Sistem Integrasi Supply Chain Management untuk Distribusi Produk (Studi Kasus: Distribution Centre Gudang Farmasi)
Oleh
Akhmad Qashlim
Program Studi Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Al Asyariah Mandar
(medqashlim@gmail.com)
Abstract
Distribution of goods is an activity that plays an important role in the concept of supply chain management, it is described in the form of the flow of travel products from a supplier, manufacturer, distribution center and then to the retailer in an appropriate manner and coordinated. Medicine disitribution is done by one district health department requires a supply chain concept to control the medicine travel from the supplier , manufacturer to pharmacy warehouses up to the clinic. This study has designed integrated system to record the activity. The scope of the study did not involve the supplier so that the companies involved the manufacturer, distribution center and retailer. This research focus on activities rather than on the technical, operational and cost calculations, profit or led time of procurement. Results of this study, a systems integration using web based approach to supply chain to illustrate the workflow of the companies involved that manufacturer, retailers, and an interface for distribution center in order to aproved demand for goods and receive notification of manufacture (controlingl). System created with php programming and SQL Server database. System testing using XAMP to localhos server. This system makes it possible to build long-term relationships between businesses and customers.
Keywords: Supply Chain Management, Sistem Integrasi
1. PENDAHHULUAN
Produk rumah tangga atau segala produk yang menunjang aktifitas keseharian kita memiliki siklus bahan baku dari suplier ke produksi, gudang dan distribusi sampai ke konsumen akhir (Siagian, 2005). Produk tersebut melewati perjalanan panjang sebelum sampai ke tangan konsumen, terdapat rangkaian atau jaringan perusahaan-perusahaan yang bersama-sama membuat dan menyalurkan produk tersebut sampai pada konsumen akhir. Rangkaian ini dimulai dari material dasar atau bahan mentah yang diperoleh dari alam jika itu produk herbal (bagian hulu) sampai pada toko atau retailer (bagian hilir) proses inilah yang dimaksud Supply Chain Management (SCM). Keseluruhan proses ini melibatkan interaksi antara supplier, produsent, distribution, dan retailer sebagai satu kesatuan (Pujawan, 2005; Siagian 2005) yang memenuhi permintaan end customer (Chopra S dan meindl P, 2007).
Hal tersebut dapat diselesaikan dengan menggunakan teknologi informasi yang memungkinkan kolaborasi, koordinasi, dan integrasi dalam praktek di lapangan. Pelaku industri pun mulai sadar bahwa untuk menyediakan layanan yang informatif dan real time maka dibutuhkan sistem yang mampu mengintegrasi dan menghubungkan seluruh pelaku industri yang terlibat dalam bisnis. Dengan adanya teknologi informasi pelaku supply chain dapat membagi informasi serta melakukan transaksi dengan lebih cepat, murah dan akurat. Informasi aktifitas dapat diakses oleh masing-masing pihak yang terlibat dalam supply chain dengan menggunakan teknologi informasi. Aplikasi teknologi informasi dalam konteks SCM dapat berupa system electronic procurement(e-procurement) untuk pembelian barang, system electronic fulfilment (e-fulfilment) untuk permintaan dalam rakngka pemenuhan kebutuhan produk barang, system electronic commerce (e-commerce) untuk sistem penjualan ke end customer termasuk sistem pendistribusian produk barang dari suplier ke retail (Lee dan Whang, 2005).
Proses distribusi produk barang dari supplier ke retail akan tercatat dalam history system sebagai aktifitas yang melibatkan retail, produsen dan supplier, proses ini dapat diperpanjang sampai pada pemasok pabrik / supplier untuk mengetahui bahan mentah (material raw). Namun dalam kasus distribusi obat yang dibahas dalam penelitian ini suppy chain hanya melibatkan manufacturer (misalnya kimia farma atau phapros), distribution centre (gudang farmasi) dan retail (puskesmas atau apotek). Proses dimulai dari adanya permintaan (demand) oleh puskesmas (retail) ke gudang farmasi dinas kesehatan selaku distribution centre, kemudian permintaan tersebut diferifikasi, disetuji dan diteruskan ke manufacturer dalam hal ini adalah kimia farma kemudian menyediakan paket sesuai permintaan. Proses ini tentunya diharapkan sangat informatif karena aktifitas masing-masing pihak yang terlibat dalam supply chain dapat diakses, dengan demikian transaksi dapat dilakukan dengan lebih cepat, murah dan akurat (Pujawan, 2005).
