BAB IV
KETATAUSAHAAN SEKOLAH
A.Tata Usaha Sebagai Tenaga Kependidikan Sekolah
1.Pengertian Tata Usaha
Ditinjau dari sudut asal usul kata (etimologis), maka ADMINISTRASI berasal dari Bahasa Latin yaitu Ad+Ministrare. Ad berarti intensif, sedangkan Ministrare berarti melayani, membantu, dan memenuhi atau menyediakan (Husaini Usman, 2006).Menurut The Lian Gie (2000), tenaga tata usaha memiliki tiga peranan pokok yaitu: (1) melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi, (2) menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat, dan (3) membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.
2.Tugas-tugas TU
Pengalaman dan sertifikat pendidikan (ijazah) sangat menentukan dalam kerja mereka. Dan mereka bekrja pada disiplin ilmu mereka masing-masing. Sementara aktifitas . semua staf TU di sekolah-sekolah di Indonesia tampaknya harus bisa bekerja di semua bidang yang ditugaskan oleh kepala sekolah dan kepala TU. Mereka bertugas dalam berbagai bidang, baik bekerja sama dengan kepala sekolah dan guru atau mereka bekerja sendiri. Tugas mereka meliputi, membantu proses belajar mengajar, urusan kesiswaan, kepegawaian, peralatan sekolah, urusan infrasturcture sekolah, keuangan, bekerja di laboratorium, perpustakaan dan hubungan masyarakat (Sumber: hasil rapat Kepala Tata Usaha di Bogor: 1996).
Mill dan Standingford (1982) menyebutkan delapan tugas tenaga administrasi yaitu: (1) menulis surat
(2) membaca
(3) menyalin (menggandakan) (4) menghitung
(5) memeriksa
Menurut Nansen School, Birm, UK, 2001 Fungsi staff TU adalah menangani urusan administrasi yg dibagi menjadi 4 bagian:
1. School assistant 2. Clerical assistant 3. Finance assistant dan 4. General assistant
3.Tugas Pokok Dan Fungsi Tenaga Administrasi Sekolah
Keputusan Dirjen Dikdasmen No. 260 dan 261 Tahun 1996 Tugas pokok Kepala Tata Usaha sebagai berikut :
a) Menyusun program kerja tata usaha sekolah b) Pengelolaan keuangan sekolah
c) Pengurusan adminstrasi ketenagaan dan sisswaUU
d) Pembinaan dan pengembangan karier pegawai tata usaha sekolah e) Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah
f) Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah g) Mengkoordinasikan dan melaksanakan 7 K
h) Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan, pengurusan ketatausahaan secara berkala
1. Tugas Pokok dan Fungsi Tenaga Administrasi Sekolah a.Tugas pokok urusan administrasi
Melaksanakan Ketatata Usahaan Sekolah dan bertanggung Jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
a) Menyusun Program Kerja tata usaha sekolah b) Pengelolaan keuangan sekolah
c) Pengurusan administrasi ketenagaan dan siswa
d) Pembinaan dan pengembangan karier pegawai tata usaha sekolah e) Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah
f) Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah g) mengkoordinasikan dan melaksanakan 7 K
b.Tugas Pokok Bendaharawan Sekolah
Melaksanakan seluruh Administrasi Keuangan Sekolah, meliputi keuangan rutin/UYHD/BOPS, Dana BOS, Dana Komite Sekolah dan Dana dari sumber lainnya, bertanggung jawab langsung kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut:
a) Menyimpan Dokumen, Rekening Giro atau Bank Keuangan sekolah b) Mengajukan Pembayaran
c) Membuat Laporan Penggunaan Keuangan BOPS, BOS, Komite Sekolah dan sumber lainnya. d) Melaksanakan Pengambilan dan Pengembalian serta pembayaran Keuangan Negara sesuai petunjuk.
e) Menyimpan arsip/dokumen dan SPJ Keuangan f) Membuat Laporan posisi anggaran (daya serap) g) Membuat Lembar Hasil Waskat
h) Menjadi/ melaksanakan tugas kebendaharan dari setiap kepanitiaan yang dibentuk sekolah. i) Membentuk Keuangan berdasarkan sumber keuangannya pada buku kas umum, pembantu dan tabelaris.
