Abstract
The data of this study is presented in descriptive-qualitative form. The data has been collected by using the method of participatory observation and the processing of the annual data of online service in information desk and information retrieval in four years (2008-2012). The participatory observation in this study is defi ned as the writer’s observation toward the topic issue in which the writer has been involved in the conducted study activities. Directly, the writer has been involved in online service activities, both provided in the information desk and information retrieval service. Meanwhile, the online service data is taken from the annual statistic of the whole service transaction carried out through yahoo mail and google mail chatting application. The data is described clearly and systematically in the forms of tables and brief remarks of the topic issue. The results show that PDII online service utilization has been increasing each year. It is shown in the statistic that the online service utilization in the information desk has increased from 10 users (2008) to 406 users (2012). The online service in information desk users in 2008-2012 are mostly students with the number of 156 (33.70%) while the largest number of requested topic is collection/literature with the number of 235 (50.76%). The larg-est number of literature online retrieval service users in 2008-2012 are students with the number of 48 (50%) while the most requested topic is Chemistry with the number of 27 (28.13%). Similar to literature multiplica-tion, the largest number comes from students with the number of 127 (62.55%) and the most requested topic is Chemistry with the number of 62 (22.55%) and the type of the literature is resarch report with the number of 94 (34.19%)
Keywords: Online services; online communication; online media; information desk; information retrieval;
PDII-LIPI.
Abstrak
Telah dilakukan kajian pemanfaatan layanan online : Studi kasus pada jasa meja informasi dan penelusuran informasi PDII-LIPI. Data kajian disajikan dalam bentuk deskriptif-kualitatif. Pengumpulan data dilakukan dengan cara pengamatan partisipatif dan mengolah data tahunan layanan online meja informasi dan jasa pe-nelusuran informasi selama 4 tahun (2008-2012). Pengamatan partisipatif adalah pengamatan penulis dalam mengamati masalah yang diteliti, dan terlibat secara langsung dalam kegiatan yang sedang diteliti. Secara langsung, penulis terlibat dalam kegiatan layanan online, baik yang dilakukan di meja informasi maupun jasa penelusuran informasi. Sedangkan data layanan online diambil dari statistik tahunan dari jumlah keseluruhan transaksi layanan melalui email dan chatting dari situs yahoo dan gmail. Data dijabarkan secara jelas dan sistematis, dalam bentuk tabel dan keterangan singkat dari masalah yang dikaji. Hasil penelitian menujukkan bahwa pemanfaatan layanan online PDII dari tahun ke tahun meningkat jumlahnya, terlihat pada pemanfaatan jasa online di meja informasi dari 10 orang (2008) menjadi 406 orang (2012). Pengguna jasa online meja in-formasi terbanyak pada tahun 2008-2012 adalah mahasiswa, mencapai 156 orang (33,70%), sedangkan topik yang paling banyak diminta yaitu permintaan koleksi/literatur, mencapai 235 topik (50,76%). Pengguna jasa
online penelusuran literatur terbanyak pada tahun 2008-2012 adalah mahasiswa, mencapai 48 orang (50%),
sedangkan topik yang paling banyak diminta yaitu bidang kimia, mencapai 27 kali (28,13%). Begitu juga halnya dengan penggandaan literatur, jumlah terbanyak berasal dari kalangan mahasiswa, sebanyak 172 orang (62,55%), dan bidang yang sering diminta yaitu bidang kimia 62 orang (22,55%), dengan jenis literatur adalah laporan penelitian, sebanyak 94 kali (34,19%).
Kata kunci: Online services; online communication; online media; information desk; information retrieval; PDII-LIPI.
PEMANFAATAN LAYANAN ONLINE: STUDI KASUS PADA JASA MEJA INFORMASI
DAN PENELUSURAN INFORMASI PDII-LIPI TAHUN 2008-2012
Wahid Nashihudin Tupan*
* Pustakawan Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah (PDII LIPI) Jakarta
PENDAHULUAN Latar belakang
Internet sebagai jaringan telekomunikasi ber-basis online dan memiliki peran penting dalam menghubungan komunikasi antara orang yang satu dengan lainnya dalam waktu singkat dan tempat berbeda. Dalam kehidupan sehari-hari, masyarakat sering menggunakan internet untuk kepentingan pendidikan, penelitian, bisnis, dan sosial. Di lembaga perpustakaan, dokumentasi, dan informasi ( p u s d o k i n f o ) , i n t e r n e t d i m a n f a a t k a n u n t u k kegiatan layanan, promosi, dan diseminasi infor-masi (literatur).
