PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA UNTUK
PENGAMBILAN KEPUTUSAN OPERASIONAL
PEMBELIAN, PENJUALAN DAN PERSEDIAAN
DALAM MENINGKATKAN MANAJEMEN DATA
PADA AGEN SEMBAKO SEKAR WANGI
Catrine (1501148066)
Binus University, Jakarta, Indonesia, [email protected]
Vania Kartika Utami (1501161572)
Binus University, Jakarta, Indonesia, [email protected]
Sugijanto M. Said, M.Sc (D1261)
Abstrak
TUJUAN PENULISAN, adalah melakukan sebuah perancangan meliputi penjualan, pembelian maupun persediaan untuk menemukan masalah yang terjadi pada proses bisnis yang sedang berjalan pada Agen Sembako Sekar Wangi sehingga dapat memperbaiki kekurangan dari sistem yang berjalan sebelumnya dalam untuk memperlancar proses pelayanan pelanggan. METODOLOGI ANALISA menggunakan Fact Finding seperti wawancara dan kuisioner serta METODOLOGI PERANCANGAN SISTEM menggunakan Database System Development Life Cycle (DBSDLC). HASIL YANG DICAPAI, dari penelitian ini adalah sebuah aplikasi sistem informasi pemjualan, pembelian dan persediaan pada Agen Sembako Sekar wangi. SIMPULAN dengan adanya sistem basis data yang dibuat maka analisa kebutuhan data dan informasi yang berkaitan dengan pembelian, persediaan, dan penjualan barang pada Agen Sembako Sekar Wangi menjadi lebih cepat, efektif, dan efisien.
PENDAHULUAN
LATAR BELAKANG
Dewasa ini teknologi berperan sangat besar dalam mendukung suatu perusahaan atau organisasi sehingga dapat berkembang dengan pesat . Teknologi ini diaplikasikan ke dalam perusahaan atau organisasi untuk membantu kebutuhan bisnis perusahaan sesuai dengan fungsinya, misalnya saja untuk membantu perusahaan dalam bidang penjualan.
Teknologi yang berperan sangat besar dalam dunia bisnis contohnya adalah teknologi informasi. Dengan adanya teknologi informasi, perusahaan atau organisasi dapat dengan mudah memperoleh dan menyediakan informasi yang diperlukan. Data dan informasi harus disusun sedemikian rupa sehingga mudah diakses, dapat diintegrasikan, dan selalu tersedia ketika data dan informasi tersebut dibutuhkan oleh perusahaan. Pengelolaan data dan informasi yang cepat, tepat, dan akurat tersebut akan sangat mempengaruhi efisiensi dan peningkatan kinerja dari perusahaan atau organisasi. Oleh karena itu, dukungan dari sistem basis data yang baik memiliki peran yang sangat penting dalam suatu perusahaan atau organisasi.
Melihat pentingnya peran dari sistem basis data pada suatu perusahaan atau organisasi, maka dipilihlah topik mengenai pembuatan aplikasi point of sales pada suatu agen sembako. Sistem basis data ini dibangun pada minimarket karena di sana terjadi transaksi pembelian, penjualan, dan persediaan barang yang berlangsung. terus-menerus, sehingga jumlah transaksi tiap tahunnya tentulah tidak sedikit. Agen sembako ini juga tentunya membutuhkan laporan transaksi pembelian, penjualan dan persediaan barang secara berkala.
Berdasarkan uraian di atas, maka dapat dipastikan akan terjadi peningkatan signifikan dari jumlah data yang perlu disimpan. Peningkatan data tersebut apabila tidak dikelola dengan baik, akan mengakibatkan terjadinya penurunan performa dari sistem basis data perusahaan. Solusi yang ingin dicari harus merupakan suatu langkah untuk dapat meningkatkan performa sistem basis data suatu perusahaan, sehingga dapat menghasilkan suatu aplikasi sistem basis data yang dapat memudahkan pihak-pihak yang bersangkutan di perusahaan tersebut.
