BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN

STIKOM

SURABAYA

29

BAB IV

DESKRIPSI PEKERJAAN

Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak bagian DPP Badan

Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi jawa Timur pada saat kerja praktek, dimana

proses pencatatan inventaris yang ada pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan

Provinsi jawa Timur Surabaya masih dilakukan dengan manual dan dalam hal ini

sangat lambat dalam proses pencatatan dan masih banyak kelemahan pada proses

pencatatan yang pada akhirnya akan merugikan pihak bagian perpustakaan Badan

Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi jawa Timur seperti tidak dapat mengetahui

jumlah inventaris yang ada pada perpustakaan baik inventaris buku maupun

inventaris lainnya (majalah dan koran), adapun juga pada saat pelaporan jumlah

inventaris nantinya kepada Ketua Umum Badan perpustakaan dan Kearsipan

Provinsi jawa Timur Surabaya.

Dalam kerja praktek ini, penulis berusaha menemukan permasalahan

yang ada dan mempelajari serta menganalisis permasalah tersebut. Permasalahan

yang timbul pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi jawa Timur yaitu

terletak pada pengelolaan inventaris Buku. Untuk mengatasi permasalahan

sebelumnya tersebut maka langkah-langkah yang di tempuh adalah sebagai

berikut:

1. Menganalisa sistem

2. Mendesain sistem

Langkah-langkah diatas bertujuan untuk mencari solusi yang tepat

STIKOM

SURABAYA

sedang berjalan saat ini. Untuk lebih jelasnya, dapat dijelaskan pada sub bab

dibawah ini.

4.1. Analisa Sistem

Menganalisa sistem merupakan langkah awal dari pembuatan sistem

baru. Dalam hal ini penulis melakukan analisis terhadap permasalahan yang ada

pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur khususnya pada

bagian Inventarisasi buku. Untuk membuat perancangan sistem yang baru penulis

harus mengetahui alur bisnis pencatatan inventaris buku perpustakaan saat ini.

Inventarisasi merupakan salah satu kegiatan penting di dalam pengelolaan

dan pengembangan koleksi perpustakaan, terutama yang berkaitan dengan

komposisi subjek, efektivitas, jumlah koleksi, dan kondisi terkini. Jumlah serta

keberadaan yang pasti tentang koleksi perlu diketahui secara jelas agar

perpustakaan dapat memberikan pelayanan informasi secara tepat dan efektif.

Hasil inventarisasi tidak saja berupa data tentang koleksi yang dimiliki

perpustakaan secara fisik, namun juga sekaligus memastikan letak atau lokasi

yang tepat suatu koleksi dalam perpustakaan. Kegiatan inventarisasi koleksi

perpustakaan meliputi pengecekan katalog kartu terutama shelflist, pangkalan data

kendali dan/atau kartu registrasi (record card) untuk koleksi majalah, serta

koleksinya sendiri. Kegiatan ini yang lazim disebut pula stock opname (stock

taking) sebaiknya dilakukan juga terhadap koleksi perpustakaan lain yang

STIKOM

SURABAYA

4.1.1 Document Flow Inventarisasi Bahan pustaka

Pencatatan bahan pustaka pada catatan inventarisasi perpustakaan adalah

sebagai berikut :

1. Proses pencatatan di awali dari ketika Tim Pengadaan Memberikan Buku

beserta Daftar Buku yang diserahkan kepada bagian DPP.

2. Kemudian akan dilakukan pengecekan fisik antara buku yang sudah

datang dengan daftar buku yang dibeli.

3. Kemudian buku di beri No Induk Buku

4. Lalu cek data buku pada data katalog apakah sudah ada atau belum, jika

belum maka akan dibuatkan katalogisasi serta penentuan klasifikasi.

5. Kemudian diberi label buku serta kelengkapan bahan pustaka.

6. Lalu buku data buku di nputkan untuk pemberian Barcode.

7. Setelah itu pembuatan laporan accesionlist yang akan diberikan kepada

Ketua Umum.