Masyarakat dapat mengetahui jasa-jasa yang dikelola dan produk-produk informasi yang dihasilkan oleh perpustakaan melalui internet. Selain menghemat tempat dan biaya, internet juga m e m b a n t u m e n i n g k a t k a n k u a l i t a s l a y a n a n i n f o r m a s i secara cepat dan tepat. Cepat berarti “tanggap”, petugas
online dapat menjawab pertanyaan
peng-guna jasa dalam waktu seketika; dan tepat berarti “efektif”, petugas dapat menyedia-kan informasi yang jelas dan tuntas. Kedua hal tersebut dapat terwujud apabila petugas
online dapat bekerja profesional, artinya
wawasan, keterampilan, dan pengetahuan tentang pemanfaatan internet dan penelusuran infor-masi sudah dikuasi dengan baik.
Internet merupakan salah satu media layanan publik yang berperan dalam meningkat-kan aksesbilitas informasi publik, maksudnya bahwa internet dapat menyediakan akses ter-buka bagi pengguna/pengunjung terutama untuk mendapatkan akses informasi secara
full text (koleksi digital) atau melakukan
transaksi dengan petugas perpustakaan melalui
online (email atau chatting). Dalam konteks
ilmu perpustakaan, Reitz (2013) menyatakan bahwa layanan online sebagai:
“in libraries, the branch of public services concerned with selecting and providing access to electronic resources, such as online catalogs
and bibliographic databases, including mediated searching, often handled by an on-line services librarian (ODLIS)”.
Menurutnya bahwa, layanan online yang disediakan perpustakaan merupakan bagian layanan publik (public services), yang sudah diseleksi dan disediakan akses ke sumber daya elektronik, seperti katalog online dan
database bibliografi, yang didalamnya
men-cakup sarana untuk menelusur dan kontak
online ke pustakawan. Kegiatan seleksi
in-formasi bertujuan untuk menyediakan data
literature yang sesuai dengan kebutuhan
pengguna, up-to-date dan lengkap, yang di-minta secara online. Sedangkan, sarana pe-nelusuran online disediakan untuk memper-mudah pengguna dalam mencari informasi dan bertanya langsung kepada pustakawan yang bertugas di layanan online.
Penelusuran informasi online di perpus-takaan merupakan salah satu layanan rujukan cepat (quick reference) seperti halnya buku referensi, yang berarti suatu koleksi yang memiliki katarakter referensi tertentu, dan memilik arti penting untuk sebuah penelusuran, seperti koleksi direktori, kamus, dan gazet-teers (Harrod Dan Prytherc, 1984).
Pusat Dokumentasi dan Infomasi Ilmiah-Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (PDII-LIPI), saat ini sudah memanfaatkan layanan
online sebagai sarana komunikasi dengan
pengguna, seperti melayani penelusuran literatur, penggandaan koleksi, pemesanan informasi, pendaftaran ISSN online, serta jasa kerjasama, seperti konfirmasi kegiatan seminar atau kunjungan (studi banding). Tujuan pemanfaatan jasa online bagi PDII yaitu untuk mendukung terwujudnya keterbukaan informasi publik melalui sistem jarak jauh. PDII menggunakan media komunikasi online
yahoo dan gmail. Status layanan online (on
atau off) dapat dilihat di website PDII (http:// www.pdii.lipi.go.id/) Pemanfaatan layanan
on-line di PDII dimulai sejak tahun 1997, yakni
saat ini layanan online sudah menjadi ke-butuhan utama jasa-jasa di PDII, seperti jasa meja informasi, jasa penelusuran informasi, jasa ISSN/serah simpan, kerjasama, dan ISJD.
Pada bahasan ini dijelaskan lebih men-dalam tentang pemanfaatan layanan online di meja informasi dan jasa penelusuran inf o r m a s i . Kedua jasa tersebut dijadikan bahan kajian ini karena memiliki data lengkap dari setiap transaksi kegiatan layanan online dengan pengguna yang dicatat dengan baik, mencakup data status pengguna, topik layanan, bidang ilmu, dan jenis koleksi, dari tahun 2008-2012.
Permasalahan
Layanan online yang dimaksud di sini adalah layanan informasi melalui email atau
chatting melalui situs yahoo dan mail. Adanya
peningkatan jumlah pengguna layanan
on-line dan keberagaman permintaan informasi
ilmiah melalui jasa meja informasi dan pe-nelusuran informasi menyebabkan petugas layanan harus bekerja profesional. Sikap profesional dapat dilaksanakan petugas apabila pengetahuan dan pemanfaatan layanan online di PDII benar-benar dipahami secara men-dalam.
Apabila kedua hal tersebut dipahami, petugas dapat menjawab setiap pertanyaan pengguna dengan tepat, cepat, dan tuntas. Hal tersebut mendasari munculnya permasalahan kajian ini, yaitu: a) diperlukan pengetahuan tentang munculnya layanan online di PDII; dan b) pemanfaatan jasa online di meja in-formasi dan jasa penelusuran inin-formasi PDII. Berdasarkan hal tersebut, maka permasalahan kajian ini yaitu: 1) bagaimana latar belakang layanan online di PDII; 2) seperti apa pe-manfaatan layanan online di meja informasi dan jasa penelusuran informasi PDII?
