SKRIPSI
Program Studi Manajemen
N a m a : AHMAD IRHAMNI N I M : 43106110102
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS MERCU BUANA
JAKARTA
2008
SKRIPSI
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar SARJANA EKONOMI
Program Studi Manajemen
N a m a : AHMAD IRHAMNI N I M : 43106110102
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS MERCU BUANA
JAKARTA
2008
i
N I M : 43106110102
Program Studi : Manajemen
Judul Skripsi : Pengaruh Persepsi Pendidikan dan Pelatihan Sumber Daya Bidang Kearsipan terhadap Produktivitas Kerja Arsiparis pada Kantor Pusat Departemen Pekerjaan Umum
Tanggal Ujian Skripsi : 29 Agustus 2008
Disahkan Oleh : Pembimbing
( Dra. Yuli Harwani R., MM ) Tanggal :
Dekan
( Drs. Hadri Mulya, M.Si ) Tanggal :
Ketua Jurusan Manajemen
( T a f i p r i o s, SE, MM ) Tanggal :
ii
SUMBER DAYA MANUSIA BIDANG KEARSIPAN TERHADAP PRODUKTIVITAS KERJA ARSIPARIS PADA
KANTOR PUSAT DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
Dipersiapkan dan disusun oleh: N a m a : AHMAD IRHAMNI N I M : 43106110102
Telah Dipertahankan di depan Dewan Penguji Pada Tanggal 29 Agustus 2008
Susunan Dewan Penguji Ketua Penguji
( Dra. Yuli Harwani R., MM ) Anggota Penguji I
( Wawan Purwanto, SE, MM ) Anggota Penguji II
iii
Alhamdulillah, segala puji bagi Allah SWT, atas segala nikmat dan rahmat-Nya sehingga penulis mampu menyelesaikan penulisan skripsi ini dengan judul Pengaruh Persepsi Pendidikan dan Pelatihan Sumber Daya Manusia Bidang Kearsipan terhadap Produktivitas Kerja Arsiparis pada Kantor Pusat Departemen Pekerjaan Umum.
Adapun maksud dan tujuan penulisan skripsi ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi, Universitas Mercu Buana, Jakarta. Kenyataannya hasil karya manusia tidak pernah luput dari kesalahan dan kekurangan, maka penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan penulisan skripsi ini.
Pada kesempatan ini, penulis menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada Ibu Dra. Yuli Harwani R., MM selaku dosen pembimbing, Universitas Mercu Buana Jakarta yang telah banyak meluangkan waktunya yang sangat berharga untuk membimbing dan mengarahkan penulis sehingga skripsi ini dapat diselesaikan dengan baik.
Penulis juga tidak lupa menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Bpk. Dr. Ir. Suharyadi, Msi selaku Rektor Universitas Mercu Buana Jakarta.
2. Bpk. Drs. Hadri Mulya, Msi selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Mercu Buana Jakarta.
3. Bpk. Tafiprios, SE, MM selaku Ketua Jurusan Manajemen S1 Universitas Mercu Buana Jakarta.
iv penulisan skripsi.
6. Seluruh pegawai Departemen Pekerjaan Umum Jakarta yang telah memberikan informasinya.
7. Kedua orang tua, kakak, adik dan anggota keluarga atas segala dukungan, doa dan bantuan moril maupun materiil sehingga penulis dapat melanjutkan pendidikan sampai selesai.
8. Teman-teman anggota Risalah (Remaja Islam Al-Falah) atas segala bentuk motivasinya.
9. Sahabat-sahabat seperjuangan Jurusan Manajemen S1 Universitas Mercu Buana Jakarta.
10. Semua pihak yang telah membantu kelancaran hingga terselesaikannya penulisan skripsi ini.
Pada akhirnya penulis memanjatkan do’a semoga Allah SWT memberikan ganjaran yang berlipat ganda kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian skripsi ini.
Amiin...amiin.. Ya robbal ‘alamiin.
Jakarta, September 2008.
v
LEMBAR PENGESAHAN DEWAN PENGUJI... ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI... v
DAFTAR TABEL ... viii
DAFTAR GAMBAR ... xi
DAFTAR LAMPIRAN ... xii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Penelitian ... 1
B. Perumusan Masalah ... 3
C. Tujuan dan Kegunaan Penelitian ... 3
BAB II LANDASAN TEORI A. Definisi Manajemen Sumber Daya Manusia... 5
B. Tujuan dan Aktivitas Manajemen Sumber Daya Manusia... 5
C. Pengertian dan Tujuan Pendidikan dan Pelatihan ... 6
D. Tahap-tahap Penyusunan Pelatihan ... 11
E. Metode Pendidikan dan Pelatihan ... 12
F. Evaluasi Program Pendidikan dan Pelatihan... 14
G. Pengertian Sumber Daya Manusia Bidang Kearsipan ... 15
H. Pengertian Produktivitas Kerja dan Arsiparis... 16
I. Faktor-faktor yang mempengaruhi produktivitas... 17
vi
1. Lokasi Penelitian ... 21
2. Sejarah Singkat Departemen Pekerjaan Umum dari Masa ke Masa ... 21
3. Visi dan Misi Departemen Pekerjaan Umum ... 26
4. Tujuan Departemen Pekerjaan Umum ... 28
5. Arti Simbol Lambang Departemen Pekerjaan Umum ... 28
6. Struktur Organisasi... 29
7. Organisasi Kearsipan ... 32
B. Metode Penelitian... 35
C. Hipotesis ... 35
D. Sampel Penelitian ... 36
E. Variabel dan Pengukurannya ... 38
F. Definisi Operasional Variabel... 38
G. Metode Pengumpulan Data ... 39
H. Metode Analisis Data ... 39
BAB IV ANALISA HASIL DAN PEMBAHASAN A. Analisa Deskriptif Pendidikan dan Pelatihan ... 42
B. Analisis Deskriptif Produktivitas Kerja Arsiparis ... 50
C. Analisis Pengaruh Persepsi Pendidikan dan Pelatihan terhadap Produk-tivitas Kerja Arsiparis. ... 56
vii BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan... 64 B. Saran... 65
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN-LAMPIRAN
viii
1. Tabel 4.1 Komposisi Penyebaran Kuesioner berdasarkan Tingkat
Pendidikan ... 42
2. Tabel 4.2 Komposisi Penyebaran Kuesioner berdasarkan Tingkat Jabatan Arsiparis ... 43
3. Tabel 4.3. Jenis Kelamin Responden... 43
4. Tabel 4.4 Usia Responden... 44
5. Tabel 4.5 Pendidikan Terakhir Responden ... 43
6. Tabel 4.6 Lamanya Bekerja ... 45
7. Tabel 4.7 Pendapat responden mengenai diadakannya Program Pendidikan dan Pelatihan SDM... 45
8. Tabel 4.8 Pendapat responden mengenai pemahaman maksud dan tujuan penyelenggaran pendidikan dan pelatihan ... 46
9. Tabel 4.9 Pendapat responden kesiapan secara moral dalam mengikuti Program Pendidikan dan Pelatihan SDM Kearsipan ... 46
10. Tabel 4.10 Pendapat responden mengenai penyerapan dan pemahaman materi Program Pendidikan dan Pelatihan SDM Kearsipan... 47
11. Tabel 4.11 Pendapat responden mengenai kesesuaian materi diklat dengan ilmu dan keterampilan yang dibutuhkan dalam kerja ... 47
12. Tabel 4.12 Pendapat responden mengenai waktu dan jadwal pelaksanaan Pendidikan dan Pelatihan SDM Kearsipan ... 48
13. Tabel 4.13 Pendapat responden mengenai fasilitas dan sarana dari Departemen selama Pendidikan dan Pelatihan... 48
ix
instruktur dalam Pendidikan dan Pelatihan SDM Kearsipan... 49 16. Tabel 4.16 Pendapat responden mengenai pengaruh Pendidikan
dan Pelatihan SDM Kearsipan secara keseluruhan dalam bekerja ... 50 17. Tabel 4.17 Pendapat responden mengenai manfaat pendidikan dan
pelatihan terhadap peningkatan kemampuan diri dalam melaksanakan pekerjaan ... 51 18. Tabel 4.18 Pendapat responden mengenai pengaruh pendidikan dan
pelatihan terhadap loyalitas kepada Departemen... 51 19. Tabel 4.19 Pendapat responden mengenai rasa tanggung jawab
dalam menyelesaikan tugas yang menjadi tanggung jawab... 52 20. Tabel 4.20 Pendapat responden mengenai rasa percaya diri dalam
mengerjakan pekerjaan sehari-hari setelah mengikuti diklat SDM ... 52 21. Tabel 4.21 Pendapat responden mengenai tingkat ketelitian dan
ketepatan dalam bekerja setelah mengikuti diklat SDM ... 53 22. Tabel 4.22 Pendapat responden mengenai pengaruh diklat SDM
terhadap peningkatan keterampilan dan pengetahuan responden ... 53 23. Tabel 4.23 Pendapat responden mengenai pengaruh diklat SDM
terhadap kreativitas dalam bekerja ... 54 24. Tabel 4.24 Pendapat responden mengenai manfaat diklat dalam
upaya mematuhi peraturan dan tata tertib Departemen ... 54 25. Tabel 4.25 Pendapat responden mengenai manfaat diklat terhadap
x
28. Tabel 4.28 Variables Entered/Removed ... 59
29. Tabel 4.29 Model Summary ... 60
30. Tabel 4.30 ANOVA ... 60
xi
1. Gambar 2.1 Metode Pelatihan ... 14 2. Gambar 2.2 Kaitan Usaha dan Kemampuan dengan produktivitas ... 17 3. Gambar 3.1 Logo/Lambang Departemen Pekerjaan Umum ... 28 4. Gambar 3.2 Pola Dasar Organisasi Kearsipan Dep. PU ... 34 5. Gambar 4.1 Normal P-P Plot of Regression Standardized Residual .. 56 6. Gambar 4.2 Scatterplot ... 57 7. Gambar 4.3 Scatterplot ... 58 8. Gambar 4.4 Daerah Penolakan Ho/Penerimaan Ha ... 63
xii
2. Lampiran 2 Struktur Sekretariat Jenderal Dep. PU... xiv
3. Lampiran 3 Struktur Biro Perlengkapan dan Umum ... xv
4. Lampiran 4 Perhitungan Variabel X... xvi
5. Lampiran 5 Perhitungan Variabel Y ... xvii
6. Lampiran 6 Rekapitulasi Perhitungan Variabel X dan Variabel Y ... xviii
7. Lampiran 7 Kuesioner Penelitian ... xix
A. Latar Belakang Penelitian
Iklim perubahan pada kondisi makro di Indonesia memberikan dampak pada besarnya tuntutan reformasi birokrasi dan administrasi. Di lain pihak seiring dengan pelaksanaan otonomi daerah, pembinaan terhadap Pegawai Negeri Sipil Departemen Pekerjaan Umum yang saat ini berjumlah 11.254 setelah 26.068 Pegawai Negeri Sipil dilimpahkan kepada Pemerintah Daerah. Hal ini memberikan konsekuensi pada reorganisasi dan restrukturisasi Departemen Pekerjaan Umum dalam upaya penataan dan pengembangan pejabat dan staf yang disesuaikan dengan kemampuan dan kompetensinya.
