RANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN SIMPAN PINJAM PADA KOPERASI PEGAWAI
MAHKAMAH AGUNG (KPMA) JAKARTA Citra Maulana, S.Kom
cmaulana2002@yahoo.com
Koperasi Pegawai Mahkamah Agung (KPMA) mempunyai dua jenis usaha, yaitu Usaha Toko dan Usaha Simpan Pinjam. Dalam mengelola usaha tersebut masih menggunakan cara manual yaitu dengan mencatat setiap transaksi, baik transaksi penjualan maupun transaksi simpan pinjam hanya pada sebuah buku. Hal ini dirasakan sangat tidak efektif karena untuk penyusunan laporan maupun perhitungan rugi laba memerlukan waktu yang lama dan cara yang rumit. Dengan adanya penggunaan sistem secara terkomputerisasi tepatnya dengan Rancangan Sistem Informasi Penjualan dan Simpan Pinjam, masalah-masalah tersebut dapat diatasi dengan baik yaitu dengan menggunakan metode DFD (Data Flow Diagram) sebagai alat bantu dalam penggambaran model jalannya sistem, ERD (Entity Relationship Diagram) untuk pembuatan model jaringan data,struktur-struktur serta relationship serta Visual Basic 6 untuk perancangan sistem.
Kata Kunci : KPMA, Usaha Simpan Pinjam, DFD, ERD, Visual Basic 6
Pendahaluan
Koperasi Pegawai Mahkamah Agung RI Jakarta adalah Koperasi yang dikelola oleh pegawai Mahkamah Agung RI pada awal didirikannya memiliki jumlah anggota 252 namun saat ini jumlah anggotanya bertambah menjadi 1501 anggota dan hanya mempunyai usaha simpan pinjam.
Seiring dengan keinginan untuk memajukan Koperasi, maka dibuatlah usaha tambahan yaitu usaha penjualan barang-barang yang pembayarannya bisa dilakukan secara tunai maupun secara kredit dikalangan anggota koperasi.
Dengan adanya penambahan beberapa usaha, menimbulkan kendala-kendala yang ada pada Koperasi, sehingga pengelolaan tidak berjalan dengan baik, kendala-kendala tersebut antara lain ketidakpuasan para anggota karena merasa dirugikan dalam hal jumlah pesanan dan keuntungan yang didapat serta seringkali gaji pegawai yang salah potong.
Dalam kegiatan operasionalnya Koperasi Pegawai Mahkamah Agung (KPMA) masih menggunakan cara manual, sehingga masih banyak ditemukan kekurangan-kekurangan dalam hal pelayanan pada konsumen. Identifikasi masalah yang dimaksud dalam bagian ini dibatasi pada masalah-masalah yang terdapat di dalam pelayanan penjualan di toko dan Usaha Simpan Pinjam.
Untuk membuat sistem kerja administrasi yang tertib, teratur dan akurat, maka harus dipunyai sistem pencatatan dan pengarsipan data yang sistematis, aman dan akurat. Hal ini hanya dapat dilakukan dengan memanfaatkan sistem informasi yang cocok untuk keperluan masing-masing bidang usaha.
sehingga dengan adanya Sistem informasi ini diharapkan administrasi yang tertib, teratur dan akurat dapat tercapai serta informasi yang diperlukan dapat disajikan dengan cepat, tepat, akurat dan handal.
asaa
Dengan adanya penelitian ini diharapkan dapat digunakan untuk membantu dalam penyusunan laporan, perhitungan rugi laba dan penyusunan neraca secara cepat, mendapatkan hasil perhitungan yang akurat dan benar serta Data terorganisasi dengan baik, tersimpan dengan aman dan mudah ditelusuri.
TINJAUAN PUSTAKA Pengertian Koperasi
Dalam Undang-Undang perkoperasian nomor 25 tahun 1992, Koperasi diartikan sebagai badan usaha yang beranggotakan kumpulan orang atau badan hukum Koperasi dengan berlandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip Koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat berdasarkan atas azas kekeluargaan. Koperasi merupakan kumpulan orang atau badan hukum berdasarkan prinsip Koperasi yaitu untuk memajukan kepentingan anggota dan masyarakat umum. Dalam Koperasi tidak ada paksaan dan campur tangan dari pihak lain. Semua diatur oleh para anggota, sehingga pemegang kekuasaan tertinggi adalah rapat para anggota. Pembagian Sisa Hasil Usaha (SHU) didasarkan pada besar kecilnya karya dan jasa anggota.
