PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN
TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK
MENINGKATKAN EFEKTIFITAS
FORMALITIES ADMIN PADA
PT INDOMONANG JADI
Tema Dwi Pranata
Universitas Bina Nusantara, Jakarta, 021-5345830, temadwi@yahoo.com
Bayu Halomoan
Universitas Bina Nusantara, Jakarta, 021-5345830, bayu_halomoan@yahoo.com
Abdurrachman Muslim
Universitas Bina Nusantara, Jakarta, 021-5345830, abdurrachmanmuslim@gmail.com
Santo F. Wijaya
Universitas Bina Nusantara, Jakarta, 021-5345830, santofwijaya@yahoo.com
ABSTRAK
Sejalan dengan perkembangan teknologi yang semakin canggih dan mutakhir, maka dibutuhkan sistem dan teknologi informasi yang tepat dan akurat serta mampu menunjang dalam menghadapi tantangan baru dan persaingan di lingkungannya. Tujuan dari pembuatan Skripsi ini adalah bermaksud untuk melakukan perencanaan strategi pada proses penjualan jasa guna mengetahui kekurangan-kekurangan yang terjadi pada proses bisnis, kemudian merencanakan strategi sistem dan teknologi yang baru pada PT Indomonang Jadi. Metode yang digunakan adalah metode analisis, metode studi lapangan, dan metode studi pustaka. Metode analisis yang dipakai berbasiskan pada konsep Enterprise Architecture. Dari penelitian yang dilakukan, dihasilkan suatu perencanaan strategi sistem dan teknologi penjualan jasa yang baru secara detail dengan maksud untuk membantu memudahkan PT Indomonang Jadi untuk mengelola proses bisnisnya.
Kata kunci : Perencanaan Strategi, Sistem Informasi, Teknologi Informasi, Efektifitas, Formalities Admin, Visa, PT Indomonang Jadi
In line with the development of increasingly sophisticated technology and cutting-edge, then the required systems and technologies appropriate and accurate information and be able to support in the face of new challenges and competition environment. The objective of this thesis is intended to carry out strategic planning services in the sales process to determine the deficiencies that occur in business processes, and then planning the strategy of the new systems and technology at PT Indomonang So. The method used is the method of analysis, field study methods, and the methods of literature. The method of analysis used based on the concept of Enterprise Architecture. From the research conducted, produced a system of strategic planning and new technology sales services in detail with a view to helping facilitate PT Indomonang So to manage its business processes.
Keywords: Strategic Planning, Information Systems, Information Technology, Effectiveness, Formalities Admin, Visa, PT Indomonang Jadi
1. PENDAHULUAN
Pada masa sekarang ini informasi merupakan suatu hal yang mendasar dan sangat diperlukan dalam jalannya suatu kegiatan bidang usaha. Informasi yang digunakan dalam tiap tahap perencanaan dan pengambilan keputusan dalam suatu badan usaha informasi jadi begitu sangat penting keberadaannya karena ketidakmampuan dalam menghasilkan informasi yang akurat, up-to-date dan tepat dapat mengurangi kemampuan bersaing suatu badan usaha dalam dunia bisnianya.
Perkembangan teknologi yang semakin pesat saat ini mendorong terciptanya kebutuhan terhadap penerapan teknologi yang semakin canggih di berbagai organisasi. Teknologi merupakan kebutuhan pokok bagi organisasi dalam mempertahankan eksistensinya di dalam persaingan yang ketat. Kemampuan dalam memanfaatkan keunggulan teknologi informasi membawa suatu organisasi ke arah yang lebih baik dalam melakukan kegiatan operasionalnya.
Perkembangan pasar yang semakin kompetitif dan persaingan bisnis yang semakin kompleks dan ketat telah menghadirkan tantangan baru bagi setiap organisasi atau perusahaan. Kecepatan menjadi masalah yang patut diperhatikan bagi perusahaan terutama mengenai cara perusahaan tersebut mendapatkan dan mengevaluasi informasi yang tersedia dengan cepat dan real time.
PT Indomonang Jadi merupakan salah satu perusahaan jasa pembuatan visa yang keberadaannya cukup diperhitungkan di industri formalities service di tanah air. Sebab salah satu perusahaan yang telah berpengalaman selama puluhan tahun telah teruji dan terpercaya di masyarakat sebagai perusahaan yang memiliki komitmen dan reputasi baik, sehingga tetap bertahan hingga sekarang. Saat ini PT Indomonang Jadi telah memiliki pemasaran yang tersebar di sebagian wilayah Indonesia (Jakarta, Balikpapan, Batam).
