URAIAN TEORITIS
2.1. Pengertian Finance & Account Department
Accounting atau yang dalam bahasa Indonesia adalah akuntansi yaitu proses mencatat mengklasifikasi, meringkas, mengelola dan menyajikan data, transaksi serta kejadian yang berhubungan dengan keuangan sehingga dapat digunakan oleh orang yang menggunakannya dengan mudah dimengerti untuk pengambilan suatu keputusan serta tujuan lainnya. Fungsi utama akuntansi adalah sebagai informasi keuangan untuk perusahaan dari laporan akuntansi dapat melihat laporan posisi keuangan suatu perusahaan beserta perubahan yang terjadi di dalamnya. Pada dasarnya akuntansi hasil output yaitu pembuatan laporan modal, laporan laba rugi, dan laporan neraca pada suatu perusahaan. Pembuatan laporan akuntansi tersebut di buat secara periodik atau waktu tertentu saja, bisa laporan mingguan, bulanan, atapun tahunan pembuatan semua jenis laporan yang berbasis akuntansi Harus disertai dengan nama perusahaan, nama dari jenis laporan tersebut dan tanggal penyusunan atau pembuatannya, sehingga memudahkan dan memahami laporan tersebut. Akuntansi sangat erat kaitannya dengan informasi akuntansi badan yang berwenang dan beberapa ahli memberi pengertian yang bervariasi tergantung pada sudut pandang dan penekanan yang mereka anut. Pengertian akuntansi juga berubah sesuai dengan perkembangan jaman dan kemajuan di bidang teknologi yang selalu
terkait dengan akuntansi khususnya kemajuan di bidang teknologi komputer dan telekomunikasi.
Defenisi resmi yang mula mula diajukan adalah defenisi yang dimuat dalam accounting terminologi bulletin No 1 (1965 ) yaitu suatu komite penyusun prinsip akuntansi yang di bentuk oleh AICPA menyatakan “akuntansi adalah seni pencatatan, penggolongan, dan peringkasan transaksi dan kejadian yang bersifat keuangan dengan cara yang berdaya guna dan dalam bentuk satuan uang yang menginter prestasikan hasil proses tersebut”. Art atau seni defenisi di atas lebih mempunyai konotasi sebagai kerajinan dan keterampilan atau pengetahuan terapan yang diisi dan strukturnya disesuaikan dengan kebutuhan untuk mencapai tujuan.
Menurut Herdi S.Darmo Soewirjo, (2003:2) menyatakan “accounting department adalah departemen yang mengurus pengeluaran atau biaya dalam menyediakan fasilitas dan mengurus yang di dapat dari pelayanan tersebut harus di hitung sebaik-baiknya sehingga perusahaan tidak mengalami kerugian“.
Karena semakin luasnya fungsi akuntansi dan semakin berkembangnya praktik akuntansi defenisi di atas kurang memadai oleh karena itu di perlukan suatu pengetahuan untuk dapat memilih atau merancang akuntansi secara bijaksana sesuai dengan tujuan yang ingin di capai oleh organisasi bisnis maupun pemerintah berdasarkan hal tersebut, komite mengajukan revisi defenisi akuntansi sebagai berikut “ akuntansi adalah seperangkat pengetahuan dan fungsi yang berkepentingan dengan masalah pengadaan, pengabsahan, pencatatatan, pengklasifikasikan dan
penyajian secara sistematis informasi yang didapat dipercaya dan berdaya guna tentang transaksi dan kejadian yang bersifat keuangan yang diperlukan dalam pengelolaan dan pengoperasian suatu unit usaha dan diperlukan untuk dasar penyusunan laporan keuangan yang harus disampaikan untuk memenuhi pertanggung jawaban pengurusan keuangan dan lainnya.
