Arsip Nasional Republik Indonesia

(1)

LEMBAR PERSETUJUAN

Substansi Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris Arsip Kartografik dan Kearsitekturan telah saya setujui.

Disetujui di Jakarta

pada tanggal Juli 2009

Plt. DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP,

(2)

Arsip Nasional Republik Indonesia

PROSEDUR TETAP NOMOR 09 TAHUN 2009

TENTANG

PENYUSUNAN INVENTARIS

ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

BAB I PENDAHULUAN

A. Umum

Arsip statis sebagai warisan budaya bangsa merupakan salah satu aset bangsa yang perlu dilestarikan bersama. Secara yuridis formal pelestarian arsip statis merupakan tanggungjawab Lembaga Kearsipan baik di pusat (ANRI), maupun di daerah (Lembaga Kearsipan Provinsi, Kabupaten/Kota). Di dalamnya terkandung informasi yang tiada ternilai harganya tentang kiprah perjalanan bangsa, mulai masa penjajahan sampai dalam mengisi kemerdekaan.

Arsip statis disimpan, dipelihara dan diolah bukan untuk kepentingan Lembaga Kearsipan semata, namun yang jauh lebih penting adalah untuk kepentingan pendidikan, penelitian, pembangunan, kesejahteraan dan kemaslahatan bangsa. Maka peran instansi terkait dan masyarakat menjadi sangat penting. Hal ini sejalan dengan era informasi yang telah melanda pula di Indonesia dimana kebutuhan informasi menjadi sangat penting.

Mengantisipasi keadaan tersebut maka ANRI dituntut untuk selalu tanggap. Peran ANRI sebagai salah satu sumber informasi sangat vital. Namun demikian agar informasi yang tersimpan dapat diakses oleh publik diperlukan finding aids, baik dalam bentuk daftar, inventaris dan guide arsip. Disinilah peran Direktorat Pengolahan.

Pengolahan arsip tidak seperti mengolah jenis informasi lainnya. Pengolahan arsip harus mengacu pada standar internasional yang telah diatur oleh ICA dengan ISAD (G). Di dalamnya mencakup berbagai aturan dan komponen yang harus dipenuhi. Guna mengaplikasikan standar pengaturan arsip yang benar maka di samping harus diatur sesuai ketentuan ISAD (G) juga perlu diatur dalam bentuk petunjuk teknis dan langkah-langkah pengaturannya dalam bentuk Prosedur Tetap Penyusunan Inventaris Arsip Kartografik dan Kearsitekturan.

(3)

- 2 -

B. Maksud dan Tujuan

Penyusunan Prosedur Tetap Penyusunan Inventaris Arsip Kartografik dan Kearsitekturan ini dimaksudkan untuk memberikan panduan agar terdapat kesamaan pemahaman dan langkah pembuatan inventaris pada semua pihak yang terkait dalam pelaksanaan kegiatan di lingkungan Subdit Pengolahan Arsip Kartografik dan Kearsitekturan.

Tujuan Prosedur Tetap Penyusunan Inventaris Arsip Kartografik dan Kearsitekturan adalah sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan bagi Subdit Pengolahan Arsip Kartografik dan Kearsitekturan. Manfaat lain adalah adanya suatu sinergi dan keterkaitan antara kegiatan unit yang satu dengan unit yang lain untuk pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam satuan program lembaga.

C. Ruang Lingkup

Prosedur Tetap Penyusunan Inventaris Kartografik dan Kearsitekturan ini berlaku dan digunakan oleh seluruh unit kerja di lingkungan Direktorat Pengolahan. Prosedur Tetap Penyusunan Inventaris Arsip Kartografik dan Kearsitekturan ini meliputi Penyusunan Inventaris Arsip Kartografik Dan Kearsitekturan, Identifikasi Fisik, Sistem Penataan Dan Provenance, Penyusunan Rencana Teknis, Penelusuran Sumber Dan Referensi Serta Keterkaitan Arsip-Arsip Nusantara Berbahasa Asing Dan Daerah, Penyusunan Skema Sementara, Rekonstruksi, Deskripsi, Penyusunan Skema Definitif, Manuver, Penomoran Definitif, Manuver Fisik Arsip, Penulisan Inventaris, Penilaian Dan Penelaahan Inventaris, Ekpose Hasil Pengolahan, Penyempurnaan Inventaris, Pengesahan.

