BIDANG MUTASI DAN STATUS KEPEGAWAIAN
KANTOR REGIONAL II BKN SURABAYA
TAHUN 2014
KANTOR REGIONAL II BKN SURABAYA
Jl. Letjen S. Parman No.6, Sidoarjo
Telp. (031) 8533341, Fax. (031) 8530696
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
PENETAPAN SURAT KEPUTUSAN
PINDAH INSTANSI
KANTOR REGIONAL II BKN SURABAYA
TAHUN 2014
KANTOR REGIONAL II BKN SURABAYA
Jl. Letjen S. Parman No.6, Sidoarjo
Telp. (031) 8533341, Fax. (031) 8530696
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
DI LINGKUNGAN KANTOR REGIONAL II BKN SURABAYA
TAHUN 2014
Surabaya, Desember 2014
DARMANTO, SH. MSi
NIP. 195607081984031001
KANTOR REGIONAL II BKN SURABAYA
Jl. Letjen S. Parman No.6, Sidoarjo
Telp. (031) 8533341, Fax. (031) 8530696
KANTOR REGIONAL II
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
Nomor
:
Tanggal Pembuatan
:
Tanggal Revisi
:
Tanggal Efektif
:
Disahkan oleh
Kepala Kantor Regional II
Badan Kepegawaian Negara
DARMANTO, SH. MSi
NIP. 195607081984031001
NAMA SOP
Penetapan Surat Keputusan Pindah InstansiDASAR HUKUM :
KUALIFIKASI PELAKSANA :
1. Undang-undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara;
2. PP No. 11 Tahun 2002 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 98 Tahun 2000 Tentang Pengadaan Pegawai Negeri Sipil.
3. PP No. 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan Pemindahan dan Pemberhentian PNS
4. Surat Sekretaris Utama BKN Nomor 51A/SESMA/XII/2003 tentang Standarisasi Formulir Kepegawaian.
5. KeputusanKepala BKN Nomor 70 tahun 2003 Tentang Pendelegasian Wewenang Kepada Kepala Kantor Regional BKN untuk Menetapkan Surat KeputusandanPersetujuanTeknisTentangMutasi & Status KepegawaianKepegawaianPegawaiNegeriSipil.
6. Keputusan Kepala BKN Nomor 59/KEP/2001 tanggal 27 Agustus 2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Regional BKN;
1. Memahami peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian
2. Mengetahui tugas, fungsi sistem dan prosedur penetapan SuratKeputusanPindahInstansi
3. Mampu memproses usul Pindah Instansi
KETERKAITAN :
PERALATAN / PERLENGKAPAN :
1. SOP Perencanaan Operasional Bidang 2. SOP Pelaporan
1. Peraturan Perundang-Undangan Bidang Kepegawaian 2. Rencana dan Realisasi Kegiatan
3. Alat Tulis Kantor 4. Komputer dan printer
PERINGATAN :
PENCATATAN DAN PENDATAAN :
Penetapan Surat Keputusan Pindah instansi di luar kewenangan yang dimiliki berakibat produk surat keputusan
Pindah Instansi
menjadi tidak sah.Data fisik dan elektronik
No Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Ket. PPT Kepala Seksi Verifikasi dan Pelaporan Mutasi & Status Kepegawaian dan Status Kepegawaian Pemroses Mutasi & Status Kepegawa ian Kepeg di Seksi Verifikasi dan Pelaporan Mutasi &
Kasi Mutasi & Status Kepegawaian Instansi Vertikal & Prov, Seksi Mutasi & Status Kepegawaian Instansi Pemroses Mutasi & Status Kepegaw aian /Analis Pengo lah data Kepeg Kabid Kaka nreg keleng
Status Kepegawa ian dan Status Kepegawa ian Kab/Kota, & Seksi Status Kepegawaian
1 Petugas di Pusat Pelayanan Terpadu (PPT) menerima berkas usul, melakukan validasi berkas dengan menghitung dan mencocokan jumlah usul dengan data yang ada di Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian (SAPK), dan mendistribusikan kepada Kepala Seksi Verifikasi dan Pelaporan Mutasi & Status Kepegawaian dan Status Kepegawaian
Suratu sul Nomin atif 5 menit /Penga ntar Berkas usul yg telah dihituj mlnya
