BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Arsip Statis
Dalam paradigma daur hidup arsip, arsip berfungsi sebagai records dan akan
beralih menjadi archives (arsip yang menurut penilaian teknik dan hukum yang
berlaku harus disimpan dan dikelola oleh Lembaga Kearsipan karena memiliki nilai
guna pertanggungjawaban nasional). Lembaga Kearsipan memiliki kewajiban
melestarikan dan mengaktualisasikan arsip statis sebagai bahan pertanggungjawaban
nasional atau warisan budaya bangsa dalam rangka pembentukan jati diri bangsa.
Menurut Walne (1988: 128) “Arsip sebagai informasi terekam (recorded
information) merupakan endapan informasi kegiatan administrasi/bukti transaksi
pelaksanaan fungsi unit-unit kerja yang terekam dalam berbagai media”.
Arsip dapat dilihat sebagai informasi terekam tentang pelaksanaan kegiatan
sesuai fungsi-fungsi dan tugas unit kerja suatu instansi. Walne mengatakan
sebenarnya membuktikan bahwa arsip merupakan bagian dari memori kolektif
bangsa yang berfawal dari memori organisasi (corporate memory) tentang bagaimana
organisasi itu dibangun, dijalankan, dan dikembangkan.
Umumnya arsip statis yang disimpan berupa arsip kertas. Tetapi tidak semua
arsip statis yang disimpan terbatas pada arsip kertas saja karena arsip yang
mencerminkan perkembangan historis sebuah badan korporasi terdiri atas berbagai
jenis arsip. Walt Disney Production menyimpan tiga jenis arsip yang dibagi menjadi
arsip bisnis, kreatif, dan produk.
Arsip statis disimpan, dilestarikan, diolah, dan didayagunakan dalam
memenuhi fungsi kultural dalam rangka kehidupan kebangsaan dan tidak melepaskan
2.1.1 Pengertian Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Menurut Martono (1994: 28) “Arsip statis adalah arsip yang tidak berlaku lagi
bagi suatu organisasi atau lembaga yang dipelihara karena nilai yang berkelanjutan”.
Selanjutnya menurut Rusidi (2010: 1) “Arsip statis merupakan arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perencanaan kehidupan bangsa pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara, namun tetap harus dikelola/disimpan berdasarkan pada pertimbangan nilai guna yang terkandung di dalamnya.”
Sedangkan berdasarkan Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan, Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan
dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung
oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
Dari beberapa pengertian diatas maka dapat dikemukakan bahwa arsip statis
merupakan arsip yang tidak digunakan secara langsung namun masih memiliki nilai
2.1.2 Fungsi Arsip Statis
Arsip statis dapat dijadikan sebagai bukti otentik dan bukti sejarah yang
terpercaya dari suatu kegiatan serta berfungsi sebagai memori kolektif yang menjadi
simpul-simpul pemersatu bangsa seiring dengan melemahnya nilai-nilai nasionalisme
dan batas-batas wilayah bangsa pada era reformasi dan globalisasi.
Pelestarian dan penyempurnaan pemerintahan, institusi, dan organisasi,
perhimpunan dan peradaban tergantung pada pelestarian dan pemanfaatan yang
efisien akan arsip statis.
Fungsi arsip statis adalah:
1. Sebagai memori perusahaan atau perorangan
Arsip statis merupakan memori badan korporasi maupun perorangan.
Badan korporasi tidak dapat mengandalkan pada ingatan karyawannya
karena ingatan manusia tidak sama. Arsip statis digunakan untuk merekam
kegiatan badan dalam proses pearsip dinarnis itu sehingga instansi atau
perusahaan dapat menggugah kembali “ingatannya”.
Misalnya dapat mengetahui kapan restruktur organisasi perpustakaan
dikeluarkan, distribusi produk tertentu, tindakan untuk melakukan sesuatu,
serta dapat menyajikan dokumentasi tentang fakta yang diperlukan.
Melalui arsip statis, orang dapat menggali kembali peristiwa masa lampau.
2. Untuk pembuktian
Bagian hukum seringkali memerlukan arsip dinamis historis untuk
mendudukkan posisi mereka. Dalam proses pengadilan yang mengadili
perkara pidana maupun perkara perdata, semua pihak memerlukan arsip
Sebagai contoh dalam perkara gugatan tanah, masing-masing pihak
yang bersengketa berlomba-lomba mencari arsip, bila mungkin arsip yang
tertua, sehingga dapat membantu litigasi. Bukti otentik ini dicari dari arsip
terutama arsip statis.
3. Sesuai dengan ketentuan perundang-undangan
Berdasarkan ketentuan hukum, perusahaan harus menyimpan arsipnya
selama waktu tertentu. Untuk Indonesia menurut ketentuan KUH Dagang
pasal 6, arsip dinamis keuangan harus disimpan selama 30 tahun. Untuk
lembaga instansi pemerintah, arsip dinamis personalia harus disimpan
sampai personalia tersebut pensiun, sampai yang bersangkutan meninggal
dunia.
4. Sebagai Sumber Penelitian, khususnya penelitian sejarah
Arsip statis digunakan untuk kepentingan penelitian, tuntutan, maupun
kegiatan yang merujuk pada masa lampau. Hal ini terutama berlaku untuk
arsip statis artinya arsip yang disimpan permanen. Peneliti memerlukan
sumber informasi terekam dan kadang-kadang tidak terekam, mislanya
sumber lisan yang digunakan dalam sejarah lisan.
Sumber informasi yang paling utama bagi sejarahwan adalah arsip
asli, peneliti mengandalkan pada desas desus, tradisi, ingatan, dan
dokumentasi ringkasan. Arsip statis menyediakan informasi yang tepat
yang dapat diakses oleh pemakai dan dilestarikan sehingga informasi yang
terekam tersedia bagi pemakai.
5. Untuk keselamatan manusia
Arsip dapat digunakan untyuk keselamatan fisik maupun rohani
6. Untuk kepentingan masyarakat
Para peneliti kedokteran dengan menggunakan rekam medis dan arsip
kedokteran dapat melacak simpton (gejala) dan pola penyakit dalam upaya
mencari penyembuhan dan pencegahan. Peneliti cuaca menggunakan arsip
dinamis cuaca guna membuat ramalan cuaca.