Salah satu misi Departemen Pekerjaan Umum adalah menerapkan organisasi yang efisien, tata laksana yang efektif dan terpadu dengan prinsip good governance serta mengembangkan SDM yang profesional. Untuk
menjamin transparansi dan akuntabilitas, Departemen Pekerjaan Umum dalam penerapan beberapa proses sosialisasi dan diseminasi informasi telah mengembangkan sistem informasi dan homepage yang diaplikasikan dalam tiga tahap, yakni penayangan informasi proyek, pelaksanaan semi e-procurement, dan pelaksanaan fully e-procurement.
Selain itu pemahaman dan penerapan good governance juga menjadi salah satu titik berat yang harus dapat dilaksanakan oleh Departemen Pekerjaan Umum guna peningkatan kinerja dan pengembangan kelembagaan yang dapat dicapai melalui peningkatan kapasitas sumber daya manusia.
Beberapa tantangan yang dihadapi dalam bidang administrasi pembangunan dan pemerintahan antara lain adalah reformasi organisasi dan
peningkatan kualitas SDM. Tanpa adanya sumber daya manusia yang berkualitas dan berpotensi semua tujuan organisasi tidak dapat tercapai walaupun tertunjang teknologi.
Untuk mencapai tujuannya, organisasi atau sebuah badan usaha memperoleh manfaat dari karyawan yang bekerja dengan jalan mengadakan peningkatan produktivitas. Akan tetapi bukanlah satu hal yang mudah untuk mendapat tenaga kerja yang produktif, berbagai cara dilakukan oleh perusahaan atau badan usaha salah satunya dengan program pendidikan dan pelatihan agar karyawan dapat meningkatkan produktivitas kerja.
Program pendidikan dan pelatihan ini hanya sebagian dan beberapa solusi untuk meningkatkan kualitas dan efektivitas kerja pegawai. Namun tidak dapat dipungkiri bahwa manfaat dari program pendidikan dan pelatihan tidak hanya dapat dirasakan oleh organisasi/instansi tetapi juga dapat dirasakan oleh pegawai/karyawan itu sendiri. Karena melalui program pendidikan dan pelatihan akan dihasilkan sumber daya manusia yang mempunyai keterampilan dan kemampuan yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Berdasarkan uraian di atas penulis tertarik untuk melakukan pembahasan skripsi yang berjudul : PENGARUH PERSEPSI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
SUMBER DAYA MANUSIA BIDANG KEARSIPAN TERHADAP
PRODUKTIVITAS KERJA ARSIPARIS PADA KANTOR PUSAT DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka penulis mencoba membuat suatu formulasi masalah dengan perumusan sebagai berikut :
a. Bagaimana persepsi pelaksanaan program pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia bidang kearsipan pada Kantor Pusat Departemen Pekerjaan Umum.
b. Bagaimana pengaruh persepsi pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia bidang kearsipan terhadap produktivitas kerja arsiparis pada Kantor Pusat Departemen Pekerjaan Umum.
C. Tujuan dan Kegunaan Penelitian
Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah :
a. Untuk mengetahui persepsi pelaksanaan kegiatan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia bidang kearsipan pada Kantor Pusat Departemen Pekerjaan Umum.
b. Untuk mengetahui bagaimana pengaruh persepsi pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia bidang kearsipan terhadap produktivitas kerja arsiparis pada Kantor Pusat Departemen Pekerjaan Umum.
Sedangkan manfaat dari penelitian ini adalah : a. Bagi Universitas
Manfaat penelitian bagi universitas adalah sebagai tambahan informasi dan referensi, khususnya untuk mengkaji masalah-masalah yang berkaitan dengan topik yang dibahas dalam penelitian.
b. Bagi instansi/organisasi
Dapat memberikan bahan pertimbangan bagi pimpinan dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan pelaksanaan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia.
c. Bagi penulis
Manfaat bagi penulis adalah menambah wawasan pengetahuan mengenai ilmu Manajemen Sumber Daya Manusia, khususnya tentang pelaksanaan kegiatan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia dan pengaruhnya terhadap produktivitas kerja.
BAB II LANDASAN TEORI
Setiap perusahaan atau organisasi dalam mencapai tujuannya selalu memanfaatkan sumber daya manusia yang dimilikinya yang merupakan salah satu faktor terpenting dalam perusahaan. Peran aktif mereka dalam setiap kegiatan organisasi sangat penting karena manusia adalah sebagai pelaku, perencana dan penentu bagi peningkatan efisiensi dan efektifitas untuk kemajuan organisasi dan tanpa didukung oleh kemampuan tenaga kerjanya maka kegiatan organisasi tidak akan berjalan lancar yang mengakibatkan tujuan perusahaan yang telah ditetapkan tidak mudah untuk dicapai.
Berdasarkan hal tersebut di atas, maka suatu organisasi perusahaan yang ingin berhasil dalam mencapai tujuannya harus dapat mengelola sebaik mungkin sumber daya manusia yang milikinya, selain itu juga harus dikembangkan kemampuannya untuk menghadapi beban pekerjaan yang semakin kompleks.
A. Definisi Manajemen Sumber Daya Manusia
Terdapat beberapa pandangan mengenai definisi manajemen sumber daya manusia. Definisi tersebut antara lain dikemukakan oleh Kingguru bahwa Manajemen sumber daya manusia dalam perspektif internasional atau makro adalah sebagai berikut:
Human resource management ...is the development and utilization of personnel for the effective achievement of individual, organizational, community, national, and international goals and objectives, (manajemen sumber daya manusia adalah pengembangan dan pemanfaatan personil (pegawai) bagi pencapaian yang efektif mengenai sasaran-sasaran dan tujuan-tujuan individu, organisasi, masyarakat, nasional dan internasional).
Sedang pengertian Manajemen sumber daya manusia dalam perspektif mikro antara lain menurut Malayu (2003 : 9) dikemukakan bahwa: “Manajemen Sumber Daya Manusia adalah ilmu atau seni mengatur
hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu
terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan dan masyarakat”.
Menurut Husein (2004 : 3) dalam bukunya “Riset Sumber Daya Manusia dalam Organisasi” mendefinisikan bahwa:
Manajemen sumber daya manusia sebagai suatu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan atas pengadaan, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan dan pemutushubungan kerja dengan maksud untuk mencapai tujuan organisasi perusahaan secara terpadu.
Berdasarkan dari beberapa definisi di atas dapat disimpulkan bahwa manajemen sumber daya manusia merupakan seni mengatur manusia agar dapat berfungsi secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan baik tujuan individu maupun tujuan organisasi atau perusahaan.
B. Tujuan dan Aktivitas Manajemen Sumber Daya Manusia 1. Tujuan Manajemen Sumber Daya Manusia
Tujuan manajemen sumber daya manusia adalah memperbaiki kontribusi produktif orang-orang atau tenaga kerja terhadap organisasi atau perusahaan dengan cara yang bertanggung jawab secara strategis, etis dan sosial.