Berdasarkan latar belakang di atas, penelitian yang berjudul “Perancangan
Sistem Basis Data untuk Pengambilan Keputusan Operasional Pembelian, Penjualan dan Persediaan dalam Meningkatkan Manajemen Data pada Agen Sembako Sekar Wangi” ini akan mencoba mrancang sistem database untuk
meningkatkan Pembelian, Penjualan dan Persediaan yang telah diterapkan di Agen Sembako Sekar Wangi.
RUANG LINGKUP
Untuk pembahasan sebuah topik skripsi yang lebih terfokus dan terarah kepada tujuan yang ingin dicapai, maka pembahasan ruang lingkup hanya dibatasi pada :
1. Sistem penjualan barang dari agen sembako ke customer, serta untuk mencatat proses transaksi penjualan sehingga dapat menghasilkan laporan penjualan yang terjadi di agen sembako tersebut.
2. Sistem pembelian barang dari agen sembako ke supplier, yang tercatat pada proses transaksi pembelian dan stok barang dari agen sembako tersebut.
3. Sistem persediaan barang dari agen sembako, untuk mengetahui persediaan barang pada gudang setelah terjadi transaksi pembelian dan penjualan dalam agen sembako tersebut, serta mutasi barang antar cabang bila diperlukan. 4. Sistem basis data (database) agen sembako, yang dapat menampilkan semua data
barang dan data transaksi-transaksi yang terjadi dalam perusahaan tersebut. 5. Pembuatan laporan dari semua transaksi yang ada di agen sembako, yakni
penjualan, pembelian, dan persediaan barang yang diperlukan oleh pihak eksekutif perusahaan.
TUJUAN DAN MANFAAT
TUJUAN
Adapun tujuan yang ingin dicapai melalui skripsi ini adalah sebagai berikut: a. Menganalisa kebutuhan data yang berkaitan dengan pembelian, penjualan dan
persediaan barang atau produk pada agen sembako sekar wangi.
b. Menganalisa sistem basis data untuk mendukung kegiatan pengelolaan data dalam lingkup supply barang, dan penjualan barang atau produk pada agen sembako sekar wangi.
c. Merancang sistem basis data untuk menyediakan laporan bagi pihak eksekutif perusahaan.
MANFAAT
Manfaat dari penyusunan dan pembuatan skripsi ini adalah :
a. Mengetahui kebutuhan data yang berkaitan dengan pembelian, penjualan dan persediaan barang pada agen sembako sekar wangi.
b. Mengetahui system basis data dalam lingkup supply barang dan penjualan barang atau produk pada agen sembako sekar wangi lebih terorganisir.
c. Membantu pihak eksekutif agen sembako sekar wangi dalam menentukan keputusan yang terkait dengan kegiatan operasional (pembelian, penjualan dan persediaan).
METODOLOGI Metodologi Analisis
Metode yang digunakan untuk analisis adalah sebagai berikut a. Pengamatan lapangan (observasi)
Dilakukan dengan cara melakukan survei ke agen sembako sekar wangi untuk mengetahui sistem yang sedang berjalan.
b. Wawancara dan Kuesioner
Wawancara dan kuesioner dilakukan kepada pemilik serta karyawan agen sembako sekar wangi, terutama bagian kasir untuk mengetahui permasalahan yang dihadapi.
c. Document Sampling
Penulis mempelajari dokumen-dokumen dan laporan-laporan untuk kemudian dianalisis menjadi basis data yang diperlukan dalam pengembangan aplikasi yang berhubungan dengan skripsi ini.
Metodologi Perancangan
Pada tahap ini, penulis melakukan perancangan basis data dengan menggunakan Database System Development Lifecycle (DBSDLC) merupakan komponen dasar Sistem Informasi Organisasi yang lebih besar sehingga siklus hidup aplikasi database berhubungan dengan siklus hidup Sistem Informasi. Tahapan-tahapan dalam Database System Development Lifecycle diantaranya
Database Planning, System Definition, Requirement collection and Analysis, Database Design (Conseptual Database Design, Logical Database Design, Physical Database Design), Implementation, Data Convertion and Loading, Testing dan Operation Maintanance.
