30 4.1 ANALISIS
4.1.1 Kondisi Perusahaan
Bagian PPC merupakan bagian yang mempunyai tanggung jawab atas pengiriman barang yang dikelolanya kepada bagian utama Bea Cukai. Transaksi yang dilakukan di bagian PPC yakni pengeluaran kain untuk proses pengiriman. Selain pengiriman kain, PPC juga menyimpan sample kain yang dikembalikan oleh bagian – bagian produksi karena sisa.Informasi yang dilaporkan adalah Shipping Advice dan Nota Penyerahan.
Kain yang dikirimkan oleh bagian PPC kepada buyer secara umum ada dua cara yakni melewati jalur darat atau bisa juga melewati jalur udara. Kain yang dikirimkan ke Buyer tersebut harus sesuai dengan apa yang telah dipesan dan yang tertulis pada Production Order Export. Benang diproduksi di Bagian Sizing , Bagian Beaming, Bagian Drawing, Bagian Weaving untuk dibuat menjadi kain Grey (kain mentah) kemudian diproduksi di Bagian Gudang dan Bagian Dyeing untuk dibuat menjadi kain seperti
Satin(halus,tebal,mengkilat), Shiffon (tipis,ringan dan lentur), Georgette (Tipis tapi kasar). Kain yang sudah jadi di simpan digudang dan kemudian dikirim kan ke buyer melalui Bagian PPC.
Gambaran alur pengolahan benang menjadi kain seperti gambar berikut :
Gambar 4.1 Alur Proses Pengolahan Benang Penjelasan dari proses produksi sebagai berikut:
1. Benang Lusi : Benang anyaman/tenunan dengan arah membujur (di Timatex ada 2 macam alur proses).
2. Benang Pakan : Benang anyaman/tenunan dengan arah melintang (di
DIAGRAM PROSES PRODUKSI KAIN
Benang
Benang Lusi Benang Pakan
Drawing Beaming Sizing F. Twisting Sec. Warper Drawing Twisting Winding Winding Twisting Drawing Drawing Drawing Drawing
Timatex ada 2 macam alur proses) Anyaman Lusi dan pakan membentuk kain.
3. False teisting : disebut juga proses texturizing, yaitu mengubah Benang filament menjadi textured yard (DTY). 4. Sizing : Proses pengajian/melapisi benang dengan size/bahan
kanji yang dipakai adalah bahan kimia (PVA+Acrylic)
5. Beaming : Kelanjutan dari proses Sizing, yaitu proses menggulung benang ke beam/kelos. Beam disini adalah kelos yang dipasang di mesin tenun/weaving sebagai tempat gulungan benang lusi.
6. Drawing : Proses penyucukan/pemasukan benang pada lubang gun/held wire, untuk membentuk motif anyaman, serta dilanjutkan dengan penyisiran untuk
menentukan kerapatan/tetal/density benang lusi. 7. Twisting : Proses me-mlintir benang antara 1000 T/M (Twist
per meter) s/d 2400 T/M. tujuannya untuk
memberikan efek jatuh pada kain saat nantinya pada proses pencelupan. Arah plintiran bisa kearah kanan (searah jarum jam) dan sebaliknya.
8. Sectional Warping : Menggulung benang twist kedalam beam/kelos tanpa melalui proses sizing.
tertentu agar dapat dipakai dimesin tenun. Untuk mesin tenun tropong: benang digulung pada palet kayu (pin winding). Untuk mesin tenun rapier : benang digulung pada kelos plastic besar.
10. Weaving : Proses menenun/menganyam kain dari benang lusi dan benang pakan. Kombinasi benang lusi dan pakan diatas berupa (1)x(3) atau (1)x(4) - - - atau (2)x(3) atau (2)x(4)
11. Dyeing : Proses pencelupan dari kain mentah (Greige hasil weaving) menjadi kain jadi / kain celupan. Diproses pencelupan ini sebenarnya dibagi dalam beberapa tahap, namun intinya adalah memproses kain celup dan sisa pakai.
12. Verpacking : Proses packing pada gulungan kain : diberi label, stamping dibungkus plastic dsb, kemudian di masukkan ke Box - - siap kirim.
13. Finishing : Pengecekan barang siap kirim meliputi alamat, jenis isiquantity dsb, kadang-kadang diteruskan dengan dimuat ke angkutan.
1.1.2 Prosedur Transaksi Penjualan Kain Yang Sedang Berjalan
Transaksi yang berhubungan dengan penjualan kain di PT.TIMATEX adalah pengeluaran kain untuk proses pengiriman kain. Untuk prosedur-prosedur tersebut sebagai berikut :
Prosedur Pemesanan Produk
1. Buyer mengirim email ke marketing untuk order kain. 2. Marketing menerima order dari Buyer.
3. Berdasarkan order tersebut, marketing membuat Production Order (PO) dan Production Order Export (POE) dan dikirim ke Bagian Produksi untuk di lakukan pembuatan kain.