Pada defenisi ini akuntansi tidak di pandang semata-mata sebagai proses dan alat tetapi merupakan seperangkat pengetahuan (body of know ledge) tentang bagaimana mengasilkan informasi keuangan untuk keperluan pengendalian perusahaan dan pertanggung jawaban. Selain itu akuntansi juga sudah mempunyai struktur penalaran dan cakupan materi yang jelas sehingga akuntansi dapat diajarkan secara sistematis dan bernalar. Adanya seperangkat pengetahuan juga memberi isyarat bahwa keahlian akuntansi dapat disebut sebagai profesi dan hanya orang–orang orang yang telah di anggap menguasai seperangkat pengetahuan tersebut dan memenuhi syarat-syarat tertentu lainnya yang dapat menjalankan profesi. Akuntansi menjadi lebih luas lagi sebagaimana yang dimuat dalam statement of accounting principle board No 4 (1970) menyatakan “akuntansi adalah adalah kegiatan jasa yang menyediakan informasi kuatitatif tentang unit–unit usaha ekonomi, terutama yang bersifat keuangan yang di perkirakan bermanfaat dalam pengambilan keputusan- keputusan ekonomi”. Akuntansi mengasilkan informasi tidak hanya untuk kepentingan pengendalian dan pertanggung jawaban tetapi lebih luas lagi yaitu menghasilkan informasi untuk mempengaruhi para pelaku ekonomi
dalam perekonomian suatu negara oleh karena sifatnya yang demikian Sudibyo (1987) memasukkan bidang pengetahuan akuntansi dalam lingkup teknologi sebagai teknologi, Sudibyo (1987) mendefenisikan “akuntansi sebagai rekayasa (reeginering) informasi dan pengendalian keuangan”. Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa akuntansi sebagai seperangkat pengetahuan yang tidak lagi berfokus pada proses pengolahan informasi dan pertanggung jawaban keuangan tetapi lebih luas lagi atas dasar fungsinya dalam menunjang keputusan (decision usefulness) pada tingkat perusahaan (mikro) dan Negara (makro) .
Gray (1996) menyatakan “Akuntasi sebagai satu kesatuan dengan aktivitas usaha, dimana memerlukan partisipasi akuntan dalam proses manajemen di semua tingkatan”. Operasional dalam usaha hotel cukup kompleks, karena keberhasilannya tidak saja tergantung pada kos atau mutu layanan, tetapi juga di tentukan oleh persepsi konsumen atas layanan yang diberikan. Peran akuntansi dalam usaha hotel ditunjukkan pada jenjang antara kos yang berhungungan dengan layanan, dimana memerlukan keakuratan dan keandalan dalam pencatatanya.
Industri perhotelan memiliki departemen–departemen penting yang yang mengurusi segala kebutuhan tamu dengan keahlian dan tanggung jawab dan keahlian masing-masing. Hotel memiliki 8 departement salah satunya finance & accounting department. Finance & accounting department tidak bisa lepas dari sebuah perusahaan termasuk salah satunya hotel pada sektor perhotelan finance & accounting deparment sangat diperlukan karena departemen ini befungsi sebagai
departemen yang mengatur keluar masuknya keuangan yang digunakan operasional perusahaan sebagai departemen yang melakukan pembukuaan berdasarkan laporan kegiatan yang berkaitan dengan keuangan yang akan di informasikan kepada pihak –pihak yang bersangkutan. Dari hasil yang dilakukan maka dapat berfungsi dan sebagai alat untuk mengetahui perkembangan hotel apakah pendapatan yang diproleh semakin naik atau sebaliknya. Departemen ini mempunyai hubungan departemen lainnya khusus nya dalam hal administrasi. Semua pengeluaran dan jenis transaksi yang berkaitan dengan keuangan maka setiap departemen wajib melaporkan kebagian finance & accounting deparment untuk dilakukan pengecekan pembukuan. Finance & accounting deparment memilki hubungan dengan devisi lainnya yang ada dalam finance & accounting deparment yang terdiri dari income audit, account receivable, general cashier, cost control, account payable dan general ledger berikut ini sub bagian dari finance & accounting depatment hotel meliputi : 1. General ledger 2. Income audit 3. Cost control 4. Account receivable 5. Night audit 6. Account payable 7. General cashier
8. Cashier
2.2. Hubungan Koordinasi Finance & Accounting Section dengan Department Lainya
1. Hubungan finance & account department dengan front office deparment . a. Menerima laporan penjualan keseluruhan produk hotel sesuai bill
departemen yang masuk
b. Melalui bagian night audit mengontrol revenue hotel.
c. Melayani permintaan barang-barang kebutuhan front office dengan good reguest maupun store room request.
d. Mencocokkan data pada group information maupun function bulletin bila terjadi kekeliruan yang menyangkut tarif.