Empat tujuan manajemen sumber daya manusia adalah sebagai berikut:
a. Tujuan sosial manajemen sumber daya manusia adalah agar organisasi atau perusahaan bertanggung jawab secara sosial dan
etis terhadap kebutuhan dan tantangan masyarakat dengan meminimalkan dampak negatifnya.
b. Tujuan Organisasional adalah sasaran formal yang dibuat untuk membantu organisasi mencapai tujuannya.
c. Tujuan fungsional adalah tujuan untuk mempertahankan kontribusi departemen sumber daya manusia pada tingkat yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.
d. Tujuan individual adalah tujuan pribadi dari tiap anggota organisasi atau perusahaan yang hendak dicapai melalui aktivitasnya dalam organisasi.
2. Aktivitas Manajemen Sumber Daya Manusia
Untuk mencapai tujuannya dan membantu para manajer dalam merekrut, melatih, mengembangkan, mengevaluasi, memelihara dan mempertahankan para karyawan yang berkualitas. Aktivitas untuk menyediakan dan mempertahankan tenaga kerja yang efektif dan berkualitas bagi organisasi atau perusahaan tersebut, meliputi:
a. Perencanaan Sumber Daya Manusia
Perencanaan manajemen sumber daya manusia yang baik dapat memastikan aktivitas sumber daya manusia senantiasa konsisten dengan arah dan tujuan organisasi atau perusahaan.
b. Rekruitmen
Rekruitmen merupakan aktivitas yang dirancang untuk memperoleh pelamar kerja yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan perusahaan.
c. Seleksi
Seleksi karyawan baru biasanya menyaring pelamar melalui wawancara, tes dan menyelidiki latar belakang pelamar, selanjutnya merekomendasikan untuk pengangkatan terakhir.
c. Pelatihan dan Pengembangan
Aktivitas ini mengajarkan keahlian baru, memperbaiki keahlian yang ada, dan mempengaruhi sikap dan tanggung jawab para karyawan. d. Penilaian Prestasi Kerja
Informasi yang relevan dan reliable tentang prestasi kerja sangat diperlukan untuk meningkatkan kinerja para karyawan karena akan mempermudah perumusan kebijakan lebih lanjut.
e. Kompensasi
Kompensasi adalah segala sesuatu yang diterima oleh pekerja sebagai balasa jasa atas kerja mereka.
f. Pemeliharaan Keselamatan Tenaga Kerja
Program keselamatan kerja yang efektif dapat mengurangi jumlah kecelakaan kerja dan meningkatkan kesehatan tenaga kerja.
g. Hubungan Karyawan.
Dalam rangka memastikan bahwa kalangan karyawan dengan keahlian dan pengalaman yang tepat tersedia di semua lapisan, upaya berkesinambungan dan bersama-sama dibutuhkan guna memeliharan hubungan karyawan internal yang baik.
C. Pengertian dan Tujuan Pendidikan dan Pelatihan
Dalam memperoleh karyawan yang dapat mengaplikasikan pengetahuan dan kemampuannya bukanlah hal yang mudah, untuk itu
diperlukan suatu program pendidikan dan pelatihan agar dapat meningkatkan kemampuan teoritis konseptual, teknis serta moral dan mental. Dengan memiliki karyawan yang terampil maka daya saing perusahaan semakin besar sehingga memberikan peluang baik bagi perusahaan untuk mencapai tujuannya.
1). Pengertian Pendidikan dan Pelatihan
Berikut beberapa definisi pendidikan dan pelatihan yang dikemukakan oleh beberapa ahli antara lain:
a. Pelatihan (training) menurut Sikula yang dikutip dari buku “Perencanaan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia” karangan Anwar Prabu Mangkunegara (2008 : 50) mengemukakan bahwa pelatihan adalah suatu proses pendidikan jangka pendek dengan mempergunakan prosedur sistematis dan terorganisir, pegawai non manajerial mempelajari pengetahuan dan keterampilan teknis dalam tujuan yang terbatas. Pengembangan merupakan suatu proses pendidikan jangka panjang yang menggunakan prosedur sistematis dan terorganisir yang pegawai manajerialnya mempelajari pengetahuan konseptual dan teoritis untuk mencapai tujuan yang umum.
b. Dalam bukunya “SDM Berkualitas” (2003: 231) Achmad S Ruky berpendapat, pelatihan adalah memberikan keterampilan (skill) baru atau meningkatkan keterampilan (skill) yang sudah dimiliki/dikuasai seseorang.
c. Menurut Mulia Nasution (2000:71) menyebutkan bahwa Pendidikan adalah suatu proses, teknik dan metode belajar mengajar dengan
maksud mentransfer suatu pengetahuan dari seseorang kepada orang lain sesuai dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya.
Pelatihan adalah suatu proses belajar mengajar dengan menggunakan teknik dan metode tertentu, guna meningkatkan keterampilan dan kemampuan kerja seseorang (karyawan atau sekelompok orang).
Dengan memperhatikan beberapa definisi yang diungkapkan beberapa ahli dapat disimpulkan bahwa pendidikan dan pelatihan ditujukan pada pegawai pelaksana untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan teknis, sedangkan pengembangan ditujukan pada pegawai tingkat manajerial untuk meningkatkan kemampuan konseptual, kemampuan dalam pengambilan keputusan, dan memperluas human relation.
2). Tujuan Pendidikan dan Pelatihan
Sebelum dilaksanakan program pendidikan dan pelatihan terlebih dahulu ditentukan tujuan apa yang ingin dicapai. Karena pelaksanaan suatu program pendidikan dan pelatihan memerlukan pengorbanan yang tidak kecil berupa waktu, biaya dan sumber daya manusia selama pelatihan.
Tujuan diadakannya pendidikan dan pelatihan secara umum menurut Sikula yang dikutip dari buku “Psikologi Industri dan Organisasi” karangan Ashar Sunyoto Munandar (2001:87) adalah sebagai berikut: 1. Meningkatkan produktivitas
2. Meningkatkan mutu
3. Meningkatkan ketepatan dalam perencanaan sumber daya manusia 4. Meningkatkan semangat kerja
5. Menarik dan menahan tenaga kerja yang baik 6. Menjaga kesehatan dan keselamatan kerja 7. Menjaga keusangan
8. Menunjang pertumbuhan pribadi
Sedangkan tujuan pelatihan dan pengembangan menurut Anwar Prabru Mangkunegara (2008 : 52) adalah :
1. Meningkatkan penghayatan jiwa dan ideologi 2. Meningkatkan produktivitas kerja
3. Meningkatkan kualitas kerja
4. Meningkatkan ketetapan perencanaan sumber daya manusia 5. Meningkatkan sikap moral dan semangat kerja
6. Meningkatkan rangsangan agar pegawai mampu berprestasi secara maksimal
7. Meningkatkan kesehatan dan keselamatan kerja 8. Menghindarkan keusangan (obsolescence) 9. Meningkatkan perkembangan pribadi pegawai.
D. Tahap-tahap Penyusunan Pelatihan
Menurut Anwar Prabu Mangkunegara (2008: 52) tahapan-tahapan penyusunan pelatihan dan pengembangan adalah:
a. Mengidentifikasikan kebutuhan pelatihan/pengembangan (job study) b. Menetapkan tujuan dan sasaran pelatihan/pengembangan
d. Menetapkan metode pelatihan/pengembangan e. Mengadakan percobaan (try out) dan revisi f. Mengimplementasikan dan mengevaluasi
E. Metode Pendidikan dan Pelatihan
Dalam pelaksanaan program pendidikan dan pelatihan perusahaan perlu memilih metode yang tepat agar dapat mencapai sasaran yang diharapkan. Apabilan salah dalam memilih metode akan mengakibatkan tidak tercapainya tujuan yang diinginkan, selain itu juga akan mengakibatkan pemborosan dan pengorbanan yang sia-sia.
Andrew E. Sikula (1981 : 243) mengemukakan metode pelatihan adalah : “On the job; demonstration an examples; simulation; apprenticeship; classroom
methods (lecture, coference, case study, role playing and programmed
instruction); and other training methods”.
a. On the job: metode ini informal, observasi sederhana dan mudah serta praktis. Pegawai mempelajari pekerjaannya dengan mengamati pekerja lain yang sedang bekerja, dan kemudian mengobservasi perilakunya.
b. Vestibule atau balai: adalah suatu ruangan isolasi atau terpisah yang digunakan untuk tempat pelatihan bagi pegawai baru yang akan menduduki suatu pekerjaan.
c. Metode demonstrasi dan contoh; suatu demonstrasi menunjukkan dan merencanakan bagaimana suatu pekerjaan atau bagaimana sesuatu itu dikerjakan.
d. Metode simulasi adalah suatu situasi atau peristiwa menciptakan bentuk realita atau imitasi dari realitas.
e. Metode Apprenticeship adalah suatu cara mengembangkan keterampilan (skill) pengrajin atau pertukangan.
f. Metode Ruang kelas merupakan metode training yang dilakukan di dalam kelas walaupun dapat dilakukan di area pekerjaan.
1) Metode kuliah, merupakan suatu ceramah yang disampaikan secara lisan untuk tujuan-tujuan pendidikan.
2) Metode Konferensi merupakan suatu pertemuan formal tempat terjadinya diskusi atau konsultasi tentang sesuatu yang penting.