c.Tugas pokok urusan inventarisasi dan perlengkapan
Melaksanakan Administrasi Inventarisasi dan Kelengkapan sekolah bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
a) Mencatat Penerimaan Barang Inventaris dan Non Inventaris b) Mengisi Buku Induk Inventaris
c) Mengisi Buku Golongan Inventaris
d) Membuat Buku Penerimaan dan Pengeluaran Barang Non Inventaris e) Membuat Buku Pengeluaran / Penggunaan Barang Inventaris f) Membuat Kode / Sandi pada Barang Inventaris
g) Membuat Laporan Keadaan Barang Inventaris h) Mengisi Kartu Barang
i) Membuat Berita Acara Penghapusan Barang Inventaris
j) Menyimpan Dokumen Kepemilikan Barang-barang Inventaris dan dokumen lainnya k) Membuat Daftar kebutuhan Sarana atau Prasarana atau ruang
d.Tugas Pokok Urusan Adminstrasi Kepegawaian
Melaksanakan Administrasi Kepegawaian, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
a) Mengisi Buku Induk Pegawai
b) Membuat DUK, R7/R6(F-3) dan DSO (F-1,2) guru atau pegawai
c) Membuat Daftar Prediksi Kenaikan Tingkat atau Golongan gaji Berkata Guru/Pegawai d) Membuat dan mengajukan berkas usul permohonan kenaikan Gaji Berkala Guru atau Pegawai e) Membuat Daftar hadir Guru dan Pegawai
f) Menyimpan Berkas data atau arsip Kepegawaian g) Membuat SK Pembagian Tugas dan Surat Tugas h) Membuat Daftar Gaji
i) Membuat Daftar Pembayaran Honorarium dan Kesejahteraan
e.Tugas Pokok Urusan Adminstrasi Kesiswaan
Melaksanakan Administrasi Kesiswaan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
a) Membuat Daftar Nomor Induk Siswa b) Mengisi Buku Klaper Siswa
c) Mengisi Buku Induk Siswa d) Mengisi Buku Mutasi Siswa e) Membuat Daftar Keadaan Siswa f) Membukukan Daftar Keadaan Siswa g) Membukukan Daftar Siswa perkelas h) Mencatat Pendaftaran Siswa Baru i) Membuat usulan peserta ujian j) Menyimpan daftar Lulusan
k) Menyimpan Daftar Penerimaan atau penyerahan STTB l) Menyimpan Daftar kumpulan nilai (leger)
f.Tugas Pokok Urusan Adminstrasi persuratan
Melaksanakan Administrasi Persuratan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
a) Membuat Nomor Agenda Surat Masuk dan keluar b) Mengisi Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar c) Mengangandakan/tikrey surat atau dokumen sekolah d) Mengisi Buku Ekspedisi
e) Menyimpan Arsip dan menyampaikan surat
f) Memelihara dan menata kearsipan dan dokumen surat keputusan, laporan dan lainnya. g) Membantu kelancaran administrasi sekolah
h) Membuata Administrasi Bendahara i) Membuat Administrasi Kepegawaian
j) Menyimpan dan menjaga kerahasiaan data-data sekolah
g.Tugas Pokok Pengelola perpustakaan
Melaksanakan Administrasi Perpustakaan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
a) Mengisi buku induk Perpustakaan dan Buku Paket b) Membuat Nomor / Kode Klasifikasi Buku
c) Membuat Buku Pengunjung Perpustakaan
d) Membuat Kelengkapan Kartu, Date due slip, Katalog Anggota Peminjam e) Membuat Statistik/Grafik Pengunjung dan peminjam
f) Membuat Laporan Keadaan Buku
g) Membuat Daftar pengunaan barang inventaris di perpustakaan
h.Tugas Pokok Pengelola Laboratorium
Melaksanakan Administrasi Laboratorium, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
a) Mencatat / Membukukan barang-barang laboratorium b) Menyediakan Buku Penggunaan barang lab
c) Membuat daftar penggunaan laboratorium d) Melayani kebutuhan alat-alat praktikum e) Menata, menjaga, dan merawat alat-alat lab
i.Tugas Pokok Pembantu/Penjaga sekolah
Melaksanakan Kegiatan kebersihan dan pengamanan sekolah, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
a) Menjaga dan melaksanakan kebersihan ruang seluruh bangunan sekolah, b) Membantu menyediakan kebutuhan guru/pegawai
c) Menyiapakan air minum
d) Mencuci dan menyimpan alat-alat minum dan makan e) Membuka dan mengunci seluruh ruangan
f) Kebersihan WC Siswa
g) Kebersihan WC Guru dan Kepala Sekolah h) Melaksnakan piket malam
B.
