30 3.1.Tinjauan Perusahaan
Dalam tinjauan perusahaan ini berisi sejarah perusahaan, struktur organisasi, serta tugas dan fungsi dari masing-masing bagian yang ada di dalam perusahaan.
3.1.1. Sejarah perusahaan
Kecamatan kotabaru adalah salah satu kecamatan dari 30 kecamatan yang berada di wilayah kabupaten karawang, jawa barat yang membawahi 9 desa dan meliputi 33 dusun. Jarak kecamatan ke ibu kota kabupaten kurang lebih 25 km, merupakan kecamatan pemekaran dari kecamatan jatisari dan kecamatan cikampek, berdasarkan peraturan daerah nomor 3 tahun 2003 yaitu tentang pembentukan dan pemekaran kecamatan, dan diresmikan pada tanggal 3 juni 2003 oleh bupati karawang dengan batas-batas wilayah sebelah utara merupakan kecamatan tirtamulya, sebelah selatan dengan kecamatan bungursari (kabupaten purwakarta), sebelah barat dangan kecamatan cikampek, dan sebelah timur berbatasan langsung dengan kecamatan jatisari. Pusat pemerintahan kecamatan kotabaru terdapat di desa wancimekar, kecamatan ini termasuk kecamatan dengan penduduk terbanyak dan kecamatan dengan kepadatan tinggi di kabupaten karawang, maka kecamatan kotabaru akan dimasukkan dalam kota rencana cikampek yang akan dimekarkan dari kabupaten karawang bersama 4 kecamatan lain yaitu kecamatan purwasari, kecamatan cikampek, kecamatan tirtamulya, dan kecamatan jatisari.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi A. Struktur Organisasi
Sebagaimana diketahui bahwa struktur organisasi adalah penggambaran secara grafik struktur kerja dari suatu organisasi, penggambaran ini dimaksudkan untuk mempermudah dalam koordinasi dalam setiap bagian dari satuan kerja personil dalam melakukan fungsi dari organisasi kecamatan. Adapun penggambaran struktur organisasi pada kantor kecamatan kotabaru adalah :
Sumber: Kantor Kecamatan Kotabaru Kabupaten Karawang Gambar III.1.
Struktur Organisasi kantor kecamatan kotabaru
B. Fungsi-Fungsi
Adapun fungsi-fungsi dari struktur organisasi yang berada di kantor kecamatan kotabaru, sebagai berikut :
1. Camat
b. Melakukan koordinasi terkait dengan upaya penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum
c. Melakukan koordinasi terkait dengan penerapan serta penegakan peraturan perundang-undangan
d. Melakukan koordinasi terkait dengan pelaksanaan pemeliharaan prasarana serta fasilitas pelayanan umum
e. Melakukan koordinasi terkait penyelenggaraan kegiatan pemerintahan di tingkat kecamatan
f. Melakukan pembinaan terkait dengan penyelenggaraan pemerintahan desa atau kelurahan
g. Melakukan pelayanan terhadap masyarakat yang menjadi ruang lingkup tugasnya atau yang belum dapat dilaksanakan oleh pemerintahan desa atau kelurahan
2. Sekretaris camat
a. Sebagai penyelenggara administrasi perkantoran, kepegawaian, serta keuangan di tingkat kecamatan
b. Sebagai penyelenggara urusan umum dan perlengkapan, serta keprotokolan dan hubungan masyarakat
c. Sebagai penyelenggara ketatalaksanaan, kearsipan, dan perpustakaan
d. Sebagai pelaksana koordinasi, pembinaan, pengendalian, evaluasi, serta pelaporan kegiatan unit kerja
3. Kasubag umum program dan pelaporan
a. Sebagai pelaksana dalam menyiapkan penyusunan rencana kerja anggaran maupun program kerja tahunan di tingkat kecamatan
b. Sebagai pelaksana dalam menyiapkan bahan pedoman serta petunjuk teknis di bidang perencanaan dan keuangan
c. Sebagai pelaksana dalam penyiapan bahan penyusun rencana strategis, rencana kerja tahunan, serta penetapan kinerja di lingkup kecamatan
d. Sebagai pelaksana penyiapan bahan koordinasi dan konsultasi di bidang perencanaan dan keuangan
e. Sebagai pelaksana pengelolaan keuangan
f. Pengkoordinasian pelaksanaan tugas pemegang kas
g. Sebagai koordinasi dalam meyusun laporan keuangan dan pelaksanaan kegiatan
h. Sebagai pelaksanaan dalam memonitoring evaluasi serta pelaksanaan tugas sub bagian
i. Sebagai pelaksana tugas-tugas lain yang dilimpahkan atasan berdasar bidang tugasnya.
