APLIKASI SISTEM INFORMASI BERBASIS TEKNO

APLIKASI SISTEM INFORMASI BERBASIS

TEKNOLOGI DALAM PERUSAHAAN/ORGANISASI

December 10th, 2013 | Author: DESI MARYANTI

Tugas Mata Kuliah Sistem Manajemen Informasi

Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc

LATAR BELAKANG

Penggunaan sistem informasi berbasis teknologi (TI) pada berbagai kegiatan usaha maupun organisasi dewasa ini sangat dibutuhkan untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan sekaligus meningkatkan daya saingnya di era pasar global. Namun perlu dipahami juga bahwa sistem tersebut hanya akan berjalan efektif

manakala dikembangkan sinergis dengan strategi bisnis perusahaan secara keseluruhan, bukan hanya sekedar accesoris atau pelengkap belaka. Dengan demikian perusahaan dapat memanfaatkan sistem informasi tersebut secara optimal untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi operasionalnya.

Sayangnya implementasi sistem informasi untuk meningkatkan proses bisnis yang berjalan di suatu perusahaan/organisasi tidak selalu efektif meskipun telah menelan dana investasi yang sangat besar. Studi yang dilakukan oleh Beynon-Davies dan Lloyd-Williams menemukan bahwa 60% – 70% software sistem TI gagal beroperasi (dalam Chowdhury et. al, 2007). Sedangkan Conference Board Survey pada tahun 2001 melaporkan bahwa 40% proyek TI gagal untuk mencapai tujuannya dalam 1 tahun pertama sesudah implementasi (IT Cortex dalam Chowdhury et. al, 2007). Meskipun data tersebut sudah tidak update lagi, namun setidaknya dapat dijadikan bukti bahwa sistem informasi berbasis teknologi tidak selalu bermanfaat bagi perusahaan/organisasi yang menggunakannya. Namun hal ini tidak dapat dijadikan alasan untuk menunda atau membatalkan proyek-proyek TI yang telah direncanakan untuk membantu meningkatkan performa perusahaan/organisasi yang bersangkutan, karena kegagalan tersebut belum tentu disebabkan oleh teknologi informasinya itu sendiri. Dengan demikian, penting bagi top executive perusahaan untuk mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan implementasi sistem informasi pada suatu

perusahaan/organisasi.

RUMUSAN MASALAH

Banyak top executive bingung, lantaran investasi TI perusahaannya yang berbujet besar tidak memenuhi harapan (Sugiarsono, 2003). Beberapa kasus penerapan sistem

informasi berbasis teknologi tinggi yang tidak tepat diketahui menyebabkan kerugian yang tidak sedikit bagi perusahaan/organisasi. Hal ini berkontribusi pada timbulnya keraguan akan efektivitas dan keunggulan TI yang digadang-gadang dapat

Lab. Ltd. harus mendekam di dalam penjara akibat performa aplikasi TI yang dibuat oleh Polaris tidak memuaskan client-nya (Gani, 2003). Apa sebetulnya yang salah dalam hal ini ? Apakah kasus-kasus tersebut merupakan indikasi gagalnya sistem informasi

berbasis teknologi mencapai tujuannya di dalam perusahaan/organisasi?

Tulisan ini berusaha mengkaji faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan/kegagalan penerapan sistem informasi pada suatu perusahaan/organisasi. Dengan kajian tersebut diharapkan dapat diketahui unsur-unsur apa saja yang diperlukan agar sistem informasi berbasis teknologi dapat efektif mengelola berbagai sumber daya yang dimiliki menjadi informasi-informasi yang dapat dijadikan dasar bagi pihak manajemen dalam

pengambilan keputusan-keputusan penting untuk mencapai kemajuan perusahaan/ organisasi.

