A. KAJIAN PUSTAKA
1.Sistem Pengendalian Intern
a. Definisi Sistem Pengendalian Intern
Pengendalian Intern adalah rencana organisasi dan metoda yang digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, mengahasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya , memperbaiki efisiensi dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan manajemen (Krismiaji, 2010;218). Pengendalian Intern memainkan peran penting tentang bagaimana manajemen memenuhi pelayanan atau tanggung jawab lembaga. Manajemen membutuhkan sistem pengendalian yang menghasilkan informasi yang dapat diandalkan untuk pengambilan keputusan (Messier, Glover & Prawitt, 2014; 192). Committee of Sponsoring Organizations (COSO) mendefinisikan pengendalian internal sebagai proses yang diimplementasikan oleh dewan komisaris, pihak manajemen dan mereka yang berada di bawah arahan keduanya, untuk memberikan jaminan yang wajar bahwa tujuan pengendalian dicapai dengan pertimbangan berikut: (1) Efektivitas dan efisiensi operasional organisasi, (2) Keandalan pelaporan keuangan, (3) Kesesuaian dengan hukum dan peraturan yang berlaku.
b. Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2016 ; 130) Unsur-unsur sistem pengendalian intern terdiri atas 4 yaitu :
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap asset , utang , pendapatan , dan beban.
3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Pengendalian intern terdiri dari lima komponen yang saling terkait, yakni:
a. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian perusahaan mencakup sikap para manajemen dan karyawan terhadap pentingnya pengendalian yang ada. Dapat disimpulkan bahwa efektifitas pengendalian dalam suatu organisasi terletak pada sikap manajemen. terdapat beberapa elemen penting pada Lingkungan Pengendalian (Danang, 2013;161-164), yaitu:
1. Falsafah manajemen dan gaya operasi 2. Struktur organisasi,
4. Metode untuk mengomunikasikan penetapan wewenang dan tanggung jawab,
5. Metode pengendalian manajemen, 6. Fungsi audit internal,
7. Kebijakan dan prosedur personalia, 8. Pengaruh eksternal.
1. Falsafah dan Gaya Manajemen Operasi
Falsafah merupakan apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang tidak dikerjakan oleh perusahaan. Gaya operasi mencerminkan ide manajer tentang bagaimana operasi suatu perusahaan harus dilakukan.
2. Struktur Organsasi
Menurut Krismiaji (2010), “Struktur organisasi sebuah perusahaan menetapkan garis wewenang dan tanggung jawab, dan memberikan rerangka menyeluruh untuk perencanaan, pengarahan, dan pengendalian operasi.” Struktur organisasi formal biasanya digambarkan dalam suatu bagan organisasi. Bagan organisasi ini menunjukkan garis arus komunikasi dalam organisasi.
Kesesuaian struktur organisasi entitas tergantung pada ukuran dan sifat kegiatannya. Faktor-faktor seperti tingkat teknologi dalam industry entitas dan pengaruh eksternal seperti regulasi
memainkan peran utama dalam struktur organisasi yang digunakan (Messier, Glover & Prawitt, 2014; 197).
3. Komite Audit
Komite audit biasanya diberi tanggung jawab untuk mengawasi proses pelaporan keuangan perusahaan, termasuk struktur pengendalian internal dan ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku (Danang S., 2014;162). Komite audit harus memelihara komunikasi langsung yang terus menerus antara auditor internal maupun eksternal dengan dewan komisaris, agar pengendalian intern menjadi lebih efektif. Salah satu tanggung jawab komite audit yaitu menyediakan peninjauan independen, atas nama pemegang saham perusahaan, terhadap tindakan para manajer perusahaan. Peninjauan ini berfungsi untuk memeriksa integritas manajemen dan meningkatkan kepercayaan public yang berinvestasi, atas kesesuaian pelaporan keuangan.
4. Metode Untuk Mengomunikasikan Penetapan Wewenang dan Tanggung jawab
Wewenang dan tanggung jawab biasanya diatur dan ditetapkan dalam uraian tugas, pelatihan karyawan, rencana kegiatan, jadwal dan anggaran (Krismiaji, 2010; 226). Hal ini mencakup cara-cara seperti memo dari manajemen tentang pentingnya pengendalian dan masalah yang berkaitan dengan
pengendalian, organisasi formal dan rencana operasi, deskripsi tugas pegawai dan kebijakan yang menggambarkan perilaku pegawai seperti perbedaan kepentingan dan kode etik perilaku formal.
5. Metode Pengendalian Manajemen
Metode pengendalian manajemen merupakan metode yang digunakan manajemen untuk memantau aktivitas setiap fungsi dan anggota organisasi.
6. Fungsi Audit Intern
Fungsi Audit intern dibuat dalam satuan usaha untuk memantau efektivitas kebijakan dan prosedur lain yang berkaitan dengan pengendalian. Untuk meningkatkan keefektifan fungsi audit intern, adanya staf audit intern yang independen dari bagian operasi dan akuntansi menjadi penting, dan melapor kepada tingkat manajemen yang lebih tingi dalam organisasi, baik manajemen puncak atau komite audit dari dewan direksi dan komisaris.
