ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF STUDI KASUS
PADA SEKRETARIAT KABINET
Edy Martha1, Dewi Agushinta R2 1Pusat Data dan Informasi Sekretariat Kabinet
Jl. Veteran No.18 Jakarta Pusat 10110
2
Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi Jl. Margonda Raya No. 100 Pondok Cina, Depok 16424email: 1ardy_aja@yahoo.com, 2dewiar@staff.gunadarma.ac.id
ABSTRAKS
Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Informasi merupakan hasil proses data beragam yang telah dibentuk sedemikan rupa sehingga sesuai dengan permintaan pengguna. Kesalahan informasi yang diperoleh mengakibatkan kesalahan dalam pengambilan keputusan atau dikenal juga dengan istilah garbage in garbage out. Di lingkungan Sekretariat Kabinet, Sistem Informasi Eksekutif dibutuhkan oleh Sekretaris kabinet dalam rangka memberikan analisis dan dukungan informasi kepada Presiden dan Wakil Presiden, guna mendapatkan informasi secara mudah, cepat, akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. Sistem informasi tersebut harus mampu memberikan informasi secara ringkas dan memiliki daya guna yang tinggi untuk Sekretaris Kabinet kapanpun dibutuhkan. Informasi yang dihasilkan berupa summary atau ringkasan dari hasil analisis terhadap pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan dan program Pemerintah, penyiapan rancangan Peraturan Presiden, Keputusan Presiden, dan Instruksi Presiden, hasil sidang kabinet serta pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan pemerintahan dan kepangkatan Pegawai Negeri Sipil yang kewenangannya berada di tangan Presiden sesuai dengan tugas dan fungsi Setkab. Sebuah SIE untuk Sekretariat Kabinet berhasil dirancang yang meliputi rancangan menu input data, laporan berbentuk dashboard dan grafik, data warehouse yang mengintegrasikan database aplikasi Sidkab, SIPUU, SIMPEG, serta rancangan arsitektur jaringan SIE yang terdiri dari aplikasi Sidkab, SIPUU, serta SIMPEG.
Kata kunci: eksekutif, informasi, peraturan, perundang-undangan, sistem.
1. PENDAHULUAN
Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Informasi merupakan hasil proses data yang beragam yang telah dibentuk sedemikan rupa sehingga sesuai dengan permintaan pengguna. Data adalah kumpulan angka maupun karakter yang mempunyai arti tertentu dan diambil dari realita atau kenyataan yang terjadi pada suatu lokasi. Kesalahan informasi yang diperoleh mengakibatkan kesalahan dalam pengambilan keputusan atau dikenal juga dengan istilah garbage in garbage out.
Sistem Informasi Eksekutif adalah salah satu tipe sistem informasi berbasis komputer yang ditujukan untuk memfasilitasi kebutuhan informasi yang berkaitan dengan tercapainya tujuan suatu organisasi bagi eksekutif (Oktarina dkk, 2010). Dengan Sistem Informasi Eksekutif, seorang eksekutif dapat melakukan pengidentifikasian isu-isu strategis dan mengeksplorasi informasi untuk menemukan akar permasalahan dari isu-isu tersebut (Floyd, 2009). Penggunaan Sistem Informasi Eksekutif didasarkan pada beberapa hal di antaranya perbedaan tugas tanggung jawab, dan kebutuhan informasi antara seorang eksekutif dan bawahannya (Margianti dkk, 2004).
Di lingkungan Sekretariat Kabinet, Sistem Informasi Eksekutif diduga dibutuhkan oleh Sekretaris kabinet dalam rangka memberikan
analisis dan dukungan informasi kepada Presiden dan Wakil Presiden, guna mendapatkan informasi secara mudah, cepat, akurat, dan dapat dipertanggungjawabkan. Sistem informasi tersebut harus mampu memberikan informasi secara ringkas namun memiliki daya guna yang tinggi untuk Sekretaris Kabinet kapanpun dibutuhkan. Informasi yang dihasilkan berupa summary atau ringkasan dari hasil analisa terhadap pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan dan program Pemerintah, penyiapan rancangan Peraturan Presiden, Keputusan Presiden, dan Instruksi Presiden, hasil sidang kabinet serta pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan pemerintahan dan kepangkatan pegawai negeri sipil yang kewenangannya berada di tangan Presiden sesuai dengan tugas dan fungsi Setkab.
Dalam penelitian ini dirancang model Sistem Informasi Eksekutif yang diberi nama Sistem Informasi Eksekutif Sekretariat Kabinet.
2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1Arsitektur Sistem Informasi Eksekutif Sistem Informasi Eksekutif adalah salah satu tipe sistem informasi berbasis komputer yang ditujukan untuk memfasilitasi kebutuhan informasi yang berkaitan dengan tercapainya tujuan suatu organisasi bagi eksekutif (Oktarina dkk, 2010).