Prosedur Pembuatan Production Order Kain
1. Bagian Produksi menerima Production Order (PO) dan Production Order Export (POE) dari Marketing.
2. Bagian Produksi membuat order kain berdasarkan isi dari PO dan PEO tersebut serta membuat Production Order Weaving,Sizing, Dyeing, Beaming 2 rangkap.
3. Order kain selesai dikirimkan ke bagian gudang untuk disimpan. 4. Production Order (PO) Order Produksi Weaving,Sizing, Dyeing,
Beaming rangkap 1 dikirim dan diarsip ke marketing, rangkap 2 dikirim ke ppc untuk diarsipkan berdasarkan tanggal.
Prosedur Penjualan Kain
1. Marketing membuat Order Weaving (OW) rangkap 4 dan Order Dyeing (OD) rangkap 2)
2. Marketingmengirimkan Order Weaving (OW) rangkap 4 dan Order Dyeing (OD) rangkap 2 kebagian PPC.
3. PPC menerima order dari marketing, kemudian dilakukan pengecekkan
4. Setelah melakukan pengecekan, OW rangkap 1 diberikan ke Bagian Sizing, rangkap 2 ke Bagian Beaming,rangkap 3 ke Bagian Weaving, rangkap 4 ke Bagian Inspecting untuk diarsipkan.
5. Berdasarkan order ini, Bagian Produksi membuat kain tersebut.
6. Setelah kain tersebut selesai dibuat, bagian PPC mengirimkan OD, rangkap 1 diberikan ke Bagian Dyeing dan rangkap 2 diberikan ke bagian perpacking untuk di arsipkan.
7. Kain yang telah dibuat diberikan ke Bagian Perpacking untuk dikirimkan ke Buyer.
1.1.3 Analisis Sistem Informasi Perusahaan
Sistem informasi yang diterapkan di PT Tiga Manunggal khususnya di Departemen Planning, Production and Control (PPC) sudah menggunakan system informasi terkomputerisasi untuk mencatat pemasukan dan pengeluaran barang.Di PPC atau bagian utama departemen menggunakan aplikasi Foxpro untuk memasukkan transaksi penjualan dari gudang.Selain menggunakan aplikasi tersebut untuk mencatat transaksi penerimaan dan pengeluaran barang, karyawan yang menangani pekerjaan ini uga bertanggung jawab kepada Bea Cukai atas pemasukan dan pengeluaran barang.Pertanggung jawaban ini dilakukan menggunakan web yang
terhubung dengan aplikasi.Untuk mengatasi adanya kesalahan pencatatan melalui aplikasi, karyawan yang bersangkutan menggunakan rekapitulasi pengeluaran kain untuk mencocokannya dengan hasil pencatatan melalui aplikasi.Rekapitulasi ini menggunakan Microsoft Excel yang kemudian dicetak.
Dalam pencatatan penjualan dibagian PPC sudah berjalan lancer, namun pencatatan serta pembuatan laporan yang dikerjakan dirasa kurang efektif dan efisien, selain itu keamanan data yang disimpoan masih kurang atau masih dapat diakses oleh orang lain.
1.2 Kebutuhan
Permasalahan yang dihadapi oleh bagian ppc khususnya dalam pencatatan penjualan, perlu adanya system informasi yang terkomputerisasi. System informasi terkomputerisasi yang akan dikembangkan sekaligus dibahas dalam laporan ini menggunakan WEB dan database MySQL. Dengan menggunakan aplikasi ini transaksi-transaksi yang terjadi di bagian ppc akan dimasukkan secara mudah dan menghasilkan laporan yang otomatis, selain itu dengan pengelolaan data dalam database akan menghasilkan informasi yang sesuai dengan kebutuhan.
Hardware yang tersedia di ppc yakni seperangkat computer (Windows XP) yang masih dapat digunakan untuk pengembangan system informasi ini dan aplikasi yang dibutuhkan untuk digunakan adalah dengan menginstal server XAMPP untuk menyimpan database MySQL.