7. Untuk kepentingan pendidikan dan hiburan
Arsip statis digunakan untuk memantau kemajuan anak didik mulai
dari awal sampai akhir pendidikan. Dengan melihat arsip anak dapat
kembali ke masa lampau serta menggunakannya sebagai inspirasi.
Di beberapa lembaga pendidikan yang menyimpan arsip statis
orangtua dapat menunjukkan prestasi orangtua dan nenek mereka
sehingga si anak terpacu untuk mengikutinya. Jadi arsip statis berfungsi
sebagai inspirator. Buku, program televisi, film menggunakan arsip untuk
memperoleh cerita yang otentik.
8. Memelihara aktivitas hubungan masyarakat
Adanya arsip statis yang lengkap akan bermanfaat bagi hubungan
masyarakat. Bukti arsip statis keberhasilan, kontinuitas operasional, dan
usia perusahaan membantu mengembangkan tugas kehubungan
masyarakatan. Arsip statis juga digunakan untuk kepentingan politik dan
keamanan arsip statis digunakan untuk mendukung kawan politik ataupun
menjatuhkan lawan politik.
9. Mempersiapkan sejarah peringatan lembaga atau perorangan
Untuk memperoleh gambaran tentang kejadian pada tahun-tahun
pertama perkembangan sebuah lembaga, maka diperlukan suatu arsip.
lembaga/instansi diperlukan kilas balik perjalanan sejarah sebuah
organisasi.
10.Perubahan status yang berada di tingkat unit kerja.
11.Arsip statis juga digunakan untuk kepentingan politik dan keamanan.
12.Usaha menelusur silsilah
Dengan menelusur silsilah, seseorang dapat mengklaim dirinya
keturunan bangsawan ataupun mengklaim gerlar. Mempersiapkan sejarah
peringatan lembaga atau perorangan perusahaan maupun lembaga
pemerintah seringkali menyelenggarakan upacara peringatan suatu
peristiwa.
Secara singkat, arsip statis menyediakan dasar untuk memahami umat
manusia, memberikan pengarahan tujuan, dan menyediakan bimbingan
bagi kemajuan manusia. Karena arsip statis penting bagi masyarakat,
arsiparis memiliki peranan penting dalam masyarakat. Dengan
melestarikan dan menyediakan arsip, arsiparis memberikan jasa penting
bagi keseluruhan arsip dinamis. Mempersiapkan sejarah peringatan
lembaga atau perorangan.
13.Arsip memberikan sumbangan dalam pembinaan kepribadian nasional
serta bermanfaat dalam melindungi warga, hak pribadi maupun hak
lainnya. Sulistyo-Basuki (2003: 10).
14.Arsip memberikan sumbangan dalam pembinaan kepribadian nasional
Arsip statis sebagai penyedia data dan juga sebagai penyedia dasar umat
manusia, memberikan pengarahan tujuan, menyediakan bimbingan bagi
kemajuan manusia, memberikan informasi yang bermanfaat bagi
2.1.3 Tujuan dan peranan arsip statis
Tujuan arsip
Tujuan kearsipan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban
nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi
kegiatan pemerintah. Tujuan arsip statis pada umumnya sebgai arsip yang dirawat
dipelihara sehingga mudah untuk ditemukan kembali yang bermanfaat bagi organisasi
dan masyarakat, serta bagi peneliti dan pengguna arsip dalm upaya melaksanakan
suatu kegiatan penelitian.
Menurut Novyanti (2010: 2) Arsip statis bagi Pemerintah memiliki tujuan untuk menjamin keselamatan atas bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan bangsa dan negara sesuai dengan kegiatan pemerintah.
Peran arsip
Peranan kearsipan sebenarnya sangatlah potensial dan tidak mungkin
dapat dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatan administrasi sehari-hari disegala
bidang kegiatan. Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat kegiatan, sebagai
sumber informasi, dan sebagai alat pengawas yang sangat diperlukan dalam setiap
organisasi dalam melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan,
perumusan, kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan,
2.1.4 Strategi pengaturan Arsip Statis
Lembaga kearsipan sebagai institusi yang bertanggungjawab terhadap
penyelenggaraan kearsipan statis harus menyadari sejak awal, bahwa untuk memnuhi
fungsi kultural arsip statis, pengaturan arsip statis sangat dipengaruhi oleh kearsipan
lingkungan internal oleh lembaga kearsipan.
Schellenberg (1961:17) menyebutkan dua tujuan utama dari pengaturan arsip statis, yakni melestarikan arsip yang bernilai guna kebuktian (to preserve their evidential value) dan mendayagunakannya agar dapat diakses dan dimanfaatkan secara optimal oleh masyarakat/public (making them accessible for use).
Untuk mencapai tujuan pengaturan arsip statis, maka lembaga kearsipan perlu
memiliki konsep atau strategi pengaturan arsip statis. Alur pikir strategi pengaturan
arsip statis menurut Azmi (2010: 4) adalah:
1. Ilmu Kearsipan
2. Standar Deskripsi
3. Ruang Pengolahan
4. Peralatan
5. SDM yng profesional
2.1.4.1 Ilmu Kearsipan
Ilmu kearsipan berperan sebagai unsur kontrol pelaksanaan pengaturan arsip
statis. Pengaturan arsip statis tanpa didasari ilmu kearsipan akan menjadikan
informasi arsip statis sebagai informasi pada umumnya (pustaka/museum), bukan lagi
sebagai informasi yang unik. Pemahaman akan konsep, teori dan prinsip-prinsip
kearsipan statis dapat diolah.
Dari sisi kultural, arsip memiliki karakteristik yang berlainan dengan produk
pustaka. Schellenberg (1956:20) menyebutkan dua perbedaan mendasar, yaitu cara
keduanya tercipta dan cara bagaimana keduanya dikelola. Kekhasan arsip yang
tercipta atau terakumulasi sebagai akibat langsung dari kegiatan fungsional, sehingga
arti pentingnya terletak pada keterkaitan organisasi dalam hubungannya dengan
instansi pencipta (creating agency) dan naskah lainnya.