Tujuan dan manfaat
Berdasarkan rumusan masalah di atas, tujuan penulisan ini untuk:
1) m e n g e t a h u i l a t a r b e l a k a n g l a y a n a n
o n line di PDII;
2) mengetahui pemanfaatan layanan online di meja informasi dan jasa penelusuran informasi PDII, yang dilihat dari status pengguna, topik layanan, bidang ilmu, dan jenis koleksi.
Penulis berharap, tulisan ini dapat bermanfaat untuk:
1) menambah wawasan para petugas layanan
online PDII; dan
2) memberikan masukan bagi pimpinan PDII bahwa layanan online memberikan kontribusi besar dalam peningkatan kualitas layanan informasi PDII.
Metode
Jenis kajian ini adalah deskriptif-kualitatif. Pengumpulan data dilakukan dengan cara pengamatan partisipatif dan mengolah data tahunan layanan online meja informasi dan jasa penelusuran informasi selama 4 tahun (2008-2012). Pengamatan partisipatif adalah penga-matan penulis dalam mengamati masalah yang diteliti, dan terlibat secara langsung dalam kegiatan yang sedang diteliti. Secara langsung, penulis terlibat dalam kegiatan layanan
on-line, baik yang dilakukan di meja informasi
maupun jasa penelusuran informasi.
Sedangkan data layanan online diambil dari statistik tahunan yang mencakup jumlah keseluruhan transaksi layanan melalui email dan chatting dari situs yahoo dan gmail. Data dijabarkan secara jelas dan sistematis, berupa tabel dan penjelasan singkat terhadap pokok permasalahan yang dikaji. Hasil pembahasan, kemudian dijadikan dasar penyusunan kesimpulan kajian ini.
Pembahasan
Layanan Online PDII LIPI
Sebagai salah satu lembaga pengelola do-kumentasi dan informasi ilmiah, PDII
mem-punyai tugas pokok melaksanakan pembinaan dan pemberian jasa dokumentasi informasi ilmiah sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan ketua LIPI. Untuk merealisasikan tugas pokok tersebut PDII melakukan 3 (tiga) jenis kegiatan utama yaitu jasa dokumen-tasi, jasa informasi, pembinaan dan pengem-bangan di bidang dokumentasi informasi. Kegiatan jasa informasi mencakup semua upaya untuk memenuhi kebutuhan informasi yang diperlukan pengguna baik dikerjaan sendiri maupun bekerja sama dengan pihak lain. Untuk itu, PDII berusaha menggali sumber informasi yang ada pada koleksi sendiri serta mengakses berbagai pangkalan data di luar negeri melalui internet.
Pemanfaatan internet sebagai sarana pen-carian sumber informasi dan literatur ilmiah di PDII juga berdampak pada pengembangan layanan online di lembaga ini. Layanan online di PDII dimulai sejak tahun 1997, yaitu ketika PDII memiliki website sendiri dan mengembang-kan web 2.0. Waktu itu, jumlah pengakses
website PDII perhari sekitar 24 kali,
sedang-kan saat ini (data tanggal 7 Februari 2013) jumlah pengakses website sekitar 941 kali perhari, dengan status pengunjung online se-banyak 747 orang.
Gambar 1: Grafik Pengunjung Online Website PDII
Sumber: https://dashboard.zopim.com, akses tanggal 7 Februari 2013.
Gambar di atas menunjukkan bahwa terjadi peningkatan pengguna yang mengakses konten
website PDII. Adapun tujuan pengguna mengakses Website PDII yaitu ingin: 1) mengecek
in-form a s i t e r b a r u y a n g a d a d i P D I I ; 2 ) m e n g e t a h u i fasilitas dan jenis koleksi di Perpustakaan PDII; 3) mengetahui jasa dan produk kemasan informasi di PDII; dan 4) pen-carian literatur ilmiah di PDII.
Terdapat enam menu jasa online yang d a p a t dimanfaatkan pengguna untuk mengetahui jasa-jasa informasi di PDII, di-antaranya yaitu jasa perpustakaan, kontak pustakawan (petugas meja informasi), jasa penelusuran, jasa pengelolaan jurnal ilmiah (ISJD), jasa kerjasama, dan jasa ISSN/Serah Simpan. Berikut ini tampilan menu-menu jasa
online di website PDII.