2. Hubungan finance & account department dengan Personalia
a. Melalui cost-controller meneliti/mengecek kembali daftar gaji, tunjangan- tunjangan dan uang service.
b. Melayani permintaan barang barang kebutuhan personalia dengan good request maupun store room request
c. Persetujuan RFO ( Request For Overtime ) karyawan dan meneliti besarnya uang lembur.
d. Melayani pembayaran lainnya untuk karyawan.
a. Melayani permintaan barang kebutuhan housekeeping dengan good request maupun store room request.
b. Memberikan persetujuan yang berkenaan dengan keuangan pada waktu house keeping memberikan “maintenance request“ untuk seluruh bagian. 4. Hubungan finance & account deparment dengan food & beverage deparment
a. Melayani permintaan barang kebutuhan food & beverage department dengan good request maupun store room request.
b. Bersama –sama dengan food & beverage manager dan cost-controller menyusun tarif makanan dan minuman dengan menu yang sudah tersusun.
5. Hubungan finance & account department dengan marketing
a. Bersama–sama dengan marketing manager dan cost- controller membuat / mengubah tarif- tarif kamar dan tarif- tarif lainnya yang di tawarkan oleh marketing kepada pelanggan.
b. Melayani permintaan barang kebutuhan marketing dengan good request dan store room request. Pada dasarnya accounting bertugas melayani departemen lainnya melalui cos-controller.
6. Hubungan finance & account department dengan engineering setiap ada perbaikan atau service apabila ada pembelian untuk perbaikan segera dilaporkan kepihak finance & account department.
7. Hubungan finance & account Department dengan purchasing untuk setiap adanya kontrak dengan supplier harus ada tembusan kebagian finance & account department untuk mengetahui termin pembayarannya.
2.3 Pengertian Income Audit
Didalam finance & accounting deparment hotel ada beberapa sub bagian yang memiliki jod desk yang berbeda. Data penjualan tidak bisa diterima begitu saja oleh bagian akuntansi. Data tersebut harus di periksa terlebih dahulu sebelum dibukukan. Divisi atau sub bagian dari finance & accounting department yang melaksanankan pekerjaan memeriksa, mencatat, dan melaporkan informasi data tentang hasil data tentang hasil penjualan ini biasanya disebut bagian income audit. Dengan demikian bagian income audit dapat dirtikan sebagai salah satu seksi atau bagian yang berada di finance & accounting department yang menyelenggarakan fungsi penerimaan, pemeriksaan, pencatatan dan pelaporan seluruh data penjualan baik tunai maupun kredit yang di hasilkan oleh seluruh unit penjualan yang ada di dalam perusahaan.
Menurut A.A. GP Widanaputra dkk (2009: 40) “ income audit adalah orang yang mempunyai tugas untuk mencocokkan semua penjualan hotel dan mengoreksi kembali pekerjaan bagian night auditor “
Menurut A.Arens dan james K.Loebbecke (1980) mendefenisikan “income audit adalah suatu set prosedur yang sesuai dengan norma pemeriksaan akuntan
yang memberikan informasi sehingga dapat menyatakan suatu pendapat apakah laporan keuangan yang di periksa disajikan sejara wajar sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku”.
2.4 Tugas dan Tanggung Jawab Bagian Income Audit
a. Melakukan konfirmasi dengan pihak night oudit dan FO / outlet b. Melakukan revisi revenue jika ada transaksi yang salah posting. c. Membuat laporan revenue setiap hari & setiap bulan.
d. Memahami dan mengetahui alur kerja bagian night audit serta cashier outlet maupun FO.
e. Merekap semua masalah yang terjadi dan menginformasikan kepada Staff night audit agar tidak terjadi kesalahan .
f. Meminimalisir terjadinya kesalahan serta mengarahkan bagian night audit , Fo dan cashier outlet agar tidak tergesah- gesah pada saat melakukan posting transaksi .
g. Melakukan semua tugas dan tanggung jawab seefektif dan seefesien mungkin . h. Menciptakan lingkungan kerja yang kondusif dalam perusahaan agar
terselenggara team work yang baik dan benar.
j. Kesempatan serta menjalin hubungan dan kerjasama yang baik dengan bagian bagian lainnya. Selalu menjaga rahasia dan nama baik perusahaan dalam semua
k. Menjalin kerjasama yang baik dengan bagian bagian lainnya di lingkungan kerja.
l. Mendelegasikan tugas dan tanggung jawab jika libur atau berhalangan masuk ke bagian accountt payable.