Oleh karena itu, kecepatan menjadi faktor penting bagi perusahaan jasa seperti PT Indomonang Jadi yang bergerak dalam pembuatan visa bagi orang asing yang akan berkunjung atau bekerja di Indonesia. Hal itulah alasan kami dalam memilih topik ini, karena proses bisnis atau pembuatan visa yang memakan waktu lama. Di samping itu, keinginan pelanggan pada zaman sekarang yang ingin mendapatkan jasa yang cepat, instan dan bagus, menjadi faktor utama kami memilih topik ini. Berdasarkan masalah di atas, maka kami menyusun karya tulis ini berjudul “PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI
INFORMASI UNTUK MENINGKATKAN EFEKTIFITAS FORMALITIES ADMIN PADA PT INDOMONANG JADI”
2. METODE PENELITIAN
2.1 Studi Pustaka
Studi pustaka adalah penelitian yang dilakukan dengan cara membaca dan mempelajari teori-teori yang berkaitan dengan topik penjualan jasa yang kami ambil. Adapun objek penelitian yang berupa buku-buku, bacaan dan artikel dari media masa ataupun internet yang berkaitan dengan topik yang kami ambil yang digunakan sebagai landasan teori.
2.2 Studi Lapangan
Studi Lapangan adalah penelitian yang dilakukan dengan cara mengamati (observation) secara langsung kepada objek penelitian untuk mengetahui situasi dan keadaan yang berlangsung dalam perusahaan ini.
Dalam metode studi lapangan ini terbagi menjadi dua, yaitu : a. Observasi
Dalam metode ini, kami mendatangi PT Indomonang Jadi untuk mengetahui proses bisnis yang sedang berjalan di perusahaan tersebut, sehingga dapat mengetahui kelemahan yang dihadapi. b. Wawancara
Dalam metode ini, kelompok kami datang ke perusahaan dan melakukan wawancara kepada pimpinan dan karyawan yang berkepentingan yang sesuai dengan topik penulisan skripsi kami.
2.3 Metodologi Analisis
Metode Analisis yang digunakan dalam penulisan Skripsi ini adalah berfokus pada : Analisis Enterprise Architecture Artefact
Current Architecture
a. Goals & Initiatives
b. Product & Services
c. Data & Information
e. Network & Infrastructure Future Architecture
a. Update Strategic Goals & Initiatives
b. Improved Business Product & Services
c. Enhanced Data & Information
d. Integrated System & Application
e. Optimized Network & Infrastructure
3. HASIL DAN BAHASAN
3.1 Enterprise Architecture
Menurut Bernard, Enterprise Architecture adalah analisis dan dokumentasi dari sebuah perusahaan yang didalamnya terdapat current dan future
Enterprise Architecture =
Gambar 1 EA
Menurut Bernard, Proses Dokumentasi EA dicapai melalui penerapan metodologi EA yang mencakup (1) kerangka; (2) komponen; (3)
yang mengelola transisi yang sedang berjalan antara
architectural views; (6) benang
(1) Kerangka
EA dokumentasi mengidentifikasi cakupan dari arsitektur yang akan didokumentasikan dan membangun suatu hubungan antara area arsitektur.
(2) Komponen
Komponen EA adalah tujuan, proses, standard dan sumber daya yang dapat dikembangkan dalam suatu perusahaan yang dapat berubah
inisiatif dan tujuan strategi, produk bisnis dan pelayanan, aliran informasi dan aplikasi program sumber daya perusahaan dan
(3) Current Architecture Current Architecture me
setiap tingkat kerangka. EA
spreadsheets, grafik, dll.
Network & Infrastructure
Strategic Goals & Initiatives Business Product & Services
Data & Information System & Application Network & Infrastructure
Menurut Bernard, Enterprise Architecture adalah analisis dan dokumentasi dari sebuah perusahaan yang
future state dari strategi integrasi, bisnis dan perspektif teknologi.
EA = S + B + T
Enterprise Architecture = Strategy + Business + Technology
Gambar 1 EA3 Documentation Framework
Proses Dokumentasi EA dicapai melalui penerapan metodologi EA yang mencakup (1) kerangka; (2) komponen; (3) current architectural view; (4) future architectural views
yang mengelola transisi yang sedang berjalan antara current architectural view ; (6) benang vertical yang mempengaruhi arsitektur dari semua level.