TUJUAN

 Mengindentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan/kegagalan penerapan sistem informasi dalam perusahaan/organisasi

 Melakukan analisis bagaimana faktor-faktor tersebut berkontribusi terhadap kesuksesan penerapan sistem informasi dalam perusahaan/organisasi

SISTEM INFORMASI BERBASIS TEKNOLOGI

Teknologi komputer dan telekomunikasi telah membawa manusia ke dalam era informasi yang mengalir tiada batas (Amsyah, 2001). Informasi diperlukan manusia untuk

menyelesaikan berbagai keperluan hidupnya termasuk dalam pekerjaan yang berkaitan dengan perusahaan/organisasi. Dengan berkembangnya teknologi komputer sebagai alat pengolah data menjadi informasi, maka pekerjaan informasi yang rumit dalam

perusahaan/organisasi sangat banyak terbantu dan menjadi lebih mudah untuk dilakukan.

Menurut O’Brian dan Marakas (2005), Sistem Informasi dan Teknologi Informasi (TI) merupakan komponen yang penting bagi keberhasilan usaha, sama pentingnya dengan manajemen keuangan, manajemen operasional, pemasaran, pengelolaan sumber daya manusia dan bidang-bidang lainnya penunjang utama dalam fungsi bisnis suatu

perusahaan. Teknologi informasi dinilai mampu membantu semua jenis usaha untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pada proses bisnis, manajemen pengambilan keputusan dan kolaborasi kelompok kerja sekaligus memperkuat daya saing perusahaan dalam menghadapi perubahan kondisi pasar yang sangat cepat. O’Brien dan Marakas (2005) merumuskan fungsi sistem informasi di dalam dunia bisnis sebagai berikut :

 Mendukung kesuksesan berbagai fungsi utama bisnis seperti akutansi, finance, manajemen operasi, pemasaran, dan manajemen sumberdaya manusia

 Kontributor utama dalam mendukung efisiensi kegiatan operasional, produktivitas dan moral SDM, pemberian layanan prima pada customer dan kepuasan customer

 Sumber informasi utama manajer dalam mendukung proses pengambilan keputusan yang efektif

 Bagian yang penting dari sumberdaya organisasi dan biayanya dalam menjalankan bisnis sehingga memerlukan pengelolaan sumberdaya yang prima

Jadi sesungguhnya aplikasi sistem informasi berbasis teknologi informasi (TI) pada dunia bisnis saat ini telah melekat pada seluruh aktivitas bisnis yang ada di dalam

perusahaan/organisasi. Sistem informasi atau teknologi informasi tidak dapat lagi dipandang secara terpisah dari proses bisnis di dalam perusahaan/organisasi, sehingga aplikasinya harus disesuaikan/sinergis dengan strategi perusahaan secara keseluruhan. Hal inilah yang harus disadari oleh top manajemen agar aplikasi sistem informasi berbasis TI yang dikembangkan tersebut dapat dimanfaatkan secara optimal untuk meningkatkan performa perusahaan.

O’Brien dan Marakas (2005) merumuskan 2 (dua) peran sistem informasi dalam perusahaan/organisasi, yaitu sebagai Operation Support System (sistem penunjang aktivitas-aktivitas bisnis) danManagement Support System/Support of Managerial Decision Making (sistem penunjang dalam proses pengambilan keputusan). Berikut ini disajikan skema tipe informasi yang dikembangkan oleh O’Brien dan Marakas dari kedua sistem informasi tersebut.

Dengan memahami tipe-tipe informasi di atas, manajemen dapat lebih mudah menentukan aplikasi sistem informasi yang tepat untuk mendukung aktivitas bisnis dalam perusahaan/organisasinya.

FAKTOR-FAKTOR YANG BERPENGARUH PADA KESUKSESAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI DALAM PERUSAHAAN/ORGANISASI

Berikut ini akan diuraikan faktor-faktor yang dinilai berpengaruh pada kesuksesan penerapan sistem informasi dalam perusahaan/organisasi.

1. Keterlibatan End User

Dalam perapan sistem informasi, keterlibatan end user sebagai pengguna dari sistem yang akan diaplikasikan tersebut sangat penting. Pada hakikatnya sistem informasi digunakan oleh perusahaan/organisasi untuk meningkatkan proses bisnis yang telah berjalan selama ini agar lebih efektif dan efisien. Dan yang paling mengetahui proses-proses tersebut tentunya pihak manajemen perusahaan/organisasi itu sendiri. Oleh karena itu, diperlukan keterlibatan manajemen perusahaan sebagai end user untuk memberikan informasi secara jelas mengenai sistem informasi yang dibutuhkan. Sebagian besar kegagalan proyek TI disebabkan ketidakpedulian pihak manajemen sebagai end user pada sistem informasi yang akan dikembangkannya. Mereka mengira, bahwa tugas mereka terbatas pada penyediaan dana saja, sisanya diserahkan

