Fail Meja Persatuan Kelab doc

(1)

FAIL MEJA KELAB DAN PERSATUAN

1. OBJEKTIF

1.1 Memberi panduan untuk melaksanakan tanggungjawab sebagai Penyelaras Kelab dan Persatuan

1.2 Membolehkan Penyelaras Kelab dan Persatuan mengamalkan satu kaedah pengurusan yang efektif dan sistematik

1.3 Menyediakan proses-proses yang boleh diikuti dan dinilai mengikut prosedur yang jelas

(2)

2. CARTA ORGANISASI

GURU PENASIHAT

GURU PENASIHAT PENGERUSI

Pengetua

KELAB/PERSATUAN

AKADEMIK KELAB/PERSATUAN BUKAN AKADEMIK NAIB PENGERUSI

GPK KoKurikulum

SETIAUSAHA KOKURIKULUM

PENYELARAS KELAB DAN PERSATUAN

(3)

3. SENARAI TUGAS

3.1 Merancang aktiviti Kelab dan Persatuan

3.2 Mengatur dan menyelia perjalanan Kelab dan Persatuan 3.3 Menyediakan jadual waktu untuk perjumpaan dan mesyuarat 3.4 Menyelaraskan semua aktiviti

3.5 Menyediakan borang kebenaran ibu bapa/penjaga untuk pelajar memasuki Kelab dan Persatuan

3.6 Menentukan aktiviti, surat menyurat dan Minit Mesyuarat Agung direkod dan difailkan

3.7 Memastikan mesyuarat agung dan pemilihan AJK diadakan setiap tahun pada tarikh yang ditetapkan

3.8 Menguruskan Buku Rekod/Kad Kokurikulum:

3.8.1 Mengagihkan Kad Kokurikulum kepada guru untuk diedarkan kepada semua pelajar 3.8.2 Mengutip kembali daripada guru pada akhir

tahun untuk simpanan dan rekod di bilik GPK Kokurikulum

3.9 Menyediakan borang/buku yang diperlukan untuk aktiviti: 3.9.1 Borang memasuki persatuan 3.9.2 Borang senarai AJK dan ahli 3.9.3 Buku Laporan Kegiatan 3.9.4 Fail-fail yang diperlukan

3.10 Mengumpulkan rancangan tahunan pada awal tahun untuk edaran, rujukan dan rekod

3.11Mengumpulkan laporan tahunan dan buku kegiatan untuk edaran, rujukan dan rekod

(4)

4. SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN

Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan

Tugas dan Tanggungjawab

Kuasa Yang Diberi Tugas Pegawai-Pegawai Lain Yang Ada Hubungan Serta Jenis Hubungan Pengetua 1. Merancang aktiviti Kelab dan Persatuan

2. Mengatur dan menyelia perjalanan persatuan dan kelab

3. Menyediakan jadual waktu untuk perjumpaan dan mesyuarat

4. Menyelaraskan semua aktiviti 5. Menyediakan borang kebenaran ibu

bapa/penjaga untuk pelajar memasuki persatuan/kelab

6. Menentukan aktiviti, surat menyurat dan Minit Mesyuarat Agung direkod dan difailkan

7. Memastikan mesyuarat agung dan pemilihan AJK diadakan setiap tahun pada tarikh yang ditetapkan

8. Menguruskan Buku Rekod/Kad Kokurikulum: 8.1 Mengagihkan Kad Kokurikulum kepada

Menentukan aktiviti Mengatur dan mengawal

Mengatur aktiviti

(5)

8.2 Mengutip kembali daripada guru pada akhir tahun untuk simpanan dan rekod di bilik Penolong Kanan Kokurikulum 9. Menyediakan borang/buku yang diperlukan

untuk aktivitti:

9.1 Borang memasuki persatuan 9.2 Borang senarai AJK dan ahli 9.3 Buku Laporan Kegiatan 9.4 Fail-fail yang diperlukan

10 mengumpulkan rancangan tahunan pada awal tahun untuk edaran, rujukan dan rekod

11. Mengumpulkan laporan tahunan dan buku kegiatan untuk edaran, rujukan dan rekod

12. Membuat laporan tahunan keseluruhan tentang aktiviti dan pencapaian Kelab dan Persatuan sekolah

Mengumpul dan menyimpan

Menyediakan borang dan mengawal

GPK Kokurikulum/ Penyelaras

Penyelaras Kelab/Persatuan

(6)

5. PROSES KERJA

Bil

Proses Kerja Pegawai Yang

Dirujuk/Tindakan

Undang-Undang/ Peraturan

1 Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Kokurikulum Pengetua

2 Melantik Guru-Guru Penasihat serta menetapkan Kelab dan Persatuan

Pengetua

3 Mengadakan mesyuarat penyelarasan PK Kokurikulum

4 Mendaftarkan ahli mengikut kuota yang ditetapkan PK Kokurikulum/ Penyelaras Kelab/Persatuan

5 Mengadakan mesyuarat melantik AJK PK Kokurikulum

6 Merancang Kegiatan PK Kokurikulum/

7 Menjalankan Kegiatan PK Kokurikulum/

8 Menyediakan Laporan PK Kokurikulum/

(7)

5. CARTA ALIRAN KERJA

Mengadakan mesyuarat Jawatan Kuasa Kokurikulum

Melantik Guru-Guru Penasihat dan menetapkan Kelab dan Persatuan

Mengadakan mesyuarat penyelarasan

Mendaftarkan ahli

Mengadakan mesyuarat melantik AJK

Merancang kegiatan tahunan Menguruskan pendaftaran pelajar

Menjalankan kegiatan

Menyediakan laporan Terlaksana?

(8)

7. SENARAI SEMAK

TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Mesyuarat JK Kokurikulum

2. Melantik Guru-Guru Penasihat Kelab dan Persatuan

3. Mesyuarat Penyelarasan

4. Mendaftarkan Ahli

5. Mesyuarat melantik AJK

6. Merancang kegiatan

7. Menjalankan kegiatan

(9)

8. SENARAI UNDANG-UNDANG/PERATURAN

i. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 2/1986 – Rekod Kedatangan dan Laporan Gerak Kerja Kokurikulum Pelajar

ii. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 3/1986 – Penyelarasan Pelaksanaan Kurikulum “Pengenalan Kepada Komputer” dan Kegiatan Kelab Komputer Sekolah

iii. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 1/1988 – Panduan Penubuhan dan Pengurusan Kelab Perekacipta Sekolah

iv. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 4/1992 – Panduan Penubuhan dan Pengurusan dan Pengurusan Persatuan Silat Sekolah

v. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 1/1999 – Garis Panduan

Pengendalian Aktiviti Sokongan Bahasa Inggeris Di Sekolah vi. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 7/1999 – Penubuhan Kelab

Pencegahan Jenayah Di Sekolah Menengah

vii. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 8/2000 – Panduan Penubuhan dan Pengurusan Kelab Komputer/Teknologi Maklumat Sekolah viii. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 17/2000 – Penubuhan Kelab Rukun

Negara Di Sekolah-Sekolah

(10)

9. NORMA KERJA

BIL JENIS KERJA MASA YANG

DIAMBIL

JUMLAH UNIT YANG BOLEH DIJALANKAN

Mesyuarat Jawatankuasa Kokurikulum Melantik Guru-Guru Penasihat dan Menetapkan Kelab dan Persatuan Mengadakan mesyuarat penyelarasan Mendaftar ahli