BAB 3
METODOLOGI PEMECAHAN MASALAH
3.1. Model Rumusan Masalah dan Pengambilan Keputusan
Diagram alir berikut merupakan langkah-langkah yang diambil dalam menunjang kegiatan pengumpulan data dan penelitian kondisi manpower profile ( profil tenaga kerja langsung- direct labor ) pada divisi Human Resource Planning Division (HRPD), departemen Human Resource, PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia (TMMIN).
Diagram alir metodologi pemecahan masalah tersebut merupakan garis besar dan langkah – langkah yang diambil dalam melakukan penelitian. Untuk memahami lebih rinci atas alur diagram metodolgi pemecahan masalah tersebut, maka berikut ini disertakan penjelasan secara terperinci dan menyeluruh mengenai sistematika metodologi pemecahan masalah.
1. Penelitian Pendahuluan
Penelitian pendahuluan yang dimaksud disini merupakan pengenalan secara langsung dan orientasi atas keadaan dari perusahaan, dalam hal ini PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia (TMMIN), terutam terkait dengan pengenalan dan orientasi atas divisi Human Resource Planning Division (HRPD).
Dimana observasi awal dapat dilakukan secara langsung, berkenaan dengan masa magang atau praktek kerja yang dimulai pada bulan September 2007, dan berlangsung selama jangka waktu 3 bulan (September-November 2007). Penelitian awal ini banyak diisi dengan orientasi dan pembelajaran mengenai tenaga kerja langsung (Dierct Labour), guidelines dan policy atas kondisi manpower (tenaga kerja langsung) di TMMIN. Terutama perihal Project yang akan menjadi tanggung jawab selama periode magang dan penelitian dilakukan di divisi HRPD, TMMIN.
2. Studi Kepustakaan
Pada tahap-tahap awal dari penelitian, terutama berkaitan dengan kegiatan penelitian pendahuluan yang dilakukan. Maka studi kepustakaan menjadi salah satu pelengkap dan pendukung, terutama terkait dengan topik ataupun dari project yang menjadi tanggung jawab selama penelitian maupun praktek kerja dilakukan.
Studi kepustakaan dilakukan terutama untuk memberikan masukan ataupun ide dalam hal metodologi ataupun topik yang akan menjadi titik berat penelitian. Sumber – sumber yang menjadi acuan studi kepustakaan untuk penelitian ini, berasal dari buku – buku literatur, jurnal – jurnal ilmiah asing, artikel – artikel dari internet, termasuk juga literatur internal yang berkaitan dengan project dan penelitian yang dilakukan di TMMIN.
3. Pendefinisian Masalah
Melakukan diskusi dan “brainstrorming” terutama terkait dengan project selama periode magang atau praktek kerja di TMMIN. Pada tahapan ini, terutama dalam melakukan elaborasi dan membaca masalah, terutama untuk mengkaitkan dengan kebutuhan dari pihak user, dalam hal ini divisi HRPD, TMMIN. Dimana dalam melakukan elaborasi, dan menentukan latar belakang masalah, menentukan masalah yang menjadi titik berat dan merumuskan masalah pokok, tidak terlepas dari diskusi dan bimbingan dari pihak mentor HRPD.
Tahapan pendifinisian masalah ini merupakan salah satu faktor krusial dalam melakukan penelitian ini. Hal ini terkait dengan kemampuan membaca masalah yang ada, menyadur masalah – masalah pokok dan yang paling utama adalah menyesuaikan tujuan dan fungsionalitas dari penelitian terhadap kegunaannya bagi
user.
4. Pengumpulan Data
Setelah tujuan dari penelitian dan masalah yang akan dipecahkan telah teridentifikasi, maka tahapan yang selanjutnya adalah proses pengumpulan data –
data, baik yang berupa data mentah ataupun yang berupa informasi yang telah diolah. Proses pengumpulan data tersebut dilakukan terutama selama rentang waktu magang atau praktek kerja di divisi HRPD, TMMIN dilakukan. Yaitu dalam kurun waktu 3 bulan, antara bulan Septembet – November 2007.
Pengumpulan data yang dilakukan, memiliki dua tahapan, yaitu berupa pengumpulan data secara langsung dan juga pengumpulan data secara tidak langsung. Proses pengumpulan data secara langsung meliputi kegiatan wawancara dan juga diskusi, terutma dengan pihak mentor dan staff – staff divisi Human
Resource Planning Department (HRPD), termasuk seksi manpower planning.