Adapun gambar document flow Inventarisasi Bahan Pustaka adalah sebagai

STIKOM

SURABAYA

Dokumen Flow Inventarisasi Bahan Pustaka

Tim Pengadaan Bidang DPP Kepala Bagian

P h a se 2 Mulai Selesai Menerima BP Inventarisasi/ Buku Induk Cek Data BP Pembuatan Katalogisasi & Penentuan Klasifikasi Labeling/ Penyelesaian Kelengkapan BP Penggandaan Kartu Katalog Laporan Accesionlist 1 Laporan Accesionlist Tidak Daftar BP Cek Fisik Ada Tidak Ada

Daftar Buku Induk Baru Daftar BP Data BP Lengkap Proses Pembuatan laporan Input Data BP Kode Barcode

STIKOM

SURABAYA

4.2 Perancangan Sistem

Berdasarkan analisis, penulis membuat rancangan sistem untuk mencari

solusi pada perpustakaan tersebut. Dengan analisis tersebut maka dapat

menghasilkan document flow dari analisis sistem yang sedang berjalan, sedangkan

sistem yang baru dapat digambarkan melalui system flow, Context Digram, HIPO,

data flow diagram, entity relationship diagram, struktur tabel, dan desain I/O.

Adapun penjelasanya sebagai berikut :

4.2.1 System Flow Inventarisasi Bahan Pustaka

Proses pencatatan inventarisi bahan pustaka yang dilakukan oleh

pustakawan bagian DPP yang pertama memberi No Induk Buku membuatkan

katalogisasi & penentuan klasifikasi kemudian menginputkan data buku untuk

pemberian Barcode, Dari proses tersebut maka akan menghasilkan informasi yang

dijadikan laporan accesionlist kepada Ketua Umum. Berikut ini adalah gambar

STIKOM

SURABAYA

Sistem Flow Inventarisasi Bahan Pustaka

Tim Pengadaan Bidang DPP Kepala Bagian

Ph as e 2 Mulai Daftar BP Laporan Accesionlist Selesai Tersedia ? Inventarisasi/Buku Induk Pembuatan Katalogisasi & Penentuan Klasifikasi Input Data BP Laporan Accesionlist 1 ada Tidak Daftar BP Database Katalog Data Inventaris Proses Pembuatan Laporan Cek Data BP pada Database Kode Barcode Data Inventaris Database Katalog Daftar Inventaris Baru Data Inventaris Penggandaan Kartu Katalog Labeling/ Penyelesaian Kelengkapan BP Data BP Lengkap

STIKOM

SURABAYA

4.2.2 Diagram Berjenjang

Berikut ini merupakan struktur diagram berjenjang dari Rancang Bangun

Sistem Informasi Inventaris pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan provinsi

Jawa Timur. Pada diagram berjenjang ini digambarkan secara global tentang

proses-proses yang ada dalam sistem yang akan dibuat, Sedangkan pada Rancang

Bangun Sistem Informasi Inventaris pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan

provinsi Jawa Timur ini terdapat 2 macam proses yaitu proses Inventaris dan

pembuatan laporan.

Dibawah ini adalah gambar 4.3 diagram berjenjang pada Rancang Bangun

Sistem Informasi Inventaris pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan provinsi

Jawa Timur.

0

Rancang Bangun Sistem Informasi Inventaris pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan

Provinsi jawa Timur

1 Proses Inventaris

2

Proses Pembuatan Laporan

Gambar 4.3 Diagram Berjenjang

4.2.3 Contex Diagram

Context Diagram adalah suatu diagram yang digunakan untuk mendesain

sistem yang memberikan gambaran detil mengenai semua informasi yang diterima

ataupun dihasilkan dari suatu aktivitas. Pada Sistem Informasi Inventaris pada

STIKOM

SURABAYA

katalog, serta proses pembuata laporan. Adapun gambar contex diagram tersebut

dapat dilihat pada gambar 4.4 :

Laporan Acc esionlist

Data Katalog

Data Inventaris Baru

Data BP Lengkap Kartu Katalog

Data BP

0 Sis tem Informas i Inventaris Bahan Pustaka + Bagian DPP Kepala Bidang

Gambar 4.4 Contex Diagram

4.2.4 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu model yang menggambarkan

aliran data yang terjadi dalam sistem, sehingga dengan dirancangnya DFD ini

maka akan terlihat jelas arus data yang mengalir dari sistem tersebut.

