6
LANDASAN TEORI
2.1 Teori Umum
Pada sub bab ini, akan dibahas tentang teori - teori dasar yang berkaitan dengan topik skripsi, seperti teori mengenai perencanaan strategi sistem informasi dan teknologi.
2.1.1 Pengertian Perencanaan
Menurut Ward dan Peppard (2002,p79), perencanaan merupakan sebuah analisis yang menyeluruh dan sistematis dalam mengembangkan sebuah rencana kegiatan.
2.1.2 Pengertian Strategi
Menurut Ward dan Peppard (2002,p69), strategi adalah kumpulan tindakan yang tergabung yang ditujukan untuk meningkatkan kekuatan jangka panjang dari perusahaan yang terkait dengan para pesaingnya.
2.1.3 Pengertian Sistem
Berdasarkan pendapat Mathiassen et al. (2000,p3) sistem adalah suatu kumpulan dari komponen – komponen yang mengimplementasikan persyaratan dari perancangan pemodelan, fungsi, dan interface.
O’Brien (2005,p22) berpendapat bahwa sistem adalah kumpulan dari komponen - komponen yang saling terhubung yang bekerja sama-sama untuk mencapai tujuan yang sama dengan menerima input dan menghasilkan output dalam suatu proses transformasi yang terorganisasi.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan sekumpulan komponen yang saling bekerjasama yang memiliki aturan - aturan yang menjalankan proses - proses tertentu dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan tertentu.
2.1.4 Pengertian Data
Berikut adalah beberapa pendapat yang dikemukakan oleh para ahli mengenai pengertian data, yaitu menurut O'Brien (2005, p.38) data adalah fakta atau observasi mentah, yang biasanya mengenai fenomena fisik atau transaksi bisnis. Lebih rincinya, data adalah pengukuran objektif dari atribut (karakteristik) dari entitas (seperti manusia, tempat, barang, dan kejadian).
2.1.5 Pengertian Informasi
Menurut Bernard (2005, p124), informasi adalah data yang telah diproses atau diatur kembali sehingga menjadi bentuk yang lebih berarti bagi seseorang.Informasi adalah bentuk dari kombinasi data yang diharapkan dapat sehingga memiliki arti untuk yang menerima.
Informasi adalah data yang telah diproses menjadi sebuah wacana yang sangat bermanfaat bagi penggunanya. Informasi terdiri dari data yang telah ditransformasikan dan dibuat lebih bernilai melalui pemrosesan. Pada intinya informasi adalah data yang ditempatkan dalam konteks yang berguna dan berarti untuk pemakai akhir (O’Brien,2005,p9).
Berdasarkan teori diatas, dapat disimpulkan bahwa informasi adalah sekumpulan fakta yang telah diproses menjadi sebuah wacana yang bermanfaat dan memberikan arti bagi penggunanya.
2.1.6 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah kombinasi yang teratur dari sumber daya manusia, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Sumber daya manusia bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi satu sama lainnya. Dengan menggunakan berbagai perangkat keras (hardware), sebuah perintah dan prosedur yang memproses informasi (software), networking (O’Brien,2005,p5).
Berdasarkan teori diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah kombinasi yang teratur dari Sumber Daya Manusia, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang memiliki kerangka kerja berupa mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk mencapai tujuan sebuah organisasi.
2.1.7 Pengertian Teknologi Informasi
Menurut O’Brien (2005, p9), teknologi informasi meliputi konsep - konsep utama pengembangan, dan berbagai isu manajemen teknologi informasi yaitu hadware, software, jaringan, manajemen data dan banyak teknologi berbasis internet.
Menurut Ward dan Peppard (2002,p3), teknologi informasi menunjuk pada spesifikasi mengenai teknologi khususnya hardware, software dan jaringan komunikasi.
2.1.8 Pengertian Proses Bisnis
Menurut Jeff Madura (2007,p2) Bisnis adalah suatu badan hukum yang menghasilkan barang atau jasa yang diperlukan pelanggan.
Menurut Djokopranoto (2002,p3) ,proses bisnis adalah struktur yang dijalankan oleh organisasi untuk menghasilkan nilai dan manfaat bagi para pelanggannya
2.1.9 Pengertian Jaringan / Network
Jaringan adalah suatu kumpulan yang terdiri dari dua atau lebih jumlah komputer, yang masing-masing berdiri sendiri dan terhubung melalui suatu media (Tanenbaum, 2003, p10). Media yang menghubungkan komputer tidak hanya melalui kabel tembaga saja, melainkan dapat juga melalui fiber optic, pancaran gelombang radio, infrared, dan satelit. Kecepatan transfer dari suatu jaringan sering disebut sebagai bandwidth, satuan yang dipakai dalam mengukur bandwidth ini dapat berupa bit per-detik ataupun byte per-detik. Satu byte terdiri dari 8bit data. Sedangkan 1 kilobyte data terdiri dari 1024 byte data.
2.1.9.1 Jenis - Jenis Jaringan Komputer 1. Local Area Networ (LAN)
LAN adalah jaringan komputer yang dibatasi oleh suatu area geografis yang kecil dan umumnya dipakai pada lingkungan seperti rumah, pabrik, gedung perkantoran atau gedung sekolah yang ruang lingkup yang hanya beberapa kilometer saja. (Stallings, 2007, p24)
Ciri-ciri yang dimiliki oleh LAN adalah: 1. Ruang lingkup yang kecil
2. Kecepatan transfer tinggi
3. Dikontrol secara private oleh admin lokal
4. Menghubungkan alat-alat komputer yang berada dalam jaringan
2. Metropolitan Area Network (MAN)
MAN merupakan jaringan yang terdiri dari dua atau lebih LAN dalam satu area geografis cukup besar seperti perkotaan. Contoh dari MAN ini adalah bank dengan beberapa cabang dalam satu kota, dan TV cable dalam satu kota. (Tanenbaum, 2003, p22)
3. Wide Area Network (WAN)
WAN merupakan jaringan yang ruang lingkupnya terpisahkan oleh batas-batas geografis dan biasanya menggunakan penghubung melalui kabel fiber optic bawah laut maupun satelit. (Stallings, 2007, p22)
Ciri-ciri yang dimiliki oleh WAN adalah: 1. Wilayah operasi yang sangat luas
2. Kecepatan transfer yang tidak terlalu cepat 3. Memerlukan pelayanan dari network provider
4. Internet
Sebenarnya terdapat banyak jaringan didunia ini, seringkali menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak yang berbeda-beda. Orang yang terhubung ke jaringan sering berharap untuk bisa berkomunikasi dengan orang lain yang terhubung ke jaringan lainnya. Keinginan seperti ini memerlukan hubungan antar jaringan yang seringkali tidak kompetibel dan berbeda. Biasanya untuk melakukan hal ini diperlukan sebuah mesin yang disebut gateway guna melakukan hubungan dan melaksanakan terjemahan yang diperlukan, baik perangkat keras maupun perangkat lunaknya. Kumpulan jaringan yang terinterkoneksi inilah yang disebut dengan internet.