2.1.4.2 Standar Deskripsi
Arsip yang disimpan di lembaga kearsipan merupakan informasi yang tidak
begitu saja dapat diakses, tetapi harus diolah trlebih dahulu sehingga dapat
dimanfaatkan untuk berbagai kepentingan oleh publik atau masyarakat. Pengaturan
arsip yang telah diserahkan oleh lembaga penciptanya ke lembaga kearsipan hingga
menjadi sumber informasi yang senantiasa dapat diakses dilakukan melalui kegiatan
penataan fisik dan informasi arsip statis.
Azmi (2010: 6) deskripsi arsip dimaksudkan agar dapat memberikan akses
informasi mengenai asal-usul, isi dan sumber dari berbagai kumpulan arsip, struktur
pemberkasannya, dengan arsip lain, cara bagaimana arsip tersebut dapat ditemukan
2.1.4.3 Ruang Pengolahan
Ruang pengolahan yang ada harus menjadi efisiensi, efektivitas, perlindungan
keamanan arsip, serta kenyamanan serta kreativitas bekerja Arsiparis. Selain itu ruang
pengolahan juga harus mempertimbangkan karakter atau jenis media arsip. Kegiatan
mengolah arsip merupakan proses kegiatan kinerja kearsipan yang sangat panjang,
mulai dari survei, identifikasi, deskripsi, labeling, hingga penyusunan finding aid.
Sehingga kegiatan mengolah arsip dibutuhkan suatu ruang yang khusus sebagai untur
pendukung dalam pelaksanaan pengaturan arsip statis.
Azmi (2010: 8) mengatakan beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan
berkaitan dengan perwujudan ruang pengolahan seperti: volume arsip, jenis arsip,
fasilitas, kualitas akuisisi, keamanan dan pelestarian arsip.
Dengan adanya studi kelayakan akan dapat diambil tepat apakah suatu
Lembaga Kearsipan sudah memerlukan ruang pengolahan arsip yang menyatu dengan
ruang penyimpanan/depo atau terpisah dengan depo tetapi dalam satu area.
Dari keterangan diatas maka dinyatakan bahwa ruang pengolahan sangatlah
penting dalam melakukan kegiatan pengaturan terhadap arsip agar dapat menciptakan
2.1.4.4 Peralatan
Umumnya pengaturan arsip statis memberikan peralatan kearsipan, seperti
lemari atau rak arsip (stacks), boks, map/folder, amplop, can, dan pembungkus
lainnya. Peralatan maupun sarana kearsipan secara umum harus memperhitungkan
dua hal, yakni bebas asam (acid free) dan sesuai dengan kebutuhan karakteristik fisik
arsipnya.
Menurut Azmi (2010: 8) ada empat jenis peralatan kearsipan, yakni peralatan untuk arsip berbasis kertas (paper based), berbasis audio-visual (film, video, foto, rekaman suara), berbas elektronik (magnetik, optik), dan arsip tanpa ukuran (nonstandard size).
Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya
sebahagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang
ketatausahaan pada umumnya, Peralatan yang dipergunakan terutama untuk
penyimpanan arsip, minimal terdiri dari:
a. Map, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan
untuk menyimpan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering disebut stopmap
folio, Stopmap bertali (portapel), map jepitan (snelhechter), map tebal yang lebih
dikenal dengan sebutan ordner atau brieforner. Penyimpanan ordner lebih baik dirak
atau lemari, bukan di dalam filing cabinet dan posisi penempatannya bisa tegak.
Sedangkan Stopmap folio dan snelhechter penyimpanannya dalam posisi mendatar,
atau tergantung (bila yang dipakai snelhechter gantung) di dalam filing cabinet,
sedangkan portapel sebaiknya disimpan dalam almari karena dapat memuat banyak
lembaran arsip.
b. Folder, merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat
panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu
kelompok arsip di dalam filing cabinet. Bentuk folder mirip seperti stopmap folio,
tetapi tidak dilengkapi daun penutup, atau mirip seperti snelhechter tetapi tidak
menonjol dari folder yang berfungsi untuk menempatkan kode-kode, atau indeks
yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan.
c. Guide, adalah lembaran kertas tebal tau karton manila yang dipergunakan
sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisahdalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari
dua bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan kodekode,
tanda-tanda atau indeks klasifikasi (pengelompokan) dan badan guide itu sendiri.
Jumlah guide yang diperlukan dalam sistem filing adalah sebanyak
pembagian pengelompokan arsip menurut subyeknya. Misalnya guide pertama untuk
menempatkan tajuk (heading) subyek utama (main subyek), guide kedua untuk
menempatkan sub-subyek, guide ketiga untuk yang lebih khusus lagi, demikian
seterusnya.
d. Filing Cabinet (file cabinet), adalah perabot kantor berbentuk persegi empat
panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan
berkas-berkas atau arsip. Filing cabinet mempunyai sejumlah laci yang memiiki
gawang untuk tempat rnenyangkutkan folder gantung (bila arsip ditampung dalam
folder gantung). Filing cabinet terdiri berbagai jenis, ada yang berlaci tunggal, berlaci
ganda, horizontal plan file cabinet, drawer type filing cabinet, lateral filing cabinet,
dsb.
e. Almari Arsip, adalah almari yang khusus digunakan untuk menyimpan
arsip. Bentuk dan jenisnya bervariasi, namun berkas atau arsip yang disimpan dalam
almari arsip sebaiknya disusun/ditata secara vertical lateral (vertikal berderet
kesamping), sehingga susunan arsip di dalam almari arsip sama dengan susunan arsip
yang disusun ditata di dalam rak arsip.
f. Berkas Kotak (Box file), adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan
berbagai arsip (warkat). Setiap berkas kotak sebaiknya dipergunakan untuk
berkas kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip, disusun secara vertikal (vertikal
berderet ke samping).
g. Rak Arsip, adalah sejenis almari tak berpintu, yang merupakan tempat
untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Arsip ditempatkan dirak susun secara
vertikal lateral yang dimulai selalu dari posisi kiri paling atas menuju kekanan, dan
seterusnya kebawah
h. Rotary Filling, adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk
menyimpan arsip-arsip (terutama berupa kartu).
i. Cardex (Card Index), adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan
arsip yang berupa kartu dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar
memanjang. Kartu-kartu yang akan disimpan disebelah atas kartu diberi kode agar
lebih mudah dilihat.