Asas Koperasi
Koperasi berasaskan kekeluargaan, ini mencerminkan adanya kesadaran dari hati nurani manusia untuk bekerjasama dalam Koperasi yang dijalankan oleh semua untuk semua dan solidaritas merupakan unsur terpenting dalam tujuan Koperasi.
Tujuan Koperasi
Koperasi bertujuan untuk mensejahterkan anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya, serta ikut membangun tatanan perekonomian nasional dalam rangka mewujudkan masyarakat adil dan makmur.
Pengertian DFD (Data Flow Diagram)
DFD adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data. DFD juga sering disebut dengan namaBubble Chart Diagram, model proses, diagram alur kerja atau model fungsi.
METODOLOGI PENELITIAN
dipasang dan digunakan untuk menganalisa dan memecahkan masalah yang terkait terhadap kinerja sistem informasi dalam memberikan informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan sehingga dapat mendukung pengambilan keputusan. Dalam penelitian ini, penulis menggambarkan jalannya sistem dengan metode DFD (Data Flow Diagram), sehingga langkah-langkah yang dilakukan dalam sistem tersebut dapat terlihat dengan jelas. Setelah penggambaran sistem terbentuk, penulis merancang data base apa saja yang diperlukan dalam perancangan sistem ini dan terakhir penulis merancang sistem yang diinginkan dengan menggunakan program Visual Basic. Penelitian dilakukan selama 6 bulan, adapun tahap-tahap yang dilakukan dalam penelitian ini tersusun seperti tabel 1.
No Nama Kegiatan
Bulan
September Oktober November
--- Minggu ke-
---4 Analisis sistem
5
Tabel 1 Kegiatan Penelitian
Tehnik Analisis Data
Tempat dan Waktu Penelitian
Adapun penelitian dilakukan pada Koperasi Pegawai Mahkamah Agung. yang beralamat di jalan Medan Merdeka Utara nomor 9-13, Jakarta Pusat. Berdasarkan waktu yang diperlukan untuk penelitian ini maka ditentukan jadwal penelitian. Lamanya penelitian sampai dengan penulisan laporan diperkirakan kurang lebih 3 bulan yang berlangsung dari bulan September s/d November.
HASIL DAN PEMBAHASAN Sistem Yang Sedang Berjalan
Usaha di Koperasi Pegawai Mahkamah Agung (KPMA) Jakarta terdiri dari dua bagian, yaitu : Usaha Simpan Pinjam dan Usaha Toko
Usaha Simpan Pinjam
Setiap bulannya koperasi mengeluarkan pinjaman biasa (dengan bunga 1,5% perbulan) rata-rata sebesar Rp.67 Juta dan besar pinjaman khusus (bunga 2,0 %) tergantung pada permintaan anggota dan ketersediaan uang. Simpanan terbagi dalam tiga jenis, yaitu :
o Simpanan pokok, yang dibayarkan hanya satu kali saja sebesar Rp.10,000 per anggota, hanya dapat diambil bila anggota mengundurkan diri.
o Simpanan wajib tiap bulan untuk golongan I, II dan III sebesar Rp.1000 dan golongan IV sebasar Rp. 1500, hanya dapat diambil bila anggota mengundurkan diri.
o Simpanan sukarela, besarnya tidak ditentukan, dapat diambil setiap saat.
Pinjaman dapat dibagi dalam tiga jenis, yaitu :
o Pinjaman biasa, diajukan bulan sebelumnya sebelum tanggal 20, uang pinjaman diberikan pada awal bulan berikutnya, lama pinjaman maksimum 12 bulan ( 12 kali cicilan).
o Pinjaman khusus, modal yang digunakan bisa dari uang Koperasi atau pinjaman dari pihak lain, untuk pinjaman yang menggunakan uang Koperasi maka dikenakan jasa sebesar 2,0 % per bulannya dari jumlah pinjaman dan masa pengembalian maksimum 12 bulan. Bila menggunakan pinjaman dari pihak lain maka besar jasa adalah besar bunga dari sumber dana ditambah keuntungan koperasi, lama cicilan disesuaikan dengan sumber dana. Pinjaman ini dapat digunakan setiap saat, bila tersedia cukup dananya, uang pinjaman diberikan saat kelengkapan administrasi telah cukup.
o Pinjaman “emergency”, pinjaman ini digunakan dalam hal yang sangat penting dan mendadak seperti kebutuhan yang sangat mendesak dari keluarga anggota yang terkena musibah. Pinjaman ini dapat diajukan setiap saat dan uang pinjaman dapat langsung diterima oleh peminjam. Besar jasa yang dikenakan adalah 2 % dari jumlah pinajaman.