2.1.10 Warehouse Management System (WMS)
Warehouse Management System adalah software aplikasi yang mendukung kegiatan operasi hari – hari gudang. Program WMS memungkinkan manajemen menjadi terpusat dari tugas – tugas seperti melacak tingkat persediaan gudang, dan lokasi stok gudang. WMS adalah aplikasi yang sangat kompleks dan memiliki data yang intensif sehingga memerlukan karyawan yang berdedikasi untuk menjalankannya. Dari bentuk yang sederhana sampai kompleks, aplikasi WMS memiliki tujuan yang sama yakni menyediakan manajemen dengan informasi yang dibutuhkan untuk secara efisien mengontrol pergerakan material dalam gudang.
Sumber jurnal (Boma Adhypradhana,2010) mengatakan bahwa WMS adalah aplikasi yang mengontrol kegiatan operasional gudang yang termasuk pergerakan dan penyimpanan barang dari material dan proses yang terkait pada kegiatan gudang.
2.1.11 Pengertian E-Commerce
Menurut sumber jurnal (Hadi Sulaiman,2008), E-Commerce merupakan sebuah sistem yang dibangun dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam berbisnis dengan memanfaatkan teknologi informasi untuk meningkatkan kualitas dari produk/layanan dan informasi serta mengurangi biaya - biaya yang tidak diperlukan sehingga harga dari produk/layanan dan informasi tersebut dapat ditekan sedemikian rupa tanpa mengurangi dari kualitas yang ada.
Jenis-jenis E-Commerce, secara umum aktifitas dari e-commerce mencakup berbagai aktifitas mulai dari direct marketing, search jobs, online banking, banking, e-government, e-purchasing, B2B exchanges, m-commerce, auctions, travel, online publishing dan consumer services. Dalam aplikasinya e-commerce dapat dibagi menjadi dua bagian besar yaitu business to business (B2B) dan business to customer (B2C).
2.1.12 Pengertian Sistem Informasi Manajemen
Menurut Mcleod (2008, p12), sistem informasi manajemen-SIM (management information system-MIS) didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang membuat informasi tersedia bagi para pengguna yang memiliki kebutuhan serupa.Output informasi yang dihasilkan akan digunakan oleh pihak-pihak yang akan memecahkan masalah (baik itu manajer maupun kalangan profesional) dalam mengambil keputusan guna memecahkan masalah perusahaan.
2.2 Teori Khusus
2.2.1 Analisis Lingkungan Eksternal Bisnis Perusahaan 2.2.1.1 Analisis Lima Daya Saing Porter
Tujuan strategi bersaing untuk suatu unit usaha dalam sebuah industri adalah menemukan posisi dalam industri tersebut dimana perusahaan dapat melindungi diri sendiri dengan sebaik-baiknya terhadap tekanan persaingan atau dapat mempengaruhi tekanan tersebut secara positif.
Analisis lima daya saing Porter merupakan strategi kompetitif yang menganalisis persaingan bisnis berdasarkan lima aspek utama, berikut lima aspek utama daya saing Porter (Ward dan Peppard, 2002,p95).
Gambar 2.1 : Analisis Lima Daya Saing Porter (Ward dan Perppard , 2002, p95)
1) Persaingan Industri Sejenis
Pesaing dalam industri akan mempengaruhi kebijakan dan kinerja perusahaan. Tingkat persaingan dipengaruhi oleh beberapa faktor yaitu:
• Jumlah kompetitor
• Tingkat pertumbuhan industri • Karakteristik produk
• Biaya tetap yang besar • Kapasitas
• Hambatan keluar
2) Ancaman Pendatang Baru
Masuknya pendatang baru akan menimbulkan sejumlah implikasi bagi perusahaaan yang sudah ada, misalnya kapasitas menjadi bertambah terjadinya perebutan pangsa pasar, serta perebutan sumber daya produksi bagi perusahaan yang telah ada. Ada beberapa faktor penghambat pendatang baru untuk masuk kedalam suatu industri yaitu :
• Skala ekonomi • Diferensiasi produk • Kecukupan modal • Biaya peralihan
• Akses kesaluran distribusi • Peraturan pemerintah
3) Kekuatan Tawar Menawar Pemasok
Pemasok dapat mempengaruhi industri lewat kemampuan menaiki harga atau mengurangi kualitas produk dan jasa. Pemasok menjadi kuat apabila beberapa kondisi berikut terpenuhi:
• Jumlah pemasok sedikit • Produk/jasa unik
• Tidak tersedianya produk pengganti
• Pemasok mampu mengintegrasikan kedepan dan mengolah produk yang menghasilkan suatu produk yang sama.
4) Para Pembeli Dengan Kekuatan yang Mampu Mereka Miliki Mempengaruhi perusahaan untuk menurunkan harga produk, meningkatkan kualitas dan mutu produk atau pelayanan. Kekuatan tawar menawar pembeli akan kuat apabila perusahaan dihadapkan pada kondisi sebagai berikut :
• Mampu memproduksi sendiri produk sesuai keperluan atau kebutuhan
• Tidak terdiferensiasi
• Switching cost pemasok yang rendah • Pembeli memiliki pendapatan rendah
• Produk yang dihasilkan perusahaan bukan merupakan kebutuhan mereka atau tidak terlalu penting
5) Ancaman Produk Pengganti
Produk pengganti adalah produk yang muncul dalam bentuk yang berbeda tetapi dapat memuaskan kebutuhan sama seperti produk lain.
2.2.1.2 Analisis PEST
Analisis PEST adalah analisis terhadap faktor lingkungan eksternal bisnis yang meliputi bidang politik, ekonomi, sosial dan teknologi. PEST digunakan untuk memahami pertumbuhan atau kemunduran pangsa pasar untuk unit bisnis perusahaan dan untuk menilai suatu situasi atau strategi, arah perusahaan, rencana pemasaran (Ward & Peppard, 2002, p70). Berikut ini adalah penjelasan analisis PEST :
1. Politik
Faktor politik meliputi kebijakan pemerintah, maalah - masalah hukum, serta mencangkup aturan-aturan formal dan informal dari lingkungan dimana perusahaan melakukan kegiatan. Faktor - faktor pertimbangan politik meliputi stabilitas politik, kebijakan pemerintah, kebijakan perdagangan, rancangan undang-undang, dan ekologi dan isu-isu lingkungan.
2. Ekonomi
Faktor ekonomi meliputi semua faktor yang mempengaruhi daya pembeli dari pelanggan dan mempengaruhi iklim dari bisnis suatu perusahaan. Faktor - faktor pertimbangan ekonomi meliputi situasi ekonomi dalam negeri, pertukaran nilai mata uang, perpajakan, prediksi perkembangan ekonomi, tingkat inflasi, dan upah regional.
