Page 1 TEROBOSAN ORGANISASI DENGAN MANAJEMEN PERUBAHAN TERINTEGRASI
DAN PERAN HR DALAM PROSESNYA
(Organizational Breakthrough with Integrated Change Management and The Roles of HR in the processes)
Oleh : Yudha Argapratama
A. Tantangan yang dihadapi perusahaan untuk mencapai Organizational Breakthrough
Kondisi perekonomian saat ini penuh dengan situasi yang paradox. Paradox yang menimbulkan polarisasi antara pesimisme-sinisme dan optimisme –positivisme.
Disatu sisi, kondisinya terlihat seperti tanpa harapan. Sebagai contoh situasi di Indonesia, krisis ekonomi global yang terjadi telah membawa dampak yang cukup signifikan terhadap pertumbuhan ekonomi Indonesia. Setelah berhasil mencatat angka pertumbuhan yang cukup tinggi di tahun 2011 maka mulai tahun 2012 Indonesia mulai mengalami penurunan tingkat pertumbuhan sampai saat ini. Hal yang sebaliknya terjadi pada sektor moneter di mana Indonesia terus mengalami peningkatan tingkat inflasi dan peningkatan suku bunga acuan Bank Indonesia (BI Rate). Nilai tukar mata uang Rupiah terhadap mata uang US Dollar juga terus mengalami penurunan.
Tingkat keyakinan investor terhadap kondisi perekonomian Indonesia juga mengalami penurunan jika di tinjau dari terjadinya penurunan Indeks Harga Saham Gabungan (IHSG). Kondisi politik yang tidak menentu, indeks korupsi yang memburuk, menjadi suatu tantangan bagi para pelaku bisnis dalam mengembalikan tingkat kepercayaan para investor terhadap prospek bisnis dan ekonomi Indonesia.
Di sisi lain, perekonomian Indonesia adalah ekonomi dengan pendapatan per kapita mencapai USD 4.000 di tahun 2014, juga ditandai dengan meningkatnya kelas menengah dengan signifikan, generasi digital dan komunitas jejaring sosial yang terus tumbuh dan semakin ramai, dan jutaan pemuda yang mengubah wajah dunia.
Perekonomian baru ini datang bersamaan dengan menguatnya kompetisi, berubahnya daya saing akibat prinsip freemium yang mewarnai logika usaha baru, dan gairah berwirausaha yang semakin tinggi. Situasi ini memberi petunjuk bahwa harapan dan mimpi besar terbentang luas di depan mata.
Page 2 B. Sasaran yang ingin dicapai perusahaan
Kalau kita melihat dan memahami bagaimana siklus sebuah organisasi terjadi, seperti yang digambarkan pada diagram berikut :
maka sasaran perusahaan umumnya mencakup tiga sasaran besar sebagi berikut :
1. Sustainable Growth
Setiap perusahaan pasti ingin terus bertumbuh dan berkembang untuk mencapai visi perusahaan. Perusahaan akan selalu berusaha untuk menjadi yang terbaik dan terdepan dalam bidang industri yang dipilih. Sebisa mungkin menjadi Good to Great Company seperti yang digambarkan oleh Jim Collins dan bertahan hingga beberapa generasi.
2. Lean Company
Dalam mencapai sasaran Sustainable Growth, perusahaan juga harus berusaha agar organisasi tidak menjadi gemuk dan pada akhirnya menjadi tidak efisien. Banyak perusahaan yang menjadi tumbuh, membesar dan menjadi birokratis yang pada akhirnya menghambat pertumbuhan itu sendiri. Oleh karena itu perusahaan juga memiliki sasaran untuk menjadi Lean Company (perusahaan yang ramping dan efisien), baik lean secara sistem, proses, maupun sumber dayanya.
3. Winning Team
Page 3 C. Strategi dan terobosan yang harus dilakukan perusahaan untuk mencapai Organizational
Breakthrough
Ada 3 pilar proses yang harus dilakukan perusahaan gara bisa mencapai terobosan/lompatan yang signifikan untuk mencapai sasaran Sustainable Growth, Lean Company, serta memiliki Winning Team yang kuat dan dinamis. Pilar-pilar tersebut harus dijalankan secara bersamaan sesuai dengan tahapannya dengan proses manajemen perubahan yang terintegrasi (Integrated Change
Management) seperti yang digambarkan berikut ini :
1. PDCA Process
PDCA Process merupakan metode efektif yang digunakan manajemen perusahaan untuk memastikan
setiap proses pengelolaan organisasi berjalan dengan rapi dan dapat mempertahankan serta meningkatkan kinerjanya dengan konsisten.
