I. Perencanaan
Tahap perencanaan merupakan fondasi pembangunan sistem informasi yang sukses. Tahap ini melibatkan identifikasi kebutuhan sistem, analisis kelayakan (Feasibility Study), perumusan anggaran (Budget), alokasi sumber daya (Sumber Daya), penentuan ruang lingkup (Scope), dan penjadwalan proyek (Alokasi Waktu). Semua pemangku kepentingan, termasuk Project Manager, user, Business Process Analyst (BPA), System Analyst (SA), programmer, dan tester, harus dilibatkan untuk memastikan keselarasan visi dan kebutuhan. Kegagalan dalam perencanaan yang matang dapat mengakibatkan pembengkakan biaya, keterlambatan proyek, dan bahkan kegagalan sistem.
1.1 Studi Kelayakan
Studi kelayakan (Feasibility Study) menelaah kelayakan teknis, ekonomis, dan operasional sistem informasi baru. Analisis ini meliputi kajian proses bisnis yang ada, identifikasi dampak sistem baru terhadap proses tersebut, dan estimasi Return on Investment (ROI). Studi ini membantu pengambilan keputusan yang tepat sebelum investasi besar dilakukan dalam pengembangan sistem.
1.2 Anggaran dan Sumber Daya
Perencanaan anggaran meliputi rincian biaya pengembangan, implementasi, dan pemeliharaan sistem informasi. Alokasi sumber daya mencakup penentuan jumlah tim pengembangan, ketersediaan perangkat keras dan lunak, serta infrastruktur pendukung. Perencanaan yang detail untuk aspek ini memastikan proyek berjalan lancar dan terhindar dari kendala yang dapat mengganggu proses pengembangan.
1.3 Ruang Lingkup dan Jadwal
Penentuan ruang lingkup (Scope) mendefinisikan fitur dan fungsionalitas sistem informasi yang akan dibangun. Batasan yang jelas mencegah pembengkakan proyek dan memastikan fokus pada tujuan utama. Penjadwalan proyek (Alokasi Waktu) mencakup perencanaan timeline untuk setiap tahapan pengembangan, mulai dari perencanaan hingga go-live, dengan mempertimbangkan ketersediaan sumber daya dan potensi kendala.
II. Analisis
Analisis sistem informasi yang ada dilakukan untuk mengidentifikasi ineisiensi dan kelemahan dalam alur kerja (workflow). Business Process Analyst (BPA) berperan penting dalam tahap ini, menggunakan metode seperti observasi langsung dan wawancara dengan pengguna untuk memahami proses bisnis secara detail. Hasil analisis ini akan menjadi dasar untuk mendesain sistem informasi yang lebih efisien dan efektif. Analisis yang mendalam memastikan sistem yang dibangun mampu menyelesaikan masalah dan memenuhi kebutuhan pengguna.
III. Desain
Tahap desain merupakan tahap krusial yang menentukan arsitektur dan fungsionalitas sistem informasi. Desain ini meliputi dua aspek utama: desain proses bisnis dan desain pemrograman. Desain proses bisnis difokuskan pada optimalisasi alur kerja, sementara desain pemrograman mencakup aspek teknis seperti desain basis data, tata letak antarmuka pengguna (UI), diagram alur, dan desain laporan. Kesalahan dalam tahap desain dapat berdampak serius pada keseluruhan proyek.
3.1 Desain Proses Bisnis
BPA bertanggung jawab dalam mendesain ulang alur kerja agar lebih efisien dan terintegrasi. Contohnya, desain proses Order to Cash yang mengoptimalkan alur penerimaan pesanan hingga pembayaran. Desain ini memastikan sistem yang dibangun selaras dengan proses bisnis perusahaan dan meningkatkan produktivitas.
3.2 Desain Pemrograman
System Analyst (SA) merancang aspek teknis sistem, termasuk desain basis data (Database Design), tata letak layar (Screen Layout), diagram alur (Diagram Proses), dan desain laporan (Report Layout). Perancangan basis data yang baik, misalnya dengan memperhatikan normalisasi, sangat penting untuk memastikan integritas dan efisiensi data. Desain UI yang user-friendly meningkatkan kemudahan penggunaan sistem.
IV. Pengembangan
Tahap pengembangan merupakan implementasi desain pemrograman menjadi kode program. Programmer bertanggung jawab dalam menulis kode program berdasarkan desain yang telah dibuat oleh SA. Kode program harus ditulis dengan efisien, mudah dipahami, dan terdokumentasi dengan baik. Penting untuk menghindari hardcoding dan menerapkan standar penulisan kode yang konsisten untuk memudahkan pemeliharaan sistem di masa mendatang.
V. Pengujian (Testing)
Pengujian sistem informasi bertujuan untuk mendeteksi kesalahan (bug) dan ketidaksesuaian (discrepancies) antara hasil aktual dengan yang diharapkan. Pengujian dilakukan secara menyeluruh untuk memastikan sistem berfungsi dengan benar dan sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan. Pengujian yang efektif mencegah masalah serius setelah sistem diimplementasikan.
VI. Implementasi
Implementasi merupakan proses penerapan sistem informasi baru untuk menggantikan sistem lama. Tahap ini meliputi pemberitahuan kepada pengguna, pelatihan pengguna, instalasi sistem, konversi data, dan penyiapan akun pengguna. Implementasi yang terencana dan terstruktur memastikan transisi yang lancar dan meminimalkan gangguan operasional.
VII. Pengoperasian dan Pemeliharaan
Tahap terakhir mencakup pemeliharaan sistem informasi (System Maintenance), baik perangkat keras maupun lunak, untuk menjaga agar sistem beroperasi secara optimal. Backup dan recovery data (Backup & Recovery) sangat penting untuk mencegah kehilangan data akibat kerusakan sistem atau bencana. Arsip data (Data Archive) secara berkala juga diperlukan untuk mengoptimalkan kinerja sistem dan penyimpanan data.
Referensi Dokumen
- 7 Langkah Mudah Mudah Membangun Sistem Informasi ERP ( Mulia Hartono )