EA dokumentasi mengidentifikasi cakupan dari arsitektur yang akan didokumentasikan dan membangun suatu hubungan antara area arsitektur.
Komponen EA adalah tujuan, proses, standard dan sumber daya yang dapat dikembangkan dalam g dapat berubah-ubah. Contohnya adalah semua komponen yang meliputi inisiatif dan tujuan strategi, produk bisnis dan pelayanan, aliran informasi dan aplikasi
program sumber daya perusahaan dan website.
liputi semua EA komponen yang saat ini ada dalam perusahaan pada setiap tingkat kerangka. EA Current View terdiri dari dokumen-dokumen, diagram
Menurut Bernard, Enterprise Architecture adalah analisis dan dokumentasi dari sebuah perusahaan yang dari strategi integrasi, bisnis dan perspektif teknologi.
Proses Dokumentasi EA dicapai melalui penerapan metodologi EA yang mencakup
views; (5) rencana current architectural view dengan future
yang mempengaruhi arsitektur dari semua level.
EA dokumentasi mengidentifikasi cakupan dari arsitektur yang akan didokumentasikan dan
Komponen EA adalah tujuan, proses, standard dan sumber daya yang dapat dikembangkan dalam ubah. Contohnya adalah semua komponen yang meliputi inisiatif dan tujuan strategi, produk bisnis dan pelayanan, aliran informasi dan aplikasi software,
liputi semua EA komponen yang saat ini ada dalam perusahaan pada dokumen, diagram-diagram, data,
(4) Future Architecture
EA Future Architecture adalah semua EA dokumen baru atau diubah komponen yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk menutup kesenjangan kinerja yang ada atau mendukung inisiatif strategis baru, persyaratan operasional atau solusi teknologi.
(5) Perencanaan Manajemen
Perencanaan Manajemen bertujuan untuk mengartikulasikan program dan pendekatan dokumentasi, rencana pengelolaan EA juga memberikan gambaran dari pandangan saat ini dan masa depan untuk sebuah perusahaan.
(6) Keterkaitan Hubungan dengan Semua Level di dalam EA
EA dokumentasi mencakup ‘benang’ aktifitas umum yang hadir di semua tingkat kerangka. Keterkaitan ini termasuk TI ~ terkait keamanan, standar, dan pertimbangan tenaga kerja.
3.2 SWOT
Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisis ini didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (Strengths) dan peluang (Opportunities), namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (Weaknesses) dan ancaman (Threats).
Gambar 2 Analisis SWOT
Berdasarkan dari analisis SWOT yang ada, dapat disimpulkan bahwa PT Indomonang Jadi berada di dalam kuadran SO, hal tersebut dikarenakan perusahaan memiliki kekuatan perusahaan dengan memanfaatkan peluang yang ada. Yaitu dengan cara :
a. Mengusulkan Program Paket Urgent selesai 21 hari melalui website.
b. Menerapkan Human Resources Information System untuk membantu HR Department dalam mengelola data karyawan.
c. Menerapkan Decision Support System untuk membantu Formalities Admin dalam mengambil keputusan.
d. Melakukan Re-design Website indomonangjadi.com.
3.3 EA Management Plan
EA Management Plan di sini menerangkan tentang Program Management, Governance and
Principels, Support for Strategy and Business, Roles and Responsibility, Program Budget and Program Performance Measures.
3.3.1 EA Program Management
EA Program yang dilakukan pada PT Indomonang Jadi bertujuan untuk melakukan suatu usulan dalam perubahan atau perbaikan pada proses bisnis, struktur organisasi pada perusahaan. Dan juga mencoba mengusulkan penggunaan teknologi informasi yang dapat lebih efektif dalam membantu kegiatan di setiap divisi perusahaan terutama Formalities Admin. Dalam tim EA Program, manajemen perusahaan sepakat menunjuk Direktur sebagai pemimpin eksekutif pada program EA, dan beberapa manager yang terkait, untuk siap dengan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. Untuk waktu yang kerja tim EA program ini akan memakan waktu dari satu sampai lima tahun kedepan
3.3.2 Governance and Principles
EA Program mempunyai kebijakan dalam pembuatannya. Dimana kebijakan pemerintah menjadi sumber utama dalam keberhasilan EA Program ini ditinjau dari PT Indomonang Jadi yang memiliki kebijakan dari pemerintah yaitu berupa Undang-Undang Keimigrasian No. 9 Tahun 1992 tentang Imigrasi.