Fase PLAN merupakan tahap menentukan target dan rencana yang akan dilakukan, selanjutnya dilaksanakan pada fase DO dengan menggunakan metodologi yang sesuai. Selanjutnya mekanisme review (CHECK) harus dilakukan secara periodik untuk memastikan proses berjalan sesuai dengan rencana. Untuk menjaga kelangsungan aktivitas perbiakan di perusahaan, maka perlu ada aktivitas improvement berikutnya (ACTION) dengan memperhatikan hasil yang sudah dicapai sebelumnya.
PDCA yang dijalankan dengan konsisten akan membentuk manajemen standarisasi (Standardization
Management) dan manajemen improvement (Continual Improvement). Standarisasi merupakan titik
Page 4 2. Business Process
Business process setiap bidang industri memiliki alur yang berbeda – beda. Namun apabila
disederhanakan business process dalam organisasi dapat digambarkan sebagai berikut :
Proses mulai dari Sales & Marketing, Resource Planning & Supply Chain, Operation process, Quality &
After Sales Services ditujukan untuk pencapaian Customer Delight. Semua proses tersebut didukung
dengan Financial Control di setiap prosesnya. Untuk mencapai sasaran Lean Company, perlu dilakukan business process mapping dan menemukan metode atau tools yang sesuai (seperti CRM, ERP, Lean Operation, dll. ) agar efisiensi dan efektifitas di keseluruhan proses bisa tercapai.
3. People Process
Framework dasar People Process diawali dengan penjabaran strategi bisnis (Business Strategy) yang
dituangkan dalam people strategy. People strategy mencakup perencanaan perusahaan, baik jangka pendek dan jangka panjang, yang dapat meningkatkan peran dan kontribusi karyawan dalam menunjang strategi bisnis perusahaan.
Perusahaan menetapkan rencana kuantitas dan kualitas karyawan dengan kinerja yang sangat produktif sehingga dapat secara optimal merealisasikan suatu perusahaan yang unggul demi mencapai visi perusahaan.
Keberhasilan pencapaian kinerja yang optimal selanjutnya ditentukan oleh kualitas aktivitas talent
Page 5
a. Attract : Proses mencari dan menyeleksi talented people (rekrutmen) baik dari internal maupun eksternal sesuai sesuai dengan jumlah dan waktu yang dibutuhkan dalam rangka pemenuhan Man Power Plan dan sesuai dengan nilai-nilai perusahaan.
b. Develop : Proses yang mencakup kegiatan merencanakan dan melaksanakan pengembangan karyawan agar siap dalam menunjang pencapaian kinerja perusahaan sesuai dengan uraian tugas saat ini maupun kebutuhan perkembangan bisnis ke depan.
c. Deploy : Proses penempatan orang pada posisi yang sesuai dengan kemampuannya serta dibimbing untuk dapat berkontribusi secara optimal dalam mencapai target yang telah ditetapkan.
Semua hal tersebut akan berjalan dengan efektif apabila didukung dengan oleh HR Operations yang handal meliputi :
• Personnel Management
• Reward Management
• Industrial Relation Management
Semua aktivitas people proses tersebut diharapkan akan menunjang pemenuhan 3 aspek yaitu
Availability (Ketersediaan), Productivity (Produktivitas), dan Stability (Stabilitas) sehingga sasaran
Page 6 D. Peran dan langkah-langkah HR agar Organizational Breakthrough bisa terwujud
Lalu bagaimana peran HR dalam manajemen perubahan terintegrasi tersebut ?
HR memiliki peran yang sangat strategis dalam proses manajemen perubahan tersebut. Peran HR untuk terlibat secara aktif dalam proses pemetaan organisasi (Organizational Mapping) baik dalam aspek pemetaan orang ( People Mapping), pemetaan sistem dan proses (System & Process Mapping) dan juga pemetaan peran kepemimpinan (Leadership Mapping) dan serta progress review dari keseluruhan proses manajemen perubahan (change management) itu sendiri.
Proses pengembangan dengan konsep Winning Development yang dibangun dari tiga penyangga yang membentuk piramida. Penyangga tersebut yaitu people excellent , system & process excellent yang pada akhirnya menumbuhkan budaya (culture) pemenang di dalam organisasi.
Page 7
Berikut penjelasan peran dari setiap Level Organisasi :
1. Peran Managerial Level
Level Managerial termasuk di dalamnya Manajemen Puncak (Top Management) memiliki peran untuk membangun komitmen dari seluruh tim dalam organisasi. Manager memiliki peran dalam melakukan proses Mentoring, memimpin dengan kemampuan Leadership yang mumpuni, serta melakukan evaluasi kinerja (performance evaluation) untuk memastikan proses di dalam organisasi dapat berjalan dengan optimal.
