171
URAIAN KERJA PETUGAS PENYIMPANAN (FILLING)
REKAM MEDIS
Rania Eka Puteri, Yulia Fitriani
D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, STIKES Dhrma Landbouw Padang e-mail : raniaekaputeri99@gmail.com
STIKES Dharma Landbouw Padang e-mail : yuliafitriani11@yahoo.com
ABSTRAK
Petugas rekam medis sebagai salah satu tenaga kesehatan harus mampu melaksanakan kegiatan penyimpanan (filling) dan mampu memberikan pelayanan kepada pasien dengan baik dan mencarikan berkas pasien dengan tepat dan cepat. Namun masih banyak ditemukannya kesalahan yang dilakukan oleh petugas penyimpanan (filling) yang disebabkan oleh beberapa faktor seperti ruangan penyimpanan yang kurang memadai serta kurangnya fasilitas rak penyimpanan. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk melakukan Literature Review uraian kerja petugas filling rekam medis yang dilihat dari beberapa jurnal yang ada. Jenis penelitian ini adalah penelitian literature review dengan metode penelitian study literature. Cara pengumpulan data menggunakan data sekunder yang bersumber dari berbagai referensi. Hasil penelitian ditemuka bahwa beban kerja petugas penyimpanan (filling) berpengaruh sangat kuat terhadap rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis. Beban kerja petugas filling sangat berpengaruh terhadap rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis, penyimpanan rekam medis, dan pengambilan kembali berkas rekam medis.
Kata kunci: Beban kerja, filling, rekam medis ABSTRACT
Medical record officers as health workers must be able to carry out filling activities and be able to provide good service to patients and find patient files accurately and quickly. However, there are still many errors made by storage officers (filling) caused by several factors such as inadequate storage space and lack of storage rack facilities. The purpose of this study was to conduct a Literature Review, job descriptions of medical record filling officers as seen from several journals. This type of research is a literature review study with a literature study research method. The way of collecting data uses secondary data which comes from various references. The results showed that the workload of the storage staff (filling) had a very strong effect on the average time to provide medical record documents. The workload of filling officers greatly affects the average time for providing medical record documents, storing medical records, and retrieving medical record files.
PENDAHULUAN
Rumah Sakit adalah intitusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat. Rumah Sakit Umum adalah rumah sakit yang memberikan pelayanan kesehatan pada semua bidang dan jenis penyakit. Rumah Sakit Umum mempunyai tingkatan salah satunya Rumah Sakit Umum Kelas A yang memutuskan bahwa jumlah dan kualifikasi tenaga kesehatan lain dan tenaga non-kesehatan disesuaikan dengan kebutuhan pelayanan Rumah Sakit (Pousette et al., 2014).
Setiap tempat kerja, terutama tempat pelanan Kesehatan wajib memiliki tenaga kerja sesuai bidang. Tenaga kerja adalah setiap orang yang mampu melakukan pekerjaan guna menghasilkan barang dan jasa baik untuk memenuhi kebutuhan sendiri maupun untuk masyarakat (UU RI No 13 Tahun 2003). Salah satu tenaga kerja pada pelayanan Kesehatan adalah perekam medis dan informasi. Perekam Medis dan Informasi Kesehatan adalah seorang yang telah lulus pendidikan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan (RI, 2013). Perekam Medis dan Informasi Kesehatan merupakan profesi yang memfokuskan kegiatannya pada data pelayanan kesehatan dan pengelolaan sumber informasi pelayanan kesehatan dengan menjabarkan sifat alami data, struktur dan menterjemahkannya keberbagai bentuk informasi demi kemajuan kesehatan dan pelayanan kesehatan perorangan, pasien, dan masyarakat. Salah satu peran tenaga medis yaitu pada bagian filling atau penyimpanan rekam medis (Kemenkes RI No. 377 Tahun, 2007).
Peran rekam medis di bagian filling (penyimpanan) sangat dibutuhkan demi kelancaran pelayanan kesehatan. Filling (penyimpanan) adalah salah satu bagian dari unit rekam medis yang bertugas menyimpan dokumen rekam medis, menyediakan dokumen rekam medis, meretensi dokumen rekam medis, dan membantu dalam pelaksanaan pemusnahan dokumen rekam medis. Filling bertanggung jawab terhadap penyimpanan dokumen rekam medis. Kecepatan penyediaan dokumen rekam medis pada bagian (filling) mempengaruhi kecepatan pelayanan terhadap pasien. (Menteri Kesehatan RI, 2008).