2.1.4.5 Sumber Daya Manusia
Dalam menjamin efisiensi dan efektivitas pengaturan arsip statis diperlukan
unsur pendukung kerja, yakni SDM kearsipan yang profesional. Dalam hal ini dapat
dimanfaatkan Arsiparis - Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggung-jawab,
wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwewenang dalam
melaksanakan kegiatan kearsipan yang telah dipersiapkan sebagai tenaga profesional
untuk mengolah arsip sebagaimana diatur dalam Surat Keputusan Menteri Negara
Nomor 09/KEP/M.PAN/2/2002 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka
2.1.4.6 Koordinasi
Koordinasi merupakan suatu istilah singkat/pendek yang terkadang mudah
untuk diverbalkan tetapi sulit di implementasikan. Kegiatan pengolahan arsip dalam
lingkup archives management, arsip merupakan salah satu bagian dari sub sistem
pengelolaan arsip statis (akuisisi, pengolahan, pelestarian, akses dan layanan,
pemanfaatan dan pendayagunaan).
Selain itu kegiatan pelaksanaan pengolahan arsip tidak mungkin dapat
berjalan secara optimal tanpa adanya koordinasi kerja yang baik dari unit kerja yang
lain, misalnya seperti pada Kegiatan Unit Kerja Pelestarian (Penyimpanan dan
Reproduksi) serta Unit Kerja Layanan Informasi.
Handoko (2003: 195) menyatakan bahwa koordinasi (coordination) merupakan suatu proses kegiatan pengintegrasian, tujuan, serta fungsi pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisiensi.
Dari pertanyaan di atas maka dapat dikatakan bahwa koordinasi sangat
dibutuhkan dalam kegiatan pengolahan arsip pada suatu organisasi untuk mencapai
tujuan yang efisien.
2.1.5 Lingkup Arsip Statis
Arsip statis menyimpan warkat-warkat vital yang dapat disimpan sampai
batas waktu yang tidak ditentukan atau untuk selama-lamanya. Oleh karena itu arsip
ini justru mempunyai nilai informasi yang abadi. Dalam suatu penilitian di Australia
dan Amerika Serikat yang diadakan oleh Masyarakat Arsiparis , diperkirakan bahwa
arsip statis yang layak dipelihara dan dilestarikan tidak kurang dari 10%.
Betty Ricks (1992: 101-102) yang menggambarkan komposisi volume arsip
Dari penjelasan di atas dapat dilihat bahwa arsip statis merupakan arsip yang
memiliki nilai informasi yang tinggi dan dapat diabadikan, karena memiliki peran
yang sangat penting dalam tujuan kegiatan suatu organisasi.
2.2 Manajemen Arsip
2.2.1 Pengertian Manajemen Arsip
Secara umum manajemen arsip merupakan suatu proses kegiatan dimana
sebuah organisasi mengelola semua aspek arsip baik yang diciptakan maupun yang
diterimanya dalam berbagai format dan jenis media yang digunakan, mulai dari
penciptaan, penggunaan, penyimpanan sampai dengan penyusutan.
Menurut Wursanto (1991:216) “Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, baik badan usaha pemerintah maupun badan usaha swasta, kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat atau dokumen-dokumen kantor lainnya.
Selanjutnya Menurut Ricks (1992: 14) “manajemen kearsipan merupakan
sistem tersendiri yang mencakup keseluruhan aktivitas dan daur hidup arsip (lifecyle
of a records)”.
Sedangkan Menurut Amsyah (1992: 4) “pekerjaan pengurusan arsip yang pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Jadi pekerjaan tersebut meliputi suatu siklus “kehidupan”warkat sejak lahir sampai mati”.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa manajemen arsip merupakan
pendekatan terhadap sistem penciptaan sampai kepada sistem pemusnahan arsip
dalam suatu organisasi yang dilakukan secara permanen dan dapat menjadi sumber
2.2.2 Manajemen Arsip Statis
Arsip statis umumnya bersifat terbuka dan dapat di baca oleh umumnya
(terbuka untuk umum). Karena arsip statis akan menjadi sumber informasi yang
memiliki nilai otentik sebagai bahan bukti maupun untuk bahan pertanggungjawaban
nasional.
Menurut Sedarmayanti (2003: 98) Arsip statis memiliki nilai yang sangat penting bagi generasi mendatang, karena itu keberadaan arsip statis harus senantiasa dilestarikan di lembaga kearsipan. Namun demikian, pengelolaan arsip statis bukanlah hal yang mudah dan murah, karena itu akuisis arsip statis sangat menentukan efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip statis pada lembaga-lembaga kerasipan.
Manajemen arsip statis mencakup beberapa kegiatan antara lain sebagai
berikut:
1. Akuisisi dan Penilaian Arsip (Acquisition and Records Appraisal)
Akuisisi merupakan suatu proses kegiatan yang telah dilakukan dalam
upaya pengembangan jumlah koleksi arsip yang telah dilakukan oleh
sebuah lembaga arsip. Awalnya akuisisi dapat dilakukan dengan melalui
donasi (sumbangan), transfer (pemindahan), atau pembelian (purchases)
(Reed, 1993: 137), Ketiga cara ini masing-masing berada pada isi dan
hubungan kerja yang berbeda. Penilaian arsip (record appraisal)
merupakan suatu pengujian terhadap sekelompok arsip melalui daftar
arsip dalam nilai guna setiap sejarah arsip.
2.Pengolahan Arsip
Pengolahan arsip merupakan kegiatan yang sangat penting dari seluruh bagian
kegiatan manajemen arsip statis. Kegiatan ini sering disebut sebagai tahap
sentralisasi, azas desentralisasi dan azas kombinasi antara sentralisasi dan
desentralisasi.
Azas Sentralisasi dalam pengelolaan arsip berarti penyimpanan arsip yang
dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip atau Pusat
Arsip. Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai
diproses akan disimpan di Sentral Arsip.
Azas kombinasi dalam pengelolaan berarti menggabungkan azas sentralisasi
dan desentralisasi sekaligus. Azas ini diterapkan dalam rangka mengatasi kelemahan
yang ada pada azas sentralisasi dan azas desentralisasi yang sering dijumpai dalam
pengelolaan arsip di perkantoran. Dalam penerapan azas kombinasi, pengelolaan
arsip aktif dilakukan secara desentralisasi, sedangkan aktif inaktif dikelola secara
sentralisasi.
