Kelompok III | Laporan Hasil OL: TOC-Kegiatan Pengendalian Diklat 1
LAPORAN OBSERVASI LAPANGAN
KEGIATAN PENGENDALIAN DIKLAT
KELOMPOK III
1. I GD. PT.BHIRAWA WIDYA UTAMA, SE 2. MADE DWIARI LESTARI,ST
3. I PUTU GEDE SUARDITA, S.Psi 4. KIDI S.Sos.
5. I NYOMAN DENEN S.Sos., M.Kes. 6. NI NYOMAN PURNAMI, S.Ag., M.Ag.
DIKLAT TRAINING OFFICER COURSE (TOC)
PEMERINTAH KABUPATEN JEMBRANA
BEKERJASAMA DENGAN
DIREKTORAT PEMBINAAN WIDYAISWARA LAN RI
2010
Kelompok III | Laporan Hasil OL: TOC-Kegiatan Pengendalian Diklat 2 KATA PENGANTAR
Puji syukur kami haturkan ke hadapan Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat rahmat-Nya, laporan Observasi Lapangan (OL) ini dapat kami selesaikan. Kegiatan Observasi Lapangan ini merupakan bagian integral yang tidak bisa dipisahkan dalam pembinaan Tenaga Penyelenggaraan Diklat. Kegiatan ini, juga merupakan satu wahana bagi para peserta Tenaga Penyelenggaraan Diklat (Training Officer Course/TOC), untuk mengintegrasikan antara teori yang dipelajari di dalam kelas dengan kenyataan di lapangan. Di samping itu, kegiatan OL ini dilakukan dalam rangka memperkaya wawasan peserta.
Dalam kegiatan OL ini, peserta Diklat Training Officer Course/TOC dibagi menjadi 3 (tiga) kelompok yang terdiri dari : “Kelompok Administrasi Diklat”, “Kelompok Penyelenggaraan Diklat”, dan Kelompok Pengendalian Diklat”. Dan, kami adalah “Kelompok Pengendalian Diklat”
Betapa rasa terima kasih kami yang mesti kami sampaikan kepada mereka yang telah dengan tulus hati membantu untuk ikut bersama memberikan sumbangan terhadap proses penyelesaian laporan OL untuk Kegiatan Pengendalian Diklat ini. Di antara mereka pada kesempatan ini penulis sebut beberapa orang sebagai berikut.
1. Bapak Ir. I Made Yasa, M.Si., Kepala Kantor Diklatda Kabupaten Jembrana.
2. Kasi Diklat Aparatur, Kasubbag. TU, dan Kasi Diklat Umum pada Kantor Diklatda Kabupaten Jembrana, yang telah banyak memberi dukungan demi suksesnya kegiatan Diklat TOC ini.
3. Bapak Tri Saksono, SH., M.Pd., sebagai pembimbing yang senantiasa penuh kesabaran
membimbing kami dalam kegiatan OL, Seminar dan penyusunan laporan ini.
4. Para Widyaiswara LAN yang menjadi Fasilitator selama Diklat berlangsung antara lain:
Ibu Ir. Sri ratna,MM – Bpk. Dr.MP. Marpaung,M.Si – Dr.Ajriani Munthe Salak,SS,
M.Ed – Dra. Wahyu Suprapti,MM, M.Psi.
5. Kepala Badan Diklat Provinsi Bali : Ibu Tjok Istri Agung Kusumawardani, SH,MM
6. Rekan-rekan peserta Diklat TOC yang selalu memberikan masukan-masukan sehingga
Laporan ini dapat diselesaikan, walaupun masih terdapat kekurangan-kekurangan.
7. Semua pihak yang tidak dapat disebut namanya satu persatu, semoga Hyang Widhi senantiasa memberikan Sinar terangNya untuk kebaikan kita semua.
Kelompok III | Laporan Hasil OL: TOC-Kegiatan Pengendalian Diklat 3
Laporan OL ini meskipun terwujud dalam bentuk seperti sekarang ini, tentu tidak terlepas dari berbagai kekurangan. Oleh sebab itu, kami membuka diri untuk mendapat kritik dan saran yang konstruktif guna perbaikan laporan ini selanjutnya. Kami berharap semoga laporan OL ini bermanfaat dan dapat memberikan kontribusi bagi pengembangan SDM pada Kantor Diklatda Kabupaten Jembrana khususnya yang berkompeten sebagai Tenaga Penyelenggara Diklat.
Negara, 26 Nopember 2010. Penulis
Kelompok III | Laporan Hasil OL: TOC-Kegiatan Pengendalian Diklat 4 DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR... i - ii BAB I PENDAHULUAN ... 1 A. Pendahuluan... 1 B. Tujuan ... 2 C. L o k u s ... 3 BAB. II KONDISI NYATA UNIT LOKUS ... 4 – 7 BAB. III KONDISI NYATA DI KANTOR DIKLATDA KABUPATEN JEMBRANA 8 – 11 BAB. IV REKOMENDASI APLIKASI ... 12
I. Kegiatan pada Tahap Persiapan ... 12
II. Kegaiatan pada Tahap Pelaksanaan... 15
III. Kegiatan pada Tahap Evaluasi ... 17
BAB. V PENUTUP ... 18
A. KESIMPULAN ... 18
Kelompok III | Laporan Hasil OL: TOC-Kegiatan Pengendalian Diklat 5 BAB I
PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Suatu kegiatan Diklat dilaksanakan, adalah merupakan salah satu bentuk upaya dalam meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia. Dengan mengikuti Diklat diharapkan seseorang apakah dia sebagai PNS, kepala sekolah, guru, pengawas, penyuluh pertanian, kepala desa, buruh, dan lain-lain, bisa meningkat kemampuannya dalam melaksanakan pekerjaannya. Tujuan Diklat dengan demikian adalah sangat mulia.
