•
Instrumen
= alat yg dipakai untuk
me-ngerjakan sesuatu (spt alat yg dipakai oleh
pekerja teknik alat alat kedokteran optik
pekerja teknik, alat-alat kedokteran, optik,
dan kimia); perkakas;
(Kamus Besar Bahasa Indonesia)•
Pengelolaan Arsip Dinamis
= proses
pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif,
dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan
pemeliharaan, serta penyusutan arsip
(Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).
•
Instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis
adalah alat yang digunakan dalam proses
penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan,
p
p
, p gg
p
,
serta penyusutan arsip dinamis agar dapat
dikendalikan secara efisien, efektif, dan
sistematis
(Yayan Daryan, 2013).•
Instrumen PAD
Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis
yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat
1. Tata Naskah Dinas,
2. Klasifikasi Arsip,
3. Jadwal Retensi Arsip, serta
4. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip.
Keempat unsur tersebut seringkali disebut
sebagai instrumen pengelolaan arsip dinamis
sebagai instrumen pengelolaan arsip dinamis
Keempat instrumen pengelolaan arsip dinamis ini
merupakan syarat awal terciptanya pengelolaan
arsip dinamis dengan baik.
Tata Naskah Dinas INSTRUMEN PAD terdiri dari: Klasifikasi Arsip Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Jadwal Retensi Arsip 1 PENCIPTAAN ARSIP PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS Meliputi kegiatan: 2 PENGGUNAAN ARSIP 4 PENYUSUTAN ARSIP 3 PEMELIHARAAN ARSIP
Sistem Klasifikasi
Penciptaan
Pembuatan Penerimaan
Dokumentasi
- Tata Naskah Dinas - Klasifikasi Arsip - Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses Arsip
Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian
Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS Penggunaan Pemeliharaan
Kepentingan pemerintah dan masyarakat Alih media
Pemberkasan Arsip Aktif Penataan Arsip Inaktif
Klasifikasi Arsip
Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Aktif Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Inaktif
Terjaga dan Umum
Penyusutan
Penyimpanan Arsip Alih Media Arsip
Terjaga dan Umum
Program Arsip Vital
Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Pemindahan Arsip Inaktif Pemusnahan Arsip Penyerahan Arsip Statis
Seleksi – Pembuatan Daftar - Penataan Prosedur - Dokumentasi Prosedur - Dokumentasi
Identifikasi Pelindungan & Pengamanan -Penyelamatan & Pemulihan
•
Tata naskah dinas untuk memenuhi
autentisitas
dan
reliabilitas
arsip;
•
Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan
utuh;
utuh;
•
Mewujudkan arsip sebagai tulang punggung
manajemen penyelenggaraan negara, memori
kolektif bangsa, dan simpul pemersatu bangsa
dalam kerangka NKRI;
•
Untuk menyusun Tata Naskah Dinas, selanjutnya
dapat merujuk pada Peraturan Kepala ANRI
Nomor 02 Tahun 2014 tentang Pedoman
Penyusunan Tata Naskah Dinas
Kewenangan penandatangan an surat Penggunaan cap/stempel dinas
Tata
N k h
Penggunaan Pengaturan Format Surat Pengaturan penomoran surat keluar PengaturanNaskah
Dinas
Kop Surat dan Logo
Pengaturan jenis kertas
•
Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan/
struktur fungsi yang disusun secara sistematis
dan logis yang digunakan sebagai dasar
dan logis yang digunakan sebagai dasar
pemberkasan arsip.
•
“Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip
secara berjenjang dari hasil pelaksanaan
fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa
fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa
kategori unit informasi kearsipan”
(Keputusan Kepala ANRI Nomor 19 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip).
dasar pemberkasan
Klasifikasi
arsip
digunakan
sebagai
penataan arsip penyusutan arsip mendukung akses arsip pemanfaatan arsip` Menyusun Klasifikasi didahului dengan melakukan analisis fungsi organisasi untuk mengetahui arsip apa yang tercipta dalam suatu fungsi organisasi
yang tercipta dalam suatu fungsi organisasi.
` Klasifikasi disusun berdasarkan masalah yang mencerminkan fungsi dan kegiatan organisasi
` Klasifikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembangan dari umum ke khusus. Terdiri dari pokok masalah, sub masalah dan sub sub masalah.
` Setelah tersusun klasifikasi, tambahkan kode klasifikasi untuk mempermudah penyebutan klasifikasi
`
Unsur utama
Æ
unsur fungsi organisasi
`
Fungsi meliputi
Æ
seluruh tanggungjawab yang
`Fungsi meliputi
Æ
seluruh tanggungjawab yang
dibebankan organisasi untuk melaksanakan
kegiatan
`
Jenjang fungsi dan kegiatan dirinci menjadi :
x
Masalah primer (fungsi)
x
Masalah sekunder (kegiatan)
( g
)
Masalah tertier (transaksi/item)
`
Kode Klasifikasi Arsip adalah tanda pengenal
urusan atau masalah dalam bentuk angka,
g ,
huruf atau keduanya.
