Bab IV
Hasil Analisis Sistem
4.1Hasil Analisis Sistem
Pengembangan sistem RAD pada RM. Saputra menggunakan metode Rapid Application Development (RAD). Tahap pengembangan sistem RAD diantaranya adalah tahap investigasi awal, tahap analisis masalah, tahap analisis kebutuhan sistem, tahap desain dan pengembangan sistem, tahap analisis biaya dan manfaat, tahap desain, dan tahap implementasi.
4.1.1 Tahap Investigasi Awal
Tahap investigasi awal merupakan tahap untuk menemukan masalah yang dihadapi RM. Saputra dengan melakukan observasi langsung. Selain itu, untuk mengetahui masalah dapat juga melakukan wawancara dengan pemilik atau karyawan RM. Saputra secara langsung. Berikut merupakan hasil dari tahap investigasi awal pada RM. Saputra:
b. Sistem pencatatan yang dilakukan oleh RM. Saputra masih menggunakan sistem manual. Pencatatan sistem manual ini memerlukan waktu yang lama dan rentan kehilangan data jika nota penjualan atau pembelian hilang.
c. Tidak adanya laporan keuangan baik bulanan maupun tahunan sehingga pemilik kesusahan untuk mengetahui laba yang diperoleh.
4.1.2 Tahap Analisis Masalah
Tahap selanjutnya adalah menganalisis masalah yang ada. Hal yang perlu dilakukan pengembangan diantaranya adalah sistem pencatatan yang masih manual. Selain itu, belum adanya laporan keuangan juga merupakan kelemahan yang dimiliki oleh RM. Saputra sehingga perlu adanya perbaikan untuk mengatasi kelemahan tersebut.
4.1.3 Tahap Analisis Kebutuhan Sistem
4.1.4 Tahap Desain dan Pengembangan Sistem
4.1.4.1Desain Database
Adalah tahap dimana data akan dimasukkan ke dalam sistem yang nantinya diproses sehingga menghasilkan output yang diinginkan. Berikut merupakan form input:
No Nama Tabel Atribut Tipe Data dan Ukuran
1 Login
ID Login Int(11) ID User Int(11) Username Varchar(50) Password Text
Status Varchar(50)
No Nama Tabel Atribut Tipe Data dan Ukuran
2 User
ID_User Int(11) Nama Varchar(50) Alamat
lengkap
Varchar(50)
Telp Varchar(50)
No Nama Tabel Atribut Tipe Data dan Ukuran
3 menu
No Nama Tabel Atribut Tipe Data dan Ukuran
4 resep
Kode menu Varchar(50) ID item Int(11) ID login Varchar(50) Jumlah Varchar(50) Tanggal Varchar(50)
No Nama Tabel Atribut Tipe Data dan Ukuran
5 item
ID item Varchar(50) ID login Int(11) Nama item Varchar(50) Stok Varchar(50) Harga beli Float(9,2) tanggal Varchar(50) satuan Varchar(50)
No Nama Tabel Atribut Tipe Data dan Ukuran
6 Pembelian
ID beli Varchar(50) ID supplier Varchar(50) ID login Int(11) Total
Transaksi
Double
Tanggal Varchar(50)
No Nama Tabel Atribut Tipe Data dan Ukuran
7 Pembelian detail
ID beli Varchar(50) ID item Varchar(50) Jumlah Float
No Nama Tabel Atribut Tipe Data dan Ukuran
8 Pelunasan pembelian
ID transaksi Varchar(50) ID bayar Int(11) ID login Int(11) Nominal double Tanggal datetime
No Nama Tabel Atribut Tipe Data dan Ukuran
9 Supplier
ID supplier Varchar(50) Nama Varchar(50) Alamat Varchar(50) Keterangan Varchar(50) Telp Varchar(50) No HP Varchar(50)
No Nama Tabel Atribut Tipe Data dan Ukuran
10 Penjualan
No Nama Tabel Atribut Tipe Data dan Ukuran
11 Penjualan detail
ID beli Varchar(50) Kode menu Varchar(50) Jumlah Int(11)
harga double
No Nama Tabel Atribut Tipe Data dan Ukuran
12 Pelunasan penjualan