Penyelenggaraan suatu kegiatan Diklat yang efektif dan efisien sangat ditentukan oleh sumber daya Diklat itu sendiri maupun lingkungan psikologis yang medukungnya. Dalam hal ini, SDM penyelenggara Diklat tersebut haruslah seseorang yang memiliki berbagai kompetensi seperti, kompetensi andragogi, kompetensi kepribadian, kompetensi profesional, dan kompetensi sosial.
Di samping kualitas SDM yang memadai, pedoman atau SOP dalam setiap penyelenggaraan Diklat juga sangat penting diketahui oleh setiap anggota penyelenggara Diklat, agar tujuan penyelenggaraan Diklat dapat tercapai sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Terkait dengan peningkatan kompetensi penyelenggara Diklat Pegawai Negeri Sipil, Kepala Lembaga Administrasi Negara telah menetapkan Keputusan Nomor 4 Tahun 2003 yaitu tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) bagi penyelenggara Diklat (Training Officer Course/TOC).
Dengan telah ditetapkannya pedoman tersebut di atas, maka seyogyanya dalam setiap penyelenggaraan Diklat Jabatan PNS, seorang penyelenggara Diklat dalam memunaikan tugasnya harus mengacu pada pedoman tersebut. Meskipun demikian, walaupun pedoman bagi penyelenggara sudah ditetapkan, namun dalam kenyataannya sering dalam penyelenggaraan suatu Diklat masih terjadi kekurangan di sana-sini, seperti persiapan yang kurang matang karena diburu waktu atau dalam pelaksanaannya kurang lancar karena pembagian tugas yang tidak jelas, atau pelaporannya kurang akuntabilitas karena data pendukungnya tidak akurat. Oleh karena itu, agar pelaksanaan program Diklat dapat berjalan efektif dan efisien, maka kegiatan Perencanaan Pelaksanaan Diklat, Koordinasi pelaksana Diklat, Administasi Pelaksanaan Diklat dan kegiatan pendukung lainnya juga harus berjalan efektif dan efisien.
Kelompok III | Laporan Hasil OL: TOC-Kegiatan Pengendalian Diklat 6 Satu kegiatan yang tak kalah penting yang harus dilakukan dalam penyelenggaraan Diklat adalah kegiatan Pengendalian Diklat. Meskipun suatu kegiatan Diklat sudah direncanakan dengan matang dalam setiap tahapannya dan telah pula dilakukan pembagian tugas yang jelas, namun yang namanya keterbatasan kemampuan manusia sering kali terjadi sehingga hal tersebut akan mempengaruhi efektivitas dan efisiensi dari penyelenggaraan Diklat dimaksud.
Untuk meminimalisir kekurangan-kekurangan maupun untuk mengatasi masalah-masalah yang mungkin timbul dalam setiap pelaksanaan Program Diklat agar tujuan Diklat dapat tercapai secara efektif dan efisien, maka kegiatan Pengendalian Diklat sejak tahap persiapan sampai dengan pelaksanaan Diklat berakhir dalam setiap proses penyelenggaraan Diklat sangat penting sekali untuk dilaksanakan.
Dari apa yang telah diuraikan di atas, maka dalam rangka mengintegrasikan antara teori yang dipelajari di dalam kelas dengan kenyataan di lapangan, maka peserta Diklat TOC Kabupaten Jembrana sangat penting sekali melaksanakan Observasi Lapangan khususnya dalam bidang kegiatan pengendalian Diklat. Hal ini adalah untuk membekali dan memperkaya wawasan peserta Diklat agar peserta dapat meningkatkan kompetensinya dalam menyelenggarakan Diklat, sehingga penyelenggaraan Diklat yang efektif dan efisien di Kantor Diklat Daerah Kabupaten Jembrana dimasa-masa mendatang dapat terwujud.
B. Tujuan
Secara umum, observasi lapangan TOC Pengendalian Diklat ini bertujuan untuk mencocokkan teori-teori dan latihan-latihan yang diterima di dalam kelas dengan pelaksanaannya di lapangan.
Sedangkan secara khusus, observasi lapangan TOC Pengendalian Diklat ini bertujuan agar peserta diklat TOC memperoleh gambaran yang realistik tentang kegiatan Pengendalian Diklat yang dilakukan oleh Lembaga yang dijadikan objek observasi dalam kegiatan Diklat. Selanjutnya dari hasil observasi tersebut, kelebihan-kelebihan yang dimiliki oleh lembaga objek observasi akan dapat direkomendasikan kepada Kepala Kantor demi peningkatan dalam penyelenggaraan Diklat di Kantor Diklat Daerah Kabupaten Jembrana, khususnya terkait dengan kegiatan Pengendalian Diklat.
Kelompok III | Laporan Hasil OL: TOC-Kegiatan Pengendalian Diklat 7 C. Lokus
Adapun yang menjadi Lokus pada kegiatan observasi lapangan TOC Pengendalian Diklat ini adalah Badan Diklat Provinsi Bali di Denpasar dan Mapindo (Managemen Pariwisata Indonesia) di Denpasar.