2.5. Pengertian Revenue dan Sumber Revenue
Bagi organisasi usaha, penjualan merupakan satu aspek yang sangat penting dan menjadi urat nadi kehidupan usaha tersebut. Eksentensi dan kesinambungan hidup organisasi usaha sangat tergantung dari kemampuan menghasilkan arus kas dari penjualan produk yang dihasilkan. Produk suatu perusahaan dapat berupa barang, jasa atau kombinasi barang dan jasa. Aktivitas penjualan sangat penting bagi kontinuitas perusahaan maka manajemen harus mampu merencanakan dan mengendalikan aktivitas ini. Tujuannya agar asset perusahaan yang dihasilkan dari aktivitas penjualan dapat di jaga keamanannya.
Usaha hotel mempunyai sumber pendapatan utama yang berasal dari penjualan kamar (room revenue), penjualan makanan dan penjualan minuman ( food and beverage revenue ), di mana di satu sisi menjual jasa dan sisi lainnya menjual
barang. Berbeda dengan usaha - usaha lainnya, penjualan pada usaha hotel mempunyai keunikan tersendiri, yaitu :
a. Produk yang dijual merupakan kombinasi antara barang dan jasa.
b. Penjualan pada usaha hotel biasanya mempunyai volume yang tinggi dengan harga individual yang relative rendah.
c. Produk berbentuk barang yang dijual dihasilkan melalui produksi seperti yang di lakukan oleh perusahaan manufaktur.
d. Penjualan atas produk dan jasa dibebani pajak dan service (tax and service). Pada siklus penjualan akan melibatkan akun piutang usaha (city ledger, guest ledger,credit card), akun kas dan setara kas, akun penjualan, akun hutang pajak PHR (Goverment Tax), dan akun hutang service (service charge) timbul karena hotel memungut uang jasa pelayanan kepada para konsumen atas nama karyawan. Secara periodik uang service yang terkumpul di bagikan kepada karyawan, biasanya setelah di kurangi lost and breakage (kehilangan dan kerusakan).
Hutang PHR (Goverment Tax) timbul karena usaha hotel diberikan kewajiban oleh pemerintah daerah untuk memungut PHR kepda konsumen hotel yang membeli dan menikmati barang dan jasa yang dijual oleh perusahaan. Dalam hal ini, manajemen hotel berfungsi sebagai witholder, yaitu pemungut pajak yang mempunyai kewajiban untuk menyetor pungutannya kepada kas daerah. Penyetoran ini dilakukan secara berkala mengikuti ketentuan yang diatur oleh pemerintah.
Ikatan Akuntan Indonesia (1997 : 30), menyatakan bahwa “pendapatan dihasilkan dengan penjualan barang atau jasa dan jumlahnya diukur dengan pembebanan yang dilakukan terhadap atas pembeli, klien atau penyewa untuk barang-barang atau jasa-jasa yang diserahkan kepada mereka”. Dalam pendapatam jasa termasuk hasil penjualan atau penukaran aktiva diluar barang-barang dagangan, bunga dan deviden atau pembagian laba untuk penanaman-penanaman dan penambahan-penambahan lain pada kekayaan pemilik dalam usaha yang bersangkutan.
Penambahan dan penyesuaian modal. Pendapatan dari penjualan- penjualan atau transaksi-transaksi lainnya dalam rangka kegiatan yang merupakan tujuan dari usaha yang bersangkutan disebut dengan istilah pendapatan operasi.
Banyak orang mencampur adukkan pengertian antara pendapatan (revenue) dengan income, yang sebenarnya dalam akuntansi kedua istilah tersebut mempunyai pengertian yang berbeda. Antara ahli ekonomi dan akuntansi timbul suatu berbedaan pandangan dalam memberikan batasan pengertian income.
Perbedaan pandangan antara kedua ahli ekonomi dalam memberikan batasan pengertian income, dapat kita ikuti penjelasan Hadibroto, (2003 : 85) menyatakan “bahwa dalam lapangan mikro ekonomi pengertian pendapatan dalam ilmu akuntansi umumnya berlainan dengan pengertian ekonomi, hal mana yang telah menimbulkan kesulitan-kesulitan pemakaian keterangan akuntansi untuk penyelidikan ekonomi”. Biasanya kesulitan ini adalah akibat beda konsepsi, apabila ekonomi dapat
merumuskan konsepsinya secara kwalitatif, misalnya pendapatan seseorang ialah apa yang dapat dipakai konsumsi dengan tidak mengurangi kemakmuran semula, maka ilmu akuntansi terpaksa menunjukkan konsepsi pendapatan yang berdasarkan ukuran besarnya (kwantitatif). Justru soal ukuran (measurement) inilah yang menimbulkan kesulitan penyesuaian konsep-konsep.
