TUGAS MATA KULIAH
TEORI ORGANISASI DAN MANAJEMEN PENGETAHUAN (TOMP)
KNOWLEDGE SHARING
Dr.Ir. Arif Imam Suroso, MSc
PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNIS
SEKOLAH PASCASARJANA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BAB I PENDAHULUAN
Manajemen pengetahuan (knowledge management) dalam perkembangannya selalu
menjadi perhatian baik oleh para akademisi maupun praktisi bisnis. Pengembangan manajemen pengetahuan ini menjadi penting bagi organisasi terutama perusahaan dalam menghadapi persaingan bisnis yang kompetitif. Untuk itu organisasi memerlukan tools atau cara dalam menghadapi persaingan bisnis yang semakin berkembang secara cepat dan ketat. Google merupakan raksasa search engine yang sangat populer. Google map, google mail, google translate, dan blogspot merupakan fasilitas yang diberikan google untuk knowledge sharing suatu organisasi sehingga memudahkan para akademis dan praktisi bisnis dalam menjalankan aktivitasnya.
Pada tahun 1996 Larry Page dan Sergey Brin membuat sebuah mesin pencari yang disebut dengan nama BackRub, nama ini berasal dari istilah Back Link. Sean Anderson salah satu karyawan Lary Page kemudian mengusulkan nama googolplex. Kemudian Lary Page merespon kata tersebut dengan menyingkat menjadi googol. Googol sendiri memiliki arti sebuah angka yang sangat besar yaitu angka 1 dengan angka 0 di belakangnya hingga 100 deret. Lary Page mencoba melakukan pengecekan ketersediaan nama nomain Googol untuk didaftarkan. Namun Lary Page salah mengeja dan mengetik nama google.com sebenarnya alamat tersebut memang tersedia. Setelah itu pada tanggal 15 September 1997 Lary Page mendaftarkan nama google.com atas nama dirinya dan Sergey Brin. Misi Google adalah mengumpulkan informasi dunia dan menjadikannya dapat diakses secara universal dan berguna. Filosofi Google meliputi slogan seperti ”Don`t be evil” dan “Kerja harusnya menantang dan tantangan itu harusnya menyenangkan”. Sedangkan Google memiliki visi yang sederhana yaitu menjadi mesin pencari yang sempurna dan "Sesuatu yang mengerti apa yang diinginkan, dan memberikan informasi sesuai dengan yang diharapkan”.
Saat ini Google merupakan sebuah perusahaan berpredikat nomor satu dalam top 100 perusahaan yang paling diminati di Amerika, dengan jumlah pegawai sekitar 10 ribu orang. Kini Google telah tumbuh menjadi perusahaan raksasa yang tak mungkin lagi meninggali sebuah garasi, dan oleh karena itulah kini Google mencoba mempertahankan sejarahnya dengan berupaya membeli garasi tersebut sebagai bentuk perlindungan mereka atas sebuah sejarah kerja keras di masa lalu yang telah menjadikan Google seperti apa adanya saat ini.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Knowledge Management
Amrit Tiwana (1999) mendefinisikan knowledge management secara luas dalam arti memanajemeni pengetahuan sebagai “ ...management of organizational knowledge for
creating business value and generating a competitive advantage.” Knowledge Management
memberikan kemampuan untuk mencipta, mengkomunikasikan dan menerapkan pengetahuan yang diperlukan dan berguna bagi pencapaian semua jenis tujuan bisnis. Menurut Amrit Tiwana “Knowledge management is the ability to create and retain greater value from core business competencies." Knowledge Management menyelesaikan masalah bisnis partikular mencakup penciptaan dan penyebaran barang atau jasa inovatif, mengelola dan memperbaiki hubungan dengan para pelanggan, mitra dan pemasok juga mengadministrasi serta meningkatkan praktek dan proses kerja. Schreiber et al (2000), knowledge management diartikan sebagai sebuah kerangka dan sebuah alat untuk memperbaiki infrastruktur pengetahuan organisasi, yang bertujuan untuk mendapatkan pengetahuan yang benar kepada orang yang benar di waktu yang benar pula. Menurut Liss (1999) knowledge management adalah proses yang diarahkan untuk mencari tahu pengetahuan pribadi yang dimilki individu dalam suatu organisasi dan mencari cara untuk membuat pengetahuan tersebut dapat dimiliki oleh orang lain. Knowledge sharing atau berbagi pengetahuan mempunyai definisi yaitu proses dimana para individu yang ada dalam organisasi saling berbagi atau mempertukarkan pengetahuan diantara mereka (Hooff dan Ridder dalam Luciana Andrawina, dkk, 2008).