2 Kepala Seksi Verifikasi dan Pelaporan Mutasi & Status Kepegawaian dan Status Kepegawaian menerima berkas usul masuk dan menyerahkan kepada Pemroses Mutasi & Status Kepegawaian Kepegawaian untuk dicatat dalam buku agenda Penerimaan
Berkas usul 5 menit /Penga ntar Disposi si
3 Pemroses Mutasi & Status Kepegawaian Kepegawaian mencatat dalam buku agenda Penerimaan, memberikan nomor serta tanggal agenda pada berkas usul Penetapan Surat Keputusan Pindah Instansi per Kabupaten/Kota/Provinsi/Instansi Vertikal, mendokumentasikan surat pengantar dan nominatif dari instansi pengusul serta mendistribusikan kepada Kepala Seksi Mutasi & Status Kepegawaian Instansi Vertikal & Provinsi, Seksi Mutasi & Status Kepegawaian Instansi Kab/Kota, dan Seksi Status Kepegawaian Berkas usul PI Bukua gen da 3 menit /Berkas Berkas usul PI
4 Kepala Seksi Mutasi & Status Kepegawaian Instansi Vertikal & Provinsi, Seksi Mutasi & Status Kepegawaian Instansi Kab/Kota, dan Seksi Status Kepegawaian mendistribusikan berkas usul Pindah Instansi kepada Pemroses data Mutasi & Status Kepegawaian/Analis Kepegawaian untuk diperiksa
Dispos isi 1 menit /berkas Disposi si
5 Pemroses data Mutasi & Status Kepegawaian/Analis Kepegawaian meneliti dan memeriksa berkas nota usul, memilah berkas yang BTL dan TMS dan memberi paraf pada nota usul yang memenuhi syarat dan menyerahkan hasil pemeriksaan kepada Kepala Seksi Mutasi & Status Kepegawaian Instansi Vertikal & Provinsi, Seksi Mutasi & Status Kepegawaian Instansi Kab/Kota, dan Seksi Status Kepegawaian
Berkas usul 10menit /Berkas Berkasu sul PIygme menuhis rt
6 Kepala Seksi Mutasi & Status Kepegawaian Instansi Vertikal & Provinsi, Seksi Mutasi & Status Kepegawaian Instansi Kab/Kota, dan Seksi Status Kepegawaian memeriksa kembali berkas nota usul Pindah Instansi, memberi paraf pada nota yang memenuhi syarat dan menyerahkan kepada Pengolah data kepegawaian untuk di input dalam SAPK
Berkas usul 7menit /Berkas Berkas usul PIygm emenu hisyrt
7 Pengolah data kepegawaian menginput data, melakukan verifikasi dan validasi data hasil pemeriksaan dengan data yang ada dalam SAPK selanjutnya mencetak SK Pindah Instansi, serta menyerahkan kepada Kepala Seksi Mutasi & Status Kepegawaian Instansi Vertikal & Provinsi, Seksi Mutasi & Status Kepegawaian Instansi Kab/Kota, dan Seksi Status Kepegawaian Komp uter Jaring an 5 menit/ Berkas Berkas usul PIygtel ahdice tak
8 Kepala Seksi Mutasi & Status Kepegawaian Instansi Vertikal & Provinsi, Seksi Mutasi & Status Kepegawaian Instansi Kab/Kota, dan Seksi Status Kepegawaian menerima, memeriksa konsep SK Pindah Instansi selanjutnya disampaikan kepada Kepala Bidang Mutasi & Status Kepegawaian & Status Kepegawaian Konse p SK PI Spesi men 5 menit/ Berkas Konse p SK PI
9 Kepala Bidang Mutasi & Status Kepegawaian memeriksa, meneliti dan memberi paraf pada SK Pindah Instansi selanjutnya diserahkan kepada Kepala Seksi Verifikasi & Pelaporan Mutasi & Status Kepegawaian & Status Kepegawaian Konse p SK PI Spesi men 5 menit/ Berkas Konse p SKPI
10 Kepala Seksi Verifikasi & Pelaporan Mutasi & Status Kepegawaian & Status Kepegawaian menerima berkas SK Pindah Instansi yang sudah di paraf oleh Kepala Bidang untuk disampaikan kepada Kepala Kantor
Konse p SKPI 2menit /Berkas Konse p SKPI
