ANALISIS PENANGANAN SURAT KELUAR
PADA KANTOR PT PELABUHAN INDONESIA I
(PERSERO) MEDAN
TUGAS AKHIR
Disusun sebagai Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3
Oleh:
MARIA NIA ASTUTI ZENDRATO NIM 1005092129
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS
JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI MEDAN
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Tuhan Yesus Kristus, yang
senantiasa mencurahkan kasih dan karunia sehingga penulis dapat
menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik dan tepat waktu.
Tugas Akhir ini merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan Pendidikan
Diploma 3 bagi mahasiswa yang sedang menjalani semester akhir Program Studi
Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan.
Penulisan Tugas Akhir ini mendapatkan banyak dukungan dan bantuan dari
berbagai pihak, baik dari segi material maupun moral teristimewa dari Ayahanda
tercinta Nia Aro Zendrato dan Ibunda tercinta Menifati Telaumbanua juga kepada
Kakek, Nenek dan Adik-adik penulis yaitu Dewi Nia Intan Sari Zendrato, Jonatan
Fajar Samowa’a Zendrato, Juang Iman Zendrato Dan Johanes Haga Kriss
Zendrato yang juga membantu mendoakan penulis sehingga penulis dapat
menyelesaikan Tugas Akhir ini. Pada kesempatan ini juga, penulis
menyampaikan terimakasih kepada:
1. M. Syahruddin,S.T., M.T., Direktur Politeknik Negeri.
2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si, Ketua Jurusan Administrasi Niaga.
3. Edy Syahputra Sitepu, S.E., M.Si., Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga.
4. Safaruddin, S.E., M.Si., Ketua Program Studi Adminstrasi Bisnis.
5. Parenta Ritonga, S.E., M.Si dan Dra. Ratna Dewi, M.Hum. Dosen Pembimbing
yang telah meluangkan waktunya untuk memberikan sarana dan bimbingan
dalam penulisan Tugas Akhir ini.
7. Basuki Soleh, S.E., M.Si, Senior Manager Umum PT Pelabuhan Indonesia I
(Persero) Medan.
8. Muliawaty, S.E., M.M, Asisten Senior Manager Umum bidang Tata Usaha PT
Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan.
9. Pak Fahrur Rozi dan Pak Sumarno pegawai PT Pelabuhan Indonesia I
(Persero) Medan selaku pembimbing di Perusahaan.
10. Seluruh teman-teman tim pelayan chapel USU terkhusus kepada
kelompok PA ku yang lama yaitu kak Nopelita, Meyne dan Marice juga kepada
kelompok PA yang baru yaitu Kak Happy dan dek Helmina.
11. Seluruh teman sekelasku terkhusus yang selalu bersama-sama denganku
berjuang dan berdoa yaitu Femmy Christiani Sitompul, Abdi Sara Elman
Janus Putra Hulu dan Nelly Yanthi Lambok Tambunan.
Penulis menyadari terdapat banyak kesalahan dalam penulisan Tugas Akhir
ini. Oleh karena itu, dengan tangan terbuka penulis menerima kritik dan saran
yang membangun.
Medan, 17 Juli 2013 Penulis
Maria Nia Astuti Zendrato NIM 1005092129
ABSTRAK
Surat adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan suatu pesan atau informasi dari satu pihak ke pihak lain dengan persyaratan tertentu. Fungsi surat adalah sebagai sarana komunikasi, wakil/duta organisasi, bahan bukti, sumber data, bahan pengingat, jaminan, alat promosi, dan alat untuk penghemat. Oleh karena itu penanganan surat sangat penting bagi perusahaan.
Data yang digunakan adalah data primer dan sekunder yang diperoleh melalui wawancara, observasi, dokumentasi, dan studi pustaka. Data kemudian dianalisis dengan menggunakan analisis deskriptif. Analisis deskriptif adalah suatu cara menganalisis data dengan menggambarkan data yang telah terkumpul dengan apa adanya dalam membuat suatu kesimpulan.
Prosedur penanganan surat keluar pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) adalah membuat konsep, menyusun anak surat, mengetik induk surat, penyerahan surat di bagian administrasi umum, pencatatan di agenda surat keluar, penandatanganan surat dan pengiriman surat.
ABSTRACT
A letter is a written communication tool that is used to convey a message or information from one party under certain conditions. Function of the letter is as a means of communication, representative / ambassador for the organization, material evidence, data sources, material reminders, insurance, promotional tools, and tools for saving. It is therefore very important for handling letter firms.