PERANAN GURU DALAM KETATA USAHAAN SEKOLAH
Peranan guru dalam ketatausahaan adalah sebagai berikut:
1.
Terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam memberi layanan
2.
Menghimpun, mencatat, mengolah, mnggandakan, mengirim, menyimpan dan
menemukan kembali berbagai keterangan yang berkenaan maupun yang menunjang
penyelenggaraan dan pendidikan disekolah.
3.
Membantu perkembangan lembaga persekolahan dengan memberikan
masukan-masukan yang bersifat inovatif dan kreatif dalam meningkatkan kualitas pelayanan sekolah,
baik secara ekternal maupun internal.
Peran guru dalam ketata usahaan sekolah adalah sebagai berikut:
1)
Merencanakan penggunaan ruang-ruang di sekolah.
2)
Merumuskan kebijakan tentang pembagian tugas mengajar guru-guru
3)
Menyelidiki buku-buku sumber bagi guru dan buku-buku pelajaran bagi murid-murid
4)
Berperan dalam hal surat-menyurat di lingkungan sekolah
Peran guru dalam bidang administrasi tatalaksana (tatausaha) sekolah, antara lain:
a.
Membantu penyusunan kalender sekolah.
b.
Berpartisipasi dalam rapat-rapat sekolah.
c.
Menyusun peraturan dan penyelenggaraan perpustakaan sekolah.
d.
Berpartisi dalam program kesejahteraan guru dan pegawai (masalah gaji, pengobatan,
kesehatan, dan sebagainya).
e.
Berpartisipasi dalam kegiatan upacara sekolah.
f.Membantu kelancaran ketata usahaan sekolah.
Ada beberapa hal yang bisa dilakukan oleh seorang guru dalam hal ke-tata usaha-an di
sekolahnya. Di antaranya ;
1.
Pencatatan Murid
Pencatatan terhadap siswa ini terutama adalah siswa baru-siswa perkelas-persemester-dan
yang mengulang kelasnya, pindahan, serta jumlah siswa yang keluar karena lulus atau bahkan
karena
drop out
. Dengan pencatatan inilah maka dengan mudah diketahui jumlah siswa dan
perkembangannya pada setiap tahun ajaran.
Di samping itu tugas lainnya adalah pencatatan daftar hadir siswa, dalam rangka untuk
menghitung keaktifan siswa dan partisipasinya dalam kerjasama dan sebagai alat kontrol
dalam menegakkan tata tertib sekolah. Dan yang terpenting adalah data tentang prestasi
muridnya. Untuk dapat melihat kemajuan atau kemunduran dengan segera dapat dilihat dari
dokumentasi siswa tersebut. Semua hasil pencatatan ini diperlukan sekali sebagai bahan
laporan yang nyata kepada atasannya. Oleh karena itu tidak boleh hilang atau rusak.
Dokumentasi ini bisa juga sebagai bahan laporan untuk orang tua siswa.
2.
Pencatatan tentang Guru
dialami sekolah maupun pribadi guru itu sendiri. Data yang lengkap akan memberikan
petunjuk untuk mengambil keputusan bagi kepala sekolah.
3.
Pencatatan Proses Belajar Mengajar (PBM)
Pengaturan proses belajar mengajar pun harus dilakukan dengan tertib. Hal ini akan
mempengaruhi bagi kelancaran proses pendidikan di sekolahnya.
4.
Penertiban Buku-buku Tata Usaha
Mengingat kegiatan komunikasi lembaga pendidikan baik secara lisan maupun tertulis
dengan pihak luar dan dalam lembaga pendidikannya. Komunikasi dalam bentuk tertulis
dilaksanakan melalui surat, telegram, nota, dan lain-lain. Sehingga perlu penertiban
surat-menyurat ini, baik surat masuk maupun surat keluar. Buku-buku tata usaha di antaranya ;
Buku agenda
Buku arsip
Buku ekspedisi
Masih banyak kesempatan lain yang mengharuskan guru ikut berperan atau terlibat dalan
administrasi sekolah, terutama berkaitan dengan tata usaha sekolah, Beberapa di antaranya
ialah:
Merencanakan penggunaan ruang-ruang di sekolah
Merumuskan kebijakan tentang pembagian tugas mengajar guru-guru
Menyelidiki buku-buku sumber bagi guru dan buku-buku pelajaran bagi murid-murid
Berperan dalam hal surat-menyurat di lingkungan sekolah
Berperan sebagai penerima, penyortir, pencatat, pengarah, pengolah, peñata arsip
pada proses surat menyurat.