D. Dasar

1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2964);

2. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143);

3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standard Operating Prosedures (SOP);

4. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22/KEP/M.PAN/07/2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;

5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia.

(4)

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 3 -

6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap Di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.

E. Pengertian

Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan :

1. Prosedur Tetap (Prosedur Operasional Standar) adalah naskah dinas yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan urutan kegiatan tertentu.

2. Inventaris arsip adalah sarana penemuan arsip yang berisi deskripsi dari suatu khasanah arsip yang dilengkapi dengan sejarah organisasi, sejarah penataan arsip, pertanggungjawaban pelaksana pengolahan arsip, uraian deskripsi arsip, dan dilampiri dengan daftar indeks, daftar singkatan, daftar konkordan, dan struktur organisasi.

3. Identifikasi arsip adalah kegiatan pendataan arsip secara langsung di lokasi penyimpanan arsip baik fisik arsip, sistem penataan arsip maupun provenance atau pencipta arsipnya. 4. Rencana Teknis Penyusunan Inventaris Arsip yaitu kegiatan membuat rancangan kerja

dengan menguraikan perkiraan rincian waktu, biaya dan pelaksana yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan pengolahan arsip statis.

5. Penelusuran Sumber dan Referensi yaitu kegiatan penelitian data melalui sumber cetakan/bahan referensi dari perpustakaan ke lembaga pencipta arsip yang akan diolah. 6. Pembuatan skema sementara adalah Suatu kegiatan dalam pembuatan kerangka

sementara yang akan digunakan sebagai pedoman pengelompokan arsip yang akan digunakan sebagai pedoman pengaturan dan pengelompokan arsip yang tercipta dari fungsi/kegiatan yang sama dalam suatu Organisasi/Lembaga/Aktivitas Tokoh.

7. Rekonstruksi arsip adalah kegiatan menata kembali arsip statis dalam rangka penataan arsip dengan benar sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku.

8. Deskripsi arsip bentuk kertas adalah kegiatan penyusunan kelompok arsip yang akurat dari suatu unit arsip yang dideskripsi secara lengkap beserta komponennya pada suatu kartu fisches (kartu deskripsi) yang telah disiapkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Deskripsi dilakukan dengan menggambarkan informasi secara menyeluruh dari suatu arsip yang dituangkan dalam kartu dan diberi nomor urut sementara sesuai dengan nomor sementara arsipnya.

9. Pembuatan skema definitif adalah kegiatan menentukan struktur/bagan dari penataan informasi arsip statis yang sudah definitif (tetap).

(5)

- 4 -

10. Manuver kartu/formulir adalah kegiatan mengelompokkan fisches (kartu deskripsi) sesuai dengan skema definitif yang dibuat.

11. Penomoran definitif adalah kegiatan memberikan nomor definitif (tetap) pada informasi berkas arsip statis yang sedang diolah.

12. Manuver fisik arsip yaitu kegiatan penyusunan fisik arsip sehingga arsip tersusun sesuai dengan daftar/inventaris yang dibuat. Penyusunan dilakukan setelah penomoran definitif selesai. Arsip disusun sesuai dengan nomor urut yang tertera pada sampul arsip dan daftar/inventaris.

13. Penulisan Inventaris adalah sarana penemuan arsip yang berisi deskripsi dalam berbagai derajat rincian yang berisi suatu khasanah arsip dan pada umumnya dilengkapi dengan sejarah dan fungsi lembaga/organisasi pencipta, riwayat arsip, sejarah penataan arsip, daftar indeks, daftar singkatan,daftar istilah asing dan konkordan serta dilampirkan struktur organisasi atau daftar riwayat hidup.

14. Penelaahan dan penilaian adalah Suatu kagiatan yang dilakukan untuk mencocokkan atau mengoreksi arsip yang akan dipinjam melalui inventaris apakah informasi yang ada di dalam inventaris sudah sesuai atau layak untuk digunakan oleh peneliti di layanan informasi.