The data used are primary and secondary data obtained through interviews, observation, documentation, and literature. Data was analyzed using descriptive analysis. Descriptive analysis is a way of analyzing the data to describe the data that has been collected with what it is to make a conclusion.
Procedures for handling outgoing mail on PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) is a draft, compose a letter, typed letter, letter delivery in public administration, record keeping on the agenda letter out, signing and mailing a letter.
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR ... i ABSTRAK ... iii DAFTAR ISI ... v
DAFTAR LAMPIRAN ... viii
BAB 1 PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 3
1.3 Tujuan Penulisan ... 3
1.4 Manfaat Penulisan ... 3
1.5 Sistematika Penulisan ... 4
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ... 5
2.1 Pengertian Surat ... 5
2.2 Fungsi Surat ... 7
2.3 Penggunaan Surat ... 7
2.4 Persyaratan Surat ... 8
2.5 Bahasa Surat ... 9
2.6 Penanganan Surat Keluar ... 9
2.6.1 Penyiapan Konsep ... 10
2.6.2 Persetujuan Konsep ... 11
2.6.4 Pengetikan Konsep Surat ... 12
2.6.5 Penandatanganan Surat ... 12
2.6.6 Pencatatan Surat Keluar ... 12
2.6.7 Pengiriman Surat ... 12
BAB 3 METODE PENELITIAN ... 14
3.1 Cara Pengumpul Data ... 14
3.2 Jenis Sumber Data ... 15
3.3 Teknik Analisis Data ... 15
BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN ... 17
4.1 Gambaran Umum Perusahaan ... 17
4.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan ... 17
4.1.2 Struktur Organisasi ... 20
4.2 Penanganan Surat Keluar ... 30
4.2.1 Membuat Konsep Surat ... 31
4.2.2 Menyusun Anak Surat ... 31
4.2.3 Mengetik Induk Surat ... 31
4.2.4 Penyerahan Surat di Bagian Administrasi Umum ... 31
4.2.5 Pencatatan di Agenda Surat Keluar ... 32
4.2.6 Penandatanganan Surat ... 32
4.2.7 Pengiriman Surat ... 32
4.2.8 Perbandingan ... 33
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN ... 35
5.1 Simpulan ... 35
5.2 Saran ... 35
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran1: Struktur Organisasi Perusahaan.
Lampiran 2: Skema Sistem Administrasi Perkantoran Perusahaan.
Lampiran 3: Disposisi Bagian Tata Usaha Perkantoran DITPUM.
Lampiran 4: Disposisi Senior Menejer Umum.
Lampiran 5: Contoh Surat Keluar Perihal Penyampaian data Kerjasama Usaha.
Lampiran 6: Contoh Surat Keluar Perihal Penggantian Tenaga Satpam.
Lampiran 7: Contoh Surat Keluar Perihal Pemansangan Infocus Permanen dan
Pemasangan Layar Screen Permanen.
Lampiran 8: Nota Dinas Perihal Ketertiban di Lingkungan Kantor Pusat
Pelabuhan Indonesia I (Persero).
Lampiran 9: Nota Dinas Perihal Penetapan SKPJ.
Lampiran 10: Nota Dinas Perihal Pembayaran Rekening Air.
Lampiran 11: Contoh Kartu Dossier yang Telah Berisi.
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam setiap kegiatan di perusahaan diperlukan komunikasi yang baik agar
aktifitas yang dilaksanakan bisa berjalan dengan baik. Komunikasi merupakan
alat untuk terjadinya kerjasama yang baik dalam menyelesaikan pekerajaan
secara efektif. Dengan adanya komunikasi yang baik, kemauan, pendapat, serta
maksud dari suatu pihak kepada pihak yang lain bisa bertemu, sehingga tanpa
adanya komunikasi akan sulit dicapai kerjasama yang baik antar perusahaan baik
internal maupun ekseternal.
Secara garis besar, komunikasi dapat dibedakan atas dua bagian yaitu
komunikasi lisan dan komunikasi tulisan. Komunikasi lisan dapat dilakukan
dengan berbicara dan bertatap muka secara langsung dengan lawan bicara atau
melalui telepon yang saat ini sudah banyak digunakan sedangkan komunikasi
tulisan dapat dilakukan melalui surat.
