BINUS UNIVERSITY
Jurusan Sistem Informasi
Program Studi Komputerisasi Akuntansi
Skripsi Sarjana Komputer
Semester Ganjil 2007/2008
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI PENJUALAN DAN PIUTANG DAGANG
PADA PT TRIJAYA CATUR SENTOSA
JUVIANKY 0800752154 SISKA ANTOLIS 0800760036 PRATIWI HENDRAN 0800762640
Kelas / Kelompok : 07PFA / 01 ABSTRAK
Tujuan penulisan skripsi ini adalah mengidentifikasi masalah – masalah dan kelemahan - kelemahan yang terjadi pada sistem yang berjalan, merancang suatu sistem informasi sebagai solusi untuk mengatasi masalah – masalah dan kelemahan – kelemahan yang berhubungan dengan sistem penjualan dan piutang dagang PT.Trijaya Catur Sentosa dalam melakukan transaksi penjualan kredit secara terkomputerisasi, membantu dalam pengadaan laporan-laporan yang akurat berhubungan dengan penjualan kredit dan piutang dagang.
Metode yang digunakan adalah metode analisis dan metode perancangan.
Hasil yang ingin dicapai dari analisis dan perancangan yang dilakukan adalah dapat membuat suatu sistem penjualan dan piutang dagang terkomputerisasi untuk memecahkan masalah yang terjadi di perusahaan.
Oleh karena itu, dapat disimpulkan bahwa perlu dilakukan pengembangan pada sistem berjalan sehingga memberikan kemudahan dalam mengolah dan mengelola data agar dapat menghasilkan informasi yang mendukung pengambilan keputusan serta dapat memecahkan masalah-masalah yang terjadi pada sistem dan prosedur yang lama.
Kata Kunci : Analisis, Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Penjualan, Piutang Dagang
PRAKATA
Puji syukur penulis panjatkan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan karunia-Nyalah, penulis dapat menyelesaikan penyusunan skripsi ini tepat waktunya. Penulisan skripsi ini merupakan salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana pada jenjang pendidikan Strata-1 Jurusan Komputerisasi Akuntansi Program Studi Sistem Informasi pada Binus University, Jakarta.
Dalam skripsi ini, penulis menyadari masih adanya kekurangan. Oleh karena itu, penulis menerima kritik dan saran yang membangun demi sempurnanya skripsi ini.
Pada kesempatan ini, penulis juga ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah banyak memberikan bantuan baik berupa petunjuk, saran, nasehat, dukungan serta dorongan demi keberhasilan penulisan skripsi ini, yang ditujukan kepada :
1. Ibu Dr.Ir.Th. Widia Soeryaningsih, MM(alm), selaku Rektor Universitas Bina Nusantara pada tahun ajaran pertama.
2. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App., Sc selaku Rektor Binus University yang telah memberikan sarana dan prasarana kepada penulis untuk menyelesaikan studi di Binus University.
3. Ibu Yanti, S.Kom., MM selaku Ketua Program Studi Komputerisasi Akuntansi Binus University.
4. Ibu Noerlina, S.Kom., MM selaku Sekretaris Program Studi Komputerisasi Akuntansi Binus University.
5. Ibu Lianawati Christian, S.Kom., M M selaku dosen pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu untuk memberikan pengarahan, nasehat, kritik, masukan yang sangat berharga, dan dorongan semangat dalam penyusunanskripsi ini.
6. Seluruh dosen Binus University yang telah mendidik dan membimbing penulis selama proses perkuliaan berlangsung.
7. Pimpinan dan staf PT Trijaya Catur Sentosa yang telah memberikan izin, dan meluangkan waktu serta memberikan semua informasi yang dibutuhkan selama proses penyusunan skripsi ini berlangsung.
8. Orangtua, keluarga dan teman-teman penulis yang telah memberikan dukungan moril dan nasehat demi terselesainya skripsi ini.
9. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan namanya satu per satu yang telah memberikan bantuan kepada penulis dalam penyusunan skripsi ini.
Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini dapat memberikan informasi yang bermanfaat bagi siapa saja yang memerlukan skripsi ini.