Gambar 2. Tampilan Menu Layanan Online PDII
Sumber: http://www.pdii.lipi.go.id/, akses 9 Februari 2012
Terlihat bahwa status online dari setiap jasa yang aktif dan tidak aktif sangat jelas. Apabila berwana kuning berarti layanan aktif (on), jika warna abu-abu berarti layanan tidak aktif (off), dalam hal ini petugas belum mengaktifkan layanan online. Penjelasan mengenai keenam menu layanan online di atas, sebagai berikut: 1. Jasa perpustakaan, merupakan menu layanan
online yang ditujukan kepada pengguna
yang membutuhkan informasi atau literatur ilmiah perpustakaan. Pengguna jasa dapat bertanya kepada petugas meja informasi, mengenai hal: jenis koleksi, persyaratan keanggotaan, harga penggandaan koleksi (fotokopi atau print), dan waktu layanan perpustakaan. Melalui jasa ini, petugas
meja informasi akan menanggapi secara jelas, cepat, dan tuntas. Jika saat itu pertanyaan pengguna jasa belum terjawab, maka dicatat pada “formulir pertanyaan meja informasi”, dan akan dikonfirmasikan kepada petugas yang mengetahui jawabannya.
2. Petugas meja informasi, merupakan menu layanan online untuk menghubungi pus-takawan (kontak puspus-takawan). Menu ini disediakan bagi pengguna yang ingin konfirmasi mengenai halhal teknis dalam p e n g e l o l a a n p e r p u s t a k a a n , s e p e r t i k o n -f i r m a s i tentang pengolahan bahan pustaka, mengecek keberadaan koleksi di perpus-takaan PDII, atau konsultasi mengenai sarana dan jasa yang dikelola oleh PDII. 3. J a s a p e n e l u s u r a n , m e r u p a k a n m e n u
l a y a n a n online yang dapat dimanfaatkan pengguna untuk memesan informasi atau
literature ilmiah di PDII. Jasa ini ditujukan
bagi masyarakat yang membutuhkan infor-masi ilmiah tetapi tidak dapat datang ke PDII, sehingga harus memesannya
(infor-mation reserve). Pengguna dapat memesan
literatur ilmiah, dengan cara menyebutkan topik atau judul literatur dan mengikuti prosedur yang sudah ditentukan oleh jasa pe-nelusuran. Jasa ini menyediakan dua jasa yaitu penelusuran dan penggandaan literature. Paket informasi yang dipesan pengguna berdasar-kan pada minat dan informasi terbaru yang disesuaikan dengan permintaan pengguna. Pengiriman dokumen atau informasi dilaku-kan dua cara yaitu melalui jasa pos dan surat elektronik (email).
4. Jasa ISJD, disebut juga jasa pengelolaan jurnal ilmiah, merupakan menu layanan
on-line yang ditujukan bagi pengelola terbitan dan
akademisi yang berminat untuk mengelola jurnal ilmiah, baik format cetak maupun elektronik (e-journal). Melalui jasa ini, pengguna dapat bertanya kepada petugas (yang ditangani oleh Kasubid. Pangkalan Data Literatur) terkait dengan pengelolaan jurnal online dengan aplikasi online journal
system (OJS), persyaratan akreditasi jurnal
ilmiah, dan pengiriman fi le jurnal elektronik (artikel digital) ke PDII.
5. Jasa kerjasama/pelatihan, merupakan merupa-kan menu layanan online yang berfungsi se-bagai humas (hubungan masyarakat). Jasa ini mengurusi hal-hal yang terkait dengan kegitan kerjasama pusdokinfo dengan satuan kerja di LIPI atau instansi lain yang sudah terikat perjanjian (MoU). Selain kegiatan kerjasama, jasa ini juga melayani konfi rmasi masyarakat terkait dengan hal penyelenggaraan seminar/lokakarya, kegiatan magang/PKL/ kunjungan/studi banding, pemesanan paket informasi/kemasan pengetahuan, serta kegiatan pelatihan pusdokinfo.
6. Jasa ISSN/serah simpan, merupakan menu layanan online yang ditujukan kepada peng-guna yang berasal dari pengelola jurnal, penerbit majalah, dan tim redaksi sebuah terbitan. Melalui jasa ini, pengguna dapat bertanya kepada petugas terkait dengan pendaftaran ISSN (cetak atau online) dan surat keterangan serah simpan terbitan. Adapun kontak online dari kelima jasa di atas sebagai berikut:
Pengguna dapat memanfaatkan jasa-jasa
on-line di atas dengan cara mengirim pesan (email)
dan membuka percakapan (chatting) terlebih dahulu kepada petugas. Adapun pengertian layanan
email dan chatting, sebagai berikut:
1. Email, yaitu sebuah protokol internet yang memungkinkan pengguna komputer untuk bertukar pesan dan file data secara real time
dengan pengguna lain, secara lokal dan di seluruh jaringan. Email memerlukan sistem pesan untuk memungkinkan peng-guna untuk menyimpan dan meneruskan pesan ke program mail dengan sebuah antar-muka untuk mengirim dan menerima pesan. Pengguna dapat mengirim pesan ke satu penerima di alamat email tertentu atau melalui mailinglist (group-mail) tanpa membuat salinan kertas. Mengirim pesan melalui email lebih cepat dan dapat di-a n d di-a l k di-a n d di-a r i p di-a d di-a ldi-aydi-andi-an pos, lebih mudah dari pada komunikasi telepon. Saat ini, komunikasi melalui email juga di-jaga keamanan dan privasinya.