Kelompok III | Laporan Hasil OL: TOC-Kegiatan Pengendalian Diklat 8 BAB II
KONDISI NYATA UNIT LOKUS
Dalam kegiatan observasi lapangan TOC Pengendalian Diklat yang dilaksanakan di 2 (dua) tempat yaitu di Badan Diklat Provinsi Bali dan MAPINDO-Bali, ada beberapa hal yang ingin diketahui dan diangkat sebagai fokus observasi khususnya hal-hal yang terkait dengan kegiatan Pengendalian Diklat. Adapun hal-hal tersebut meliputi :
1. Hal-hal apa saja yang dilakukan dalam persiapan pelaksanaan pengendalian diklat? 2. Siapa saja yang melaksanakan pengendalian diklat?
3. Apa saja dukungan administrasi dalam pelaksanaan pengendalian diklat? 4. Hal-hal apa yang harus disiapkan dalam rangka pelaksanaan diklat? 5. Hal-hal apa yang dilakukan pada tahap pelaporan pengendalian diklat? 6. Adakah contoh-contoh formulir pengendalian diklat, seperti :
- formulir monitoring
- lembar evaluasi penyelenggaraan diklat - lembar evaluasi hasil belajar
- lembar evaluasi program diklat - lembar evaluasi purna diklat
7. Adakah contoh-contoh laporan Evaluasi & Pengendalian Diklat.
Sesuai dengan daftar pertanyaan di atas, berikut ini adalah kondisi riil pada objek observasi :
No. Objek Observasi
Kondisi riil di Badan Diklat Prov. Bali Kondisi riil di MAPINDO-Bali Keterangan 1 2 3 4 5 1. Hal-hal yang dilakukan dalam persiapan pelaksanaan Pengendalian Diklat - Penyusunan instrument evaluasi
- Penyusunan dan pelaks. pre test & post test
- Penyusunan lbr. penilaian thd. Pemahaman pst atas keseluruhan materi diklat - Penyusunan lbr penilaian thd tenaga pengajar/Widyaiswara - Penyusunan lbr penilaian thd penylg diklat - Menyusun jadwal Marketing
- Menyusun soal untuk test penerimaan mhs baru - Menyusun Jadwal Penerimaan Mhs baru - Penyusunan Kalender Akademik dan Kalender Mahasiswa - Menyusun Anggaran (Keuangan) 2. Yang melaksanakan Pengendalian
- Evaluator (Bid. Pengkajian & Pengembangan)
- Penyelenggara Diklat (Bid.
- Direktur, Wakil Direktur dan Instruktur)
Kelompok III | Laporan Hasil OL: TOC-Kegiatan Pengendalian Diklat 9 Diklat Penylg sesuai dg diklat yg
dilaksanakan
- Tenaga Pengajar/WI - Pimpinan Lembaga Diklat - Perencana Diklat 3. Dukungan administrasi dalam pelaksanaan Pengendalian Diklat - Instrumen evaluasi - Pre test dan post test - Evaluasi peserta dlm bentuk test atau ujian - Hasil laporan evaluasi
pelaksanaan Diklat
Administrasi Akademik :
- Kalender Prog. - Jadwal
- Silabus & SAP - Jurnal
- Daftar hadir (mhs & Instruktur) - UTS & UAS - Hasil Studi Mhs - Wisuda dan Sertifikat Administrasi Kemahasiswaan : - Disiplin mhs - Kegiatan mhs external & internal - Koordinasi dg bagian Akademik Administrasi Keuangan : - Anggaran Diklat - Pembayaran biaya operasional - Pajak 4. Hal-hal yang harus disiapkan dalam rangka Pelaksanaan Diklat 1.Tahap Persiapan A.Persiapan rencana Diklat - Penyusunan
kerangka acuan kerja - Penentuan calon
tenaga pengajar/ WI/Narasumber yang relevan
- Penentuan waktu dan penyusunan jadwal - Mempersiapkan kelengkapan pendukung (Sarpras) - Pembiayaan - Pembentukan panitia penyelenggara B. Persiapan Operasional A.Tahap Perencanaan : a. Menyusun Jadwal dan intrumen utk kegiatan Marketing b. Menyusun kalender Akademik & Kalender Mhs c. Menyusun Anggaran B.Tahap Pelaksanaan menyiapkan : 1. Jadwal akademik (Teori & Praktek) 2. Daf kehadiran
(mhs & instr) 3. jurnal/log bog
Kelompok III | Laporan Hasil OL: TOC-Kegiatan Pengendalian Diklat 10 Diklat : 1. Reservasi dan pemeriksaan tempat/ akomodasi diklat 2. Pengiriman informasi umum kpd Kepala Daerah, pimpinan unit kerja calon peserta diklat 3. Penentuan tenaga pengajar/WI/Nara-sumber yg relevan 4. Penyiapan Adm. Pelaks al : Aturan-aturan ttg penyelenggaraan Diklat & buku panduan Diklat 5. Penyediaan Materi
Diklat & Alat Bantu Pembelajaran 6. Penentuan calon peserta sesuai persyaratan 7. Pemanggilan calon peserta Diklat 8. Penyediaan kelengkapan Sarpras Diklat 2. Tahap Pelaksanaan Diklat
Kegiatan dalam tahap ini meliputi : a.Pembukaan b.Penjelasan Program c.Pelaksanaan pembejajaran 4. Material (hand out, ATK,)
5. UAS & UTS dan sertifikasi 6. Extra kurikuler 7. Magang C. Tahap Penutupan melaksanakan : 1. Nilai (uts+uas) 2. Wisuda 3. Pembentukan Ikatan Alumni 5. Hal-hal yang dilakukan pada tahap Pelaporan Pengendalian Diklat
