PERANCANGAN BASIS DATA UNTUK DIVISI GENERAL AFFAIR DENGAN LINGKUP PEMBELIAN DAN MANAJEMEN ASET PADA PT SKYWORX INDONESIA

(1)

PERANCANGAN BASIS DATA UNTUK

DIVISI GENERAL AFFAIR DENGAN

LINGKUP PEMBELIAN DAN MANAJEMEN

ASET PADA PT SKYWORX INDONESIA

Andanti Ayunda Rachman

JL.SINDANGLAYA BLK. G4 NO 5B PURI CINERE DEPOK 16513 DKI Jakarta, Indonesia, +62217536774/+628568180252, stll_mckenzei@yahoo.com

Dimitri Herlambang

JL. JERUK MANIS RAYA, KEBON JERUK 034 JAKARTA BARAT 11530 DKI Jakarta, Indonesia, +628998917544, dimitri.herlambang@gmail.com

Vendy Praseldy

JL. BAJA V KOMP. KS CILEGON 021 CILEGON 42435 Banten, Indonesia, +62254388350/+6285691164293, praseldy@gmail.com

Evaristus Didik M., ST., M.Kom., M.T

Abstract

The purpose of this study is to create a computerize solution for helping and simplify the

manage of operational process in general affair scope limited to procurement and asset

management activity for PT Skyworx Indonesia, in which will be attained by designing an

integrated database system. The design method in which will be used to support this study is

the database system development lifecycle design method created by none other than

Connolly and Begg. The result which will be attained by doing this study is to give a

computerize solution for managing the operational process of procurement and asset

management activity to reduce the mistakes created by humans and the inconveniences when

using the old manual system, which will be happen with the creation of database application

for that exact part of general affair scope. The obtained conclusion from this study is with

the use of integrated database system, it will secure the consistency of the data, reduce data

redundant, and also simplify in doing structured record in which will be of help for the

organization’s operational process.

Keywords : Procurement, Asset Management, Database System, Database System

Development Lifecycle

(2)

Abstrak

Tujuan penelitian ini adalah membuat suatu solusi terkomputerisasi untuk membantu dan

mempermudah pengelolaan kegiatan operasional pada lingkup general affair yang dibatasi

pada pembelian dan pengelolaan aset untuk PT Skyworx Indonesia, dengan merancang

suatu sistem basis data yang terintegrasi. Metode perancangan yang digunakan untuk

mendukung penelitian ini adalah menggunakan metode database system development

lifecycle oleh Connolly dan Begg. Hasil yang dicapai dari dilakukannya perancangan ini

adalah memberikan solusi untuk penanganan kegiatan operasional di sebagian lingkup

general affair yaitu kegiatan pembelian dan pengelolaan aset secara terkomputerisasi untuk

mengurangi kesalahan dan kerepotan dari penggunaan sistem manual sebelumnya, yaitu

dengan menghasilkan suatu aplikasi basis data untuk kegiatan pembelian dan manajemen

aset. Simpulan yang didapat dari penelitian ini adalah dengan adanya sistem basis data

yang terintegrasi akan menjaga konsistensi data, mengurangi redudansi data, dan

mempermudah melakukan pencatatan secara terstruktur yang sekaligus akan membantu

kegiatan operasional perusahaan.

Kata Kunci : Pembelian, Manajemen Aset, Sistem Basis Data, Database System

Development Lifecycle

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Perkembangan teknologi informasi semakin canggih. Setiap waktu update demi update, upgrade demi

upgrade dilakukan untuk menyempurnakan teknologi informasi agar dapat membantu manusia, yang

setiap saat pekerjaannya ingin semakin dipermudah oleh kehadiran teknologi informasi, terutama dalam menjalankan proses bisnis.

Perancangan basis data merupakan salah satu komponen terpenting dari penerapan teknologi informasi untuk menopang proses bisnis perusahaan. Dengan adanya teknologi informasi, organisasi dapat meningkatkan efisiensi proses bisnisnya. Efisiensi yang dimaksud diantaranya seperti dalam laporan, dimana membutuhkan pengumpulan data dari berbagai divisi. Perusahaan yang belum memiliki basis data terintegrasi tentu akan kesulitan merangkum data. Disamping itu juga menghemat penggunaan kertas yang berkaitan dengan lingkungan.