DFD level 0 merupakan hasil decompose dari context diagram yang

menggambarkan proses-proses apa saja yang terdapat pada sistem inventaris pada

STIKOM

SURABAYA

Update Simpan Cek Simpan

Laporan Ac ces ionlis t

Data Katalog

Kartu Katalog

Data Inventaris Baru Data BP Bag ian DPP Kepala Bidang 1 Inventaris asi 2 Katalog is asi 3 Pembuatan Laporan 1 Data Inventaris 2 Data Katalog

STIKOM

SURABAYA

4.2.5 Perancangan Database

Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu notasi grafis dalam

suatu pemodelan data konseptual yang mendeskripsikan hubungan antara

penyimpanan.ERD juga menunjukkan struktur keseluruhan kebutuhan data yang

diperukan, dalam ERD data tersebut digambarkann dengan symbol entity.

1. Conceptual Data Model (CDM)

Conceptual Data Model (CDM) ini menjelaskan hubungan antara tabel-table.

Berikut ini merupakan tabel-tabel yang terdapat pada Conceptual Data Model

(CDM).

Gambar 4.6 Conceptual Data Model sistem Inventarisasi

Memiliki Melakukan Melihat Mengecek Pegawai # o o o o o NIP Nama Alamat No_Telp Jenis_Kelamin Jabatan ... Variable characters (25) Characters (50) Variable characters (50) Characters (15) Characters (10) Characters (25) Buku_Baru # o o o o o ID_Buku Judul Pengarang Penerbit Tahun Harga_Buku ... Variable characters (25) Variable characters (50) Characters (50) Characters (50) Characters (4) Integer Klasifikasi # o ID_Klasifikasi Jenis_klasifikasi Variable characters (25) Characters (50) Transaksi_Inventaris # o o o o o o o o No_Inventaris Judu_Buku_Inventaris Pengarang_Buku Penerbit_Buku Tahun_Terbit Asal Tanggal_Masuk Exmplar Harga ... Variable characters (25) Variable characters (50) Characters (50) Characters (50) Characters (4) Characters (10) Date Integer Integer Katalogisasi # o o o o o o o o o ID_Katalog Judul_Buku_Katalog Nama_Pengarang_Buku Nama_Penerbit_Buku Tahun_Terbit_Buku ISBN Halaman Ukuran Bahasa Kota ... Variable characters (25) Variable characters (50) Characters (50) Characters (50) Characters (4) Variable characters (25) Variable characters (5) Variable characters (10) Characters (20) Characters (20) Login o o Username Password Variable characters (10) Variable characters (10)

STIKOM

SURABAYA

2. Physical Data Model (PDM)

Merupkan representasi fisik dari database yang akan dibuat dengan

mempertimbangkan DBMS yang akan digunakan. PDM daam penerapannha

dapat disamakan dengan Skema relasi. PDM dapat dihasilkan (di-generate) dari

CDM yang valid. Berikut Pdm yang terdapat pada sistem informasi inventaris.