2. Deskripsi Arsip
Pendeskripsian arsip dapat dilakukan pada tingkat berkas (perberkas) bagi
arsip yang lengkap dan tertata baik atau bisa juga dilakukan pada tingkat lembaran
(perlembar) bagi arsip lepas dan tidak utuh (Ismiatun, 2001: 16).
Deskripsi pada kartu fitches minimal memuat unsur-unsur sebagai berikut:
a. Bentuk redaksi (surat laporan, notulen, dan sebagainya)
b. Isi berkas (memuat informasi apa, dari siapa, kapan, di mana)
c. Tingkat perkembangan (konsep, tembusan, asli, turunan, dan sebagainya)
d. Tanggal surat dibuat
e. Bentuk luar (lembar, berkas, sampul, yang menunjukkan volume arsip)
2.2.3 Daur Hidup Arsip Statis
Daur hidup arsip merupakan konsep yang penting untuk dipahami. banyak
bagian yang saling berhubungan yang harus bekerja sama untuk membentuk suatu
program manajemen kearsipan yang efektif, Sedarmayanti, 2003: 100). Dengan
memahami makna dan pentingnya tiap bagian dari seluruh daur hidup, seseorang
akan mampu memahami apa yang diperlukan untuk mengelola semua arsip yang di
atas kertas dan yang terekam pada media lain seperti mikrofilm atau media
magenetik.
Untuk dapat mengelola arsip dengan baik dibutuhkan pengetahuan tentang
daur hidup arsip statis agar dapat dipelajari pada setiap tahapan. Daur hidup
mencakup proses penciptaan. Pendistribusian, penggunaan, penyimpanan arsip aktif,
pemindahan arsip, pemindahan arsip inaktif, pemusnahan dan penyimpanan arsip
permanen
2.3 Nilai Guna Arsip
Penentuan nilai guna arsip dilakukan untuk menentukan jangka waktu
penyimpanan/retensi arsip yang didasarkan atas pengkajian terhadap isi arsip,
penataannya dan hubungannya dengan arsip-arsip lainnya. Menurut Sedarmayanti
(2003: 104) nilai guna arsip nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi
kepentingan pengguna arsip. Maka dapat dikatakan bahwa nilai guna arsip itu
berdasarkan kepentingan pengguna arsip dalam membutuhkan suatu informasi.
Berdasarkan Surat Edaran kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor:
SE/02/1983 tentang pedoman umum untuk menetukan nilai guna arsip, bahwa arsip
dapat dibedakan menjadi dua atas dasar nilai kegunaan arsip bagi pengguna arsip,
1. Nilai Guna Primer
Nilai guna primer merupakan arsip yang didasarkan pada kegunaan
bagi kepentingan instansi pencipta, yaitu meliputi nilai guna ilmiah dan guna
teknologi.
Nilai guna primer meliputi:
a. Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan
untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.
b. Nilai guna hukum, yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai
kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.
c. Nilai guna keuangan, yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut
transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
d. Nilai guna ilmiah dan teknologi, yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan
teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan
2. Nilai Guna Sekunder
Nilai Guna Sekunder merupakan nilai arsip yang didasarkan pada
kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau
kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai
bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban
nasional. Nilai guna sekunder meliputi nilai guna kebuktian dan nilai guna
informasional.
Nilai guna sekunder,meliputi:
a. Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan
yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/instansi
tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa
b. Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan
berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitkan dengan
lembaga/instansi penciptanya.
Dari beberapa pendapat di atas maka dapat dinyatakan bahwa nilai guna arsip
adalah nilai guna yang didasarkan pada kegunaan pengguna arsip yang berfungsi
sebgai penentu jangka waktu arsip serta nilai guna arsip dibagi menjadi dua bagian
yaitu nilai guna primer dan nilai guna sekunder.
2.4 Penyebab Kerusakan Arsip
Kerusakan yang terjadi pada arsip dapat mengurangi kualitas yang dimiliki
oleh suatu arsip, maka arsip yang tersedia tidak dapat digunakan secara maksimal,
dimana penyebab kerusakan arsip disebabkan oleh faktor eksternal dan internal.
Menurut Rusidi (2010: 1) penyebab kerusakan arsip sebelum mempersiapkan
rencana preservasi, seorang arsiparis harus dapat mengetahui dan memahami
penyebab kerusakan arsip. Adapun unsur penyebab kerusakan arsip secara eksternal
antara lain:
1. Faktor Biologis
Kategori penyebab kerusakan arsip menurut faktor biologis adalah:
mikroba, lumut, jamur dan serangga. Unsur-unsur biologis tersebut
umumnya dapat hidup subur dengan menumpang pada arsip dan peralatan
lain yang digunakan.
2. Faktor Fisika
Kategori penyebab kerusakan arsip terjadi karena adanya cahaya, panas
matahari dan air yang dapat menyebabkan perubahan, photochemical,
hydrolytic/oxidatic pada kertas. Di dalam ruang penyimpanan energi
menyebabkan arsip menjadi rapuh. Sinar ultraviolet dari cahaya lampu
3. Faktor Kimia zat kimia yang masuk di ruang penyimpanan dan mengenai
arsip menyebabkan kerusakan kertas, seperti gas asidik,
pencemaranatmosfer, debu dan tinta. Gas asidik menyebabkan kertas
luntur dan getah.
4. Faktor Lingkungan
Seperti banjir, kebakaran dan kerusakan lain akibat perbuatan manusia.
Dengan mengetahui faktor-faktor penyebab kerusakan tersebut, arsiparis
menjadi tahu rencana atau langkah-langkah apa yang seharusnya
dilakukan untuk kegiatan preservasi.
Sedangkan menurut Susetyo (1993: 3) yang dimaksud dengan kerusakan arsip
oleh faktor internal adalah sebagai berikut:
1. Kertas
Arsip yang dsimipan dalam kertas sangat mudah sekali mengalami kerusakan,
beberapa penyebab kerusakan arsip dari kertas yaitu:
a. Sifat keasaman dari beberapa jenis kertas dan sifat dari lapisan
penghasil gambar halida perak dari suatu foto yng sensitif dengan
cahaya,
b. Kekuatan panas, kelembapan, cahaya, senyawa (substansi biologi (asa
renik/ mikroorganisme seperti jamur, serangga dan binatang pengerat),
c. Manusia dan polutan atmosfir,
d. Bencana
2. Optical Disc
Jenis dari Optical Disc adalah: videodisc, compact disc, disket, kelangsungan
opticaldisc belum dapat ditentukan. Pada tahun 1989 kelangsungan arsip dari
disk optik diperkirakan oleh pembuatnya setidak-tidaknya selama 10 tahun,
walaupun beberapa diantaranya disiapkan untuk menjamin disc mereka lebih
lama dari ini.