Berbagai perusahaan dari skala kecil maupun menengah mulai mengembangkan aplikasinya untuk menjalankan proses bisnis yang terkomputerisasi, ada pula yang membeli aplikasi dari penyedia solusi teknologi informasi. Meskipun manfaat yang diperoleh tidak terlalu signifikan seperti yang dikembangkan oleh perusahaan besar, namun bukan berarti UKM (Usaha Kecil Menengah) tidak dianjurkan mengembangkan Sistem Informasinya sendiri. Tentu UKM tetap dapat memperoleh manfaat yang cukup besar ditunjang dari proporsi perusahaannya.

PT Skyworx merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa konsultan teknologi informasi. Saat ini proses bisnis internal di perusahaan dalam bidang General Affair seperti pengajuan pembelian, pengecekan stok barang, hingga permintaan pemindahan aset masih dilakukan secara manual dan belum memiliki prosedur yang terintegrasi. Selain itu, pendataan dilakukan menggunakan program

spreadsheet sederhana. Untuk mengintegrasikan proses bisnisnya, PT Skyworx hendak

(3)

Pengembangan aplikasi ini juga dilakukan untuk menjalankan misi-misi PT. Skyworx di tahun 2014 yakni :

1. Menjalankan stabilitas dan kredibilitas perusahaan baik pada sisi Internal maupun Eksternal. 2. Memenuhi kebutuhan internal baik disisi fasilitas, peralatan, pelayanan maupun berbagai hal yang

mendukung operasional perusahaan.

Meningkatkan kemapanan, kenyamanan, keindahan dan keamanan Perusahaan.

Tujuan

1. Merancang basis data untuk lingkup general affair yang dibatasi pada pembelian dan

manajemen aset pada PT. Skyworx.

2. Membuat suatu aplikasi berdasarkan rancangan basis data yang telah dibuat untuk

membantu memudahkan kegiatan operasional pada sebagian lingkup general affair.

3. Memudahkan manajer general affair dalam pembuatan laporan, khususnya laporan

pembelian, peminjaman aset, dan penjualan aset.

4. Memperbaiki prosedur pembelian dan pengelolaan aset yang ada supaya menjadi lebih

terstruktur dan tercatat dengan baik.

Manfaat:

1. Memudahkan pengelolaan kegiatan pembelian dan manajemen aset

2. Menciptakan prosedur pembelian dan pengelolaan aset yang lebih terstruktur dan tercatat

dengan baik

3. Menghasilkan aplikasi yang dapat membantu kegiatan sebagian lingkup general affair

Kemudahan dalam pembuatan laporan khususnya laporan pembelian dan pengelolaan aset

yang meliputi laporan peminjaman dan penjualan aset dengan bantuan aplikasi yang telah

dirancang dan dibuat.

METODE PENELITIAN

Metode Pengumpulan Data

1. Wawancara

Pengumpulan data melalui wawancara terhadap karyawan yang terlibat dalam proses bisnis yang berjalan, metode ini dilakukan untuk mengumpulkan requirement untuk sistem.

2. Studi Pustaka

Pencarian referensi melalui berbagai macam literatur seperti buku teks dan jurnal, serta pemanfaatan internet untuk mendapatkan literatur seperti ebook maupun artikel di internet dalam pencarian referensi.

(4)

Metode Analisis

Metode analisis yang diterapkan dalam penulisan skripsi ini meliputi analisis kebutuhan data yang dibutuhkan pengguna dan analisis sistem yang sedang berjalan beserta permasalahan yang dihadapi.

Metode Perancangan

Metode perancangan yang diterapkan mengikuti langkah-langkah dalam database system development

lifecycle menurut Connolly dan Begg (2010) yang meliputi: 1. Database Planning

2. System definition

3. Requirement collection and analysis 4. Database design

5. Application design 6. Implementation

(5)

Metode Perancangan Basis Data

Perancangan system basis data melalui tiga tahaan, yaitu :

a. Perancangan Database Konseptual (Conceptual Database Design)

Mendeskripsikan dan membuat model dari informasi yang digunakan pada PT Skyworx Indonesia

b. Perancangan Database Logikal (Logical Database Design)

Membuat sebuah model dari informasi yang digunakan pada model data yang spesifik dan relasi antar Negara.

c. Perancangan Database Fisikal (Physical Database Design)

Mendeskripsikan bagaimana data disimpan dalam database (Structure data organization files)

HASIL DAN BAHASAN

Halaman Login, pada tampilan ini semua user yang terdaftar dalam database dapat melakukan login untuk masuk ke aplikasi web General Affair PT Skyworx Indonesia.