Melakukan evaluasi setiap penyelenggaraan Diklat meliputi Evalusi terhadap Perencanaan dan
Pelaksanaan Diklat - Evaluasi Perencanaan
meliputi : Kesesuaian Tujuan, Kurukulum, Materi Diklat dg tujuan yang telah ditetapkan - Evaluasi pelaksanaan diklat meliputi : Evaluasi thd peserta, Melakukan evaluasi terhadap Perencanaan Prog meliputi : - Evaluasi sistem marketing - Evaluasi kalender akademik & kalender mhs - Evaluasi anggaran (keuangan) Melakukan evaluasi thd Pelaks. Prog
Kelompok III | Laporan Hasil OL: TOC-Kegiatan Pengendalian Diklat 11 tenaga pengajar, serta
pelaksanaan Diklat, Evaluasi pelaksanaan Diklat dilakukan selama dan pada akhir
pelaksanaan Diklat Melaksanakan Evaluasi
dampak Diklat yang dilakukan paling lambat 1 tahun setelah berakhirnya pelaksanaan Diklat yang meliputi manfaat Diklat bagi peningkatan kinerja alumni Diklat dan kinerja organisasi meliputi : - Evaluasi jadwal akademik - Evaluasi disiplin mhs/Instruktur, - Evaluasi kegiatan internal & ekternal mhs, - Evaluasi thd kelulusan mhs Melakukan evaluasi
terhadap kuantitas & kualitas gedung dan peralatannya Evaluasi pasca wisuda - merecord kembali alumni yang belum mendapatkan pekerjaan - evaluasi bursa kerja sesuai kebutuhan pasar 6. Contoh-contoh Formulir Pengendalian Diklat : - formulir monitoring - lbr eva penylg diklat - lbr eva hsl bljr - lbr eva prog. Diklat - lbr eva purna diklat - ada (terlampir) - ada (terlampir) - ada (terlampir) - ada (terlampir) - ada (terlampir) - ada (tidak terlampir) 7. Contoh laporan Evaluasi & Pengendalian Diklat
- tidak ada (belum dilaksanakan)
Kelompok III | Laporan Hasil OL: TOC-Kegiatan Pengendalian Diklat 12 BAB III
KONDISI NYATA
DI KANTOR DIKLAT DAERAH KABUPATEN JEMBRANA
Keberadaan Kantor Diklatda Kabupaten Jembrana yang statusnya belum terakreditasi, selama ini dalam penyelenggaraan Diklat-Diklat masih bekerja sama dengan pihak-pihak lain. Karena kondisi tersebut, maka dalam setiap penyelenggaraan Diklat tidak semua tahapan kegiatan dapat dilaksanakan secara mandiri sepenuhnya oleh penyelenggaran Kantor Diklatda Kabupaten Jembrana.
Terkait dengan kondisi di atas, maka sebagai bahan kajian berikut diuraikan beberapa hal tentang penyelenggraan Diklat di Kantor Diklatda Kabupaten Jembrana, khususnya terkait dengan kegiatan Pengendalian Diklat. Adapun hal-hal tersebut adalah sebagai berikut.
1. Persiapan pelaksanaan pengendalian Diklat di Kabupaten Jembrana, mengacu pada MOU Kantor Diklatda Kabupaten Jembrana dengan Badan Dikla Propinsi bali yang diketahui oleh Gubernur Bali, seperti Penyusunan instrument evaluasi, penyusunan dan pelaksanaan pre test dan post test, penyusunan lembar penilaian terhadap pemahamanan peserta atas keseluruhan materi Diklat, penyusunan lembar penilaian terhadap tenaga pengajar/Widyaiswara dan penyusunan lembar penilaian terhadap penyelenggaraan Diklat belum dilakukan mengingat penyelengaraan Diklat selama ini seperti Diklat Prajabatan diselenggarakan bekerjasama dengan badan Diklat Propinsi, sehingga semua instrumen-instrumen tersebut dibuat di Badan Diklat Propinsi, kecuali yang terkait dengan Tata tertib peserta baik dalam mengikuti pembelajaran maupun selama berada di asrama, pemantauan kesehatan peserta, fasilitator SKJ, administrasi pertanggungjawaban keuangan, seperti: Absen Widyaiswara, Absen peserta Diklat, Absen Pengawas dan Kwitansi Honor Widyaiswara.
2. Pengendalian Diklat sebagaimana yang dilakukan oleh Badan Diklat Propinsi Bali dalam hal ini dilakukan oleh Evaluator atau Bidang pengkajian dan pengembangan, Penyelenggara Diklat atau Bidang penyelenggara sesuai dengan Diklat yang dilaksanakan, Tenaga Pengajar/Widyaiswara, Pimpinan lembaga Diklat dan perencana Diklat. Pengendalian Diklat yang dilakukan di Kantor Diklatda Kabupaten Jembrana terkait dengan pelaksana Diklat dalam hal pelaksanaan tersebut dilakukan dengan bekerjasama antara penyelenggaran Diklat Propinsi dengan kantor Diklat Kabupaten Jembrana kecuali menyangkut Hasil belajar peserta sepenuhnya
Kelompok III | Laporan Hasil OL: TOC-Kegiatan Pengendalian Diklat 13 diserahkan kepada Tenaga Pengajar/Widyaiswara sesuai dengan bidang ampu dari Tenaga Pengajar/Widyaiswara yang bersangkutan.