3. Sosial
Faktor sosial meliputi semua faktor yang dapat mempengaruhi kebutuhan dari pelanggan dan mempengaruhi ukuran dari besarnya pangsa pasar yang ada. Faktor - faktor pertimbangan sosial meliputi keadaan sosial meliputi keadaan sosial masyarakat, trend gaya hidup, perilaku dan pola konsumen, tingkat penghasilan dan pendidikan, budaya negara dan internasional. 4. Teknologi
Faktor teknologi meliputi semua yang dapat membantu dalam menghadapi tantangan bisnis dan mendukung efisiensi proses bisnis. Faktor - faktor pertimbangan teknologi meliputi kebijakan teknologi dalam negeri, potensi inovasi teknologi, isu-isu dampak buruk teknologi, komunikasi dan informasi, dan teknologi saat ini dan masa yang akan datang.
2.2.2 Analisis Lingkungan Internal Bisnis Perusahaan 2.2.2.1 Rantai Nilai (Value Chain)
Menurut Michael Porter (Ward dan Peppard,2002,p224), Rantai Nilai (Value chain) adalah kegiatan menganalisa kumpulan aktivitas yang dilakukan untuk merancang, memproduksi, memasarkan, mengantarkan, dan mendukung produk atau jasa.
Gambar 2.2 : Value Chain (Ward and Peppard, 2002, p265)
Menurut Ward dan Peppard (2002, p263), pendekatan rantai nilai (value chain) di bedakan menjadi dua tipe aktivitas bisnis :
1. Aktivitas Utama (Primary Activites)
Aktivitas - aktivitas utama pada perusahaan yang ada pada akhirnya memberikan kepuasan kepada pelanggan. Aktivitas aktivitas tersebut tidak hanya di lakukan dengan baik,tapi juga saling berhubungan dengan efektif jika keseluruhan peforma bisnis hendak di optimalkan. Aktivitas utama terdiri dari inbound logistic, outbound logistic, sales & marketing dan service.
a. Inbound Logistics
Mendapatkan, menerima, menyimpan dan pengadaan input kunci dan sumber daya dalam kualitas dan kuantitas yang tepat bagi bisnis. Ini mungkin termasuk merekrut staf serta membeli bahan, komponen dan jasa dan berurusan dengan subkontraktor dan memperoleh peralatan.
b. Operations
Mengubah input menjadi produk atau layanan yang diperlukan oleh para pelanggan. Ini mencakup sumber daya dan membawa bahan bersama-sama untuk membuat produk atau menyediakan lapangan.
c. Outbound logistic
Mendistribusikan produk ke pelanggan baik secara langsung kepada pelanggan atau ke agen yang sesuai unuk didistribusi, sehingga pelanggan dapat memperoleh produk atau jasa dan membayarnya dengan tepat.
d. Sales and marketing
Menyediakan cara-cara dimana pelanggan dan konsumen sadar akan produk atau jasa dan bagaimana mereka dapat memperoleh itu, termasuk cara untuk membujuk mereka untuk membeli atau menggunakan produk atau jasa.
e. Services
Memberikan nilai tambah lebih jauh kepada pelanggan dengan memastikan pelanggan mendapatkan keuntungan penuh atau nilai dari produk yang dibeli.
2. Aktivitas Pendukung (Support Activites)
Merupakan aktivitas yang dibutuhkan untuk mengontrol dan mengembangkan bisnis dari waktu ke waktu dengan cara menambahkan nilai secara tidak langsung, nilainya akan diketahui melalui kesuksesan dari aktivitas utama.
a. Technology
Menjelaskan teknologi apa saja yang digunakan dalam perusahaan tersebut.
b. Human Resources
Merupakan cara dari perusahaan dalam mengatur SDMnya, misalnya dengan memberikan pelatihan atau pembekalan skill dan ilmu.
c. Infrastructure
Infrastruktur merupakan sarana dan prasarana yang diperlukan oleh perusahaan.
d. Procurement
Suatu proses lengkap untuk mendapatkan barang dan jasa dari persiapan mulai dari persiapan dan pengolahan dari sebuah daftar permintaan atas invoice untuk pembayaran.
2.2.2.2 Analisis SWOT
Menurut Bernard (2005, p293), Analisis SWOT adalah metode analisis yang dipakai perusahaan dalam mengidentifikasi faktor internal dan eksternal yang akan dipakai untuk melakukan improvisasi dan meningkatkan daya saing pada perusahaan.
Menurut Rangkuti (2006, p18-19), Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisis ini dilakukan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan dan peluang secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan dan ancaman. Analisis ini terbagi atas 4 komponen dasar, yaitu :
• S (Strength) : merupakan kekuatan dari organisasi. • W (Weakness) : merupakan kelemahan dari organisasi.
• O (Opportunity) : merupakan peluang yang berasal dari luar organisasi dan memberikan peluang kepada organisasi untuk berkembang dimasa mendatang.
• T (Threat) : merupakan ancaman yang berasal dari luar organisasi dan dapat mengancam eksistensi organisasi dimasa mendatang.
2.2.2.3 Matriks SWOT
Menurut Rangkuti (2006, p31), alat yang dipakai untuk menyusuk faktor - faktor strategis perusahaan adalah Matriks SWOT. Matriks ini menggambarkan bagaimana peluang dan ancaman eksternal (EFAS) yang dihadapi perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan internal (IFAS) yang dimilikinya.
• Penentuan Faktor Strategi Eksternal (EFAS)
Menurut Rangkuti (2006, p22-23), sebelum membuat matriks faktor strategi eksternal, terlebih dahulu perlu mengetahui faktor strategi eksternal (EFAS).
Tabel 2.1 : EFAS (Rangkuti, 2006, p24)
Berikut ini adalah cara-cara penentuan Faktor Strategi Eksternal (EFAS):
a. Susunlah dalam kolom 1 (5 sampai dengan 10 peluang dan ancaman).
b. Beri bobot masing-masing faktor dalam kolom 2, mulai dari 1,0 (sangat penting) sampai dengan 0,0 (tidak penting). Faktor-faktor tersebut kemungkinan dapat memberikan dampak terhadap faktor strategis.
c. Hitung rating (dalam kolom tiga) untuk masing-masing faktor dengan memberikan skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor) berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan yang bersangkutan. Pemberian nilai rating untuk faktor peluang bersifat positif (peluang yang semakin besar diberi rating +4, tetapi jika peluangnya kecil, diberi rating +1). Pemberian nilai rating ancaman adalah kebalikannya. Misalnya, jika nilai ancamannya sangat besar, rating adalah 1. Sebaliknya, jika nilai ancamannya sedikit ratingnya 4.
d. Kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3, untuk memperoleh faktor yang nilainya bervariasi mulai dari 4,0 (outstanding) sampai dengan 1,0 (poor).
e. Gunakan kolom 5 untuk memberikan komentar atau catatan mengapa factor-faktor tertentu dipilih dan bagaimana skor pembobotannya dihitung. Jumlahkan skor pembobotan (pada kolom 4), untuk memperoleh total skor bagi perusahaan yang bersangkutan. Nilai total ini, menunjukkan bagaimana perusahaan tertentu bereaksi terhadap faktor-faktor strategis eksternalnya. Total skor ini dapat digunakan untuk membandingkan perusahaan ini dengan kelompok industri yang sama.