1. Secara Langsung :
Diskusi dan wawancara dengan staff dan Section head divisi HRPD Diskusi dan wawancara dengan mentor – internal
Plant tour, Karawang dan Sunter Plant, guna observasi langsung 2. Secara Tidak Langsung :
Data kondisi tenaga kerja langsung yang berjalan (Current Manpower profile) Data pensiun karyawan (Class 1-6), sumber: Pension list 2007-2009
Data kondisi tenaga kerja di tiap-tiap departemen di TMMIN (Manpower
Condition)
Data jumlah basis produksi bulanan Toyota Indonesia, sumber: AOP (Annual
Original Plant)
Kebijakan dan panduan tenaga kerja Toyota Motor Corporation, sumber:
Guidelines and Policy TMC.
Proses pengumpulan data secara tidak langsung, terkait dengan akses data serta informasi yang didapat selama proses magang dan praktek kerja. Terutama akses
data yang terkait dengan tahapan penyelesaian project membuat proyeksi kebutuhan dan pertumbuhan angka tenaga kerja langsung di pabrikan PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia. Akses data, terkait dengan data – data internal perusahaan yang notabene merupakan data – data konfidensial dan tidak untuk konsumsi publik. Antara lain komposisi dan kebijakan tenaga kerja langsung TMMIN, angka tenaga kerja aktual di keseluruhan pabrikan Toyota di Indonesia, data angka pensiun tenaga kerja langsung, besaran jumlah produksi dan target produksi yang ingin dicapai oleh Toyota Indonesia, Manpower profile dan terutama data transaksi tenaga kerja langsung TMMIN.
5. Pengajuan Draft
Pengajuan draft terkait dengan proses pengajuan gambaran besar atau cetak biru dari project yang dikerjakan selama periode penelitian dan praktek kerja di TMMIN. Draft itu sendiri merupakan tampilan kasar atau templates atas project yang akan dikerjakan lebih lanjut. Penyusunan draft sendiri merupakan hasil elaborasi dan
brainstorming dengan pihak user dan mentor, dalam hal ini divisi HRPD.
6. Pengolahan Data
Setelah draft disepakati oleh pihak mentor dan user, tahapan selanjutnya adalah mulai melakukan kegiatan perancangan bentuk tampilan output yang diinginkan oleh pihak user. Merancang tampilan dan templates dari project manpower profile, dimana secara garis besar tampilan tersebut akan berisi tiga bagian besar, yaitu bagian pertama Major Business Assumption, yang menampilkan data aktual dan jumlah produksi utama Toyota Indonesia yang telah dicapai maupun yang
ditargetkan.. Bagian kedua adalah Manpower Arrangement, yang merupakan inti dari tampilan Manpower profile, yang isinya berupa data angka kuantitas jumlah tenaga kerja langsung dan komposisinya pada divisi – divisi produksi pabrikan TMMIN. Bagian ketiga, berupa Grpah of Manpower Profile, yang merupakan tampilan grafik untuk lebih mendeskripsikan kondisi dan komposisi dari tnaga kerja langsung pada pabrikan utama Toyota Indonesia.
Titik berat dari pengolahan data ini adalah terutama pada proyeksi dan pengaturan atas transaksi dari jumlah tenaga kerja langsung di pabrikan – pabrikan TMMIN. Transakasi yang terjadi, yang diproyeksikan mempunyai kecenderungan untuk mempengaruhi, baik meningkatan ataupun mengurangi jumlah tenaga kerja langsung, dengan berbasis pada kondisi aktual yang dapat diproyeksikan. Pada pengolahan data , kebijakan perusahaan untuk transaksi yang digunakan adalah kebijakan transaksi komposisi tenaga kerja langsung, yaitu pada komposisi promosi untuk tenaga kerja dengan status kontrak I, kontrak 2 dan pekerja dengan status permanen.
7. Pengajuan Output
Kemudian, setelah seluruh transaksi dan proyeksi telah dikalkulasikan dan telah diatur dalam bentuk tampilan satu lembar kertas ukuran A3, maka selanjutnya adalah output tersebut diajukan dan diperiksa oleh pihak mentor dan user. Kemudian hasil transaksi tersebut akan didiskusikan dan ditelaah lebih lanjut, untuk kemudian mengalami revisi dan perbaikan atas poin – poin yang salah. Sampai kemudian
output A3 tersebut disetujui dan diajukan ke pihak divisi HRPD selaku user untuk
8. Analisa Hasil Proyeksi Dengan Data Aktual
Tahapan krusial dalam penelitian ini, dimana hasil proyeksi yang dilakukan dengan metode komposisi, yang dirancang sesuai dengan kebutuhan user. Hasil proyeksi kondisi tenaga kerja langsung untuk peirode 2007 tersebut nantinya akan dibandingkan dengan data aktual kondisi tenaga kerja langsung 2007, untuk diolah secara statistik dengan tujuan mengukur tingkat akurasi ataupun error dari hasil proyeksi yang dilakukan tersebut.