Gambar 4.7 Physical Data Model sistem Inventarisasi

FK_BUKU_BAR_MEMILIKI_KLASIFIK FK_TRANSAKS_MELAKUKAN_PEGAWAI FK_KATALOGI_MELIHAT_BUKU_BAR FK_TRANSAKS_MENGECEK_BUKU_BAR Pegawai NIP Nama Alamat No_Telp Jenis_Kelamin Jabatan ... varchar(25) char(50) varchar(50) char(15) char(10) char(25) <pk> Buku_Baru ID_Buku ID_Klasifikasi Judul Pengarang Penerbit Tahun Harga_Buku ... varchar(25) varchar(25) varchar(50) char(50) char(50) char(4) int <pk> <fk> Klasifikasi ID_Klasifikasi Jenis_klasifikasi varchar(25) char(50) <pk> Transaksi_Inventaris No_Inventaris NIP ID_Buku Judu_Buku_Inventaris Pengarang_Buku Penerbit_Buku Tahun_Terbit Asal Tanggal_Masuk Exmplar Harga ... varchar(25) varchar(25) varchar(25) varchar(50) char(50) char(50) char(4) char(10) datetime int int <pk> <fk1> <fk2> Katalogisasi ID_Katalog ID_Buku Judul_Buku_Katalog Nama_Pengarang_Buku Nama_Penerbit_Buku Tahun_Terbit_Buku ISBN Halaman Ukuran Bahasa Kota ... varchar(25) varchar(25) varchar(50) char(50) char(50) char(4) varchar(25) varchar(5) varchar(10) char(20) char(20) <pk> <fk> Login Username Password varchar(10) varchar(10)

STIKOM

SURABAYA

4.2.6 Struktur Tabel

Struktur tabel pada sistem informasi inventarisasi Badan

Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur :

a. Tabel Pegawai

Nama Table : Pegawai

Primary Key : NIP

Foreign Key : -

Fungsi : Untuk Memasukkan data Pegawai

Tabel 4.1 Pegawai

No Field Type Length Key

1. NIP Varchar 25 Primary Key

2. Nama Char 50

3. Alamat Varchar 50

4. Jenis_kelamin Char 15

5. No_Telp Char 10

6. Jabatan Char 25

b. Master Buku Baru

Nama Table : Buku Baru

STIKOM

SURABAYA

Foreign Key : -

Fungsi : Untuk menyimpan data buku baru

Tabel 4.2 Buku Baru

No Field Type Length Key

1. ID_Buku Varchar 25 Primary Key

2. Judul Varchar 50 3. Pengarang Char 50 4. Penerbit Char 50 5. Tahun Char 4 6. Harga_Buku Integer c. Klasifikasi Buku

Nama Table : Kalsifikasi Buku

Primary Key : ID_Klasifikasi

Foreign Key : -

Fungsi : Untuk menyimpa data klasifikasi buku

Tabel 4.3 Klasifikasi

No Field Type Length Key

1. ID_Klasifikasi Varchar 25 Primary Key

STIKOM

SURABAYA

d. Inventaris

Nama Table : Inventaris

Primary Key : NO_Induk

Foreign Key : ID_Buku

Fungsi : Untuk memasukkan data inventaris buku

Tabel 4.4 Transaksi Inventaris

No Field Type Length Key

1. ID_Buku Varchar

2. No_Inventarisasi Varchar Primary Key

3. Taggal Date

4. Asal Varchar

5. Exmplar Integer

6. Harga Integer

e. Katalogisasi

Nama Table : Katalogisasi

Primary Key : ID_Katalog

Foreign Key : ID_Buku

STIKOM

SURABAYA

Tabel 4.5 Katalog

No Field Type Length Key

1. ID_Buku Varchar Primary Key

2. ID_Katalog Varchar 3. ISBN Varchar 4. Halaman Varchar 5. Ukuran Varchar 6. Bahasa Varchar 7. Kota Varchar 4.3 Desain Input/Output

Desain antarmuka menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic.net

2008 dan database Microsoft SQL Server 2008. Adapun desain Input/Output

adalah sebagai berikut:

4.3.1 Desain Input

Desain input/output merupakan gambaran dari system aplikasi yang

akan dibuat mengenai inventarisasi pada Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi

Jawa Timur berikut adalah desain inputnya :

1. Form Login

Berikut tampilan halaman Login yang nantinya akan diisi oleh

STIKOM

SURABAYA

Gambar 4.8 Desain Form Login 2. Form Menu Utama

Berikut ini merupakan tampilan dari Form Menu Utama yang

berfungsi untuk menampilkan aplikasi apa saja yang ada.