Pelunasan atas pinjaman dapat dibedakan dalam dua jenis :
o Pelunasan sebelum waktunya, pelunasan ini dilakukan lebih cepat dari waktu yang telah ditentukan, bila hal ini dilakukan 2 bulan sebelum waktunya atau lebih lama lagi, maka pelunasan yang harus dibayar adalah jumlah pokok tersisa ditambah dengan 2 kali bunga. Untuk pinjaman khusus yang modalnya berasal dari luar Koperasi, maka pelunasan adalah jumlah pokok tersisa ditambah bunga tersisa.
Pada bidang usaha simpan pinjam ini sangat diperlukan sebuah sistem database yang sangat akurat, mudah dalam penelurusan, aman dan terorganisasi dengan baik, bila hal ini tidak dilakukan maka Koperasi akan sangat sulit menyusun rugi laba dari usaha simpan pinjam dengan baik.
Usaha Toko
Usaha ini menjual berbagai keperluan rumah tangga seperti gula, kopi, teh, sabun, odol, detergen dan souvenir yang berupa atribut Mahkamah Agung RI seperti pin, gantungan kunci, stiker, ikat pinggang dan lain sebagainya. Perputaran uang perbulan pada usaha ini tidak terlalu besar, tetapi sangat diperlukan sistem pencatatan yang akurat tentang pembelian, keluar masuk barang, perubahan harga jual dan biaya operasional dari toko. Pembelian barang oleh anggota dapat dilakukan secara tunai dan hutang . Harga barang dari ke dua cara ini sedikit berbeda. Pembelian secara hutang dibayar melalui potongan gaji dari anggota. Pembelian mulai tanggal 21 hingga tanggal 20 bulan berikutnya akan dibayar melalui potongan gaji pada tanggal 1 bulan berikutnya. Saat ini semua proses dikerjakan secara manual dengan menggunakan PC dan program Microsoft Excel sehingga penyusunan rugi laba dari toko masih memerlukan waktu yang cukup panjang dan rumit.
Masalah dari kedua usaha
Saat ini sistem yang digunakan pada kedua bidang usaha masih rumit, pengorganisasian data masih kurang sederhana dan keamanan data yang kurang terjaga. Dari keadaan ini menyebabkan penyusunan laporan, perhitungan rugi laba serta pembuatan neraca memerlukan waktu yang cukup panjang dan data yang tidak akurat.
Prosedur Yang Sedang Berjalan Prosedur Pada Usaha Simpan Pinjam
Prosedur Usaha Simpan Pinjam :
1. Anggota menyerahkan formulir pengajuan pinjaman (lampiran 1) 2. Petugas menghitung cicilan.
3. Setiap awal bulan pada saat pengambilan gaji, petugas membagikan kwitansi pinjaman kepada anggota, sehingga anggota bisa mengetahui berapa kali cicilan yang sudah dibayar (lampiran 2).
Untuk membantu penjelasan prosedur di atas, dapat diperhatikan pada gambar 1 FOD Sistem USP yang sedang berjalan.
Prosedur Pada Usaha Toko
Usaha Toko mempunyai dua prosedur, antara lain : a. Prosedur Pencatatan Transaksi
1. Anggota menyebutkan jenis dan jumlah barang yang dikehendaki kepada petugas toko yang melayani.
Rekap Pinjaman
Gambar 1. FOD Sistem USP yang sedang berjalan
Anggota Petugas USP
2. Petugas toko mencatat semua barang yang diminta oleh anggota dalam nota pembelian dan menghitung jumlah rupiah belanja.
3. Petugas menyerahkan barang-barang dan nota bayar kepada anggota. 4. Nota bayar yang telah ditanda tangani diserahkan kembali kepada
petugas toko.
b. Prosedur Pembuatan Laporan
1. Setiap akhir bulan petugas membuat laporan hasil penjualan berdasarkan nota pembayaran.
2. Laporan bulanan diserahkan kepada pimpinan.
Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada gambar 2 FOD Sistem Usaha Toko yang sedang berjalan.
