61 BAB 3
GAMBARAN UMUM S IS TEM INFORMAS I YANG S EDANG BERJALAN
3.1 GAMBARAN UMUM PERUS AHAAN 3.1.1 Sejarah Perusahaan
Didirikan pada bulan April 2003, awalnya bernama PT Hexindo International, PT M etrotech Jaya Komunika mengkhususkan diri pada pemasaran dan penjualan produk CDM A, yaitu perangkat yang dinamakan Fixed Wireless Terminals. Selama kurun waktu ini, perusahaan tersebut telah banyak melakukan joint promotion dan aktivitas pemasaran dengan beberapa operator CDMA di Indonesia, termasuk Telkom Flexi dan Bakrie Telecom (Esia).
Pada bulan Januari 2005, perusahaan ini meluaskan jaringan bisnisnya ke GSM , seiring dengan pengenalan image perusahaan yang baru. Disinilah PT M etrotech Jaya Komunika diumumkan.
Bertempat di Gedung Blue Dot Centre Blok H Jl. Gelong Baru Utara, Jakarta Barat, PT M etrotech Jaya Komunika sekarang merupakan sole distributor dari BENQ Mobile di Indonesia, sambil tetap meneruskan pemasaran dan penjualan produk CDMA. Perusahaan ini juga ikut terlibat dalam pengembangan Wireless Broadband Network bersama dengan PT Digital Network Knowledge dalam wilayah daerah Jakarta. Kemudian
bersama dengan PT Indika M ultimedia, PT M etrotech Jaya Komunika juga berperan sebagai content provider untuk beberapa operator di Indonesia.
PT M etrotech Jaya Komunika sekarang siap menghadapi tantangan waktu dengan usaha, inovasi, teknologi dan investasi, untuk kemudian mampu berkembang pesat sebagai pemimpin domestik dan sebuah nama yang terus berkembang dalam industri pertelekomunikasian.
3.1.2 Visi dan Misi PT Metrotech Jaya Komunika
3.1.2.1 Visi Perusahaan
Visi PT M etrotech Jaya Komunika adalah menjadi yang terdepan dalam manufacturing perangkat telekomunikasi di negeri sendiri dengan kemampuan untuk bersaing secara global sekaligus menyediakan produk perangkat telekomunikasi menciptakan kepuasan bagi pelanggan, para pemilik perusahaan dan karyawan, serta sukses menjadi yang terdepan di industri telekomunikasi.
3.1.2.2 Misi Perusahaan
M isi PT M etrotech Jaya Komunika sebagai berikut:
• M engurangi ketergantungan masyarakat Indonesia akan produk luar negeri serta menghemat devisa.
• Dapat menjadi pelopor bagi tumbuhnya industri lokal di bidang manufaktur produk telekomunikasi sehingga akan menjadi ahli teknologi yang merata dan meluas.
• M enciptakan kesempatan kerja di teknologi tim.
3.1.3 S truktur Organisasi Perusahaan dan Uraian Jabatan 3.1.3.1 S truktur Organisasi
Sebagai sebuah perusahaan yang sedang berkembang, PT M etrotech Jaya Komunika memiliki struktur organisasi perusahaan yang cukup lengkap. Berikut ini adalah bagan struktur organisasi PT M etrotech Jaya Komunika :
Gambar 3.1 S truktur Organisasi PT Metrotech Jaya Komunika President Director Vice president Corporate Secretary Financed Accounting Division General Division M arketing Division Business Development Division Technical & Product Division Inventory & Logistics Division
3.1.3.2 Uraian Jabatan
1. President Director
Tugas:
• Membuat rencana-rencana kerja untuk perusahaan,
• Mengorganisir, mengawasi, dan memimpin kegiatan perusahaan secara keseluruhan,
• Menentukan kebijakan perusahaan sesuai dengan pedoman yang berlaku,
• Mengamati perusahaan agar sesuai dengan yang telah direncanakan. Wewenang:
• Membuat keputusan yang menyangkut perusahaan,
• Mempekerjakan atau memberhentikan karyawan perusahaan.
2. Vice President Tugas:
• Membantu pekerjaan dari President Director,
• Menggantikan tugas atau kepentingan President Director jika yang bersangkutan berhalangan hadir,
• Mengadakan program kerja yang diselaraskan dengan kebijakan perusahaan,
• Bertanggung jawab atas segala kegiatan dari masing-masing divisi di bawahnya.
Wewenang:
• Membuat keputusan yang menyangkut perusahaan.
3. Corporate Secretary Tugas:
• Mengatur perjanjian dengan pihak-pihak yang ingin bekerja sama dengan perusahaan,
• Bertanggungjawab bagi pengadaan sarana serta prasarana kesekretarian lainnya,
• Bertanggungjawab atas pelaksanaan rapat perusahaan,
• Memberikan support untuk tugas-tugas dari President Director dan Vice President,
• Membuat laporan kegiatan perusahaan. Wewenang:
• Mengetahui dan menyetujui pemasukan dan pengeluaran dari stok-stok barang perusahaan.