2. Chatting, yaitu dalam istilah perpustakaan disebut dengan chat reference atau digital
reference, yaitu layanan referensi yang
dapat diminta dan disediakan melalui Internet, biasanya melalui email, pesan instan (chatting), atau web-based bentuk penyerahan, biasanya dijawab oleh pustakawan bagian referensi perpustakaan, kadang-kadang oleh peserta dalam suatu sistem kolaboratif yang melayani lebih dari satu lembaga. Sebagai contoh
“ask a librarian”.
Dari kedua cara permintaan informasi di atas, kontak online via-email adalah kontak layanan yang sering dilakukan oleh pengguna jasa PDII, karena email memiliki beberapa ke-unggulan, yaitu: a) biaya investasi awal murah, pengguna dapat membeli komputer dan perangkat jaringan untuk akses internet sendiri; b) biaya pengiriman murah, maksudnya tidak tergantung jarak tempuhnya; c) waktu penyampaian cepat, hanya dalam hitungan detik atau menit; dan d) pengiriman barang format digital mudah (Permana, dkk. dalam Jasmani (2004).
Selain melalui email, permintaan informasi
juga dilakukan melalui surat, biasanya berasal dari mahasiswa S-1. Secara kedinasan, maha-siswa meminta surat keterangan ketika telah melakukan studi literatur, observasi, atau kunjungan ilmiah di PDII. Surat keterangan tersebut diperlukan mahasiswa untuk bukti
kegiatan penulisan skripsi, bahwa mereka telah datang dan mencari data/literatur ke Perpus-takaan PDII.
Layanan Online Meja Informasi
Meja informasi (information desk)
merupa-kan sebuah meja di perpustakaan atau lembaga lain yang dikelola oleh satu orang atau lebih yang berfungsi untuk memberikan informasi. Layanan meja informasi memberikan infor-masi lebih lengkap, dan bersifat rujukan cepat, sesuai dengan ketersedian koleksi referensi dan sumber lain yang dimiliki perpustakaan (Harrod Dan Prytherc, 1984). Selain di meja informasi, layanan online juga digunakan di jasa ISSN/Serah Simpan Karya, jasa pengelolaan jurnal ilmiah (ISJD), jasa penelusuran, dan jasa kerjasama.
Salah satu penentu keberhasilan layanan suatu lembaga adalah keefektifan media layanan yang digunakan. Begitu halnya dengan adanya fasilitas online yang disediakan PDII, hendaknya dimanfaatkan baik oleh petugas. Keaktifan petugas dalam menjawab pertanyaan pengunjung secara cepat, tepat, dan tuntas, menjadi faktor utama penunjang keberhasilan layanan
on-line PDII. Berdasarkan data tahun 2008-2012,
pemanfaatan jasa online di meja informasi mengalami kenaikan yang sangat tinggi yaitu dari 10 orang (2008) menjadi 406 orang (2012). Status pengguna terbagi menjadi delapan yaitu mahasiswa, peneliti, dosen/guru, karyawan, umum, pustakawan, pengelola terbitan, dan pengelola perpustakaan. Dari kedelapan peng-guna tersebut yang peling banyak mengpeng-guna- mengguna-kan jasa online meja informasi adalah maha-siswa yang mencapai 156 orang (33,70%).
Sementara itu, pada periode yang sama, topik permintaan pengguna jasa online sebanyak 15 topik, yaitu koleksi/literature, diklat pus-dokinfo, ISSN, akreditasi jurnal, kerjasama, kunjungan/studi banding, database/otomasi, ISBN, serah simpan karya, magang/PKL Pusdokinfo, manajemen terbitan, seminar/ lokakarya, manajemen perpustakaan, jasa LIPI, dan kepegawaian. Topik terbanyak yang sering ditanyakan pengguna adalah permintaan koleksi/ literatur yaitu sebanyak 235 kali (50,76%). Dalam kurun waktu empat tahun (2008-2012), topik terbanyak yang diminta yaitu permintaan koleksi/literatur sebanyak 235 kali (50,76%), dan yang paling sedikit adalah topik tentang “kepegawaian dan seminar/lokakarya”, hanya 1 kali (0,22%).
Tabel 3. Topik Pertanyaan Online Meja Informasi
Penjelasan mengenai permintaan topik-topik di atas, diuraikan pada tabel berikut ini.