Secara aktivitas, Level Managerial harus mampu mengelola 5 aspek berikut :
• Mengelola orang (Managing People)
• Mengelola proses (Managing Process)
• Mengelola hubungan interpersonal atau komunikasi (Managing Interpersonal Skill)
• Mengelola kinerja (Managing Performance)
• Mengelola implementasi Budaya perusahaan (Managing Culture)
2. Peran Supervisory Level
Page 8
Secara sederhana, ada 4 aspek mendasar yang menjadi peran Level Supervisor yang biasa di sebut Supervisory Roles :
• Pelayanan (Service), yang dijabarkan dalam bentuk problem solving dan pelayanan pelanggan untuk mencapai Costumer Delight.
• Efisiensi (Efficiency), dalam membangun komunikasi yang efektif ke atas dan kebawah serta membangun pengelolaan tempat kerja dengan 5S/5R.
• Produktivitas (Productivity), bagaimana mengelola dan meningkatkan produktivitas timnya dengan budaya improvement (kaizen) untuk mencapai target yang ditetapkan
• Kontrol (Control), proses kontrol dan monitoring kinerja dengan mekanisme Coaching dan
Counseling.
3. Peran Frontline Level
Level Frontline yang menjadi ujung tombak organisasi perlu memiliki hasrat yang tinggi (burning
Page 9
Oleh karena itu, di level frontline ada tiga hal yang perlu dibangun agar hasrat tersebut dapat terus meningkat :
• Budaya Kaizen (Continuous Improvement), terutama melalui mekanisme usulan peningkatan yang bersifat bottom up seperti melalui Suggestion System
• Budaya Kreativitas (Creativity), memberikan peluang untuk berkreasi dalam menghadapi pelanggan dengan batasan – batasan yang disepakati
• Budaya berorientasi target (target oriented), yang harus didukung dengan sistem manajemen kinerja (performance management) yang sistematis, adil dan transparan.
Dari jabaran peran – peran diatas, HR memiliki peran untuk memastikan setiap level organisasi memiliki pemahaman dan kapasitas yang memadai untuk menjalankan peran tersebut. Mekanisme aktivitasnya seperti yang tergambar dalam penjelasan people process pada bagian sebelumnya.
Demikian uraian terobosan organisasi dengan manajemen perubahan terintegrasi dan peran HR dalam prosesnya. Semoga bermanfaat.
Referensi
Collins, James C & Porras, Jerry I. 2001. Built to Last : Tradisi Sukses Perusahaan-perusahaan Visioner. Jakarta. Penerbit Erlangga.
Collins, James C. 2001. Good to Great : Why some companies make the leap and others don’t. New York. Harper Collins Publishers.
Gaspersz, Vincent. 2013. All-in One Integrated Total Quality Talent Management. Jakarta. Gramedia Pustaka Utama.
Gaspersz, Vincent. 2013. All-in One 150 Key Performance Indicators. Jakarta. Gramedia Pustaka Utama
Gaspersz, Vincent. 2013. All-in One Bundle of ISO. Jakarta. Gramedia Pustaka Utama
http://www.excellentbee.com
http://www.peoplewit.com
http://www.strategimanajemen.net
http://www.tribunnews.com/bisnis/2014/02/13/pendapatan-perkapita-ri-kini-mencapai-4000-dollar-as
Kaplan, Robert S & Norton, David P. 1996. Balanced Scorecard. Jakarta. Penerbit Erlangga.
Kasali, Rhenald. 2005. Change!. Jakarta. Gramedia Pustaka Utama.
Kasali, Rhenald. 2007. Re-code Your Change DNA. Jakarta. Gramedia Pustaka Utama
Kasali, Rhenald. 2008. Mutasi DNA Powerhouse. Jakarta. Gramedia Pustaka Utama
Page 10
Kasali, Rhenald. 2010. Cracking Zone. Jakarta. Gramedia Pustaka Utama.
Kotter, John P. 2002. The Heart of Change. Jakarta. Transmedia Pustaka
Liker, Jeffrey K. 2006. Toyota Way. Jakarta. Penerbit Erlangga.
Liker, Jeffrey K & Meier, David P. 2008. Toyota Talent. Jakarta. Penerbit Erlangga.
Shih,Stan . 1996. Me-too Is Not My Style, Corporate Visions, Strategies, and Business Philosophy of
The Acer Group. Jakarta. Gramedia Pustaka Utama
Umar, Husein. 2000. Business an Introduction. Jakarta. Gramedia Pustaka Utama.
Tim Penyusun. 2005. Triputra Management System. Tidak dipublikasikan.
Tim Penyusun. 2010. Triputra Management System. Tidak dipublikasikan.
Tim Penyusun. 2005. Triputra Human Resource Management System. Tidak dipublikasikan.