15. Ekspose hasil pengolahan adalah kegiatan pemaparan hasil dari kegiatan pengolahan arsip statis berupa skema definitif dan hasil deskripsi arsip dan pengelompokan informasinya.

16. Pengesahan terhadap Inventaris adalah tindakan pengkuan terhadap karakteristik resmi sesuatu naskah/dokumen yang dilakukan oleh pejabat yang berwenang.

(6)

- 5 -

BAB II

PROSEDUR PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

Prosedur penyusunan inventaris arsip Kartografik dan Kearsitekturan melalui tahapan sebagai berikut:

1. Identifikasi Arsip

Penyusunan inventaris arsip Kartografik dan Kearsitekturan dimulai dari kegiatan identifikasi arsip untuk mengetahui tugas, pokok dan fungsi organisasi, jumlah dan kondisi fisik arsip dan sistem penataan serta pencipta (provenance) arsip, pemahaman akan hal tersebut akan mempermudah proses penyusunan inventaris selanjutnya yaitu rencana teknis.

2. Rencana Teknis

Berdasarkan hasil identifikasi tersebut di atas, tahapan berikutnya membuat rancangan kerja atau rencana teknis dengan menguraikan perkiraan rincian waktu, biaya dan pelaksana yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan pengolahan arsip statis. Keberhasilan dalam membuat rencana teknis akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu penelusuran sumber dan referensi.

3. Penelusuran Sumber dan Referensi

Tahapan selanjutnya dari penyusunan Inventaris adalah kegiatan penelusuran sumber dan referensi pada instansi terkait dengan tujuan penelitian data melalui sumber cetakan/bahan referensi dari perpustakaan atau instansi terkait ke lembaga pencipta arsip yang akan dibuat sejarah lembaga/organisasi dalam inventaris arsip yang akan dibuat. Keberhasilan dalam penelusuran sumber dan referensi ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu pembuatan skema sementara.

4. Pembuatan Skema Sementara

Setelah memperoleh data yang menggambarkan Tupoksi dari lembaga/organisasi pencipta arsip, harus dibuat gambaran untuk mengelompokkan arsip berupa skema pengaturan arsip sementara, keberhasilan dalam membuat skema sementara ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu rekostruksi arsip.

5. Rekonstruksi arsip

Dalam tahap rekonstruksi arsip ini, arsip-arsip yang akan diolah dikelompokkan berdasarkan skema pengaturan arsip tersebut di atas, keberhasilan dalam tahapan rekonstruksi arsip ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu deskripsi arsip.

(7)

- 6 -

6. Deskripsi Arsip

Kegiatan deskripsi dimulai dengan membaca keseluruhan informasi dalam arsip yang dituangkan dalam kartu deskripsi/fisches yang terdiri atas 19 unsur deskripsi, yaitu: fonds, seri arsip, file nomor urut, folder/item, isi informasi, kurun waktu, vol/media, ukuran, warna, format ( C/T, I/P, A/K), penerbit, skala, posisi, jenis peta, indeks. Keberhasilan dalam tahapan deskripsi arsip ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu pembuatan skema definitif.

7. Pembuatan Skema Definitif

Setelah memperoleh informasi dari deskripsi arsip, maka diperoleh gambaran kegiatan yang tercipta dari organisasi tersebut, gambaran tersebut akan merubah susunan skema pengaturan arsip sementara menjadi skema pengaturan arsip definitif. keberhasilan dalam tahapan skema definitif ini akan mempermudah proses penyusunan Inventaris arsip selanjutnya yaitu manuver kartu/fisches.

8. Manuver kartu/formulir deskripsi

Kegiatan manuver kartu/fisches dilakukan dengan mengelompokkan kartu/fisches disesuai dengan skema definitif. Keberhasilan dalam tahapan manuver kartu/fisches ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu penomoran definitif. 9. Penomoran Definitif

Setelah manuver kartu/formulir deskripsi selesai dilakukan maka disusun nomor urut definitif pada kartu/fisches tersebut. Keberhasilan dalam tahapan penomoran definitif ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu manuver fisik arsip. 10. Manuver fisik arsip

Kegiatan manuver fisik arsip dilakukan setelah penomoran definitif selesai, kemudian arsip disusun berdasarkan nomor definitf yang tertera pada ujung kanan atas arsip. Keberhasilan dalam tahapan manuver fisik ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu pemberian label pada rak (shelf).