• Penentuan Faktor Strategi Internal (IFAS)
Menurut Rangkuti (2006, p24-25), setelah factor-faktor strategi internal suatu perusahaan diidentifikasi, suatu tabel IFAS disusun untuk merumuskan factor-faktor strategis internal tersebut dalam kerangka Strength dan Weakness perusahaan.
Tabel 2.2 : IFAS (Rangkuti, 2006, p25)
Berikut ini adalah cara-cara penentuan Faktor Strategi Internal (IFAS):
a. Tentukan faktor-faktor yang menjadi kekuatan serta kelemahan perusahaan pada kolom 1.
b. Beri bobot masing-masing faktor tersebut dengan skala mulai dari 1,0 (paling penting) sampai 0,0 (tidak penting), berdasarkan pengaruh faktor-faktor tersebut terhadap posisi strategis perusahaan. (semua bobot tersebut jumlahnya tidak boleh melebihi skor total 1,00).
c. Hitung rating (dalam kolom 3) untuk masing-masing faktor dengan memberikan skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor), berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan yang bersangkutan. Variabel yang bersifat positif (semua variable yang masuk kategori kekuatan) diberi nilai mulai dari +1 sampai dengan +4 (sangat baik) dengan membandingkannya dengan rata-rata industri atau dengan pesaing utama, sedangkan variable yang bersifat negatif, dan kebalikannya. Contohnya, jika kelemahan perusahaan besar sekali dibandingkan dengan rata-rata industry nilainya adalah 1, sedangkan jika kelemahan perusahan dibawah rata-rata industri nilainya adalah 4.
d. Kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3, untuk memperoleh faktor yang nilainya bervariasi mulai dari 4,0 (outstanding) sampai dengan 1,0 (poor).
e. Gunakan kolom 5 untuk memberikan komentar atau catatan mengapa factor-faktor tertentu dipilih dan bagaimana skor pembobotannya dihitung. Jumlahkan skor pembobotan (pada kolom 4), untuk memperoleh total skor bagi perusahaan yang bersangkutan. Nilai total ini, menunjukkan bagaimana perusahaan tertentu bereaksi terhadap factor-faktor strategis eksternalnya. Total skor ini dapat digunakan untuk membandingkan perusahaan ini dengan kelompok industri yang sama.
Cara membuat Matriks SWOT adalah dengan menggunakan faktor - faktor strategis eksternal maupun internal sebagaimana telah dijelaskan dalam tabel EFAS dan IFAS, yaitu dengan menstransfer peluang dan ancaman dari tabel EFAS serta mentransfer kekuatan dan kelemahan dari tabel IFAS kedalam kolom yang sesuai dalam Matriks SWOT. Kemudian dengan membandingkan faktor - faktor strategis tersebut, Matriks ini dapat menghasilkan empat set kemungkinan alternative strategy (SO, ST, WO, WT) :
a. Strategis SO : Strategi ini dibuat berdasarkan jalan pikiran perusahaan, yaitu dengan memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluang sebesar-besarnya. b. Strategis ST: Strategi dalam menggunakan kekuatan yang
dimiliki perusahaan untuk menangani ancaman.
c. Strategis WO: Strategi ini diterapkan berdasarkan pemanfaatan peluang yang ada dengan meminimalkan kelemahan yang ada. d. Strategis WT : Strategi ini didasarkan pada kegiatan yang
bersifat defensif dan berusaha meminimalkan kelemahan yang ada serta menghindari ancaman.
Tabel 2.3 : Matriks SWOT (Rangkuti, 2006, p31)
2.2.2.4 Digram Analisis SWOT
Setelah didapat hasil tabel bobot skor dari masing-masing IFAS dan EFAS, langkah selanjutnya adalah memasukan angka total bobot skor tersebut ke dalam diagram analisis SWOT berikut ini :
Gambar 2.3 : Analisis SWOT (Rangkuti, 2006, p19)
• Kuadran 1 : Merupakan situasi yang sangat menguntungkan perusahaan. Perusahaan tersebut memiliki peluang dan kekuatan sehingga dapat memanfaatkan peluang yang ada. Strategi yang harus diterapkan dalam kondisi ini adalah mendukung kebijakan pertumbuhan agresif (Growth orient strategy).
• Kuadran 2 : Meskipun menghadapi berbagai ancaman, perusahaan ini masih memiliki kekuatan dari segi internal. Strategi yang harus diterapkan adalah menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang jangka panjang dengan cara strategi diversifikasi (produk atau pasar).
• Kuadran 3 : Perusahaan menghadapi peluang pasar yang sangat besar, tetapi di lain pihak perusahaan meghadapi kendala atau kelemahan internal. Fokus strategi perusahaan ini adalah meminimalkan masalah - masalah internal perusahaan sehingga dapat merebut peluang yang lebih baik.
• Kuadran 4 : Merupakan situasi yang sangat tidaak menguntungkan perusahaan. Perusahaan tersebut menghadapi berbagai ancaman dan kelemahan internal.
2.2.3 Pengertian Enterprise Architecture
Bagaimana membuat suatu pandangan abstrak dari organisasi (enterprise) yang dapat membantu orang – orang yang terlibat dalam enterprise untuk membuat rencanan dan keputusan yang lebih baik. Enterprise Architecture memperluas rencana teknologi dengan cara menambha rencana strategis sebagai kunci utama pada erterprise, dan rencana bisnis sebagai sumber dari sebagian program besar program dan kebutuhan sumber daya disebut Enterprise Architecture. (Bernard, 2005, p33).
Dalam prakteknya, Enterprise Architecture dianggap sebagai program manajemen dan metode dokumentasi yang memperlihatkan pandangan yang terkoordinasi dari arah strategis dari enterprise, layanan bisnis, alur informasi dan utilisasi sumber daya.
2.2.3.1 Enterprise Architecture Sebagai Program Manajemen
Menurut Bernard (2005, p34), Enterprise Architecture adalah suatu program manajemen yang memperlihatkan sebuah pendekatan yamg strategis dan terintegrasi dari perencanaan sumber daya. Enterprise Architecture sebagai program amanajemen menetapkan hal – hal sebagai berikut :
1. Resource Alignment
Enterprise Architecture mendukung perencanaan strategis dan perencanaan sumber daya operasional dengan menyediakan pandangan makro dan mikro tentang bagaimana sumber daya dapat tersusun dalam rangka mencapai tujuan dari perusahaan enterprise. 2. Standardized Policy
Enterprise Architecture mendukung implementasi dari standarisasi kebijakan manajemen kepada pengembangan dan utilisasi dari IT dan sumber lainnya.
3. Decision Support
Enterprise Architecture memberikan dukungan untuk pengambilan keputusan sumber TI dalam manajemen eksekutif dan tingkatan staff dari enterprise. Pada tingkat eksekutif, Enterprise Architecture memberikan penglihatan untuk dukungan dan inisiatif dari TI yang cukup luas dan penentuan dari strategic alignment. Pada tingkay manajemen, Enterprise Architecture mendukung pola dan keputusan konfigurasi manajemen. Pada tingkat staff, Enterprise Architecture mendukung keputusan yang berkaitan dengan operasional, perwatan dan pengembangan dari sumber dan layanan TI.