3. Sound Disc
Sound Disc atau sering kita katakan sebagai perekam suara juga mudah
Tekanan fisik:
a. Temperatur
b. Jamur
c. Debu
4. Magnetic Media
Jenis Magnetic Media adalah: diseket, reel-to reeltape, kaset penyebab dari
kerusakan magnetic media antara lain adalah:
a. Fluktuasi pada temperatur dan kelembapan relatif.
b. Debu
c. Goresan
d. Pengaruh magnet.
Dari penjelasan diatas maka dapat dilihat bahwa faktor-faktor penyebab
kerusakan arsip dapat mengurangi kualitas dari arsip tersebut, sehingga arsiparis
harus dapat melakukan kegiatan perawatan untuk mengurangi kerusakan arsip.
2.5 Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Tujuan penyusutan arsip akan tercapai jika setiap organisasi memiliki program
dan rencana pengurangan arsip. Program meliputi penetapan jangka simpan arsip
(retensi arsip) beserta penetapan simpan permanen dan musnah. Program tersebut
perlu dituangkan pada apa yang dinamakan jadwal retensi arsip (recods retention
schedule).
Jadwal retensi arsip tersebut berupa suatu daftar yang berisi tentang kebijakan
jangka penyimpanan arsip dan penetapan simpan permanen dan musnah. Pada jadwal
retensi arsip akan terkandung unsur-unsur:
a. Judul subjek utama yang merupakan gambaran dari seluruh seri berkas yang
dimiliki organisasi.
Jadwal retensi arsip ini diperlukan sebagai pedoman untuk penyelenggaraan
penyusutan arsip, yang sekaligus sebagai sarana pengendalian arsip yang tercipta.
Untuk jadwal retensi arsip diperlukan data dan informasi tentang seluruh berkas yang
dimiliki organisasi. Data yang diperlukan bukan saja tentang isi keterangannya
(nonfisik) tetapi juga fisik arsipnya. Secara keseluruhan kegiatan yang dilakukan
untuk menyusun jadwal retensi arsip adalah inventarisasi, pengolahan hasil
inventarisasi dan penjadwalan.
A. Inventarisasi arsip
Inventarisasi arsip adalah upaya pendataan atau pencatatan arsip yang ada dalam
organisasi. Pendataan dilakukan baik yang berkaian dengan fisik arsip nonfisik. Data
fisik arsip berkaitan dengan jenis dan tipe fisik arsip, sedangkan nonfisik meliputi isi
keterangan seri berkas, kegunaan, kurun waktu, volume, sistem dan sebagainya.
Keberhasilan inventarisasi akan merupakan kunci dari keberhasilan dalam
menyusun jadwal retensi arsip.inventarisasi yang tidak lengkap mengakibatkan
jadwal retensi arsip tidak efektif. Agar inventarisasi dapat mencapai hasil yang
lengkap dan baik kiranya beberapa hal ini dapat membantu kelengkapan inventarisasi
tersebut.
1. Penyelenggaraan inventarisasi perlu mendapat dukungan semua kalangan
pimpinan.
2. Inventarisasi labih baik dilakukan langsung di lapangan daripada melalui
kuesioner. Melalui kuesioner kemungkinan responden tidak memberikan
data ytang akurat dengan semua detil yang diperlukan.
3. Tenaga yang melakukan inventarisasi disyaratkan memiliki pengetahuan
dan keterampilan tentang manajemen kearsipan. Termasuk pengetahuan
tentang fungsi organisasi dengan segala aspeknya.
Apabila semua bekal ini telah dimiliki akan dapat merupakan petunjuk
bagi eksistensi arsip dalam organisasi.
4. Inventarisasi dilakukan terhadap seluruh unit kerja yang ada dalam suatu
organisasi mempunyai cabang yang menunjukkan fungsi dasar yang sama,
serta menyimpan arsip serupa, inventarisasi dilakukan hanya pada satu
atau dua cabang yang sama . ini agar tidak menimbulkan pemborosan baik
waktu maupun tenaga dan biaya.
5. Pendataan tidak berarti mencatat setiap lembar arsip atau folder per folder.
Tetapi dilakukan atas rangkaian berkas (file series).
6. Inventarisasi tidak hanya dilakukan terhadap arsip yang berada pada
tempat peyimpanan seperti filling cabinet, rak, tetapi juga terhadap arsip
yang berada di meja kerja. Bagi arsip yang masih digunakan digunakan
untuk memproses pekerjaan tidak perlu, karena akan mengganggu
pekerjaan.
7. Perlu dibuatkan jadwal kegiatan dan urutan kerja penanggung jawab arsip
pada unit kerja harus senantiasa berada di tempat jika gilirannya untuk
didata.
8. Perlu memastikan perbedaan antara bahan arsip dan bukan arsip. Ini perlu
agar tidak banyak membuang waktu untuk mencatat hal-hal yang tidak
perlu, termasuk bahan arsip. Yang termasuk arsip ialah yang memiliki
ciri-ciri sebagai berikut:
- Bahan tercipta sebagai akibat pelaksanaan fungsi organisasi.
- Bahan telah diciptakan dan dihimpun guna penyelesaian suatu urusan.
- Untuk menjadi arsip bahan harus dipelihara sebagai sumber informasi
organisasi.
- Arti penting arsip tergantung dari hubungan organik dengan organisasi
yang bersangkutan.
Bahan yang tidak termasuk arsip di antaranya adalah:
- Film yang bukan merupakan hasil samping proses kegiatan (misalnya
yang diproduksi oleh perusahaan film).
- Kertas kerja
- Formulir kosong dan sejenisnya yang tidak digunakan.
- Bahan publikasi yang diterima dari organisasi lain yang tidak
memerlukan tindakan.