1.3 Jadwal
Berikut jadwal perancangan aplikasi ppc dengan target mingguan: Tabel 4.1 Jadwal Analisa dan Perancangan Sistem Informasi
Bulan Minggu ke Target Pekerjaan Januari 2016
1 dan 2 Analisis Kondisi Perusahaan
3
Analisis Sistem Informasi yang digunakan dan analisis permasalahan
4 Desain Struktur data, desain database
Februari 2016
5 Desain Struktur data, desain database
6 dan 7 Rancangan DFD, Kamus Data,Relasi, Tampilan Program
8 Membuat Database, Relasi,Membuat Tampilan Program
9 Coding Data Dasar (Tambah dan Hapus)
Maret 2016
10 Coding Data Dasar (Tambah dan Hapus)
10 dan
11 Coding Order Penjualan
11 dan
12 Coding Pencatatan Penjualan Kain
13 Coding Pencatatan Penjualan Kain
April 2016
14 Finishing Program dan Implementasi program
1.4 Perancangan
1.4.1 Rancangan Data Flow Diagram
Pada gambar 4.2 merupakan system pencatatan penjualan kain. Dari transaksi-transaksi tersebut bagian PPC melaporkan informasi kain keluar dan pengiriman kain ke bagian utama Bea Cukai sebagai bentuk tanggung jawab bagian PPC.
1.4.2 Rancangan Kamus Data
Dalam suatu program pengolah data tertentu terdapat tempat penyimpanan data yang disusun dalam suatu kumpulaln tabel dan mempunyai relasi antara satu dengan yang lain yakni database. Tabel – tabel program tersebut disusun berdasarkan rancangan tabel atau kamus data. Dibawah ini merupakan kamus data dari aplikasi persediaan bahan baku yang telah dibuat:
Bagian Gudang 1.0 Konfirmasi Pengeluaran Kain Bagian PPC 1.1 Konfirmasi Pengiriman Kain Kain Kain 1.2 Laporan Penjualan Kain Informasi Kain Keluar Informasi Pengiriman Kain Bea Cukai DFD LEVEL 1 PENCATATAN PENJUALAN KAIN
Informasi Penjualan Kain
1. User
Tabel 4.3 Tabel User
Field Name Type Size Description
Id Int - Id User
Username Varchar 50 Nama User
Password Varchar 50 Kata sandi
Level Varchar 50 Level user
2. Pesanan
Tabel 4.4 Tabel Pesanan
Field Name Type Size Description
Contract Varchar 10 No. urut pembelian
Trader Varchar 25 Agen
Buyer Varchar 25 Pembeli
jenis_kain Varchar 15 Jenis kain
Colour Varchar 15 Warna kain
Quantity Int 10 Jumlah kain
Delivery Date - Tanggal pengiriman
lebar_kain Int 10 Lebar kain
3. Laporan
Tabel 4.5 Tabel Laporan
Field Name Type Size Description
Contract Varchar 15 No. urut pembelian
Trader Varchar 25 Agen
Buyer Varchar 25 Pembeli
Jenis_kain Varchar 15 Jenis kain
Color Varchar 15 Warna kain
Quantity Int 10 Jumlah kain
Delivery Date Tanggal pengiriman
Lebar_kain Int 10 Lebar kain
Destination Varchar 25 Tujuan pengiriman
Netto Int 10 Berat bersih
Brutto Int 10 Berat kotor
Box Int 10 Jumlah kain di dalam box
Yard Varchar 10 Harga kain
Keterangan Varchar 100 Keterangan 4. Nota
Tabel 4.6 Tabel Nota
Field Name Type Size Description
jenis_kain Varchar 15 Jenis kain
Colour Varchar 10 Warna kain
Roll Int 10 Jumlah kain roll
Yard Varchar 10 Harga kain
Netto Int 10 Berat bersih
Brutto Int 10 Berat kotor
1.4.3 Rancangan Relasi Tabel
Gambar 4.3 Rancangan Relasi Tabel pesanan contract trader buyer jenis_kain color quantity delivery lebar_kain destination nota jenis_kain color box roll yard netto brutto keterangan laporan contract trader buyer jenis_kain color quantity delivery lebar_kain destination netto brutto box yard keterangan
1.4.4 Rancangan Tampilan Pengguna 1. Login Aplikasi Penjualan
PENCATATAN PENJUALAN KAIN PT TIGA MANUNGGAL SYNTHETIC INDUSTRIES
Jl. Jendral Sudirman Salatiga Telp. (0298) 326008
Silahkan masukkan username dan password anda
Username :
Masukkan username…
Password :
Masukkan password…
Gambar 4.8 Rancangan Tampilan Login
Gambar 4.8 merupakan tampilan yang pertama kai muncul saat aplikasi dijalankan.Didalam tampilan user ini diharuskan memasukkan username serta password sebelum masuk ke bagian utama aplikasi.Tujuan dari tampilan ini agar data transaksidalam aplikasi hanya diolah oleh orang yang bertanggung jawab atas data yang disimpan.