3. Dukungan administrasi dalam pelaksanaan Diklat dapat berupa Instrumen evaluasi, Pre Test dan Post Test, Evaluasi peserta dalam bentuk test atau ujian dan hasil laporan evaluasi pelaksanaan Diklat. Dukungan administrasi sebagaimana yang dimaksudkan sepenuhnya dilakukan atau dipersiapkan oleh Badan Diklat Propinsi, sedangkan Kantor Diklatda Kabupaten Jembrana memfasilitasi atau membantu dalam hal mengawasi kegiatan evaluasi bersama-sama dengan petugas dari Badan Diklat Propinsi Bali.
4. Dalam pelaksanaan Diklat dilakukan dengan melalui beberapa proses, seperti: a. Tahap Persiapan
Dalam tahap ini penyelenggaran Diklat melakukan kegiatan, seperti: 1) Persiapan rencana Diklat seperti:
Penyusunan kerangka acuan kerja
Penentuan calon tenaga pengajar/WI/Narasumber yang relevan Penentuan waktu dan penyusunan jadwal
Mempersiapkan kelengkapan pedukung ( sarana dan prasarana ) Pembiayaan
Pembentukan panitia penyelenggaraan
kaitan dengan hal tersebut di atas, penyelenggaraan Diklat yang diselenggarakan oleh Kantor Diklatda Kabupaten Jembrana selama ini, seperti pada tahap:
Persiapan penyusunan kerangka acuan kerja melakukan koordinasi dengan Badan Diklat Propinsi Bali, juga seperti yang tertuang dalam MOU kerjasama yang diketahui atau ditandatangani oleh Gubernur Propinsi Bali,
Penentuan calon tenaga pengajar/WI/Narasumber yang relevan diserahkan sepenuhnya kepada Badan Diklat Propinsi Bali mengingat sampai saat ini Widyaiswara Kabupaten Jembrana baru selesai mengikuti Diklat Substansi Prajabatan Golongan III,
Penentuan waktu dilakukan oleh kantor Diklatda Kabupaten Jembrana sedangkan penyusunan jadwal dilakukan di Badan Diklat Propinsi Bali,
Untuk persiapan kelengkapan pendukung (Sarana dan prasarana) dilakukan oleh Kantor Diklatda Kabupaten Jembrana karena penyelenggaraan Diklat dilakukan di
Kelompok III | Laporan Hasil OL: TOC-Kegiatan Pengendalian Diklat 14 Hotel Jimbarwana untuk jenis Prajabatan baik Prajabatan Golongan I, II, III, dan Prajab Honorer Golongan I, II dan III,
Pembiayaan kegiatan Diklat sepenuhnya dari biaya APBD Kabupaten Jembrana, Pembentukan panitia penyelenggara diklat di Kantor Diklatda Kabupaten Jembrana sampai saat ini belum pernah dilakukan.
2) Persiapan Operasional Diklat yang dilakukan oleh Badan Diklat Propinsi Bali meliputi:
Reservasi dan pemeriksaan tempat / akomodasi diklat,
Pengiriman informasi umum kepada kepala daerah, pimpinan unit kerja calon peserta diklat,
Penentuan Tenaga Pengajar WI/Narasumber yang relevan,
Penyiapan administrasi pelakasanaan antara lain: Aturan-aturan tentang penyelenggaraan Diklat dan buku panduan pelaksanaan Diklat,
Penyedian Materi Diklat dan Alat bantu Pembelajaran, Penentuan calon peserta Diklat,
Pemanggilan calon peserta Diklat, dan
Penyediaan kelengkapan sarana dan prasarana Diklat.
kondisi rill yang dilakukan di Kantor Diklatda Kabupatn Jembrana terkait dengan hal tersebut di atas adalah:
Untuk reservasi dan pemeriksaan tempat/akomodasi Diklat, sepenuhnya disiapkan oleh Kantor Diklat Kabupaten Jembrana, Untuk pengiriman informasi umum kepada Kepala Daerah, pimpinan unit kerja calon peserta Diklat dilakukan oleh Kantor Diklatda Kabupaten Jembrana berupa pemangilan masing-masing peserta Diklat yang ditujukan kepada Kepala SKPD dimana calon peserta Diklat bertugas pada saat itu, Untuk Tenaga Pengajar WI/Narasumber ditentukan oleh Badan Diklat Propinsi Bali, kecuali Diklat Teknis, Kantor Diklatda Kabupaten Jembrana bekerjasama dengan pihak/SKPD sesuai dengan bidang Diklat teknis yang akan diselenggarakan atau menggunakan Tenaga Teknis/Instruktur Diklatda dengan mengacu pada kompetensi Instruktur yang bersangkutan. Untuk penyiapan administrasi pelaksanaan disiapkan oleh pihak penyelenggara (Kantor Diklatda Kabupaten Jembrana) sesuai jenis Diklat apakah Diklat Aparatur atau Diklat Umum yang berbasis kemasyarakatan, misalnya berupa permohonan tenaga Pengajar atau
Kelompok III | Laporan Hasil OL: TOC-Kegiatan Pengendalian Diklat 15 Narasumber dibidangnya. Penyediaan Materi Diklat dilakukan bekerjasama dengan Badan Diklat Propinsi Bali berupa Modul Diklat atau dari Undiksha Singaraja dalam kegiatan Diklat Manajemen Kepala sekolah. Penentuan Calon peserta sesuai persyaratan sepenuhnya dilakukan oleh Kantor Diklatda Kabupaten Jembrana dengan mengacu pada jenis Diklat dan atau calon peserta yang memenuhi persyaratan minimal yang dipersyaratkan dari jenis Diklat yang bersangkutan. Atas dasar hal tersebut maka penyelenggara Diklat memanggil calon peserta Diklat. Sedangkan penyediaan kelengkapan sarana prasarana Diklat dilakukan oleh penyelenggara Diklatda Kabupaten Jembrana. b. Tahap Pelaksanaan Diklat
Pada tahap ini Kantor Diklatda Kabupaten Jembrana menyiapkan undangan pembukaan, menentukan lokasi pembukaan serta sarana dan prasarana pembukaan, Penjelasan program dan pelaksanaan pembelajaran.