Jakarta, Januari 2008
DAFTAR ISI
Halaman
Halaman Judul Luar ... i
Halaman Judul Dalam ... ii
Halaman Persetujuan Hardcover ... iii
Abstrak ... vii
Prakata ... viii
Daftar Isi ...x
Daftar Tabel ...xvi
Daftar Gambar ... xviii
Daftar Lampiran ... xxiii
BAB 1 PENDAHULUAN...1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Ruang Lingkup ...3
1.3 Tujuan dan Manfaat ...3
1.3.1 Tujuan ...3
1.3.2 Manfaat ...4
1.4 Metodologi ...4
1.5 Sistematika Penulisan ...5
BAB 2 LANDASAN TEORI ...8
2.1 Teori Umum ...8
2.1.1.1 Pengertian Sistem ...8
2.1.1.2 Pengertian Informasi ...8
2.1.1.3 Pengertian Akuntansi ...9
2.1.1.4 Pengertian Sistem Informasi ...9
2.1.1.5 Pengertian Sistem Akuntansi ...10
2.1.1.6 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ...11
2.1.1.7 Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi ...12
2.1.1.8 Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi ...13
2.1.1.9 Pengertian Proses Bisnis dan Event ...14
2.1.1.10 Siklus Transaksi dalam Sistem Informasi Akuntansi ...15
2.1.2 Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Berorientasi Object-Oriented ...16
2.1.2.1 Analisis Sistem ...16
2.1.2.1.1 Pengertian Analisis Sistem ...16
2.1.2.1.2 Tujuan Analisis Sistem ...17
2.1.2.2 Perancangan Sistem ...17
2.1.2.3 Object Oriented Analysis And Design (OOAD) ....18
2.1.2.3.1 Pengertian Object ...18
2.1.2.3.2 Pengertian Object Oriented ...18
2.1.2.3.3 Pengertian Object Oriented Analysis (OOA) ...19
2.1.2.3.4 Pengertian Object Oriented Design (OOD) ...19
2.1.2.3.5 Pengertian Object Oriented Analysis And
Design (OOAD) ...20
2.1.2.4 UML (Unified Modeling Language) ...21
2.1.2.4.1 Rich Picture ...21
2.1.2.4.2 Identifikasi Event ...22
2.1.2.4.3 Workflow Table ...23
2.1.2.4.4 Activity Diagram ...23
2.1.2.4.5 Class Diagram ...26
2.1.2.4.6 Use Case Diagram ...27
2.1.2.4.7 Navigation Diagram ...28 2.1.2.5 Rancangan Database...28 2.1.2.6 Rancangan Formulir...29 2.1.2.7 Rancangan Layar ...31 2.1.2.8 Rancangan Laporan...31 2.2 Teori Khusus...33
2.2.1 Sistem Penjualan Kredit ...33
2.2.1.1 Pengertian Penjualan Kredit ...33
2.2.1.2 Pengertian Sistem Penjualan Kredit ...33
2.2.1.3 Fungsi Yang Terkait ...33
2.2.1.4 Informasi Yang Diperlukan Oleh Manajemen ...36
2.2.1.5 Dokumen Yang Digunakan ...36
2.2.1.6 Catatan Akuntansi Yang Digunakan ...41
2.2.1.7 Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem ...42
2.2.1.8 Unsur Pengendalian Intern ...44
2.2.2.1 Pengertian Piutang ...46
2.2.2.2 Informasi Yang Diperlukan Oleh Manajemen ...47
2.2.2.3 Dokumen Yang Digunakan ...47
2.2.2.4 Catatan Akuntansi ...48
2.2.2.5 Prosedur Pernyataan Piutang ...49
2.2.3 Sistem Akuntansi Penerimaan Kas ...50
2.2.3.1 Informasi yang Dibutuhkan dalam Piutang Dagang.50 2.2.3.2 Prosedur Penerimaan Kas dari Piutang ...50
2.2.3.3 Fungsi yang Terkait dalam Sistem Penerimaan Kas dari Piutang...51
2.2.4 Jurnal ...53
2.2.4.1 Pengertian Jurnal...53
2.2.4.2 Jenis Jurnal ...53
2.2.4.3 Metode Pencatatan Data Ke Dalam Jurnal...54
BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN ...57
3.1 . Gambaran Umum Perusahaan ...57
3.1.1 Sejarah Perusahaaan ...57
3.1.2 Bidang Usaha ...58
3.1.3 Struktur Organisasi ...60
3.1.4 Uraian Tugas ...60
3.2 Sistem Berjalan ...65
3.2.1 Prosedur Penjualan Kredit ...65