Dalam akuntansi pengertian income berbeda dengan pendapatan (revenue), tetapi dalam ilmu ekonomi kadang-kadang income diartikan pendapatan. Income lebih menitik beratkan pada arti pendapatan bersih (net income), atau pendapatan yang telah dikurangi dengan biaya dan beban untuk memperolehnya.
Pada dasarnya income dapat berasal dari kelebihan revenue atas expired cost untuk mencapai revenue tadi, serta keuntungan lain yang tidak berasal dari kegiatan perusahaan yang utama.
Untuk memperoleh income harus ada suatu proses yang tertentu disebut proses pembanding atau matching yang di dalam akuntansi justru merupakan suatu prinsip yang harus ditaati di dalam penetapan dan penentuan income. Di dalam literatur akuntansi prinsip ini dikenal dengan istilah matching principle, dapat juga disebut sebagai suatu konsep, yaitu konsep pendapatan dan biaya (matching cost and revenue concept). Menurut standar akuntansi keuangan (2002 :23) “revenue yaitu arus bruto dari manfat ekonomi yang timbul dari aktivitas normal perusahaan selama satu periode, bila arus masuk itu mengakibatkan kenaikan ekuitas, yang tidak berasal dari kontribusi penanaman modal” .
Defenisi pendapatan yang di jelaskan di atas hampir mempunyai pengertian yang sama hal sejalan dengan istilah revenue atau pendapatan menurut Zaki Baridwan (1997 : 30) “ pendapatan adalah aliran masuk atau kenaikan aktiva suatu badan usaha atau pelunasan utang (kombinasi dari keduanya) selama satu periode yang berasal dari penyerahan atau pembuatan barang, penyerahan jasa atau dari kegiatan lainnya utama dalam usaha”.
Dapat disimpulkan bahwa revenue atau pendapatan adalah hasil imbalan terhadap adanya penyerahan barang atau jasa yang telah di peroduksi dalam operasi perusahaan. Pendapatan merupakan unsur utama dalam menentukan tingkat laba yang dapat dilihat sebagai prestasi perusahaan dalam mengoperasikan perusahaan dalam satu periode tertentu. Sumber revenue atau pendapatan menurut Munandar (1996 : 17 ) dibedakan menjadi dua kelompok, yaitu :
1. Pendapatan operasional (operating revenue) yaitu pendapatan yang diterima perusahaan yang berkaitan langsung dengan usaha pokok perusahan tersebut jenis jenis pendapatan operasional antara lain :
a. Penjualan (sales) yaitu hasil penjualan barang atau jasa yang menjadi objek usaha utama dalam perusahaan .
b. Potongan pembelian tunai (purchase discount) yaitu pendapatan yang di terima perusahaan karena pembelian barang secara tunai.
c. Penerimaan tambahan dari pembelian (penerimaan allowance) yaitu tambahan barang (ekstra) yang diterima oleh pihak penjual karena perusahaan membeli barang – barang dalam jumlah besar.
2. Pendapatan bukan operasional (non operating revenue) yaitu pendapatan yang diterima perusahaan yang tidak ada hubungannya secara langsung dengan usaha pokok perusahaan jenis–jenis pendapatan bukan operasional antara lain :
a. Normal revenue activities, pendapatan meliputi, pendapatan bunga, pendapatan sewa, pendapatan deviden kas (penghasilan sudah hak perusahaan sebagai laba, karena perusahaan memiliki saham sahamnya yang dikeluarkan perusahaan lain).
b. Non revenue activities yaitu pendapatan penjualan atau pertukaran yang bukan barang yang dikenal dengan istilah gain yang mana gain ini flow atau asset.
Pemasukan pendapatan bagi hotel dapat berasal dari tamu secara langsung, supplier, atau pihak yang lain memberikan pemasukan kepada hotel. Pemasukan dari tamu yang menginap, atau yang memakai fasilitas di hotel.