7. Kebijakan dan Prosedur Personalia
Tujuan pengendalian intern dapat dicapai melalui serangkaian tindakan manusia dalam organisasi, maka anggota organisasi merupakan elemen yang paling penting dalam struktur pengawasan intern. Tujuan Pengendalian intern harus
dipandang relevan dengan individu yang menjalankan pengendalian tersebut.
Oleh karena pentingnya perusahaan memiliki pegawai yang jujur dan kompeten, maka perusahaan perlu memiliki kebijakan dan prosedur yang baik dalam penerimaan pegawai, pengembangan kompetensi karyawan, penilaian prestasi dan pemberian kompensasi atas prestasi mereka.
8. Pengaruh Eksternal
Pengaruh eksternal adalah pengaruh yang ditetapkan dan dilakukan oleh pihak luar suatu perusahaan, yang mempengaruhi suatu operasi dan praktek perusahaan. Hal ini meliputi pemantauan dan kepatuhan terhadap persyaratan yang ditetapkan oleh badan legislatif dan instansi yang mengatur. Pengaruh eksternal biasanya merupakan wewenang diluar perusahaan, serta dapat juga mendesak manajemen untk menetapkan kebijakan dan prosedur pengedalian intern.
b. Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan peraturan yang menyediakan jaminan yang wajar, bahwa tujuan dari pengendalian pihak manajemen tercapai. Secara umum, prosedur-prosedur pengendalian termasuk dalam satu dari lima kategori berikut, yaitu:
Otorisasi transaksi dan kegiatan yang memadai tujuannya adalah untuk memastikan bahwa semua transaksi material yang diproses oleh sistem informasi valid dan sesuai dengan tujuan pihak manajemen. Dalam organisasi, otorisasi untuk setiap transaksi hanya dapat diberikan oleh orang yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Orang atau kelompok yang menjamin otorisasi khusus untuk suatu transaksi seharusnya memegang posisi yang sepadan dengan sifat dan besarnya transaksi.
2. Pemisahan tugas
Tujuan utama pemisahan tugas ini adalah mencegah dan agar dapat dilakukannya deteksi segera atas kesalahan dan ketidak sesuaian dalam pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada seseorang. Pembagian tugas dalam suatu organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:
1. Pemisahan fungsi penyimpanan dan fungsi akuntansi. 2. Pemisahan fungsi otorisasi dan fungsi penyimpanan. 3. Pemisahan fungsi otorisasi dan fungsi akuntansi.
4. Pemisahan fungsi dalam pengelolaan data elektronik, yaitu: Fungsi perancangan sistem dan penyusunan program, serta Fungsi operasi fasilitas pengolahan data. 3. Desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang
yang akurat dan lengkap atas seluruh data transaksi yang berkaitan. Dokumen dan Formulir merupakan media yang digunakan untuk merekam penggunaan wewenang dalam memberikan otorisasi terlaksananya transaksi dalam perusahaan. Untuk mengurangi kemungkinan penipuan penggunaan dokumen, maka dokumen harus diberi nomor urut yang telah dicetak terlebih dahulu, agar dapat dipertanggungjawabkan nantinya.Oleh karena itupenggunaan dokumen dan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi.
4. Penjagaan aset dan Pencatatan yang memadai
Cara paling baik untuk melindungi aktiva perusahaan dan catatan adalah dengan menyediakan perlindungan secara fisik, contohnya adalah penggunaan gudang untuk melindungi persediaan dari kemungkinan kerusakan, penggunaan lemari besi dan kotak tahan api untuk melindungi uang tunai dan surat berharga. Selain itu, perlindungan fisik lainnya adalah dengan pembuatan kembali catatan yang rusak dan penggunaan alat elektronik dalam mencatat sistem akuntansi.
5. Pemeriksaan independen atas kinerja
Pemeriksaan independen atas kinerja untuk mendeteksi kesalahan dan kesalahan penyajian. Keempat aktivitas pengendalian yang disebutkan sebelumnya memerlukan
pengecekan atau verifikasi intern secara terus menerus untuk mengawasi efektivitas pelaksanaannya. Pemeriksaan ini harus independen, akan lebih efektif apabila dilaksanakan oleh orang lain yang tidak bertanggung jawab atas jalannya operasi yang diperiksa.
