Sistem Informasi
Distribusi Sepeda Motor Pada Perusahaan Induk Penjualan
Studi Kasus PT. Surya Timur Sakti Jatim
Project Charter
Version 3.0
Kelompok 7:
Dwi Kartika Rahayu
(10410100032)
Muhammad Haris Ginanjar
(10410100086)
Kentdra Handiono
(10410100082)
Revision History
Date Version Description Author
26‐Februari‐2014 1.0 Draft awal Project Charter 4‐Maret‐2014 2.0 Perubahan Judul Project Charter 7‐Maret‐2014 3.0 • Revisi Business Case/Need
• Revisi Business Objective
• Revisi Project Description
• Revisi Project Objective & Success Criteria
• Revisi Requirements
• Revisi Assumptions
• Revisi Project Deliverables
• Revisi Summary Milestone Schedule
Table of Contents
1. Executive Summary 4
2. Project Purpose/Justification 4
2.1 Business Case/Need 4
2.2 Business Objective 4
3. Project Description 5
3.1 Project Objective and Success Criteria 5
3.2 Requirements 5
3.3 Constraints 6
3.4 Assumptions 6
4. Risks 7
5. Project Deliverables 7
6. Summary Milestone Schedule 8
7. Summary Budget 9
8. Project Approval Requirements 9
9. Project Manager 9
Project Charter
1.
Executive Summary
PT. Surya Timur Sakti merupakan main dealer di jawa timur dengan pengalaman bertahun‐tahun sebagai main dealer produk motor Yamaha yang mendistribusikan sepeda motor kepada sub dealer di wilayah jawa timur, kalimantan hingga mataram. Didirikan di tahun 1974, perusahaan yang semula hanya mempunyai 17 karyawan, karena semakin berkembangnya perusahaan kini telah memiliki ratusan karyawan.
Dengan visi perusahaan "Menjadi perusahaan penyalur sepeda motor Yamaha terbaik di Indonesia", perusahaan PT. Surya Timur Sakti Jatim berupaya menjadi dealer yang terbaik di indonesia.
Pada PT. Surya Timur Sakti Jatim itu sendiri telah memiliki sistem distribusi sepeda motor, tetapi sistem tersebut masih memerlukan banyak waktu, tenaga, dan proses yang rumit dalam menyelesaikan sistem tersebut.
Maka dari itu PT. Surya Timur Sakti Jatim menginginkan adanya suatu sistem informasi Distribusi Sepeda motor (baru) yang dapat meminimalkan kesalahan akibat human error, dan efektifitas serta efisiensi waktu proses yang ada.
2.
Project Purpose/Justification
2.1 Business Case/Need
Proyek ini digagas karena adanya kebutuhan manajerial di PT. Surya Timur Sakti Jatim untuk proses pendistribusian sepeda motor kepada sub dealer yang dilakukan dengan mempertimbangakan faktor penjualan sub dealer bulan lalu serta 3 bulan lalu,jumlah stok di sub dealer serta pembagian sepeda motor dari Yamaha pusat secara manual tidak lagi di butuhkan. Sehingga Pendistribusian sepeda motor di PT. Surya Timur Sakti Jatim dapat berlangsung efektif dan efisien.
2.2 Business Objective
Adapun proyek ini memiliki beberapa objektif/tujuan sebagai berikut:
1. Mempercepat pendistribusian sepeda motor dari Yamaha pusat yang semula di lakukan secara manual. Dengan adanya sistem ini maka pendistribusian sepeda motor menjadi terkomputerisasi
2. Membantu perusahaan untuk menentukan jumlah sepeda motor yang akan di distribusikan ke sub dealer secara cepat dan efektif.
3.
Project Description
Proyek ini merupakan sistem informasi distribusi sepeda motor yang dapat membantu bagian distribusi dalam mempermuda mengakses informasi yang mereka butuhkan, meminimalkan kesalahan akibat human error, dan efektifitas serta efesiensi waktu proses yang ada. Dengan demikian pendistribusian sepeda motor di PT.Surya Timur Sakti Jatim dapat berlangsung efektif dan efesien .