3.2.2 Rich Picture ...69
3.2.2.1 Rich Picture Penjualan Kredit ...69
3.2.3 Identifikasi Event ...71
3.2.3.1 Event Table Penjualan Kredit ...71
3.2.3.2 Event Table Pelunasan Piutang ...73
3.2.4 Formulir dan Laporan Pada Sistem Berjalan ...74
3.2.4.1 Formulir Pada Sistem Berjalan ...74
3.2.4.2 Laporan Pada Sistem Berjalan ...76
3.2.5 Workflow Table ...77
3.2.5.1 Workflow Table Penjualan Kredit ...77
3.2.5.2 Workflow Table Pelunasan Piutang...80
3.3 Analisis Temuan Hasil Survei ...81
3.4 Identifikasi Kebutuhan Informasi ...84
BAB 4 RANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI YANG DIUSULKAN ...86
4.1 Overview (Narasi) ...86
4.2 Event Table yang Diusulkan...90
4.2.1 Event Table Penjualan Kredit yang Diusulkan ...90
4.2.2 Event Table Pelunasan Piutang yang Diusulkan...91
4.3 Workflow Table yang Diusulkan...92
4.3.1 Workflow Table Penjualan Kredit yang Diusulkan...92
4.3.2 Workflow Table Pelunasan Piutang yang Diusulkan ... ...95
4.4 Activity Diagram... ...96
4.4.1 Overview Activity Diagram ...96
4.4.1.1 Overview Activity Diagram Penjualan Kredit ... ...96
4.4.1.2 Overview Activity Diagram Pelunasan Piutang ... ...98
4.4.2.1 Detail Activity Diagram Penjualan Kredit... ...99
4.4.2.2 Detail Activity Diagram Pelunasan Piutang ... ...107
4.5 UML Class Diagram ... 111
4.6 Use Case Diagram... 112
4.7 Rancangan Database... 113
4.8 Rancangan Formulir ... ...128
4.9 Rancangan Layar ... 134
4.10 Rancangan Laporan ... 179
4.11 Navigation Diagram... 192
4.12 Matriks Rencana Penerapan Sistem... 193
4.12.1 Matriks Jadwal Pengolahan Data ... 193
4.12.2 Matriks Distribusi Laporan ... 194
4.12.3 Matriks Level Akses ...195
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN ...196
5.1 Simpulan...196
5.2 Saran...196
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN-LAMPIRAN SURAT SURVEY
xvi
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Event Table Penjualan Kredit ...72
Tabel 3.2 Event Table Pelunasan Piutang ...73
Tabel 3.3 Workflow Table Penjualan Kredit ...79
Tabel 3.4 Workflow Table Pelunasan Piutang ...80
Tabel 4.1 Event Table Penjualan Kredit Yang Diusulkan ...91
Tabel 4.2 Event Table Pelunasan Piutang Yang Diusulkan ...92
Tabel 4.3 Workflow Table Penjualan Kredit Yang Diusulkan ...95
Tabel 4.4 Workflow Table Pelunasan Piutang Yang Diusulkan ...96
Tabel 4.5 Tabel Database Pelanggan ...113
Tabel 4.6 Tabel Database Barang ...114
Tabel 4.7 Tabel Database Karyawan ...115
Tabel 4.8 Tabel Database Akun... 116
Tabel 4.9 Tabel Database User... 116
Tabel 4.10 Tabel Database Sales Order_Header... 117
Tabel 4.11 Tabel Database Sales Order_Detail ... 118
Tabel 4.12 Tabel Database Surat Jalan_Header... 119
Tabel 4.13 Tabel Database Surat Jalan_Detail ... 120
Tabel 4.14 Tabel Database Faktur Pajak_Header ... 121
Tabel 4.15 Tabel Database Faktur Pajak_Detail... 122
Tabel 4.16 Tabel Database Nota Faktur_Header ... 123
Tabel 4.17 Tabel Database Nota Faktur_Detail... 124
Tabel 4.18 Tabel Database Bukti Kas Masuk_Header ... 125
xvii
Tabel 4.20 Tabel Database Jurnal Voucher Penjualan_Header ...126
Tabel 4.21 Tabel Database Jurnal Voucher Penjualan Detail ...127
Tabel 4.22 Matriks Jadwal Pengolahan Data ...193
Tabel 4.23 Matriks Distribusi Laporan...194