`
Sarana untuk mempermudah pengenalan
klasifikasi arsip
`
Sarana penghubung klasifikasi secara logis,
sistematis
`
Sarana mempermudah susunan dan urutan
b k
dl
i
i
berkas dlm penyimpanan arsip.
`
Unsur kode
◦ Angka ; abjad ; gabungan abjad dan angka
Instrumen Pengelolaan Arsip 18 Pusdiklat Kearsipan
Masalah Primer : HUBUNGAN MASYARAKAT Masalah Primer : HUBUNGAN MASYARAKAT Masalah Sekunder : Protokoler
Masalah Tersier : Kunjungan
DITAMBAHKAN KODE KLASIFIKASI MENJADI Masalah Primer : HM.HUBUNGAN MASYARAKAT Masalah Sekunder : HM.01. Protokoler
Masalah Tersier : HM.01.01.Kunjungan
•
KP – KEPEGAWAIAN
10 Penerimaan Pegawai 20 Pengangkatan Pegawai 30 Promosi
01 Kenaikan Pangkat/Golongan 02 Pengangkatan Dalam Jabatan 03 Kenaikan Gaji
40 Mutasi
01 Pemindahan/Alih Tugas 02 Tenaga Perbantuan
•
800 – KEPEGAWAIAN
10 Penerimaan Pegawai 20 Pengangkatan Pegawai 30 Promosi
01 Kenaikan Pangkat/Golongan 02 Pengangkatan Dalam Jabatan 03 Kenaikan Gaji
40 Mutasi
Instrumen Pengelolaan Arsip 21 Pusdiklat Kearsipan
01 Pemindahan/Alih Tugas 02 Tenaga Perbantuan
DST.
CONTOH HASIL ANALISIS FUNGSI ORGANISASI
22
PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN
PP
◦ Penerimaan Mahasiswa Baru PP.01
x Formasi PP 01 01 x Formasi PP.01.01 x Kepanitia PP.01.02 x Naskah Soal PP.01.03 ◦ Registrasi Mahasiswa PP.02 x Bukti Bayar PP.02.01 x Daftar Ulang PP.02.02 x KRS PP.02.03 ◦ Perkuliahan PP 03 ◦ Perkuliahan PP.03 x SAP PP.03.01 x Kurikulum PP.03.02 x Silabus PP.03.03
selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang
berisi sekurang-kurangnya jangka waktu
berisi sekurang kurangnya jangka waktu
penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan
keterangan yang berisi rekomendasi tentang
penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan,
dinilai kembali, atau dipermanenkan yang
dipergunakan sebagai pedoman penyusutan
p g
g p
p y
dan penyelamatan arsip.
(Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009)
Lembaga negara, pemerintahan daerah,
perguruan tinggi negeri, serta BUMN
dan/atau BUMD wajib memiliki JRA.
/
j
(Pasal 48, Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009)
JRA ditetapkan oleh pimpinan lembaga
negara, pemerintahan daerah, perguruan
tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD
t l h
d
t
t j
K
l ANRI
setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI.
(Pasal 53, Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012)
JRA lembaga negara ditetapkan oleh
pimpinan lembaga negara setelah mendapat
pimpinan lembaga negara setelah mendapat
persetujuan Kepala ANRI.
JRA pemerintahan daerah provinsi
ditetapkan oleh gubernur setelah mendapat
persetujuan Kepala ANRI.
JRA
i t h
d
h k b
t /k t
JRA pemerintahan daerah kabupaten/kota
ditetapkan oleh bupati/walikota setelah
mendapat persetujuan Kepala ANRI.
`
JRA perguruan tinggi negeri ditetapkan oleh
pimpinan perguruan tinggi yang bersangkutan
setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI melalui
lembaga terkait.
`
JRA BUMN ditetapkan oleh pimpinan BUMN yang
bersangkutan setelah mendapat persetujuan Kepala
ANRI.
`
JRA BUMD provinsi ditetapkan oleh pimpinan BUMD
provinsi yang bersangkutan setelah mendapat
persetujuan Kepala ANRI
persetujuan Kepala ANRI.
`
JRA BUMD kabupaten/kota ditetapkan oleh
pimpinan BUMD kabupaten/kota yang bersangkutan
setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI.