c. Tahap Pelaporan Pengendalian Diklat
Hal-hal yang dilakukan pada tahap pelaporan pengendalian Diklat di Kantor Diklatda Kabupaten Jembrana adalah:
Melakukan evaluasi setiap penyelenggaraan Diklat yang meliputi evaluasi terhadap perencanaan dan pelaksanaan Diklat,
Evaluasi perencanaan yang meliputi Kesesuaian tujuan, Kurikulum, Materi Diklat dengan tujuan yang telah ditetapkan,
Evaluasi pelaksanaan Diklat meliputi : Evaluasi terhadap peserta, Tenaga Pengajar, Pelaksanaan Diklat, Evaluasi pelaksanaan Diklat yang dilakukan selama dan pada akhir pelaksanaan Diklat,
Melaksanakan evaluasi dampak Diklat yang dilakukan paling lambat 1 tahun setelah berakhirnya pelaksanaan Diklat yang meliputi manfaat Diklat bagi peningkatan kinerja alumni Diklat dan kinerja organisasi.
Kegiatan-kegiatan tersebut di atas dilakukan bekerjasama dengan Badan Diklat Propinsi atau pihak-pihak yang terlibat dalam kerjasama penyelenggaran Diklat,
Kelompok III | Laporan Hasil OL: TOC-Kegiatan Pengendalian Diklat 16 BAB IV
REKOMENDASI APLIKASI
Sebagai implementasi dari Otonomi daerah membawa dampak terhadap perubahan-perubahan kebijakan pemerintah daerah, termasuk dalam pembinaan Sumber Daya Aparaturnya. Pembaharuan sistem kelembagaan yang bermula dari Sentralisasi kini menjadi Desentralisasi yang berarti kebijakan-kebijakan khususnya Pembinaan Pegawai negeri Sipil sebagai Aparatur Pemerintah di Daerah. Bupati sebagai Kepala Daerah sekaligus sebagai Pembina tunggal Aparatur di Daerah sebagaimana yang tertuang dalam Undang-Undang Nomor 22 tahun 1999 dan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999, dengan berpedoman pada aturan pelaksanaannya khususnya Peraturan Pemerintah Nomor 101 tahun 2000 tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil. Keputusan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 193/XIII/10/6/2001 tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil. Keputusan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 194/XIII/10/6/2001 tentang Pedoman Akreditasi dan Sertifikasi Lembaga Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Negeri Sipil.
Dampak dari Peraturan tersebut memberikan kewenangan bagi para Pemerintah Daerah untuk mendirikan sebuah Kantor atau Badan Pendidikan dan Pelatihan Daerah, seperti Kantor Pendidikan dan Pelatihan Kabupaten Jembrana, yang keberadaannya sampai saat ini sedang mempersiapkan diri kearah merealisasikan Kantor Pendidikan dan Pelatihan Daerah menjadi sebuah Lembaga Diklat yang terakreditasi. Sebagai Lembaga diklat yang terakreditasi, nantinya Kantor Pendidikan dan Pelatihan Daerah bisa melaksanakan sendiri Pendidikan dan Pelatihan Aparatur tanpa rasa ketergantungan dengan pihak lain seperti Propinsi. Kantor Diklatda Kabupaten Jembrana dari segi penyiapan Sumber Daya manusia (SDM) telah memiliki Widyaiswara dan kini telah menyelenggarakan Diklat TOC (Training Officer Course) yang sasarannya mengembangkan system penyelenggaraan Diklat yang terdesentralisasi bekerjasama dengan Lembaga Administrasi Negara (LAN) Jakarta, dengan program kurikuler yang mengacu pada standar kompetensi jabatan yang dibutuhkan sebagai penyelenggara Diklat yang profesional.
Sebagai objek Observasi Lapangan dalam Orientasi TOC ini, Panitia Penyelenggara TOC Kantor Diklatda Kabupaten Jembrana telah memilih Badan Diklat Propinsi Bali dan Mapindo sebagai objek pembanding. Dalam kesempatan itu para peserta banyak mendapat
Kelompok III | Laporan Hasil OL: TOC-Kegiatan Pengendalian Diklat 17 informasi serta pengalaman yang sangat bermanfaat guna menambah wawasan, pengetahuan dan pengalaman dalam menyelenggarakan diklat yang professional nantinya.
Sebagai kantor Diklat yang baru akan mengembangkan perannya dalam pengembangan Sumber Daya Aparatur Pemerintah di Kabupaten Jembrana, Kantor Diklatda Kabupaten Jembrana masih banyak kekurangan yang harus dipenuhi dan agar program Diklat yang sama jenis dan tingkatannya menghasilkan keluaran yang sama kompetensinya akan dilakukan standarisasi program Diklat yang kurikulumnya mengacu pada standar kompetensi jabatan Pegawai negeri Sipil di Kabupaten Jembrana.