c. Penilaian Risiko
Penilaian risiko merupakan identifikasi entitas dan analisis terhadap risiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana risiko harus dikelola. Risiko dapat timbul atau berubah karena keadaan berikut ini, yaitu: Perubahan dalam lingkungan operasi, personel baru, sistem informasi yang baru atau yang diperbaiki. Dengan menggunakan strategi manajemen risiko sistem pengendalian internal dapat dievaluasi. Langkah-langkah utama tersebut terdiri atas:
a) Identifikasi ancaman b) Perkiraan risiko
c) Perkiraan pajanan (exposure) d) Identifikasi pengendalian e) Perkiraan biaya dan manfaat
f) Menetapkan efektivitas biaya manfaat (Cost-Benefit Effectiveness)
d. Informasi dan Komunikasi
Tujuan utama Informasi dan komunikasi adalah Mengidentifikasi dan mencatat semua transaksi yang valid, mengklasifikasi transaksi secara tepat, mencatat transaksi pada nilai yang tepat, mencatat transaksi dalam periode akuntansi yang tepat serta menampilkan secara tepat semua transaksi dan pengungkapan yang berkaitan dalam laporan keuangan.Sistim informasi yang relevan dengan tujuan pelaporan keuangan, yang meliputi sistim akuntansi, terdiri dari metode dan catatan yang dibangun untuk mencatat, mengolah, meringkas dan melaporkan transaksi entitas (baik peristiwa maupun kondisi) dan untuk memelihara akuntabilitas bagi aktiva, utang dan ekuitas yang bersangkutan. Kualitas informasi yang dihasilkan dari sistim tersebut berdampak terhadap kemampuan manajemen untuk membuat keputusan semestinya dalam mengendalikan aktivitas entitas dan menyiapkan laporan keuangan yang andal.
Komunikasi mencakup penyediaan suatu pemahaman tentang peran dan tanggung jawab individual berkaitan dengan pengendalian intern terhadap pelaporan keuangan.
e. Pengawasan atau pemantauan
Pengawasan merupakan metode utama untuk mengawasi kinerja, mengoreksi kesalahan mencakup supervisi yang efektif, pelaporan yang bertanggungjawab dan audit internal. Pengawasan
ini mencakup penentuan desain dan operasi pengendalian tepat waktu dan pengambilan tindakan koreksi. Proses ini dilaksanakan melalui kegiatan yang berlangsung secara terus menerus, evaluasi secara terpisah atau dengan berbagai kombinasi dari keduanya. 2. Persediaan
a. Definisi Persediaan
Definisi Persediaan menurut IAI (2012;14.2) adalah asset: (a) Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha biasa; (b) Dalam proses produksi untuk penjualan tersebut; atau
(c) Dalam bentuk bahan atau perlengkapan untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa.
“Inventories are asset items that a company holds for sale in the ordinary course of business, or goods that it will use or consume in the productions of goods to be sold. The description and measurement of inventory require careful attention.” Persediaan (inventory) adalah pos-pos aktiva yang dimiliki oleh perusahaan untuk dijual dalam operasi bisnis normal, atau barang yang akan digunakan atau dikonsumsi dalam membuat barang yang akan dijual. Deskripsi dan pengukuran persediaan membutuhkan kecermatan (Kieso,2010;382). Persediaan merupakan aktiva perusahaan yang menempati posisi yang cukup penting dalam suatu perusahaan.
Persediaan akan mempengaruhi neraca maupun laporan laba rugi. Dalam neraca perusahaan dagang, persediaan pada umumnya merupakan nilai yang paling signifikan dalam aset lancar.
Persediaan perusahaan dibedakan menjadi 2, yaitu: 1. Persediaan (inventory) Perusahaan Dagang
Persediaan pada perusahaan dagang merupakan barang-barang yang dibeli oleh perusahaan dengan tujuan untuk dijual kembali dengan tanpa mengubah bentuk dan kualitas barang, atau dengan kata lain tidak ada proses produksi sejak barang dibeli sampai dijual kembali oleh perusahaan.
2. Persediaan (inventory) Perusahaan Manufaktur
Persediaan untuk perusahaan manufaktur adalah barang-barang atau bahan yang dibeli oleh perusahaan dengan tujuan untuk diproses lebih lanjut menjadi barang jadi atau setengah jadi atau mungkin menjadi bahan baku bagi perusahaan lain, tergantung dari jenis dan proses usaha utama perusahaan.
Menurut Kasmir ,(2010 ; 277) Persediaan untuk perusahaan manufaktur terdiri dari tiga jenis persediaan, yaitu:
a. Bahan Baku (Direct Material)
Barang persediaan milik perusahaan yang akan diolah lagi melalui proses produksi, sehingga akan menjadi barang setengah jadi atau barang jadi sesuai dengan kegiatan perusahaan. Besarnya persediaan bahan baku dipengaruhi oleh perkiraan
produksi, sifat musiman produksi, dapat diandalkannya pihak pemasok serta tingkat efisiensi penjadwalan pembelian dan kegiatan produksi.
b. Barang Dalam Proses (Work In Proses)
Adalah barang yang masih memerlukan proses produksi untuk menjadi barang jadi, sehingga persediaan barang dalam proses sangat dipengaruhi oleh lamanya produksi, yaitu waktu yang dibutuhkan sejak saat bahan baku masuk ke proses produksi sampai dengan saat penyelesaian barang jadi. Perputaran persediaan bias diingatkan dengan jalan mempersingkat lamanya produksi, yakni salah satu caranya adalah dengan menyempurnakan tehnik rekayasa sehingga akan mempersingkat proses pengolahan.Cara lainnya adalah dengan membeli bahan-bahan, bukan membuatnya sendiri.
c. Barang Jadi (Finished Goods)
Adalah barang hasil proses produksi dalam bentuk final sehingga dapat dengan segera dijual, pada persediaan ini besar / kecilnya persediaan barang jadi sebenarnya merupakan masalah koordinasi produksi dan penjualan.