Menjamin penyelamatan arsip kehidupan bermasyarakat, berbangsa
dan bernegara,
Menjadi pedoman dalam
Pencipta Arsip
harus memiliki
JRA, karena:
Menjadi pedoman dalam pelaksanaan penyusutan
arsip;
Mewujudkan pengelolaan arsip yang efektif dan
efisien efisien
Menghindari keraguan dalam penyusutan arsip
`
Tanpa penyusutan arsip, arsip yang dikelola
akan:
◦ Tidak efisien,
◦ Menghambat layanan informasi,
◦ Menghambat kinerja organisasi,
◦ Pemborosan dari segala bidang,
◦ Membuktikan ketidakmampuan manajemen dalam mengelola aset organisasi.
`
Oleh karena itu, JRA wajib dimiliki organisasi
`Oleh karena itu, JRA wajib dimiliki organisasi
pencipta arsip sebagai upaya efisiensi dan
peningkatan kinerja organisasi.
JRA terdiri dari:
›
JRA FASILITATIF berisi jangka waktu
penyimpanan atau retensi dari jenis-jenis arsip
dih ilk
d i k i t
t
f
i
yang dihasilkan dari kegiatan atau fungsi
fasilitatif antara lain keuangan, kepegawaian,
kehumasan, perlengkapan, dan ketatausahaan.
›
JRA SUBSTANTIF berisi jangka waktu
penyimpanan atau retensi dari jenis-jenis arsip
yang dihasilkan dari kegiatan atau fungsi
yang dihasilkan dari kegiatan atau fungsi
substantif setiap pencipta arsip sesuai dengan
fungsi dan tugasnya.
RETENSI ARSIP
RETENSI ARSIP
•
Retensi arsip dalam JRA ditentukan
berdasarkan pedoman retensi arsip.
•
Pedoman retensi arsip disusun oleh
Kepala ANRI bersama dengan lembaga
teknis terkait.
1. Peraturan Kepala ANRI Nomor No. 12/2009
tentang Pedoman Retensi Arsip Non Keuangan
g
p
g
dan Non Kepegawaian;
2. Peraturan Kepala ANRI Nomor 19 Tahun 2011
tentang Pedoman Penilaian Kriteria dan Jenis
Arsip yang Memiliki Nilai Guna Sekunder
(Statis);
3 P
t
B
K
l ANRI d
K
l
3. Peraturan Bersama Kepala ANRI dan Kepala
BKN No. 08/2012 dan No. 15/2012 tentang
Pedoman Retensi Arsip Pegawai Negeri Sipil
dan Pejabat Negara,
4. Peraturan Kepala ANRI Nomor 25 Tahun 2012 tentang Pedoman tentang Pemusnahan Arsip;
5. Peraturan Kepala ANRI Nomor 1 Tahun 2013 tentang Pedoman Retensi Arsip Sektor Perekonomian Urusan P t i
Pertanian;
6. Peraturan Kepala ANRI Nomor 2 Tahun 2013 tentang Pedoman Retensi Arsip Sektor Perekonomian Urusan Perdagangan;
7. Peraturan Kepala ANRI Nomor 3 Tahun 2013 tentang Pedoman Retensi Arsip Sektor Perekonomian Urusan Perhubungan;
Perhubungan;
8. Peraturan Kepala ANRI Nomor 06/2013 tentang Pedoman Retensi Arsip Keuangan.
a. Jenis/series arsip
b
k
k
(
)
b. Jangka waktu penyimpanan (retensi)
◦
retensi aktif
umur/usia berkas di ruang
kerja (unit pengolah)
◦
retensi inaktif
umur/usia berkas di ruang
arsip (
record centre
)
Instrumen Pengelolaan Arsip 38 Pusdiklat Kearsipan
c. Keterangan :
◦
Permanen
, berkas/arsip disimpan
selamanya karena
y
memiliki nilai
kesejarahan
◦
Musnah
berkas/arsip yang dimusnahkan,
setelah disimpan beberapa lama dan tidak
memiliki nilaiguna
◦
Dinilai kembali,
Dinilai ulang setelah
beberapa lama, keputusan jalan tengah
antara musnah atau permanen
a Setiap berkas/arsip memiliki umur atau usia
a. Setiap berkas/arsip memiliki umur atau usia
b. Umur atau usia suatu berkas berbeda dengan
berkas lain, tidak dapat disama-ratakan,
c. Umur atau usia berkas, dalam istilah kearsipan
disebut dengan RETENSI atau JANGKA WAKTU
PENYIMPANAAN
PENYIMPANAAN
d. Penentuan umur/usia/retensi berkas,
tergantung pada hasil PENILAIAN BERKAS
`
Menentukan retensi suatu arsip, harus juga
dipertimbangkan kepada:
dipertimbangkan kepada:
1. Apakah ada peraturan perundang-undangan yang mengatur tentang berapa lama sebuah
dokumen/arsip harus disimpan oleh pencipta arsip? Misalnya: Arsip tentang pajak merujuk kepada Undang-Undang Perpajakan, Arsip mengenai Perbendaharaan Negara harus merujuk kepada Perbendaharaan Negara harus merujuk kepada undang-undang perbendaharaan negara dll. 2. Bagaimanakah kebutuhan organisasi?