Tahapan analisa juga melibatkan proses evaluasi terhadap hasil proyeksi pada variabel – variabel pengontrol dalam transaksi manpower profile tersebut, juga termasuk didalamnya perubahan komposisi tenaga kerja yang terjadi, untuk status tenaga kerja kontrak dan permanen, dibandingkan dengan hasil ouput jumlah produksi.
9. Studi kepustakaan Neural Network
Studi kepustakaan yang dilakukan guna mengetahui lebih dalam mengenai fungsionalitas dan kemampuan neural network (jaringan saraf tiruan), yang merupakan salah satu metode kecerdasan buatan (artificial intelligence). Studi kepustakaan ini dilakukan terkait dengan penggunaan tool neural network yang akan digunakan dalam penelitian ini. Penggunaan neural network, terutama akan digunakan sebagai prasarana untuk melakukan simulasi proyeksi yang akan digunakan sebagai usulan alternatif dalam melakukan perancangan manpower
profile yang dilakukan.
Studi kepustakaan ini dilakukan sebagian besar melalui jurnal – jurnal ilmiah yang tersebar di internet, melalui buku – buku literatur artificial intelligence,
konsultasi dengan dosen pembimbing dan berdikusi dengan rekan dari jurusan FMIPA ( Falkultas Matematika dan IPA ) yang telah terlebih dahulu mempelajari metode artificial inteligence, khususnya metode jaringan saraf (Neural Network) ini.
10. Penyusunan Logika Berpikir
Tahapan yang terkait dengan proses penggunaan metode kecerdasan buatan, jaringan saraf. Dimana secara konsep, jaringan saraf (neural network) merupakan metode yang akan melakukan pelatihan secara terus menerus dan berkesinambaungan atas neuron – neuron, dalam hal ini berupa kisaran data historis yang digunakan sebagai landasan dalam pencarian pola data. Dalam konsep jaringan saraf sendiri, juga dipergunakan sistem aktivasi, yang menjadi dasar dalam pengaktivasian neural – neural yang menjadi data historis, sehingga dapat di optimumkan guna mencari data hasil proyeksinya.
Pada tahapan ini, penelitian akan difokuskan, terutama dalam menyusun gambaran atau rancangan dari sistem neural yang akan menjadi dasar dalam metode proyeksi dengan menggunakan jaringan saraf tersebut. Termasuk pada tahap penentuan sistem aktivasi yang ditelaah dan disesuaikan dengan kisaran permasalahan yang akan diteliti.
11. Pengolahan Data Neural Network dengan software “Matlab”
Tahapan pengolahan data lanjutan, dimana pada proses pengolahan data dengan metodologi jaringan saraf tiruan ini, fokus utamanya terutama untuk membuat jaringan saraf tiruan yang dapat mengenali pola data yang dalam hal ini terkait
dengan pola jumlah produksi dan komposisi tenaga kerja langsung yang ada di pabrikan TMMIN.
Proses pengolahan data dengan perangkat lunak matlab ini mengambil data – data historis yang untuk kemudian akan diolah secara kecerdasan buatan oleh
matlab. Tahapan awalnya adalah dengan membuat syntax atau coding untuk neural network dalam workspace matlab. Hal ini dikarenakan matlab tidak berbasis GUI
(Graphical User Interface), namun berbasis pada coding yang umum digunakan dengan bahasa pemrograman C++.
Dalam neural network sendiri, terdapat pembagian fungsionalitas atas metode jaringan saraf buatan tersebut. Berdasarkan hasil analisa dan telaah atas jenis data dan tujuan dari penggunaan yang ingin dicapai dengan neural network tersebut, maka dalam penelitian ini akan digunakan metode neural Backpropagation. Metode yang secara garis besar digambarkan sebagai metode yang akan mengingat dan mencari pola – pola historis di keadaan atau kondisi di masa lalu (Backpropagation / melihat kebelakang), untuk kemudian melakukan proyeksi ke masa depan berdasarkan basis pola ataupun ingatan yang terjadi di masa lampau tersebut.
Proses pengolahan data dilakukan dengan memasukan data – data historis kedalam coding matlab. Kemudian akan dilakukan pelatihan atau training atas jaringan saraf tiruan yang kita ciptakan sampai kecerdasan buatan tersebut mencapai optimum dan akan mengenali pola data yang kita buat tersebut. Iterasi /epoch tersebut akan dilakukan sampai kondisi pola data telah benar – benar dikenali dan optimum, sehingga hasil pengenalan dan proyeksi untuk pola data yang akan datang akan semakin akurat.