3.3.3 Support for Strategy and Business
Dukungan EA Program dalam Strategi dan bisnis pada PT Indomonang Jadi ialah untuk membantu strategi bisnis agar lebih menuju kepada visi dan misi yang dimiliki perusahaan, dengan menggunakan teknologi informasi yang diharapkan dapat membantu dari proses aktifitas bisnis pada bagian Formalities
Admin, Bagian Operasional, Operational Staff serta bagian Marketing dalam perusahaan. 3.3.4 EA Roles and Responsibility
Tugas dan tanggung jawab tim EA dalam pelaksanaan EA Program pada PT Indomonang Jadi telah menunjuk Direktur sebagai sponsor dan juga pengambil keputusan dalam EA Program.
Dalam rangka pengidentifikasian kebutuhan sistem dan perubahan proses bisnis yang akan dibuat, yang bertanggung jawab adalah para Manager dimasing-masing Department. Untuk posisi System
Analyst, Data Architect dan Webmaster. Programmer perusahaan ini sudah mempunyai bagian Sistem
Informasi yang nantinya akan bertugas untuk menyediakan analisis yang dibutuhkan dalam pembuatan sistem informasi hal ini dapat membantu perusahaan dalam meminimalisir biaya EA Program. Dan yang terakhir juga EA Program ini juga melibatkan para pengguna akhir dari sistem tersebut ialah Formalities
Admin dan karyawan lainnya, gunanya untuk mengetahui umpan balik langsung dari sistem yang
digunakan oleh para karyawan kedepannya.
Tabel 1 EA Roles and Responsibility
EA Team Position EA Team Role EA Responsibilty Direktur Sebagai pimpinan eksekutif dan
pengambil keputusan
Memberikan sponsor dalm pensuksesan EA Program Department Manager Mengidentifikasi kebutuhan
sistem
Untuk mengidentifikasi dan memutuskan kebutuhan sistem informasi di masing-masing departemen
IT Officer System Analyst Analysis and Design Menyediakan analisis sistem dan desain yang dibutuhkan perusahaan
IT Officer Data Architect Analysis and Design Menyediakan analisis terhadap penyatuan database
IT Officer Webmaster Website Support Dapat melakukan customization sistem manajemen perusahaan menjadi berbasis website IT Officer Program Master Programmer Membuat dan memodifikasi
source code sistem aplikasi perusahaan
End-User Representative Mengidentifikasi kebutuhan pengguna sistem
Melakukan identifikasi kebutuhan pengguna terhadap sistem yang akan dirancang untuk membantu semua departemen perusahaan
3.3.5 EA Program Budget
Dalam beberapa tahun kedepan perusahaan memerlukan teknologi untuk mengembangkan bisnis perusahaan. Perusahaan akan mengembangkan sebagian teknologinya yang dirasakan perlu untuk kemajuan bisnis perusahaan, seperti :
Periode 2013
- Mengidentifikasi masalah yang ada pada PT Indomonang Jadi sebagai ukuran kelemahan yang dialami oleh perusahaan.
- Menganalisis sistem yang sedang digunakan oleh PT Indomonang Jadi.
- Melakukan analisis dari masalah-masalah yang diidentifikasikan, mencari solusi yang terbaik untuk kemajuan perusahaan.
Periode 2014-2015
- Melakukan Program Paket Urgent, supaya pelayanan kepada Client bisa lebih cepat dari Paket Normal.
- Melakukan pembelian Hardware dan Software yang dibutuhkan oleh perusahaan. Hardware dan Software perusahaan khususnya Head Office diubah menjadi kualifikasi yang lebih baik.
- Pada tahun ini diputuskan untuk menambahkan jumlah server pada PT Indomonang Jadi, karena kapasitas yang ada sekarang sudah tidak cukup lagi sehingga menyebabkan kelambatan pada operating system dan aplikasi.
Perkiraan biaya yang digunakan untuk EA Program pada tahun ini sebagai berikut : - PC Desktop Asus Essentio CM6730 (19 unit): Rp. 165.870.000,- - Notebook Acer Aspire S7 (2 unit): Rp. 32.010.000
- Server Aplikasi HP ProLiant ML370GS 164GBx6 (1 unit): Rp. 22.806.800,- - Server Database HP ProLiant ML370GS 164GBx6 (1 unit): Rp. 22.806.800,- - Switch Hub D-Link 24 Port (2 unit): Rp. 1.150.000,-
- Ms. Office 2010 (1 unit): Rp. 2.549.800,- - Ms. SQL 2008 R2 (1 unit): Rp. 26.734.400,-
- Upgrade Windows 7: Rp. 50.000,- * 21 unit = Rp. 1.050.000,-
Periode 2016-2017
- Merubah website indomonangjadi.com menjadi lebih terintegrasi. Hal ini dilakukan karena website indomonangjadi.com yang sebelumnya untuk menggunakannya web user sering mengalami kesulitan.