2. Tampilan Home
PENCATATAN PENJUALAN KAIN
PT TIGA MANUNGGAL SYNTHETIC INDUSTRIES Jl. Jendral Sudirman Salatiga
Telp: (0298) 326008
Home Order Nota Laporan Penjualan Log Out Order – Penjualan
Untuk menampilkan keseluruhan Production Order Export
Nota - Surat Jalan & Penyerahan
Diberikan kepada pengirim barang (supir) sebagai syarat perjalanan pada saat pengiriman dan mengetahui barang apa saja yang dikirim
Laporan Penjualan
Untuk mengetahui informasi dari keseluruhan pengiriman barang
Log Out
Keluar dari aplikasi
Gambar 4.9Rancangan Tampilan Halaman Utama
Karyawan berhasil login, maka gambar 4.9 adalah tampilan yang akan muncul. Tampilan ini berisi fungsi dari masing-masing tombol yang berada di bagian atas.
3. Tampilan Order Penjualan
PENCATATAN PENJUALAN KAIN PT TIGA MANUNGGAL SYNTHETIC INDUSTRIES
Jl. Jendral Sudirman Salatiga Telp: (0298) 326008
Home Order Nota
Laporan Penjualan Log Out Input Order Contract Trader Buyer Jenis Kain Color Quantity Delivery Lebar Kain Destination Simpan Reset
Gambar 4.10 merupakan rancangan tampilan order penjualan yang berhubungan dengan laporan penjualan. Untuk menyimpan order dan menghapus order melalui tampilan ini. Karena order penjualan merupakan data yang akan digunakan dalam laporan penjualan, menghapus order digunakan untuk menghapus order yang salah atau tak terpakai.
4. Tampilan Nota Penyerahan & Surat Jalan PENCATATAN PENJUALAN KAIN PT TIGA MANUNGGAL SYNTHETIC INDUSTRIES
Jl. Jendral Sudirman Salatiga Telp: (0298) 326008
Home Order Nota
Laporan Penjualan Log Out Input Order Jenis Kain Color Box Roll Yard Netto Brutto Keterangan Simpan Reset
Gambar 4.11Rancangan Nota Penyerahan
Gambar 4.11 merupakan rancangan tampilan nota penyerahan yang berhubungan dengan laporan penjualan.Untuk menambah nota penyerahan dan menghapus nota melalui tampilan ini. Karena nota penyerahanmerupakan
data yang akan digunakan dalam laporan penjualan, menghapus order digunakan untuk menghapus nota yang salah atau tak terpakai.
Tampilan Laporan Penjualan
Gambar 4.12 Rancangan Laporan Penjualan PENCATATAN PENJUALAN KAIN PT TIGA MANUNGGAL SYNTHETIC INDUSTRIES
Jl. Jendral Sudirman Salatiga Telp: (0298) 326008
Home Order Nota
Laporan Penjualan
Log
Out
Contract Trader Buyer Jenis
Kain Color Quantity Delivery Lebar
kain Box Roll Yard Netto Brutto
Ketera ngan
Gambar 4.12 merupakan rancangan tampilan laporan penjualan yang berhubungan dengan order penjualan dan nota penyerahan. Tampilan yang digunakan untuk mencari data laporan penjualan maupun mencetak laporan penjualan.
1.5 Implementasi
1. Tampilan Login Awal
Gambar 4.13 Login
Untuk masuk ke dalam aplikasi dengan cara : a. Masukkan usename dengan “rista”
b. Masukkan password dengan “111”
c. Tekan tombol Login, apabila username dan password yang dimasukkan sesuai, maka akan muncul Menu Utama.
d. Apabila username dan password salah maka tidak dapat memasuki Menu Utama.
2. Tampilan Halaman Utama
Gambar 4.14 Halaman Utama
3. Tampilan Order Penjualan
Gambar 4.15 Order Penjualan
Cara untuk menambah order penjualan dengan mengisi semua data sesuai tempat yang disediakan kemudian tekan tombol “simpan” untuk menyimpan. Tekan tombol reset untuk menghapus data.
4. Tampilan Nota Penyerahan
Gambar 4.16 Nota Penyerahan
Cara untuk menambah nota penyerahan dengan mengisi semua data sesuai tempat yang disediakan kemudian tekan tombol “simpan” untuk menyimpan. Tekan tombol reset untuk menghapus data.
5. Laporan Penjualan
Gambar 4.17 Laporan Penjualan
Cara untuk mengetahui data laporan penjualan adalah akan muncul secara otomatis, jika order dan nota telah tersimpan maka pada laporan penjualan akan oromatis muncul.
Implementasi Relasi Tabel