sepenuhnya kepada konsultan atau kontraktor TI yang akan membangun sistem informasi tersebut. Coley Consulting menyatakan bahwa kurangnya

keterlibatan user dan partisipasi dari stakeholder dapat menghambat keberhasilan sistem TI (Chowdhury, 2007). Keterlibatan yang diharapkan mencakup seluruh struktur hirarki yang berjalan dalam manajemen perusahaan, karena pada akhirnya mereka semua adalah end user dari sistem informasi yang dikembangkan tersebut.

2. Dukungan manajemen

Selain keterlibatan dan perhatian pada proses desain sistem informasi yang akan digunakan, diperlukan juga kepercayaan dari end user bahwa aplikasi sistem informasi ini dapat menjadi solusi dari permasalahan yang terjadi pada proses bisnis yang telah berjalan dan akan meningkatkan daya saing perusahaan tersebut terhadap para pesaingnya. Dengan demikian pihak manajemen akan dapat memberikan dukungan yang penuh, baik dari segi keuangan maupun pada saat implementasi sistem informasi tersebut di dalam perusahaan/organisasi. Dukungan manajemen akan memberikan kontribusi yang sangat besar dalam mempertinggi akurasi penggunaan sistem informasi di dalam menunjang operasional perusahaan, karena mereka :

 paling paham mengenai fungsi-fungsi bisnis di dalam perusahaan/organisasi

 paling tahu permasalahan yang dihadapi di lapangan

 mengetahui dengan tepat kebutuhan perusahaan

 dapat membantu untuk memahami bagaimana cara pengguna sistem informasi tersebut berfikir dan merespon informasi-informasi yang terjadi di sekitarnya

 membantu mengenali perlunya sistem informasi untuk memenuhi seluruh kebutuhan perusahaan

3. Kejelasan aplikasi sistem informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan/organisasi

Kesuksesan penerapan sistem informasi di dalam suatu perusahaan/organisasi dipengaruhi juga oleh kejelasan aplikasi sistem informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan/organisasi tersebut. Beberapa proyek TI gagal diakibatkan oleh

ketidaksinkronan antara kebutuhan perusahaan dengan sistem TI yang dibangunnya. Pihak manajemen sebagai user perlu memetakan dengan jelas proses bisnis mana yang akan diperbaiki atau ditingkatkan dengan sistem TI tersebut, sehingga

keseluruhan. Untuk itu diperlukan perencanaan yang matang dan harapan yang realistis agar proyek TI yang dilaksanakan dapat berjalan secara optimal sesuai dengan tenggang waktu yang wajar. Seringkali waktu yang diberikan untuk pembuatan dan implementasi sistem informasi berbasis TI sangat pendek, sehingga konsultan/kontraktor TI tidak memiliki waktu yang cukup untuk menguji apakah sistemnya dapat berjalan dengan baik dan telah mengakomodasi seluruh kebutuhan user. Oleh karena itu, harus diberikan waktu yang cukup agar seluruh sistem informasi yang dikembangkan tersebut dapat beroperasi dengan optimal dan memenuhi keinginan serta kebutuhan

perusahaan/organisasi.

4. Dukungan SDM yang kompeten

Secanggih apa pun teknologi informasi yang digunakan oleh suatu perusahaan tidak akan berjalan dengan baik tanpa dukungan sumberdaya manusia yang kompeten. Sue Young, CEO dari ANDA Consulting di Colchester Vt. menyatakan bahwa sebagian besar kegagalan dalam proyek TI disebabkan oleh faktor manusia (Young, 2003). Meskipun faktor teknis terkadang juga berkontribusi pada kegagalan tersebut namun pada dasarnya hal itu disebabkan oleh manusia juga, karena manusialah yang menentukan teknologi yang digunakan dalam proyek TI tersebut, termasukhardware dan softwarenya. Jadi, jika terjadi masalah yang diakibatkan oleh software yang gagal beroperasi, hal itu ditimbulkan oleh ketidakmampuan SDM yang ada untuk mengantisipasinya. Oleh karena itu, SDM merupakan faktor penting lainnya yang harus diperhatikan untuk menyukseskan aplikasi sistem informasi berbasis TI dalam perusahaan/organisasi. Ketersediaan SDM yang kompeten dalam bidang TI akan membantu perusahaan mengoptimalkan aplikasi sistem informasinya. Jadi, jika perusahaan tidak mampu menyediakan sendiri tenaga-tenaga terampil dalam bidang tersebut, manajemen dapat mempertimbangkan untuk menggunakan jasa outsourcing dari perusahaan lain.