Laporan
Gambar 2. FOD Sistem Usaha Toko yang sedang berjalan
Anggota Petugas Toko
Perancangan Sistem
Usulan Perbaikan Prosedur Pada Usaha Simpan Pinjam Usulan perbaikan pada prosedur Usaha Simpan Pinjam meliputi :
a. Penggunaan Tehnik Komputerisasi dalam menghitung besar pinjaman maksimum, pencetakan formulir-formulir, kuitansi tanda terima pinjaman dan rekap pinjaman.
b. Pencetakan Formulir Pinjaman mencantumkan besarnya pinjaman maksimum.
Untuk membantu penjelasan prosedur di atas dapat diperhatikan pada gambar 3.
Gambar 3 Usulan FOD pada Sistem USP
Rekap Pinjaman
Anggota Petugas USP
Rekap Pinjaman Formulir Pinjaman Formulir
Pinjaman
Kuitansi Tanda Terima Tervalidasi
Kuitansi Tanda Terima
Validasi Kuitansi
Pimpinan
Buat Kuitansi Tanda Terima
Kuitansi Tanda Terima Tervalidasi
Usulan Perbaikan Prosedur Pada Usaha Toko Usulan perbaikan pada prosedur Usaha Toko meliputi :
a. Penyimpanan harian dalam media komputer, pembuatan laporan bulanan dan daftar potongan secara komputerisasi.
b. Pemanfaatan komputer untuk menginventariskan transaksi harian dan membuat nota pembelian baik secara tunai maupun secara kredit.
Dengan perbaikan ini diharapkan masalah-masalah yang dipaparkan di atas dapat diselesaikan, penulis menuangkan usulan perbaikan prosedur dengan menggunakan FOD yang terdapat pada gambar 4 berikut ini.
Gambar 4 Usulan FOD pada Sistem Usaha Toko
Laporan
Anggota Petugas Toko
- Daftar Potongan - Laporan Bulanan
Analisis Cost & Benefit
Dalam perancangan sistem ini dibutuhkan sebuah perangkat Personal Computer (PC) dengan spesifikasi minimum :
Pentium IV 2.0 Ghrtz
Hardisk 40 Gb
Memori SDR 128 Mb
Soundcard & Vga Card Onboard
MB Asus
Casing ATX
CD-ROM 40x
Harga untuk PC tersebut berkisar 2 juta - 3,5 juta rupiah, tergantung dari Sistem Operasi yang digunakan, ditambah dengan Software yang penulis rancang dengan harga 5 juta rupiah. Jadi total biaya yang perlukan untuk merancang Sistem Informasi Koperasi Pegawai Mahkamah Agung (KPMA) sebesar 8,5 juta rupiah.
Biaya-biaya yang dikeluarkan untuk sistem tersebut tidaklah sepandan jika dilihat dari banyaknya manfaat yang akan diperoleh, seperti: data yang akurat, keamanan data yang lebih terjamin, penyusunan laporan yang cepat dan akurat dalam pengambilan keputusan serta dapat meminimalisir adanya praktek korupsi di dalam badan Koperasi. Ketua Pengurus Koperasi pun dapat dengan mudah mengetahui berapa saja pemasukan yang diperoleh dan berapa biaya yang telah dikeluarkan.
Diagram Arus Data (DAD) / Data Flow Diagram (DFD)
DFD yang dibuat terdiri dari Konteks Diagram dan Diagram Zero seperti yang telah dikemukakan pada tinjauan pustaka, di dalam DFD terdapat terminator yang digambarkan dengan bujur sangkar (menggambarkan sumber/tujuan aliran data) adapun proses-proses yang digambarkan dengan lingkaran (menggambarkan proses apa saja yang terdapat dalam sistem tersebut) maupun aliran data digambarkan dengan anak panah (menggambarkan kemana aliran data menuju) dan data store yang digambarkan dengan dua garis pararel (menggambarkan penyimpanan data)
Gambar 5 Diagram Konteks KPMA
Konsumen Pimpinan
Gambar 6 Diagram Zero pada KPMA
Entity Relationalship Diagram
Seperti yang telah dikemukakan pada tinjauan pustaka, ERD penggambaran logika data terdiri dari entity-entity yang menggambarkan objek agar dapat dibedakan dengan yang lain, dilengkapi dengan atribut-atribut yaitu informasi tentang entity tersebut serta relationship-relationshipnya yang menghubungkan satu entity dengan entity lainnya. (gambar 7)
N
orm
al
isas
i
4.1.