Ada beberapa kegunaan Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah:
1. Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip in aktif.
2. Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif
3. Menghemat ruangan, perlengkapan, dan biaya.
4. Menjamin pemeliharaan arsip in-aktif yang bersifat permanen
5. Membutuhkan pemindahan arsip ke Arsip Nasioanl.
Petugas mampu menetapkan copy atau salinan yang bernilai arsip. Bentuk dan
jenis salinan yang bernilai arsip. Bentuk dan jenis selain bermacam-macam. Sebagian
memiliki nilai sebagai arsip, sebagian lagi tidak.
Sering dijumpai suatu arsip memilki beberapa copy. Dalam keadaan demikian tidak
semua copy bernilai arsip . untuk menetapkan apakah copy mempunyai nilai arsip
atau tidak, tidak ada patokan yang pasti. Namun kriteria di bawah ini membantu
penetapannya, yakni:
1. Jika dalam unit organisasi menyimpan aslinya copy tidak bernilai arsip.
2. Apabila aslinya tidak berada pada unit organisasi yang bersangkutan dan copy
diperlukan untuk memproses suatu pekerjaan atau urusan, copy tersebut
bernilai arsip.
4. Apabila kesulitan menentukan kelengkapannya, copy harus ditetapkan sebagai
bahan arsip. Hal ini untuk menghindari bahan-bahan yang sebenarnya yang
memiliki nilai arsip tidak hilang.
Pendataan non fisik
Pendataan non fisik meliputi hal-hal yang berkaitran dengan isi keterangan
seri berkas, kurun waktu, volume, kegunaan, frekuensi kegunaa, sistem penyimpanan
dan sebagainya meliputi hal-hal yang berkaitan dengan isi keterangan seri berkas,
kurun waktu, volume, kegunaan, frekuensi kegunaan, sistem penyimpanan dan
sebagainya.
1. Isi Keterangan Arsip
Sebagaimana telah dikemukakan bahwa pendataan tidak berarti mencatat
lembar perlembar atau folder per folder, tetapi dilakukan atas dasar seri berkas.
Seri berkas yang dimaksud adalah kelompok berkas yang diatur berdasarkan
suatu sistem pemberkasan yang sama dan diperlakukan sebagai satu unit tunggal
untuk tujuan penyusutan arsip.
Ciri-ciri berkas adalah:
1. Diatur berdasarkan atas suatu sistem pemberkasan yang sama atau tunggal.
2. Tercipta karena aktivitas yang sama.
3. Merupakan dokumentasi dari suatu jenis transaksi tertentu.
4. Berkaitan dengan subyek yang sama.
Dalam melaksanakan pendataan, yang dicatat adalah judul seri berkas secara
singkat. Adapun tata cara pembuatan judul dapat dilakukan sebagai berikut:
2. Dibuat sendiri dengan menyimpulkan seluruh titel berkas. Judul seri berkas
judul keseluruhan seri berkas, misalnya adopsi, berkas pasien dan sebagainya.
3. Dapat juga dibuat dari judul formulir yang dapat mewakili berkas secara
keseluruhan, misalnya: pendaftaran penduduk, distribusi barang dan
sebagainya.
4. Pembuatan judul seyogyanya tidak menggunakan nomor formulir, khususnya
jika digunakan untuk berkas-berkas transaksi, seperti berkas kasus (case file)
atau berkas proyek (project file), seperti penyidikan dan sebagainya.
5. Judul atau titel hendaknya menggambarkan fungsi seri berkas secara
keseluruhan
6. Apabila terdapat duplikat seri berkas yang disimpan pada lebih satu unit kerja,
perlu dipastikan agar judul yang sama digunakan secara tetap.
Masing-masing judul dibuatkan diskripsi atau rincian secara singkat. Ini
diperlukan untuk menjelaskan judul seri berkas. Dikripsi secara jelas dan benar akan
merupakan dasar keberhasilan inventarisasi, yang selanjutnya akan mempermudah
upaya penilaiannya.
2. Kurun Waktu
Pendataan kurun waktu penting artinya untuk mendapat gambaran tentang tingkat
pertumbuhan arsip. Tanggal pertama terciptanya arsip dan tanggal berakhir setiap
berkas merupakan aspek penting. Bagi seri berkas yang bersifat notulen atau
keputusan, dimana antara arsip yang satu dengan yang lainnya saling bersambungan,
tanggal secara tepat perlu dicantumkan. Tetapi untuk berkas transaksi dan kumpulan
arsip berupa surat-surat yang tidak saling berkaitan isinya yang dicatat hanya tahun.
Semakin besar arsip yang tercipta untuk setiap tahunnya, retensi arsipnya pendek. Ini
untuk menghindari penumpukan arsip pada setiap unit kerja.
3. Jumlah atau Volume Berkas
Volume lebih tepat jika dinyatakan dalam meter kubik. Meter kubik akan
menggambarkan tinggi, lebar, dan panjang, yang dapat menyajikan gambaran
geometris yang nyata dari ruangan yang sesungguhnya dipergunakan. Untuk
keperluan inventarisasi arsip, isi semua laci rak ataupun arsip yang dibungkus,
dikonversirkan menjadi meter kubik. Sebagai contoh :
- Satu laci filling cabinet ukuran surat jika penuh akan memuat sekitar
0,42 m3. Jika yang diguanakan filling cabinet berlaci empat, maka
seluruh isi satu filling cabinet = 0,42m3 x 4 = 1,68 m3.
- Adapun filling cabinet dengan tipe legal size setiap laci berisi 0,56 m3.
- Volume untuk setiap seri berkas tidak perlu dihitung dengan ketetapan
mutlak, cukup dengan ukuran rata-rata.
4. Kegunaan Berkas
Pendataan atas seri berkas berkaitan dengan tingkat kepentingan informasi bagi
keperluan pekerjaan. Untuk kegunaan apa berkas disimpan. Penetapan kegunaaan ini
dilakukan setelah proses kegiatan penciptaan selesai. Setelah
transaksinya/kegiatannya selesai untuk keperluan apa disimpan. Selama arsip masih
belum selesai pertumbuhan karena kegiatannya belum selesai, otomatis arsip akan
tetap disimpan (karena diperlukan dalam proses pelaksanaan pekerjaan).