Standar pelayanan Kesehatan yang baik juga harus memperhatikan beban kerja petugas Kesehatan. Beban kerja merupakan volume dari hasil kerja atau catatan tentang hasil pekerjaan yang dapat menunjukan volume yang dihasilkan oleh sejumlah pegawai dalam suatu bagian tertentu (Rohendi, 2011). Beban kerja adalah besaran pekerjaan yang harus dipikul oleh suatu jabatan/unit organisasi dan merupakan hasil kali antara volume kerja dan norma waktu (Thalib, 2018). Jika jumlah tenaga kerja sedikit, sedangkan beban kerja semakin meningkat, mengakibatkan produktivitas kerja rendah dan akan mempengaruhi mutu pelayanan Rumah Sakit terhadap pasien, demikian juga sebaliknya apabila jumlah petugas lebih banyak dari pada beban kerja, maka banyak pula waktu yang tersisa sehingga pekerjaan menjadi kurang efektif (Kemenkes RI, 2008).
Menurut (Marwansyah, 2012), jumlah pekerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan dapat ditentukan antara lain melalui analisis beban kerja dan analisis tenaga kerja. Analisis beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang (man-hour) yang dibutuhkan untuk
173
merampungkan beban kerja dalam waktu tertentu. Analisis beban kerja (workload
analysis) bertujuan untuk menentukan berapa jumlah pekerja yang dibutuhkan
untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dan berapa beban yang tepat dilimpahkan kepada satu orang pekerja. Analisis tenaga kerja (workforce analysis) bertujuan untuk menetapkan kebutuhan tenaga kerja yang digunakan untuk dapat mempertahankan kesinambungan sebuah perusahaan.
Berdasarkan hasil studi pendahulu yang dilakukan oleh Lucky Alianto dan Erna Zakiya di RSUD Kabupaten wonogiri diketahui bahwa jumlah kunjungan setiap tahunnya mengalami peningkatan. Peningkatan jumlah kunjungan pasien akan menambah beban kerja petugas penyimpanan (filling), sedangkan jumlah SDM yang dibagian penyimpnan (filling) RSUD Kabupaten Wonogiri adalah 2 orang dengan kondisi ruangan penyimpanan (fiiling) yang kurang memadai atau sempit, serta kurangnya fasilitas rak penyimpanan berkaas rekam medis, beberapa kali didapati petugas harus bekerja melebihi jam kerja ataupun menunda untuk diselesaikan keesokan harinya. Adapun dampak dari permasalahan ini adalah bisa mengurangi kualitas petugas dalam melakukan pekerjaan dan dapat menimbulkan penumpukan berkas rekam medis yang akan disimpan. Adapun tujuan dari penelitian literature review ini adalah untuk mendiskripsikan uraian kerja petugas
filling rekam medis, yang dilihat dari analisis beberapa jurnal yang ada.
METODE PENELITIAN
Jenis penelitian ini adalah penelitian literature review. Literatur Review merupakan metode yang mengidentifikasi, menilai, dan mengiterpretasi seluruh temuan-temuan pada satu topik penelitian (research question) yang telah ditetapkan sebelumnya (Kitchenham & Charters, 2007). Pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah menggunakan data sekunder. Data sekunder merupakan data pendukung yang bersumber dari berbagai literature maupun referensi-referensi yang ada. Penelitian ini dilakukan dengan menelaah tiga jurnal dari tahun 2015 s/d 2020 yang berhubungan dengan artikel ini. Adapun ruang lingkup permasalahaan yang akan dibahas dalam literature review ini yaitu beban kerja petugas filling rekam medis, penyimpanan berkas rekam medis, pengambilan kembali (retrieval) berkas rekam medis. Analisis data menggunakan teknik literature rieview diantaranya menganalisis kesamaan (compare), perbedaan (contrast), memberikan pandangan (critize), membandingkan
(synthesize), dan ringkasan (summarize).
HASIL DAN PEMBAHASAN Kesamaan Literature (compare)
Hasil penelitian yang dilakukan oleh (Eka Mardyawati, Akhmadi) dengan judul artikel “Pelaksanaan Sistem Penyimpanan Rekam Medis Family Folder di Puskesmas Bayan Lombok Utara Tahun 2016”, (Warsi Maryati) dengan judul Artikel “Beban Kerja Petugas Filling Terhadap Rata-Rata Waktu Penyediaan Dokumen Rawat Jalan Tahun 2015”, terdapat kesamaan mendasar agar terlaksananya pelayanan optimal yang diberikan kepada pasien.