11. Penulisan Inventaris

Setelah semua data dan informasi terkumpul maka perlu dilakukan kegiatan perumusan materi prosedur tetap inventaris arsip yang dituangkan dalam format inventaris arsip berdasarkan hasil identifikasi arsip sistem penataan maupun provenance yang berlaku di lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia. Pada kegiatan penulisan ini dibuat skema isi inventaris arsip yang terdiri dari komponen: judul; kata pengantar; daftar isi; pendahuluan yang berisi: sejarah Organisasi, sejarah arsip, pertanggungjawaban pembuatan inventaris; uraian isi; daftar pustaka; dan lampiran yang bertisi: daftar indeks, daftar tunjuk silang, daftar singkatan, daftar istilah asing dan struktur organisasi. keberhasilan dalam tahapan penulisan inventaris arsip ini akan mempermudah proses penyusunan Inventaris arsip selanjutnya yaitu penilaian dan penelaahan.

(8)

- 7 -

12. Penilaian dan Penelaahan

Penulisan draft Inventaris arsip telah selesai maka tahap selanjutnya adalah kegiatan penilaian dan penelaahan terhadap inventaris yang telah dibuat untuk mendapat masukan dan koreksi dari Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik dan kearsitekturan dan juga Direktur Pengolahan. Keberhasilan dalam tahapan penilaian dan penelaaahan ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu transliterasi.

13. Ekspose

Kegiatan ekspose dilaksanakan untuk mensosialisasikan hasil pembuatan inventaris arsip, dengan harapan mendapat masukan dari peserta ekspose. Keberhasilan kegiatan ekspose ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu penyempurnaan inventaris.

14. Penyempurnaan Inventaris

Apabila dalam pelaksanaan ekspose ada masukkan, perlu dilakukan penyempurnaan dan editing agar inventaris arsip tersebut siap disahkan dan ditandatangani. Keberhasilan dalam penyempurnaan inventaris arsip ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu pengesahan.

15. Pengesahan

Tahap terakhir setelah penyempurnaan inventaris tersebut di atas adalah pengesahan inventaris oleh pejabat yang berwenang yaitu Direktur Pengolahan, hal ini membuktikan bahwa penyusunan inventaris tersebut telah selesai dan siap untuk diserahkan kepada ruang baca dan ruang penyimpanan arsip.

(9)

- 8 -

BAB III PENUTUP

Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris Arsip Kartografik dan Kearsitekturan ini dapat menjadi acuan di Lingkungan Subdit Pengolahan Arsip Kartografik dan Kearsitekturan dalam menyusun inventaris arsip sehingga pada akhirnya semua unit kerja dapat memiliki pedoman dalam melaksanakan tugas dan fungsinya yang pada gilirannya akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan khususnya di ANRI dalam kerangka reformasi birokrasi nasional.

Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris Arsip Kartografik dan Kearsitekturan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Jakarta

pada tanggal Juli 2009

DIREKTUR PENGOLAHAN,

(10)

Arsip Nasional Republik Indonesia

LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 09 TAHUN 2009 TENTANG PENYUSUNAN INVENTARIS

(11)

1

-DAFTAR LAMPIRAN

PROSEDUR TETAP TENTANG PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

A. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP DI SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

B. DIAGRAM ALIR IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

C. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

D. DIAGRAM ALIR PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI SERTA KETERKAITAN ARSIP-ARSIP NUSANTARA BERBAHASA ASING DAN DAERAH DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

E. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA SEMENTARA DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

F. DIAGRAM ALIR REKONSTRUKSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

G. DIAGRAM ALIR DESKRIPSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

H. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA DEFINITIF ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

I. DIAGRAM ALIR MANUVER ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

J. DIAGRAM ALIR PENOMORAN DEFINITIF ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

(12)

2

-K. DIAGRAM ALIR MANUVER FISIK ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

L. DIAGRAM ALIR PENULISAN INVENTARIS ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

M. DIAGRAM ALIR PENILAIAN DAN PENELAAHAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

N. DIAGRAM ALIR EKPOSE HASIL PENGOLAHAN DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

O. DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN INVENTARIS ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