11 Kepala Kantor memeriksa, meminta untuk memperbaiki dan/atau menandatangani SK Pindah Instansi dan menyerahkan kepada Kepala Seksi Verifikasi & Pelaporan Mutasi & Status Kepegawaian & Status Kepegawaian
Konse p SKPI 3menit /Berkas SK PI Berkas BTL/ TMS
12 Kepala Seksi Verifikasi & Pelaporan Mutasi & Status Kepegawaian & Status Kepegawaian menerima berkas SK Pindah Instansi dari Kepala Kantor dan menyerahkan ke Pemroses Mutasi & Status Kepegawaian Kepegawaian
Konse psurat
1menit Beritaa cara
13 Pemroses Mutasi & Status Kepegawaian Kepegawaian memberikan stempel dinas pada suratKeputusan yang telah memenuhi syarat, menghitung, memilah berkas sesuai tembusan untuk instansi dan unit terkait, memisahkan
SK PI Berita acara Dispos isi 2 menit Berkas ACC/ TMS/ BTL
IDENTIFIKASI KEGIATAN/PROSEDUR
A. IDENTIFIKASI KEGIATAN
1 Judul SOP
: Sop Penetapan Surat Keputusan Pindah Instansi
2 Jenis Kegiatan
: Rutin
3 Penanggung Jawab
: Kakanreg
4 a. Produk
: Kanreg
berkas yang tidak lengkap (BTL) dan tidak
memenuhi syarat (TMS) dan
menginformasikan kepada Pengolah data Verifikasi & Pelaporan Mutasi & Status Kepegawaian & Status Kepegawaian.
14 Pengolah data Verifikasi & Pelaporan Mutasi & Status Kepegawaian & Status Kepegawaian membuat konsep surat berita acara penyerahan dan surat pengembalian berkasusul yang (BTL) /(TMS), memberi nomor surat dan menyerahkan kepada Kepala Seksi Verifikasi & Pelaporan Mutasi & Status Kepegawaian & Status Kepegawaian
Konse pBerit aacara 5menit /penga ntar Beritaa cara
15 Kepala Seksi Verifikasi & Pelaporan Mutasi & Status Kepegawaian & Status Kepegawaian memeriksa dan/atau menandatangani berita acara penyerahan dan surat pengembalian berkas yang BTL dan TMS serta menyerahkan kepada Pemroses Mutasi & Status Kepegawaian Kepegawaian Berita acara SK PI 2menit /penga nta SK PI
16 Pemroses Mutasi & Status Kepegawaian Kepegawaian menerima, memberi stempel dinas dan menyerahkan kembali kepada Kepala Seksi Verifikasi & Pelaporan Mutasi & Status Kepegawaian & Status Kepegawaian
SK PI Stem peldin as 1menit /penga nta SK PI
17 Kepala Seksi Verifikasi & Pelaporan Mutasi & Status Kepegawaian & Status Kepegawaian memeriksa kembali dan menyerahkan SK Pindah Instansi dan berkas usul Pindah Instansi kepada instansi pengusul melalui Pusat Pelayanan Terpadu (PPT) SK PI Berita Acara 2 menit /penga nta SK PI Berita Acara
18 Instansi pengusul menandatangani berita acara penyerahan dan surat pengembalian berkas yang BTL/TMS
5 b. Kegiatan
: Kabid Mutasi & Status Kepegawaian
6 Scope/Ruang Lingkup
: Prov/Kab/Kota Dan Instansi Vertikal dii Wilayah Kerja Kantor Regional II BKN
B. IDENTIFIKASI KEGIATAN
1
Langkah Awal
:
Petugas di Pusat Pelayanan Terpadu menerima berkas usul, melakukan validasiberkasdengan menghitung danmencocokan jumlah usul dengan data yang ada di SAPK, dan mendistribusikan kepada Kepala Seksi Verifikasi & Pelaporan Mutasi & Status Kepegawaian & Status Kepegawaian
2
Langkah Utama
:
Kepala Bidang Mutasi & Status Kepegawaian memeriksa, meneliti dan memberi paraf pada SK Pindah Instansiselanjutnya diserahkan kepada Kepala Seksi Verifikasi & Pelaporan Mutasi & Status Kepegawaian & Status Kepegawaian
3
Langkah Akhir
:
Kepala Kantor memeriksa, meminta untuk memperbaiki dan/atau menandatangani SK Pindah Instansi danmenyerahkan kepada Kepala Seksi Verifikasi & Pelaporan Mutasi & Status Kepegawaian & Status Kepegawaian
C.