4. Resource Development
Enterprise Architecture mendukung pendekatan standarisasi untuk mengembangkan IT dan sumber lainnya. Berdasarkan ruang lingkup dari sumber yang terlibat dan timeframe yang tersedia untuk pengembangan, bermacam – macam sistem pengembangan metode daur hidup yang dapat digunakan untuk mengurangi resiko seperti biaya, jadwal atau parameter performa.
2.2.3.2 Enterprise Architecture Sebagai Metode Dokumentasi
Menurut Bernard (2005,p37), dokumentasi dari Enterprise Architecture akan terwujud jika melalui 6 elemen dasar, yaitu :
1. Framework
Framework dari dokumentasi EA mengidentifikasikan ruang lingkup dari arsitektur untuk didokumentasikan dan membuat hubungan antara area - area arsitektur.
Gambar 2.5: EA Cube Documentation Framework (Bernard, 2005, p38)
2. EA Component
Enterprise Architecture adalah tujuan, proses, standart, dan sumber daya yang dapat diubah yang memperluas enterprise-wide atau terlibat antara garis spesifik dari bisnis.
Gambar 2.6 : EA Component (Bernard, 2005 p40)
3. Current Architecture
Current Architecture mengandung komponen - komponen enterprise architecture yang telah ada pada enterprise pada setiap tingkatan dari framework yang ada. Perbedaan current dengan pandangan AS-IS adalah pandangan AS-IS hanya melihat dari aspek bisnis dan teknologi saja sedangkan pada current view ditambahkan dengan strategi yang mendukung pengembangan bisnis dan teknologi yang ada.
4. Future Architecture
Future architecture adalah dokumen yang berisi tentang komponen enterprise architecture yang dibutuhkan oleh enterprise untuk mendukung strategi inisiatif baru, kebutuhan operasional atau solusi teknologi. Future architecture harus menjalankan rencana perubahan dari komponen enterprise architecture dalam jangka waktu pendek (1-3 tahun kedepan), sama baiknya dengan perubahan dari enterprise architecture yang merupakan hasil dari implementasi dari scenario jangka panjang yang direncanakan dalam jangka waktu 4-10 tahun kedepan.
5. EA Management Plan
EA Management Plan mengartikulasi program enterprise architecture dan pendekatan dokumentasi. EA Management Plan juga menampilkan deskripsi dari pandangan current dan future dari suatu arsitektur, dan mengurutkan rencana untuk mengatur transisi kearah bisnis/teknologi masa depan.
6. Planning Threads
Dokumentasi Enterprise Architecture termasuk ‘threads’ dari aktifitas yang bersangkutan yang ada pada semua tingkatan dari framework. Threads ini termasuk 3 hal, yaitu:
a. IT Security
Program IT security yang komperehensif mempunyai beberapa area utama, seperti : informasi, personil, operasi, dan fasilitas. b. IT Standards
IT standards merupakan salah satu hal yang paling penting dalam fungsi Enterprise Architecture yang menampilkan standart dari teknologi pada semua level dari Enterprise Architecture Framework.
c. IT Workforce
Penting untuk meyakinkan bahwa proses staffing, training karyawan IT sangat penting untuk menyesuaikan skill dengan LOB dan aktifitas – aktifitas dari Enterprise Architecture Framework.
2.2.4 Enterprise Architecture Artifacts
EA artifacts adalah tipe dari dokumentasi yang mendeskripsikan komponen - komponen seperti laporan, diagram, charts, spreadsheets, video dan tipe lainnya yang merekam informasi. Pada high-level artifact, biasanya terdiri atas dokumen teks atau diagram - diagram yang mendeskripsikan semua strategi, program, dan outcome yang diharapkan. Mid-level artifact terdiri dari dokumen - dokumen, diagram, charts, spreadsheet yang mendeskripsikan proses dari organisasi, proyek yang sedang berjalan, supply chains, alur informasi, jaringan dan website. Low-level artifacts mendeskripsikan aplikasi yang spesifik, kamus data, standart teknikal, tampilan, komponen jaringan, dan cable plants. (Bernard, 2005: 113)
Gambar 2.7 : EA Components & Artifacts (Bernard, 2005, p113)
2.2.4.1 Goals & Initiatives Level
Enterprise yang kompleks terkadang membutuhkan pendekatan formal untuk merencanakan perubahan kondisi, partisipan, dan tujuan. Arahan dan tujuan dari enterprise telah didokumentasikan pada tingkatan goals & initiatives dari framework.
• Perencanaan Strategis (S-1)
Perencanaan strategis adalah kebijakan high-level dan dokumen perencanaan yang digunakan enterprise untuk mendokumentasikan arah, strategi kompetitif, tujuan dan memungkinkan program dan
proyek (strategic initiative) yang biasanya direncanakan untuk 3-5 tahun kedepan. Perencanaan strategis berfungsi sebagai :
1. Menampilkan pernyataan visi dan misi yang tertangkap sebagai tujuan dan arah dari enterprise.
2. Mengembangkan pernyataan dari arah strategis yang cocok dengan tujuan enterprise, menyakinkan ketahanan, fleksibel dan meningkatkan kesusksesan kompetitif.
3. Merangkum hasil dari analisis SWOT yang berdasarkan pernyataan dari arah strategis yang mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman dari enterprise.
4. Merangkum situasi dan asumsi perencanaan untuk CONOPS scenario yang mendukung arah strategis dari enterprise.
5. Mengembangkan CONOPS diagram yang terdiri dari satu gambaran yang menangkap semua hal yang ada pada scenario. 6. Mengembangkan strategi kompetitif umum untuk enterprise
yang bekerjasama dengan current dan future CONOPS scenario.
7. Mengidentifikasi tujuan strategis yang dapat mewujudkan strategi kompetitif dan spesifikasi sponsor eksekutif yang bertanggung jawab atas mencapai tujuan – tujuan.
8. Mengidentifikasi strategi inisiatif dan sponsor sumber untuk inisiatif, dimana program yang sedang berjalan atau proyek pengembangan akan terwujud pada setiap tujuan strategis. 9. Merangkum outcome measure untuk setiap tujuan strategis dan
inisiatif menggunakan balanced scorecard atau pendekatan yang sama lainnya.
• Analisis SWOT (S-2)
Analisis SWOT adalah metode analisis yang dipakai perusahaan dalam mengidentifikasi faktor internal dan eksternal yang akan dipakai untuk melakukan improvisasi dan meningkatkan daya saing pada perusahaan (Bernard, 2005, p293).
• CONOPS Scenario (S-3)
CONOPS scenario (A Concept of Operations Scenario) adalah sebuah dokumen naratif yang mendeskripsikan bagaimana enterprise beroperasi saat itu atau akan beroperasi beberapa tahun kedepan dengan memberikan pernyataan yang dapat dipercaya tentang faktor internal dan external yang berada pada analisis SWOT.
• CONOPS Diagram (S-4)
CONOPS diagram adalah penggambaran secara grafis pada high-level tentang bagaimana fungsi dari enterprise, baik secara keseluruhan atau dalam beberapa area khusus.