3.1 Project Objective and Success Criteria
Proyek sistem informasi distribusi sepeda motor dibuat agar dapat mempermuda bagian distribusi untuk meminimalkan kesalahan akibat human error, dan efektifitas serta efesiensi waktu proses yang ada. Oleh sebab itu dibutuhkan kriteria sukses untuk merealisasikan proyek ini.
Adapun kriteria sukses proyek ini adalah sebagai berikut: 1. Membentuk tim proyek selesai tanggal 19‐Februari‐2014 2. Survey permasalahan dan kebutuhan selesai 23‐Februari‐2014. 3. Perancangan dan pembangunan sistem selesai 7‐Mei‐2014 4. Uji coba dan implementasi selesai 25‐Juni‐2014
3.2 Requirements
Adapun kebutuhan yang digunakan dalam berjalannya proyek, sebagai berikut : 1. Project Integration:
Mengintegrasikan berbagai elemen dari proyek. Knowledge area ini dipengaruhi dan mempengaruhi elemen kompetensi lain.
2. Empat Pilar Area Pengetahuan Menuntun Pada Tujuan‐Tujuan Proyek Spesifik :
a. Scope:
Mendefinisikan dan mengelola semua pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dengan baik.
b. Waktu:
Memperkirakan waktu yang dibutuhkan guna menyelesaikan proyek, membuat jadwal proyek yang wajar dan menjamin ketepatan waktu dalam menyelesaikan proyek.
c. Biaya:
Menjamin bahwa proyek yang dilakukan akan memuaskan dan memenuhi kebutuhan yang sudah disepakati sebelumnya.
3. Empat Area Pengetahuan Yang Memfasilitasi Adalah Alat Untuk Mencapai Tujuan‐ Tujuan Proyek :
a. Manajemen sumber daya manusia:
Berkaitan dengan efektifitas menggunakan sumber daya manusia yang terlibat dalam proyek.
b. Komunikasi:
Membuat, mengumpulkan, menyebarkan dan menyimpan informasi proyek. c. Resiko:
Mengidentifikasi, menganalisis dan merespon resiko‐resiko yang berkaitan dengan proyek yang dikerjakan.
d. Pengadaan:
memperoleh barang‐barang dan servis untuk mendukung pelaksanaan proyek baik dari dalam maupun luar organisasi.
3.3 Constraints
Berdasarkan latar belakang masalah diatas, dirumuskan pembatasan masalah sebagai berikut:
1. System yang dibahas adalah distribusi sepeda motor
2. Progam yang digunakan menggunakan Microsoft Visual Basic. 3. Database yang digunakan adalah Microsoft SQL Server 2008.
3.4 Assumptions
Berikut ini adalah asumsi sistem informasi distribusi sepeda motor pada perusahaan induk penjualan PT. Surya Timur Sakti Jatim :
1. Sistem informasi ini dapat membantu memberikan kemudahan dalam pembagian alokasi sepeda motor kepada sub dealer.
4.
Risks
Berikut ini merupakan risiko yang kemungkinan terjadi pada pengerjaan proyek sistem informasi distribusi sepeda motor dimana seorang project manager dapat menentukan apa yang seharusnya dilakukan agar risiko tersebut dapat diminimalisir, sehingga kemungkinan muncul risiko agar minim atau tidak ada sama sekali. Adapun risiko yang bisa terjadi, tiga teratas probabilitas dan dampak tertinggi proyek ini adalah : 1. Kesalahan analisa kebutuhan system (Kategori Teknis)
Selama melakukan analisa kebutuhan sistem, terjadi hambatan‐hambatan yang mengakibatkan analisa sistem yang tidak sesuai dengan yang diharapkan oleh pihak stakeholder. Sering adanya revisi oleh pihak stakeholder saat pengerjaan proyek menjadi indikasi adanya risiko ini.
2. Informasi Salah (Kategori Human Resource)
Banyaknya informasi yang harus diolah untuk diterapkan dalam proyek memungkinkan pihak tim proyak dan stakeholder tidak menerima informasi dengan baik karena berbedanya pemahaman dari masing‐masing pihak.