IDENTIFIKASI LANGKAH
1 Langkah Awal
1 Petugas di Pusat Pelayanan Terpadu menerima berkas usul, melakukanvalidasiberkasdengan menghitung dan mencocokan jumlah usuldengan data yang adadi SAPK, dan mendistribusikan kepada Kepala Seksi Verifikasi & Pelaporan Mutasi & Status Kepegawaian & Status Kepegawaian
2 Kepala Seksi AdministrasiMutasi & Status Kepegawaian menerima berkas usul masuk dan menyerahkan kepada Pemroses Mutasi & Status Kepegawaian Kepegawaian untuk dicatat dalam buku agenda Penerimaan 3 Pemroses Mutasi & Status Kepegawaian Kepegawaianmencatat dalam buku
agenda Penerimaan, memberikan nomor serta tanggal agenda pada berkas usul Penetapan Surat Keputusan Pindah Instansi per
Kabupaten/Kota/Provinsi/Instansi Vertikal, mendokumentasikan surat pengantar dan nominatif dari instansi pengusulsertamendistribusikan kepada kepada Seksi Mutasi & Status Kepegawaian I,II dan III.
2 LangkahUtama
1 Kepala Seksi Mutasi & Status Kepegawaian I, II dan III mendistribusikanberkas usul Pindah Instansi kepada Pemroses data Mutasi & Status Kepegawaian/Analis Kepegawaian untuk diperiksa
2 Pemroses data Mutasi & Status Kepegawaian/Analis Kepegawaian meneliti dan memeriksa berkas nota usul, memilah berkas yang BTL dan TMS dan memberi paraf pada nota usul yang memenuhi syarat dan menyerahkan hasil pemeriksaan kepada kepala Seksi Mutasi & Status KepegawaianI/II/III
3 Kepala Seksi Mutasi & Status Kepegawaian I, II dan III memeriksa kembali berkas nota usul Pindah Instansi, memberi paraf pada nota yang memenuhi
syarat dan menyerahkan kepada Pengolah data kepegawaian untuk di input dalam SAPK
4 Pengolah data kepegawaian menginput data, melakukan verifikasi dan validasi data hasil pemeriksaan dengan data yang ada dalam SAPK
selanjutnya mencetak SK Pindah Instansi, serta menyerahkan kepada Kepala Seksi Mutasi & Status Kepegawaian I/II/III
5 Kepala Seksi Mutasi & Status Kepegawaian I/II/III menerima,
memeriksakonsepSK Pindah Instansiselanjutnyadisampaikan kepada Kepala Bidang Mutasi & Status Kepegawaian
6 Kepala Bidang Mutasi & Status Kepegawaian memeriksa, meneliti dan memberi paraf pada SK Pindah Instansi selanjutnya diserahkan kepada Kepala Seksi Verifikasi & Pelaporan Mutasi & Status Kepegawaian & Status Kepegawaian
7 Kepala Seksi Verifikasi & Pelaporan Mutasi & Status Kepegawaian & Status Kepegawaian menerima berkas SK Pindah Instansi yang sudah di paraf oleh Kepala Bidang untuk disampaikan kepada Kepala Kantor
3 Langkah Akhir
1 Kepala Kantor memeriksa, meminta untuk memperbaiki dan/ataumenandatangani SK Pindah Instansi dan menyerahkan kepada Kepala Seksi Verifikasi & Pelaporan Mutasi & Status Kepegawaian & Status Kepegawaian 2 Kepala Seksi Verifikasi & Pelaporan Mutasi & Status Kepegawaian & Status
Kepegawaian menerima berkas SK Pindah Instansi dari Kepala Kantor dan menyerahkan ke Pemroses Mutasi & Status Kepegawaian Kepegawaian Pemroses Mutasi & Status Kepegawaian Kepegawaian memberikan stempel dinas pada suratKeputusan yang telah memenuhi syarat, menghitung, memilah berkas sesuai tembusan untuk instansi dan unit terkait,
memisahkan berkas yang tidak lengkap (BTL) dan tidak memenuhi syarat (TMS) dan menginformasikan kepada Pengolah data Verifikasi & Pelaporan Mutasi & Status Kepegawaian & Status Kepegawaian.