Kesamaan dilihat dari pendayagunaan petugas yang sesuai dan memiliki tugas khusus dalam bagian filling dan pendistribusian berkas rekam medis. Petugas khusus yang ditempatkan pada bagian filling dan pendistribusian, memiliki peran yang cukup penting dalam rangkaian prosedur pelayanan, karena petugas tersebut memiliki tanggung jawab sebagai penyedia berkas rekam medis pasien yang akan mendapatkan pelayanan kesehatan di poliklinik atau rawat inap. Persamaan yang ditemukan dari artikel diatas adalah, kurangnya petugas rekam medis yang akan mengatur berkas rekam medis pasien sehingga pada akhirnya beberapa tenaga medis yang bukan petugas rekam medis memiliki beban kerja ganda untuk membantu mengatur berkas rekam medis ditempat tersebut.
Penyimpanan rekam medis yang baik dan benar merupakan salah satu indikator yang menunjukkan pelayanan kesehatan yang optimal dan tertib administrasi. Tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan didalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit (Depkes RI, 2006). Rekam medis merupakan kumpulan fakta tentang kehidupan seseorang dan riwayat penyakitnya, termasuk keadaan sakit, pengobatan saat ini dan saat lampau yang ditulis oleh para praktisi kesehatan dalam upaya mereka memberikan pelayanan kesehatan kepada pasien (Hatta, 2010). Data rekam medis juga berguna untuk menghasilkan suatu diagnosis, jaminan, pengobatan dan hasil akhir nantinya.
Perbedaan (contrast)
Pada penelitian yang dilakukan oleh (Eka Mardyawati, Akhmadi) dengan judul artikel “Pelaksanaan Sistem Penyimpanan Rekam Medis Family Folder di Puskesmas Bayan Lombok Utara Tahun 2016”, ditemukan sebuah perbedaan pada artikel tersebut dengan artikel lainnya.
Perbedaan (contrast) tersebut adalah ditemukannya tenaga rekam medis yang pada dasarnya bukanlah seorang yang kompeten dalam bidang rekam medis tersebut. Pada artikel tersebut menuliskan bahwa tenaga rekam medis yang bekerja di Puskesmas tersebut merupakan tenaga kerja yang bukan berasal dari jalur pendidikan rekam medis, melainkan orang yang berasal dari jurusan pendidikan lainnya.
Pandangan (critize)
Pada artikel-artikel yang sudah ditelaah, terdapat beberapa hal yang belum memenuhi standar dalam pengerjaan sebuah proses rekam medis, seperti terjadinya keterlambatan dalam penyediaan berkas rekam medis. Hal ini disebabkan karena tidak adanya petugas khusus atau petugas tetap pada bagian
filling dan pendistribusian berkas rekam medis. Petugas yang ditemukan yang
bekerja di bagian filling, merupakan petugas yang memiliki tugas pokok lain, seperti petugas pendaftaran. Jika dilihat dari kondisi tersebut, hal ini dapat meningkatkan beban kerja bagi petugas, sehingga bisa membuat petugas menjadi tidak fokus dalam menjalankan tugasnya. Hal ini juga akan dapat berpengaruh terhadap pelayanan yang akan diberikan kepada pasien. Bahkan, terdapat tenaga kerja rekam medis yang tidak kompeten dalam bidang tersebut, namun bisa mendapatkan posisi kerja sebagai seorang tenaga kerja rekam medis.
Ringkasan (summarize)
Terdapat beberapa bentuk permasalahan yang terjadi dalam proses pengerjaan rekam medis pasien, seperti keterlambatan yang dikarenakan adanya
175
petugas filling yang memiliki tugas ganda dalam melayani pendaftaran pasien rawat jalan, rawat inap, dan IGD. Hal ini dapat menyebabkan pelayanan kepada pasien menjadi lebih lama. Selanjutnya dalam pelaksanaan sistem penyimpanan rekam medis masih belum menggunakan tracer sehingga mengakibatkan berkas rekam medis sulit untuk ditemukan dan berkas rekam medis juga disimpan tidak rapi di dalam rak penyimpanan dikarenakan map untuk menyimpan berkas
mudah sobek dan mudah rusak dan juga bentuk map rekam medis tidak memudahkan petugas dalam pencarian berkas rekam medis. Di map rekam medis belum terdapatnya kolom untuk menuliskan tahun kunjungan terakhir pasien melakukan pemeriksaan atau berobat.
