7 2.1 Usaha Kecil Menengah (UKM)
2.1.1 Pengertian Usaha Kecil Menengah (UKM)
Pengertian Usaha Kecil menurut pasal 1 Undang-Undang No. 20 Tahun 2008 tentang usaha mikro kecil dan menengah, usaha kecil adalah usaha ekonomi produktif yang berdiri sendiri, yang dilakukan oleh orang perorangan atau badan usaha yang bukan merupakan anak perusahaan atau bukan cabang perusahaan yang dimiliki, dikuasai, atau menjadi bagian baik langsung maupun tidak langsung dari usaha menengah atau usaha besar yang memenuhi kriteria Usaha Kecil sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang ini.
Menurut pasal 1 Undang-Undang No. 20 Tahun 2008 tentang usaha mikro kecil dan menengah, usaha menengah adalah usaha ekonomi produktif yang berdiri sendiri, yang dilakukan oleh perseorangan atau badan usaha yang bukan merupakan anak perusahaan atau cabang perusahaan yang dimiliki, dikuasai, atau menjadi bagian baik langsung maupun tidak langsung dengan usaha kecil atau usaha besar dengan jumlah kekayaan bersih atau hasil penjualan tahunan sebagaimana diatur dalam Undang-Undang ini.
Berdasarkan Keputuasan Menteri Keuangan Nomor 316/KMK.016/1994 tanggal 27 Juni 1994 tentang program kemitraan badan usaha milik Negara dengan usaha kecil dan program bina lingkungan, usaha kecil di definisikan sebagai :
“ Perorangan atau badan usaha yang telah melakukan kegiatan/usaha yang mempunyai penjualan/omset per tahun setinggi-tingginya Rp 600.000.000 atau aset/aktiva setinggi-tingginya Rp 600.000.000 (di luar tanah dan bangunan yang ditempati) terdiri dari : (1) bidang usaha (Fa, CV, PT, dan koperasi) dan (2) perorangan (pengrajin/industri rumah tangga, petani, peternak, nelayan, perambah hutan, penambang, pedagang barang dan jasa) ”.
Badan Pusat Statistik (BPS) memberikan definisi UKM berdasarkan kuantitas tenaga kerja. Usaha kecil merupakan entitas usaha yang memiliki jumlah tenaga kerja 5 sampai dengan 19 orang, sedangkan usaha menengah merupakan entitas usaha yang memiliki tenaga kerja 20 sampai dengan 99 orang. (http://dayintapinasthika.wordpress.com/2011/04/12/usaha-kecil-menengah-ukm/)
2.1.2 Kriteria Usaha Kecil dan Menengah
Usaha Kecil sebagaimana di maksud Undang-Undang no. 20 Tahun 2008 pasal 6 ayat 2 memiliki kriteria sebagai berikut :
1. Kekayaan bersih lebih dari Rp 50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) sampai dengan paling banyak Rp 500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah) tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha.
2. Memiliki hasil penjualan tahunan lebih dari Rp 300.000.000,00 (tiga ratus juta rupiah) sampai dengan paling banyak Rp 2.500.000.000,00 (dua miliar lima ratus juta rupiah).
Sedangkan Usaha Menengah sebagaimana di maksud Undang-Undang no. 20 Tahun 2008 pasal 6 ayat 3 memiliki kriteria sebagai berikut :
1. Kekayaan bersih lebih dari Rp 500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah) sampai dengan paling banyak Rp 10.000.000.000,00 (sepuluh miliar rupiah) tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha.
2. Memiliki hasil penjualan tahunan lebih dari Rp 2.500.000.000,00 (dua miliar lima ratus juta rupiah) sampai dengan paling banyak Rp 50.000.000.000,00 (lima puluh miliar rupiah).
2.1.3 Sistem Informasi Akuntansi
2.1.3.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Mulyadi mengemukakan definisi sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut :
“Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan” (2008:3).
Sedangkan menurut Bodnar adalah :
“Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi” (2005:1).
Sedangkan menurut Romney & Steinbart adalah :
“Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan” (2004:2).
Sedangkan menurut Hall adalah :
“Rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada para pemakai” (2001:7).