5. Komitmen dan Keterlibatan semua pihak dalam proses adjustment sistem informasi

Penggunaan sistem informasi yang baru dalam suatu perusahaan tidak dapat diharapkan untuk di-adopt dengan baik begitu saja oleh seluruh karyawan dan pengguna sistem tersebut. Oleh karena itu, diperlukan komitmen dari semua pihak yang terlibat agar proses adjustment/penyesuaian dari sistem informasi yang lama ke sistem baru dapat berjalan dengan baik. Hal ini seringkali diabaikan oleh manajemen, mereka lupa untuk melakukan adjustment kepada para karyawannya sehingga penggunaan sistem informasi yang baru tidak dapat dimanfaatkan secara optimal. Itulah yang terjadi pada proyek PIC (The Patient Information Centre) yang dikembangkan oleh organisasi kesehatan di Inggris bagian Utara dengan membangun multi-lingual electronic patient information

system untuk mengakomodasi kesulitan etnis minoritas di sana dalam memanfaatkan jasa pelayanan kesehatan akibat kendala bahasa (Chowdhury, 2007). Proyek tersebut gagal mengintegrasikan seluruh departemen yang ada di Primary Care Trust (bagian penanganan pertama pasien, semacam unit gawat darurat di Indonesia) untuk melaksanakan pelayanan kesehatan secara optimal kepada masyarakat dengan

penggunaan sistem PIC. Staf-staf di masing-masing departemen tersebut tetap bekerja dengan metode yang telah ditetapkan sebelumnya. Mereka menganggap PIC hanya sebagai sistem tambahan yang berjalan secara mandiri bersama sistem yang sudah ada sebelumnya. Padahal sistem tersebut sangat memungkinkan untuk kolaborasi kerja antar departemen yang memang dirancang untuk meningkatkan performa pelayanan kesehatan masyarakat pada setiap PCT yang ada di wilayah tersebut. Oleh sebab itu, untuk memastikan keberhasilan penerapan sistem informasi di dalam

perusahaan/organisasi, diperlukan komitmen dan keterlibatan semua pihak untuk merubah kultur manajemen perusahaan sehingga tidak mengoverrule sistem informasinya itu sendiri (Gani, 2003).

Untuk mendapatkan performa yang baik pada sistem informasi yang dikembangkan perlu diperhatikan kesesuaiannya dengan kebutuhan dan tujuan perusahaan/organisasi. Dengan performa yang baik, maka keberhasilan penerapan sistem tersebut akan lebih terjamin. Kesesuaian yang dimaksud di sini meliputi :

 Aplikasi teknologi proven, artinya sistem informasi yang dikembangkan harus menggunakan teknologi yang telah terbukti secara praktis akan meningkatkan peluang keberhasilan aplikasi sistem TI

 Hardware, Software dan sistem penunjang TI lainnya. Sistem informasi dibangun oleh perangkat-perangkat tersebut, pemilihan perangkat-perangkat yang tepat akan meningkatkan performa sistem informasi yang dikembangkan dan memperbesar peluang keberhasilan dalam aplikasinya

 Kapasitas sistem informasi yang dikembangkan. Konsultan/kontraktor TI perlu memperhitungkan kapasitas sistem yang akan dikembangkan pada suatu perusahaan/organisasi. Hal ini berkaitan dengan kompleksitas tugas yang harus dijalankan oleh sistem informasi tersebut dan efisiensi biayanya. Sistem informasi dengan kompleksitas tugas yang tinggi harus didukung dengan perangkat yang memiliki kapasitas yang tinggi pula. Jika ada ketidakseimbangan diantara keduanya, maka dikhawatirkan akan terjadi proses loading/running yang terlalu lama atau ketidakefisienan yang akan mengakibatkan pembengkakan biaya.