Dalam pengembalian berkas rekam medis masih ditemukannya berkas yang belum kembali dalam waktu 2x24. Salah satu penyebab keterlamabatan pengembalian berkas rekam medis ke unit disebabkan oleh ketidak-lengkapan isian dokter yang memberikan pelayanan pada resume medis pasien rawat inap. Berkas yang dikembalikan ke unit rekam medis harus segera dilengkapi setelah pasien selesai berobat. Upaya yang sudah dilakukan untuk mengatasi masalah ketidaklengkapan ini yaitu melakukan sosialisasi kepada perawat untuk mengingatkan dokter agar melengkapi resume medis pasien.
KESIMPULAN
1. Masih terdapat petugas filling yang beban kerja sangat banyak sehingga mengakibatkan keterlambatan dalam pelayanan kepada pasien.
2. Dalam Pengambilan dan pengembalian rekam medis tidak menggunakan
tracer dan sistem penyimpanan rekam medis yaitu sentralisasi dengan
menggunakan family folder ini akan menyusahkan petugas rekam medis dalam pencarian berkas rekam medis dan memerlukan waktu yang cukup lama sehingga pelayanan menjadi terganggu.
3. Dalam pengambilan rekam medis pasien rawat inap dan laporan pengembalian berkas, terdapat banyak berkas yang kembali lebih dari 2x24 jam, ini membuat petugas lama dalam menyelesaikan tugasnya sehingga pada saat pasien tersebut berobat kembali berkas susah untuk dicari karna belum kembali ke unit rekam medis.
DAFTAR PUSTAKA
Al Aufa, B. (2018). Analisis Faktor yang Berpengaruh Terhadap Ketidaktepatan Waktu Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap. Jurnal Vokasi
Indonesia, 6(2).
Depkes RI. (2006). Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia. Deirektorat Jendral Bina Pelayanan Medik. Hatta, G. (2010). Pengertian Rekam Medis Menurut Beberapa Ahli di Indonesia.
Jurnal Kesehatan Nasional.
Kemenkes RI No. 377 Tahun. (2007). Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 377/ Menkes/ SK/ III/ 2007 Tentang Standar Profesi Perekam Medis dan Informatika Kesehatan. Keputusan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia Nomor 377/ Menkes/ SK/ III/ 2007 Tentang Standar Profesi Perekam Medis Dan Informatika Kesehatan.
Kemenkes RI. (2008). Permenkes : 129/Menkes/SK/II/2008 Tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit. Nomor Tambahan Lembaran Negara
Nomor 4355 Nomor Tambahan Lembaran Negara Nomor 4400.
https://doi.org/10.1017/CBO9781107415324.004
Kitchenham, B., & Charters, S. (2007). Guidelines for performing Systematic Literature Reviews in Software Engineering. EBSE Technical Report Nr. EBSE-2007-01. In EBSE Technical Report.
Mardyawati, E. & Arkhmadi. (2016). Pelaksanaan Sistem Penyimpanan Rekam Medis Family Folder. Jkesvo (Jurnal Kesehatan Vokasional), 1(1).
Marwansyah. (2012). Manajemen Sumber Daya Manusia. In Manajemen Sumber
Daya Manusia.
Maryati, W. (2015). Beban Kerja Petugas Filling Terhadap Rata-Rata Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan. Manajemen Informasi
Kesehatan Indonesia, 3(2).
Menteri Kesehatan RI. (2008). Permenkes RI No. 269 Th. 2008. Menteri
Kesehatan, 1–7.
Pousette, A., Larsman, P., Hemlin, S., Kauth, M. R., Sullivan, G., Blevins, D., Cully, J. A., Landes, R. D., Said, Q., Teasdale, T. A., Boasberg, J., The Department of Education, Academy, T., Academy, R., Trakt, S. S., Quinot, G., Liebenberg, S., Miller JC, I. I. I., Walton, T. F., … Logan, J. (2014).
Permenkes RI No 44 Tahun 2014. Implementation Science.
https://doi.org/10.4324/9781315853178
RI, M. K. (2013). Permenkes RI No 55 Tahun 2013. Jurnal Teknologi. https://doi.org/10.11113/jt.v56.60
Rohendi, E. (2011). Pengaruh Motivasi Kerja dan Lingkungan Kerja Terhadap
Kinerja Pegawai. Jurnal Ilmu Manajemen dan Bisnis.
https://doi.org/10.17509/jimb.v2i1.13083
Thalib, 2018. (2018). Analisis Beban Kerja Tenaga Filing Rekam Medis (Studi Kasus Rumah Sakit Ibu dan Anak Bahagia Makassar). Jurnal Manajemen
Informasi Kesehatan Indonesia, 6(2), 123.
https://doi.org/10.33560/.v6i2.196
UU RI no 13 Tahun 2003. (2019). Ketenagakerjaan. In Kementerian Tenaga
