A. EFISIENSI DAN EFEKTIVITAS PENGGUNAAN
Efektifitas yang dievaluasi berhubungan dengan tujuan auditee dan manajer. Jika tujuan tercapai, agaknya operasi telah dilaksanakan secara efektif. Ekonomis yang berhubungan dengan efektifitas yang dicapai dapat diartikan sebagai efisiensi. Penggunaan komputer harus memiliki dimensi keduanya efektifitas dan efisiensi, untuk melakukan semua operasi atau kegiatan. Pemrosesan informasi yang lengkap dan akurat mungkin menjadi basis kunci untuk menetapkan efektifitas, selama biaya dan ketepatan waktu dari pemrosesan tersebut berhubungan dengan efisiensi.
Feedback Users pada komputer – Apakah Harapan Tercapai? Sejak jasa users (pengguna) merupakan fokus kunci dari setiap operasi EDP, satu cara untuk mengevaluasi efektifitas dan efisiensi adalah mendapatkan feedback users. Apakah harapan-harapan users tercapai?
Apakah perputaran waktu mencukupi?
Apakah laporan-laporan dan sistem interfaces user bersahabat? Apakah biaya EDP yang diajukan masuk akal?
Apakah setiap perangsang (incentive) pengaruhnya jelas baik yang berasal dari organisasi atau penghargaan dari operasi dan servis komputer?
Apakah setiap perubahan pada komputer dan operasi EDP diminta?
Lihat kembali formulir survey yang diberikan dalam Gambar 17-3. Tipe kuesioner itu dapat membantu dalam evaluasi fasilitas dan aktivitas hari ke hari komputer auditee.
Satu cara untuk meyakini penggunaan yang tepat atas servis EDP adalah meminta bayaran untuk setiap servis. Jadi, terlalu tinggi bayaran akan menghalangi penggunaan, hasilnya kapasitas yang menganggur atau ekspansi ke fasilitas yang tidak penting. Contohnya, satu universitas memiliki nilai transfer yang tinggi pada servis komputernya dimana setiap collage dalam universitas meningkatkan uang untuk memperoleh komputernya sendiri – hasilnya secara global sangat tidak efisien dari keseluruhan perspektif universitas. Tentu saja, juga biasa untuk walk through universitas mengeset dan melihat banyak “gambar-gambar komputer (computer pictures)” dan “greeting” karena jasa-jasa komputer tersebut sebenarnya “free good”. Beberapa media yang menyenangkan diperlukan. Pembayaran lebih untuk servis selama waktu puncak atau untuk disk versus penyimpanan pita magnetic dapat membantu meluruskan dorongan dengan penggunaan yang efisien atas fasilitas.
Apakah Konfigurasi Komputer Sesuai dengan Kebutuhan Entitas? Kebutuhan informasi auditee harus dicocokkan pada konfigurasi komputer yang tepat. Akses yang didesentralisasi pada terminal dan output, jalur komunikasi antara users (pengguna), penyambungan ke mainframe dan bank data yang diinginkan, dan kecukupan ruangan disk dan CPU untuk menyimpan dan memproses data adalah contoh-contoh kebutuhan users (pengguna) yang mempengaruhi konfigurasi komputer.
Sering, ketidakcocokan hardware (perangkat keras), software (perangkat lunak), dan kebutuhan users (pengguna) kelihatan dan menimbulkan operasi komputer yang tidak efisien dan tidak efektif. Sebagai contoh, operasi komputer yang disentralisasi secara total dapat menguatkan bentuk-bentuk input manual, mengingat dummy terminals on site akan langsung mengijinkan input data yang diotomasi. Sama hal nya, tidak tersedianya software yang diinginkan untuk fasilitas komputer akan menandai ketidakcocokan.