Gambar 2.8 : CONOPS Diagram (Bernard, 2005, p295)
• Balance Scorecard
Menurut Bernard (2005,p296), Balanced Scorecard melampaui ukuran finansial sukses bagi perusahaan dan menetapkan tujuan dan langkah - langkah dalam empat pandangan bisnis : Customer,Financial, Internal Business Process dan Learning and Growth.
Gambar 2.9 : Balanced Scorecard (Bernard, 2005, p296)
2.2.4.2 Products & Service Level
Kunci dari proses dan dukungan suatu enterprise telah terdokumentasi pada tingkatan bisnis pada enterprise architecture framework. Komponen enterprise architecture pada level ini termasuk dokumentasi proses bisnis dan portofolio IT capital planning capital planning yang menampilakan dokumentasi kasus bisnis pada setiap investasi IT yang bertemu dengan puncak kesuksesan operasional dan keuangan (Bernard, 2005, p121).
• Business Plan (B-1)
Business Plan menampilkan deskripsi high-level dari kunci fungsi - fungsi alur bisnis dan strategi keuangan yang dapat membantu mencapai tujuan strategis dan inisiatif. Ada beberapa poin yang sering ditemukan pada business plan, yaitu :
1. Business Overview 2. Profil tim eksekutif
3. Hubungan antara aktivitas – aktivitas bisnis dengan tujuan strategis
4. Struktur organisasi
5. Pandangan terhadap pasar dan strategi kompetitif 6. Daur bisnis
8. Strategi keuangan
9. Ringkasan status keuangan sekarang 10. Aliansi dan partner bisnis
• Swim Lane Process Diagram (B-3)
Diagram dari aktifitas stakeholder menunjukkan mana stakeholder yang terlibat dalam alur bisnis. Diagram menggunakan format dari ‘swim lanes´untuk mengatur stakeholder pada baris dan timeframe pada kolom, lalu menghubungkan aktifitas – aktifitas dengan symbol dari flowchart.
Gambar 2.10 : Swim Lane Diagram (Bernard, 2005, p299)
• Activity / Product Matrix (B-5)
Aktifitas bisnis dan metriks produk menempatkan daur hidup dari revenue-producing product untuk bermacam – macam alur bisnis melalui enterprise. Matriks ini menjelaskan siapa yang memiliki proses bisnis dan produk. Matriks ini mengijinkan enterprise untuk melihat dimana vertical dan horizontal (cross-cutting) dari aktifitas produk bisnis ditempatkan.
Tabel 2.4 : Activity & Products Matrix (Bernard, 2005, p301)
LOB A LOB B LOB C LOB D LOB E LOB F LOB G Remarks
Business Products Products 1 R F L Products 2 M W D S F L Products 3 M W D S F L Products 4 R F L Products 5 M F L Products 6 M W D S F
R = Research & Develop W = Warehouse S = Service L = Legal M = Manufacture D = Distribute F = Finance
• Use Case Narrative & Diagram (B-6)
Usecase narrative mengikuti format UML untuk mengidentifikasi kebutuhan bisnis, konteks, stakeholder dan aturan bisnis untuk interaksinya dengan sistem, layanan dan aplikasi yang teridentifikasi sebagai solusi teknologi yang dibutuhkan untuk pengembangan.
Gambar 2.11 : Use Case Narrative & Diagram (Bernard, 2005, p302)
2.2.4.3 Data & Information Level
Komponen enterprise architecture pada tingkat ini termasuk dokumentasi dari rancangan, fungsi dan manajemen dari suatu sistem informasi, database, knowledge warehouse dan data marts serta dokumentasi pada struktur dan proses logical dari data yang berhubungan dengan enterprise.
• Object State Transition Diagram (D-3)
State Transistion Diagram menggunakan notasi dari UML untuk menampilkan bagaimana daur hidup dari objek data yang spesifik. Diagram ini menunjukan perubahan pada atribut – atribut, links, dan perilaku pada objek ”on-line order”yang merupakan hasil dari sistem internal atau eksternal dimana trigger berubah pada state (Bernard, 2005, p306).
Gambar 2.12 : Object State Transition Diagram (Bernard, 2005, p306)
• Logical Data Model (D-5)
Model data semantik dapat dikembangkan dengan menggunakan metode terstruktur tradisional dan simbologi (diagram hubungan entitas) , atau satu dapat menggunakan metode object – oriented dan simbologi dari UML , yang menghasilkan diagram kelas dan atau diagram objek, tujuannya adalah untuk memberikan gambaran tentang interaksi suatu objek dengan objek yang lainnya dengan hubungan asosiasi, ini dibuat untuk bagaimana caranya agar mereka saling berkolaborasi untuk mencapai tujuan . (Bernard, 2005, p308).
Gambar 2.13 : Class Diagram & ERD (Bernard, 2005, p308)
• Activity / Entity (CRUD) Matrix (D-7)
Activity / entity matrix dikembangkan dengan mengatur entiti data mana yang terpengaruh oleh jalur yang berhubungan dari sebuah aktifitas bisnis. Lebih dikenal dengan ‘CRUD’ metrics karena mengidentifikasi tipe dasar dari transformasi yang ditampilkan pada data (Read, Update, Delete) melalui proses bisnis.
Gambar 2.14 : Entity Matrix (Bernard 2005, p310)
• Data Dictionary (D-8)
Data Dictionary adalah sebuah kamus data yang menyediakan daftar komprehensif dari entitas data yang dikumpulkan dan dirawat oleh perusahaan, termasuk atribut standar, kunci, dan hubungan dari setiap data.
Tabel 2.5 : Data Dictionary
2.2.4.4 System & Application Level
Pandangan yang sedang berjalan dari sistem dan aplikasi informasi teknologi, seharusmya mempunyai fungsi untung menampilkan gambaran yang akurat dari sebuaf aplikasi perangkat lunak, layanan front/back office, dan sistem operasi yang aktif pada sebuah perusahaan enterprise. Dengan banyaknya sumberdaya IT yang telah dikembangkan, pandangan yang lengkap dari dukungan level aplikasi pada framework mungkin akan menampilkan suatu kejanggalan integrasi pada area dengan kebutuhan untuk bertukar informasi, adanya duplikasi fungsi, adanya diversity vendor dan kebutuhan bisnis tidak bertemu.
• System Communication Diagram (SA-2)
Artefak ini mendukung System Interface Diagram dengan menyediakan sebuah deskripsi tentang bagaimana data berkomunikasi satu sama lain antara sistem dengan enterprise, termasuk spesifikasi tentang hubungan, paths, jaringan dan media.
Gambar 2.15 : System Communication Diagram (Bernard 2005, p313)
• System Data Flow Diagram (SA-4)
System Data Flow Diagram lebih diketahui sebagai Data Flow Diagram dan diharapkan untuk menampilkan proses- proses antara sistem yang bertukar data dan bagaimana pertukaran itu berjalan. Tujuan dari Data Flow Diagram :
1. Mengembangkan deskripsi yang jelas mengenai aliran data sistem yang diperlukan yang berupa input (digunakan) dan output (yang dihasilkan) oleh setiap sistem.