Tabel 4. Topik Permintaan Pengguna Online
Ironisnya bahwa seharusnya Perpustakaan PDII lebih banyak dikunjungi oleh peneliti dari pada mahasiswa, karena tujuan awal dibangun-nya perpustakaan PDII adalah untuk menyedia-kan dan memenuhi informasi para peneliti LIPI, bukan untuk akademisi. Kita akui bersama bahwa alasan peneliti kurang berminat memanfaatkan jasa online PDII ataupun datang ke Perpus-takaan PDII disebabkan oleh kurangnya in-formasi/referensi ilmiah yang up to date di PDII (baik buku maupun jurnal, format digital dan teks).
Jasa Online Penelusuran Informasi
Pada tahun 2008-2012 diketahui bahwa jumlah permintaan penelusuran dan penggandaan informasi di Sub.Bidang Jasa Penelusuran In-formasi PDII melalui email sejumlah 275 kali (74,12%) dan 96 kali (25,88%). Kegiatan pe-nelusuran diawali dari permintaan pengguna (masyarakat) ke jasa penelusuran, setelah mem-peroleh artikel yang sesuai, kemudian dilanjut-kan memesan informasi dengan cara penggadaan informasi (Tupan, 2012).
Tabel 5. Permintaan Literatur Berdasarkan Jenis Jasa
N Topik 2008 2009 2010 2011 2012 Jmlh % 1 Koleksi/Literatur 4 3 1 21 206 235 50,76 2 Diklat Pusdokinfo 1 3 23 27 5,83 3 ISSN 1 1 5 56 63 13,61 4 kreditasi Jurnal 1 1 13 15 3,24 5 Kerjasama 1 12 13 2,81 6 Kunjungan/Studi Banding 1 5 6 1,30 7 Database/ tomasi 1 2 4 31 38 8,21 8 ISBN 3 4 7 1,51 9 Serah Simpan Karya 8 8 1,73 10 Magang/PKL 9 9 1,94 11 Manajemen Terbitan 1 11 12 2,60 12 Seminar/Lokakarya 1 1 0,22 13 Manajemen Perpustakaan 2 14 16 3,46 14 Jasa LIPI 12 12 2,60 15 Kepegawaian 1 1 0,22 Jumlah 10 6 2 39 406 463
Permintaan jasa penelusuran, baik pengguna yang meminta bantuan penelusuran maupun penggandaan literatur, dikelompokkan menjadi 2 (dua) yaitu berdasarkan bidang ilmu dan status pengguna.
1. Permintaaan Penelusuran Literatur
Jasa penelusuran literatur adalah jasa yang diberikan oleh Sub.Bidang Jasa Penelusuran Literatur PDII-LIPI, yang mana pemakai cukup menyebutkan topik yang rinci dari informasi yang diperlukan, kemudian pemakai akan me-nerima daftar publikasi s e s u a i d e n g a n t o p i k y a n g d i m i n t a , b a i k p u b l i k a s i dalam negeri maupun luar negeri. Daftar publikasi yang sudah terpilih pemakai, kemudian di download, dan dikonfirmasikan kembali tentang sistem pengiriman artikel, jika bentuk file (digital) akan di email dan jika di cetak akan dikirim via-pos. Biaya pemesanan jasa penelusuran sebesar Rp 20.000-,/topik/10 temuan. Apabila temuan lebih dari 10, maka akan dikenakan biaya tambahan sebesar Rp.1000,-/temuan. Selama periode 2008-2012, jumlah terbanyak permintaan jasa penelusuran adalah bidang kimia, yaitu sejumlah 27 kali (28,13%). Hal tersebut dapat lihat pada tabel berikut ini.
Tabel 6. Jumlah Permintaan Penelusuran Berdasarkan Bidang Ilmu
Berdasarkan tabel di atas terlihat bahwa permintaan jasa penelusuran informasi yang paling banyak adalah bidang kimia sebanyak 27 permintaan (28,13%), disusul sosial
budaya 19 permintaan (19,79%), biologi 11 kali (11,46%), pertanian 7 kali (7,28%), ekonomi, industri dan standar masing-masing 5 kali (5,21%), pangan dan energi masing-masing 4 kali (4,17%), lingkungan 3 kali (3,13%), per-pustakaan 2 kali (2,08%) dan bidang komputer, fi sika, kesehatan dan perikanan masing-masing 1 kali (1,04%). Sementara itu, jumlah permintaan jasa penelusuran berdasarkan status pemakai email dari tahun 2008-2012 sejumlah 96 orang, terdiri dari mahasiwa 48 orang (50%), peneliti 21 orang (21,86%), karyawan 9 orang (9,38%), dosen 8 orang (8,33%), umum 7 orang (7,29%) dan industri 3 orang (3,14%).
Tabel 7. Jumlah Permintaan Penelusuran Berdasarkan Status Pengguna
Berdasarkan tabel di atas, terlihat bahwa pengunjung online jasa penelusuran terbanyak berasal dari kalangan mahasiswa, mencapai 48 orang (50%). Mahasiswa memanfaatkan jasa ini karena kebutuhan sumber referensi ilmiah untuk kepentingan penelitian skripsi.