b. Metode Pencatatan Persediaan Barang
Menurut Hery (2016;189) Metode Pencatatan Persediaan Barang terdiri atas dua, yaitu:
Persediaan yang merupakan komponen cost of goods sold (CGS) maka perhitungan kuantitas persediaan yang dilakukan dengan stok opname tergantung dari kelengkapan data atau catatan dan perhitungan barang. Dengan cara ini perhitungan persediaan yang dibebankan pada CGS ada kemungkinan overstatement, karena hanya membandingkan dan menghitung jumlah barang yang dimiliki dikurangi dengan persediaan akhir. Sehingga jika terjadi adanya barang yang hilang, rusak, menguap, turun kualitasnya, dan sebagainya, maka hal ini akan menyebabkan laporan laba-rugi menjadi tidak atau kurang informatif. Karena tidak ada catatan mutasi persediaan barang maka harga pokok penjualan juga tidak dapat diketahui sewaktu-waktu.
Harga pokok penjualan baru dapat dihitung apabila persediaan akhir sudah dihitung. Disamping itu, karena adanya kerugian-kerugian yang seharusnya diperlukan sebagai kerugian extraordinary item, kemudian dengan perhitungan stock opname secara berkala tidaklah cukup sebagai dasar pembuatan keputusan yang bersifat manajerial secara cepat.
2. Metode perpetual
Metode perpetual ini terdapat kelemahan pada saat menentukan nilai dan jumlah barang, karena dengan metode pencatatan yang kontinyu ini berarti saldo persediaan setiap saat
dapat diketahui, tapi perlu diperhatikan bahwa dengan hanya menghitung jumlah barang berdasarkan catatan akan mengakibatkan nilai persediaan menjadi overstatement, karena adanya persediaan yang rusak, dan sebagainya. Oleh karena itu yang lebih tepat dalam menentukan jumlah persediaan adalah jika menggunakan metode gabungan antara metode perpetual dengan metode fisik (stock opname).
c. Menentukan Kepemilikan dan Jumlah Fisik Persediaan.
Menurut Hery (2016 ; 188) Perusahaan yang menggunakan sistem persediaan periodik harus membuat suatu perhitungan untuk menentukan persediaan yang dimiliki pada tanggal neraca dan menghitung harga pokok penjualan.Dan walaupun yang digunakan adalah sistem persediaan perpetual, perhitungan fisik persediaan juga dilakukan di sepanjang tahun berjalan. Dua langkah dalam penentuan jumlah persediaan adalah: (1) Menentukan Kepemilikan barang dan (2) Menghitung jumlah fisik persediaan barang yang dimiliki.
(1). Menentukan Kepemilikan barang :
a. Kepemilikan Persediaan dalam Perjalanan, Persediaan barang dalam perjalanan, meliputi pihak yang berhak menerima persediaan:
(a). FOB (Free On Board) Shipping point. Kepemilikan barang menjadi milik pembeli pada saat diserahkan
penjual kepada penyelenggara transportasi atau pihak perusahaan pengirim barang yang independen.
(b). FOB (Free On Board) Destination point. Kepemilikan barang masih berada pada penjual sampai barang tersebut diterima oleh pembeli.
b. Barang-barang yang dipisahkan (Segregated Goods).
Kadang terjadi suatu kontrak penjualan barang dalam jumlah besar hingga pengirimannya tidak dapat dilakukan sekaligus.Walaupun barang-barang pesanan tersebut belum dikirim, tapi haknya sudah berpindah kepada pembeli.Oleh karena itu, pada tanggal penyusunan laporan keuangan jika ada barang yang dipisahkan, maka harus segera dikeluarkan dari jumlah persediaan penjual dan dicatat sebagai penjualan.Begitu pula dengan pembeli dapat mencatatnya pada pembelian dan menambahkan persediaan barangnya. c. Barang Konsinyasi (Consignment Goods).
Dalam cara penjualan titipan, barang-barang yang dititipkan untuk dijualkan (konsinyasi) haknya masih tetap pada yang menitipkan sampai barang-barang tersebut terjual Sebelum barang-barang tersebut dijual, maka barang masih tetap menjadi persediaan pihak yang menitipkan (consignor). Pihak yang menerima titipan (consignee) tidak mempunyai hak atas barang tersebut sehingga tidak mencatat
barang-barang tersebut sebagai persediaannya.Apabila barang-barang-barang-barang itu sudah dijual maka yang menerima titipan membuat laporan pada yang menitipkan.Pada waktu menerima laporan, pihak yang menitipkan mencatat penjualan dan mengurangi persediaan barangnya.
(2). Menghitung Jumlah Fisik Persediaan barang yang dimiliki. Menghitung fisik persediaan meliputi perhitungan, penimbangan atau pengukuran masing-masing jenis persediaan yang dimiliki. Perhitungan umumnya lebih akurat bila dilakukan saat barang dagangan tidak sedang dijual atau diterima selama proses perhitungan. Dengan demikian biasanya perhitungan fisik persediaan dilakukan saat kegiatan bisnis ditutup atau sedang tidak ramai.
Untuk meminimalkan kesalahan dalam melakukan perhitungan fisik persediaan, Perusahaan harus mengikuti prinsip dan kebijakan sistem pengendalian internal (internal control).