- Melakukan perancangan sistem yang terintegrasi dalam mengelola data-data karyawan yang diberi nama Human Resources Information System.
- Melakukan perancangan sistem Decision Support System yang ditujukan untuk membantu Direktur dalam mengambil keputusan.
- Apabila seluruh sistem baru telah diterapkan maka aka nada biaya pelatihan kepada karyawan per departemen untuk menggunakan sistem aplikasi baru yang dirancang. Pelatihan berlangsung sekitar 3 bulan. Perkiraan biaya yang digunakan untuk EA Program pada tahun yang pertama sebagai berikut :
• Re-Design website IMJ : Rp. 15.000.000,-
• Perancangan Human Resources Information System : Rp. 100.000.000,-
• Perancangan Decision Support System : Rp. 30.000.000,-
• Pelatihan karyawan 3 bulan : Rp. 20.000.000,-
Perkiraan biaya yang akan dikeluarkan untuk investasi penggunaan sistem dan teknologi informasi pada EA Program selama periode 2013-2017 akan mengeluarkan biaya Rp. 439.977.800,-
3.3.6 EA Program Performance Measures
Pengukuran performa dari EA Program dapat dilakukan dengan cara melihat dan mengukur apakah hasil dari program tersebut telah efektif dan efisien, selain itu juga konsistensi dari EA Program serta tujuan yang ingin dicapai dalam penggunaan EA Program.
3.4 EA Current Architecture Summary
Pada bagian ini akan dibahas mengenai kesimpulan arsitektur perusahaan yang sekarang dengan arsitektur masa depan. Hal ini bertujuan sebagai perbandingan dan perubahan (transition) yang di simpulkan secara singkat. Berikut adalah kesimpulan atau summary dari arsitektur perusahaan yang sekarang.
3.4.1 Strategic Goals and Initiatives
Dari strategi dan tujuan perusahaan yang sudah dibuat, dalam penerapannya sudah berjalan dengan baik dengan memberikan pelayanan sesuai visi dan misi perusahaan. Untuk mencapai strategi perusahaan, seluruh karyawan harus mengikuti prosedur perusahaan yang sudah ada.
Dari proses bisnis yang berjalan sekarang dan prosedur yang ada, dibuat untuk mencapai visi dan misi perusahaan yang menjadi tujuan perusahaan akan terus ditingkatkan lagi dalam memberikan pelayanan yang terbaik kepada Client PT Indomonang Jadi memberikan pelayanan yang terbaik kepada
Client dari mulai proses pendaftaran sampai penerbitan dokumen, sehingga hubungan antara perusahaan
dan Client dapat terjalin dengan baik.
3.4.2 Business Service and Information Flows
Dari proses bisnis yang sedang berjalan dengan yang akan diusulkan tidak jauh berbeda, karena proses bisnis yang sebelumnya sudah baik, hanya saja cara pengiriman data dan informasinya masih terbilang memakan waktu lama dalam memproses data dari Client.
3.4.3 Syystems and Applications
PT Indomonang Jadi memiliki Head Office dan Branch Office di 3 tempat, yaitu Balikpapan, Batam, Siak. Dalam pengoperasian sistem komunikasi di atas dapat dijelaskan bahwa Head Office dan Branch
Office menggunakan jaringan LAN. Sistem aplikasi IMJ yang digunakan berfungsi dalam mengatur
semua prosedur kinerja proses bisnis dalam perusahaan. Dari mulai pendaftaran sampai penagihan. Selain itu Branch Office dapat berkomunikasi melalui Line telepon untuk menghubungi Head Office.
3.4.4 Technology Infrastructure
Jaringan komputer PT Indomonang Jadi menggunakan topologi star. Sebuah alat yang disebut
concentrator yang berupa switch menjadi pusat, dimana semua komputer dalam jaringan dihubungkan ke concentrator ini. Salah satu kelebihan dari topologi star adalah kerusakan/kegagalan pada satu saluran
hanya akan mempengaruhi jaringan pada saluran tersebut dan station yang terpaut.