2. Permintaan Penggadaan Informasi
Layanan ini merupakan layanan yang di-berikan kepada pengguna, apabila pengguna ingin memperoleh konten artikel yang lengkap, baik format cetak maupun digital (file). Biaya penggadaan artikel lengkap dalam bentuk digital adalah Rp10.000 untuk halaman1-10 hal/ artikel. Selama periode 2008 sampai dengan 2012 jumlah pengguna layanan penggadaan in-formasi literatur melalui email mencapai 275 orang yang terdiri dari bidang kimia 62 orang (22,55%), sosial budaya 57 orang (20,73%, biologi 32 orang (11,64%), pertanian 22 orang (8%), farmasi dan kesehatan masing-masing 14 orang (5,09%), lingkungan 12 orang, standar 11 orang, perpustakaan 10 orang, fi sika/elek-tronika dan teknologi pangan masing-masing 9 orang (3,27%), teknologi 8 orang (2,91%),
energi dan teknologi sederhana masing-masing 6 orang (2,18%), komputer 2 orang (0,73%) dan geologi 1 orang (0,36%).
Tabel 8. Jumlah Permintaan Penggandaan Berdasarkan Bidang Ilmu
Berdasarkan tabel di atas terlihat bahwa permintaan penggandaan literatur yang paling banyak adalah bidang kimia dengan jumlah permintaan sebanyak 62 orang (22,55%).
Sementara itu, pengguna yang paling banyak menggunakan jasa penggandaan literatur melalui email yaitu mahasiswa yaitu sebanyak 172 orang (62,55%), disusul karyawan 51 orang (18,55%), dosen 13 orang (4,73%), peneliti 12 orang (4,36%), industry 11 orang (4%), swasta dan administrator masing-masing 7 orang (2,54%), serta umum 2 orang (0,73%).
Tabel 9. Jumlah Permintaan Penggandaan Informasi Berdasarkan Status
PDII mempunyai koleksi yang beraneka ragam, terdiri dari buku, laporan penelitian, tesis, disertasi, artikel/makalah, standar serta
paten. Selama periode 2008-2012 permintaan penggadaan informasi literatur melalui email terbanyak adalah laporan penelitian yaitu se-banyak 94 kali (34,19%), disusul artikel/ makalah sebanyak 85 kali (30,91%), buku 30 kali (10,91%), standar 21 kali (7,64%), disertasi 19 kali (6,91%), serta direktori, laporan tahunan dan paten masing-masing 1 kali (0,36%).
Tabel 10. Jumlah Permintaan Penggadaan Berdasarkan Jenis Koleksi
Pemberian layanan online melalui jasa meja
informasi dan penelusuran, hakekatnya untuk membantu pengguna (masyarakat) dalam mengakses sumber-sumber informasi yang disediakan oleh PDII. Peran petugas dari 2 (kedua) jasa tersebut adalah sama, yaitu sebagai “pencari solusi dan mediator”. “Pencari solusi” maksudnya petugas harus berwawasan luas dan memahami setiap ketersedian jasa dan produk kemasan informasi yang dikelola oleh PDII. Selain itu, petugas meja informasi harus memiliki pengetahuan tentan sumber-sumber informasi, baik cetak maupun digital
(data-base), yang dimiliki oleh LIPI dan Instansi
lain. Tujuannya agar pertanyaan-pertanyaan di luar jasa dan produk informasi PDII dapat terjawab dengan baik, dan pengguna merasa puas dengan jawaban yang diberikan petugas. Sebagai “mediator”, petugas meja informasi harus dapat menghubungkan pihak lain ketika pertanyaan pengguna belum terjawab seketika. Misalnya: pertanyaan tentang “bagaimana cara menjalin kerjasama dengan LIPI untuk kegiatan riset atau seminar internasional?”Dalam me-nanggapi pertanyaan tersebut, petugas tidak boleh mengatakan “tidak tahu, tidak paham”, tetapi harus menunjukan keberadaan jawaban dari pertanyaan tersebut. Misalnya, di LIPI yang mengurusi kerjasama kegiatan penelitian
dan seminar internasional ditangani oleh Bagian Humas atau disebut Biro Kerjasama dan Pemasyarakatan Iptek (BKPI)-LIPI. Tugas tersebut sesuai dengan salah satu fungsi BKPI yaitu “pelaksanaan urusan pemasyarakatan dan hubungan masyarakat dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi”. Pada prinsipnya, jawaban yang disampaikan petugas meja in-formasi bersifat solutif dan mediasi dengan sumber informasi jawaban yang diminta pengguna.
KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan
Berdasarkan hasil pembahasan diatas dapat disimpulkan bahwa:
a) p e m a n f a a t a n l a y a n a n o n l i n e y a n g d i s e d i a k a n PDII dari tahun ke tahun meningkat jumlahnya. Terlihat pada pemanfaatan jasa online di meja informasi dari 10 orang (2008) menjadi 406 orang (2012);
b) pengguna jasa online meja informasi ter-banyak pada tahun 2008-2012 adalah dari kalangan mahasiswa, mencapai 156 orang (33,70%), sedangkan topik yang paling banyak diminta yaitu tentang koleksi/
literature, mencapai 235 topik (50,76%); c) pe n g g u n a j a s a o n l i n e p e n e l u s u r a n
l i t e r a t u r terbanyak pada tahun 2008-2012 adalah dari kalangan mahasiswa, men-capai 48 orang (50%), sedangkan topik yang paling banyak diminta yaitu bidang kimia, mencapai 27 kali (28,13%). Begitu juga halnya dengan penggandaan literatur, jumlah terbanyak berasal dari kalangan mahasiswa, sebanyak 172 orang (62,55%), dan bidang yang sering diminta yaitu bidang kimia 62 orang (22,55%), dengan jenis literatur adalah laporan penelitian, sebanyak 94 kali (34,19%).
Saran
Adapun saran dari kajian ini yaitu: a) pem-berian layanan online, sebaiknya dilakukan oleh petugas yang berwawasan luas dan me-mahami setiap jasa dan produk yang dikelola oleh PDII. Karena hal tersebut dapat ber-dampak pada kepuasan pengguna terhadap jasa yang kita berikan; b) selain data jasa online dari meja informasi dan jasa penelusuran, jasa
online PDII yang lain seperti jasa ISJD,
Kerjasama/Pelatihan, dan ISSN/serah simpan, sebaiknya juga mendata setiap bulan, sehingga dapat dijadikan evaluasi dalam satu tahun.
DAFTAR PUSTAKA
Alba, loseph, John Lynch, Ba~ton Weitz, Chis Janiszewski, Richard Lutz, Alan Sawyer, dan Stacy Wood. (1997). Interactive Home
Shopping: Consumer, Retailer, and Manu-facturer Incentives to Participate in Elec-tronic Marketplaces. Journal of Market-ing 61 (3), 38-53
Bailin, Alan and Aisha Pena. (2006). Online
Library Tutorials, Narratives, and Scripts.
Dalam The Journal of Academic Librarian-ship, Volume 33, Number 1, pages 106–117. Barnholdt, B and Jorgen Nybroe. (1983). ALIS
- The On-Line Literature Localization and Document Ordering System of the National Technological Library of Denmark: An Ex-ample of a Distributed System. Dalam
Com-puter Networks Journal 7, 407-411
Efendi. (2008, Juni). Faktor-Faktor
Peng-gunaan Channel Online oleh Pelanggan.
Dalam Jurnal eBisnis, Vo1.2 No.1.
Evans, Beth.(2003). Online Library Instruction.
Dalam Encyclopedia of Library and Infor-mation Science. New York: Mercel Dekker
Inc.
Groves, Deana. (2005). Online work tools: A
look at 20 academic libraries technical services Web pages. Dalam Library
Collec-tions, AcquisiCollec-tions, & Technical Services 29, 395–402.
Harrod Dan Prytherc. 1984. Harrod’s Librarians
Glossary and Reference Book. USA: Gower
Publishing Company
Indrajit, Richardus Eko. Kriteria Desain
Web Yang Efektif. Diakses dalam http://
d o s e n . n a r o t a m a . a c . i d / w p c o n t e n t / u p - loads/2012/01/KRITERIA-DESAIN-WEB-YANG-EFEKTIF.pdf
Jasmadi. 2004. Menggunakan Fasilitas
Inter-net. Yogyakarta: Andi Offset
LIPI. 2012. Kata Pengantar Kepala
PDII-LIPI (Sri Hartinah), dalam http://www.
pdii.lipi.go.id/tentang-kami
Reitz, Joan M. 2013. Online Dictionary for
Li-brary and Information Science (ODLIS),
dalam http://www.abc-clio.com/ODLIS/ odlis_o.aspx
Sonia, Anggy. (2011). Peranan Komunikasi
On-line. Dalam Berita IPTEK. Bandung: Balai
Informasi Teknologi-LIPI
Terry, W., Greenblatt, E., & Hashert, C. (1999).
Build It So They Will Come: Blueprints For Successful Webpage Development. The
Se-rials Librarian, 36(3–4), 523–528.
Tupan. 2012. Kajian Sebaran Jasa Informasi
Ilmiah Berbasis e-mail: Studi Kasus Layanan Jasa di Sub Bidang Jasa Penelusuran Infor-masi PDII LIPI. Jakarta: PDII-LIPI
Wicaksono, Hendro. (2010, Agustus). Library
2.0 dan Dampaknya Dalam Pengembangan Aplikasi Dan Layanan Perpustakaan. dalam
Jurnal BACA Vol. 31, No. 1. Jakarta: PDII-LIPI.