Dari hasil Observasi Lapangan yang telah dilakukan di 2 (dua) lembaga Diklat tersebut dapat diketahui bahwa meskipun kedua lembaga ini sama-sama sebagai lembaga yang melaksanakan kegiatan kediklatan, namun visi dan dan misi yang diemban oleh kedua lembaga Diklat tersebut tentunya ada perbedaan.
Perbedaan tersebut secara umum dapat dilihat melalui tabel di bawah ini.
NO. SASARAN
PROGRAM
BADAN DIKLAT
PROVINSI BALI MAPINDO
1. Visi Menjadikan Badan Diklat Provinsi Bali sebagai pusat pengembangan profesionalisme aparatur Menjadikan Mapindo terdepan dalam menghasilkan SDM profesional di bidang perhotelan dan pariwisata yang bertaraf internasional (Go Internasional)
2. Misi Menyelenggarakan diklat berbasis kompetensi bagi sumber daya aparatur pemerintah Meningkatkan koordinasi dalam pengembangan program kediklatan. Mengembangkan kerja sama kediklatan Meningkatkan mutu sumber daya dan profesionalisme tenaga kediklatan
Melaksanakan pengkajian kediklatan dan
Menjadikan lembaga pendidikan ini sebagai centre of Excellent Pengembangan Pariwisata Nasional dalam menyiapkan SDM pada tingkat menengah di bidang kejuruan
Kelompok III | Laporan Hasil OL: TOC-Kegiatan Pengendalian Diklat 18 merumuskan kebijakan
pengembangan mutu sumber daya aparatur
3. Tujuan 1). Menyempurnakan sarana dan prasarana Diklat;. 2). Meningkatkan mutu pengelolaan Diklat.; 3). Meningkatkan profesionalisme sumberdaya aparatur; 4). Meningkatkan kompetensi aparatur kediklatan 5). Mengembangkan
koordinasi dan kerjasama program
Diklat.
6). Melaksanakan pengkajian kediklatan
Menghasilkan tenaga profesional yang mampu bersaing pada dunia kerja di bidang perhotelan dan pariwisata
Dari tabel di atas dapat diketahui bahwa Lembaga Diklat Pemerintah (Badan Diklat Provinsi) output yang ingin dicapai dari pelaksanaan Diklat adalah terwujudnya peningkatan kompetensi sumber daya aparatur pemerintah agar yang bersangkutan dapat melaksanakan tugas pokok dan fungsinya secara efektif dan efisien, sedangkan output yang ingin dicapai oleh Lembaga Diklat Swasta (dalam hal ini Mapindo) yaitu terwujudnya SDM profesional di bidang perhotelan dan pariwisata yang bertaraf Internasional.
Dari hasil Observasi Lapangan yang telah dilakukan dapat direkomendasikan beberapa hal terkait dengan kegiatan Pengendalian Diklat. Beberapa hal tersebut adalah merupakan bahan pertimbangan untuk dapat diaplikasikan sebagai pedoman bagi penyelenggara Diklat Pegawai Negeri Sipil nantinya di Kantor Diklatda Kabupaten Jembrana yang kita cintai ini.
Adapun hal-hal secara umum yang perlu mendapat perhatian dari penyelenggara Diklat dalam kegiatan Pengendalian Diklat adalah sebagai berikut.
I. Kegiatan pada Tahap Persiapan melakukan pengendalian terhadap : 1. Rakor penyelenggaraan Diklat
2. Penyelesaian SK Kepanitiaan Penyelenggara Diklat 3. Penentuan alokasi anggaran
Kelompok III | Laporan Hasil OL: TOC-Kegiatan Pengendalian Diklat 19 4. Penyelesaian Administrasi keuangan
5. Kelengkapan data Inventarisasi Peserta dan Penetapan Peserta Diklat 6. Penetapan jadwal dan Widyaiswara
7. Pembuatan dan pengiriman surat pemanggilan Calon Peserta Diklat 8. Pembuatan dan pengiriman surat permohonan menjadi Widyaiswara
9. Pembuatan dan pengiriman surat permohonan pejabat yang membuka Diklat
10. Pemantauan dan mengkonfirmasi kesediaan calon peserta Diklat, calon Widyaiswara dan calon pejabat yang akan membuka diklat
11. Penyiapan dan pengadaan alat tulis diklat dan name tag peserta diklat 12. Penyiapan media pembelajaran (modul, hand out, slide tayangan, dll) 13. Penyiapan tempat Diklat (kelas, asrama, ruang sekretariat)
14. Penyiapan/pemesanan spanduk diklat
15. Desain ruang pembukaan (Lay out, dekorasi, spanduk, soundsystem)
16. Desain ruang belajar dan ruang diskusi/praktikum (lay out, dekorasi, sound system, pencahayaan)
17. Penyiapan surat permohonan, mengkonfirmasi dan pemantauan tempat yang akan digunakan OL
18. Pembuatan dan pengiriman undangan pembukaan
19. Pembuatan form daftar ulang dan biodata peserta Diklat dan curriculum vitae Widyaiswara
20. Penyiapan daftar menu konsumsi peserta diklat
21. Penyiapkan sarana perpustakaan/buku-buku rujukan yang berkaitan erat dengan topik diklat
22. Penyiapkan sarana kesehatan peserta diklat 23. Penyiapkan sarana komunikasi peserta diklat 24. Penyiapkan sarana olah raga peserta diklat 25. Penyiapan tenaga penyambut tamu/Widyaiswara 26. Penyiapan Stop Over bagi tamu/Widyaiswara 27. Penyiapan tempat ibadah bagi peserta/Widyaiswara
II. Kegiatan pada Tahap Pelaksanaan melakukan pengendalian terhadap : 1. Penerimaan calon peserta ( daftar ulang )
Kelompok III | Laporan Hasil OL: TOC-Kegiatan Pengendalian Diklat 20 3. Kesiapan pendampim/pemandu