ID transaksi Varchar(50) ID bayar Int(11) ID login Int(11) Nominal Double Tanggal Datetime
No Nama Tabel Atribut Tipe Data dan Ukuran
13 Menu
Kode menu Varchar(50) ID login Int(11) Nama menu Varchar(50) Jenis menu Varchar(50) Harga menu Double Tanggal Varchar(50)
No Nama Tabel Atribut Tipe Data dan Ukuran
14 Resep
Kode menu Varchar(50) ID item Varchar(50) ID login Int(50) Jumlah Float
No Nama Tabel Atribut Tipe Data dan Ukuran
15 Item awal
ID item Varchar(50) ID login Int(50) Nama item Varchar(50) Stok Float(9.2) Harga beli Float(9.2) tanggal Varchar(50) satuan Varchar(50)
No Nama Tabel Atribut Tipe Data dan Ukuran
16 Item
ID item Varchar(50) ID login Varchar(50) Nama item Float
stok Float
Harga beli Float(9.2) Tanggal Varchar(50) satuan Varchar(50)
No Nama Tabel Atribut Tipe Data dan Ukuran
17 Item keluar
ID transaksi Int(11) Kode menu Varchar(50) ID item Varchar(50) ID jual Varchar(50) Stock keluar Float
No Nama Tabel Atribut Tipe Data dan Ukuran
18 Kerugian makanan
ID jual Varchar(50) ID login Int(11) Kode menu Varchar(50) Jumlah Int(11) Harga Double Status Varchar(50) Tanggal Datetime
No Nama Tabel Atribut Tipe Data dan Ukuran
19 Kerugian bahan
ID jual Varchar(50) ID login Int(11) ID item Varchar(50) Jumlah Float
Harga Float
Tanggal Datetime
No Nama Tabel Atribut Tipe Data dan Ukuran
20 Stok opname
ID stok Int(11) ID item Varchar(50) ID login Int(11)
stok Float
No Nama Tabel Atribut Tipe Data dan Ukuran
21 Kas
ID bayar Int(11) Keterangan Varchar(50) Saldo Double Tanggal Varchar(50)
No Nama Tabel Atribut Tipe Data dan Ukuran
22 Gabung meja
Primary meja Varchar(50) No meja Varchar(50) ID login Int(11) Waktu Datetime
No Nama Tabel Atribut Tipe Data dan Ukuran
23 Meja No meja Varchar(50)
lokasi Varchar(50)
No Nama Tabel Atribut Tipe Data dan Ukuran
24 Aktiva
Kode aktiva Int(11) Keterangan Varchar(50) Nominal Double Depresiasi Double
No Nama Tabel Atribut Tipe Data dan Ukuran
25 Beban
No Nama Tabel Atribut Tipe Data dan Ukuran
26 Pendapatan
ID jual Varchar(50) Keterangan Varchar(50) Total transaksi Double Service Double
Tax Double
4.1.4.2Desain Form Input dan Output
Tahap selanjutnya merupakan proses input data. Pada tahap ini, data – data akan diinput untuk menghasilkan output yang dibutuhkan oleh pengguna. Berikut merupakan tahapan dalam setiap prosesnya:
1. Proses Login
Gambar 4.1 Login
Pada saat program pertama kali dijalankan, akan muncul form log in seperti pada gambar 4.1. Pengguna harus memasukkan user
seperti pada gambar 4.2. hal ini bertujuan agar orang selain karyawan atau pemilik tidak dapat mengakses atau merubah data aplikasi.
Gambar 4.2 Error Login
2. Menu Utama
Setelah log in, akan muncul beberapa menu drop down seperti pada gambar 4.3 (dalam hal ini penulis masuk sebagai administrator). Berikut merupakan penjelasan dari masing – masing menu:
a. Menu File
Gambar 4.4 Form Data User
b. Master Data
Berisi 5 sub menu yaitu master menu, master item, master resep, master supplier, dan master meja. Menu master data hanya dapat dilihat seutuhnya oleh admin dan chef. Bagian operasional hanya dapat melihat master item dan master supplier. Hal ini dikarenakan bagian operasional bertugas membeli bahan baku yang diperlukan bagi chef untuk membuat hidangan.