3) Metode Studi kasus adalah uraian tertulis atau lisan tentang masalah yang ada atau keadaan selama waktu tertentu yang nyata maupun secara hipotesis.
4) Metode bermain peran, merupakan suatu bentuk perilaku yang diharapkan.
5) Bimbingan berencana (programmed instruction) terdiri dari serangkaian langkah yang berfungsi sebagai pedoman dalam melaksanakan suatu pekerjaan atau sekelompok pelaksana pekerjaan.
g. Metode Pelatihan lainnya: Banyak metode pelatihan seperti metode seminar, kuliah, konferensi, kursus singkat yang digunakan sebagai metode pelatihan pegawai. Kursus-kursus dan seminar-seminar dapat digunakan untuk peserta tingkat pendidikan akademi, universitas dan perusahaan. Programnya menggunakan waktu sehari, semalam atau seminggu.
Metode pelatihan lainnya adalah menggunakan kartu-kartu, alat bantu audio visual seperti tape, film, video tape, CD. Metode pelatihan dengan alat bantu audio visual sangat bermanfaat dan membantu dalam pengajaran.
Secara terperinci metode-metode pelatihan tersebut seperti pada gambar berikut:
Gambar 1 Metode Pelatihan (Sumber : Andrew E. Sikula, 1981;251)
Sedangkan menurut Achmad S. Ruky dalam bukunya “SDM berkualitas” (2003:46) membagi metode pendidikan dan pelatihan dalam dua kelompok yaitu: 1. Metode informational
Metode jenis ini pada dasarnya bersifat pemberian informasi transmittal yang lebih banyak menggunakan teknik “komunikasi satu arah” untuk mentransfer informasi kepada peserta. Termasuk dalam kelompok ini adalah ceramah/kuliah, penggunaan alat audio visual, self directed learning (SDL) atau Independent Study dan Programmed Instruction.
2. Metode Experiental
Dalam metode ini peserta melakukan interaksi aktif dengan instruktur, alat simulasi atau komputer, atau peserta mempraktekkan keterampilan yang dipelajari. Metode-metode yang termasuk dalam experiental adalah :
a). On the Job Training (OJT). Pelatihan diberikan oleh atasan langsung karyawan atau oleh pelatih khusus sambil melaksanakan pekerjaannya.
Metode Pelatihan
Metode Pekerjaan (on the job)
Metode Balai (Vestibule) Metode Demonstrasi dan contoh Metode Apprenti ceship Metode Simulasi Metode Ruang Kelas Metode Lainnya Metode Konferensi Metode Bermain peran Metode Bimbingan berencana Metode Kuliah Metode Studi kasus
b). Computer Based Training (CBT). Peserta pelatihan berinteraksi dengan komputer yang terprogram dengan instruksi-instruksi tertentu.
c). Equipment Simulators. Para peserta berada dalam lingkungan yang dibuat sedemikian rupa mirip dengan lingkungan kerja yang sebenarnya. d). Games, Simulation. Analisis dan Pemecahan Study kasus, Main peran
(Role Play). Biasanya digunakan untuk pelatihan tingkat Manajerial dan supervisor dalam mata pelajaran manajemen, kepemimpinan, hubungan antar manusia, keterampilan menjual dan juga kasus bisnis, pemasaran, keuangan dan manajemen strategik. Beberapa teknik yang disebut disini sering sekali diadakan di luar ruangan.
e). Behavior Modelling (Model Perilaku) dan Sensitivity Training (Pelatihan Kepekaan). Teknik ini banyak dipergunakan untuk pelatihan yang bertujuan mengubah sikap, persepsi, sistem nilai dan perilaku peserta.
F. Pengertian Sumber Daya Manusia Bidang Kearsipan
Sumber daya manusia merupakan salah satu sumber daya yang terdapat dalam organisasi, meliputi semua orang yang melakukan aktivitas. Sedangkan istilah kearsipan menurut Pedoman Tata Laksana Persuratan dan Kearsipan Dep. PU (2008: 5) adalah tata cara kerja seluruh kegiatan yang menyangkut arsip termasuk prosedur, personil, peralatan, perlengkapan, pengorganisasian, dan pengaturan seluruh kegiatan yang berkaitan dengan arsip. Jadi kearsipan adalah perihal arsip.
Jadi sumber daya manusia bidang kearsipan adalah sumber yang dalam organisasi/orang yang melakukan kegiatan yang menyangkut arsip baik prosedur, peralatan, maupun organisasi yang berkaitan dengan arsip.
G. Pengertian Produktivitas dan Arsiparis
Secara umum produktivitas diartikan sebagai hubungan antara hasil nyata maupun fisik (barang atau jasa) dengan masuknya yang sebenarnya. Produktivitas adalah ukuran efisiensi produktif. Suatu bandingan antara hasil pengeluaran (output) dengan masukan (input). Sedangkan pengertian arsiparis menurut Buku Kerja Arsiparis adalah pegawain negeri sipil yang bertugas menangani arsip.
Setiap perusahaan selalu mengharapkan agar produktivitas karyawannya selalu meningkat. Agar dapat diketahui adanya peningkatan atau penurunan tingkat produktif, maka perlu diadakan penilaian mengenai produktivitas kerja. Penilaian tersebut dapat pula memberikan informasi untuk menentukan kebijakan personalia tentang apa yang terbaik yang akan diberikan kepada karyawan.
Produktivitas kerja menurut DR. Sedarmayanti, M.Pd (2001:56) adalah “Sikap mental (attitude of mind) yang mempunyai semangat untuk melakukan peningkatan ke arah perbaikan”.
Sedangkan menurut Drs. Husein Umar, SE, MM, MBA (2003:12) mengatakan bahwa “produktivitas merupakan efektifitas yang menghasilkan output berbanding dengan efisiensi dalam mempergunakan input”.
Dari definisi yang diungkapkan oleh ahli di atas dapat disimpulkan bahwa produktivitas merupakan perbandingan antara hasil yang dicapai oleh perusahaan dengan seluruh sumber daya yang ada. Jadi definisi produktivitas bukan hanya satu masalah teknis maupun manajerial tetapi merupakan suatu masalah yang kompleks, merupakan masalah yang berkenaan dengan badan-badan pemerintah, serikat buruh dan lembaga sosial lainnya yang semakin berbeda pula definisi produktivitasnya.
H. Faktor-faktor yang mempengaruhi produktivitas
Banyak hasil penelitian yang memperlihatkan bahwa produktivitas sangat dipengaruhi oleh faktor:
1. Pengetahuan (Knowledge) 2. Keahlian (Skills)
3. Kemampuan (Abilities) 4. Sikap (Attitude)
5. Tingkah laku (Behaviors)
dari para pekerja di dalam organisasi sehingga banyak program perbaikan produktivitas meletakkan hal-hal tersebut sebagai asumsi-asumsi dasarnya.
Klingner & Nanbaldian menyatakan bahwa produktivitas merupakan fungsi perkalian dari usaha pegawai (effort), yang didukung dengan motivasi yang tinggi, dengan kemampuan pegawai (ability), yang diperoleh melalui latihan-latihan. Produktivitas yang meningkat, berarti performa yang baik, akan menjadi feedback bagi usaha, atau motivasi pekerja pada tahap berikutnya. Proses keterkaitan tersebut seperti gambar berikut:
Gambar 2
Kaitan Usaha dan Kemampuan dengan produktivitas
Sumber: Klingner & Nalbandian, hal : 191 Feedback (Performance Appraisal)
Effort (Motivation) Ability (Training) Performance (Productivity) Working Conditions (Safety, Healthful)
Menurut Triton Prawira Budi (2005:67) yang mengutip dari Dale Timpe (1989), mengatakan ciri pegawai yang produktif adalah:
1. Cerdas dan dapat belajar dengan cepat 2. Kompeten secara profesional
3. Kreatif dan inovatif
4. Memahami apa yang dikerjakan 5. Belajar dengan cerdik
6. Efisien dan tidak mudah macet dalam pekerjaan
7. Selalu mencari perbaikan-perbaikan, tetapi tahu kapan harus berhenti 8. Dianggap bernilai oleh atasan
9. Memiliki catatan prestasi baik 10. Selalu meningkatkan diri
Menurut DR. Sedarmayanti, M.Pd (2001:72) faktor yang mempengaruhi produktivitas kerja adalah :
1. Sikap mental 2. Pendidikan 3. Keterampilan 4. Manajemen
5. Hubungan Industrial Pancasila (HIP) 6. Tingkat Penghasilan
7. Gizi dan K3 (kesehatan dan keselamatan kerja) 8. Jaminan Sosial
9. Lingkungan dan iklim kerja 10. Sarana produksi
12. Kesempatan berprestasi
I. Metode-metode Pokok Pengukuran Produktivitas
Secara umum pengukuran produktivitas berarti perbandingan yang dapat dibedakan dalam tiga jenis yaitu:
1. Perbandingan antara pelaksanaan sekarang dengan pelaksanaan secara historis yang tidak menunjukkan apakah pelaksanaan sekarang ini memuaskan, namun hanya mengetengahkan apakah meningkat atau berkurang secara tingkatannya.