Secara umum Knowledge Management dapat didefiniskan sebagai satu set (himpunan) intervesi orang, proses dan tool (teknologi) untuk mendukung proses pembuatan, pembauran, penyebaran dan penerapan pengetahuan.
1. Pembuatan (creation) pengetahuan adalah proses perbaikan dari pengetahuan yang ada melalui proses pengalaman yang ada. Biasanya proses ini terjadi ketika ada deteksi kesalahan dan perbaikannya.
2. Lesson learned merupakan salah satu contoh output dari knowledge creation.
3. Pembauran (assimilation) pengetahuan merupakan proses pengumpulan, penyimpanan pengetahuan yang dibuat dengan pengetahuan yang sudah ada di organisasi/perusahaan.
4. Penyebaran (dissemination) pengetahuan merupakan proses pengambilan dan
5. Penerapan (application) pengetahuan merupakan proses pemanfaatan pengetahuan untuk membantu penyelesaian masalah yang sedang dihadapi.
Dalam buku yang ditulis oleh Von Krough, Ichiyo, serta Nonaka (2000), dan Chun Wei Choo, (1998), disampaikan ringkasan gagasan yang mendasari pengertian knowledge adalah sebagai berikut:
(1). Knowledge merupakan kepercayaan yang dapat dipertanggungjawabkan (justified true believe);
(2). Pengetahuan merupakan sesuatu yang eksplisit sekaligus terpikirkan (tacit);
(3). Penciptaan inovasi secara efektif bergantung pada konteks yang memungkinkan terjadinya penciptaan tersebut.
Nonaka dan Takeuchi (1995) menggambarkan 4 proses konversi pengetahuan: sosialisasi, eksternalisasi, kombinasi dan internalisasi. Masing-masing proses melibatkan perubahan satu bentuk pengetahuan (tacit atau explicit) ke bentuk pengetahuan lain (tacit atau explicit). Model ini berfokus pada persoalan penting yaitu bagaimana pengetahuan dapat diciptakan melalui pembagian keorganisasian dan menjadi berguna untuk mengidentifikasi dan menilai aktifitas-aktifitas penting tertentu dalam manajemen pengetahuan. Pengelolaan knowledge explicit lebih mudah dikarenakan sudah tercetak, dalam bentuk buku, jurnal, makalah, skripsi, maupun bentuk karya ilmiah tertulis. Sedangkan untuk pengelolaan tacit knowledge sangat sulit, karena beberapa hal seperti beberapa orang enggan untuk melakukan sharing knowledge kepada orang lain, alasannya cukup mudah bahwa pengetahuan yang dimiliki oleh seseorang adalah kekuatan bagi orang tersebut, bila harus dilakukan sharing, hal tersebut sangat sulit, kecuali fenomena sekarang ini yang dapat tertuang dalam blog-blog yang dimiliki oleh orang yang ahli dalam bidang-bidang tertentu.
Penerapan Knowledge Management
Penerapan Knowledge Management akan memberikan pengaruh terhadap proses bisnis perusahaan:
1. Penghematan waktu dan biaya.
Dengan adanya sumber pengetahuan yang terstruktur dengan baik, maka perusahaan akan mudah untuk menggunakan pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya, sehingga perusahaan akan dapat menghemat waktu dan biaya.