Setelah perhitungan fisik persediaan selesai dilakukan, jumlah masing-masing jenis persediaan didaftar pada lembar rangkuman persediaan (inventory summary sheet).
d. Metode Penentuan Harga Pokok Penjualan:
1. Menurut Hadri (2013;215) penilaian dengan menggunakan pendekatan arus harga pokok (Cost Basic Flow Approach) ini
Periodik dan sistem perpetual yang masing-masing terdiri atas tiga cara penilaian persediaan, yaitu:
a. FIFO (First In First Out), Masuk pertama keluar pertama (MPKP). Metode ini menyatakan bahwa persediaan dengan nilai perolehan awal (pertama) masuk akan dijual (digunakan) terlebih dahulu, sehingga persediaan akhir ditentukan dengan pembelian paling akhir dan dihitung ke belakang setelah seluruh unit persediaan dihitung biayanya. Metode ini cenderung menghasilkan persediaan yang nilainya tinggi dan berdampak pada nilai aktiva perusahaan.
b. LIFO (Last In First Out), Masuk terakhir keluar pertama (MTKP). Metode ini menyatakan bahwa persediaan dengan nilai perolehan terakhir masuk akan dijual (digunakan) terlebih dahulu, sehingga persediaan akhir dinilai dan dilaporkan berdasarkan nilai perolehan persediaan yang awal (pertama) masuk atau dibeli. Metode ini cenderung menghasilkan nilai persediaan akhir yang rendah dan berdampak pada nilai aktiva perusahaan yang rendah.
c. Metode Rata-rata (Average Method)
Dengan menggunakan metode ini nilai persediaan akhir akan menghasilkan nilai antara nilai persediaan metode FIFO dan LIFO. Berdasarkan metode ini, harga pokok barang tersedia untuk dijual dialokasikan pada dasar biaya rata-rata
tertimbang per unit. Metode ini juga akan berdampak pada nilai harga pokok penjualan dan laba kotor.
2. Penilaian Persediaan Selain Arus Harga Pokok
Dalam pendekatan ini ada tiga metode yang digunakan, yaitu: a. Lower Cost of Market,Yaitu: metode harga terendah antara
harga pokok dan harga pasar. Metode ini dapat diterapkan dalam kondisi persediaan tidak normal, misalnya cacat, rusak dan kadaluarsa. Pokok dari metode ini adalah membandingkan nilai yang lebih rendah antara nilai pasar (replacement value) dan nilai perolehan (cost). Nilai pasar yang akan dipilih harus dibatasi, yaitu tidak boleh lebih rendah dari batas bawah (floor limit) dan tidak boleh lebih tinggi dari batas atas (celling limit).
b. Gross Profit Method, Metode laba kotor ini bersifat estimasi dalam penilaian persediaannya. Biasanya diterapkan karena keterbatasan dokumen yang terkait dengan persediaan, misalnya karena terjadi bencana kebakaran dan banjir. Dasar penilaian persediaannya adalah pada presentase laba kotor perusahaan tahun berjalan atau rata-rata selama beberapa tahun Langkah-langkah yang dilakukan adalah:
- Mengestimasi nilai penjualan tahun berjalan
- Menghitung estimasi nilai persediaan akhir dengan mengurangkan harga pokok penjualan terhadap penjualan.
c. Retail Method, Metode eceran ini menilai persediaan akhir dengan harga pokok akan diketahui dengan cara menghitung rasio antara nilai persediaan yang tersedia untuk dijual dengan pendekatan harga pokok dibandingkan dengan pendekatan ritel. Kemudian rasio yang diperoleh dikalikan dengan persediaan akhir yang dinilai dengan pendekatan eceran.
e. Perputaran Persediaan
Menurut Hadri (2013 ; 169-171) Perputaran persediaan merupakan berapa kali persediaan akan berputar dan kembali lagi. Perputaran persediaan merupakan aktivitas perusahaan yang jelas diperlukan dan diperhitungkan, karena dapat mengetahui efisiensi biaya, juga berguna untuk memperoleh laba yang besar. Inventory turnover menunjukkan kemampuan dana yang tertanam dalam inventory berputar dalam suatu periode tertentu, atau likuiditas dari inventory dan tendensi untuk adanya overstock.
Menurut Hadri (2013) , faktor yang mempengaruhi perputaran persediaaan sebagai berikut: tingkat penjualan, sifat teknis dan lamanya proses produksi, daya tahan produk akhir (faktor mode).
f. Perhitungan Fisik Persediaan (Stock Opname)
Menurut Hadri (2013 ; 162) Sistem perhitungan fisik persediaan umumnya digunakan oleh perusahaan untuk menghitung secara fisik persediaan yang disimpan digudang, yang hasilnya digunakan untuk meminta pertanggungjawaban bagian gudang mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan dan pertanggungjawaban bagian kartu persediaan mengenai kehandalan catatan persediaan yang diselenggarakannya, serta untuk melakukan penyesuaian (adjustment) terhadap catatan persediaan di bagian kartu persediaan.