3.4.5 IT Security
Jenis security yang dijalankan sekarang belum berbasis IT masih secara fisik seperti satpam. Dalam perencanaan yang diusulkan pengamanan perusahaan beserta data perusahaan, telah memilih beberapa jenis IT Security seperti technical, detection system, access control, physical control, formal control dan
Professional Sertification. 3.4.6 EA Standards
Teknologi yang digunakan oleh perusahaan sudah cukup menunjang kinerja perusahaan dalam menjalankan bisnis perusahaan untuk mencapai tujuan / strategi perusahaan. Untuk menunjang kinerja perusahaan, persiapan yang diperlukan yaitu pemeriksaan spesifikasi hardware dan software yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan perencanaan teknologi yang akan digunakan dalam beberapa tahun kedepan untuk menunjang bisnis perusahaan agar mencapai tujuan / strategi perusahaan.
3.4.7 Workforce Requirement
Dalam perekrutan karyawan di PT Indomonang Jadi, telah mengikuti peraturan perusahaan seperti, penempatan karyawan sesuai keahlian dan keterampilan di bagian yang dibutuhkan. Untuk meningkatkan rasa loyalitas karyawan terhadap perusahaan, dimulai dari pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas dan tepat, diterapkannya budaya perusahaan untuk seluruh karyawan, dan pemasangan visi, misi, dan strategi perusahaan ditempat yang sering dilihat seluruh karyawan agar terus bekerja sama untuk mencapai strategi perusahaan.
Knowledge and Skill Profile juga diperlukan sebagai persyaratan dalam PT Indomonang Jadi, Knowledge and Skill Profile dibedakan menjadi 3 generasi yaitu Junior Architecture, Mid-Level Architecture dan Master Architecture. Dibedakan berdasarkan pengalaman bekerja. Junior Architecture
yang memiliki pengalaman 0-2 tahun, Mid-level Architecture memiliki pengalaman 3-5 tahun dan Master
Architecture memiliki pengalaman 5 tahun lebih. 3.5 EA Future Architecture Summary
Pada Future Architecture Summary ini akan dijelaskan bagaimana sistem dikembangkan (dalam hal ini sistem paket). Pengembangan sistem ini bertujuan untuk memberikan suatu perubahan yang baru agar pelanggan-pelanggan biasa (tidak hanya perusahaan-perusahaan saja) yang dapat melakukan pemesanan dengan cepat. Berikut adalah kesimpulan dari Future Architecture. Pada Future Architecture ini juga
akan diterapkan bantuan teknologi sebagai alat Marketing perusahaan kepada publik mengenai pelayanan apa saja yang diberikan. Oleh karena itu, dengan perencanaan ini diharapkan jumlah pelanggan dapat meningkat.
3.5.1 Future Operating Scenarios
Operating Scenario yang diusulkan untuk masa depan ialah dengan merubah sebagian komponen
dari operasi binis sesuai dengan tujuan dari perusahaan, hal ini didasarkan dari peluang – peluang yang muncul untuk menjalani bisnis dalam satu hingga tiga tahun kedepan. Selain itu juga karena penggunaan teknologi informasi untuk mendukung operasional bisnis perusahaan yang digunakan dapat membantu organisasi untuk mempercepat pekerjaan, mengurangi human error dan dapat mendisiplinkan kinerja para pekerja. Perubahan operasional perusahaan yang diusulkan hanya terletak pada percepatan proses pelayanan, yang tadinya hanya ada Paket Normal selama 36 hari kerja, ditambahkan menjadi adanya Paket Urgent 21 hari kerja. Dikarenakan dalam proses ini kami mengusulkan perubahan dari pendaftaran sampai dokumen selesai terintegrasi dengan website.
3.5.2 Planning Assumptions
Untuk mengimplementasi sistem yang baru ini, ada baik nya perusahaan menerapkan sistem yang lama dengan yang baru secara bersamaan. Sistem yang baru dibuat untuk men-support perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya. Sistem yang lama tidaklah memberikan kerugian, jadi tidak ada masalah bagi perusahaan menerapkan kedua sistem secara bersamaan.
3.5.3 Updating Current and Future View
• Goal and Services
Terdapat strategi yang bisa digunakan untuk pencapaian tujuan perusahaan pada satu sampai lima tahun kedepan, hal itu muncul dari analisis SWOT yang telah dilakukan pada PT Indomonang Jadi. Dalam analisis ini dapat didominan terhadap Kekuatan dan Peluang dari IMJ. Peluang dan kekuatan ini dijadikan dasar pada kami untuk membangun perencanaan sistem baru.