Sedangkan menurut Bodnar dan Hoopwood adalah:
“Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber-sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dana data lainnya menjadi informasi” (2003:1).
Sedangkan menurut Laudon adalah:
“Suatu sistem informasi dapat didefinisikan secara teknis sebagai satuan komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan (atau mendapatkan kembali), memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan kendali dalam suatu organisasi” (2005:10).
Dari beberapa pengertian yang telah dipaparkan oleh para ahli di atas maka penyusun mengambil kesimpulan bahwa sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen atau kumpulan data yang saling berhubungan satu sama lain, guna mendukung pengambilan keputusan untuk mencapai tujuan tertentu dan mengubah data tersebut menjadi informasi.
2.1.3.2 Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi
Dari definisi sistem informasi akuntansi, unsur suatu sistem informasi akuntansi pokok adalah formulir dan catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku besar pembantu, serta laporan. Berikut ini diuraikan lebih lanjut
pengertian masing-masing unsur sistem informasi akuntansi tersebut (Mulyadi, 2008:3-5) :
1. Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) di atas secarik kertas.
2. Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Seperti telah disebutkan di atas, sumber informasi pencatatan dalam jurnal ini adalah formulir.
3. Buku Besar
Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan.
4. Buku Besar Pembantu
Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu (subsidiary ledger). Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar.
5. Laporan
Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang dan lain sebagainya. Laporan dapat berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer.
2.1.3.3 Tujuan Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi
Tujuan-tujuan pengembangan sistem informasi akuntansi menurut Romney dan Steinbart (2005:294) adalah :
1. Kegunaan, informasi yang dihasilkan oleh sistem harus dapat membantu pihak manajemen dan para pemakai dalam pengambilan keputusan.
2. Ekonomi, manfaat dari sistem tersebut bisa melebihi biayanya.
3. Keandalan, sistem tersebut harus memproses data secara akurat dan lengkap.
4. Ketersediaan, para pemakai harus dapat mengakses sistem dengan nyaman.
5. Tepat waktu, informasi yang penting harus dihasilkan pertama dan baru diikuti oleh hal-hal yang kurang penting sesuai waktu yang memungkinkan.
6. Layanan untuk pelanggan, layanan untuk pelanggan yang sopan dan efisien harus diberikan.
7. Kemudahan penggunaan, sistem tersebut harus digunakan oleh pemakai.
8. Fleksibilitas, sistem tersebut mengakomodasi operasi atau perubahan persyaratan sistem yang wajar.
9. Ketertelusuran, sistem tersebut harus dapat dengan mudah dipahami oleh pemakai dan pendesain, serta memfasilitasi penyelesaian masalah dan pengembangan sistem di masa mendatang.
10. Dapat diaudit, kemampuan untuk dapat diaudit harus dimasukan ke dalam sistem tersebut dari awal pengembangan sistem.
11. Hanya para pemakai yang sah saja yang diberikan akses atau diizinkan untuk mengubah data sistem.
2.1.3.4 Fungsi Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Azhar Sutanto ada fungsi dari sistem informasi akuntansi (2008:8) adalah sebagai berikut :
1. Mendukung aktivitas sehari-hari.
Suatu perusahaan agar tetap eksis, perusahaan tersebut harus terus beroperasi dengan melakukan sejumlah aktivitas bisnis yang peristiwanya disebut dengan transaksi seperti melakukan pembelian, penyimpanan, proses produksi dan penjualan.
Transaksi Akuntansi adalah transaksi yang dilakukan oleh perusahaan yang berakibat antara sesuatu yang memiliki nilai ekonomi bagi perusahaan tersebut.
Transaksi Non-akuntansi adalah transaksi yang dilakukan oleh perusahaan tapi transaksi tersebut tidak menimbulkan dampak pertukaran nilai ekonomi bagi perusahaan tersebut.
2. Mendukung proses pengambilan keputusan.
Tujuan yang penting dari sistem informasi akuntansi adalah memberikan informasi yang diperlukan untuk proses pengambilan keputusan. Dimana keputusan harus dibuat dalam kaitannya dengan perencanaan dan pengendalian aktivitas perusahaan.