4. Financed Accounting Division Tugas:
• Membuat laporan keuangan, neraca, dan laporan pajak perusahaan, • Menandatangani bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran uang
perusahaan,
• Membayar gaji karyawan perusahaan,
• Membuat surat tagihan dan menagihnya kepada pihak yang bersangkutan.
Wewenang:
• Menolak Request Order ( Sales Order ) jika dianggap perlu, • Meminta laporan stok barang dari divisi lain.
5. General Division Tugas:
• Berfungsi sebagai bagian yang mengurus karyawan atau sumber daya manusia di perusahaan,
• Melakukan interview atau wawancara kerja terhadap calon karyawan, • Mengawasi dan memberikan laporan mengenai kinerja karyawan
perusahaan,
• Berperan dalam melakukan perjanjian kerja dengan pihak lain. Wewenang:
• Memberikan andil dalam menentukan apakah seseorang pantas untuk diterima manjadi karyawan perusahaan.
6. Marketing Division Tugas:
• Melakukan promosi dan distribusi produk serta riset pasar, • Melakukan update terhadap stok barang,
• Membuat Sales Order (SO) untuk request order. Wewenang:
• Membuat keputusan-keputusan yang berhubungan dengan strategi marketing selama di lapangan.
7. Business Development Division Tugas:
• Membuat rencana-rencana pengembangan perusahaan, • Melakukan inovasi terhadap produk yang dihasilkan,
• Melakukan lobby terhadap pihak-pihak lain untuk diajak bekerja sama.
Wewenang:
• Ikut melakukan perjanjian dengan pihak-pihak yang telah setuju untuk bekerja sama dengan perusahaan.
8. Technical & Product Division Tugas:
• Melakukan QC (Quality Control) terhadap produk-produk yang akan dipasarkan,
• Melakukan pelayanan after sales terhadap produk yang telah dipasarkan.
Wewenang:
• Memberikan masukan terhadap layak atau tidaknya suatu produk untuk dipasarkan.
9. Inventory & Logistics Division Tugas:
• Mengatur pemasukan dan pengeluaran barang,
• Melakukan produksi berdasarkan permintaan dari Bagian Marketing, • Membuat Delivery Order ( DO ) sebagai Bukti Barang Keluar,
• Membuat Faktur Penjualan ( FP ) untuk dikirimkan ke customer sebagai tagihan,
• Melakukan pengiriman barang,
• Membuat laporan mingguan dan bulanan mengenai stok barang yang diserahkan kepada Corporate Secretary.
Wewenang:
• Meminta penambahan stok barang jika barang tersebut telah out of order.
3.2 Analisis Sistem Yang sedang Berjalan
3.2.1 Prosedur penerimaan barang di gudang siap jual dari gudang produksi dan gudang material
Perusahaan M etrotech Jaya Komunika memiliki 3 gudang yaitu gudang M aterial, gudang Produksi dan gudang Siap Jual. Proses barang masuk itu berlangsung di gudang material. Dimana barang yang masuk di gudang material, dinilai menggunakan metode FIFO. Bagian gudang material akan mencantumkan stiker pada masing-masing barang yang masuk. Stikernya berbentuk bulat dan diberi warna yang berbeda untuk setiap bulannya disertai tanggal kedatangan barang tersebut. Setelah itu bagian gudang material akan meng-input data barang masuk ke sistem. Kemudian gudang M aterial akan menyerahkan barang tersebut ke gudang produksi untuk di produksi. Setelah selesai dan menjadi barang siap jual, bagian produksi akan menyerahkan barang ke Gudang Siap Jual. Dan proses perpindahan barang antar gudang di perusahaan M etrotech Jaya komunika menggunakan surat mutasi. Sehingga barang yang masuk ke gudang siap jual hanya menggunakan surat mutasi. Dimana gudang siap jual menerima barang beserta surat mutasi dari Gudang Produksi dan Gudang M aterial. Kemudian Gudang Siap Jual akan melakukan pengecekan barang sesuai dengan surat mutasi. Jika sesuai, maka Gudang Siap Jual akan menandatangani surat mutasi sebagai tanda konfirmasi barang telah diterima oleh Gudang Siap Jual.
3.2.2 Prosedur pengeluaran barang dari gudang siap jual
Bagian Logistic membuat DO ( Delivery Order ) dan faktur penjualan sebanyak 4 rangkap berdasarkan SO ( Sales Order ) yang sudah di approve. Kemudian DO diserahkan ke Bagian Finance dan Kepala Logistic untuk di otorisasi, sedangkan Faktur Penjualan hanya di otorisasi oleh Bagian Finance. Setelah itu Bagian Logistic akan menyiapkan barang sesuai dengan permintaan, kemudian untuk setiap item barang harus dilakukan proses scanning barcode ESN untuk Handphone CDMA, IMEI untuk tipe Handphone GSM, serta keduanya untuk tipe Handphone Dual Mode, Scan ICCS-ID dan MDN untuk Stater Pack. Setelah selesai, Bagian Logistic akan melakukan pencatatan barang keluar pada buku besar. Dan menyerahkan barang beserta rangkap DO dan faktur penjualan ke bagian pengiriman. Setelah itu Bagian Pengiriman akan mengotorisasi Buku Besar sebagai bukti barang sudah diterima oleh bagian pengiriman. DO dan faktur penjualan rangkap 1 di simpan oleh bagian gudang sebagai arsip untuk melakukan pemotongan stok persediaan pada kartu stok.