• Product and Services
Adanya beberapa perubahan dari proses aktifitas perusahaan karena dampak dari penggunaan teknologi informasi dalam membantu operasional perusahaan agar menjadi lebih efektif.
• Data and Information
Pada bagian data dan informasi juga terdapat perubahaan yang terjadi untuk arsitektur di masa depan, hal itu karena ada beberapa penyimpanan data dan informasi pada PT Indomonang Jadi yang masih berbentuk fisik kertas / form yang dapat memunculkan risiko yang besar seperti lama dalam pencarian data tersebut jika diinginkan, hilang, rusak dan lain-lain. Untuk itu seperti yang diusulkan kedepannya akan dirubah menjadi data digital dari output sistem informasi yang diusulkan untuk perusahaan.
• Systems and Application
Dengan adanya sistem baru ini akan membantu Formalities Admin dalam membantu Client dalam menentukan produk yang sesuai dengan kebutuhan Client, serta dapat membantu Staff Operasional dalam memproses dokumen yang sebelumnya akan diterbitkan sekitar 36 hari tapi dengan usulan ini dapat ditargetkan bahwa penerbitan dokumen hanya 21 hari.
Pada sistem dan aplikasi banyak terjadi perubahan yang harus dilakukan untuk membantu fungsi-fungsi dalam perusahaan dalam melakukan pekerjaannya. Adapun sistem yang telah digunakan pada saat ini tetapi sistem tersebut belum seluruhnya dapat terhubung dengan bagian atau proses yang saling berkaitan. Jadi penambahan yang diusulkan pada sistem dan aplikasi bertujuan untuk melakukan integrasi dan pengurangan jumlah sistem yang ada pada PT Indomonang Jadi tetapi tidak mengurangi fungsi-fungsi dari sistem yang sebelumnya.
• Networks and Infrastructure
Pada bagian network dan infrastructure terjadi penambahaan spesifikasi Hardware dan Software yang harus digunakan oleh perusahaan dalam jangka waktu 5 tahun kedepan.
3.5.4 Sequencing Plan
Gambar 3 Sequencing Plan
Ini adalah skema rencana berkelanjutan pada PT Indomonang Jadi, pada Q1 sampai Q2 adalah sistem yang telah digunakan oleh perusahaan, selanjutnya Q3 sampai Q5 adalah usulan sistem yang dapat digunakan oleh PT Indomonang Jadi untuk menghadapi persaingan kedepan.
3.5.5 Configuration Management
Berikut ini Configuration Management dalam penerapan EA di dalam perusahaan :
3.6 EA Glossary and References
Enterprise Architecture
Suatu profesi dan praktek manajemen yang didedikasikan untuk meningkatkan kinerja suatu enterprise dengan cara membuat perusahaan tersebut secara keseluruhan mengitegrasikan strategi, praktek-praktek bisnis alur-alur informasinya dan sumber daya teknologinya.
Referensi : Bernard, Scott A. (2005). An Introduction To Enterprise Architecture. 2nd Edition. Bloomington : Author House.
Current View
Sebuah EA artefak yang mewakili komponen EA atau proses yang saat ini ada dalam perusahaan. Referensi: Bernard, Scott A. (2005). An Introduction To Enterprise Architecture. 2nd Edition. Bloomington : Author House.
Future View
Sebuah EA artefak yang mewakili komponen EA atau proses yang belum ada dalam perusahaan untuk masa mendatang.
Referensi: Bernard, Scott A. (2005). An Introduction To Enterprise Architecture. 2nd Edition. Bloomington : Author House.
Decision Support System (DSS)
Sebuah sistem informasi yang membantu mengidentifikasi kesempatan pembuat keputusan atau menyediakan informasi untuk membantu pembuatan keputusan.
Referensi : Whitten, Bentley, Dittman. (2004). Metode Desain & Analisis Sistem. Edisi 6. Jakarta : Andi
Human Resources Information System (HRIS)
Sistem informasi yang mendukung aktivitas manajemen sumber data seperti perekrutan, seleksi, dan pemberiaan pekerjaan, penempatan kerja dan penilaian kinerja, serta pelatihan dan pengembangan. Referensi : Wiblen, Sharna, Grant, David, Dery, Kristine. (2010). Transitioning to a New HRIS: The Reshaping of Human Resources and Information Technology Talent. Journal of Electronic Commerce
Research. 11(4). 3-4.