 Efektivitas dan efisiensi. Sistem informasi yang dikembangkan harus dapat mendukung strategi bisnis perusahaan, meningkatkan kemampuan, memperbaiki proses bisnis yang ada, meningkatkan struktur dan budaya bisnis, meningkatkan konsumen serta bisnis value dari perusahaan/organisasi tersebut. Dengan demikian barulah sistem informasi ini dapat dikatakan efektif dan efisien dalam meningkatkan performa perusahaan secara keseluruhan untuk menghadapi tantangan persaingan usaha yang dinamis.

7. Kemampuan sistem informasi untuk menjawab tantangan dan persaingan yang dihadapi perusahaan/organisasi

Pada akhirnya sistem informasi harus dapat menjawab tantangan dan persaingan yang dihadapi perusahaan/organisasi yaitu :

 Memberikan kepuasan kepada konsumen

 Mengintegrasikan seluruh proses bisnis agar lebih efektif serta efisien dan memudahkan dalam pengambilan keputusan

 Meningkatkan keuntungan

Oleh karena itu, keberhasilan penerapan sistem informasi pada suatu

perusahaan/organisasi ditentukan oleh kemampuannya menjawab tantangan-tantangan tersebut agar perusahaan/organisasi dapat bertahan pada kondisi persaingan yang sangat ketat dewasa ini. Pada beberapa kasus, penggunaan sistem informasi yang efektif bahkan berhasil meningkatkan daya saing perusahaan/organisasi tersebut pada industri yang sejenis, misalnya Shuttle Express (Suroso, 2013).

KESIMPULAN

2. Aplikasi sistem informasi berbasis teknologi informasi (TI) pada dunia bisnis saat ini telah melekat pada seluruh aktivitas bisnis yang ada di dalam perusahaan/organisasi. Sistem informasi atau teknologi informasi tidak dapat lagi dipandang secara terpisah dari proses bisnis di dalam perusahaan/organisasi, sehingga aplikasinya harus disesuaikan/sinergis dengan strategi perusahaan secara keseluruhan. Hal inilah yang harus disadari oleh top manajemen agar aplikasi sistem informasi berbasis TI yang dikembangkan tersebut dapat dimanfaatkan secara optimal untuk meningkatkan performa perusahaan.

3. Keberhasilan penerapan sistem informasi dalam suatu perusahaan/organisasi dipengaruhi oleh beberapa faktor, yaitu keterlibatan End User, dukungan manajemen, kejelasan aplikasi sistem informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan/organisasi, dukungan SDM yang kompeten,

komitmen dan keterlibatan semua pihak dalam proses adjustment sistem informasi, kesesuaian sistem informasi yang dikembangkan dengan kebutuhan perusahaan/organisasi dan

kemampuan sistem informasi untuk menjawab tantangan dan persaingan yang dihadapi perusahaan/organisasi. Dengan memahami faktor-faktor tersebut diharapkan perusahaan dapat mengimplementasikan sistem informasi berbasis teknologi yang efektif untuk mengelola berbagai sumber daya yang dimiliki menjadi informasi-informasi yang dapat dijadikan dasar bagi pihak manajemen dalam pengambilan keputusan-keputusan penting untuk mencapai kemajuan perusahaan/organisasi.

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. 2001. Manajemen Sistem Informasi. PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.

Chowdhury, Rajneesh; Butler, Ruth E dan Clarke, Steve. 2007. Healthcare IT Project Failure : A System Prespective. Journal of Cases on Information Technology : 9.4.

Gani, Kemal E. 2003. Investasi Rp Triliunan Itu Masih Bisa Diselamatkan…. Swa 02/XIX.

O’Brien James A dan Marakas, George M. 2005. Management Information Systems. McGraw-Hill/Irwin, New York.

Sugiarsono, Joko. 2003. Potret Kebingungan Investasi TI. Swa 02/XIX.

Young, Sue. 2003. Why IT Project Fail. Computerword : 37.34.