4. Pengumpulan persyaratan mengikuti diklat dari peserta ( surat tugas, SPPD, pas poto dll ).
5. Pemantauan kesiapan dan pelayanan akomodasi dan konsumsi calon peserta diklat
6. Kebersihan kelas
7. Pembagian name tag peserta diklat
8. Pendistribusian kelengkapan peserta diklat
9. Pengecekan ruangan pembukaan, ruang kelas, ruang diskusi/ praktikum beserta kelengkapannya ( lay out, dekorasi, sound system dll )
10. Persiapan acara pembukaan ( susunan acara, naskah, sambutan dll ) 11. Pengelolaan acara pembukaan diklat
12. Penggandaan bahan-bahan penugasan/latihan
13. Penyediaan kelngkapan kantor (ATK, Komputer, Foto copy) 14. Pelaksanaan evaluasi awal
15. Penyajian hasil evaluasi awal ( pre test )
16. Rekonfirmasi calon fasilitator yang akan memfasilitasi hari per hari
17. Penyiapan kebutuhan sarana dan prasarana penunjang proses pembelajaran dari waktu ke waktu
18. Penyiapan kelengkapan sertifikat dan mengusulkannya
19. Pengolahan dan penyajian evaluasi harian ( penyelenggara, mood meter, refleksi dll)
20. Memantau hasil evaluasi harian kepada pihak yang berkepentingan 21. Sarana olah raga dan perlengkapannya
22. Pengiriman laporan
23. Ketersediaan bahan ujian akhir 24. Merekonfirmasi Petugas Pengawas 25. Rekapitulasi Ujian akhir
26. Penyiapan kelengkapan surat-surat/ administrasi pertanggungajawaban penyelenggaraan diklat
27. Penyiapan surat pengembalian peserta diklat
28. Persiapan acara penutupan ( susunan acar, naskah sambutan dll ). 29. Persiapan peserta diklat untuk kembali ke tempat tugas masing-masing
Kelompok III | Laporan Hasil OL: TOC-Kegiatan Pengendalian Diklat 21 III. Kegiatan pada Tahap Evaluasi dan Pelaporan melakukan pengendalian terhadap :
1 Persiapan rapat evaluasi akhir bersama seluruh anggota kepanitiaan 2 Penyelesaian berkas administrasi penyelenggaraan
3 Pertanggung-jawaban chas-flow keuangan diklat 4 Pembuatan laporan penyelenggaraan diklat 5 Kerapian dan penyimpanan berkas/ arsip diklat.
Kelompok III | Laporan Hasil OL: TOC-Kegiatan Pengendalian Diklat 22 BAB V
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Diklat sebagai suatu proses yang integral, dalam proses penyelenggaraannya diawali dengan kegiatan analisis kebutuhan Diklat, penentuan tujuan Diklat, perencanaan program Diklat, pelaksanaan program Diklat dan Evaluasi Diklat. Diklat adalah proses belajar mengajar yang bertujuan untuk mengubah kompetensi kerja seseorang, sehingga ia dapat berprestasi lebih baik dalam jabatannya.
Agar tujuan pelaksanaan Diklat tersebut dapat tercapai secara efektif dan efisien, maka dalam proses pelaksanaannya perlu dikendalikan. Kegiatan pengendalian dalam pelaksanaan Diklat ini meliputi kegiatan pemantauan, penilaian, dan pelaporan Diklat. Kegiatan pengendalian Diklat ini dilakukan sejak tahap persiapan sampai dengan pelaksanaan Diklat berakhir, kecuali kegiatan pelaporan masih dilakukan sampai dengan beberapa saat setelah pelaksanaan Diklat berakhir, karena penyelenggara Diklat masih memerlukan waktu beberapa saat lagi untuk membuat laporan secara tertulis.
Agar penyelenggara Diklat dapat melaksanakan Diklat secara efektif dan efisien, maka yang bersangkutan hendaknya memiliki kompetensi dalam melaksanakan pengendalian Diklat atau pemantauan, penilain dan pelaporan Diklat dengan baik dan benar.
B. SARAN
Untuk dapat melaksanakan Diklat secara efektif dan efisien di Kantor Diklatda Jembrana, maka semua SDM-nya perlu mempelajari secara komprehensif Pedoman Umum yang telah ditetapkan oleh masing-masing Instansi Pembina sesuai dengan jenis Diklat yang akan dilaksanakan. Melalui Pendidikan dan Pelatihan tenaga penyelenggaraan Diklat (Training Officer Course/TOC) yang telah diikuti oleh SDM Diklat Kantor Diklatda Kabupaten Jembrana dan Observasi Lapangan yang dilakukan di Badan Diklat Provinsi Bali dan Mapindo, diharapkan semua peserta dapat menerapkan kompetensi penyelernggara Diklat secara profesional.