Surat merupakan salah satu contoh komunikasi tertulis yang sampai saat
ini masih digunakan untuk menyampaikan suatu pesan atau informasi dari pihak
yang satu ke pihak yang lain. Meskipun dewasa ini zaman telah maju yang
ditandai dengan hadirnya perangkat atau peralatan komunikasi yang canggih,
namun sebagian besar kegiatan komunikasi tertulis masih dilakukan dalam bentuk
surat menyurat, bahkan kecanggihan alat komunikasi tersebut tidak mampu
menggeser kedudukan dan peranan surat dalam melakukan hubungan
komunikasi antara seseorang dengan orang lain, perusahaan/organisasi, dan
Surat juga dianggap sebagai data yang otentik untuk suatu kejadian atau
peristiwa. Selain itu, surat memiliki keunggulan yang tidak dimiliki oleh alat
komunikasi lisan yaitu adanya bukti berupa tulisan “hitam diatas putih”, sehingga
orang harus memakai surat sebagai alat komunikasi.
PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) adalah salah satu perusahaan besar
yang bergerak dibidang jasa yang tidak lepas dari kegiatan surat menyurat. Oleh
sebab itu, penulis membuat dan menyajikan judul: “Analisis Penanganan Surat
Keluar Pada PT Pelabuhan Indonesia I (PERSERO)”. Pertimbangan yang penulis
ambil dalam memilih judul tersebut adalah:
a. Menerapkan ilmu pengetahuan dan keterampilan dalam kegiatan surat
menyurat
b. Mengetahui sampai sejauh mana perbandingan antara teori yang diperoleh
selama dalam bangku perkuliahan dengan keadaan yang sebenarnya pada
perusahaan khususnya dalam bidang kesekretarisan dan administrasi
perkantoran.
c. Mengetahui bagaimana sebenarnya fungsi surat tersebut dan sejauh mana
pentingnya peranan surat bagi kemajuan dan kelancaran tugas pada
perusahaan.
1.2 Rumusan Masalah
Pada pembuatan Tugas Akhir ini yang akan dibahas adalah tentang
bagaimana pelaksanaan penanganan surat keluar pada kantor PT Pelabuhan
Indonesia I (Persero). Dalam hal ini akan diuraikan bagaimana kegiatan dan
penanganan surat keluar pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) hingga
merupakan masalah yang paling sering menjadi permasalahan didalam dunia
administrasi perkantoran.
1.3 Tujuan Penulisan
Tujuan penulisan Tugas Akhir ini yaitu agar penulis mampu mengetahui
tentang prosedur penanganan surat keluar dengan baik dan benar.
1.4 Manfaat Penulisan
Manfaat dari penulisan Tugas Akhir ini adalah:
1. Menambah wawasan dan mengembangkan keterampilan penulis mengenai
cara penanganan surat keluar yang baik dan benar
2. Sebagai masukan untuk memperlancar kegiatan perusahaan dalam
penanganan surat keluar
3. Memberikan informasi kepada pembaca mengenai penanganan surat keluar
4. Membandingkan ilmu yang telah dipelajari oleh penulis selama perkuliahan
dengan Praktik Kerja Lapangan yang telah diamati penulis selama mengikuti
Praktik Kerja Lapangan di PT Pelabuhan Indonesia I (Persero).
1.5 Sistematika Penulisan
Adapun yang terkandung di dalam Tugas Akhir ini dapat dilihat secara
sistematis seperti dibawah ini:
BAB 1 PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan mengenai latar belakan pemilihan judul, rumusan
masalah, tujuan penulisan, manfaat penulisan dan sistematika penulisan.
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA
Dalam bab ini diuraikan secara teoritis mengenai pengertian surat, fungsi
surat, penggunaan surat, persyaratan surat, bahasa surat serta penanganan surat
BAB 3 METODE PENELITIAN
Dalam bab ini menerangkan tentang metode-metode yang digunakan
penulis dalam melakukan penelitian. Dalam penulisan Tugas Akhir ini penelitian
terdiri atas tiga yaitu cara pengumpulan data, jenis sumber data dan teknik
analisis data.
BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada bab ini menguraikan tentang gambaran umum perusahaan dan
pembahasan mengenai penanganan surat keluar.
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini penulis memberikan suatu simpulan dari keseluruhan Tugas Akhir ini, kemudian memberikan beberapa saran yang dapat bermanfaat dan berguna bagi perusahaan dan pembaca