2. Peningkatan aset pengetahuan.
Sumber pengetahuan akan memberikan kemudahan kepada setiap karyawan untuk memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan pengetahuan di lingkungan perusahaan
akan meningkat, yang akhirnya proses kreatifitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap karyawan dapat meningkatkan kompetensinya.
3. Kemampuan beradaptasi.
Perusahaan akan dapat dengan mudah beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis yang terjadi.
4. Peningkatan produktfitas.
Pengetahuan yang sudah ada dapat digunakan ulang untuk proses atau produk yang akan dikembangkan, sehingga produktifitas dari perusahaan akan meningkat.
Membangun Komunitas Pengetahuan yang Strategis
Menurut Maholtra (2000), manajemen Pengetahuan harus memiliki empat aturan berikut: 1. Pengetahuan harus terus dibuat dan berkembang
2. Pengetahuan harus dapat berbagi 3. Pengetahuan harus dapat ditransfer 4. Pengetahuan harus dapat diterapkan
BAB III PEMBAHASAN
Berbagi pengetahuan (knowledge sharing) merupakan salah satu metode dalam
knowledge management yang digunakan untuk memberikan kesempatan kepada anggota
suatu organisasi, instansi atau perusahaan untuk berbagi ilmu pengetahuan, teknik, pengalaman dan ide yang mereka miliki kepada anggota lainnya. Berbagi pengetahuan hanya dapat dilakukan bilamana setiap anggota memiliki kesempatan yang luas dalam menyampaikan pendapat, ide, kritikan, dan komentarnya kepada anggota lainnya. Knowledge Management adalah sebuah konsep yang relatif baru yang bergerak di atas infrastruktur teknologi informasi (Internet & Intranet) yang ada. Sangat berbeda dengan dengan konsep E-commerce yang hari-hari ini sedang booming dan banyak di minati oleh orang banyak. E-commerce seperti yang dirasakan sebetulnya hanyalah membuat efisien proses perdagangan yang sudah ada supaya lebih cepat dan dapat di akses dengan mudah dari segala penjuru dunia. Program-program knowledge management biasanya terkait dengan tujuan organisasi dan diarahkan untuk meraih hasil spesifik, seperti berbagi kecerdasan, meningkatkan kinerja, meningkatkan keunggulan kompetitif, atau mendorong inovasi pada arah yang lebih tinggi seperti dikemukakan oleh Nonaka dan Takeuchi (1995) bahwa penciptaan pengetahuan adalah esensi dari inovasi.
Organisasi yang kompetitif harus dapat mengelola pengetahuan yang ada dalam lingkungannya baik internal maupun eksternal. Pengetahuan itu tidak hanya berupa data dan informasi saja. Diperlukan adanya transfer pengetahuan dari karyawan ke dalam sistem untuk kemudian dapat digunakan sebagai salah satu dasar pertimbangan dalam pengambilan
keputusan. Untuk memungkinkan hal tersebut maka kecerdasan buatan (Artificial
Intelligence) dan Teknologi Informasi dapat digunakan untuk membangun sistem tersebut. Teknologi terus berkembang dan memungkinkan informasi diperoleh secara mudah melalui media Internet di mana saja dan kapan saja. Namun Informasi tersebut perlu di filter untuk mendapatkan Informasi yang benar. Sistem ini nantinya dapat memberikan manfaat, membagi pengetahuan, menciptakan inovasi, meningkatkan operasional dan strategi efisiensi serta efektifitas dalam organisasi.