Dalam membangun SIE digunakan metode
rekayasa siklus hidup sistem SIE yang terdiri dari beberapa tahapan yang digambarkan dalam gambar 1 (Lungu dkk, 2005).
Gambar 1. Siklus Hidup Sistem Informasi Eksekutif
Aristektur SIE terdiri dari 3 level, (Lungu dkk, 2005), yaitu:
a. Data Management, yaitu data yang disimpan dalam database, data-warehouse, dan lain-lain; b. Model Management, level yang memuat proses
pengambilan data dari sumber luar lainnya di luar database yang sudah ada dan mentransformasikannya untuk dimasukkan ke dalam database yang digunakan dalam SIE. Proses ini dikenal dengan nama Extract, Transform, Load (ETL).
c. Visualisasi Data, yaitu penampilan informasi baik berbentuk grafik maupun narasi yang digunakan oleh ekseskutif untuk mengambil keputusan.
Secara umum, 3 level dimaksud, dijelaskan dalam gambar 2.
2.2 Proses Pengembangan Sistem
Proses pengembangan sistem merupakan satu set aktifitas, metode, praktik terbaik, barang siap dikirim, dan peralatan terotomasi yang digunakan para stakeholder untuk mengembangkan dan secara berkesinambungan memperbaiki, mengembangkan dan memelihara sistem informasi dan perangkat lunak (Whitten, 2004). Proses pengembangan sistem di kebanyakan organisasi mengikuti pendekatan pemecahan masalah.
Pendekatan masalah yang banyak digunakan kebanyakan perusahaan terdiri dari beberapa langkah umum, yaitu:
a. Mengidentifikasi masalah.
b. Menganalisis dan memahami masalah.
c. Mengidentifikasi persyaratan dan harapan solusi. d. Mengidentifikasi solusi alternatif dan memilih
tindakan yang ”terbaik”. e. Mendesain solusi yang dipilih. f. Mengimplementasi solusi yang dipilih.
g. Mengevaluasi hasilnya (jika masalah tidak terpecahkan, kembalilah ke langkah satu atau
dua seperlunya).
Untuk mudahnya, pendekatan pemecahan masalah awal terdiri dari 4 tahap atau fase yang harus diselesaikan untuk semua proyek pengembangan sistem – permulaan sistem, analisis sistem, desain sistem, dan implementasi sistem.
Gambar 2. Arsitektur Sistem Informasi Eksekutif
3. PERANCANGAN SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF SEKRETARIAT KABINET 3.1 Aplikasi yang telah dibangun di
Sekretariat Kabinet
3.1.1 Aplikasi Pencarian Informasi
Peraturan
Perundang-undangan
menggunakan alat bantu UML seperti gambar 3.
Gambar 3. Use case diagram aplikasi PUU
3.1.2 Aplikasi Informasi Sidang Kabinet
Aplikasi Sidang Kabinet (Sidkab) adalah aplikasi yang dibangun untuk mencatat, mendokumentasikan, dan mengelola dokumen jadwal, pelaksanaan, serta hasil penyelenggaraan Sidang Kabinet yang dipimpin atau dihadiri oleh Presiden. Aplikasi Sidkab dibangun dengan menggunakan PHP 5.0 dan database My SQL 3.5.
Untuk memudahkan pemahaman alur kerja aplikasi ini, dibuat model sistem dengan menggunakan alat bantuUML, seperti pada gambar 4.
Gambar 4. Use case diagram aplikasi Informasi Sidang Kabinet
3.1.3 Aplikasi Informasi
KepegawaianGolongan
IV/c Ke atas
Aplikasi Kepegawaian Golongan IV/c ke atas (SIMPEG) adalah aplikasi untuk memproses dan membuat draft Keputusan Presiden mengenai usulan kenaikan pangkat, pemberhentian, dan pensiun (KPP) Pegawai Negeri Sipil (PNS) Golongan IV/c ke atas yang kewenangannya berada pada Presiden.
Untuk memudahkan pemahaman alur kerja aplikasi ini, model sistem dengan menggunakan alat bantu UML dibuat, seperti pada gambar 5.
Gambar 5. Use case diagram aplikasi SIMPEG
3.2 Identifikasi Kebutuhan Informasi Eksekutif
Dalam rangka mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi Seskab, yaitu memberikan memberi dukungan staf, administrasi, teknis, dan pemikiran kepada Presiden selaku Kepala Pemerintahan, maka diperlukan sebuah aplikasi yang mampu memberikan informasi secara cepat. Informasi yang
dimaksud tidak berupa kalimat yang panjang, namun berupa ringkasan berbentuk grafik yang merupakan
summary yang menggambarkan keadaaan
sebenarnya. Berdasarkan hasil wawancara, informasi yang dibutuhkan antara lain: (1) Jumlah Sidang Kabinet yang diimplementasikan menjadi PUU, (2) Jumlah PUU yang terkait dengan topik Sidang Kabinet, (3) Jumlah usulan KPP yang belum diproses menjadi Keppres.