3. Kurangnya Komunikasi (Kategori Human Resource)
Pekerjaan yang dilakukan untuk menyelesaikan proyek sangat kompleks dan rumit, ketika seluruh anggota tim proyek sibuk dengan pekerjaan masing‐masing, komunikasi menjadi hal yang sangat jarang dilakukan. Hal tersebut dapat berdampak pada analisa desain dan sistem akhir nantinya.
5.
Project Deliverables
Project deriverables yang harus diberikan atau diserahkan setelah berhasil dalam suatu pencapaian proyek sistem informasi distribusi sepeda motor yang harus dipenuhi demi kelancaran proyek tersebut yaitu :
1. Dokumen Project Charter
2. Dokumen Project Management Plan 3. Dokumen Scope Management Plan 4. Dokumen Schedule Management Plan 5. Dokumen Cost Management Plan 6. Dokumen Quality Management Plan 7. Dokumen Resource Management Plan 8. Dokumen Risk Management Plan
11.Dokumen SRS 12.Dokumen SAD
6.
Summary Milestone Schedule
Summary Milestone Schedule ‐ List key project milestones relative to project start.
No Project Milestone Target Date (dd/mm/yyyy)
1 Pembentukan Tim Proyek 19/02/2014
2 Kick Off Meeting 21/02/2014
3 Analisa Kebutuhan Stakeholder 23/02/2014
4 Rapat Tim Proyek 25/02/2014
5 Pembuatan Project Charter 26/02/2014
6 Pembuatan Software Development Planning 12/03/2014
7 Pembuatan Software Requirement Specification 19/03/2014
8 Pembuatan Software Architecture Document 26/03/2014
9 Test Plan
- Tes Peforma
- Tes Ketahanan Sistem - Security Sistem - Akses Sistem
9/04/2014
10/04/2014
11/04/2014
12/04/2014
10 Programmer Plan 23/04/2014
11 Pembuatan Aplikasi 07/05/2014
12 Testing & Implementasi 25/06/2014
7.
Summary Budget
No. Project Components Component Cost
1 Gaji Sumber Daya Manusia 4 Orang @1.500.000
6.000.000
2 Biaya Umum (cetak, dokumen, notulen, dll) 400.000
3 Biaya Operasional (survey, rapat, sewa, hardware, dll) 1.500.000
4 Biaya Software 10.000.000
Biaya Proyek 17.900.000
8.
Project Approval Requirements
Pengerjaan proyek sistem informasi distribusi sepeda motor pada PT Surya Timur Sakti Jatim ini dikatakan sukses atau berhasil jika sistem tersebut telah sesuai dengan rencana persetujuan yang direncanakan pada proyek yang meliputi spesifikasi, waktu pengerjaan proyek, dan biaya yang dikeluarkan. Dengan proyek yang sudah direncanakan maka akan berjalan dengan lancer jika tidak maka akan berpengaruh terhadap pengerjaan proyek dari waktu dan biaya.
9.
Project Manager
Pembangunan sistem informasi distribusi sepeda motor ini dimanageri oleh Sapta Indra Permana. Project Manager bertugas untuk meng‐handle, memonitoring, bertanggung jawab atas semua tugas dalam segala pekerjaan suatu proyek, mulai dari penjadwalan, komunikasi mengenai proyek baik itu anggota maupun pihak sponsor. Dalam pengerjaannya, project manager dibantu oleh tim anggota mulai dari system analyst, system design, dan project administration. Project manager disini juga bertugas mengkoordinasikan semua kebutuhan proyek, mulai dari sumber daya, anggaran pengeluran, serta jumlah anggaran yang dialokasikan selama proyek tersebut dikerjakan. Project manager juga harus memberikan laporan progress setiap satu bulan sekali, agar pihak sponsor mengetahui sejauh mana perkembangan proyek dan jika ada suatu ketidaksepakatan atau ketidaksepahaman dapat diselesaikan dengan cepat sehingga tidak terlalu terganggu dalam masalah waktu dan biaya yang dikeluarkan.
10.
Authorization
Proyek ini disetujui oleh:
