PT. BANGKITGIAT USAHA MANDIRI

(1)

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin Wakil Manajemen /Pengendali Dokumen PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri

Hal 1 dari 16 PROSEDUR

PENGENDALIAN DOKUMEN DAN DATA

NO. PSM/JKO-WKM/01

Status Dokumen

No. Distribusi

DISAHKAN

Pada tanggal 15 Februari 2013

Dimpos Giarto Valentino Tampubolon Direktur Utama

(2)

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin Wakil Manajemen/Pengendali Dokumen PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri

Hal 2 dari 16 FRM/JKO-WKM/15-00

07 Mei 2012 SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN

Tanggal Catatan Perubahan Alasan Perubahan

15/02/2013 Perubahan terjadi pada identitas Perusahaan berupa Logo

Prestasi Perusahaan memperoleh sertifikasi ISO 9001:2008 SMM

(3)

Hal 3 dari 16 1. Tujuan

1.1. Memberikan panduan dalam mengendalikan dokumen kepada seluruh jajaran di lingkungan PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri, agar dokumen yang digunakan untuk menyelenggarakan kegiatan dapat tersedia, terdokumentasi dan terkendali sehingga mudah dan cepat diperoleh bilamana diperlukan, terhindar dari penggunaan dokumen yang tidak sah/kadaluwarsa.

1.2. Terselenggaranya tertib administratif dalam aspek pengelolaan dokumen disemua lini di lingkungan perusahaan.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini mencakup kegiatan pengendalian dokumen mulai dari penerbitan, perubahan, pengendalian, dan identifikasi dokumen dan data di lingkungan PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri.

3. Pengertian/Definisi

3.1. Dokumen Mutu adalah dokumen yang digunakan sebagai acuan penerapan Sistem Manajemen Mutu di PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri. Dokumen mutu tersebut diantaranya : Pedoman Mutu, Prosedur, Rencana Mutu Pelaksanaan, Instruksi Kerja, Catatan Mutu, Standard Teknis Pekerjaan dan Material, Daftar Simak Pemeriksaan (Check List) 3.2. Dokumen Master adalah dokumen yang memiliki status sebagai

dokumen induk/pertama yang dikendalikan/disimpan oleh Pengendali Dokumen. Setiap jenis dokumen yang memiliki status “MASTER” hanya terdapat satu (1) untuk setiap jenis Dokumen SMM.

3.3. Dokumen Internal adalah dokumen yang dibuat dan ditetapkan oleh internal PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri, seperti Pedoman Mutu, Prosedur, Instruksi Kerja, Keputusan Direksi, Formulir, dan sebagainya. 3.4. Dokumen Eksternal adalah dokumen yang berasal dari luar PT.

Bangkitgiat Usaha Mandiri yang digunakan sebagai referensi dan acuan kerja, seperti standar nasional, standar internasional,

(4)

perundang-Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin Wakil Manajemen/Pengendali Dokumen PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri

Hal 4 dari 16 undangan, peraturan pemerintah, peraturan menteri, keputusan menteri, dan sebagainya.

3.5. Dokumen Terkendali adalah dokumen yang didistribusikan kepada pejabat/pegawai yang telah ditetapkan dan apabila terjadi perubahan atas dokumen tersebut maka pengendali dokumen berkewajiban menyampaikan perubahan terbaru serta menarik dokumen yang tidak berlaku atau tidak digunakan lagi.

3.6. Dokumen Tidak Terkendali (untuk informasi) adalah dokumen yang didistribusikan kepada personil tertentu yang sifatnya sebagai informasi. Apabila terjadi perubahan atas dokumen tersebut, Pengendali Dokumen tidak berkewajiban menyampaikan perubahannya.

3.7. Dokumen Kadaluarsa adalah dokumen yang tidak berlaku lagi. 3.8. PT. BUM : PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri

3.9. Direktur : Direktur PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri 4. Referensi

4.1. Pedoman Mutu (PDM/BUM/01)

4.2. SNI-ISO 9001 : 2008. Sistem Manajemen Mutu – Persyaratan. 5. Ketentuan Umum

5.1. Setiap pegawai berhak untuk mengusulkan penerbitan dokumen (prosedur, instruksi kerja, petunjuk pelaksanaan, formulir, dll) untuk menunjang terselenggaranya kegiatan secara konsisten dan efektif 5.2. Setiap dokumen yang beredar dipastikan harus memiliki status untuk

memberikan jaminan kepastian pemakaian yang sesuai kepada yang membutuhkan.

(5)

Hal 5 dari 16 6. Rincian Prosedur

6.1. Flowchart Kegiatan

(6)

Hal 6 dari 16 (2). Pengendalian Dokumen Eksternal

(7)

Hal 7 dari 16 6.2. Penjelasan Flowchart

(1). Penerbitan/perubahan dokumen Kegiatan 1

Konseptor/penyusun mengusulkan penerbitan/perubahan dokumen yang diperlukan untuk menunjang efektifitas dan konsistensi kegiatan. Membuat draft dokumen (prosedur, instruksi kerja/form, dsb) yang

akan digunakan sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan. Kegiatan 2

Atasan langsung penyusun/konseptor, memeriksa substansi draft dokumen mutu yang diusulkan (prosedur, instruksi kerja/form, dsb). Bilamana belum sesuai atau masih perlu diperbaiki maka draft dokumen mutu diserahkan kembali kepada penyusun untuk diperbaiki atau dilengkapi. Bilamana sudah sesuai maka diserahkan ke Wakil Manajemen. Kegiatan 3

Wakil Manajemen mempelajari dokumen yang diusulkan (Prosedur, Instruksi Kerja/Form, dsb)

Memeriksa kecukupan dokumen mutu berdasarkan kriteria sistem manajemen mutu yang digunakan.

Menetapkan apakah dokumen yang diusulkan perlu pembahasan dengan fungsi/subdit terkait atau tidak. Bila perlu, maka ditetapkan peserta dan tanggal pembahasan dokumen mutu tersebut.

Kegiatan 4.

Pengendali dokumen membuat undangan pembahasan dokumen mutu dan mendistribusikannya kepada peserta pembahasan yang ditetapkan. Kegiatan 5.

Wakil Manajemen memimpin rapat pembahasan dokumen mutu. Kegiatan 6.

Pengendali dokumen membuat risalah hasil pembahasan dokumen mutu Kegiatan 7.

Konseptor/penyusun, membuat dokumen mutu final mengacu pada hasil pembahasan

(8)

Hal 8 dari 16 Kegiatan 8.

Pengendali dokumen menetapkan identifikasi, status perubahan dan tanggal pemberlakuan dokumen. Tatacara identifikasi dan penomoran dokumen mengikuti ketentuan lampiran 1.

Kegiatan 9, 10, 11, 12

Proses penandatanganan dokumen mutu oleh konseptor, atasan langsung konseptor/wakil manajemen dan Direktur PT. BUM.

Kegiatan 13.

Wakil Manajemen menetapkan pejabat yang perlu mendapatkan dokumen status terkendali ataupun status untuk informasi.

Kegiatan 14.

Pengendali dokumen menggandakan (mengcopy) dokumen sesuai jumlah yang akan menerima dokumen.

Pengendali dokumen mendistribusikan dokumen mutu sesuai salinan yang ditetapkan.

Kegiatan 15.

Pengendali dokumen membuat daftar dokumen internal, daftar distribusi dokumen dan tanda terima pendistribusian dokumen.

(2). Pengendalian dokumen eksternal Kegiatan 1.

Pegawai menerima/memperoleh dokumen dari luar yang terkait dengan kegiatan PT. BUM

Menyampaikan kepada Direktur Kegiatan 2.

Direksi mempelajari substansi dokumen yang diterima dan membubuhkan disposisi atau catatan untuk ditindak lanjuti terhadap dokumen eksternal yang diterima.

(9)

Hal 9 dari 16 Kegiatan 3.

Wakil Manajemen mempelajari dokumen yang diterima dan menetapkan pejabat yang harus menerima dokumen tersebut.

Menetapkan apakah dokumen tersebut perlu disosialisasikan. Kegiatan 4.

Pengendali dokumen membuat undangan sosialisasi dan mendistribusikan kepada peserta yang harus mengikuti.

Kegiatan 5.

Direksi atau Wakil Manajemen atau General Manager memimpin sosialisasi dokumen.

Kegiatan 6.

Pengendali dokumen membuat risalah sosialisasi. Kegiatan 7.

Pengendali dokumen membubuhkan identifikasi dan melakukan pencatatan atas dokumen eksternal tersebut.

Kegiatan 8.

Pengendali dokumen mendistribusikan dokumen, membuat daftar dokumen eksternal dan tanda terima pendistribusian dokumen.

Memberikan identifikasi dalam daftar dokumen eksternal Melakukan penggandaan

Menetapkan status dokumen

Mendistribusikan hasil penggandaan kepada pejabat dan atau pegawai yang ditetapkan.

7. Daftar Dokumen Pendukung.

1). Daftar Induk Dokumen Internal (FRM/JKO-WKM/01) 2). Daftar Induk Dokumen Eksternal (FRM/JKO-WKM/02) 3). Daftar Induk formulir (FRM/JKO-WKM/03)

4). Usulan Penerbitan/Perubahan Dokumen. (FRM/JKO-WKM/04) 5). Tanda Terima Dokumen (FRM/JKO-WKM/05)

(10)

Hal 10 dari 16 8. Lampiran

8.1. Format Isi Dan Layout Dokumen (Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja Dan Formulir)

8.1.1. Identifikasi Jenis Dokumen.

(1). Identifikasi masing-masing jenis dokumen sebagai berikut :

JENIS DOKUMEN KODE

Pedoman Mutu PDM

Prosedur Mutu PSM

Instruksi Kerja ISK

Formulir FRM

(2). Identifikasi masing-masing Bidang sebagai pemilik, penanggung jawab pedoman, prosedur, instruksi kerja dan formulir ditulis dalam bentuk singkatan (diusahakan 3 digit). Contoh :

UNIT KERJA KODE

PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri BUM

Kantor Pusat JKO

Agronomi AGR

Divisi Human Resources and Development HRD

Pabrik Kelapa Sawit PKS

Unit Proses PKS PRS

Unit Laboratorium PKS LAB

Unit Maintenance PKS MTC

Unit Tata Usaha PKS KTU

State Plantation/Kebun KBN

Bagian Logistik LOG

Administrasi dan Keuangan KEU

Pemasaran PMS

Jasa Teknik JAS

Sarana Prasarana SAR

Teknologi Informasi ITE

Wakil Manajemen WKM

(11)

Hal 11 dari 16 8.1.2. Identifikasi penomoran dokumen dilakukan sebagai berikut :

(1). Pedoman Mutu

Contoh nomor dokumen : PDM/BUM/01, Penjelasan :

PDM : menunjukkan kode jenis dokumen, yaitu quality manual/pedoman mutu/panduan mutu

BUM : menunjukkan kode PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri

01 : menunjukkan nomor dokumen

(2). Prosedur mutu dan instruksi kerja

Contoh nomor dokumen : PSM/JKO-LOG/01, Penjelasan :

PSM : Menunjukkan kode jenis dokumen, yaitu prosedur Mutu

Catatan : Kode jenis dokumen bergantung pada jenis dokumen yang diterbitkan, yaitu prosedur atau instruksi kerja.

JKO : Menunjukkan kode kantor pusat LOG : Menunjukkan Kode unit logistik

01 : Menunjukan nomor prosedur (3). Formulir.

Contoh nomor dokumen

No. : FRM/AGR-SAR/01-00, penjelasan :

FRM : Menunjukkan kode jenis dokumen, yaitu formulir. AGR : Menunjukkan kode Agronomi

SAR : Menunjukkan kode sarana dan prasarana 01 : Menunjukkan nomor urut formulir.

00 : Menunjukkan urutan revisi/perubahan.

8.1.3. Format Dokumen (1). Pedoman Mutu

Format header/kop (bagian atas dokumen)

PT. BANGKITGIAT USAHA MANDIRI No :

PEDOMAN MUTU

Tgl berlaku :

(12)

Hal 12 dari 16 Format footer (bagian bawah dokumen)

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin wakil manajemen/ pengendali dokumen PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri

No. Hal

(2). Prosedur Mutu (PSM)

Format header (bagian atas dokumen dan terdapat pada setiap halaman).

PT. BANGKITGIAT USAHA MANDIRI No : PROSEDUR

Nama judul PSM

Tgl. berlaku :

Revisi :

Format footer (bagian bawah dokumen).

No.Hal

(3). Instruksi Kerja.

Format header (bagian atas dokumen dan terdapat pada setiap halaman).

PT. BANGKITGIAT USAHA MANDIRI No : INSTRUKSI KERJA

Nama judul ISK

Tgl. berlaku :

Revisi :

Format footer (bagian bawah dokumen) :

No. Hal

8.1.4. Format isi Prosedur Mutu (PSM) 1. Tujuan.

Diisi tujuan yang ingin dicapai dari penerapan PSM yang dibuat/ditetapkan tersebut.

2. Ruang Lingkup.

(13)

Hal 13 dari 16 3. Pengertian/Definisi.

Diisi penjelasan/terminologi dari istilah-istilah atau singkatan yang terdapat dalam PSM tersebut.

4. Referensi.

Diisi dengan dokumen lain yang terkait atau rujukan yang terkait dengan penerapan PSM yang ditetapkan tersebut.

5. Ketentuan Umum.

Diisi ketentuan-ketentuan atau persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi untuk dapat menjalankan PSM tersebut secara efektif.

6. Rincian Prosedur 6.1. Flow chart.

Berisi mekanisme yang menggambarkan alur proses kegiatan serta fungsi-fungsi yang terlibat dalam penerapan PSM tersebut.

6.2. Penjelasan.

Berisi penjelasan mendetil dari setiap tahapan/proses sebagaimana dimaksudkan dalam mekanisme/alur proses yang dibuat sebelumnya. 7. Daftar Dokumen Pendukung (formulir/format yang digunakan).

Diisi dokumen dokumen/form yang digunakan dalam menjalankan PSM tersebut. Pada bagian ini hanya dicantumkan daftar judul/nama dokumen/format yang digunakan dalam menjalankan prosedur tersebut. 8. Lampiran

Pada bagian ini disajikan lampiran-lampiran yang diperlukan untuk mendukung penerapan (bila ada) atau form-form yang digunakan pada prosedur dimaksud.

8.1.5. Format isi instruksi kerja

ISK menjelaskan rincian pelaksanaan kegiatan oleh satu fungsi/individu. ISK tidak dalam bentuk flow chart.

1. Tujuan.

Diisi tujuan yang ingin dicapai dari penerapan ISK yang dibuat/ditetapkan tersebut.

2. Ruang Lingkup.

(14)

Hal 14 dari 16 3. Pengertian/Definisi.

Diisi penjelasan/terminologi dari istilah-istilah atau singkatan yang terdapat dalam ISK tersebut.

4. Referensi.

Diisi dengan dokumen lain yang terkait atau rujukan yang terkait dengan penerapan ISK yang ditetapkan tersebut.

5. Ketentuan Umum.

Diisi ketentuan-ketentuan atau persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi untuk dapat menjalankan ISK tersebut secara efektif.

6. Rincian Instruksi Kerja.

Berisi penjelasan mendetil dari setiap pelaksanaan yang harus dilaksanakan oleh petugas/fungsi. Bahasa yang digunakan merupakan bahasa instruksi/perintah.

7. Daftar Dokumen Pendukung (bila diperlukan).

Diisi dokumen dokumen/borang yang digunakan dalam menjalankan ISK tersebut. Pada bagian ini hanya dicantumkan daftar judul/nama dokumen/format yang digunakan dalam menjalankan ISK tersebut.

8. Lampiran.

Pada bagian ini disajikan lampiran-lampiran yang diperlukan untuk mendukung penerapan (bila ada).

8.1.6. Format halaman lembar pengesahan dokumen (Pedoman Mutu, PSM, dan ISK) pada halaman pertama dokumen.

Logo Perusahaan

PT. BANGKITGIAT USAHA MANDIRI Judul Dokumen

(diisi nama judul PDM/PSM/ISK) Nomor PSM

(diisi nomor PDM/PSM/ISK Status Dokumen

(15)

Hal 15 dari 16 Disahkan oleh :

Tanggal pengesahan

(diisi tanggal pengesahan dokumen tersebut) Tandatangan pejabat

Nama Penandatangan Dokumen (diisi nama penandatangan dokumen)

8.1.7. Format halaman lembar sejarah perubahan (Pedoman Mutu, PSM dan ISK) pada halaman kedua dokumen.

SEJARAH PERUBAHAN

Tanggal Catatan Perubahan Alasan Perubahan

8.1.8. Format Formulir (1). Format header

Diisi judul dokumen ditambahkan nomor dokumen, revisi dan nama formulir.

(2). Format footer

Untuk formulir yang penggunaannya lebih dari 1 (satu) lembar, maka harus mencatumkan nomor halaman pada bagian bawah dokumen. 8.2. Pengendalian Dokumen.

8.2.1 Daftar Pejabat Pengendali Dokumen

Jenis Dokumen Pembuat Pemeriksa Yang

Mengesahkan Pedoman Mutu Pengendali

Dokumen Wakil Manajemen Direksi Prosedur dan instruksi kerja Pegawai/ Manager General Manager/ Wakil manajemen Direksi

Formulir Pegawai Manager Wakil Manajemen/

(16)

Hal 16 dari 16 8.2.2 Pengendalian dokumen

8.2.2.1 Dokumen internal yang berupa Pedoman Mutu, Prosedur, dan Instruksi Kerja yang asli harus diprint out pada kertas putih dengan logo perusahaan yang berwarna.

8.2.2.2 Dokumen terkendali merupakan hasil penggandaan dokumen master pada kertas warna putih dan diberi nomor salinan dan cap stempel “controled”, seperti contoh berikut :

STATUS DOKUMEN

8.2.2.3 Dokumen tidak terkendali harus dibubuhi cap stempel “un-controled”, seperti contoh berikut :

STATUS DOKUMEN

8.2.2.4 Dokumen yang sudah tidak berlaku lagi/kadaluarsa harus dibubuhi cap stempel “KADALUARSA”, seperti contoh berikut :