Pada sistem persediaan perpetual, hasil perhitungan fisik dibandingkan dengan catatan persediaan untuk menghitung jumlah persediaan yang hilang atau rusak. Jika persediaan yang hilang jumlahnya tidak sesuai, maka pihak manajemen dapat langsung melakukan penyelidikan dan perbaikan.
Perhitungan fisik (stock opname) pada Instalasi Farmasi pada Klinik Pertamedika Sinabung Jakarta dilakukan pada minggu keempat setiap bulannya.
Catatan Akuntansi menurut catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem perhitungan fisik persediaan adalah:
1. Kartu Persediaan. Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat adjustment terhadap data persediaan (kuantitas dan harga pokok total) yang tercantum dalam kartu persediaan oleh
bagian kartu persediaan berdasarkan hasil perhitungan fisik persediaan.
2. Kartu Gudang. Catatan ini digunakan untuk mencatat adjustment terhadap data persediaan (kuantitas) yang tercantum dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh bagian gudang, berdasarkan hasil perhitungan fisik persediaan.
Fungsi yang terkait dalam sistem perhitungan fisik persediaan adalah: Panitia perhitungan fisik persediaan yang terdiri dari pemegang kartu perhitungan fisik, penghitung dan pengecek, fungsi akuntansi yang mencantumkan harga pokok persatuan, mencantumkan harga pokok total dalam daftar hasil perhitungan fisik, melakukan adjustment data kuantitas persediaan dalam kartu gudang.
3. Sistem Pengendalian Intern Persediaan
Sistem Pengendalian Intern Persediaan tergolong aset lancar. Menurut Hery (2016), pengendalian intern atas persediaan memiliki tujuan utama yaitu : untuk mengamankan atau mencegah asset perusahaan (persediaan) dari tindakan pencurian, penyelewengan, penyalahgunaan , dan kerusakan, serta menjamin keakuratan (ketepatan) penyajian persediaan dalam laporan keuangan. Didalamnya termasuk pengendalian atas keabsahan transaksi pembelian dan penjualan barang dagangan.
Menurut Hery , pengendalian intern persediaan seharusnya dimulai saat barang diterima. Laporan penerimaan yang bernomor urut harus diisi oleh bagian penerimaan barang perusahaan dalam upaya menegakkan akuntabilitas pertama terhadap persediaan , untuk memastikan bahwa persediaan yang diterima adalah rekonsiliasi dengan pesanan pembelian , disamping itu harga persediaan yang di pesan harus dibandingkan dengan harga yang ditagih oleh penjual pada perusahaan.
Persediaan yang terlalu besar (over stock) merupakan pemborosan karena menyebabkan terlalu tingginya beban biaya untuk penyimpanan dan pemeliharaan selama penyimpanan di gudang. Disamping itu juga persediaan yang terlalu besar berarti terlalu besar juga barang modal yang menganggur dan tidak berputar. Tetapi sebaliknya, kekurangan persediaan (out of stock) dapat mengganggu kelancaran proses produksi sehingga ketepatan waktu pengiriman sebagaimana telah ditetapkan tidak terpenuhi membuat pelanggan (customer) lari ke perusahaan lain. Singkatnya pengendalian intern persediaan merupakan usaha-usaha penyediaan bahan-bahan yang diperlukan untuk proses produksi sehingga dapat berjalan lancar tidak terjadi kekurangan bahan serta dapat diperoleh biaya persediaan yang sekecil-kecilnya.
a. Maksud dan Tujuan Sistem Pengendalian Intern Persediaan Pada dasarnya sistem pengendalian intern persediaan pada klinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan dimaksudkan untuk
Sedangkan tujuan dari pengendalian intern persediaan obat-obatan pada Instalasi Farmasi Klinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan adalah: Menjaga agar jangan sampai Klinik kehabisan obat-obatan sehingga menyebabkan Pasien tidak dapat pelayanan dengan cepat. Selain itu juga untuk menjaga agar persediaan obat tidak terlalu berlebihan yang nantinya akan berakibat biaya-biaya yang timbul dari persediaan tidak besar pula.
b. Fungsi dari Pengendalian Intern Persediaan
Fungsi utama dari sistem pengendalian intern persediaan adalah menyimpan untuk melayani kebutuhan perusahaan terhadap barang dagangan dari waktu kewaktu. Fungsi dari sistem pengendalian intern persediaan obat-obatan pada Instalasi Farmasi Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan ditentukan oleh kondisi, sebagai berikut:
1. Waktu pengiriman. Dibutuhkan cukup waktu untuk mengirimkan obat-obatan dari vendor ke instalasi farmasi klinik maka diperlukan persediaan obat-obatan yang cukup untuk memenuhi kebutuhan pasien.
2. Seringkali jumlah yang dibeli atau disimpan lebih besar dari yang dibutuhkan.
3. Apabila permintaan obat-obatan yang bersifat musiman dapat tetap memenuhi kebutuhan tersebut dengan membuat tingkat persediaannya berfluktuasi mengikuti fluktuasi permintaan.