Pengolah data Verifikasi & Pelaporan Mutasi & Status Kepegawaian & Status Kepegawaian membuat konsep surat berita acara penyerahan dan surat pengembalian berkasusul yang (BTL) /(TMS), memberi nomor surat dan menyerahkan kepada Kepala Seksi Verifikasi & Pelaporan Mutasi & Status Kepegawaian & Status Kepegawaian
Kepala Seksi Verifikasi & Pelaporan Mutasi & Status Kepegawaian & Status Kepegawaian memeriksa dan/atau menandatangani berita acara
penyerahan dan surat pengembalian berkas yang BTL dan TMS serta
menyerahkan kepada Pemroses Mutasi & Status Kepegawaian Kepegawaian Pemroses Mutasi & Status Kepegawaian Kepegawaian menerima, memberi stempel dinas dan menyerahkan kembali kepada Kepala Seksi Verifikasi & Pelaporan Mutasi & Status Kepegawaian & Status Kepegawaian
Kepala Seksi Verifikasi & Pelaporan Mutasi & Status Kepegawaian & Status Kepegawaian memeriksa kembali dan menyerahkan SK Pindah Instansi dan berkas usul Pindah Instansi kepada instansi pengusul melalui Pusat
Pelayanan Terpadu (PPT)
Instansi pengusul menandatangani berita acara penyerahan dan surat pengembalian berkas yang BTL/TMS
DRAFT FLOWCHART
No Kegiatan Pelaksana Ket PPT Kasi Adm. Mutasi & Status Kepegawa ian Pemroses Mutasi & Status Kepegaw aian Kepeg Kasi Mutasi & Status Kepegawai an I,II dan III Pemrose s Mutasi & Status Kepegaw aian /Analis Peng olah data Kepeg Kabid Kakan reg1 Petugas di Pusat Pelayanan Terpadu menerima berkas usul, melakukan validasiberkasdengan menghitung dan mencocokan jumlah usuldengan data yang adadi SAPK, dan mendistribusikan kepada Kepala Seksi Verifikasi & Pelaporan Mutasi & Status Kepegawaian & Status Kepegawaian
X
2. Kepala Seksi AdministrasiMutasi & Status Kepegawaian menerima berkas usul masuk dan menyerahkan kepada Pemroses Mutasi & Status Kepegawaian Kepegawaian untuk dicatat dalam buku agenda Penerimaan
X
3. Pemroses Mutasi & Status Kepegawaian Kepegawaianmencatat dalam buku agenda Penerimaan, memberikan nomor serta tanggal agenda pada berkas usul Penetapan Surat Keputusan Pindah Instansi per Kabupaten/Kota/Provinsi/Instansi Vertikal, mendokumentasikan surat pengantar dan nominatif dari instansi pengusulsertamendistribusikan kepada kepada Seksi Mutasi & Status Kepegawaian I,II dan III.
