidak puas hati terhadap pentadbir yang dikatakan berat sebelah. Sebagai contoh, tugas hakiki adalah sebagai pembantu makmal.
2.1.2.3 Kekurangan sumber
Sumber yang dimaksudkan di sini bukanla sumber kewangan. Akan tetapi sumber dari segi peralatan. Memandangkan pengagihan sumber adalah berdasarkan perkara yang lebih penting terlebih dahulu, maka pengagihan kepada sumber-sumber yang kurang penting menjadi lambat dan penangguhan kerja terjadi. Hal ini menyebabkan segelintir ahli organisasi tidak melakukan kerja dengan licin dan kurang berkesan.
Masalah komunikasi dalam kalangan ahli organisasi biasanya akan berlaku apabila maklumat yang hendak disampaikan oleh sumber, tidak dapat diterima oleh penerima. Halangan komunikasi yang mungkin wujud semasa maklumat sedang disampaikan menyebabkan salah faham dalam pemahaman maklumat yang hendak disampaikan. Cara berfikir seseorang juga menjadi pengaruh untuk komunikasi yang kurang berkesan. Komunikasi dalam pengurusan organisasi memang sesuatu yang penting dan sukar dinafikan [ CITATION Ros07 \l 1033 ]. Hal ini kerana, komunikasi yang kurang berkesan akan menimbulkan lebih pemerhatian dan juga temu bual, didapati terdapat beberapa konflik yang berlaku dalam kalangan pegawai kumpulan pelaksana ini. Walau bagaimanapun, prestasi kerja masih lagi dapat dikekalkan dalam kalangan pihak yang berkonflik itu. Isu yang menjadi permasalahan kepada konflik tersebut biasanya berunsur peribadi dan ada juga disebabkan beban tugas yang tidak seimbang.
2.1.4 Prestasi dan Kepuasan Kerja
Bahagian A:
Bahagian A adalah maklumat demografi responden yangberkaitan dengan jantina, umur, bangsa, pekerjaan, dan taraf prkahwinan, Jadual di bawah akan menunjukkan peratusan yang diperoleh dari maklumat demografi.
Demografi Frekuensi Peratus %
Jantina
Bahagian B merupakan maklumat mengenai tugas-tugas individu berdasarkan komponen rekabentuk untuk peringkat individu. Jadual 2.2 akan menunjukkan jumlah individu yang diperoleh hasil persetujuan mereka mengenai bidang tugas mereka dan kepuasan kerja
kerja
5. Anda tidak tahu apa yang anda lakukan. 29 - - 1 -6. “Sentiasa Bersedia” sebagai motto kerja anda - 6 18 4 2 7. Setujukah anda sekiranya markah kerja anda dinilai
berdasarkan prestasi anda? - 1 - 1 28
8. Adakah anda seorang pekerja yang bertanggungjawab
degan tugas anda? - - 4 20 6
9. Sekiranya anda di arah untuk melakukan sesuatu tugas yang
bukan tugas anda, adakah anda akan bersetuju? - 8 16 4 2 10. Adakah anda bersemangat untuk bekerja dalam organisasi
tersebut? - 2 4 20 4
11. Anda seorang yang berdedikasi di tempat kerja. - - 5 20 5 12. Keterlibatan anda dalam semua aktiviti organisasi sangat
tinggi. - 2 4 18 4
13. Tugas anda di organisasi tidak terlalu penting. - 3 6 15 6 14. Anda tidak mempunyai apa-apa kemahiran. 16 4 8 2 -15. Adakah anda tidak suka bekerja bersama rakan-rakan
sekerja anda? 26 2 1 -
-Jadual 2.2: Jumlah Persetujuan Individu Berkenaan dengan Kerjaya Mereka
Bahagian C
Bahagian C merupakan soalah terbuka yang harus dijawab oleh responden samaada Ya atau Tidak. Terdapat Dua soalan yang dikemukakan. Jadual berikutnya adalah berkaitan jumlah yang setuju, tidak setuju dan tidak pasti.
Bil .
Soalan Ya Tidak Tidak
Pasti 1. Adakah anda sudah mencapai matlamat dan kejayaan dalam
kerjaya anda? Ya atau tidak.
14 10 6
2. Adakah anda merasakan organisasi anda perlu untuk membuat perubahan untuk meningkatkan prestasi kerja anda? Ya atau Tidak.
2.3 KONSEP-KONSEP UTAMA YANG BERKAITAN DENGAN DINAMIKA KUMPULAN
2.3.1 Konsep Peranan
Dalam sesebuah kumpulan, setiap ahli memainkan peranan yang berbeza dan memberi pengaruh yang berbeza terhadap pembangunan kumpulan serta persekitaran organisasi [ CITATION Faz10 \l 1033 ]. Ini bermakna, setiap ahli organisasi perlu ada peranan masing-masing yang tersendiri. Peranan yang utama ialah ketua kumpulan iaitu individu yang bertanggungjawab menggabungkan dan melaksanakan semua aktiviti mengikut jenis kepimpinanannya [ CITATION Faz10 \l 1033 ]. Peranan juga membolehkan seseorang mempunyai kuasa untuk mempengaruhi tingkah laku ahlinya dan tingkah laku tersebut akan menggambarkan peranan yang dimainkan oleh mereka.
dengan kewangan sekolah. Manakala peranan tidak formal pula adalah peranan yang dibentuk secara tidak formal. Contohnya menjadi pembaca doa dalam taklimat mingguan. Pada setiap minggu, pembaca doa akan berubah tanpa dilantik secara rasmi atau tetap di dalam taklimat. Satu lagi konsep peranan adalah konsep peranan jangkaan, aiati set norma yang menentukan bagaimana ahli dalam kumpulan mesti bertingkah laku [ CITATION Faz10 \l 1033 ].