2. Perbandingan pelaksanaan antara satu unit (perorangan tugas, seksi, proses) dengan lainnya. Pengukuran seperti ini menunjukkan pencapaian relatif.
3. Perbandingan pelaksanaan sekarang dengan targetnya, dan inilah yang terbaik untuk memusatkan perhatian pada tujuan dan sasarannya. Untuk menyusun perbandingan-perbandingan ini perlu memper-timbangkan tingkatan daftar susunan dan perbandingan pengukuran produktivitas. Sedikitnya ada 3 (tiga) jenis tingkat perbandingan yang berbeda yaitu:
J. Hubungan Pendidikan dan Pelatihan dengan Produktivitas Kerja Kegiatan pendidikan dan pelatihan merupakan proses pendidikan jangka pendek yang diselenggarakan melalui prosedur sistematis dan terorganisir, melalui proses ini diharapkan dapat mengubah secara mendasar seseorang
Produktivitas Kerja = Hasil (O) / Masukan (I)
Produktivitas Per kapita = Hasil (O) / Hari Kerja (N) x Jumlah tenaga kerja (H) Produktivitas Parsial = Hasil Parsial / Masukan Total
sehingga bisa memperbaiki kemampuannya untuk melaksanakan suatu pekerjaan dengan lebih baik dan produktif.
Dengan demikian, jelaslah bahwa program pendidikan dan pelatihan bukan sekedar teori semata, tindakan ini harus dilaksanakan secara terus menerus (continue). Peningkatan produktivitas belum tentu berhasil jika hanya didukung dengan penyediaan peralatan kerja saja, tanpa adanya keterpaduan gerak seperti keterlibatan total, orientasi pada tindakan, kesinambungan dan keterpaduan.
Untuk mewujudkan produktivitas yang diharapkan suatu organisasi, diperlukan adanya suatu program pendidikan dan pelatihan bagi pegawai/karyawan yang dilaksanakan oleh pihak manajemen perusahaan/organisasi guna meningkatkan produktivitas kerja karyawan. Kegiatan pendidikan dan pelatihan yang diselenggarakan oleh perusahaan akan memberikan pengaruh bagi karyawan perusahaan tersebut terutama untuk peningkatan produktivitas kerja.
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
A. Gambaran Umum 1. Lokasi Penelitian
Untuk dapat melakukan sebuah penelitian diperlukan adanya obyek yang akan diteliti karena dari obyek penelitian itulah nantinya akan diperoleh informasi dan data-data yang diperlukan dalam penulisan skripsi ini. Obyek dari penelitian ini adalah di sebuah departemen yang bergerak d bidang pembangunan infrastruktur (Departemen Pekerjaan Umum) yang berlokasi di Jalan Pattimura No. 20 Kebayoran Baru Jakarta Selatan.
2. Sejarah Singkat Departemen Pekerjaan Umum Dari Masa ke Masa Istilah "Pekerjaan Umum" adalah terjemahan dari istilah bahasa Belanda " Openbare Werken" yang pada zaman Hindia Belanda disebut "Waterstaat swerken". Di lingkungan Pusat Pemerintahan dibina oleh Dep.Van Verkeer & Waterstaat (Dep.V&W), yang sebelumnya terdiri dari 2 Dept. Van Guovernements Bedri jven dan Dept. Van Burgewrlijke Openbare Werken.
Dep. V dan W dikepalai oleh seorang Direktur, yang membawahi beberapa Afdelingen dan Diensten sesuai dengan tugas/wewenang Depertemen ini. Yang meliputi bidang PU (openbare werken) termasuk afdeling Waterstaat, dengan onder afdelingen. : 1. Lands gebouwen,
2. Wegen, 3. Irrigatie & Assainering, 4. Water Kracht, 5. Constructie burreau (untuk jembatan).
Disamping yang tersebut di atas, yang meliputi bidang PU (Openbare Werken) juga afd. Havenwezen (Pelabuhan), afd. Electriciteitswezen
(Kelistrikan) dan afd. Luchtvaart (Penerbangan Sipil). Organisasi PU (Open-bare werken) di daerah-daerah adalah sebagai berikut :
a. Di Propinsi Jawa Barat, Jawa Tengah dan Jawa Timur urusan Waterstaat/openbare werken diserahkan pada Pemerintahan Propinsi yang disebut: Provinciale Waterstaatdienst" dan dikepalai oleh seorang Hoofd Provinciale Waterstaatsdients (H.P.W)
b. Di wilayah Gouv, Yogyakarta dan Gouv. Surakarta urusan-urusan Pekerjaan Umum/Waterstaat dijalankan oleh "Sultanas Werken" (yogya) "Rijkswerken" (Surakarta), Mangkunegaranwerken". Disamping itu diwilayah Vorstenlander terdapat 3 organisasi "Waterschap", "s" Lands gebouwendienst", Regentschap Werken" dan "Gremeente werken".
c. Untuk daerah luar jawa Gouv. Sumatera, Borneo (Kalimantan) dan Grote Oost (Indonesia Timur) terdapat organisasi "Gewestelijke Inspectie v/d Waterstaat" dikepalai oleh seorang Inspektur. Diwilayah
Residentie terdapat "Residentie Water Staatsdienst" yang dahulu
dikenal dengan nama "Dienst der B.O.W" dan kepala dinas ini biasa disebut "E.A.Q" (Eerst Aanwzend Waterstaatsambtenar). Ketentuan yang dikeluarkan pada jaman Hindia Belanda untuk pedoman dalam pelaksanaan tugas dalam lingkungan Pekerjaan Umum dapat dibaca dalam "A.W.R". 1936 B.W.R 1934 dan "W.V.O/W.V.V.".
Jaman Jepang
Setelah Belanda menyerahkan dalam perang pasifik pada tahun 1942, kepada Jepang, maka daerah Indonesia ini dibagi oleh Jepang dalam 3 wilayah pemerintahan, yaitu Jawa/Madura, Sumatera dan Indonesia Timur dan tidak ada Pusat Pemerintahan tertinggi di Indonesia yang menguasai ke 3 wilayah pemerintahan tersebut.
Dibidang Pekerjaan Umum pada tiap-tiap wilayah organisasi Pemerintahan Militer Jepang tersebut diatas, diperlukan organisasi Jaman Hindia Belanda dan disesuaikan dengan ketentuan-ketentuan dari fihak jepang, kantor pusat "V & W" di Bandung, dinamakan "Kotubu Bunsitsu", sejak saat itu istilah "Pekerjaan Oemoem" (P.O), Oeroesan
Pekerdjaan Oemoem (O.P.O), "Pekerjaan Umum" (PU), disamping "Doboku" lazim dipergunakan.
Kotubu Bonsitsu di Bandung hanya mempunyai hubungan dengan wilayah Pemerintahan di Jawa/Madura, hubungan dengan luar Jawa tidak ada. Organisasi Pekerjaan Umum di daerah-daerah, di Karesidenan-Karesidenan pada umumnya berdiri sendiri-sendiri.
Sistem pelaksanaan pekerjaan ada yang mempergunakan sistem dan nama jaman Ned. Indie, disamping menurut sistem Jepang.
Jaman Indonesia Merdeka
Setelah Indonesia memproklamirkan Kemerdekaan pada tanggal 17-8-1945, maka semenjak itu Pemuda-pemuda Indonesia mulai berangsur-angsur merebut kekuasaan Pemerintahan dari tangan Jepang baik di pusat pemerintahan (Jakarta/Bandung) maupun Pemerintahan Daerah-daerah.
Sesudah Pemerintahan Indonesia membentuk Kabinet yang pertama, maka pada Menteri mulai menyusun organisasi serta sifatnya. Pekerjaan Umum pada waktu itu (1945) berpusat di Bandung, dengan mengambil tempat bekas gedung V.&W. (dikenal dengan nama "Gedung
Sate").
Ketika Belanda ingin mengembalikan kekuasaaan pemerintahan di Hindia Belanda sebelum perang, datang mengikuti Tentara Sekutu masuk ke Indonesia. Akibat dari keinginan Pemerintahan Belanda ini, terjadilah pertentangan fisik dengan Pemuda Indonesia yang ingin mempertahankan tanah air berikut gedung-gedung yang telah didudukinya, antara lain "Gedung Sate" yang telah menjadi Gedung Departemen Pekerjaan Umum pada waktu itu (peristiwa bersejarah itu dikenal dengan peristiwa "3 Desember 1945").
Pada waktu revolusi fisik dari tahun 1945 s/d 1949, Pemerintah Pusat RI di Jakarta terpaksa mengungsi ke Purworejo untuk selanjutnya ke Yogyakarta, begitu juga Kementerian PU.
Sesudah Pemerintahan Belanda tahun 1949 mengakui kemerdekaan Republik Indonesia maka pusat pemerintahan RI di Yogyakarta, berpindah lagi ke Jakarta.
Sejak tahun 1945 itu, Pekerjaan Umum (PU) telah sering mengalami perubahan pimpinan dan organisasi, sesuai situasi politik pada waktu itu. Sebagai gambaran garis besar organisasi PUT diuraikan sebagai berikut:
• Sebelum tentara Belanda masuk ke Yogyakarta susunan Kementerian PU Perhubungan dapat dibagi menjadi 8 Jawatan dan 4 Balai.