Search engine atau mesin pencari yang paling popular adalah google. Yang dimaksud mesin pencari adalah sebuah situs tempat dimana akan menemukan apa pun di internet. Mulai dari pencarian alamat website, gambar, file, atau dapat juga mengetahui situs-situs dan topik-topik yang paling populer yang dikunjungi orang melalui google trends. Cara kerja dari
search engine semacam google ini adalah dengan menyimpan informasi tentang begitu banyak halaman web di internet melalui web crawler yang merupakan browser web otomatis yang mengikuti setiap pranala yang dilihatnya. Data yang berkaitan dengan halaman web tersebut kemudian di input dalam data base indeks yang akan digunakan lagi pada pencarian
selanjutnya. Dengan adanya google maupun search engine yang lainnya, sangat
memudahkan dalam proses pencarian data maupun informasi yang diinginkan di internet. Selain sebagai search engine yang populer di masyarakat, google juga melakukan inovasi pelayanan dengan menambahkan berbagai jasa yang lain, seperti jasa web email gratis dengan membentuk gmail.com, lalu ada Google news, google Groups untuk jaringan interaktifnya. Kemudian, ada google earth, sebuah layanan pemetaan dari satelit berupa fotografi udara yang mencakup seluruh wilayah di planet bumi. Jadi dengan www.google.com
akan menemukan fasilitas lengkap dan memudahkan dalam melakukan browsing atau
penjelajahan ke dunia maya dengan efektif dan efisien. Kesuksesan Google terus melejit dengan semakin banyaknya inovasi serta service yang bermanfaat bagi pengguna internet. Hal itu sempat membuat banyak raksasa internet lainnya seperti Yahoo, bahkan Microsoft menjadi khawatir. Bahkan sampai saat ini pun Google tetap berinovasi dengan akan meluncurkan berbagai Produk baru seperti Google Flip serta selalu meng-update dan mengembangkan produk lamanya seperti Picasa dan Google Chrome. Bahkan Google juga rajin menyempurnakan dan melengkapi berbagai fitur produknya seperti Google Translate yang kini widgetnya bisa dipasang di semua halaman situs.
Google dikenal dengan etos kerjanya yang santai, filosofi perusahaan ini didasarkan pada berbagai prinsip biasa seperti, "Anda dapat menghasilkan uang tanpa melakukan vandal", "Anda dapat bekerja serius tanpa mengenakan seragam," dan "Bekerja harusnya menantang dan tantangan itu harusnya menyenangkan. Kesadaran akan sebuah merek dicapai dengan cara melalui mulut ke mulut dan dampak menyebar seperti virus melalui click-click yang dilakukan antara situs yang satu ke situs yang lain, revenue pun dapat diperoleh dengan cara menggunakan para pengiklan untuk menarget pengguna-pengguna online melalui cara-cara yang efisien dan canggih. Google berargumentasi bahwa hal ini membuat periklanan menguntungkan bagi kedua belah pihak, baik pihak pelanggan maupun pihak pengiklan yang memasang iklan tersebut. Sepuluh prinsip tentang designing yang akan selalu diterapkan google dalam berkutat tentang project, yaitu :
1. Focus on people – their lives, their work, their dreams.
Google sangat memperhatikan para pengguna jasanya, dalam hal ini tentu saja Manusia. Google sangat konsen tentang kehidupan manusia, apa pekerjaan sehari-harinya dan apa
saja mimpi-mimpinya. Tim google terlatih untuk bisa mencari apa yang sebenarnya sedang dibutuhkan oleh Manusia, setiap hasil karya Google harus meningkatkan kualitas hidup orang tersebut.
2. Every millisecond counts.
Tidak ada suatu hal yang lebih berharga dibandingkan waktu. Semua halaman Google harus dapat dengan cepat dibuka. Google menempatkan fitur-fitur penting pada lokasi yang mudah untuk dicari dan mudah dikenali sehingga tidak akan membuat user menjadi bingung dan pusing. Kecepatan adalah sebuah keunggulan bagi Google dan tentunya tidak akan dikorbankan apabila tidak disertai dengan alasan yang memang masuk akal.