PENULISAN RETENSI
a. Dengan angka, misalnya:
1 tahun 2 tahun Musnah
1 tahun 2 tahun Musnah
2 tahun 3 tahun Permanen
3 tahun 2 tahun Dinilai Kembali
b. Dengan kata-kata, misalnya:
“selama masih menjadi pegawai”
c. Angka dan kata-kata :
“1 tahun setelah mendapat kepastian hukum
yang pasti”
PENENTUAN NASIB AKHIR
•
Penentuan nasib akhir diperlukan untuk
menentukan apa yang akan ditentukan pada
arsip dan dituangkan dalam JRA.
•
Nasib akhir ada dua yaitu:
Musnah
dan
Permanen
.
•
Namun jika ada keragu-raguan dapat
dinyatakan:
Dinilai Kembali
Dinilai kembali
pada akhirnya pun akan
•
Dinilai kembali
pada akhirnya pun akan
ditentukan
musnah
atau
permanen
juga.
` Inti dari kegiatan retensi dan nasib akhir dari arsip adalah
“Penilaian Arsip”.
` Penilaian Arsip adalah salah satu kegiatan yang krusial
yang harus dilakukan oleh pelaksana/pengelola/ penanggung jawab dalam bidang kearsipan.
` Hasil kegiatan Penilaian arsip akan sangat menentukan
apakah suatu bangsa dan negara akan memiliki informasi tentang jati diri bangsa dan negaranya atau akan menjadi bangsa yang mengalami sindrom kehilangan
ingatan/informasi ingatan/informasi.
` Kegiatan Penilaian Arsip di satu sisi akan menentukan
perampingan dan efisiensi dalam pengelolaan arsip, disisi lain akan menciptakan arsip sebagai simpul pemersatu bangsa...
PENGERTIAN UMUM
• Penilaian arsip adalah analisis informasi terhadap
kelompok arsip untuk menentukan nilai guna dan masa kelompok arsip untuk menentukan nilai guna dan masa simpan bagi kepentingan organisasi pencipta dan masyarakat luas.
• Penilaian arsip merupakan tindakan penting dan
strategis dalam manajemen arsip untuk menentukan informasi yang bernilaiguna bagi organisasi baik intern maupun ekstern.
l d l k k l h b
• Penilaian Arsip yang dilakukan oleh Lembaga Kearsipan
adalah untuk menjamin tersedianya arsip bernilai guna kesejarahan bagi kepentingan bangsa dan negara sebagai jati diri bangsa, sebagai memori kolektif bangsa.
`
Analisis fungsional adalah pengujian terhadap siapa
yang menciptakan arsip dan apa fungsinya. Analisis
ini didasarkan pada anggapan bahwa arsiparis harus
memahami hubungan keterkaitan antara arsip dan
fungsi lembaga/instansi untuk pentingnya kegunaan
fungsi lembaga/instansi untuk pentingnya kegunaan
arsip.
`
Penilaian makro adalah analisis informasi terhadap
organisasi atau tema sosial untuk menentukan
nilaiguna permanen dengan masa simpan
selamanya.
`
Penilaian mikro adalah analisis informasi yang
`Penilaian mikro adalah analisis informasi yang
memfokuskan pada fisik arsip yang tercipta dalam
suatu organisasi baik untuk menentukan nilaiguna
permanen maupun sementara.
`
Penilaian arsip dalam kaitannya dengan jadwal
retensi arsip adalah untuk menetapkan retensi
arsip Retensi adalah waktu simpan berapa lama
arsip. Retensi adalah waktu simpan berapa lama
suatu arsip harus disimpan, kapan dapat
dipindahkan, kapan dimusnahkan.
`
Penilaian retensi arsip ini merupakan salah satu
A. Semua kebijakan pimpinan LN yang bersifat mengatur sejak proses pembahasan hingga naskah
ARSIP LEMBAGA NEGARA
NILAI KEBUKTIAN (
EVIDENTIAL)
mengatur, sejak proses pembahasan hingga naskah yang ditandatangani oleh pimpinan LN, antara lain:
1) Undang-Undang Dasar; 2) Tap MPR;
3) Undang-undang;
4) Peraturan pemerintah pengganti undang-undang; 5) Peraturan pemerintah; ) p ;
6) Peraturan presiden/keputusan presiden; 7) Instruksi presiden;
8) Keputusan menteri;
9) Keputusan kepala lembaga pemerintah non kementerian.