• Khusus pada masa Republik India Serikat Kementerian Perhubungan dan POU RIS dibagi dalam beberapa Departemen dan beberapa Jawatan dan beberapa instansi yang hubungan erat dengan tugas dari Dep. PU. RIS.
Kementerian Perhubungan PU.RIS tersebut terdiri atas penggabungan 3 Departemen prae federal yaitu:
• Departemen Verkeer, Energie dan Mynbouw dulu (kecuali Mynbouw yang masuk dalam kementerian Kemakmuran).
• Departemen Van Waterstaat di Wederopbouw
• Departemen Van Scheepvaart
Penggabungan dari 3 Departemen dari pemerintahan prae federal dalam satu Kementerian yaitu Kementerian Perhubungan Tenaga dan PU.RIS dianggap perlu, supaya hubungan 3 Departemen tersebut satu dengan lain menjadi sangat erat, terlebih-lebih jika diingat, bahwa untuk pembangunan Negara akan diadakan koordinasi dan rasionalisasi yang baik dan adanya tenaga ahli dan pula untuk melancarkan semua tugas yang dibebankan pada Kementerian Perhubungan Tenaga dan PU.RIS.
Khusus pada permulaan terbentuknya Negara Kesatuan RI, maka susunan Kementerian berbeda sebagai berikut:
Dalam masa proloog G 30 S. PKI terjadilah dalam sejarah Pemerintahan RI suatu Kabinet yang besar disebut dengan nama Kabinet DwiKora atau Kabinet 100 Menteri, dimana pada masa ini dibentuk Koordinator Kementerian. Tidak luput Departemen PUT yang pada masa itu ikut mengalami perubahan organisasi menjadi 5 Dept. dibawah Kompartemen
PUT Kabinet Dwikora, dipimpin Jenderal Suprajogi. Adapun Kompartemen PUT ketika membawahi, antara lain:
• Departemen Listrik dan Ketenagaan
• Departemen Bina Marga
• Departemen Cipta Karya Konstruksi
• Departemen Pengairan Dasar
• Departemen Jalan Raya Sumatera
Setelah peristiwa G.30S PKI Pemerintah segera menyempurnakan Kabinet Dwikora dengan menunjuk Ir. Soetami, sebagai menteri PUT untuk memimpin Kompartemen PUT. Kabinet yang disempurnakan itu tidak dapat lama dipertahankan.
Kabinet Ampera, sebagai Kabinet pertama dalam masa Orde Baru. Kembali organisasi PUT dibentuk dengan Ir. Soetami, sebagai Menteri. Dengan Surat Keputusan Menteri PUT tertanggal 17 Juni 1968 N0.3/PRT/1968 dan dirobah dengan Peraturan Menteri PUT tertanggal 1 Juni 1970 Nomor 4/PRT/1970. Departemen PUT telah memiliki suatu susunan struktur Organisasi.
Sebagai gambaran lebih jauh pembagian tugas-tugas dalam lingkungan Dep. PUT, maka pada waktu itu azas tugas-tugas PU telah diserahkan pada kewenangan daerah itu sendiri.
3. Visi dan Misi Departemen Pekerjaan Umum a. Visi Departemen Pekerjaan Umum:
Tersedianya infrastruktur PU yang handal, bermanfaat dan berkelanjutan untuk mendukung terwujudnya Indonesia yang aman dan damai, adil dan demokratris, serta lebih sejahtera.
b. Misi Departemen Pekerjaan Umum:
1) Menata ruang nusantara yang nyaman dan berkualitas
2) Memenuhi kebutuhan infrastruktur PU wilayah berupa infrastruktur di bidang sumber daya air, termasuk mendukung ketahanan pangan melalui pengembangan jaringan irigasi, serta mengamankan pusat-pusat produksi dan permukiman dari bahaya daya rusak air.
3) Memenuhi kebutuhan infrastruktur PU wilayah di bidang jalan, dalam rangka mendukung pengembangan wilayah dan kelancaran distribusi barang & jasa.
4) Mengembangkan infrastruktur PU di permukiman untuk mewujudkan perumahan dan permukiman yang layak huni dan produktif.
5) Melaksanakan pembinaan bangunan gedung yang memenuhi standar keselamatan dan keamanan bangunan.
6) Mendorong berkembangnya industri konstruksi yang kompetitif. 7) Meningkatkan kapasitas pemerintah daerah dan masyarakat
dalam pembangunan infrastruktur PU.
8) Mengembangkan teknologi ke-PU-an yang tepat guna dan kompetitif serta meningkatkan keandalan mutu infrastruktur PU. 9) Menerapkan organisasi yang efisien, tata laksana yang efektif dan
terpadu dengan prinsip good governance serta mengembangkan SDM yang profesional.
4. Tujuan Departemen Pekerjaan Umum
a). Memberikan akses ke seluruh pelosok tanah air dan menangani tanggap darurat untuk memberikan pelayanan minimal bagi masyarakat dalam melaksanakan kehidupan sosial ekonomi, agar terwujud Indonesia yang aman dan damai.
b). Membina penyelenggarakan infrastruktur secara transparan dan terbuka dengan melibatkan masyarakat, meningkatkan peran Pemerintah Daerah agar terwujudnya Indonesia yang adil dan demokratis.
c). Menyelenggarakan infrastruktur yang efisien, efektif dan produktif agar terwujudnya Indonesia yang lebih sejahtera.
5. Arti Simbol Lambang Departemen Pekerjaan Umum
Gambar 3
Logo/Lambang Departemen Pekerjaan Umum (Sumber: www.pu.go.id)
Arti Lambang : Lambang PU menggambarkan fungsi dan peranan Departemen Pekerjaan Umum dalam pembangunan dan Pembinaan prasarana guna memanfaatkan bumi dan air serta kekayaan alam bagi kemakmuran rakyat, berlandaskan Pancasila.
6. Struktur Organisasi
Berdasarkan Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 01/PRT/M/2008 Tanggal 18 Januari 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Pekerjaan Umum, susunan organisasi Departemen Pekerjaan Umum terdiri dari:
a). Menteri;
b). Sekretariat Jenderal;
c). Direktorat Jenderal Cipta Karya; d). Direktorat Jenderal Sumber Daya Air; e). Direktorat Jenderal Bina Marga; f). Direktorat Jenderal Penataan Ruang; g). Inseptorat Jenderal;
h). Badan Pembinaan Konstruksi dan Sumber Daya Manusia; i). Badan Penelitian dan Pengembangan;
j). Staf Ahli Menteri Pekerjaan Umum; dan k). Kelompok Jabatan Fungsional
a). Sekretariat Jenderal
Sekretariat Jenderal mempunyai tugas melaksanakan koordinasi pelaksanaan tugas serta pembinaan dan pemberian dukungan administrasi Departemen.
Dalam melaksanakan tugas tersebut Sekretariat Jenderal menyelenggarakan fungsi:
a. penyelenggaraan pengelolaan administrasi umum untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi departemen;
b. koordinasi kegiatan departemen;
c. penyelenggaraan hubungan kerja di bidang administrasi dengan Kementerian Koordinator, Kementerian Negara, Departemen lain, Lembaga Pemerintah Non Departemen, dan lembaga lain yang terkait; dan
d. pelaksana tugas lain yang diberikan oleh Menteri. b). Susunan Organisasi Sekretariat Jenderal terdiri dari:
a. Biro Perencanaan dan Kerjasama Luar Negeri; b. Biro Kepegawaian dan Ortala;
c. Biro Keuangan;
d. Biro Perlengkapan dan Umum; e. Biro Hukum; dan
f. Kelompok Jabatan Fungsional
Sekretariat Jenderal juga mengkoordinasikan Pusat-Pusat yang langsung di bawah Menteri, yaitu:
a. Pusat Pengolahan Data;
b. Pusat Pendidikan dan Pelatihan; c. Pusat Komunikasi Publik; d. Pusat Kajian Strategis; dan
e. Pusat Pengelolaan Barang Milik Negara. c). Biro Perlengkapan dan Umum
Biro Perlengkapan dan Umum mempunyai tugas melaksanakan pembinaan, pengelolaan, pemeliharaan peralatan dan pemanfaatan gedung kantor pusat dan pengelolaan rumah tangga dan kesejahteraan, pelayanan angkutan, serta pelayanan tata usaha
Sekretariat Jenderal dan Staf Ahli Menteri Pekerjaan Umum serta tata persuratan dan kearsipan.
Dalam melaksanakan tugas tersebut, Biro Perlengkapan dan Umum menyelenggarakan fungsi;
a. pelaksanaan urusan tata usaha Departemen;
b. pelaksanaan urusan tata persuratan dan distribusi surat-surat; c. pelaksanaan urusan kearsipan;
d. pemeliharaan dan pemanfaatan bangunan gedung kantor pusat; e. pelayanan angkutan;
f. pemeliharaan prasarana fisik dan lingkungan; dan g. pelaksanaan urusan rumah tangga dan kesejahteraan. Biro Perlengkapan dan Umum terdiri dari:
a. Bagian Tata Usaha Departemen,
b. Bagian Rumah Tangga dan Kesejateraan; dan c. Bagian Perlengkapan.
d). Bagian Tata Usaha Departemen
Bagian Tata Usaha Departemen mempunyai tugas melaksanakan urusan ketatausahaan dan pengelolaan arsip Departemen, memberikan pelayanan administrasi, pendistribusian surat-surat.