2. Memastikan konektivitas fungsional selesai.
3. Mendukung tingkat fungsional yang benar dari dekomposisi untuk detail tambahan.
Gambar 2.16 : System Data Flow Diagram (Bernard 2005, p315)
2.2.4.5 Networks & Infrastructure
Pada level infrastruktur dari EA, jaringan, backbone, router, ruangan peralatan, lemari kabel, dan penanaman kabel harus terdeskripsikan dengan detail menggunakan dokumen berbentuk teks dan diagram yang menampilkan desain secara phisycal dan logical. • Network Connectivity Diagram( NI-1)
Diagram Konektivitas Jaringan menunjukkan hubungan secara fisik antara jaringan suara, data, dan video enterprise, mencakup Wide Area Network (WAN) dan Local Area Network (LAN) eksternal, yang disebut juga sebagai ekstranet dan intranet.
Gambar 2.17 : Network Connectivity Diagram (Bernard 2005, p321)
2.2.5 Security / Standards / Workforce • Security Plan (SP-1)
Perencanaan keamanan menyediakan deskripsi secara rinci dari program keamanan yang berlaku diseluruh perusahaan. Yang termasuk security and privacy plan meliputi : fisik, data, personil dan elemen keamanan operasional dan prosedur. Pada Buku Enterprise Architecture didalam Bab 11 menyediakan detail tambahan pada Perencanaan Keamanan. (Bernard, 2005, p328).
Kerangka Security Plan : 1. Pengenalan
Tujuan dari Program Keamanan TI Prinsip – prinsip dalam Keamanan TI Faktor – faktor kesuksesan kritis Hasil yang diinginkan
Pengukuran Kinerja 2. Kebijakan
Panduan Eksekutif Panduan secara Teknis
Hukum dan Regulasi yang dapat diterapkan Standar – standar
3. Kebutuhan Pelaporan
Peran dan Tanggungjawab Program Keamanan TI Penjadwalan dan Tolak Ukur Program Keamanan TI Pelaporan kejadian Keamanan TI
4. Konsep dari Operasi
Rangkuman Ancaman terhadap Keamanan TI Penanggulangan Resiko Keamanan TI Integrasi dengan Arsitektur Enterprise Perencanaan Komponen/ Sistem Keamanan 5. Elemen – elemen Program Keamanan
Keamanan Informasi Keamanan Personel Keamanan Operasional Keamanan secara Fisik 6. Standar Prosedur Operasi
Tes dan Evaluasi Penilaian Resiko
Sertifikasi dan Akreditasi
Pemulihan Bencana/ Keberlangsungan Operasi Proteksi dan Pengarsipan Catatan
• Security Solutions Description (SP-2)
Deskripsi Solusi Keamanan menyediakan sudut pandang tingkat tinggi mengenai bagaimana keamanan disediakan untuk sumber daya yang terpilih dalam enterprise. Solusi – solusi ini mencakup 4 dimensi dari keamanan : secara fisik, data, personel, dan operasi, dan mungkin mencakup diagram – diagram dan metriks – metriks.
• Disaster Recovery Plan (SP-5)
Perencanaan Pemulihan Bencana adalah matriks penilaian dan
serangkaian prosedur untuk menangani berhentinya kemampuan berbagai bisnis dan atau teknologi yang tidak membutuhkan relokasi operasi dari enterprise. Hal ini mungkin dapat disebabkan oleh kejadian alam atau buatan manusia (misalnya kebakaran, banjir, atau padamnya listrik).
Aktivasi Perencanaan Pemulihan Bencana mungkin harus dapat dicapai di tengah kekacauan bencana lokal atau nasional yang membuat kejelasan, keringkasan, kelengkapan, dan fleksibilitas (back up) kunci untuk
kesuksesan. Beberapa elemen yang direkomendasikan dalam Perencanaan Pemulihan Bencana :
1. Aktivasi COOP
Kondisi untuk mengaktifkan COOP. 2. Peran dan Tanggung jawab COOP
Matriks peran dan tanggung jawab (dengan posisi) dari semua personal dalam enterprise yang terlibat dalam pengaktifan COOP. Alternatif disediakan untuk setiap posisi.
3. Penilaian Dampak Bencana dan Pemulihan
Standar matriks untuk menilai tipe dan durasi dari pemadaman, sama seperti sistem dan fungsi dalam enterprise yang terpengaruh. Bergantung kepada tipe dari pemadaman dan periode pemadaman yang diperkirakan (menit, jam, dan hari), prosedur pemulihan mungkin berbeda.
4. Prosedur Pemulihan
Prosedur – prosedur yang digunakan untuk memperbaiki fungsi bisnis dan sistem yang telah dikacaukan. Contohnya mencakup :
a. Pemadaman listrik
b. Pemadaman pendingin/ pemanas udara
d. Kerusakan ruangan (kebakaran, banjir, gempa bumi) e. Infeksi virus pada sistem informasi
f. Hilangnya komunikasi data internal atau eksternal g. Hilangnya komunikasi telepon internal atau eksternal
• Technology Forecast (ST-2)
Perkiraan teknologi didukung dan berkaitan dengan profil standar teknologi. Dokumen perkiraaan teknologi diharapkan dapat melakukan perubahan dalam standar dimana untuk memperkirakan perubahan masa depan yang terjadi maupun yang akan terjadi (Bernard, 2005, p334).
• Workforce Plan (W-1)
Rencana tenaga kerja memberikan gambaran tingkat tinggi tentang bagaimana sumber daya manusia dikelola di seluruh perusahaan. Rencana tenaga kerja termasuk strategi untuk mempekerjakan , retensi, dan pengembangan profesional di tingkat eksekutif manajemen, dan staf dari perusahaan(Bernard, 2005, p319).
• Organization Chart (W-2)
Bagan organisasi menunjukan bagaimana posisi dan personil diatur dalam diagram hirarki atau format matriks. Bagan oganisasi membantu menunjukan jalur kewenangan , hubungan kerja , serta kepemilikan sumber daya, produk, dan prosesbagan organisasi juga harus di gambarkan secara jelas untuk keseluruhan komponen perusahaan yang ada, baik dari segi divisi dan tingkat eksekutif demi memudahkan proses identifikasi dan analisa kebutuhan (Bernard, 2005, p320).
2.2.6 Enterprise Architecture Management Plan 2.2.6.1 EA Program Management
EA sebagai program manajemen mendukung pengembangan kebijakan, pengambilan keputusan, dan penggunaan efektif / efisien sumberdaya. Program EA bagian Manajemen dokumen kegiatan yang terkait dengan pemberian EA sebagai program yang sedang berlangsung (Bernard, 2005, p177).
2.2.6.1.1 Governance and Principles
Dokumen bagian ini menerangkan cara bahwa kebijakan dan pengambilan keputusan akan terjadi dalam program EA. Hal ini juga di mana prinsip – prinsip yang mendasari program EA diartikulasikan. Pemimpin projek EA akanmenggambarkan melalui narasi yang menyediakan kebijakan EA program dan diagram alir terlampir menunjukkan bagaimana dan kapan keputusan dibuat pada isu – isu seperti EA proposal investasi TI, review proyek, persetujuan dokumen, dll (Bernard, 2005, p177).