3.3 Flowchart
3.3.1 Prosedur penerimaan barang dari gudang produksi dan material
3.3.2 Prosedur pengeluaran barang dari gudang siap jual
3.4 Keterangan Tampilan Flowchart
1. Prosedur Penerimaan Barang dari Bagian Produksi dan M aterial
a. Form M utasi
M erupakan form yang digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari suatu Bagian ke Bagian yang lainnya (dalam lingkup gudang ), tanpa ada perubahan stok, hanya memindahkan lokasi barang. Form M utasi di buat oleh Bagian yang menyerahkan barang dan diotorisasi oleh Bagian yang menerima barang.
b. Kartu Stock
Adalah adalah sebuah informasi yang menjelaskan perubahan stock per item barang lengkap dengan detail mutasinya.
2. Prosedur pengeluaran barang dari gudang siap jual
a. DO (Delivery Order)
Adalah dokumen yang dibuat oleh Bagian Logistic berdasarkan SO yang diterima dari Bagian Marketing. DO berfungsi sebagai surat jalan atas penyerahan barang kepada customer (pembeli).
b. Faktur Penjualan (FP)
Adalah dokumen yang dibuat oleh Bagian logistic berdasarkan SO yang diterima dari Bagian Marketing. Faktur Penjualan berfungsi sebagai bukti tagihan.
c. Buku Besar
Adalah buku dalam ukuran folio berbentuk tabel yang berisi tanggal, no, nama pembeli, item barang, jumlah barang, pengirim (Bagian gudang siap jual) dan penerima (bagian pengiriman) yang digunakan untuk pencatatan barang keluar dan sekaligus bukti penerimaan barang oleh bagian pengiriman.
3.5 Uraian Aplikasi Yang Digunakan
Adapun hardware dan software yang dimiliki oleh PT M etrotech Jaya Komunika sebagai berikut:
a. Satu (1) PC Server, dengan spesifikasi: Processor : Xeon Pentium IV- 3,6 GHz
Harddisk : SCSI 250Gb
RAM : 2Gb
Software : Windows Server 2003
b. 16 PC Client, dengan spesifikasi: Processor : Pentium IV, 2,4GHz
Harddisk : 40Gb
RAM : 512 M b
Printer : Canon Pixma M P 145
Scanner : Canon CanoScan LiDE 200
M esin Fax
3.6 Tampilan Layar
Aplikasi yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan meliputi tampilan layar berikut ini :
1. Tampilan awal sistem
Program akan menampilkan tampilan awal sistem seperti gambar di bawah ini, pada saat pertama kali program dijalankan.
2. M enu login saat sistem di jalankan
Setelah menampilkan tampilan awal sistem, program akan meminta user untuk memasukkan User ID dan Password untuk login ke sistem. Jika User salah memasukkan password, textbox akan kembali kosong.
3. Tampilan menu utama pada sistem setelah menu login
Sistem akan menampilkan semua daftar menu seperti dibawa ini untuk user bisa mengakses setiap menu. Di setiap menu terdapat submenu yang menampilkan menu utama setiap bagiannya.
4. Tampilan menu utama gudang
Jika user memilih inventory, program akan menampilkan menu utama bagian gudang seperti yang tercantum di bawah ini. M enu utama gudang menampilkan siklus kegiatan yang ada di gudang, meliputi items, inventory adjustment, item transfer, set selling price, grouping, warehouse, job costing.
5. Tampilan Warehouse
Tampilan menu warehouse ini berisi nama-nama dari Dealer dan Supplier yang berhubungan dengan gudang. Dimana nama-nama Dealer itu berhubungan dengan gudang siap jual sedangkan nama-nama Supplier berhubungan dengan gudang material.
6. Tampilan items
Tampilan menu item ini berisikan daftar nama-nama item di M etrotech dan kwantity item dari nama-nama barang beserta dengan atributnya.
7. Item Transfer
Tampilan menu item transfer menunjukan mutasi antar gudang yang ada di gudang metrotech. M isalnya gudang material menyerahkan barang ke gudang gudang siap jual dimasukkan dalam item transfer seperti gambar berikut.
8. Tampilan Form Delivery Order ( DO )
Tampilan menu Delivery Order ini untuk menghasilkan form Delivery Order dan sekaligus melakukan pemotongan stok karena request pengeluaran barang.
9. Faktur penjualan
Tampilan menu Faktur Penjualan ini menghasilkan form Faktur Penjualan. Dimana karyawan melakukan input barang disertai dengan adanya total harga barang yang harus dibayar oleh customer sebagai bukti tagihan.