B. Bukti keberadaan lembaga negara, yakni
bukti mengenai memori dan identitas
lembaga negara yang memuat ciri khas
d
i f
i kh
t t
l
b
dan informasi khusus tentang lembaga
negara sebagai pencipta arsip, antara lain:
1) Struktur organisasi dan tata kerja;
2) Keputusan presiden tentang pengangkatan pejabat eselon I;
3) Keputusan presiden tentang pengangkatan pejabat ) p p g p g g p j negara/publik;
4) Pedoman ketatalaksanaan;
5) Pendirian, perubahan, penyatuan lembaga negara; 6) Lambang dan simbol lembaga negara.
C. Bukti kinerja lembaga negara antara lain:
1) Rencana keuangan; 2) Rencana anggaran tahunan; 3) Surat otorisasi;
4) Pertanggungjawaban keuangan; 4) Pertanggungjawaban keuangan; 5) Neraca dan laporan keuangan tahunan;
6) Program kerja jangka pendek, menengah, dan panjang;
7) Memori of Understanding;
8) BA serah terima arsip statis kepada lembaga kearsipan; 9) LHP yang mencerminkan prestasi ilmiah;
10) Produk karakteristik yang memiliki nilai budaya, ilmiah, 10) Produk karakteristik yang memiliki nilai budaya, ilmiah,
teknologi, dan kemanusiaan;
11) Masterplan;
12) Daftar Pemilih Tetap, Hasil Perhitungan Suara, Peserta Pemilu, sengketa hasil pemilu.
1. Arsip tokoh nasional Soekarno, Soeharto,
Habibie, Abdurrahman Wahid (Gus Dur),
ARSIP LEMBAGA NEGARA
NILAI INFORMASIONAL
Habibie, Abdurrahman Wahid (Gus Dur),
Megawati Soekarno Putri, SBY, para mantan
Wakil Presiden RI, dan lain-lain;
2. Arsip peristiwa bencana nasional tsunami Aceh
dan Nias, gempa bumi Yogyakarta dan Padang,
Lumpur Lapindo, dan lain-lain;
3. Arsip mengenai tempat, misal tempat dibacakan
3. Arsip mengenai tempat, misal tempat dibacakan
naskah proklamasi, tempat pelaksanaan kongres
pemuda, tempat pertemuan tokoh-tokoh
1) Konsep naskah proklamasi tulisan tangan
ARSIP LEMBAGA NEGARA
NILAI INTRINSIK
1) Konsep naskah proklamasi tulisan tangan
Soekarno;
2) Arsip mengenai masa penjajahan Jepang;
3) Surat pengunduran diri Presiden Soeharto;
4) Surat Perintah Sebelas Maret (Supersemar);
5) Dekrit Presiden Soekarno dan Abdurrahman
5) Dekrit Presiden Soekarno dan Abdurrahman
Wahid.
CONTOH
JENIS ARSIP STATIS
BERSKALA DAERAH
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2011 Tentang Pedoman Penilaian Kriteria dan
Jenis Arsip yang Memiliki Nilai Guna Sekunder
`
Penentuan nasib akhir diperlukan untuk
menentukan apa yang akan ditentukan pada
p y g
p
arsip dan dituangkan dalam JRA.
`
Nasib akhir ada dua yaitu:
Musnah
dan
Permanen
.
`
Namun jika ada keragu-raguan dapat
dinyatakan:
y
Dinilai Kembali
`
Dinilai kembali
pada akhirnya pun akan
NO JENIS/SERI ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPAN
KET. AKTIF INAKTIF 1. 2. 3. 4 Pengadaan barang Surat Penawaran Promosi iklan Hasil Audit 2 tahun 1 Tahun 2 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 1 Tahun 3 Tahun 3 tahun Musnah Musnah Dinilai Kembali Dinilai kembali 4. 5. Hasil Audit Struktur organisasi 2 Tahun 2 tahun 3 tahun 5 tahun Dinilai kembali permanen
CONTOH
CONTOH
JADWAL RETENSI ARSIP
JADWAL RETENSI ARSIP KEUANGAN
KEUANGAN
NO
NO JENIS ARSIPJENIS ARSIP RETENSIRETENSI KETKET NO
NO JENIS ARSIPJENIS ARSIP KETKET..
AKTIF
AKTIF INAKTIFINAKTIF
1. 1.
2. 2.
Usulan
Usulan Program, Program, kegiatan kegiatan dandan anggaran anggaran Perda Perda tentangtentang APBD APBD
1
1 tahuntahun sesettelahelah TA TA berakhir
berakhir 2
2 tahuntahun sesettelahelah TA TA berakhir berakhir 3 3 tahuntahun 3 3 tahuntahun Musnah Musnah Permanen Permanen 3.