Metode pengolahan data neural network dengan menggunakan matlab dapat diperjelas dalam gambar 3.2.
12. Analisa Hasil Proyeksi Neural Network
Analisa dilakukan atas hasil proyeksi untuk semua divisi operasional yang berada di bawah tanggung jawab dari TMMIN. Dimana hasil akhir dari proses
neural network ini adalah berupa angka proyeksi kondisi tenaga kerja langsung
tiap-tiap divisi operasional TMMIN untuk periode produksi 2008.
13. Kesimpulan dan Saran
Berdasarkan proses – proses pengolahan data dan penelitian yang telah dilakukan, kemudian diperoleh output berupa kesimpulan yang merupakan jawaban dari semua tujuan penelitian yang ditetapkan pada awal kegiatan penelitian ini dilakukan. Pada tahap ini, selain kesimpulan hasil penelitian, juga disertakan sejumlah saran yang diberikan sebagai suatu solusi ataupun alternatif pertimbangan terhadap masalah-masalah yang diketemukan selama penelitian ini dilakukan. Saran juga dapat dikatakan sebagai suatu kontribusi, sehingga hasil dari penelitian ini dapat memberikan manfaat yang nyata bagi PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia, khususnya divisi Human Resource Planning Division, sesuai dengan prinsip kaizen (continuous improvement) yang menjadi salah satu falsafah yang dipegang teguh. Selain itu, juga diharapkan hasil penelitian ini juga akan memberikan manfaat atau faedah bagi mahasiswa pada umumnya.
3.2. Teknik Pengumpulan Data dan Penentuan Parameter
Dalam melakukan kegiatan penelitian dan terutama kegiatan pengumpulan data-data mentah ataupun infomasi yang akan diolah menjadi suatu hasil keluaran yang dapat
dimanfaatkan tersebut, digunakan beberapa teknik pengumpulan data. Teknik – teknik pengumpulan data yang dilakukan antara lain adalah:
1. Pemagangan / Internship
Kegiatan pemagangan yang dilakukan dalam melaukan kegiatan penelitian ini, dimaksudkan dimana peneliti ikut terlibat dalam proses kegiatan operasional atas obyek yang menjadi penelitian. Dalam konteks penelitian yang dilakukan, penelitian dilakukan sejalan dengan kesempatan untuk melakukan magang ataupun praktek kerja langsung di divisi Human Resource
Planning Division yang bertanggung jawab pada kegiatan planning atas manpower di TMMIN, yang notabene merupakan obyek dari penelitian yang
dilakukan. Selain itu terkait dengan proses penelitian tersebut, hasil dari penelitian juga merupakan project yang dikerjakan selama melakukan kegiatan magang di divisi HRPD.
Data-data yang dapat dikumpulkan melalui proses pemagangan ini antara lain:
- Project Manpower Profile Planning v/s Actual versi komposisi - Project Manpower Profile :Planning v/s Actual versi Zero Sum policy - Data pensiun karyawan TMMIN 2007-2009
- Kebijakan Manpower di TMMIN
- Data komposisi transaksi tenaga kerja langsung - Data perekrutan tenaga kerja langsung reguler
2. Observasi langsung
Observasi langsung yang dimaksud disini adalah kegiatan pengamatan secara langsung ke kondisi aktual manpower di lapangan, dalam hal ini pabrikan TMMIN. Karena selama periode pemagangan yang dilakukan di HRPD, khususnya untuk kepentingan konsultasi manpower planning dengan departemen-departemen yang ada di TMMIN, peneliti berkesempatan melakukan pengamatan langsung kondisi tenaga kerja langsung yang terjadi di lapangan atau ruang lingkup kerjanya, dalam konteks divisi-divisi produksi dan operasional TMMIN.
Dengan kesempatan observasi langsung yang dilakukan, dapat memberikan masukan bagi penelitian. Terutama mengenai tujuan yang ingin dicapai dan manfaat secara langsung atas penelitian tersebut. Dalam hal ini terkait dengan perancangan tool sebagai pengendali kondisi dari manpower di TMMIN.