3. Simplicity is powerful.
Kesederhanaan desain selalu menjadi elemen yang mengisi ruang lingkup pekerjaan Google, kemudahan untuk mempergunakan, tampilan visual, kecepatan dan aksesibilitas adalah impak yang bagus karena adanya kesederhanaan tersebut. Walaupun program yang ada harus berisi hal-hal yang kompleks dan rumit, Google akan tetap menjaga kesederhanaan di dalamnya dengan sempurna.
4. Engage beginners and attract experts.
Menarik minat para pemula dan sangat berguna bagi para ahli. Semua program atau project hasil kreasi Google harus bisa menjadi rujukan bagi para pengguna yang masih pemula maupun yang sudah sangat ahli secara sekaligus.
5. Dare to innovate.
Berarti berani untuk melakukan inovasi-inovasi. Konsistensi desain membangun sebuah pondasi yang bisa dipercaya terhadap semua produk yang diciptakan Google, membuat para user merasa nyaman, dan membantu mempermudah menyelesaikan pekerjaan.
6. Design for the world.
Arena World Wide Web telah terbuka lebar dan menyediakan banyak hal yang bisa kita cari disana, darimanapun dan kapanpun. Banyak orang yang telah menggunakan fasilitas internet melalui mobile gadgets nya. Tujuan Google adalah mendesain sebuah produk yang memang benar-benar relevan dan tersedia melalui media ataupun metode yang di mata para pengguna memang masuk akal. Google memiliki misi bahwa semua informasi yang bersifat global, universal dan general memang dapat diakses dengan cara yang diingini oleh para penggunanya.
7. Plan for today’s and tomorrow’s business.
Produk komersil Google selain menghasilkan banyak uang, juga dapat dipastikan selalu berguna bagi para penggunanya. Untuk bisa mewujudkan gol tujuan tersebut, tim desainer
akan selalu memastikan bahwa apa yang menjadi tujuan bisnis perusahaan harus sama dengan apa yang diidam-idamkan oleh para pengguna. Tim akan memastikan bahwa iklan-iklan yang terpasang di Google adalah iklan yang relevan, berguna dan beridentitas jelas. Google tidak akan pernah mencoba untuk meningkatkan revenue dari sebuah produk apabila pengambilan putusan tersebut berpotensi untuk mengurangi jumlah pengguna Google di masa yang akan datang.
8. Delight the eye without distracting the mind.
Apabila pengguna melihat hasil desain Google dan berkomentar ” Wow, it’s vey beautiful” hal tersebut tentunya akan membuat tim merasa puas dan tersenyum. Kesan pertama yang impresif dan indah akan membuat pengguna merasa nyaman, langkah selanjutnya adalah membuat mereka yakin bahwa produk yang sedang mereka pakai memang handal dan profesional. Dan tentunya akan mendorong pengguna untuk menciptakan produk mereka sendiri. Simple dan elegan memang tidak selamanya cocok untuk semua produk, tapi aspek audience dan konteks kultur memang kadang berperan sangat besar. Desain visual produk Google harus menguntungkan dan menyenangkan bagi pengguna dan harus mampu meningkatkan nilai guna itu sendiri bagi users.
9. Be worthy of people’s trust.
Sebuah desain yang baik bisa jadi akan menjadi sebuah perjalanan yang panjang untuk dapat memperoleh kepercayaan dari para penggunanya. Membangung kehandalan produk Google semuanya dimulai dari aspek yang paling mendasar , sebagai contoh untuk dapat memastikan bahwa interface yang ada memang efisien dan profesional, perintah-perintah yang ada dapat dengan mudah untuk dijalankan, iklan yang ada benar-benar teridentifikasi dengan jelas, terminologinya konsisten, dan pengguna tidak akan pernah tekejutkan dengan sesuatu yang tidak menyenangkan. Google akan selalu memastikan kembali secara jujur kepada pengguna, terutama mengenai data sharing, sehingga pengguna selalu diinformasikan tentang pilihan-pilihan yang tersedia.