3. Buku Kas Umum, Buku Kas Umum, Buku Pembantu, Buku Pembantu, Register dan Register dan Buku Tambahan Buku Tambahan 2
2 tahuntahun sesettelahelah TA TA berakhir
berakhir 3 3 tahuntahun Dinilai Dinilai kembalikembali
CONTOH
CONTOH
JADWAL RETENSI ARSIP
JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN
KEPEGAWAIAN
NONO JENIS ARSIPJENIS ARSIP RETENSIRETENSI KETKET.. AKTIF
AKTIF INAKTIFINAKTIF AKTIF
AKTIF INAKTIFINAKTIF
1. 1. 2. 2. penerimaan penerimaan pegawai pegawai Berkas Berkas Perorangan PNS Perorangan PNS 22 tahuntahun 11 tahuntahun sesettelahelah berhenti/pensiun berhenti/pensiun 22 tahuntahun 22 tahuntahun Setelah hak Setelah hak dan dan kewajiban kewajiban Musnah Musnah Musnah, Musnah, kecuali kecuali pejabat pejabat eselon I dan eselon I dan aj ba aj ba habis
habis pepegawaigawai lain oo dadalain yg yg terkaitterkait peristiwa peristiwa nasional nasional Permanen Permanen
CONTOH
JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF
NO JENIS ARSIP RETENSI KET. AKTIF INAKTIF AKTIF INAKTIF 1. 2. Pengumuman/ pemberitahuan Pembuatan/ perubahan Lambang Daerah 1 tahun 3 tahun -3 tahun Musnah Permanen 3. Pengadaan
barang 3 tahun Sampai dengan barang dihapuskan
CONTOH
JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF
NO JENIS ARSIP RETENSI KET.
AKTIF INAKTIF 1. Pembentukan, pemekaran, peningkatan, pemecahan dan penghapusan Daerah-daerah
2 tahun 5 tahun Permanen
2. Rapat kerja Gubernur/ Muspida dan Rakor Lainnya
2 tahun 3 tahun Dinilai kembali,
JENIS ARSIP KLAS RETENSI KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
Pendidikan Penerimaan Formasi PP 01 01 2 2 Musnah Pendidikan dan Pengajaran Penerimaan Mahasiswa Baru Formasi PP.01.01 2 2 Musnah Kepanitian PP.01.02 2 1 Musnah Naskah Soal PP.01.03 2 2 Musnah Registrasi
Mahasiswa
Bukti Bayar PP.02.01 2 8 Musnah Daftar
Ulang PP.02.02 2 2 Musnah Ulang
KRS PP.02.02 2 2 Musnah Perkuliahan SAP PP.03.01 2 2 Musnah Kurikulum PP.03.02 2 2 Musnah Silabus PP.03.03 2 2 Musnah
KLASIFIKASI KEMANAN
DAN AKSES ARSIP
Disusun sebagai dasar untuk
melindungi hak dan kewajiban
pencipta arsip dan publik dalam
mengakses arsip
“
Pencipta arsip wajib menyediakan arsip
dinamis bagi pengguna yang berhak”
(Pasal 24 ayat (1) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)“ Setiap informasi publik bersifat terbuka,
dan dapat diakses oleh setiap pengguna
informasi publik”
p
(Pasal 2 ayat (1) Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik)`
Mempertimbangkan keamanan dan kondisi fisik
arsip ketika diakses, perlu
pengaturan
Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
`
Tata cara menyusun klasifikasi keamanan dan
akses arsip: Peraturan Kepala ANRI Nomor 17
Tahun 2011 tentang Pedoman Pembuatan
Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
Dinamis
Klasifikasi keamanan arsip dinamis
=
Penggolongan/pengkategorian arsip
dinamis berdasarkan tingkat keseriusan
dampak yang ditimbulkan terhadap
kepentingan dan keamaman negara,
publik dan perseorangan
Level akses arsip dinamis
d l h
k t
i
t
adalah pengkategorian pengaturan
ketersediaan arsip dinamis sebagai hasil dari
kewenangan hukum dan otoritas legal
pencipta arsip untuk mempermudah
pemanfaatan arsip
•
Penggunaan arsip dinamis adalah kegiatan
pemanfaatan dan penyediaan arsip dinamis
bagi kepentingan pengguna arsip yang
b h k
berhak.
•
Penggunaan arsip dinamis dilakukan untuk
memenuhi kepentingan dalam kegiatan
perencanaan, pengambilan keputusan,
layanan kepentingan publik, perlindungan
hak atau penyelesaian sengketa
hak, atau penyelesaian sengketa.
•
Penggunaan arsip dinamis dilaksanakan
berdasarkan
sistem klasifikasi keamanan dan
akses arsip.
Yang dimaksud dengan “pengguna yang berhak” adalah setiap orang atau badan hukum yang
PENGGUNA YANG BERHAK
adalah setiap orang atau badan hukum yang memiliki akses terhadap arsip yang didalamnya terkandung informasi publik yang tidak dikecualikan sebagaimana dimaksud dalam undang-undang yang mengatur tentang keterbukaan informasi publik.
Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasilAkses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip merupakan
SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN
DAN AKSES ARSIP
Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip merupakan aturan pembatasan hak akses terhadap fisik arsip dan informasinya sebagai dasar untuk menentukan keterbukaan dan kerahasiaan arsip dalam rangka melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan pengguna dalam pelayanan arsip.
Klasifikasi keamanan dan akses arsip ditentukan as as ea a a da a ses a s p d e u a berdasarkan sifat arsip yang dapat di akses terdiri atas: a. arsip yang bersifat terbuka; dan
“ Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi
pengguna yang berhak” (Pasal 24 ayat (1)
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan)
Kearsipan)
“ Setiap informasi publik bersifat terbuka, dan dapat
diakses oleh setiap pengguna informasi publik”
(Pasal 2 ayat (1) Undang-Undang Nomor 14 Tahun
2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik)
g
)
•
Mempertimbangkan keamanan dan kondisi fisik
arsip ketika diakses, perlu pengaturan
Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
•
Tata cara menyusun klasifikasi keamanan dan
akses arsip: Peraturan Kepala ANRI Nomor 17
Tahun 2011 tentang Pedoman Pembuatan
Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
Dinamis
Klasifikasi keamanan arsip dinamis
=
P
l
/
k t
i
i di
i
Penggolongan/pengkategorian arsip dinamis
berdasarkan tingkat keseriusan dampak yang
ditimbulkan terhadap kepentingan dan
keamaman negara, publik dan perseorangan
JENIS INFORMASI PUBLIK
(berdasarkan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik) tentang Keterbukaan Informasi Publik) 1. Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan
secara berkala;
2. Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta;
3. Informasi yang wajib tersedia setiap saat; 4. Informasi yang dikecualikan;
a. Informasi yang berkaitan dengan badan publik;
b. Informasi mengenai kegiatan dan kinerja badan
publik terkait ;
c. Informasi mengenai laporan keuangan; dan/ atau
d. Informasi lain yang diatur dalam peraturan
perundang-undangan.
I NFORMASI YANG WAJIB DIUMUMKAN
SECARA SERTA-MERTA
a. Badan publik wajib mengumumkan secara
p
j
g
serta-merta suatu informasi yang dapat
mengancam hajat hidup orang banyak
dan ketert iban umum.
b. Kewajiban menyebarluaskan informasi
publik tersebut disampaikan dengan cara
yang mudah dijangkau oleh masyarakat
dan dalam bahasa yang mudah dipahami.
a. Daftar seluruh informasi publik yang berada di bawah penguasaannya, tidak termasuk informasi yang dikecualikan;
p g y , y g ;
b. Hasil keputusan badan publik dan pertimbangannya;
c. Seluruh kebijakan yang ada berikut dokumen pendukungnya; d. Rencana kerja proyek termasuk di dalamnya perkiraan
pengeluaran tahunan badan publik;
e. Perjanj ian badan publik dengan pihak ket iga;
f. Informasi dan kebijakan yang disampaikan pejabat publik dalam j y g p p j p pertemuan yang terbuka untuk umum;
g. Prosedur kerja pegawai badan publik yang berkaitan dengan pelayanan masyarakat ; dan/ atau
h. Laporan mengenai pelayanan akses informasi publik sebagaimana diatur dalam undang-undang ini.
1. Informasi yang dapat membahayakan negara; 2. Informasi yang berkaitan dengan kepentingan
perlindungan usaha dari persaingan usaha tidak sehat; 3. Informasi yang berkaitan dengan hak-hak pribadi; 4. Informasi yang berkaitan dengan rahasia jabatan; dan/
atau atau
5. Informasi publik yang diminta belum dikuasai atau didokumentasikan.
Instrumen Pengelolaan Arsip 81 Pusdiklat Kearsipan 1. 5. • Aspek ketentuan peraturan perundang-undangan dan NSPK • analisis fungsi Pimpinan pencipta arsip yg berwenang mengesahkan SKKAAD Penentuan Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses 2. Pencantuman Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses pada kolom daftar 4. Menentukan unit pengolah Pengesahan oleh Pimpinan Organisasi • analisis fungsi • Aspek analisis risiko;
kolom daftar 3. Pencantuman dasar pertimbangan untuk mengetahui alasan mengapa arsip dikategorikan pada tingkat/derajat klasifikasi keamanan sangat rahasia, rahasia dan terbatas.
unit yg bertanggung jawab terhadap keamanan fisik dan informasi arsip yang dikategorikan sangat rahasia, rahasia dan terbatas.