Menentukan kegunaan arsip terkandung unsur analisis. Yakni unsur pengolahan
dan penyimpulan melalui suatu proses intelek secara logis. Setiap seri berkas
terkadang memilki lebih dari satu kegunaan. Nilai kegunaan meliputi nilai
pencatatannya harus secara rinci dan jelas disebutkan kegunaannya misalnya,
kegunaan untuk pengawasan, perencanaan, bahan pembuktian, dan sebagainya
5. Tingkat Akumulasi
Tingkat Akumulasi ditentukan untuk jangka waktu satu tahun, melalui penafsiran
yang diperhitungkan. Pada jenis arsip tertentu tingkat akumulasi dapat ditafsirkan
secara akurat. Misalnya tentang jenis arsip kontrak, tingkat akumulsinya akan
diketahui setelah kontrak ditutup. Akan sukar jika yang dihadapi arsip transaksi
karena tidak diketahui suatu transaksi selesai. Tingkat akumulasi arsip diperlukan
untuk membantu menetukan jangka simpan. Ini berkaitan dengan efisiensi dan
penghematan.
6. Frekuensi Kegunaan
Frekuensi kegunaan agak sukar diperoleh denagn tepat. Namun dengan demikian
upaya ini harus tetap dilakukan. Karena ini penting untuk menetapkan lamanya arsip
sebagai arsip aktif dan inaktif. Di samping itu frekuensi kegunaan dapat dipakai
untuk mangungkapkan penting dan tidaknya berkas yang bersangkutan.
Apabila diperlukan angka-angka yang khusus untuk pendataan frekuensi
kegunaan harus meliputi:
- Jumlah permintaan terhadap berkas untuk periode tertentu.
- Periode ini tidak melebihi waktu tiga bulan.
- Untuk mendapatkan data dapat dilakukan dengan rasio antara jumlah
permintaan dan jumlah seri berkas secara keseluruhan. Rumusnya
adalah: Jumlah permintaan = Jumlah seri berkas x 100 %
- Apabila hasilnya kurang dari 20 % berarti arsip yang bersangkutan
jarang diguankan, dalam arti frekuensi kegunaannya sebagai berkas
7. Sistem Penataan Berkas
Sistem pemberkasan (filling systems) yang digunakan juga perlu dicatat. Untuk
mengetahui sistem pemberkasan yang berlaku.
8. Sarana Penemuan Kembali
Sarana penemuan kembali apapun bentuknya perlu didata. Karena di dalamnya
dapat menggambarkan isi berkas tertentu, sehingga akan memudahkan untuk
menemukan dokumen yang terpisah dari seri berkasnya. Sarana penemuan kembali
dapat berupa indeks, daftar berkas, relatif indeks dan sebagainya.
9. Persyaratan Hukum yang berlaku
Persyaratan Hukum atau peraturan perundangan diperlukan sebagai bahan untuk
menentukan jangka simpan. Ini dapat berupa peraturan internataupun undang-undang
seperti KUHP misalnya.
10.Pendataan Fisik Arsip
Data fisik arsip diperlukan untuk menunjang penetapan jangka simpan arsip.
Pendataan terhadap semua jenis fisik arsip seperti foto, film, rekaman, dan
sebagainya. Termasuk pula publikasi baik carbon atau dalam bentuk yang lain.
Bentuk dan jenis arsip bermacam-macam. Masing-masing memiliki daya tahan
yang berbeda. Sehingga untuk menetapkan jangka panjang penyimpanannya faktor
fisik juga perlu mendapatkan perhatian.
Syarat yang pelu diperhatikan dalam rangka menilai arsip adalah:
1. Penilaian dilakukan dengan memperhatikan hubungan antara seri berkas yang
satu dengan yang lainnya. Seringkali antara seri berkas yang satu dengan yang
berdasarkan bagian demi bagian. Dengan demikian seri berkas tidak dapat
dinilai secara terpisah dan dipisahkan dari konteks administrasinya.
3. Penilaian harus memperhatikan arti dari sumber arsip yang menciptakan, dan
memperhatikan kedudukan masing-masing unit organisasi, struktur
pemerintahan dan sifat kegiatannya.
4. Penilaian diselenggarakan atas dasar faktor biaya untuk pemeliharaannya.
Dalam arti perbandingan antara nilai pentingnya informasi yang terkandung
dalam arsip dengan biaya yang dikeluarkan.
Pada umumnya arsip memiliki dua nilai yakni nilai primer dan nilai sekunder.
Masing-masing nilai dapat dijelaskan sebagai berikut.
1. Nilai Primer
Nilai primer adalah nilai kegunaan arsip bagi organisasi yang bersangkutan,
dalam rangka pelaksanaan fungsinya. Dengan kata lain pengertian nilai primer
adalah kegunaan arsip yang paling utama untuk keperluan organisasi itu
sendiri, yakni sebagai alat dasar manajemen. Arsip disimpan dan dipelihara
selama diperlukan untuk penggunaan administratif, hukum, fiskal,
pengendalian, teknoloigi dan sebagainya.
2. Nilai Sekunder
Nilai Sekunder adalah nilai kegunaan arsip diluar kepentingan organisasi
(manajemen). Yaitu informasi yang terkandung di dalamnya diperlukan untuk
berbagai kepentingan masyarakat di luar kepentingan organisasi yang
menciptakannya.
Di antaranya diperlukan sebagai sumber penelitian, atau kepentingan lainnya
B. Penjadwalan
Penjadwalan, yang dimaksudkan adalah penetapan jangka simpan dan
penetapan jangka simpan permanen atau musnah terhadap seri berkas yang
merupakan khasanah organisasi. Untuk penetapan simpan permanen dan musnah
dengan berpedoman sebagaimana yang diutarakan sebelumnya.
Tindakan penetapan musnah harus dilakukan secara hati-hati untuk
menghindari resiko bahwa arsip yang telah dimusnahkan ternyata diperlukan di
masa depan. Meskipun demikian juga menghindari pula sikap terlampau hati-hati
sehingga sebagian besar arsip dinyatakan simpan permanen.
Jika hal ini dilakukan berarti tujuan penyusutan yakni efisiensi dan
penghematan tidak tercapai. Pada umumnya apabila penetapan musnah tersebut
melandaskan pada penafsiran yang realistis dan atas basis informasi yang tepat,