Rancangan Input
Rancangan input dapat dilihat pada gambar berikut ini.
Rancangan Input Registrasi Anggota
Gambar 9 Rancangan Input Registrasi Anggota
Rancangan Transaksi Penjualan
KOPERASI PEGAWAI MAHKAMAH AGUNG Jl. Merdeka Utara No. 9-13
BUKTI ANGSURAN
Kode Anggota : 1109 Tanggal Pinjam : 15/08/2006 Nama Anggota : Asep Jalaludin Keterangan : Tunai
Jumlah Pinjam : Rp. 7.500.000 Besar Bunga : Rp.1.350.000 Jangka Waktu : 12 Bulan Besar Cicilan : Rp. 737.500 Rate Bunga : 18 % Saldo Pinjaman :Rp.4.061.538
Bayar Angsuran Ke : 7 Tanggal Angsur : 01/06/2007
Rancangan Output
Rancangan output merupakan modul yang menghasilkan seluruh laporan atau dokumen yang diperlukan manajemen KPMA dalam mendapatkan informasi secara utuh mengenai hasil pengolahan data. Rancangan output ini didesain untuk dapat ditampilkan pada monitor, printer maupun dalam bentuk file dengan format laporan yang sama, Berikut merupakan rancangan output dari Sistem Informasi KPMA. Rancangan output tersebut adalah sebagai berikut.
Rancangan Menu Utama
Gambar 11 Rancangan Menu Utama Rancangan Kuitansi Pembayaran Angsuran
KOPERASI MAHKAMAH AGUNG Jl. Merdeka Utara No. 9-13
BUKTI PENJUALAN
VCR : 0000002
Petugas : Noer 07/08/2006
10 BH ADEM SARI 10.000
5 BH BEDAK CALADIN 27.500
TOTAL 37.500
TUNAI 40.000
KEMBALI 2.500
KREDIT 0
JASA 0
TERIMA KASIH ATAS KUNJUNGAN ANDA Rancangan Kuitansi Penjualan
Gambar 13 Rancangan Kuitansi Penjualan
Konfigurasi Sistem
Dalam menunjang implementasi sistem yang diusulkan, tentunya diperlukan komponen-komponen sistem secara fisik, komponen fisik sistem ini adalah komponen teknologi yang dapat berupa perangkat keras dan perangkat lunak, karena banyaknya teknologi alternatif yang tersedia, maka pemilihan komponen sistem fisik harus dilakukan secara selektif.
Konfigurasi komputer yang akan digunakan dalam sistem pengolahan data di sini harus disesuaikan dengan keperluan, jumlah data yang masuk maupun proses dari pembuatan laporan. Dalam mengimplementasikan sistem yang diusulkan, sekiranya dengan menggunakan “Local Area Network” (LAN).
KESIMPULAN
Dengan adanya Sistem yang penulis rancang dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :
o Pengelolaan data dapat dilakukan dengan cepat, hal ini dirasakan lebih menguntungkan jika dibandingkan dengan sistem manual.
o Penyimpanan data di dalam media komputer akan lebih hemat dan aman serta dapat digunakan berkali-kali dan dapat diperbaharui isinya.
o Akan diperoleh informasi yang cepat, tepat, akurat dan handal, sehingga akam memberikan pelayanan yang baik kepada konsumen maupun dalam pengambilan keputusan bagi pihak manajemen.
SARAN
Untuk mendapatkan hasil yang optimal, beberapa hal yang perlu diperhatikan :
o Peningkatan kualitas perangkat keras dengan menambah memory akan meningkatkan kecepatan dan kemudahan dalam melakukan implementasi rancangan.
DAFTAR PUSTAKA
Departemen Koperasi, 1994,Undang-Undang Perkoperasian,No. 25, Tahun 1992
El Masry, et all, 2000,Fundamental of Database System Third Edition ,
Addison-Wesley, United States of America.
Mc Leod, R, 1990, Management Information System,5thEdition , Macrillan Publishing Company, New York.
H.M., Jogiyanto, 1999, Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis,ANDI, Yogyakarta.