4. Selain untuk memenuhi permintaan pasien, persediaan juga diperlukan apabila biaya untuk mencari barang atau biaya kehabisan barang relatif besar.
c. Metode Sistem Pengendalian Intern Persediaan
Metode Sistem Pengendalian Intern Persediaan, metode ini
menggunakan matematika dan statistika sebagai alat bantu utama dalam memecahkan masalah kuantitatif dalam sistem persediaan. d. Sistem dan Prosedur Persediaan Obat-obatan, meliputi:
1. Perencanaan:
Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan Obat merupakan sarana penunjang medis yang paling penting bagi Klinik dan kebutuhan obat-obatan yang diperlukan harus di perhatikan dengan baik.Hal ini dikarenakan perputaran obat-obatan yang terjadi dengan cepat dan kebutuhan obat sulit ditentukan secara pasti. Karena itu diperlukan adanya perencanaan dan penentuan kebutuhan obat-obatan yang baik dengan memperhatikan situasi dan kondisi yang ada.Tujuan dari pelaksanaan perencanaan dan penentuan kebutuhan obat-obatan ini adalah terlaksananya kepastian dan kelancaran sistem perencanaan dan perbekalan farmasi, terlaksananya monitoring serta sistem pengendalian intern persediaan obat-obatan. Selain itu juga untuk menghindari terjadinya kekosongan persediaan (stock) obat di gudang farmasi, sehingga kebutuhan akan obat dapat di penuhi
Perencanaan dan penentuan kebutuhan obat-obatan di Instalasi Farmasi Klinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan, merupakan tanggung jawab dari bagian farmasi yang juga didukung oleh bagian gudang. Adapun perencanaan yang telah dilakukan meliputi pengumpulan laporan dari gudang mengenai jumlah dan jenis persediaan obat-obatan yang diperlukan, serta mempertimbangkan dana yang tersedia, situasi dan kondisi yang ada. Hasil rekapitulasi yang masuk ini digunakan sebagai pedoman perencanaan dan penentuan kebutuhan yang akan dilakukan.
2. Pengadaan
Pengadaan obat-obatan merupakan kegiatan pembelian yang meliputi pemesanan, penerimaan dan pembayaran obat-obatan.Tujuan dari pengadaan obat-obatan ini adalah untuk memenuhi kebutuhan perbekalan agar tidak kosong. Pembelian obatan dilakukan secara tunai maupun kredit.Pengadaaan obat-obatan ini dilakukan oleh bagian farmasi yang melibatkan bagian gudang serta bagian keuangan. Pembayaran obat-obatan dilakukan oleh bagian keuangan dengan persetujuan dari pimpinan, hal ini di karenakan anggaran belanja obat-obatan sepenuhnya dipegang dan dikelola oleh bagian farmasi itu sendiri.
3. Penyimpanan
Penyimpanan obat-obatan bertujuan untuk menjamin mutu dan keamanan obat-obatan dan juga mempercepat layanan.Selain itu
penyimpanan juga bertujuan untuk menghindari penggunaan obat-obatan yang tidak diinginkan, memudahkan pencarian obat-obat-obatan, serta digunakan untuk pengawasan obat. Penyimpanan obat-obatan yang ada di bagian gudang perbekalan farmasi ini pada umumnya dilakukan dengan menggunakan sistem FIFO (FirstIn First Out, yaitu dengan mengeluarkan obat-obatan yang datang terlebih dahulu). Penyimpanan obat-obatan yang dilakukan di gudang perbekalan farmasi menggunakan kartu persediaan atau biasa disebut kartu stelling. Kartu ini dicantumkan atau ditaruh pada masing-masing obat. Dari kartu ini dapat di pantau jumlah persediaan obat-obatan yang keluar masuk gudang perbekalan farmasi.
4. Pendistribusian
Pendistribusian obat-obatan di Klinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan meliputi pendistribusian dari gudang farmasi Rumah Sakit Pusat Jaya ke Gudang Farmasi Klinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan yang juga didistribusikan ke Klinik Pertamedika Depok, Klinik Pertamedika Pondok Ranji, Klinik Pertamedika Bogor dan Klinik Pertamedika Cinere. Serta untuk kebutuhan Pasien di Klinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan itu sendiri. Tujuan dari pendistribusian adalah untuk memenuhi permintaan obat ditiap-tiap klinik sesuai dengan kebutuhan masing-masing.Prosedur pendistribusian dilaksanakan oleh bagian logistik Rumah Sakit Pusat
Sinabung Jakarta Selatan melalui bagian transportasi Rumah Sakit Pusat Jaya ke gudang klinik sesuai permintaan farmasi Klinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan yang diterima oleh bagian gudang klinik disaksikan oleh administrasi klinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan sebagai saksi penerimaan obat.
5. Perhitungan Fisik
Perhitungan Fisik Persediaaan Bagian farmasi Klinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan mempunyai prosedur perhitungan fisik persediaan walaupun masih sangat sederhana. Perhitungan fisik persediaan ini dilakukan secara rutin satu kali dalam sebulan, yaitu setiap tgl 30 bulan (akhir bln tersebut). Perhitungan fisik dilakukan oleh staf farmasi dengan menghitung nilai persediaan obat yang ada di gudang farmasi.