HASIL DAN BAHASAN
PROSES BISNIS PENJUALAN
Pertama-tama pelanggan datang ke agen sembako sekar wangi, setelah itu pelanggan memesan barang yang ingin dipesan. Kemudian bagian kasir mengecek stok barang yang tersedia digudang didalam system. Apabila barang yang dipesan kurang atau tidak tersedia digudang maka kasir akan memberitahukan pelanggan bahwa barang tidak tersedia. Sedangkan apabila barang yang dipesan pelanggan tersedia semua, maka bagian penjualan akan melist barang yang dipesan pelanggan. Setelah menerima list barang yang dipesan pelanggan, maka karyawan akan langsung mengambil barang tersebut.
Kemudian pelanggan menerima barang yang dipesan dan mengecek barang yang diterima apa sudah sesuai dengan pesanan atau tidak. Apabila pesanan belum lengkap, maka karyawan akan mengambil kembali barang yang kurang, sedangkan apabila barang sudah lengkap, maka pelanggan akan melakukan pembayaran. Setelah kasir menerima pembayaran, maka bagian kasir akan add penjualan dan secara otomatis stok barang digudang terupdate.
Setelah itu, kasir akan memberikan struk pembayaran beserta kembaliannya. Apabila pelanggan ingin meretur barang yang dibeli, maka bagian gudang akan mengecek barang tersebut terlebih dahulu, apabila barang tersebut adalah kesalahan dari pelanggan, maka barang tidak akan diretur. Sedangkan apabila kesalahan dari pihak agen, maka bagian penjualan akan membuat retur penjualan dan bagian penjualan akan add retur serta secara otomatis stok barang digudang akan terupdate. Setelah karyawan mengambil barang retur tersebut, maka pelanggan menerima barang yang diretur tersebut.
PROSES BISNIS PEMBELIAN
Pertama-tama bagian pembelian membuat list barang yang akan dipesan. Setelah menerima list barang yang akan dipesan tersebut, maka supplier akan mengecek stok barang yang tersedia. Apabila barang yang dipesan tersedia semuanya, maka supplier akan langsung mengirim barang yang dipesan tersebut dan bagian gudang menerima barang yang dating dari supplier tersebut. Bagian gudang sebelumnya mengecek terlebih dahulu barang yang dipesan apakah sudah sesuai atau tidak. Apabila barang yang dipesan kurang, maka bagian gudang akan menelepon supplier untuk mengirim kembali barang yang kurang tersebut. Setelah barang yang dipesan sudah sesuai, maka karyawan akan mengangkut barang ke gudang. Apabila ada barang baru yang dipesan dari supplier, maka bagian pembelian akan add barang baru dan update stok ke system.
Setelah itu maka owner akan membayar tagiahan barang yang sudah dipesan tersebut. Apabila ada perubahan harga atau harga barang mengalami kenaikan, maka bagian pembelian akan mengubah harga barang kedalam system. Setelah itu maka supplier akan memberikan struk pembelian dan owner akan menerima struk pembelian tersebut. Apabila ada barang yang akan diretur, maka supplier akan menerima barang retur tersebut dan mengirimkannya kembali ke bagian gudang. Setelah bagian gudang menerima barang retur, maka bagian gudang akan mengupdate stok barang ke system. Dan karyawan akan mengangkut barang ke gudang.
PROSES BISNIS PERSEDIAAN
Pertama-tam bagian persediaan akan melihat stok barang yang tersedia digudang apakah ada barang yang habis atau stok barang yang sudah menipis. Apabila ada barang yang harus dibeli kembali, maka bagian persediaan akan memberitahu kepada bagian pembelian bahwa ada barang yang harus dibeli kepada supplier. Setelah bagian pembelian melakukan order kepada supplier, maka bagian gudang menerima barang dari supplier tersebut. Apabila ada barang baru yang masuk, maka bagian persediaan akan menambah barang baru kedalam system.