Penelitian ini akan mencoba merekam transaksi pendistribusian dan permintaan (supply and demand) obat yang melibatkan manufacturer, distribution centre sampai pada retailer menggunakan sistem komputerisasi dan pendekatan SCM untuk menggambarkan alur transaksi yang dilakukan masing-masing perusahaan yakni manufacturer, distribution centre, retailer. Sistem diuji coba pada Distribusi Obat Dinas Kesehatan pada sebuah kabupaten. Masing-masing suplay chain memiliki peran yang berbeda namun saling terkait dan saling mendukung. Sistem akan terintegrasi dan menghubungan ketiga perusahaan tersebut melalui fasilitas internet (Lee dan Whang, 2005)
2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Supplay Chain Management (SCM)
SCM sebagai proses bisnis internal organisasi, dimana pelanggan dan pemasok yang memiliki kebutuhan dan permintaan merupakan pemeran utama dalam proses bisnis. SCM telah dianggap penting untuk meningkatkan nilai dari perusahaan, hal ini menjadikan SCM sebagai indikator keberhasilan suatu organisasi yang menekankan fakta bahwa pelanggan dan pemasok adalah peserta aktif dalam proses perencanaan strategis organisasi.
Tabel 2.1. Komponen yang terlibat dalam SCM
Upstream Supply Chain Internal Supply Chain Downstream Supply Chain
Dalam konsep SCM terdapat beberapa peran yang dimainkan oleh masing-masing perusahaan dan memiliki fungsi yang berbeda-beda namun saling terkait, beberapa hal tersebut antara lain:
1. Customer Relationship Management
Customer Relationship Management (CRM) adalah pendekatan yang bertujuan untuk menciptakan peningkatan nilai pada pemegang kepentingan melalui pengembangan hubungan yang tepat dengan pelanggan utama (Adrian Payne, 2005). CRM merupakan aplikasi e-business lintas fungsi (penjualan, pemasaran, penerimaan pesanan) yang menggabungkan dan mengubah proses menjadi terotomatisasi untuk pelanggan. (O’Brien, 2006). Pendekatan ini bertujuan untuk membangun hubungan jangka panjang antara bisnis dan pelanggan. (Dave Chaffey, 2009)
2. Customer Service Management
Customer Service Management adalah sarana sebagai pencitraan wajah perusahaan kepada pelanggan. Customer Service Management menyediakan informasi pelanggan tentang produk perusahaan, seperti ketersediaan produk, tanggal pengiriman dan status pesanan. Informasi real-time yang diberikan kepada pelanggan melalui interface dengan fungsi perusahaan, seperti manufaktur dan logistik. Manajemen layanan pelanggan bertanggung jawab untuk mengelola hubungan dengan pelanggan.
3. Demand Management
4. Order Fulfilment
Order Fulfilment adalah kunci dari sebuah supply chain yang efektif. Order Fulfilment yang efektif membutuhkan integrasi antara manufacture, marketing plan, dan logistik.
5. Manufacturing Flow Management
Manufacture Flow Management berhubungan dengan pembuatan produk dan membuat fleksibilitas manufacture yang berguna untuk melayani target pasar.
6. Supplier Relationship Management
Supplier Relationship Management adalah bagaimana perusahaan berhubungan dan menjaga hubugnan dengan supplier dari perusahaan tersebut.
2.2. Aktifitas Operasional SCM
Diagram Operasional SCM (Siahaya, 2013)
Aktifitas operasional SCM meliputi (Siahaya, 2013):
1. Supplier / Pemasok merupakan element pertama supply chain dan berada pada posisi paling depan dari rangkaian rante pasok. Supplier memberikan konstribusi yang sangat besar bagi keberhasilan penyaluran produk barang sejak dari tempat bahan baku (raw material) sampai kepada manufacture yang melakukan proses produksi.
2. Manufacture, melakukan prediksi kebutuhan bahan baku (raw material), mengatur Kesiapan fasilitas dan pelaksanaan produksi. Mengolah bahan baku dengan memanfaatkan sumber daya industri untuk menghasilkan barang yang mempunyai nilai tambah atau manfaat lebih dan siap digunakan.
4. Retailer sebagai salah satu element supply chain yang menerima distirbusi barang dan melakukan penjualan produk barang ke end customer atau pengguna akhir. Kualitas produk dan jasa yang diterima oleh end customer mencakup nilai (customer value) yang sangat menentukan kepuasan (satisfaction) dan keberhasilan perusahaan dalam memasarkan produknya.