3.3 Analisis Bisnis
Berdasarkan identifikasi informasi eksekutif yang telah dilakukan, dibuat model sistem informasi eksekutuf yang mampu memenuhi kebutuhan informasi dimaksud. Informasi yang dihasilkan bersumber dari aplikasi-aplikasi yang telah
dibangun, sehingga tidak membutuhkan pembangunan aplikasi baru untuk memasukkan data. Informasi eksekutif yang dihasilkan bersumber dari aplikasi yang telah ada dengan arsitektur seperti pada gambar 6.
Gambar 6. Arsitektur SIE Sekretariat Kabinet
Kabinet yang menggambarkan hubungan antara Eksekutif, Operator, Aplikasi SIPUU, SIDKAB, SIMPEG, dan SIE. Arsitektur dijelaskan pada Gambar 7.
Gambar 7. Arsitektur SIE Sekretariat Kabinet
Tahap selanjutnya adalah menyusun class diagram dari Sistem Informasi Eksekutif ini. Class Diagram ini menggambarkan atribut dari tiap database mulai dari pemasukan data hingga menghasilkan informasi. Class Diagram dijelaskan pada gambar 8.
penampilan dari Sistem Informasi Eksekutif. Dalam rancangan ini, proses ETL diasumsikan terjadi pada database lain sehingga data dari database transaksi telah diunggah ke dalam datawarehouse. Sistem terdiri dari tampilan informasi dalam bentuk
dashboard, analisis tren, dan arsitektur jaringannya.
3.4.1 Rancangan Tampilan Dashboard
Pada rancangan ini, digambarkan tampilan
dashboard yang dapat diakses oleh eksekutif.
Dashboard ini menyajikan informasi yang dibutuhkan oleh eksekutif yang ditampilkan secara ringkas sehingga mudah untuk dianalisa. Dashboard
digambarkan pada gambar 9.
Gambar 8. Class Diagram Sistem Informasi Sekretariat Kabinet
3.4 Pembuatan Rancangan Tampilan SIE Sekretariat Kabinet
Pada tahap ini, dibuat rancangan tampilan SIE Sekretariat Kabinet yang menggambarkan
Gambar 9. Tampilan Dashboard
3.4.2 Rancangan Tampilan Analisis Tren
Pada rancangan ini, digambarkan tampilan analisis tren yang dapat diakses oleh eksekutif. Analisis tren ini merupakan rincian dari dashboard
yang menyajikan informasi berupa grafik yang dibutuhkan oleh eksekutif sehingga mudah untuk dianalisa. Analisis tren digambarkan pada gambar 10, gambar 11, dan gambar 12 (gambar hanya contoh, tidak dapat menjadi acuan untuk apapun).
Gambar 11. Analisis Tren Jumlah Peraturan Perundang-undangan yang terkait topik Sidang
Kabinet
Gambar 12. Analisis Tren Jumlah Usulan Kenaikan Pangkat yang Belum Menjadi Keputusan Presiden
4. KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil adalah: a. Sistem Informasi Eksekutif Sekretariat Kabinet
merupakan salah satu sarana bagi eksekutif untuk mendapatkan informasi secara ringkas untuk membantu dalam mendukung keputusan. b. Dengan adanya SIE ini, eksekutif dapat dengan
cepat membaca informasi untuk megetahui perkembangan yang ada.
c. Dengan telah dibuatnya Sistem Informasi Eksekutif berbasis web ini, Pimpinan dapat segera membuat analisa sebagai dukungan admnistrasi dan teknis serta bahan pemikiran dalam membantu Presiden sebagai Kepala Pemerintaha dalam menjalankan pemerintahan.
4.2 Saran
Saran yang dabat diusulkan adalah SIE ini segera diimplementasikan untuk menjadi bahan eksekutif dalam mengambil keputusan.
PUSTAKA
Ion, Lungu. Teodora, Vatuju. 2005. “Executive Information Systems: Development Lifecycle
And Building By Using The Business Inetlegence Tools”. Romania. 837-841. Kelly, Floyd. Implementing an Executive
Information System. [Online]. 2009.
Margianti, Eko S. dan Harmanto, Suryadi. (2004). Sistem Informasi Manajemen: Bab 13 Sistem Informasi Eksekutif. [Online]. Tersedia: http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/siste minformasimanajemen/bab13_sistem_informasi_ eksekutif.pdf [26Oktober 2009]
Oktarina, Vina. Wibisono, Yudi. Waslaluddin. 2010. “Executive Information Systems di Organisasi Sekolah Menengah Atas”. Kumpulan Skripsi Pendidikan ILKOM UPI. Hal: 31-35.
Sekretariat Kabinet 2010. “Peraturan Presiden Nomor 82 Tahun 2010 Tentang Sekretariat Kabinet”.
Sekretariat Kabinet. 2011. “Peraturan Sekretaris Kabinet Nomor 1 Tahun 2011 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Kabinet”. Whitten, Jeffery L, DKK. “Metode Desain Dan