KESIMPULAN DAN SARAN
KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian dan uraian dari bab-bab sebelumnya maka dapat ditarik beberapa simpulan sebagai berikut :
a. Dengan adanya sistem basis data yang dibuat maka analisa kebutuhan data dan informasi yang berkaitan dengan pembelian, persediaan, dan penjualan barang pada Agen Sembako Sekar Wangi sudah mencakup aspek yang dibutuhkan. Hal ini terlihat dengan terjadinya perubahan setelah implementasi sistem basis data, seperti proses pencatatan transaksi pada agen sembako lebih cepat, efektif, dan efisien.
b. Dengan adanya system basis data yang dibuat pengelolaan data dalam lingkup supply barang dan penjualan lebih tertata dan terstruktur antara barang masuk dan barang keluar.
c. Sistem basis data ini sangat membantu kasir dalam membuat laporan yang dibutuhkan oleh supervisor dalm proses pembelian, penjualan dan persediaan karena data sudah terorganisir dan terkomputerisasi dengan baik, dan dapat membantu supervisor untuk dapat mengambil keputusan secara efektif dan efisien jika ada masalah yang tidak terduga.
SARAN
Aplikasi yang dibuat ini merupakan sebuah usulan yang masih memiliki kekurangan, maka ada beberapa saran untuk proses pengembangan sistem lebih lanjut, dimana bertujuan agar sistem ini dapat bekerja dengan baik dan memberikan layanan informasi yang maksimal, yaitu :
1. Melakukan Back-up atau menyimpan data secara berulang terhadap data yang akan dijadikan bahan laporan untuk menghindari terjadinya kehilangan data transaksi.
2. Dibutuhkan memasang anti-virus untuk menjaga data yang ada agar tidak hilang atau rusak akibat serangan virus.
3. Diperlukan adanya training bagi pengguna yang akan mengakses sistem basis data ini, sehingga dapat memiliki pemahaman dalam mengakses sistem tersebut dengan baik.
REFERENSI
California Construction Trucking Association. (2009, 14 January). Medical
Treatment OSHA Recording Criteria 1904.7. Retrieved 14 December 2013
Hall, J.A. (2008). Accounting Information Systems.(6th edition). Mason: Cengage Learning
Kotler, P., Keller, K.L. (2012). Marketing Management.(14th edition). New Jersey: Pearson Education
Krans, Brian. (2012, 10 July). Physical Examination. Retrieved 14 December 2013, Krugman, P., Wells, R. (2009). Economics.(2nd edition). New York: Worth
Publishers
MyDR from MIMS. (2012, 30 May). Prescription medicines. Retrieved 14 December 2013
Satzinger, J.W., Jackson, R.B. &Burd, S.D. (2005). Object-Oriented Analysis &
Design with The Unified Process. (4th edition). Boston: Course Technology,
Cengage Learning
Satzinger, J.W., Jackson, R.B. &Burd, S.D. (2009). Systems Analysis and Design in a
Changing World. (5th edition). Boston: Course Technology, Cengage
Learning
Assauri, Sofjan. (2008). Manajemen Produksi dan Operasi (Edisi Revisi). Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi universitas Indonesia
Bambang Riyanto, 1995, Dasar-dasar pembelanjaan perusahaan, Edisi keempat,. Yogyakarta, Yayasan Penerbit Gajah Mada. Kotler, Philip. 2009. Manajemen Pemasaran. Jakarta : Erlangga
Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi, Edisi ketiga, Cetakan Keempat, Salemba Empat, Jakarta.
Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Penerbit Salemba Empat, Jakarta
Beginning M icrosoft SQL Server 2008 Administration. Wiley Publishing, Inc, C anada.
RIWAYAT PENULIS
Catrine lahir di kota Bogor pada tanggal 10 Mei 1993. Penulis menamatkan
pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2015.
Riyan Chandra lahir di kota Jakarta pada tanggal 8 November 1993. Penulis
menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2015.