2.3. Sistem Integrasi
Internet sebagai teknologi masa kini muncul dan berkembang dengan biaya yang murah serta mudah dan akurat, ini memungkinkan untuk melakukan bisnis dengan efektif dan efesien serta pengendalian yang terintegrasi (Lee dan Whang, 2005). Memanfaatkan jaringan internet untuk membangun sistem integrasi dapat dilakukan dengan melibatkan semua pelaku bisnis dalam penggunaan sistem tersebut. Sistem integrasi dalam supply chain yang menghubungkan semua pelaku bisnis dapat dilihat pada gambar 2.1.
Gambar 2.1. Sistem Integrasi (Lee dan Whang, 2005)
Lingkup Penelitian
3. METODE PENELITIAN
a. Lingkup Penelitian
Kajian penelitian yang menyangkut supply chain management meliputi supplier, manufacturer, distribution center dan retailer yang dijalankan oleh masing-masing perusahaan. Namun, lingkup penelitian ini hanya menkaji interaksi antara manufacture yaitu sebuah perusahaan obat, sementara distribution center oleh gudang farmasi dinas kesehatan pada sebuah kabupaten, dan retailer yakni puskesmas. Sementara supplier sebagai pemasok bahan mentah (material raw) untuk pembutan obat-obatan tidak akan dibahas dalam penelitian ini. Fokus penelitian ini pada aktifitas teknis operasional dan bukan pada perhitungan profit, biaya dan lead time pengadaan. Adapun Lingkup penelitian dapat dilihat pada gambar 3.1.
Untuk membangun sistem integrasi kami mengumpulkan informasi melalui observasi dilokasi penelitian yang bertujuan untuk mendapat gambaran tentang desain dan strategi serta alur proses pengadan obat yang selama ini dilakukan oleh puskesmas dan gudang farmasi. Selanjutnya, pada penelitian ini akan dilakukan tiga tahap untuk menghasilkan prototype sistem. Gambar 3.2 menunjukkan tahapan proses penelitian.
1. Membuat Desain Skenario
Desain skenario yang kami buat berupa dokument tertulis untuk menggambarkan fungsional sistem yang perlu diperhitungkan, tahap ini menghasilkan prototype sistem secara sederhana.
2. Analisis dan Pemeriksaan kembali desain
Ini adalah proses analisis untuk mempelajari dan memeriksa desain skenarion yang dihasilkan pada tahap pertama. Skenario tersebut berupa prototype fungsional sistem. Tahapan ini melibatkan bagian perencanaa obat pada Puskesmas. Inti dari tahap ini adalah untuk memastikan bahwa setiap proses desain telah dipublikasikan kepada pemangku kepentingan sehingga mereka mengetahui prototype sistem, rencana implementasi, perbaikan, alur proses dan hasil yang ingin dicapai.
3. Desain Prortotype Membuat Sistem Integrasi
Setelah membahas skenario desain, kami memperoleh dan mengumpulkan semua masukan dan pertimbangan dalam bentuk pos-it. Informasi yang masih bersifat abstrak kamudian kami kelompokkan untuk menentukan arah yang paling mendekati kata tepat untuk sistem integrasi ini, Barulah setelah itu kami mendesain prototype yang sesungguhnya.
4. Rencana implementasi
Pada tahap ini akan dibuat interface sistem berdasarkan prototype yang dihasilakn pada tahap 3. Ini merupakan tahap rencana implementasi sistem integrasi. Desain interface dapat dilihat pada hasil penelitian.
c. Kebutuhan Rancangan Sistem
Untuk membangun perangkat lunak SCM dibutuhkan data tentang proses pengadaan obat yang diperoleh langsung dari puskesmas dan gudang farmasi dinas kesehatan pada sebuah kabupaten. Sementara sistem integrasi berbasis web digunkaan tolls macromedia dreamweaver untuk membuat pemrograman php, mySQL sebagai database dan untuk menguji fungsionalitas sistem apakah dapat berjalan dengan baik maka dilakukan ujicoba sistem menggunakan Xamp aplication 6.0 sebagai localhost server, file-file web akan diletakkan dalam folder directori htdocts untuk kemudian di eksekusi oleh xamp dan ditampilkan di halaman browser, Komputer dell core i5 digunakan untuk menjalankan sistem.
4. HASIL DAN PEMBAHASAN
sebagai distribution centre. Seluruh informasi aktifitas dalam proses ini akan terekam oleh sistem distibution history. Proses ini ditunjukkan pada gambar 4.1. Aliran proses distribusi.