4. Kasubag kepegawaian dan keuangan
a. Sebagai penyusun rencana kerja anggaran maupun rencana kerja sub bagian b. Menyiapkan petunjuk teknis serta pedoman terhadap pengelolaan
administrasi
c. Menyiapkan bahan konsultasi serta koordinasi dalam rangka penyelenggaraan kergiatan administrasi
d. Sebagai pengumpul, pengolah,serta penganalisa data kebutuhan perlengkapan
e. Sebagai pelaksana terkait pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, serta pemeliharaan perlengkapan atau inventaris kantor sesuai dengan peraturan perundang-undangan
f. Sebagai penyelenggara terkait pelayanan administrasi kepegawaian
g. Menyiapkan petunjuk teknis serta pedoman terkait pembinaan PNS di wilayah kecamatan
h. Sebagai koordinator pelaksana tugas bendaharawan barang
i. Sebagai pelaksana dalam memonitoring, mengevaluasi, serta melaporkan pelaksanaan tugas sub bagian
j. Sebagai pelaksana tugas-tugas lain yang dilimpahkan atasan sesuai dengan bidang tugasnya.
5. Kepala seksi pemerintahan
a. Sebagai penyusun RKA dan program kerja seksi
b. Pelaksanaan persiapan bahan pedoman dan petunjuk teknis pengelolaan dan pelayanan administrasi pemerintah, kependudukan dan pertahanan.
c. Pelaksanaan penyiapan bahan koordinasi dan konsultasi bidang administrasi pemerintahan, kependudukan, dan pertanahan.
d. Pelaksana pembina, pengendalian, serta pengawasan bidang administrasi pemerintah, kependudukan, dan pertanahan.
e. Fasilitator pelaksanaan kebijakan daerah bidang administrasi pemerintah, kependudukan, dan pertanahan.
f. Pembina pelaksanaan kegiatan administrasi pemerintah, kependudukan, dan pertanahan.
g. Pelaksana dalam memonitoring, mengevaluasi, serta melaporkan kegiatan tugas seksi.
h. Sebagai pelaksana tugas-tugas lain yang dilimpahkan atasan sesuai bidang kerjanya.
6. Kepala seksi trantib
a. Penyusun RKA dan program kerja seksi
b. Pelaksana penyiapan bahan pedoman serta petunjuk teknis pembinaan ketentraman dan ketertiban masyarakat
c. Pelaksana dalam penyiapan bahan koordinasi serta konsultasi pembinaan ketentraman dan ketertiban masyarakat.
d. Pelaksana pembinaan, pengawasan, serta pengendalian ketentraman dan ketertiban masyarakat.
e. Pengumpul, pengolah, dan penganalisa data bidang ketentraman dan ketertiban masyarakat.
f. Fasilitator penerapan dan penegakan peraturan perundang-undangan wilayah kecamatan.
g. Pelaksana dalam memonitoring, mengevaluasi, serta melaporkan kegiatan tugas seksi.
h. Sebagai pelaksana tugas-tugas lain yang dilimpahkan atasan sesuai bidang kerjanya.