Dalam melaksanakan tugas tersebut Bagian Tata Usaha Departemen menyelenggarakan fungsi:
a. pelaksanaan urusan tata usaha Sekretariat Jenderal dan Staf Ahli Menteri;
b. penyusunan pedoman dan pembinaan usaha persuratan dan kearsipan;
c. koordinasi dan pengelolaan kearsipan;
d. pelaksanaan dan pembinaan urusan tata kearsipan serta pembinaan tata persuratan Departemen; dan
e. pelaksanaan urusan tata usaha Biro. Bagian Tata Usaha Departemen terdiri dari:
a. Subbagian Tata Persuratan dan Arsip, mempunyai tugas melakukan urusan tata persuratan Departemen, dan melakukan penyiapan bahan penyusunan pedoman, pembinaan tata kearsipan, serta melakukan penyimpanan, pemeliharaan dan penyusunan arsip di lingkungan Departemen.
b. Subbagian Tata Usaha Sekretaris Jenderal dan Staf Ahli Menteri, mempunyai tugas melakukan urusan tata usaha dan pelayanan administrasi kepadal Sekretaris Jenderal dan Staf Ahli Menteri. c. Subbagian Tata Usaha Biro, mempunyai tugas melakukan urusan
tata usaha dan rumah tangga Biro.
Bagan Struktur Organisasi Departemen Pekerjaan Umum dapat dilihat dalam lampiran.
7. Organisasi Kearsipan
1). Sesuai dengan azas sentralisasi dalam kebijakan dan desentralisasi dalam pelaksanaan, maka organisasi kearsipan adalah sebagai berikut:
a) Menteri dalam hal ini Sekretaris Jenderal menetapkan kebijakan umum mengenai kearsipan;
b) Satuan Administrasi Arsip (Satminar) melaksanakan kegiatan kearsipan.
2). Satuan Administrasi Arsip (Satminar) yang dimaksud pada ad 1.b terdiri dari:
a) Satminar Sekretariat Jenderal b) Satminar Inspektorat Jenderal c) Satminar Badan-Badan
d) Satminar Direktorat Jenderal-Direktorat Jenderal
Bilamana dipandang perlu dapat dibentuk Satminar-Satminar Biro atau setingkat dengan Biro dan seterusnya yang merupakan bagian dari Satminar tersebut di atas.
3). Pembinaan Kearsipan pada masing-masing Satminar diatur sebagai berikut:
a) Pada Satminar Sekretariat Jenderal fungsi pembinaan dan fungsi koordinasi dilakukan oleh Kepala Biro Perlengkapan dan Umum. b) Pada Satminar Inspektorat Jenderal fungsi pembinaan dan fungsi
koordinasi dilakukan oleh Sekretaris Inspektorat Jenderal.
c) Pada Satminar Badan-Badan fungsi pembinaan dan fungsi koordinasi dilakukan oleh Sekretaris Badan yang bersangkutan. d) Pada Satminar Direktorat Jenderal fungsi pembinaan dan fungsi
koordinasi dilakukan oleh Sekretaris Direktorat Jenderal yang bersangkutan.
4). Pembinaan dan koordinasi administrasi kearsipan Departemen Pekerjaan Umum secara keseluruhan dilakukan oleh Sekretaris Jenderal.
Secara singkat Pola Dasar Organisasi Kearsipan pada Departemen Pekerjaan Umum dalam dilihat pada Gambar 4.
Gambar : 4
Pola Dasar Organisasi Kearsipan Dep. PU
(Sumber : Pedoman Tata Laksana Persuratan dan Kearsipan Dep. PU, 2008) POLA DASAR ORGANISASI KEARSIPAN
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
KEPALA UNIT KERJA
KEPALA TATA USAHA
Kabag/Kabid/ Kasubdit
FUNGSI DALAM SATMINAR
Pimpinan Organisasi
Pengarah (fungsi ini dpt didelegasikan ke tingkat Unit Pengolah Unit Kearsipan Fungsi: - Penerima - Pengarah - Pencatat - Penyimpanan (Arsip) Pimpinan Pengolah
Tata Usaha Pengolah (ditetapkan Pimpinan Unit)
POLA DASAR ORGANISASI KEARSIPAN DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
KEPALA UNIT KERJA
KEPALA TATA USAHA
Kabag/Kabid/ Kasubdit
FUNGSI DALAM SATMINAR
Pimpinan Organisasi
Pengarah (fungsi ini dpt didelegasikan ke tingkat Unit Pengolah Unit Kearsipan Fungsi: - Penerima - Pengarah - Pencatat - Penyimpanan (Arsip) Pimpinan Pengolah
Tata Usaha Pengolah (ditetapkan Pimpinan Unit)
5). Organisasi pelaksanaan kegiatan kearsipan pada masing-masing Satminar diatur sebagai berikut:
1. Tiap Satminar mempunyai Unit Kearsipan yang mempunyai unsur pelaksana:
a. Penerima b. Pengarah c. Pencatat
d. Unit Penyimpan = ARSIP (huruf besar).
2. Tiap Unit Kerja dalam Satminar merupakan Unit Pengolah Arsip (UPA), yang bertugas mengolah informasi yang terkandung dalam arsip yang terdiri dari:
a. Pimpinan Pengolah b. Tata Usaha Pengolah c. Pelaksana Pengolah
B. Metode Penelitian
Dalam penelitian ini penulis menggunakan metode penelitian kausal untuk mengetahui ada atau tidaknya pengaruh antara variabel X yaitu Persepsi Pendidikan dan Pelatihan (diklat) dan variabel Y yaitu produktivitas kerja karyawan. Disamping itu penulis juga ingin memberikan analisis deskriptif tentang obyek penelitian.
C. Hipotesis
Dalam penelitian ini digunakan hipotesis sebagai sebagai berikut : “Terdapat pengaruh positif persepsi pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia bidang kearsipan terhadap produktivitas kerja arsiparis”.
Ha : Terdapat pengaruh yang signifikan antara Persepsi Pendidikan dan Pelatihan sumber daya manusia bidang kearsipan terhadap produktivitas kerja arsiparis.
Ho : Tidak terdapat pengaruh (signifikan) antara Persepsi pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia bidang kearsipan terhadap produktivitas kerja arsiparis.
Ha dan Ho dalam bentuk statistik: Ha : r ≠ 0
Ho : r = 0
Dasar pengambilan keputusan :
Dengan membandingkan statistik hitung dengan statistik tabel
• Jika statistik t hitung > statistik t tabel, maka Ho ditolak dan Ha diterima,
artinya signifikan
• Jika statistik t hitung < statistik t tabel, maka Ho diterima dan Ha ditolak,
artinya tidak signifikan
• Tingkat signifikansi (α) 5 %
• DF (Derajat Kebebasan) = n - 1 (44-1 = 43) • Uji dilakukan satu sisi
D. Sampel Penelitian
Populasi dalam penelitian ini adalah seluruh arsiparis pada Kantor Pusat Departemen Pekerjaan Umum yang berjumlah 79 orang. Untuk mendapatkan jumlah sampel yang dapat menggambarkan populasi, maka dalam penentuan sampel penelitian ini menggunakan rumus rumus Slovin (Umar : 2004: 108).
( )
2 1 N e N n + =(
)
2 % 10 79 1 79 + = n(
0,01)
79 1 79 + = n 44 = n Keterangan: N = Populasi n = Sampele = Persen kelonggaran ketidaktelitian karena kesalahan pengambilan sample yang dapat ditolerir 10%.
Jadi pengambilan sampel yang digunakan penulis adalah sebanyak 44 responden.
Dalam penelitian ini, teknik pengambilan sampel menggunakan Teknik Pengambilan Sampel Secara Random Bertingkat (Proportional Stratified Random Sampling). Teknik ini digunakan apabila populasinya
heterogen atau terdiri atas kelompok-kelompok yang bertingkat. Penentuan tingkat berdasarkan karakteristik tertentu. Misalnya: menurut usia, pendidikan, golongan/pangkat dan sebagainya. Keuntungan menggunakan cara ini ialah anggota sampel yang diambil lebih representatif (Usman: 2008: 183). Karakteristik-karakteristik masing-masing strata dapat diestimasikan sehingga dapat dibuat perbandingan. Kerugiannya ialah membutuhkan informasi yang akurat pada proporsi populasi untuk masing-masing strata.
E. Variabel dan Pengukurannya
Variabel yang digunakan dalam penelitian ini yaitu:
a. Variabel bebas (Independent Variable), dalam penelitian adalah persepsi pendidikan dan pelatihan, variabel ini disebut juga variabel X.
b. Variabel tidak bebas (Dependent Variable), dari penelitian ini adalah produktivitas kerja yang dilambangkan menjadi variabel Y.