X
4. Kepala Seksi Mutasi & Status Kepegawaian I, II dan III
mendistribusikan berkas usul Pindah Instansi kepada Pemroses data Mutasi & Status Kepegawaian/Analis Kepegawaian untuk diperiksa
X
5. Pemroses data Mutasi & Status Kepegawaian/Analis Kepegawaian
dan TMS dan memberi paraf pada nota usul yang memenuhi syarat dan menyerahkan hasil pemeriksaan kepada kepala Seksi Mutasi & Status KepegawaianI/II/III
6. Kepala Seksi Mutasi & Status Kepegawaian I, II dan III memeriksa kembali berkas nota usul Pindah Instansi, memberi paraf pada nota yang memenuhi syarat dan menyerahkan kepada Pengolah data kepegawaian untuk di input dalam SAPK
X
7. Pengolah data kepegawaian menginput data, melakukan verifikasi dan validasi data hasil pemeriksaan dengan data yang ada dalam SAPK selanjutnya mencetak SK Pindah Instansi, serta menyerahkan kepada Kepala Seksi Mutasi & Status Kepegawaian I/II/III
X
8. Kepala Seksi Mutasi & Status Kepegawaian I/II/III menerima, memeriksakonsepSK Pindah Instansiselanjutnyadisampaikan kepada
Kepala Bidang Mutasi & Status Kepegawaian
X
No Kegiatan Pelaksana Ket PPT Kasi Adm. Mutasi & Status Kepegawa ian Pemroses Mutasi & Status Kepegaw aian Kepeg Kasi Mutasi & Status Kepegawai an I,II dan III Pemrose s Mutasi & Status Kepegaw aian /Analis Peng olah data Kepeg Kabid Kakan reg
9. Kepala Bidang Mutasi & Status Kepegawaian memeriksa, meneliti dan memberi paraf pada SK Pindah Instansi selanjutnya diserahkan kepada Kepala Seksi Verifikasi & Pelaporan Mutasi & Status Kepegawaian & Status Kepegawaian
X
10 Kepala Seksi Verifikasi & Pelaporan Mutasi & Status Kepegawaian & Status Kepegawaian menerima berkas SK Pindah Instansi yang sudah di paraf oleh Kepala Bidang untuk disampaikan kepada Kepala Kantor
X
11 Kepala Kantor memeriksa, meminta untuk memperbaiki dan/atau menandatangani SK Pindah Instansi dan menyerahkan kepada Kepala Seksi Verifikasi & Pelaporan Mutasi & Status Kepegawaian & Status Kepegawaian
X
12 Kepala Seksi Verifikasi & Pelaporan Mutasi & Status Kepegawaian & Status Kepegawaian menerima berkas SK Pindah Instansi dari Kepala Kantor dan menyerahkan ke Pemroses Mutasi & Status Kepegawaian Kepegawaian
X
13 Pemroses Mutasi & Status Kepegawaian Kepegawaian memberikan stempel dinas pada suratKeputusan yang telah memenuhi syarat, menghitung, memilah berkas sesuai tembusan untuk instansi dan unit terkait, memisahkan berkas yang tidak lengkap (BTL) dan tidak memenuhi syarat (TMS) dan menginformasikan kepada Pengolah data Verifikasi & Pelaporan Mutasi & Status Kepegawaian & Status
Kepegawaian.
X
14 Pengolah data Verifikasi & Pelaporan Mutasi & Status Kepegawaian & Status Kepegawaian membuat konsep surat berita acara penyerahan dan surat pengembalian berkasusul yang (BTL) /(TMS), memberi nomor surat dan menyerahkan kepada Kepala Seksi Verifikasi & Pelaporan Mutasi & Status Kepegawaian & Status Kepegawaian
X
15 Kepala Seksi Verifikasi & Pelaporan Mutasi & Status Kepegawaian & Status Kepegawaian memeriksa dan/atau menandatangani berita acara penyerahan dan surat pengembalian berkas yang BTL dan TMS
serta menyerahkan kepada Pemroses Mutasi & Status Kepegawaian Kepegawaian
16 Pemroses Mutasi & Status Kepegawaian Kepegawaian menerima, memberi stempel dinas dan menyerahkan kembali kepada Kepala Seksi Verifikasi & Pelaporan Mutasi & Status Kepegawaian & Status Kepegawaian
X
17 Kepala Seksi Verifikasi & Pelaporan Mutasi & Status Kepegawaian & Status Kepegawaian memeriksa kembali dan menyerahkan SK Pindah Instansi dan berkas usul Pindah Instansi kepada instansi pengusul melalui Pusat Pelayanan Terpadu (PPT)
X
18 Instansi pengusul menandatangani berita acara penyerahan dan surat pengembalian berkas yang BTL/TMS