B. TUJUAN-TUJUAN KETAATAN
pada dasarnya mungkin sesuai dengan hukum – seperti telah ditetapkan bahwa syarat-syarat yang telah disepakati dengan berbagai penjual software telah dipenuhi – atau yang berhubungan dengan pedoman kontrol pengoperasian. Sebagaimana setiap audit ketaatan, auditor akan menentukan apakah auditee taat atau tidak dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Auditor dapat mengusulkan cara yang mendorong ketaatan atau lebih suka pendekatan-pendekatan untuk mencapai tujuan dari berbagai pedoman melalui beberapa perubahan dalam operasi.
Perbedaan antara ketaatan dan pada bentuk kebijakan dan ketaatan pada substansi kebijakan secara khusus penting. Untuk contoh, dalam bentuk, persyaratan yang ada bahwa suatu log aktivitas akan dirawat. Dalam substansi kebijakan ini menyatakan secara tidak langsung bahwa log yang diterima secara rutin dan item-item yang tidak biasa diinvestigasi. Jika selanjutnya tidak terjadi, ketaatan adalah kurang.
C. DOKUMENTASI
Pada saatnya, auditor mungkin diminta mereview operasi komputer semata-mata untuk menentukan kecukupan dokumentasi. Ini adalah kontrol pengoperasian yang kritis, sejak perputaran dan ekspansi staf komputer terjadi. Dalam salah satu setting, dokumentasi adalah penting untuk keperluan pelatihan dan kelancaran operasi.
diarsipkan bahwa pesan-pesan program laporan, perhentian-perhentian, dan tindakan-tindakan dibutuhkan untuk menandai akhir pekerjaan. Jika keadaan darurat meningkat, operator harus memiliki instruksi yang tepat, mencakup sasaran pada prosedur penemuan kembali dan pengulangan kembali. Features khusus untuk deteksi rutin error, program switches, dan pelatihan sejenis harus didokumentasi.
Para pengguna sistem akan memerlukan dokumentasi prosedur-prosedur grup kontrol komputer dan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap kontrol. Prosedur-prosedur review perlu digambarkan, sebagai prosedur untuk mengoreksi errors. Kebijakan penyimpanan harus ditentukan untuk semua bentuk laporan. Untuk meyakini penggunaan yang efisien atas servis, proses persetujuan harus didokumentasikan. Sebagai keharusan penggunaan untuk masing-masing operasi yang berbeda-beda.
Kembali ke gambar 17-2 untuk taraf dalam pengembangan sistem siklus kehidupan atas pengujian kelengkapan sistem. Penting sekali bahwa pengujian ini dan pengujian-pengujian atas setiap perubahan sistem (mencakup revisi software) dengan baik didokumentasikan. Dengan nyata, aplikasi-aplikasi pengujian harus dilaksanakan, didokumentasikan, dan review sebelum sistem baru atau perubahan di tempatkan pada jalur.
D. RENCANA-RENCANA KEMUNGKINAN (CONTINGENCY PLANS)
Gambar 17-5
Kunci Pertimbangan dalam Mengevaluasi Kecukupan Atas Rencana-Rencana Kemungkinan yang Formal
Apakah situs baru telah dicek untuk menetapkan kecukupannya berkenaan dengan (a) peralatan EDP, (b) peralatan kantor pendukung seperti mesin tik, kalkulator, fasilitas pengkopian, dan (c) kesesuaian lingkungan seperti AC dan power supply?
Apakah situs cocok?
Apakah ada alat-alat untuk memberitahu pegawai secara bijaksana bahwa perubahan dalam situs telah didesain dan diuji?
Apakah telah tersedia pegawai dengan skill (kemampuan) yang sama untuk memudahkan penggantian posisi, jika dibutuhkan dibawah kondisi kemalangan?
Apakah rencana-rencana kemungkinan pengoperasian secara cukup didokumentasikan untuk membimbing pekerjaan pegawai atas tugas-tugas hari ke hari?
Apakah fasilitas penyimpanan yang terpisah telah diatur untuk meyakini tersedianya dokumentasi pengoperasian, software, dan arsip data untuk pengganti atau fasilitas backup yang akan digunakan?
Apakah pegawai menyadari rencana kemalangan: apakah telah diuji: dan apakah perubahan pada rencana didokumentasikan dengan cukup?