2.3.2 Konsep Komunikasi
Setiap masa dan ketika kita berkomunikasi. Samaada berkomunikasi dengan pihak yang satu lagi ataupun berkomunikasi dengan diri sendiri. Komunikasi merujuk kepada transmisi maklumat dan kefahaman antara ahli dalam kumpulan [ CITATION Faz10 \l 1033 ]. Menurut Hovland (1953), komunikasi adalah satu proses penyampaian ransangan yang bertujuan menukar tingkah laku seseorang [ CITATION Moh10 \l 1033 ]. Boleh kita simpulkan, komunikasi adalah satu proses interaksi samaada dengan diri sendiri ataupun dengan orang lain di dalam sebuah kumpulan, tidak kiralah kumpulan formal atau tidak. Semasa bekerja di dalam kumpulan, seseorang hendaklah berinteraksi dengan ahli-ahli kumpulannya supaya dalam kalangan ahli kumpulan, dapat bertukar maklumat, menyelesaikan masalah dan menyelaraskan aktiviti. Komunikasi perlu dilakukan disebabkan ia adalah satu kaedah untuk memaklumkan maklumat kepada pihak yang lain, mendapat dan menghasilkan maklumat, menggalakkan orang lain berkongsi cadangan dan pandangan terhadap sesuatu, mengarahkan orang lain membuat sesuatu tindakan dan menguruskan perhubungan sosial antara ahli kumpulan [ CITATION Faz10 \l 1033 ]. Walau bagaimanapun, komunikasi yang berkesan adalah bergantung dengan rangkaian komunikasi organisasi. Contoh-contoh rangkaian organisasi:
i) Rangkaian komunikasi pemusatan dan pengagihan; ii) Komunikasi formal dan tidak formal, dan;
iii) Komunikasi lisan dan tidak lisan
[ CITATION Faz10 \l 1033 ]
komunikasi pemusatan dan pengagihan akan berlaku apabila terdapat maklumat dari ketua jabatan. Samaada maklumat tersebut akan tersebar samaada melalui seorang ahli kumpulan sahaja ataupun diagihkan-agihkan kepada beberapa kumpulan. Sebagai contohnya sekiranya ada perubahan dari segi capaian maklumat untuk HRMIS, maka hanya orang yang bertanggungjawab yang akan memaklumkan kepada semua pegawai kumpulan pelaksana. Namun, sekiranya maklumat umum, sebagai contoh ada taklimat di sebelah petang, maklumat tersebut akan diagih-agihkan dari seorang pegawai kepada pegawai yang lain tanpa menunggu semua yang terlibat berkumpul.
Komunikasi formal sememangnya berlaku di kawasan pejabat. Contohnya seperti seorang pembantu makmal ingin memohon untuk membeli barangan makmal, maka komunikasi formal akan berlaku di antara kerani dan juga pembantu makmal, di mana kerani akan memberikan borang nota minta dan menerangkan prosedur pembelian. Manakala komunikasi tidak formal berlaku di kala masa rehat, di mana pegawai-pegawai akan berkomunikasi sesuatu yang bukan berkaitan dengan kerja. Komunikasi lisan dan tidak lisan adalah apabila ahli kumpulan bercakap seperti biasa dengan ahli-ahli kumpulan yang lain dan komunikasi tidak lisan pula adalah apabila seorang ahli kumpulan menunjukkan bahasa isyarat, samaada melalui mimik muka, isyarat tangan, mulut dan kaki, serta menulis sesuatu pada kertas.
Komunikasi adalah asas kepada perpaduan ahli-ahli di dalam kumpulannya. Sepertimana yang dikatakan oleh Franks dan Brownell (1989), dalam proses mengelolakan aktiviti kerja organisasi, perlakuan komunikasi dalam kalangan anggota kerja dikatakan sebagai salah satu unsur penyumbang penting kepada proses pencapaian matlamat organisasi dan produktiviti kerja [ CITATION Ros07 \l 1033 ]. Jadi, tidak dapat dinafikan, dalam kerja secara berkumpulan, komunikasi amatlah penting dan merupakan salah satu aspek dalam kedinamikan sesebuah kumpulan.
2.3.3 Konsep kepimpinan
mengarah aktiviti-aktiviti yang berkaitan dengan tugas subordinatnya [ CITATION Saa08 \l 1033 ].