Gambar 4.9 Desain Form Menu Utama 3. Form Master Pegawai

Berikut ini erupakan tampilan Form Pegawai yang berfungsi untuk

STIKOM

SURABAYA

Gambar 4.10 Desain Form Pegawai 4. Form Klasifikasi Buku

Berikut ini merupakan tampilan Form klasifikasi buku yang

STIKOM

SURABAYA

Gambar 4.11 Desain Form Klasifikasi 5. Form Master Buku Baru

Berikut ini merupakan form Master Buku Baru yang diguanakan

untuk menyimpan data buku baru.

Gambar 4.12 Desain Form Buku Baru 6. Form Inventarisasi

STIKOM

SURABAYA

Berikut ini merupakan form Inventaris yang diguanakan untuk

menyimpan data inventarisasi.

Gambar 4.13 Desain Form Transaksi Inventaris 7. Form Katalogisasi

Berikut ini merupakan form katalogisasi yang diguanakan untuk

STIKOM

SURABAYA

Gambar 4.14 Desain Form Katalog

4.3.2 Desain Output

Berikut ini merupakan desain output yang terdapat dalam aplikasi

Inventaris Perpustakaan :

1. Laporan Accesionlist

Berikut ini merupakan desain output dari laporan accesionlist yang

STIKOM

SURABAYA

Gambar 4.15 Desain Laporan Accesionlist

4.4 Implementasi Sistem

Implementasi sistem merupakan tahap pengujian dimana desain

sistem dapat berjalan dengan baik. Desain form yang telah dibuat cukup sesuai

untuk mengimplementasikan sistem, sehingga tidak membutuhkan banyak

perubahan

4.4.1 Kebutuhan Sistem

Pada tahap ini dijelaskan mengenai implementasi dari perangkat keras dan

lunak yang harus dipersiapkan oleh pengguna. Untuk perangkat keras, minimal

pengguna harus mempersiapkan spesifikasi sebagai berikut:

STIKOM

SURABAYA

2. Memory 512 MB RAM

3. VGA 64 GB

4.4.2 Penjelasan Pemakaian Aplikasi

Tahap ini merupakan langkah-langkah dari pemakaian aplikasi sistem

inventaris pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur. Berikut

sub-sub pembahasan pemakaian aplikasi ini:

1. Form Menu Utama

Form menu utama merupakan tampilan awal dari program ini. Pada form

ini terdapat menu. Menu disini berisi login untuk user yang ingin menjalankan

aplikasi ini serta logout yang bertujuan untuk membatalkan masuk ke aplikasi.

Gambar 4.16 Tampilan Form Menu Utama

2. Form Login

Form login ini terdapat pada form Home yaitu pada menu utama. User harus

menginputkan username dan password yang sesuai agar dapat masuk ke menu utama

STIKOM

SURABAYA

saja yang dapat mengakses aplikasi ini. Jika orang tersebut tidak memiliki

wewenang, maka ia tidak akan dapat membuka aplikasi ini. Hal ini untuk menjaga

keamanan data. Tampilan dari form login ini dapat dilihat sebagai pada gambar

berikut ini:

Gambar 4.17 Tampilan Form Login

3. Form Pegawai

Implementasi pada form data pegawai ini dapat dilihat pada

STIKOM

SURABAYA

Gambar 4.18 Tampilan Form Pegawai

Pada form pegawai berfungsi untuk mencatat data pegawai yang akan

melakukan transaksi inventaris pada perpustakaan. Dalam form ini terdapat

beberapa button, yaitu :

1. Button simpan, berfungsi untuk menyimpan data yang dientry oleh user

2. Button edit, berfungsi untuk menyimpan data yang telah diupdate oleh user

3. Button tambah, berfungsi untuk menginputkan NIP secara otomatis oleh user

Pada saat tekan button simpan maka muncul message box seperti gambar

STIKOM

SURABAYA

Gambar 4.19 Message Box pada Button Simpan

Pada saat tekan button edit maka muncul message box yang menanyakan

data berhasil diedit.