xviii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Trijaya Catur Sentosa ...60
Gambar 3.2 Rich Picture Penjualan Kredit ...69
Gambar 3.3 Rich Picture Pelunasan Piutang ...70
Gambar 4.1 Overview Activity Diagram Penjualan Kredit ...97
Gambar 4.2 Overview Activity Diagram Pelunasan Piutang ...98
Gambar 4.3 Detail Activity Diagram Menerima Order ...100
Gambar 4.4 Detail Activity Diagram Menyiapkan Barang ...101
Gambar 4.5 Detail Activity Diagram Mengirimkan Barang ...102
Gambar 4.6 Detail Activity Diagram Membuat FPj dan NF ...103
Gambar 4.7 Detail Activity Diagram Mengotorisasi FPj dan NF ...104
Gambar 4.8 Detail Activity Diagram Mengirimkan Dokumen ...105
Gambar 4.9 Detail Activity Diagram Membuat Laporan ...106
Gambar 4.10 Detail Activity Diagram Melakukan Pengecekan Piutang ... 107
Gambar 4.11 Detail Activity Diagram Melakukan Penagihan ...108
Gambar 4.12 Detail Activity Diagram Menerima Pembayaran ...109
Gambar 4.13 Detail Activity Diagram Membuat Laporan...110
Gambar 4.14 UML Class Diagram ...111
Gambar 4.15 Use Case Diagram...112
Gambar 4.16 Formulir Sales Order...128
Gambar 4.17 Formulir Surat Jalan...129
Gambar 4.18 Formulir Faktur Pajak ( Dolar )... 130
Gambar 4.19 Formulir Faktur Pajak ( Rupiah ) ... 131
Gambar 4.20 Formulir Nota Faktur ...132
xix
Gambar 4.22 Rancangan Layar Login ...134
Gambar 4.23 Message Box Layar Login...134
Gambar 4.24 Rancangan Layar Menu ...135
Gambar 4.25 Rancangan Layar Menu Master... 136
Gambar 4.26 Rancangan Layar Menu Transaksi ... 137
Gambar 4.27 Rancangan Layar Menu View...138
Gambar 4.28 Rancangan Layar Menu Laporan ... 139
Gambar 4.29 Rancangan Layar Account...140
Gambar 4.30 Rancangan Layar Account “Add” ... 141
Gambar 4.31 Message Box Layar Account ...141
Gambar 4.32 Rancangan Layar Kurs Mata Uang... 142
Gambar 4.33 Message Box Layar Kurs Mata Uang ... 142
Gambar 4.34 Rancangan Layar Master Pelanggan... 143
Gambar 4.35 Message Box Layar Master Pelanggan ... 144
Gambar 4.36 Rancangan Layar Master Barang ... 145
Gambar 4.37 Message Box Layar Master Barang ... 146
Gambar 4.38 Rancangan Layar Master Karyawan... 147
Gambar 4.39 Message Box Layar Master Karyawan ... 148
Gambar 4.40 Rancangan Layar Master Akun ... 149
Gambar 4.41 Rancangan Layar Master Akun “Add”... 150
Gambar 4.42 Rancangan Layar Transaksi Sales Order... 151
Gambar 4.43 Rancangan Layar Search Pelanggan pada Transaksi Sales Order ...152
Gambar 4.44 Rancangan Layar Search Barang pada Transaksi Sales Order ...152
xx
Gambar 4.45 Rancangan Layar Sales Order Kebijakan Limit Kredit (1) ... 153
Gambar 4.46 Rancangan Layar Sales Order Kebijakan Limit Kredit (2) ... 154
Gambar 4.47 Rancangan Layar Transaksi Surat Jalan... 155
Gambar 4.48 Rancangan Layar Search Sales Order pada Transaksi Surat Jalan...156
Gambar 4.49 Rancangan Layar Transaksi Faktur Pajak...157
Gambar 4.50 Rancangan Layar Search Surat Jalan pada Transaksi Faktur Pajak ...158
Gambar 4.51 Rancangan Layar Transaksi Nota Faktur... 159
Gambar 4.52 Rancangan Layar Search Faktur Pajak pada Transaksi Nota Faktur ...160
Gambar 4.53 Rancangan Layar Transaksi Bukti Kas Masuk ...161
Gambar 4.54 Rancangan Layar Search Pelanggan pada Transaksi Bukti Kas Masuk...162
Gambar 4.55 Rancangan Layar View Sales Order ... 163