No Klasifikasi Kode Jenis Arsip Keamanan Klasifikasi Akses Hak Pertimbangan Dasar Pengolah Unit
Keterangan:
1. Kolom “Nomor”, diisi dengan nomor urut;
2. Kolom “Kode Klasifikasi”, diisi dengan kode angka, huruf atau gabungan angka dan huruf yang akan berguna untuk mengintegrasikan antara penciptaan, penyimpanan, dan penyusutan arsip dalam satu kode yang sama sehingga memudahkan pengelolaan; gg p g ;
3. Kolom “Jenis Arsip” diisi dengan judul dan uraian singkat yang menggambarkan isi dari jenis/seri arsip;
4. Kolom “Klasifikasi Keamanan”, diisi dengan tingkat keamanan dari masing-masing jenis/seri arsip yaitu sangat rahasia, rahasia, terbatas atau biasa/terbuka;
5. Kolom “Hak Akses”, diisi dengan nama jabatan yang dapat melakukan pengaksesan terhadap arsip berdasarkan tingkat/ derajat klasifikasi; 6 Kolom dasar pertimbangan diisi dengan uraian yang menerangkan 6. Kolom dasar pertimbangan, diisi dengan uraian yang menerangkan
alasan pengkategorian arsip sebagai sangat rahasia, rahasia dan terbatas;
7. Kolom unit pengolah, diisi dengan unit kerja yang bertanggung jawab terhadap keselamatan dan keamanan fisik dan informasi arsip yang dikategorikan sangat rahasia, rahasia dan terbatas.
Nomor Klasifikasi Kode Jenis Arsip Keamanan Klasifikasi Akses Hak Pertimbangan Dasar Pengolah Unit
1. DL.01.0
2 DiklatPengelolaan Arsip Dinamis terbuka Semua unit kerja terkait - Bag Diklat 2. KP.02.0
2 DP3 Rahasia Kapus Kondite personal pegawai
Tata Usaha Pusdiklat pegawai Pusdiklat
Siapakah yang menetapkan
SKKAAD
•
Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
Dinamis (SKKAAD) harus ditetapkan oleh
pimpinan pencipta arsip.
•
Pencipta Arsip yang dimaksud adalah lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga
didik
h
i
i
litik
pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan.
PRINSIP DASAR PENETAPAN
KLASIFIKASI KEAMANAN ARSIP
DINAMIS ADALAH
:
1. Memperhatikan tingkat keseriusan dampak yang timbul apabila informasi yang terdapat dalam arsip dinamis disalahgunakan oleh pihak-pihak yang tidak berhak untuk tujuan dan kepentingan yang tidak sah; 2. Pengklasifikasian keamanan arsip dinamis harus
dituangkan dalam suatu ketetapan pimpinan berupa
t t t li di t i l b i d
pernyataan tertulis yang disertai alasan sebagai dasar pertimbangan dalam menentukan tingkat klasifikasi.
Prinsip dasar dalam penetapan hak akses arsip dinamis adalah:
PRINSIP DASAR PENETAPAN
AKSES ARSIP DINAMIS
1. Pengaksesan arsip dinamis hanya dapat dilakukan oleh pejabat dan staf yang mempunyai kewenangan untuk akses;
2. Pejabat yang lebih tinggi dapat mengakses arsip yang dibuat oleh pejabat atau staf di bawahnya sesuai dengan hierarki kewenangannya dalam struktur organisasi; dan 3 Pejabat atau staf yang lebih rendah kedudukannya tidak 3. Pejabat atau staf yang lebih rendah kedudukannya tidak
dapat mengakses arsip yang dibuat oleh pejabat di atasnya kecuali sebelumnya telah diberikan izin oleh pejabat yang berwenang.
Digital Archives Writer
z Gratek Microfilm Camera
Roll Scanner menghambat proses penegakan hukum; k k mengungkapkan memorandum yang dirahasiakan. ARSIP BOLEH DIAKSES APABILA, TIDAK: mengganggu kepentingan pelindungan HAKI membahayakan hankam negara; mengungkapkan isi
akta autentik yang bersifat pribadi mengungkapkan rahasia atau data
pribadi; dan mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang dilindungi merugikan ketahanan ekonomi nasional; merugikan kepentingan
politik dan hubungan luar negeri; NO FUNGSI JENIS ARSIP KLASIFIKASI KEAMANAN HAK AKSES
DAFTAR KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS PADA DIRJEN TANAMANN PANGAN
KEMENTERIAN PERTANIAN RI
Dirjen Setditjen Eselon I Eselon II Es. III Es. IV staf SPI Penegak hukum LSM/ masy Dapat menga kses Seluruh inform asi Dapat mengaks es seluruh informas i dibawah nya, kecuali deputi hrs Dapat mengaks es seluruh informas i dibawah nya, kecuali deputi hrs hrs mendap at ijin hrs mendap at ijin