7. Kepala seksi ekbang
a. menyusun rencana kerja Seksi Ekonomi dan Pembangunan.
b. mengumpulkan dan mengolah data dan informasi yang berhubungan dengan bidang ekonomi dan pembangunan, sarana prasarana fisik perekonomian dan produksi, serta pembinaan pembangunan lingkungan hidup.
c. menyiapkan bahan fasilitasi dan koordinasi penyelenggaraan pembangunan di wilayah kerjanya.
d. melakukan pembinaan dan pengembangan serta pemantauan kegiatan perindustrian, perdagangan, pertambangan, kepariwisataan, perkoperasian, Usaha Kecil Menengah (UKM) dan golongan ekonomi lemah, peternakan, pertanian, perkebunan dan perikanan.
e. menyiapkan bahan koordinasi dengan unit kerja terkait/instansi terkait dalam hal pencegahan atas pengambilan sumber daya alam tanpa ijin dan dapat mengganggu serta membahayakan lingkungan hidup
f. menyiapkan bahan kerjasama pelaksanaan pembangunan swadaya masyarakat dan penyelenggaraan kerjasama antar Desa.
g. menyusun program, mengatur dan mengevaluasi usulan-usulan pembangunan untuk diteruskan kepada Pemerintah Daerah.
h. memfasilitasi Lembaga Pemberdayaan Masyarakat dalam menyusun program pembangunan serta memilih dan menentukan jenis mata pencaharian yang akan dikembangkan.
i. melaksanakan kegiatan yang berkaitan dengan pencapaian penerimaan Pajak Bumi dan Bangunan serta penerimaan Pendapatan Asli Daerah lainnya.
j. menyusun perencanaan pembangunan desa dan masyarakat desa tingkat kecamatan serta pembangunan partisifatif tingkat kecamatan.
k. menyiapkan bahan dan menyusun petunjuk teknis/operasional pelaksanaan bimbingan dan motivasi untuk peningkatan pengetahuan dan keterampilan serta kesadaran dan tanggung jawab masyarakat dalam pengembangan swadaya masyarakat/peningkatan swadaya gotong royong.
l. melaksanakan bimbingan teknis/penyuluhan dan pemantauan pelaksanaan peningkatan pengetahuan dan keterampilan masyarakat dan pengembangan swadaya masyarakat dalam pembangunan.
m. melakukan pengendalian, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan rencanapembangunan desa.
n. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Camat sesuai dengan bidang tugas.
8. Kepala seksi kesos
a. Sebagai penyusun RKA dan program kerja seksi.
b. Pelaksana persiapan bahan koordinasi serta konsultasi di bidang sosial dan pemberdayaan masyarakat.
c. Pelaksana pembinaan, pengendalian, serta pengawasan bidang sosial dan pemberdayaan masyarakat.
d. Pengumpul, pengolah, serta penganalisa data bidang sosial dan pemberdayaan masyarakat.
e. Pelaksana penyiapan bahan koordinasi dalam Musyawarah pembangunan bermitra masyarakat.
f. Fasilitator pelaksanaan kebijakan daerah bidang sosial dan pemberdayaan masyarakat.
g. Pembina dan koordinator pelaksanaan kegiatan sosial dan pemberdayaan masyarakat di kelurahan.
h. Pelaksana dalam memonitoring, mengevaluasi, serta melaporkan kegiatan tugas seksi.
i. Sebagai pelaksana tugas-tugas lain yang dilimpahkan atasan sesuai bidang kerjanya.
9. Kasi pelayanan umum
a. menyusun rencana kerja Seksi Pelayanan Umum.
b. mengumpulkan dan mengolah data dan informasi yang berhubungan dengan Seksi Pelayanan Umum.
c. mengumpulkan, pengolahan dan penyusunan data sebagai bahan pelayanan umum.
d. mengumpulan dan pengolahan data dalam rangka perencanaan program dan kegiatan peningkatan kualitas pelayanan umum di tingkat Kecamatan.
e. melaksanakan pelayanan umum di tingkat kecamatan di bidang perizinan, non perizinan dan administratif lain sesuai kewenangannya mulai dari penerimaan dokumen/berkas permohonan serta penyampaian kembali dokumen/berkas kepada pemohon.
f. mengelola keuangan daerah dari pelayanan umum yang menghasilkan pendapatan Daerah.
h. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Camat sesuai tugas dan fungsinya.