P. DIAGRAM ALIR PENGESAHAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

(13)

3

-DIAGRAM ALIR

PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP

DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arkon 1 Melaksanakan Identifikasi

Arsip, Sistem dan Provenance

2 Menyusun Rencana Teknis

3 Melaksanakan penelusuran

sumber dan referensi

4 Menyusun skema

sementara

5 Merekonstruksi pengaturan

arsip

6 Mendeskripsi

7 Menyusun Skema Definitif

8 Manuver

9 Memberi nomor definitif

10 Manuver fisik arsip

11 Memberi label

12 Menata arsip dalam rak

13 Menulis Inventaris

14 Menilai dan menelaah

(14)

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA 4 -No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arkon

15 Expose hasil pengolahan

16 Menyempurnakan

inventaris

17 Pengesahkan/Legalisasi

(15)

5

-DIAGRAM ALIR

IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE

No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arkon

1 Membuat dan mengajukan

rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang akan diolah arsip ke Kasubdit Pengolahan Arsip

Kartografik & Kearsitekturan

2 Memberikan penilaian dan

arahan

3 Membuat revisi rencana

identifikasi arsip, sistem dan provenance yang telah dinilai dan diarahkan oleh Kasubdit Pengolahan Arsip

4 Mengajukan rencana

identifikasi arsip, sistem dan provenance yang akan diolah ke Direktur Pengolahan

5 Menilai dan mengarahankan

ke Kasubdit Pengolahan Kartografik & Kearsitekturan tentang teknik identifikasi arsip Melakukan koordinasi dengan Direktur Preservasi arsip, Direktur Preservasi Memerintahkan Kasubdit Penyimpanan Arkon untuk berkoordinasi dengan Kasubdit Pengolahan Kartografik & Kearsitekturan

6 Memerintahkan arsiparis

melakukan identifikasi fisik, sistem dan provenance arsip

7 Melaksanakan identifikasi

fisik, sistem dan provenance arsip ke Depo

8 Mengetik hasil identifikasi

dalam bentuk laporan identifikasi.

(16)

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA 6 -No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arkon 9 Menyampaikan laporan identifikasi ke Kasubdit Pengolahan Kartografik & Kearsitekturan 10 Menyampaikan laporan verifikasi ke Direktur Pengolahan. 11 Berdasarkan laporan identifikasi, Direktur Pengolahan memutuskan tentang prioritas khasanah arsip yang akan dibuat inventaris.

(17)

7

-DIAGRAM ALIR

PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS

1 Mengajukan draf rencana

teknis penyusunan inventaris yang terdiri dari jangka waktu pembuatan guide, biaya dan peralatan serta jumlah SDM yang dibutuhkan ke Kasubdit Pengolahan Arsip

arahan kepada Arsiparis tentang penyusunan rencana teknis

3 Merevisi draf rencana teknis

setelah mendapat penilaian dan arahan dari Kasubdit Pengolahan Arsip

4 Mengajukan program

rencana teknis ke Direktur Pengolahan

arahan ke Kasubdit tentang penyusunan rencana teknis

6 Merevisi draf penyusunan

rencana teknis yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan

7 Berdasarkan penyempurnaan

draf rencana teknis yang telah dilakukan oleh arsiparis, Direktur Pengolahan menyetujui rencana teknis dan Membuat pengesahan terhadap rencana teknis Norma waktu: 3 hari kerja

(18)

8

-DIAGRAM ALIR

PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI SERTA

KETERKAITAN ARSIP-ARSIP NUSANTARA BERBAHASA ASING DAN DAERAH DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan Direktur Pengolahan Deputi Konservasi Arsip Instansi Terkait

1 Membuat draf surat

permohonan melakukan penelusuran sumber dan referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah kepada instansi terkait

2 Mengajukan draf surat

kepada Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik &

Kearsitekturan

3 Mengoreksi draft surat

4 Merevisi draf surat

korespondensi yang telah dinilai dan diarahkan oleh Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik &

Kearsitekturan

5 Memberi paraf dan

mengajukan draf surat ke Direktur Pengolahan

6 Memberikan arahan ke

Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik &

Kearsitekturan tentang draft surat yang akan

ditandatangani oleh Deputi Konservasi Arsip

7 Melakukan penyempurnaan

terhadap draft surat yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan

8 Membuat nota dinas sebagai

pengantar surat yang akan ditanda tangani oleh Deputi Konservasi Arsip

(19)

9 -No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan Direktur Pengolahan Deputi Konservasi Arsip Instansi Terkait

9 Arsiparis dan Kasubdit

Pengolahan melakukan penelusuran sumber / referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah ke instansi terkait

10 Mencari dan mencatat

data-data mengenai lembaga pencipta arsip, provenance dan sistem penataan serta yang diperoleh di instansi terkait

11 Melakukan identifikasi

terhadap khasanah arsip berbahasa asing dan daerah pada instansi terkait

12 Menindaklanjuti hasil

identifikasi dengan memberi masukan tentang

pengelolaan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah

13 Melakukan diskusi dan

praktek pengolahan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah dengan instansi terkait

14 Melakukan telaah terhadap

daftar/inventaris arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah pada instansi terkait

15 Hasil penelusuran sumber

dan bahan referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah ke instansi terkait dibuat laporan

16 Menyampaikan Laporan ke

Direktur Pengolahan.

(20)

10

-DIAGRAM ALIR

PENYUSUNAN SKEMA SEMENTARA

No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arkon 1 Mempersiapkan data/informasi yang dihimpun dari berbagai referensi/penelusuran

2 Membuat skema sementara

3 Meminta persetujuan/koreksi

dari atasan langsung

4 Perbaikan atas koreksi

skema sementara

(21)

11

-DIAGRAM ALIR REKONSTRUKSI ARSIP

1 Menyiapkan arsip yang akan

direkonstruksi

2 Memilah antara arsip dan

nonarsip 3 Mengelompokkan arsip berdasarkan jenisnya 4 Mengelompokkan arsip berdasarkan unit informasinya 5 Mengkronologiskan kelompok arsip

6 Arsip telah mengelompok

berdasarkan jenis, dan unit informasinya

(22)

12

-DIAGRAM ALIR DESKRIPSI ARSIP

1 Menyiapkan arsip yang akan

dideskripsi

2 Membaca keseluruh

informasi arsip

3 Menelaah isi informasi arsip

4 Menuangkan isi informasi

arsip ke dalam fisches

5 Menentukan bentuk redaksi

6 Menentukan inti informasi

yang terkandung dalam arsip

7 Menentukan kurun waktu

terciptanya arsip

8 Menentukan tingkat

perkembangan arsip

9 Menentukan bentuk luar arsip

10 Informasi lengkap hasil

deskripsi tertulis dalam kartu fisches

(23)

13

-DIAGRAM ALIR

PENYUSUNAN SKEMA DEFINITIF ARSIP

No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arkon 1 Menyiapkan skema

sementara yang akan diubah/ditetapkan

2 Memeriksa kembali

kelengkapan skema sementara

3 Mencocokkan hasil deskripsi

dengan skema

4 Mengurangi atau

menambahkan serie atau group pada skema penataan arsip sementara

5 Melakukan konsultasi pada

atasan

6 Melakukan perbaikan atas

koreksi

7 Membuat skema definitif

(24)

14

-DIAGRAM ALIR MANUVER ARSIP

No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arkon 1 Menyiapkan kartu/formulir

deskripsi yang akan dimanuver

2 Menggabungkan

kartu/formulir yang memiliki informasi sejenis

3 Mengelompokkan

kartu/formulir berdasarkan skema yang telah dibuat

4 Menyusun kartu/formulir

secara kronologis

5 Kartu/formulir deskripsi

tersusun sesuai dengan skema

(25)

15

-DIAGRAM ALIR

PENOMORAN DEFINITIF ARSIP

No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arkon 1 Melakukan penomoran

definitif pada kartu/formulir deskripsi berdasarkan hasil manuver

2 Melakukan entri data atau

pengetikan informasi berdasarkan skema dan nomor definitif

3 Melakukan pengecekan

kembali kartu/formulir deskripsi yang sudah diberi nomor definitif

(26)