Prosedur perhitungan fisik persediaan adalah sebagai berikut :
a. Perhitungan fisik mencocokan jumlah fisik persediaan dengan kartu persediaan. Apabila tidak cocok maka akan dihitung ulang, tetapi apabila cocok maka perhitung akan memberikan tanda check list pada kartu persediaan yang bersangkutan.
b.Kartu persediaan yang sudah dihitung, dicatat hasil perhitungannya pada laporan stock opname. Laporan stock opname dibuat rangkap dua. Rangkap pertama diberikan
kepada bagian administrasi dan keuangan sedangkan rangkap yang kedua disimpan dan diarsip oleh bagian gudang.
6. Penghapusan
Pada Klinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan tidak ada penghapusan, karena tiga bulan sebelum tanggal kadaluarsa pada obat-obatan telah dikirim kembali kepada vendor untuk diganti dengan yang baru, sesuai permintaan dari Apoteker dengan disetujui oleh pimpinan Klinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan.
Hasil penelitian sebelumnya yang telah dilakukan oleh Pretty Aprilia Sari (2013) yang berjudul “Analisis Pengendalian Intern Persediaan Obat-obatan untuk Pasien Umum Di Klinik Ibumas Tanjungpinang”, hal yang sangat penting untuk kefektifan pelaksanaan pengendalian intern serta menjamin independensi dalam segala hal dan tanggung jawab langsung kepada pimpinan adalah dengan adanya dewan komisaris serta audit internal.
Serta menurut Edith Irma Amanda (2010) dengan judul “Evaluasi Pelaksanaan Sistem dan Prosedur Akuntansi Persediaan obat-obatan (Kasus Pada Rumah Sakit Umum Daerah Ibnu Sina Kabupaten Gresik) adanya permasalahan dan kelemahan pada struktur organisasi, prosedur-prosedur pada sistem persediaan obat-obatan pada RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik belum berjalan dengan baik dan perlu mendapatkan perbaikan.
Yang membedakan Skripsi ini dengan yang sebelumnya adalah adanya hubungan Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan dengan Instalasi Farmasi Rumah Sakit Pusat Jaya Jakarta sebagai gudang pusat dan juga terhubung dengan keempat Klinik lain yaitu: Klinik Pertamedika Depok, Klinik Pertamedika Bogor, Klinik Pertamedika Cinere dan Klinik Pertamedika Pondok Ranji. Jika pengelolaan persediaan obat-obatan pada Instalasi Farmasi Klinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan tidak berjalan semestinya atau terjadi kelalaian dalam pencatatan, pengawasan dan semua kemungkinan lainnya yang dapat menyebabkan catatan persediaan berbeda dengan persediaan sebenarnya yang ada di gudang. Oleh karenanya Sistem pengendalian persediaan obat-obatan pada Instalasi Farmasi Klinik Pertamedika Sinabung harus berjalan dengan baik.
B. RERANGKA PEMIKIRAN
Berkaitan dengan rumusan masalah dan tujuan penelitian, Klinik Pertamedika Sinabung khususnya Instalasi farmasi Klinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan menjadi fokus lokasi dalam penelitian ini. Penelitian ini dimulai dengan meneliti struktur organisasi, sistem persediaan dan pergudangan obat-obatan, serta formulir dan dokumen yang digunakan.
Dengan meneliti struktur organisasi yang ada diharapkan peneliti dapat mengetahui wewenang dan tanggung jawab serta rincian pekerjaan
pada setiap bagian serta adanya pemisahan fungsi yang jelas supaya tidak terjadi perangkapan tugas.
Prosedur perencanaan dan penentuan kebutuhan obat-obatan, prosedur pengadaan obat-obatan, prosedur penyimpanan obat-obatan, prosedur pendistribusian obat-obatan, prosedur penghapusan obat-obatan dan prosedur penghitungan fisik persediaan merupakan isi dari sistem persediaan dan pergudangan obat-obatan. Serta formulir dan dokumen yang dalam fungsinya menghasilkan informasi tentang otorisasi wewenang serta apakah pemakaian formulir dan dokumen tersebut telah memenuhi syarat pelaksanaan sistem pengendalian intern.
Data-data diperoleh melalui sumber data primer dan sumber data sekunder.Sumber data primer merupakan sumber data peneliti yang diperoleh secara langsung dari sumber data sekunder data asli dengan melalui observasi dan wawancara secara langsung, Sedangkan data sekunder merupakan data penelitian yang didapatkan oleh peneliti secara tidak langsung melalui media perantara seperti data dokumentasi.
Melalui observasi, wawancara dan dokumentasi dihasilkan data-data yang berhubungan dengan rumusan masalah dan tujuan penelitian.Setelah itu dilakukan analisis dan triangulasi data sehingga dapat diambil kesimpulan untuk hasil analisis dan triangulasi data.
Gambar 2.1. Skema Rerangka Pemikiran Sistem Pengendalian Intern
Persediaan obat-obatan pada Instalasi Farmasi
KlinikPertamedika Sinabung Jakarta Selatan.
Sistem Pengendalian Intern Persediaan menurut teori dan buku-buku referensi
Analisis dan Evaluasi
Sudah Dilaksanakan Dengan Baik Atau Belum