Gambar 4.1. Aliran proses distribusi.
Supplier Manufacture yang dalam hal ini merupakan produsen dari obat-obatan memiliki tugas untuk merawat produk barang, menyediakan barang yang diorder, menawarkan jenis obat, menyediakan layanan online maupun offline, dan transportasi pengiriman barang. Hasil dari aktifitas ini berupa pendapatan (acquistion) perusahaan sebagai profit. Proses ini dilakukan dengan sistem e-commerce yang mana semua pesanan yang akan dipaketkan dan dikirim disesuaikan dengan barang yang telah di setujui oleh gudang farmasi, barang yang telah disetujui dan dibatalkan dapat dengan segera diketahui oleh puskesmas melalui interface sistem yang tersedia.
Gudang farmasi sebagai Distribution Centre akan menerima barang kiriman dari supplier manufacturer. Mereka akan melakukan maintenance produk, mengontrol perjalanan produk dari supplier ke gudang farmasi, menjadwalkan produk sesuai masa expairt dengan metode First Expairt First Deliver (FEFD), memproses setiap permintaan dari puskesmas dan membuat pengamanan paket sebelum dikirim serta menjadwalkan rencana distribusi paket ke puskesmas, Semua aktifitas ini juga dapat dilihat oleh retail dan supplier.
a. Desain InterfaceAdministration
Gambar 4.2. Interface Administrator SCM Software
Gambar 4.2. menunjukkan interface administrator untuk distribution center. admin Gudang farmasi yang akan menggunakan sistem ini memungkinkan untuk melakukan kontrol terhadap manufacture dan retailer. Termasuk merekam aktivitas manufacture dalam memproses order barang dari retailer dan kemudian retailer saat akan mengajukan permintaan obat ke manufacture. Gambar 4.2. Menunjukkan shipment status pengiriman barang oleh manufacture (on procees order).
Gamber 4.3. Merupakan halaman pelacakan status order oleh Distribution Center. Ini merupakan halaman yang terintegrasi, ketika manufacture menstatuskan sebuah pesanan maka informasi tersebut akan otomatis tampil pada menu on procees administator distrbibution center. Terdapat tiga status pemesanan on process yaitu: Preparing Order: Menunggu armada transportasi, Prepare Delivery: Pemesanan sementara dipaketkan, Destination: Barang telah tiba di puskesmas tujuan. Keterangan masing-masing status terdapat pada kolom summary.
5. KESIMPULAN DAN SARAN
Solusi SCM dengan sistem yang teritegrasi mengotomatisasi pengiriman dan permintaan (supply and demand) produk barang. Informasi yang real time tentang aktifitas perusahaan yang terlibat dalam supply chain serta jadwal distribusi memberikan nilai tambah yang kompetitif, efektif, efesien, akurat dan tepat bagi setiap pelaku bisnis. Upaya ini memungkinkan retailer untuk menemukan barang-barang yang mereka inginkan dengan harga yang tepat dan dengan waktu yang singkat serta dapat mengontrol mulai proses order produk sampai barang diterima. Ini adalah cara yang informatif dan komunikatif dengan mitra dalam jangka panjang.
Penelitian ini dapat dikembangkan dengan mengintegrasikan peramalan dan perencanaan permintaan barang, perhitungan profit, biaya dan lead time pengadaan serta memperluas lingkup penelitian dari supplier hingga ke end customer.
6. Daftar Pustaka
Chopra, S dan Meindl, P., 2007, Supply Chain Managemen, Strategi Planing and Operation, Pearson Education, Inc. Canada. 0-13-208608-5.
Chaffey, Dafe, 2009, E-business and e-commerce management : strategy, implementation, and Practice, Pearson Education Limited, London, 978-0-273-71960-1
Lee , Hau L., Whang Seungjin, 2005, Supply Chain Integration over the Internet, Springer Science, Kluwer Academic Publishers.
Pujawan Nyoman, 2010, Supply Chain Management, Edisi ke-2, Penerbit, guna Wijaya, Surabaya
Payne A, dan Frow P, 2006, Customer Relationship Management: From Strategy To Implementation, Journal of Marketing Management, (22) 135-168.
Siagian, YM.,2005, Aplikasi Supply Chain Management dalam Dunia Bisnis, Grasindo (Gramedia Widiasarana Indonesia), Jakarta.
Siahaya, Willem, 2013, Sukses Supply Chain Management, Akses Demand Chain Management, In Media, Jakarta.