10. Kelompok jabatan fungsional umum
a. Kelompok Jabatan Fungsional sebagaimana dimaksud diatas, terdiri dari sejumlah tenaga dalam jenjang jabatan sesuai dengan keahliannya.
b. Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang tenaga fungsional senior yang ditunjuk dan bertanggung jawab kepada Camat.
c. Jumlah Jabatan Fungsional sebagaimana dimaksud diatas, ditentukan berdasarkan kebutuhan dan beban kerja.
3.2.Prosedur Sistem Berjalan
Pengolahan data yang di pakai pada kecamatan kotabaru masih menggunakan pengolahan data secara manual, ada beberapa tahap untuk melakukan pendaftaran pembuatan kartu pencari kerja, tahap yang harus dilakukan sebagai berikut :
1. Proses Pendaftaran
Calon pencari kerja memberikan semua dokumen persyaratan dengan lengkap kepada bagian pelayanan kecamatan yang berisi fotocopy ktp, fotocopy kk (kartu keluarga), fotocopy ijazah pendidikan terakhir, dan pas foto berukuran 2x3 sebanyak 2 lembar, jika persyaratan tersebut lengkap maka di proses jika persyaratan tidak lengkap maka di kembalikan dan harus di lengkapi terlebih dahulu.
Setelah calon pencari kerja sudah memberikan dokumen persyaratan yang sudah memenuhi syarat, tahap selanjutnya maka pegawai kecamatan yang bertugas menginput data identitas pendaftar untuk membuat kartu pencari kerja menggunakan Microsoft Word dengan format kartu pencari kerja yang sudah tersedia, setelah itu mencetak blangko kartu kuning, selanjutnya kartu pencari kerja akan di tandatangani oleh pihak yang bertanggung jawab atau disebut petugas kasi pelayanan umum dan diberi stempel oleh pegawai kecamatan.
3. Proses Registrasi
Setelah kartu pencari kerja sudah di tandatangani maka pegawai kecamatan akan memberikan stempel juga registrasi data diri pendaftar untuk sebagai arsip agar data tersebut tidak hilang atau tidak sulit di temukan kembali data-datanya jika ingin di periksa kembali setelah melakukan registrasi maka pegawai memberikan kartu pencari kerja tersebut kepada pendaftar.
4. Proses pembuatan laporan
Untuk laporan dibuat persatu bulan sekali dan persatu tahun, untuk pembuatan laporan masing-masing sub bagian dan bagian kasi pelayanan umum akan melakukan pembuatan laporan kartu kuning, jika sudah dibuat laporan tersebut maka laporan akan diperiksa terlebih dahulu oleh bagian camat, jika sudah benar laporan tersebut disimpan dan digabung menjadi laporan persatu tahun, lalu bagian inspektorat mendatangi kantor kecamatan kotabaru untuk memeriksa laporan pertahun masing-masing
sub bagian, jika sudah di periksa lalu di tandatangani oleh pihak inspektorat dan pihak kantor kecamatan kotabaru.