3. Membantu pengelola perusahaan dalam memenuhi tanggung jawabnya kepada pihak eksternal.
Salah satu tanggung jawab yang penting adalah keharusannya memberi informasi kepada pemakai yang berada di luar perusahaan atau stockholder.
2.2 Langkah-Langkah dalam Pengembangan dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi
Metodologi pengembangan sistem adalah langkah-langkah yang dilalui oleh analis sistem dalam mengembangkan sistem informasi. Pengembangan sistem akuntansi dilaksanakan melalui tiga tahap utama berikut ini (Mulyadi,2008:39) :
1. Analisis Sistem yang Ada
Dalam tahap ini, analis sistem membantu pemakai informasi dalam mengidentifikasi informasi yang diperlukan oleh pemakai untuk melaksanakan pekerjaannya. Kegagalan analis sistem dalam mengidentifikasi jenis informasi yang diperlukan oleh pemakai informasi akan mengakibatkan desain sistem yang tidak bermanfaat bagi pemakai informasi. Oleh karena itu, tahap analisis sistem merupakan tahap yang paling menentukan dalam keseluruhan tahap pengembangan sistem informasi.
2. Desain Sistem
Desain adalah proses penterjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangkan.
3. Implementasi Sistem
Implementasi adalah pendidikan dan pelatihan pemakai informasi, pelatihan dan koordinasi teknisi yang akan menjalankan sistem, pengujian sistem yang baru dan pengubahan yang dilakukan untuk membuat sistem informasi yang telah dirancang menjadi dapat dilaksanakan secara operasional. Puncak segala kegiatan pengembangan dan perancangan sistem informasi adalah terletak pada tahap implementasi.
2.3 Teknik Dokumentasi dalam Sistem Informasi Akuntansi
Bagan alir (flowchart) adalah representasi grafis dari sistem yang mendeskripsikan relasi fisik di antara entitas-entitas intinya. Bagan alir dapat
digunakan untuj menyajikan aktivitas manual maupun aktvitas pemrosesan komputer atau keduanya. Bagan alir dokumen (document flowchart) digunakan untuk menggambarkan elemen-elemen dari sistem manual, termasuk catatan akuntansi (dokumen, jurnal, buku besar dan file), departemen organisasional yang terlibat dalam proses dan aktivitas (baik yang bersifat administratif maupun fisik) yang dilakukan dalam departemen tersebut.(Hall,2007:83)
Sistem akuntansi dapat dijelaskan dengan menggunakan bagan alir dokumen yang melukiskan simbol-simbol standar yang digunakan oleh analis untuk membuat bagan alir dokumen yang menggambarkan sistem. (Mulyadi,2008:60). bagan alir dapat dilihat pada lampiran.
2.4 Pengertian Pembelian
Menurut Longenecker (2011 : 4) pembelian adalah proses perolehan bahan, peralatan, dan jasa dari penyalur luar
Menurut Aliminsyah (2006 : 450) pembelian adalah harga pokok barang dagang yang diperoleh perusahaan selama periode tertentu, untuk menghitung harga pokok penjualan (Cost of Good Sold), nilai pembelian yang dipergunakan adalah pembelian bersih (Net Purchases) yang dihitung sebagai : pembelian barang dagang ditambah transport pembelian dikurangi pembelian retur dan potongan pembelian.
Maka dari beberapa pengertian tersebut, penyusun menyimpulkan bahwa “Pembelian adalah suatu proses untuk memperoleh barang dagangan yang berupa bahan, peralatan, dan jasa selama periode tertentu”.
2.5 Sistem Akuntansi Pembelian
Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menadi dua: pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri.
Menurut Mulyadi (2008: 299-300) dalam sistem akuntansi pembelian terdapat fungsi-fungsi yang terkait. Fungsi-fungsi tersebut adalah:
1. Fungsi Gudang
Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung pakai, permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang.
2. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
3. Fungsi Penerimaan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.
Fungsi ini uga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.
Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini: 1. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi
pembelian.
2. Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok. 3. Fungsi pembelian menerimapenawaran harga dari berbagai pemasok
dan melakukan pemilihan pemasok.
4. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
5. Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok.
6. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan.
7. Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi.
8. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
2.6 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian Menurut Mulyadi (2008 : 301-303) jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah:
1. Prosedur Permintaan Pembelian
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang-barang yang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.
2. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok
barang yang diperlukan oleh perusahaan. Perusahaan seringkali menentukan jenjang wewenang dalam pemilihan pemasok sehingga sistem akuntansi pembelian dibagi menjadi sebagai berikut:
a. Sistem akuntansi pembelian dengan pengadaan langsung. b. Sistem akuntansi pembelian dengan penunjukan langsung. c. Sistem akuntansi pembelian dengan lelang.
Perbedaan di antara sistem akuntansi pembelian tersebut di atas terletak pada prosedur pemilihan pemasok.
a. Sistem Akuntansi Pembelian dengan Pengadaan Langsung
Dalam sistem akuntansi pembelian ini, pemasok dipilih langsung oleh fungsi pembelian, tanpa melalui penawaran harga. Biasanya pembelian dengan pengadaan langsung ini meliputi jumlah rupiah yang kecil dalam sekali pembelian.
b. Sistem Akuntansi Pembelian dengan Penunjukan Langsung
Dalam sistem akuntansi pembelian ini, pemilihan pemasok dilakukan oleh fungsi pembelian, dengan terlebih dahulu dilakukan pengiriman permintaan penawaran harga kepada paling sedikit tiga pemasok dan didasarakan pada pertimbangan harga penawaran dari para pemasok tersebut.
c. Sistem Akuntansi Pembelian dengan Lelang
Dalam sistem akuntansi pembelian ini, pemilihan pemasok dilakukan oleh panitia lelang yang dibentuk, melalui lelang yang diikuti oleh
pemasok yang jumlahnya terbatas. Prosedur pemilihan pemasok dengan lelang ini dilakukan melalui beberapa tahap berikut ini:
Pembuatan rerangka acuan (terms of reference), yang berisi uraian rinci jenis, spesifikasi, dan jumlah barang yang akan dibeli melalui lelang.
Pengiriman rerangka acuan kepada para pemasok untuk kepentingan pengajuan penawaran harga.
Penjelasan kepada para pemasok mengenai rerangka acuan tersebut.
Penerimaan penawaran harga dengan dilampiri dengan berbagai persyaratan lelang oleh para pemasok dalam amplop tertutup. Pembukaan amplop penawaran harga oleh panitia lelang di depan
para pemasok.
Penetapan pemasok yang dipilih (pemenang lelang) oleh panitia lelang.
3. Prosedur Order Pembelian
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan (misalnya fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang, dan fungsi pencatat utang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
4. Prosedur Penerimaan Barang.
dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.
5. Prosedur Pencatatan Utang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang beruhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
6. Prosedur Distribusi Pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
2.7 Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari sistem akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2008 : 303) adalah:
1. Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder point).
2. Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok. 3. Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok. 4. Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu.
5. Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu.
6. Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian.
2.8 Dokumen dalam Sistem Akuntansi Pembelian
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2008 : 303-308) adalah:
1. Surat Permintaan Pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut. Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat 2 lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang.
2. Surat Permintaan Penawaran Harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
3. Surat Order Pembelian.
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai berikut:
a. Surat Order Pembelian
Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.
b. Tembusan Pengakuan oleh Pemasok
Surat ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tandatangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian.
c. Tembusan bagi Unit Peminta Barang
Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan.
d. Arsip Tanggal Penerimaan
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak dating pada waktu yang telah ditetapkan.
e. Arsip Pemasok
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.
f. Tembusan Fungsi Penerimaan
Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu,
kuantitas, dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut.
g. Tembusan Fungsi Akuntansi
Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
4. Laporan Penerimaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian. 5. Surat Perubahan Order Pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.
6. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran.
2.9 Catatan Akuntansi yang Digunakan
Menurut Mulyadi (2008 : 308-310) catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah:
1. Register Bukti Kas Keluar (Voucher Register)
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar.
2. Jurnal Pembelian
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.
3. Kartu Utang
Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang. Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan voucher payable procedure, yang berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar.
4. Kartu Persediaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.