Sedangkan indikator dari pengukuran variabel tersebut sebagai berikut:
VARIABEL INDIKATOR JENIS
DATA SKALA UKURAN Pendidikan dan Pelatihan a. Persyaratan peserta b. Maksud dan tujuan diklat c. Kesiapan moral peserta d. Kurikulum/materi diklat e. Waktu dan Jadwal f. Fasilitas dan sarana g. Metode Diklat h. Instruktur Ordinal Ordinal Ordinal Ordinal Ordinal Ordinal Ordinal Ordinal Skala Skala Skala Skala Skala Skala Skala Skala Produktivitas Kerja a. Peningkatan kompetensi b. Loyalitas c. Efisiensi
d. Rasa Percaya diri e. Ketelitian dan ketepatan f. Ketrampilan dan wawasan g. Kreatif dan inovatif
h. Prestasi Kerja Ordinal Ordinal Ordinal Ordinal Ordinal Ordinal Ordinal Ordinal Skala Skala Skala Skala Skala Skala Skala Skala
Sedangkan pengukuran yang digunakan skala likert diberi nilai berikut: • Apabila jawaban “a” diberi nilai 5
• Apabila jawaban “b” diberi nilai 4 • Apabila jawaban “c” diberi nilai 3
• Apabila jawaban “d” diberi nilai 2 • Apabila jawaban “e” diberi nilai 1
F. Definisi Operasional Variabel
Penjelasan mengenai definisi operasional variabel dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Pendidikan dan Pelatihan merupakan variabel X (bebas)
Didefinisikan sebagai persepsi (pendapat) pegawai terhadap pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia bidang kearsipan.
2. Produktivitas kerja merupakan variabel Y (tidak bebas)
Didefinisikan sebagai persepsi (pendapat) pegawai terhadap hasil sebuah pekerjaan.
G. Metode Pengumpulan Data
Dalam penelitian ini penulis memerlukan beberapa data yang mempunyai hubungan dengan permasalahan yang akan diteliti, untuk itu menggunakan teknik Field Research (Penelitian Lapangan). Yaitu teknik penelitian yang dilakukan secara langsung kepada obyek penelitian untuk memperoleh data dengan menggunakan kuesioner (angket).
Data yang dipergunakan adalah data primer dan data skunder. 1. Data primer
Data primer adalah data yang diperoleh langsung dari para pegawai Kantor Pusat Departemen Pekerjaan Umum dengan kuesioner melalui daftar pertanyaan yang diberikan kepada para pegawai
dalam hal ini adalah para arsiparis mengenai hal yang berhubungan dengan masalah yang akan diteliti.
2. Data Skunder.
Yaitu data berupa sejarah perusahaan, struktur organisasi dan data-data perusahaan (obyek penelitian) yang berkaitan dengan masalah yang diteliti.
H. Metode Analisis Data
Untuk menganalisis data yang telah diperoleh, penulis menggunakan metode analisis dengan menggunakan deskriptif kuantitatif, yaitu analisis data yang berdasarkan angka-angka, prosentase, frekuensi dan rata-rata pengolahannya menggunakan statistik deskriptif.
Analisis Regresi Sederhana (Riduwan dan Sunarto, 2007 dalam buku Pengantar Statistika)
Adapun alasan digunakan metode analisis regresi adalah untuk mengetahui pengaruh variabel X yaitu pendidikan dan pelatihan terhadap variabel Y yaitu produktivitas kerja, yang dinyatakan dengan fungsi linear.
Y = a + bX
Dimana untuk a dan b dapat dicari dengan rumus :
(
) (
)
n X b Y a=∑
−∑
dan(
)(
)
(
)
∑
∑
∑
∑
∑
− − = 2 2 X X n Y X XY n b Keterangan:X = Variabel bebas (Pendidikan dan pelatihan) Y = Variabel tidak bebas (Produktivitas kerja) a = nilai konstanta harga Y jika X = 0
b = nilai arah sebagai penentu ramalan (prediksi) yang menunjukkan nilai peningkatan (+) atau nilai penurunan (-) variabel Y n = jumlah responden
Uji Normalitas
Uji normalitas adalah uji yang dilakukan untuk mengecek apakah data penelitian kita berasal dari populasi yang sebarannya normal.
• Jika p lebih kecil daripada 0,05 maka dapat disimpulkan bahwa data yang dimiliki berbeda secara signifikan dengan data virtual yang normal tadi. Ini berarti sebaran datanya tidak normal.
• Jika p lebih besar daripada 0,05 maka dapat disimpulkan bahwa data yang dimiliki tidak berbeda secara signifikan dengan data virtual yang normal. Ini berarti sebaran datanya normal juga.
Uji Koefisien regresi
Menghitung nilai t dengan menggunakan rumus :
b o S b t = Keterangan : b = koefisien Regresi s = Standard error regresi
Sedangkan untuk pengolahan data menggunakan metode prosedur pengolahan data dengan menggunakan SPSS Versi 16.0 (Statistical Product and Service Solutions).
BAB IV
ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Analisis Deskriptif Pendidikan dan Pelatihan
Pendidikan dan pelatihan merupakan salah satu usaha untuk mendukung pengembangan sumber daya manusia. Pengembangan sumber daya manusia pada dasarnya adalah salah satu upaya yang dilakukan oleh suatu organisasi atau perusahaan untuk meningkatkan kualitas dan kompetensi sumber daya manusianya. Pengembangan sumber daya manusia dalam perusahaan atau organisasi tentunya agar dapat merealisasi atau mewujudkan visi dan mencapai tujuan-tujuannya. Untuk memperoleh gambaran dalam penelitian ini, penulis memberikan kuesioner kepada 44 orang responden yang telah terpilih sebagai sampel yang akan digunakan dalam penelitian. Penelitian ini dilakukan pada pegawai dengan jabatan sebagai arsiparis pada Kantor Pusat Departemen Pekerjaan Umum. Berikut penyebaran kuesioner dengan metode Proporsional Stratified Random Sampling:
Tabel 4.1
Komposisi Penyebaran Kuesioner berdasarkan Tingkat Pendidikan
No Tingkat Pendidikan Jumlah Populasi Jumlah Responden 1. SMU/sederajat 59 33 2. Diploma 6 3 3. Strata 1 13 7 4. Strata 2 1 1 5. Strata 3 0 0 JUMLAH 79 44
Tabel 4.2
Komposisi Penyebaran Kuesioner berdasarkan Tingkat Jabatan Arsiparis
No Tingkat Jabatan Arsiparis Jumlah
Populasi Responden
1. Arsiparis Pelaksana 25 14
2. Arsiparis Pelaksana Lanjutan 39 21
3. Arsiparis Penyelia 10 6 4. Arsiparis Pertama 2 1 5. Arsiparis Muda 3 2 6. Arsiparis Madya 0 0 7. Arsiparis Utama 0 0 JUMLAH 79 44
Sumber: Data diolah
Dari kedua tabel di atas terlihat penyebaran kuesioner untuk responden yang bertingkat dilakukan secara proporsional.
1. Analisis Deskriptif Identitas Responden Tabel 4.3
Jenis Kelamin Responden
No Jenis Kelamin Jumlah
Responden Persentase
1. Pria 23 52%
2. Wanita 21 48%
JUMLAH 44 100%
Berdasarkan hasil perhitungan data dari Tabel 4.3 menunjukkan bahwa jumlah arsiparis yang bekerja pada Kantor Pusat Departemen Pekerjaan Umum, perbandingan pegawai pria sedikit lebih banyak dari pegawai wanita, hal ini menunjukkan bahwa jabatan sebagai arsiparis pada Departemen Pekerjaan Umum lebih diminati oleh pegawai pria.
Tabel 4.4 Usia Responden No Usia Jumlah Responden Persentase 1. < 30 tahun 0 0% 2. 30 - 40 tahun 8 18% 3. 41 – 50 tahun 28 64% 4. > 50 tahun 8 18% JUMLAH 44 100%
Sumber : Hasil kuesioner (diolah)
Berdasarkan hasil perhitungan data dari Tabel 4.4 terlihat bahwa responden yang paling banyak berusia antara 41-50 tahun. Hal ini menunjukkan bahwa mayoritas pegawai masih tergolong usia produktif untuk menduduki jabatan sebagai arsiparis.
Tabel 4.5
Pendidikan terakhir responden
No Pendidikan Responden Jumlah
Responden Persentase 1. SMU/sederajat 33 75% 2. Diploma 3 7% 3. Strata 1 7 16% 4. Strata 2 1 2% 5. Strata 3 0 0% JUMLAH 44 100%
Sumber : Hasil Kuesioner (diolah)
Berdasarkan hasil perhitungan data dari tabel 4.5 dapat diketahui bahwa mayoritas pegawai yang berstatus sebagai arsiparis adalah mempunyai pendidikan terakhir SMU/sederajat, artinya untuk menduduki jabatan arsiparis harus ditambah adanya pendidikan dan pelatihan bidang kearsipan agar arsiparis mampu menjawab tantangan kemajuan ilmu dan teknologi dalam kearsipan.
Tabel 4.6
Lamanya Bekerja
No Lama Bekerja Jumlah
Responden Persentase 1. < 5 tahun 0 0% 2. 5 – 15 tahun 12 23% 3. 16 – 30 tahun 27 66% 4. > 30 tahun 5 11% Jumlah 44 100%