10. Add a human touch.
Google terdiri atas berbagai macam personality yang bervariasi dan memiliki identitasnya masing-masing, demikian dengan desain Google yang selalu memiliki personality masing-masing.
Empat proses konversi pengetahuan pada google adalah :
Sosialisasi (tacit ke tacit) : jika ingin mengetahui sesuatu hal yang memerlukan diskusi dengan orang lain maka dalam google dapat menggunakan forum tanya jawab dan blog.
Sharing knowledge akan tercipta dengan cara membaca atau memberikan komentar pada kedua produk google tersebut.
Eksternalisasi (tacit ke explicit) : kelompok orang dengan tujuan yang sama mengkontribusikan pengetahuan tacit sehingga menghasilkan pengetahuan explisit dan pengetahuan ini dapat diakses orang lain.
Kombinasi (explisit ke explisit) : dalam google terdapat link yang merujuk ke pengetahuan lain sehingga pembaca dapat mendapatkan bahasan lebih dalam tentang topik yang dicarinya.
Internalisasi (explisit ke tacit) : dengan adanya iklan akan timbul transfer pengetahuan dari explisit ke tacit.
Ada beberapa kendala yang dihadapi sebelum akhirnya dapat memanfaatkan dan
menciptakan pengetahuan-pengetahuan baru, yaitu kendala dalam mengakses,
mengorganisasikan, dan menangkap pengetahuan. Selain kendala dari dimensi proses tersebut, juga ada kendala dari dimensi budaya. Sebelum terciptanya suasana yang mendorong inovasi (innovate), diperlukan suasana yang mendorong dilakukannya berbagi (share) pengetahuan dan bekerja sama (collaborate). Google mempunyai knowledge management yang potensial sehingga jika terjadi kendala dalam proses inovasi dapat ditangani dengan mudah.
BAB IV KESIMPULAN
Program-program knowledge management biasanya terkait dengan tujuan organisasi dan diarahkan untuk meraih hasil spesifik, seperti berbagi kecerdasan, meningkatkan kinerja, meningkatkan keunggulan kompetitif, atau mendorong inovasi pada arah yang lebih tinggi.
Search engine semacam google dimulai dengan menyimpan informasi tentang begitu banyak
halaman web di internet melalui web crawler. Data yang berkaitan dengan halaman web tersebut kemudian di input dalam data base indeks yang akan digunakan lagi pada pencarian selanjutnya. Kesuksesan Google melejit dengan semakin banyaknya inovasi serta service yang bermanfaat bagi pengguna internet.
DAFTAR PUSTAKA
Andrawina, Luciana, Govindaraju, Rajesri, Samadhi, TMA Ari, Sudirman, Iman. 2008. Hubungan antara Knowledge Sharing Capability, Absorptive Capacity dan mekanisme formal : Studi Kasus Industri Teknologi Informasi dan Komunikasi di Indonesia. Jurnal Teknik Industri.
Liss, K. 1999. Do We know How to Do That? Understanding Knowledge Management. Harvard Management Update, 1-4.
Malhotra, Yogesh. 2000. Knowledge Management for E-Business Performance: Advancing Information Strategy to "Internet Time". The Exucutives Journal.
Nonaka, I & Takeuchi, H. 1995. The Knowledge-Creating Company. New York.
Schreiber, G. 2000. Knowledge Engineering and Management : The Commonkads
Methodology. MIT Press.
Setiarso, Bambang 2005. Knowledge Sharing in Organizations: models and mechanism.
Setiarso, Bambang. 2009. Knowledge management and Knowledge Sharing in Indonesia Institute of Sciences (LIPI) : Facing Lot of Challenges to Disseminate Scientific Knowledge for the society. Asia-Pacific Conference on Library & Information Education & Practice.