Gambar 4.56 Rancangan Layar View Surat Jalan... 164
Gambar 4.57 Rancangan Layar View Faktur Pajak ... 165
Gambar 4.58 Rancangan Layar View Nota Faktur ... 166
Gambar 4.59 Rancangan Layar View Bukti Kas Masuk...167
Gambar 4.60 Rancangan Layar View Jurnal Voucher Penjualan berdasarkan NF ... 168
Gambar 4.61 Rancangan Layar View Jurnal Voucher Penjualan berdasarkan BKM... 169
Gambar 4.62 Rancangan Layar View Piutang Berdasarkan No. Nota Faktur... 170
xxi Gambar 4.63 Rancangan Layar View Piutang
Berdasarkan Kode pelanggan ...171
Gambar 4.64 Rancangan Layar View Piutang Berdasarkan Status Belum Lunas... 172
Gambar 4.65 Rancangan Layar View Piutang Berdasarkan Status Lunas... 173
Gambar 4.66 Rancangan Layar View Piutang Berdasarkan Status Belum Lunas... 174
Gambar 4.67 Rancangan Layar Laporan Barang yang Terjual...175
Gambar 4.68 Rancangan Layar Laporan Penjualan ... 175
Gambar 4.69 Rancangan Layar Laporan Pajak... 176
Gambar 4.70 Rancangan Layar Laporan Piutang... 176
Gambar 4.71 Rancangan Layar Laporan Pelunasan Piutang ...177
Gambar 4.72 Rancangan Layar Laporan Jurnal ... 177
Gambar 4.73 Kumpulan Message Box...178
Gambar 4.74 Laporan Pelanggan ... 180
Gambar 4.75 Laporan Barang Yang Terjual ...181
Gambar 4.76 Laporan Penjualan Secara Global... 182
Gambar 4.77 Laporan Penjualan per Nota Faktur... 183
Gambar 4.78 Laporan Penjualan Per Kode Pelanggan...184
Gambar 4.79 Laporan Pajak ... 185
Gambar 4.80 Laporan Piutang Per Kode Pelanggan ... 186
Gambar 4.81 Laporan Piutang Per Nota Faktur ... 187
Gambar 4.82 Laporan Pelunasan Piutang Per Kode Pelanggan...188
Gambar 4.83 Pelunasan Piutang Per Bukti Kas Masuk... 189
xxii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran Purchase Order Perusahaan ... L-1
Lampiran Surat Jalan Perusahaan... L-2
Lampiran Faktur Pajak Perusahaan (Dolar) ... L-3
Lampiran Faktur Pajak Perusahaan (Rupiah)... L-4
Lampiran Nota Faktur Perusahaan ... L-5
Lampiran Jurnal Voucher Perusahaan ... L-6
Lampiran Bukti Penerimaan Perusahaan ... L-7
Lampiran Output Sales Order (Dolar) ... L-8
Lampiran Output Sales Order (Rupiah)... L-9
Lampiran Output Surat Jalan... L-10
Lampiran Output Faktur Pajak (Dolar)... L-11
Lampiran Output Faktur Pajak (Rupiah)... L-12
Lampiran Output Nota Faktur (Dolar)... L-13
Lampiran Output Nota Faktur (Rupiah)... L-14
Lampiran Output Bukti Kas Masuk (Dolar) ... L-15
Lampiran Output Bukti Kas Masuk (Rupiah) ... L-16
Lampiran Output Barang yang Terjual ... L-19
Lampiran Output Laporan Penjualan per Nota Faktur ... L-20
Lampiran Output Laporan Penjualan per Kode Pelanggan ... L-22
Lampiran Output Laporan Pajak ... L-24
Lampiran Output Laporan Piutang per Kode Pelanggan... L-25
Lampiran Output Laporan Pelunasan Piutang per Bukti Kas Masuk... L-27
Lampiran Output Laporan Pelunasan Piutang per Kode Pelanggan ... L-29
Lampiran Output Laporan Jurnal Penjualan ... L-31
Lampiran Output Laporan Jurnal Pelunasan ... L-32
Lampiran Rancangan Layar Sales Order (Dolar)... L-33
Lampiran Rancangan Layar Surat Jalan ... L-34
Lampiran Rancangan Layar Faktur Pajak (Dolar)... L-35
Lampiran Rancangan Layar Nota Faktur (Dolar)... L-36
Lampiran Rancangan Layar Bukti Kas Masuk (Dolar) ... L-37
Lampiran Simbol-simbol UML Activity Diagram... L-38