Antara sifat yang telah dikenalpasti yang pasti ada dalam kalangan pemimpin yang telah berjaya dalam organisasi awam ialah berorientasikan misi dan visi, mempunyai daya keyakinan yang tinggi, berani melakukan perkara yang luar biasa, mencipta dan membawa perubahan, berintegriti dan bermoral serta lebih realistik.
Sifat-sifat kepimpinan sebegini akan membawa kecemerlangan kepada organisasi. Tidak keterlaluanlah sekiranya dikatakan pemimpin yang tidak mempunyai sifat seperti yang dinyatakan akan membawa sesebuah organisasi jatuh merudum. Hal ini kerana, sifat-sifat tersebut akan menunjukkan kebolehan seseorang pemimpin untuk memimpin organisasi. Organisasi ataupun kumpulan sememangnya memerlukan seorang pemimpin untuk memimpin. Jadi tidak kiralah kumpulan kecil, kumpulan besar, kumpulan tertinggi, kumpulan terendah. Apa yang pasti adalah, sebuah kumpulan memerlukan seorang pemimpin untuk menerajui mereka sekiranya mahu berjaya. Hasil kajian Ishak bin Mad Syah dan rakan-rakannya, pemimpin mempengaruhi tingkah laku pengikutnya dan menerusi pengaruh tersebut pengikut bersama dengan pemimpin berjaya mencapai matlamat yang dikongsi [ CITATION Ish13 \l 1033 ].
Bagi pegawai kumpulan pelaksana SM Sains Kuching, ketua pegawai tadbir adalah seseorang yang mempunyai karekteristik seperti itu. Hasil dari pemerhatian menunjukkan, beliau adalah seorang yang sentiasa berorientasikan misi dan visi sekolah, jabatan dan kementerian. Beliau seorang yang tegas apabila membuat keputusan dan berintegriti, sering berpandukan pekeliling dan arahan-arahan bertulis yang dijadikan rujukan dari masa ke semasa. Selain itu juga, beliau berani menyahut cabaran yang diberikan oleh pengetua dari masa ke semasa dan sentiasa bersifat realistik. Hal ini membuktikan beliau mempunyai sifat-sifat kepimpinan yang berkesan.
dikaitkan dan disama ertikan dengan kajian ini, kepimpinan sebenarnya boleh wujud di mana-mana peringkat dan setiap individu perlu mempunyai kriteria seorang pemimpin untuk menjadi pemimpin yang berkesan.
3.1 RUMUSAN
Dinamika kumpulan adalah satu proses mengenalpasti kejelekitan sesebuah kumpulan menerusi beberapa aspek dan ciri-ciri sesebuah kumpulan yang dinamik. Sudah pasti, setiap kumpulan membawa perbezaan, kelebihan dan kekurangan, serta kekuatan dan kelemahan yang tersendiri. Namun, aspek-aspek seperti kepimpinan, komunikasi, konflik dan prestasi kerja adalah saling bergantungan. Apabila bekerja bersama-sama dalam satu kumpulan, untuk mendapatkan hasil yang baik sememangnya memerlukan kita menghadapi beberapa kesukaran. Bekerja bersama-sama dalam satu kumpulan boleh diistilahkan sebagai satu pasukan. Maka dalam satu pasukan memerlukan tahap kerjasama yang tinggi dalam kalangan semua ahli. Antara matlamat dalam pembinaan sebuah pasukan adalah dengan menghasilkan rasa kesatuan dan kebersamaan. Matlamat yang kedua pula adalah mewujudkan suasana persefahaman antara satu sama lain dan yang ketiga, mendapatkan harga diri dan bangga dalam satu pasukan [ CITATION Dat10 \l 1033 ].
tiada pemimpin yang boleh memimpin, ataupun tidak ada komunikasi yang menunjukkan mereka saling memahami dan mengenali antara satu sama lain, ataupun mungkin juga sebelum perlawanan terdapat konflik sesama ahli pasukan, kesemuanya mempengaruhi prestasi pasukan mereka sehinggakan mereka mengalami kekalahan yang teruk yang tercatat dalam rekod dunia.
4.1 RUJUKAN
Dato' Dr. Mohd. Fadzilah Kamsah & Ahmad Fadzli Yusof. (2010). 55 Petua Kerja Berpasukan. Selangor: PTS Millennia Sdn. Bhd.
Fazilah Mohd. Othman & Co. (2010). Dinamika Kumpulan. Sintok: Universiti Utara Malaysia.
Hajah Noresah Bt Baharom & Co. (2010). Kamus Dewan Edisi Keempat. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.
Hatta Sidi & Mohamed Hatta Shaharom. (2002). Mengurus Stres Pendekatan yang Praktikal. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.
Mohd Baharudin Othman & Co. (2010). Modul Pengantar Komunikasi. Sintok, Kedah: Universiti Utara Malaysia.
Md. Yadi Said. (2006). Mengurus Konflik. Kuala Lumpur: PTS Professional Publishing Sdn. Bhd.
Mokhtar, M. (2008). Kepimpinan: Konsep Dalam Memimpin Organisasi. In S. A. Romle, Pentadbiran, Undang-Undang dan Pembangunan Negara (pp. 27-42). Selangor: Prentice Hall Pearson Malaysia Sdn. Bhd.