2.2.6.1.2 Support For Strategy and Business
Pada sesi ini menjelaskan tentang salah satu tujuan utama dari EA Program dimana tujuannya adalah untuk mendukung dan meningkatkan strategi dari enterprise dan rencana bisnis serta untuk mengindentifikasikan kesenjangan kinerja yang dapat membatu komponen EA (Bernard, 2005, p178).
2.2.6.1.3 EA Roles and Responsibility
Pada sesi dokumen ini menerangkan stakeholders yang terlibat dan tanggung jawab dalam aturan EA ini dan juga memberikan gambarang bagaimana seluruh stakeholders berperan dalam program EA. Disini semuanya akan di identifikasikan (Bernard, 2005, p178).
Tabel 2.6 : EA Roles and Responsibility EA Team Position EA Team Role EA Responsibilities Sponsor Pimpinan Eksekutif
Menjadi pimpinan dalam EA program, menyediakan sumberdaya dan membantu memberikan solusi isu EA Chief Information Officer (CIO) Pimpinan Eksekutif dan pembuat keputusan Memfasilitasi pembentukan dan berjalannya program EA
2.2.6.1.4 EA Program Budget
Menerangkan tentang biaya dari program pembuatan EA mulai dari awal sampai keseluruhan jadi total cost dapat di informasikan kepada ownership. Secara general seluruh biaya yang sudah dicantumkan harus sudah termasuk start-up program EA, operasional , gaji dan fasilitas untuk tim EA, selama menghabiskan waktu dan biaya dalam penerapan EA, semuanya harus berada dijalur yang benar dan terhadap efektifitas manajemen program EA (Bernard, 2005, p179).
2.2.6.1.5 Program Performance Measures
Pada sesi dokumen ini menerangkan tentang untuk mengetahui apakah program EA dapat menjadi lebih efektif dan efisien. Pengukuran program EA dapat dilakukan dengan dua tahapan yaitu dari segi outcome measure (pengukuran hasil) dan output measure (pengukuran yang dikeluarkan) (Bernard, 2005, p180).
2.2.7 EA Current Architecture Summary
Salah satu tujuan dari EA adalah untuk menunjukkan gambaran dari keterkaitan antara komponen EA saat ini dan produk pada setiap tingkat dari kerangka EA.
2.2.7.1 Strategic Goals and Initiatives
Sesi ini menerangkan tentang bagaimana program EA dan spesifikasi dari komponen EA dapat mendukung strategi goal dan inisiatif enterprise yang diinginkan (Bernard, 2005, p181).
2.2.7.2 Business Service and Information Flows
Sesi ini menekankan peran yang dimainkan EA dalam mendukung bisnis proses analisis dan perbaikan, serta mengindentifikasi dan mengoptimalkan arus informasi di dalam proses – proses bisnis (Bernard, 2005, p182).
2.2.7.3 System and Application
Pada sesi ini menrangkan bagaimana komponen EA Currentdan artifak pada sistem dan aplikasi pada setiap level yang ada pada Framework EA dapat mendukung alur informasi dari setiap Line of Business (Bernard, 2005, p184).
2.2.7.4 Technology Infrastructure
Pada sesi ini menerangkant tentang suara, data, dan video komponen EA dan artifak yang membentuk teknologi infrastruktur dari setiap tingkatan EA Framework (Bernard, 2005, p184).
2.2.7.5 IT Security
Pada sesi ini menerangkan tentang keamanan teknologi informasi yang ada pada setiap keseluruhan tingkatan EA Framework (Bernard, 2005, p184).
2.2.7.6 EA Standard
Pada sesi ini menerangkan tentang dokumen Technical Standards Reference Model (TSRM) yang menyediakan EA Standards untuk
suara, data, video dan keamanan teknologi informasi yang digunakan selama pengembangan komponen EA (Bernard 2005, p184).
2.2.7.7 Workforce Requirements
Workforce mencangkup strategi untuk mempekerjakan retensi dan pengembangan profesional ditingkat eksekutif, management dan staff dari perusahaan.
2.2.8 EA Future Architecture Summary
Setelah melakukan transisi ke EA Future Architecture, maka dibuat rencana sebagai berikut.
2.2.8.1 Future Operating Scenarios
Scenario operasi masa depan dibuat bersama dengan deskripsi narasi tujuan scenario dan spectrum lingkungan operasi yang menanggapi scenario (Bernard, 2005, p186).
Ada 3 jenis scenario yang dapat digunakan dalam Future Operating Scenario yaitu :
1. Melanjutkan status quo
2. Strategi bisnis di lingkungan yang baik 3. Strategi bisnis defensive selama pasar turun
2.2.8.2 Planning Assumptions
Planning Assumptions adalah asumsi perencanaan dari scenario dibahas lebih lanjut dalam hal apa yang dimaksud dengan prioritas perusahaan karena menerapkan Future EA. Asumsi mengindentifikasi kemampuan baru dan sumber daya yang akan diperlukan jika perusahaan berhasil dalam masing – masing scenario. Bagian ini kemudian memfokuskan pada scenario yang di pilih dan asumsi – asumsi perencanaan yang mendasari tindakan yang diambil (Bernard, 2005, p186).
2.2.8.3 Updating Current and Future View
Menjelaskan tentan dokumentasi perubahan yang direncanakan dalam proses dan sumberdaya yang menciptakan pandangan masa depan EA pada semua tingkatan dari framework yang ada pada EA yang tujuannya untuk memberikan kesimpulan gambaran dokumentasi saat ini sampai yang akan datang. dokumen ini akan berisi konten cost, operasional dan seluruh fasilitas infrastruktur teknologi pendukung EA Program(Bernard, 2005, p186).
2.2.8.4 EA Sequencing Plan
Menjelaskan rencana urutan EA dokumen tugas, tonggak, dan jangka waktu untuk menerapkan komponen baru EA dan artifak. Perusahaan besar dan menegah ukuran proyek sering memiliki banyak perkembangan baru, upgrade, pension atau migrasi berlangsung pada waktu tertentu dan ini membutuhkan koordinasi untuk menetapkan urutan kegiatan yang optimal (Bernard, 2005, p188).
2.2.8.5 Configuration Management
Configuration Management adalah konfigurasi EA manajemen dari rencana manajemen EA yang berfungsi untuk mendukung sub proses dimana perubahan EA dikelola dan standard dalam Technical Standards Reference Model (TSRM) diterapkan, agar menghindari dan meminimasikan resiko dan kendala yang mungkin terjadi pada masa manajemen konfigurasi (Bernard, 2005, p189).
2.2.9 EA Glossary and References
Pada bagian ini menerangkan dimana daftar nama singkatan dan buku serta artikel yang digunakan untuk memudahkan pembaca dalam mengerti EA Management Plan, mecantumkan penulis dan judul buku , jurnal atau web yang telah digunakan sebagai bahan teori penelitian agar pembaca dapat menemukan referensi awal dari teori yang digunakan (Bernard, 2005, p191).