3. Wawancara
Wawancara dilakukan dengan pihak-pihak yang terkait dengan permasalahan yang sedang diteliti. Dalam konteks penelitian yang dilakukan, kegiatan wawancara terutama dilakukan secara cross divisi, diluar dari divisi HRPD, tempat penelitian dilakukan. Wawancara yang dilakukan dengan beberapa pihak, antara lain dengan divisi rekrutmen karyawan, divisi TTC (Toyota Training Centre), bagian career planning dan dengan beberapa
4. Diskusi dan Brainstorming
Brainstrorming adalah kegiatan pengumpulan ide-ide terhadap suatu
obyek permasalahan yang dihadapi, mendiskusikan ide-ide tersebut dengan tujuan mencari titik temu atas obyek permasalahan tersebut. Dalam hal penelitian yang dilakukan di HRPD, diskusi dan kegiatan brainstrorming acap kali dilakukan dengan staff divisi dari HRPD, terutama sekali dengan mentor yang menjadi penaggung jawab dari peneliti selama melakukan praktek kerja di divisi HRPD, TMMIN.
Saat melakukan kegiatan diskusi dan barinstorming, peneliti dapat mengetahui:
- Berbagai masalah yang terjadi perihal kondisi manpower, baik
planning maupun recruiting;
- Kebijakan perusahaan dalam proses manpower yang selama ini digunakan dalam perencanaan kebutuhan tenaga kerjanya, dan
- Kebutuhan dari pihak user (user requirements), dalam hal ini HRPD akan tool yang dibutuhkan dalam perencanaan kebutuhan tenaga kerjanya.
Parameter-parameter yang digunakan untuk menunjang penelitian ini antara lain adalah:
1. Penambahan tenaga kerja (Additional)
Kondisi penambahan tenaga kerja langsung (additional) terjadi bilamana terjadi perubahan tingkat produksi yang ditargetkan atau diharapkan, sehingga perlu adanya perekrutan dari tenaga kerja langsung yang baru. Kondisi additional tersebut dapat diartikan penambahan
tenaga kerja baru, dan prinsip yang dipakai adalah penambahan tenaga kerja baru selalu masuk dengan status kontrak tahap 1, dengan durasi 1 tahun.
2. Kontrak tidak diperpanjang (Contract terminated – Ctt)
Contract terminated merupakan status yang hanya dapat dialami oleh
para tenaga kerja langsung dengan status kontrak tahap 1 (contract 1) dan status kontrak tahap 2 (contract 2). Contract terminated ini merupakan keadaan dan kondisi bilamana tenaga kerja langsung yang telah mengalami durasi kerja kontak tahap 1 ataupun 2, selama 1 tahun. Kemudian evaluasi akan diadakan atas kinerja dari para tenaga kerja langsung tersebut, namun diperoleh hasil bahwa perkerja tidak dapat diperpanjang lagi, ataupun habis masa kerjanya dengan TMMIN, terutama diakibatkan kinerja dari tenaga kerja yang bersangkutan kurang memenuhi ekspektasi yang ditetapkan oleh pihak TMMIN.
3. To C2, From C1, From C2, To P
Parameter yang digunakan untuk kondisi-kondisi yang mewakili transaksi arus tenaga kerja langsung (direct labor) yang terjadi di tiap-tiap departemen produksi yang ada di pabrikan PT. TMMIN. Dimana kondisi dan status yang diwakili oleh parameter ini meliputi transaksi tenaga kerja antara lain C1 (contract 1), C2 (contract 2) dan P (permanent).
4. Pensiun (Pension)
Kondisi pensiun merupakan situasi dimana tnaga kerja langsung tdak memiliki hubungan kerja lagi dengan TMMIN, dengan didasarkan pada
faktor usia. Dimana berdasarkan kebijakan TMMIN, bahwa batasan usia seorang tenaga kerja langsung level 1-6 di TMMIN untuk memasuki masa pensiunnya adalah 55 tahun. Kondisi pensiun hanya dapat dialami oleh tenaga kerja langsung yang telah berada dalam status P (Permanent), dengan kata lain telah menjadi karyawan tetap di PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia.
5. Komposisi tingkat tenaga kerja langsung (Manpower composition)
Parameter yang menunjukan besaran nilai persentase antara komposisi dari status tenaga kerja langsung yang diperkerjakan di TMMIN pada periode kerja yang bersangkutan. Kondisi komposisi tenaga kerja langsung ini, terutama terkait erat dengan perbandingan antara tenaga kerja langsung dengan status kontrak, baik kontrak 1 dan kontrak 2, dengan tenaga kerja langsung yang memiliki status permanen. Karena pada dasarnya komposisi tingkat tenaga kerja inilah yang menjadi acuan dan titik berat (Concern) dari perusahaan, dalam hal ini divisi HRPD (Human Resource Planning Division). Karena pada dasarnya komposisi dari tenaga kerja ini secara langsung akan sangat mempengaruhi besaran biaya operasional, terutama dari segi labor cost yang dikeluarkan oleh TMMIN.