4. SIMPULAN DAN SARAN
4.1 Simpulan
Dari perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi pada PT Indomonang Jadi yang telah dilakukan, maka dapat disimpulkan bahwa berdasarkan analisis lingkungan internal bisnis perusahaan dengan menggunakan analisis SWOT dapat diketahui bahwa perusahaan memiliki kemampuan untuk memanfaatkan peluang (opportunities) dengan menggunakan kekuatannya (strengths), namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (weaknesses) dan ancaman (threats) untuk pengambilan keputusan strategis tersebut berkaitan dengan visi, misi, tujuan, strategi, dan kebijakan perusahaan yang dapat dilakukan dengan Enterprise Architecture Current dan Enterprise Architecture Future untuk dapat meningkatkan keunggulan kompetitif dalam persaingan dengan perusahaan lain. Enterprise Architecture sebagai acuan perusahaan dalam menjalankan bisnis untuk menghadapi ancaman dan peluang yang ada, namun demikian dalam penggunaan sistem dan teknologi perlu adanya upaya meningkatkan dan menyempurnakan proses bisnis yang ada ditiap lini yang terlibat. Tetapi juga harus memperhatikan kemampuan perusahaan dari segi financial dalam melaksanakan program Enterprise Architecture untuk mengintegrasikan sistem yang belum dan yang sudah tersedia pada PT Indomonang Jadi. Semua ini dilakukan untuk meningkatkan efektifitas Formalities Admin pada PT Indomonang Jadi.
4.2 Saran
Penulis menyarankan dalam periode tertentu, ada baiknya perusahaan melakukan evaluasi dan pemeliharaan sistem yang sedang berjalan untuk mengetahui apakah ada masalah yang terjadi sehingga dapat diatasi secepat mungkin. Selain itu juga perusahaan perlu melakukan back-up pada sistem yang baru untuk menghindari terjadinya kehilangan atau kerusakan data akibat kesalahan user atau pengguna maupun kerusakan dari software dan hardware. Bila sistem yang sedang berjalan tidak lagi dapat memberikan data dan informasi yang diperlukan, maka diperlukan perancangan ulang oleh peneliti sesuai dengan tingkat kebutuhan perusahaan. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Skripsi ini masih belum sempurna, untuk itu saran dan kritik yang bersifat membangun untuk kesempurnaan Skripsi ini sangat kami harapkan.
REFERENSI
Bernard, Scott A. (2005). An Introduction To Enterprise Architecture. 2nd Edition. Bloomington : Author House.
Jogiyanto. (2005). Sistem Informasi Strategik. Jakarta : Andi.
Kaplan, Robert S., Norton, David P. (2004). Strategy Maps: Converting Intangible Assets Into Tangible
Outcomes. Boston : Harvard Business School Press.
Martin, James. (1990). Information Engineering, Book II: Planning and Analysis. First Edition. Englewood Cliffs : Prentice Hall.
Mathiassen, L., Munk – Madsen, A., Neilsen, P. A., Stage, J. (2000). Object Oriented Analysis and Design. First Edition. Marko Publishing Aps.
O’Brien, James A. (2005). Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12. Jakarta : Salemba Empat.
Rangkuti, Freddy. (2006). Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis. Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama.
Satzinger, John W., Jackson, Robert B., Burd, Stephen D. (2005). Object-Oriented Analysis and Design with the
Unified Process. 4th Edition. Boston : Course Technology Cengage Learning.
Turban, Efraim, Rainer, R. Kelly, Jr., Potter, Richard. E., (2003). Introduction To Information Technology. 2nd Edition. John Wiley & Sons, Inc.
Ward, John, & Peppard, Joe. (2002). Strategic Planning for Information Systems. Third Edition. New York : John Wiley and Sons, Inc.
Whitten, Bentley, Dittman. (2004). Metode Desain & Analisis Sistem. Edisi 6. Jakarta : Andi.
Wiblen, Sharna, Grant, David, Dery, Kristine. (2010). Transitioning to a New HRIS: The Reshaping of Human Resources and Information Technology Talent. Journal of Electronic Commerce Research. 11(4). 3-4.
Zee, Han T. M. van der. (2002). Measuring the Value of Information Technology. Hershey : Idea Group Publishing.
RIWAYAT PENULIS
Tema Dwi Pranata lahir di kota Jakarta pada 5 Desember 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di
Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2013.
Bayu Halomoan lahir di kota Jakarta pada 27 Desember 1989. Penulis menamatkan pendidikan S1 di
Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2013.
Abdurrachman Muslim lahir di kota Jakarta pada 23 November 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di