Gambar 4.5 Form master menu
Master item merupakan daftar bahan-bahan dasar atau persediaan untuk memasak. Input dilakukan oleh chef atau admin dengan memasukkan kode item hingga harga beli. Operasional hanya melihat persediaan item yang bertujuan untuk membeli persediaan jika bahan tersebut hampir habis.
Gambar 4.6 Form master item
admin dengan cara memasukkan kode menu dan kode item sesuai dengan hidangan yang diinginkan. Terdapat tombol ubah jika terdapat perubahan pada resep. Dengan adanya form menu resep ini, pemilik RM. Saputra dapat melihat harga pokok setiap hidangan yang disajikan.
Gambar 4.7 Form master resep
supplier dapat dibuka oleh admin, chef dan operasional.
Gambar 4.8 Form master supplier
Gamabr 4.9 Form master meja
c. Keuangan
Menu yang ketiga yaitu keuangan yang berisi mengenai saldo usaha, beban, aktiva, dan akumulasi RM. Saputra. Seluruh aktiva dan beban yang ada di RM. Saputra akan dicatat dalam menu ini. Menu ini hanya dapat diakses oleh admin.
Saldo usaha berisi tentang saldo awal RM. Saputra saat sistem informasi akuntansi ini dijalankan. Gambar 4.10 menunjukkan saldo usaha yang dimiliki oleh RM. Saputra.
Master beban merupakan data beban yang terjadi setiap bulan pada RM. Saputra. Beban ini akan otomatis masuk kedalam laporan laba rugi setiap akhir periode. Input dilakukan dengan memasukkan nama beban hingga nominal yang diinginkan.
Gambar 4.11 Form master data beban
Gambar 4.12 Form master data aktiva tetap
Master akumulasi merupakan data akumulasi penyusutan aktiva di tahun – tahun sebelumnya. Input dilakukan dengan cara memasukkan kode aktiva serta nominal akumulasi yang terjadi.
d. Laporan
1. Neraca Awal
Terdapat form untuk memasukan akun – akun yang berkaitan dengan laporan neraca seperti kas, persediaan, dan hutang. Laporan ini bertujuan untuk mengetahui nilai aset dan modal yang ada sebelum terbentuknya sistem informasi akuntansi ini. Aset dan liabilitas ini diambil saat sebulan sebelum terbentuknya sistem komputerisasi ini. 2. Factory Overhead
Mengenai Factory Overhead, perhitungan dilakukan dengan cara menetapkan tarif biaya overhead terlebih dahulu. Penetapan yang dilakukan berupa melihat biaya overhead yang terjadi pada 3 bulan sebelumnya. Tabel dibawah menunjukkan biaya overhead yang terjadi selama 3 bulan yaitu desember 2015 hingga februari 2016
BOP Desember 2015
Januari 2016 Februari 2016
Depresiasi Rp 1.700.000 Rp 1.700.000 Rp 1.700.000 Rp 1.700.000
Jumlah BOP
Rp 5.040.000
Karena RM. Saputra merupakan usaha yang berorientasi pada makanan (kuliner) maka, penetapan yang digunakan adalah dengan berdasarkan volume penjualan. Berikut ini adalah tabel rata – rata volume penjualan selama 3 bulan sebelumnya beserta BOP per unitnya.
Tabel 4.2 Perhitungan FOH
Des-Dengan perhitungan ini, maka biaya overhead akan diinput ke dalam master resep. Biaya ini termasuk dalam biaya produksi setiap menu masakan dan minuman.
Saat akhir periode, BOP yang terdapat di resep akan disesuaikan dengan BOP sesungguhnya. Jika BOP sesungguhnya lebih besar dari BOP yang dibebankan, maka terdapat selisih anggaran yang tidak menguntungkan. Begitu juga sebaliknya, ketika BOP sesungguhnya lebih kecil dari BOP yang dibebankan, maka terdapat selisih anggaran yang menguntungkan. Selisih BOP yang dibebankan akan kembali ke dalam rekening harga pokok penjualan.