1.
Peran guru dalam pengelolaan perpustakaan sekolah
Menurut Zulaiman (2009) peran guru dalam pengelolaan perpustakaan sekolah, yaitu:
a.
Menyediakan informasi bahan ajar dan mengupayakan darimana dan bagiamana cara
memperoleh sumber-sumber belajar tersebut. Jika guru tidak melakukan perannya dengan
baik, maka hal itu akan menjadi salah satu penghambat pemanfaatan perpustakaan sekolah,
b.
guru sebagai kunci pembuka perpustakaan artinya apabila guru tidak berupaya
memotivasi peserta didik untuk memanfaatkan bahan pustaka maka pesrta didik tidak
tertarik dan berminat terhadap perpustakaan sekolah, dan
c.
sebagai fasilitator karena guru mengetahui secara pasti sumber sumber buku apa saja
yang dibutuhkan oleh siswa. Peran guru sebagai fasilitator diantaranya adalah kewajiban
untuk dapat menyediakan informasi bahan ajar dan mengupayakan darimana dan bagiamana
cara memperoleh sumber-sumber belajar tersebut kepada penyelenggara perpustakaan atapun
ke level kepala sekolah.
2.
Peran petugas perpustakaan sekolah dalam pengelolaan perpustakaan sekolah
Menurut Bafadal (1991: 177) peran kepala perpustakaan sekolah, yaitu:
a. Membuat perencanaan pembinaan dan pengembangan perpustakaan sekolah yang
biasanya dibuat pada setiap awal tahun ajaran baru,
b. mendayagunakan semua sumber yang ada baik sumber manusia maupun sumber
material,
c. mengadakan koordinasi dan pengawasan terhadap semua kegiatan perpustakaan
sekolah sehingga semuanya mengarah kepada tujuan,
d. apabila dalam melaksanakan tugasnya kepala perpustakaan sekolah dibantu oleh
beberapa orang staf maka ia bertanggung jawab atas pembinaan semua anggota stafnya,
e. membuat kebijaksanaan-kebijaksanaan tertentu sehubungan dengan pembinaan dan
pengembangan perpustakaan sekolah,
f. mengadakan hubungan kerja sama dengan pihak-pihak luar khususnya dengan
perpustakaan sekolah lainnya dalam beberapa hal seperti kerja sama dalam pengadaan
bahan-bahan pustaka, memecahkan masalah-masalah pengelolaan, dan kerja sama
menyelenggarakan pameran buku,
Menurut Bafadal (1991: 178—180) peran staf perpustakaan sekolah, yaitu:
1)
Peran petugas pelayanan teknis atau
“processing”
, yaitu:
Merncanakan dan melakukan pengadaan bahan-bahan pustaka sesuai dengan
kebutuhan,
menginventarisasikan bahan-bahan pustaka ke dalam buku induk atau buku
inventaris,
mengklasifikasi bahan-bahan pustaka menurut sistem klasifikasi tertentu.
mengkatalog buku-buku perpustakaan sekolah,
membuat tabel buku atau
“call number”
,
membuat perlengkapan buku seperti kartu buku, catalog buku, dan slip tanggal,
menyusun bahan-bahan pustaka menurut aturan yang berlaku.
2)
Peran petugas pelayanan pembaca, yaitu:
Melayani peminjaman buku-buku,
melayani pengembalian buku-buku yang telah dipinjam,
memberikan pelayanan bimbingan belajar khususnya kepada peserta didik kelas
rendah,
mengadakan pembinaan minat baca peserta didik,
pemberian bantuan informasi kepada semua pihak.
3)
Peran petugas tata usaha, yaitu:
Menyelesaikan urusan surat menyurat mulai pembuatannya, pengetikannya, sampai
dengan pengirimannya,
menyelesaikan urusan keuangan, yang mencakup pencatatan pemasukan, pengeluaran
dan pertanggungan jawab,
menyelesaikan urusan personalia perpustakaan sekolah,
mengelola perlengkapan perpustakaan sekolah, yang meliputi pengadaan,
DAFTAR PUSTAKA
http://anikwula.blogspot.com/2012/11/peranan-guru-dan-petugas-perpustakaan.html
http://ekookdamezs.blogspot.com/2012/04/peran guru dalam tata-usaha.html
http://el-fandy.blogspot.com/2010/03/administrasi-tata-usaha.html