3.3. Activity Diagram
Sumber : Hasil Riset Dari Kantor Kecamatan Kotabaru Gambar III.2
Sumber : Hasil Riset Dari Kantor Kecamatan Kotabaru Gambar III.3
Activity Diagram Sistem Berjalan
3.4. Spesifikasi Dokumen Masukan
Berikut adalah dokumen masukan sistem berjalan A. Dokumen Masukan
1. Nama Dokumen : Fotocopy Ijazah
Fungsi : sebagai identitas pendaftar dan arsip
Sumber : Pendaftar
Tujuan : Administrasi kartu pencari kerja
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap pembuatan kartu pencari kerja
Bentuk : Lihat Lampiran A.1
2. Nama Dokumen : Fotocopy KTP
Fungsi : sebagai identitas pendaftar dan arsip Sumber : Pendaftar
Tujuan : Administrasi kartu pencari kerja
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap pembuatan kartu pencari kerja Bentuk : Lihat Lampiran A.2
3. Nama Dokumen : Fotocopy Kartu Keluarga
Fungsi : sebagai identitas pendaftar dan arsip Sumber : Pendaftar
Tujuan : Administrasi kartu pencari kerja
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap pembuatan kartu pencari kerja Bentuk : Lihat Lampiran A.3
4. Nama Dokumen : Pas Foto 2x3
Fungsi : sebagai identitas pendaftar dan arsip Sumber : Pendaftar
Tujuan : Administrasi kartu pencari kerja Media : Kertas Foto
Jumlah : 2 Lembar
Frekuensi : Setiap pembuatan kartu pencari kerja Bentuk : Lihat Lampiran A.4
3.5. Spesifikasi Dokumen Keluaran
Berikut adalah spesifikasi dokumen keluaran pada pembuatan kartu pencari kerja:
B. Dokumen Keluaran
1. Nama Dokumen : Kartu tanda pencari kerja Fungsi : Syarat pencari kerja
Sumber : Administrasi kartu pencari kerja Tujuan : Pendaftar
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap pembuatan kartu pencari kerja Bentuk : Lihat Lampiran B.1
3.6.Permasalahan Pokok
Berdasarkan Penelitian yang dilakukan oleh penulis di Kantor camat kota baru, terdapat beberapa masalah, adapun masalah-masalah yang ditemukan yaitu : 1. Pada proses menginput identitas pendaftar pembuatan kartu pencari kerja
masih menggunakan Microsoft Word, sehingga saat terjadi kesalahan dalam penulisan identitas pendaftar membuat pelayanan menjadi lama karena harus menginput data kembali.
2. Pada proses pendataan registrasi pendaftar masih menggunakan teknik penulisan sehingga petugas harus berulang kali mencatat dibuku jika terjadinya hilangnya dokumen tersebut.
3. Pada saat memberikan laporan masih menggunakan pencatatan buku yang kurang efektif sehingga harus mendata ulang sebelum diberikan kepada kepala kecamatan dan insfektorat.
4. Kurangnya fasilitas didalam kantor kecamatan
3.7. Pemecahan masalah
Setelah melihat berbagai masalah yang ada pada sistem berjalan, maka penulis menganjurkan alternatif pemecahan masalah. Adapun bentuk pemecahan masalah :
1. Solusi dari permasalahan menginput identitas tersebut dengan menggunakan perancangan sistem informasi berbasis web, sehingga memudahkan pegawai dalam pelayanan pembuatan kartu pencari kerja
2. Pada proses pendataan registrasi masih menggunakan teknik penulisan maka penulis memberikan solusi agar lebih beralih menggunakan sistem
yang sudah terkomputerisasi dan pembuatan duplikat dokumen kartu pencari kerja.
3. Pada saat memberikan laporan masih berupa pencatatan di buku atau cetak maka dari itu penulis mempunyai solusi agar menggunakan sistem terkomputerisasi dibuatkan suatu sistem sehingga dapat melakukan pengiriman laporan dan suatu kegiatan agar lebih efektif dan efisien pada kantor kecamatan kotabaru ini, bisa juga menggunakan database untuk penyimpanan data pemohon dan kemudian akan dijadikan sebuah laporan untuk diberikan kepada kepala kecamatan dan insfektorat.
4. Jika dalam kekurangan fasilitas di dalam kantor kecamatan kotabaru agar lebih di perhatikan lagi oleh pihak yang mengatur dalam segala kekurangan di kecamatan kotabaru tersebut.