Berikut ini merupakan gambar – gambar laporan yang ada pada RM. Saputra, diantaranya adalah:
a) Laporan Neraca Awal
Gambar 4.15 Laporan Neraca Awal
b) Laporan Penjualan
c) Laporan detil jual
Gambar 4.17 Laporan detil jual
d) Laporan pembelian
e) Laporan detil beli
Gambar 4.19 Laporan detil beli f) Laporan item keluar
Gambar 4.20 Laporan item kelual g) Laporan opname
h) Laporan void menu
Gambar 4.22 Laporan void menu i) Laporan laba rugi
j) Laporan neraca
Gambar 4.24 Laporan neraca
k) Laporan Jurnal Umum
Gambar 4.26 Jurnal penyesuaian hutang Factory Overhead
Gambar 4.27 Jurnal BOP sesungguhnya
e. Pembelian
Menu kelima yaitu pembelian yang bertujuan mencatat semua pembelian yang dilakukan oleh RM. Saputra. Saat membuka menu pembelian, terdapat dua tab menu yang berisi daftar supplier dan daftar item yang akan dibeli. Menu pembelian ini dapat diakses oleh admin dan operasional. Langkah – langkah dalam melakukan pembelian diantaranya adalah memilih supplier yang akan dituju seperti yang terdapat pada Gambar 4.22.
Gambar 4.29 Tab supplier pada menu pembelian
Gambar 4.30 Tab pembelian pada menu pembelian
f. System
Gambar 4.31 Stock opname
g. Order
menu order merupakan menu yang mengatur pemesanan menu pada pelanggan. Selain itu, terdapat pengaturan meja makan seperti penggabungan meja dan pindah meja. Menu ini dapat diakses oleh admin dan kasir.
Gamabr 4.32 Daftar meja
Setelah itu, pelanggan memesan makanan dan minuman yang nantinya dicatat oleh bagian kasir. Daftar pesanan yang telah diinput oleh kasir secara otomatis akan dikirimkan ke bagian dapur. Daftar menu akan tercetak di bagian dapur dalam bentuk checker seperti Gambar 4.26.
Setelah pelanggan selesai menikmati hidangannya, pembayaran dilakukan di bagian kasir. Kasir akan melihat total pembayarannya dengan menanyakan pelanggan nomor meja saat makan. Saat kasir menekan tombol nomor meja pelanggan di layarnya, akan muncul pilihan untuk transaksi bayar. Setelah pelanggan membayar, kasir akan mencetak struck pembayaran beserta kembaliannya jika ada. gambar 4.27 menunjukkan contoh struck pembayaran.
4.1.4.3Tahap analisis Cost Benefit
Berikut merupakan perhitungan biaya yang akan dibutuhkan saat implementasi aplikasi.
No. Alat Harga
1 1 set komputer Rp 3.000.000,00
2 2 buah Printer Rp 1.000.000,00
3 UPS Rp 700.000,00
Total Rp 4.700.000,00
Tabel 4.3 Total Biaya
Beberapa manfaat yang diperoleh dari adanya aplikasi ini adalah sebagai berikut:
1. Penekanan terhadap kesalahan pencatatan dan perhitungan karena telah dibantu oleh sistem.
2. Resiko kehilangan nota dapat dihindari karena telah tersimpan secara otomatis pada sistem.
4.1.4.4Tahap Desain
No_meja,nama,total
Gambar 4.36 DFD Level 1 Operasional
1
4.1.4.5Tahap Implementasi
Tahap ini merupakan penerapan aplikasi pada RM. Saputra. Semua transaksi yang terjadi dilakukan menggunakan sistem komputer. Berikut proses – proses yang terjadi selama RM. Saputra beroperasi:
1. Menjalankan aplikasi Sistem Informasi Akuntansi pada perangkat komputer.
2. Mengatur dan merencanakan saldo awal. 3. Melakukan input pembelian bahan baku.
4. Melakukan input penjualan yang terjadi selama RM. Saputra beroperasi.
5. Melakukan input data pengeluaran lainnya, diantaranya beban. 6. Mencetak laporan keuangan untuk melihat data dan informasi