Gambar 4.20 Message Box pada Button Edit

4. Form Klasifikasi

Implementasi pada form data klasifikasi ini dapat dilihat pada gambar

STIKOM

SURABAYA

Gambar 4.21 Tampilan Form Klasifikasi

Pada form klasifikasi berfungsi untuk mencatat data klasifikasi buku.

Dalam form ini terdapat beberapa button, yaitu :

1. Button simpan, berfungsi untuk menyimpan data yang dientry oleh user

2. Button edit, berfungsi untuk menyimpan data yang telah diupdate oleh user

Pada saat tekan button simpan maka muncul message box seperti gambar

4.22 yang akan memberi informasi data berhasil disimpan.

STIKOM

SURABAYA

Pada saat tekan button edit maka muncul message box yang menanyakan

data berhasil diedit.

Gambar 4.23 Message Box pada Button Edit

4. Form Buku Baru

STIKOM

SURABAYA

Gambar 4.24 Tampilan Form Master Buku Baru

Pada form master buku baru berfungsi untuk mencatat data buku baru

yang akan melakukan transaksi inventaris pada perpustakaan. Dalam form ini

terdapat beberapa button, yaitu :

1. Button simpan, berfungsi untuk menyimpan data yang dientry oleh user

2. Button edit, berfungsi untuk menyimpan data yang telah diupdate oleh user

Pada saat tekan button simpan maka muncul message box seperti gambar

STIKOM

SURABAYA

Gambar 4.25 Message Box pada Button Simpan

Pada saat tekan button edit maka muncul message box yang menanyakan

data berhasil diedit.

Gambar 4.6 Message Box pada Button Hapus

6. Form Transaksi Inventaris

Implementasi pada form transaksi inventaris ini dapat dilihat pada gambar

STIKOM

SURABAYA

Gambar 4.27 Tampilan Form Transaksi Inventaris

Pada form transaksi inventaris berfungsi untuk mencatat data transaksi

inventaris pada perpustakaan. Dalam form ini terdapat beberapa button, yaitu :

1. Button simpan, berfungsi untuk menyimpan data yang dientry oleh user

2. Button edit, berfungsi untuk menyimpan data yang telah diupdate oleh user

Pada saat tekan button simpan maka muncul message box seperti gambar

4.28 yang akan memberi informasi data berhasil disimpan.

Gambar 4.28 Message Box pada Button Simpan

Pada saat tekan button edit maka muncul message box yang menanyakan

STIKOM

SURABAYA

Gambar 4.19 Message Box pada Button Edit

8. Katalogisasi

Implementasi pada form Katalog ini dapat dilihat pada gambar

4.30.

Gambar 4.30 Tampilan Form Katalog

Pada form katalog berfungsi untuk mencatat data katalog perpustakaan.

Dalam form ini terdapat beberapa button, yaitu :

STIKOM

SURABAYA

2 Button edit, berfungsi untuk menyimpan data yang telah diupdate oleh user

Pada saat tekan button simpan maka muncul message box seperti gambar

4.31 yang akan memberi informasi data berhasil disimpan.

Gambar 4.31 Message Box pada Button Simpan

Pada saat tekan button edit maka muncul message box yang menanyakan

data berhasil diedit.

Gambar 4.322 Message Box pada Button Edit

9. Laporan Accesionlist

Laporan Accesionlist berfungsi untuk mengetahui mengenai buku apa saja

yang telah dimiliki oleh perpustakaan. Dengan adanya laporan ini maka pihak

ketua umum dapat mengetahui buku apa saja yang telah dimiliki dan buku yang

STIKOM

SURABAYA