16

-DIAGRAM ALIR MANUVER FISIK ARSIP

1 Mengelompokkan fisik arsip

sesuai dengan skema definitive dan hasil dari manuver kartu/formulir deskripsi

2 Menggabungkan beberapa

arsip nomor sementara menjadi satu nomor definitif sesuai skema definitive

3 Memberi nomor definitive

pada arsip sesuai dengan penomoran definitive pada kartu/formulir deskripsi

(27)

17

-DIAGRAM ALIR

PENULISAN INVENTARIS ARSIP

No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arkon 1 Menyiapkan kartu/formulir

deskripsi yang sudah dimanuver untuk dibuat inventaris

2 Membuat judul inventaris

sesuai fonds

3 Menentukan kurun waktu

arsip berdasarkan arsip yang ditata

4 Membuat kata pengantar

5 Membuat daftar isi

6 Menuangkan deskripsi dari

kartu/formulir deskripsi ke dalam inventaris

7 Mangajukan konsep

inventaris arsip kepada atasan

8 Mengoreksi inventaris yang

diajukan

9 Melakukan perbaikan sesuai

dengan hasil koreksi

(28)

18

-DIAGRAM ALIR

PENILAIAN DAN PENELAAHAN INVENTARIS

No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan Direktur Pengolahan Deputi Konservasi Arsip Instansi Terkait 1 Mempersiapkan draf

inventaris dan menelaah deskripsi yang tertuang dalam inventaris arsip

2 Mempersiapkan arsip yang

akan di uji petikkan

3 Mencocokkan informasi

arsip dengan fisik arsip

4 Mengajukan draf inventaris

ke Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan

5 Memberikan arahan kepada

Arsiparis tentang penulisan inventaris

6 Merevisi draf inventaris

setelah mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik &

Kearsitekturan

7 Mengajukan draft inventaris

ke Direktur Pengolahan

Kasubdit Arsip Kartografik & Kearsitekturan tentang penyusunan inventaris arsip

(29)

19

-DIAGRAM ALIR

EKSPOSE HASIL PENGOLAHAN

Norma waktu: 5 hari kerja

No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan Direktur Pengolahan Bagian umum Bagian Kepegawaian

1 Mempersiapkan draf inventaris

dan ke Kasubdit Pengolahan arsip kartografik dan

kearsitekturan

arsiparis tentang pointer yang harus dicetak untuk bahan ekspose yang akan dibagikan kepada peserta ekspose

3 Membuat pointer inventaris

setelah mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan arsip kartografik dan kearsitekturan

4 Mengajukan draf pointer

inventaris ke Kasubdit

Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan

5 Menyetujui pointer dan memberi

arahan kepada arsiparis agar pointer digandakan sesuai jumlah peserta ekspose yang akan diundang dan mempersiapkan kelengkapan untuk acara ekspose

6 Menghubungi Bagian umum

untuk permintaan ruangan dan bagian kepegawaian untuk memberitahukan tentang kegiatan yang akan dilaksanakan oleh unit, membuat undangan untuk peserta ekspose

7 Setelah semua kebutuhan dan

perlengkapan untuk acara ekspose sudah siap, arsiparis melaporkan kepada Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan

8 Melaporkan kepada Direktur

pengolahan tentang kesiapan acara ekspose yang akan segera dilaksanakan

(30)

20

-DIAGRAM ALIR

PENYEMPURNAAN INVENTARIS ARSIP

No Tahapan Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arkon

ke Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan

Arsiparis tentang penulisan inventaris

setelah mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan

ke Direktur Pengolahan

Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan tentang penyusunan

inventaris arsip

teknis yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan

7 Melakukan uji petik terhadap

inventaris

8 Berdasarkan penyempurnaan

inventaris yang telah dilakukan oleh arsiparis, Direktur Pengolahan

memutuskan inventaris telah final

(31)

21 -DIAGRAM ALIR PENGESAHAN INVENTARIS

No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arkon 1 Memeriksa kelengkapan

inventaris yang akan dilegalisasi yang akan disahkan

2 Membuat nota dinas untuk

ditandatangani oleh Direktur Pengolahan

3 Mensahkan inventaris

Norma waktu: 5 hari kerja

DIREKTUR PENGOLAHAN,