(6)

Halaman Staff Data, pada tampilan ini pihak manajer GA dapat melakukan penambahan Staff baru dan juga dapat melakukan update data Staff.

Halaman Item, pada tampilan ini pihak manajer GA dapat melihat barang apa saja yang ada dan dapat memberikan serial number pada setiap barang yang telah datang/barang baru yang akan didaftarkan menjadi aset.

(7)

Halaman Location, pada tampilan ini pihak GA dapat melihat berada dimana saja aset yang telah dipinjamkan kepada staff yang telah melakukan peminjaman sebelumnya dan dapat melihat aset yang ada berada di lokasi.

Halaman Purchase Request, pada tampilan ini semua bagian staff dapat melakukan purchase request barang yang akan dibeli untuk kebutuhan kegiatan operasional perusahaan.

(8)

Halaman Awaiting PR List/Puchase Order Approval, pada tampilan ini hanya dapat dilihat oleh manajer GA, CEO, CTO dan CFO untuk melihat apakah ada purchase request yang akan dilakukan

approval (setuju atau tidak setuju).

Halaman Payment List, pada tampilan ini pihak manajer GA dapat melihat apakah Purchase Order sudah selesai dilakukan pembayaran atau masih dalam status pembayaran.

SIMPULAN DAN SARAN

Simpulan

Kesimpulan yang dapat diperoleh dari hasil melakukan analisis dan perancangan basis data pada PT Skyworx adalah sebagai berikut:

(9)

- Adanya basis data yang terintegrasi akan sangat membantu dalam menjaga konsistensi data, kemudahan dalam melakukan update data karena seluruh data terintegrasi, dan mengurangi redudansi data yang ada.

- Data yang terintegrasi dan didukung dengan aplikasi dapat memudahkan manajer general affair dalam pembuatan laporan, terutama laporan pembelian, serta laporan barang masuk, peminjaman aset, dan juga penjualan aset.

- Aplikasi basis data dapat membantu menjaga konsistensi dan mengurangi ‘human mistakes’ yang sering terjadi jika memanfaatkan sistem tradisional.

- Perancangan aplikasi basis data yang dibuat dapat mempermudah manajer general affair dalam mengetahui seluruh barang yang masuk, mengetahui update pembayaran yang telah dibayar, serta mengingatkan akan tenggat waktu tagihan yang harus dibayar.

Saran

Saran yang dapat diberikan untuk mendukung perkembangan lebih lanjut sistem basis data dan aplikasi pada sebagian lingkup general affair di PT Skyworx adalah:

- Mengembangkan aplikasi untuk lingkup general affair PT Skyworx lainnya seperti bagian administrasi yang mengatur urusan legalitas perusahaan dan tugas lainnya, serta bagian perizinan yang mengatur untuk pembuatan paspor, visa, dan tugas lainnya.

Mengintegrasikan aplikasi yang telah dibuat dengan sistem finance yang sudah dimiliki oleh PT Skyworx jika memungkinkan.

REFERENSI

Connolly, T. M., & Begg, C. E. (2010).

Database systems : a practical approach to

design, implementation, and management.

Boston: Pearson Education.

Gelogo, Y. E., & Lee, S. (2012). Database Management System as a Cloud Service.

International Journal of Future Generation Communication & Networking

, 71-76.

Haiyang, Z., & Guolong, C. (2012). A Survey on Distributed Database System.

Institute of Electrical and Electronics Engineers

, 830-832.

Hasting, A. J. (2010).

Physical Asset Management.

London: Springer.

Honni, Marcelino, R. F., & Radjali, Y. (2011). Pengembangan Aplikasi Sistem Basis

Data Penjualan, Pembelian, dan Persediaan: Studi Kasus pada PT Speed Game.

ComTech

, 401-409.

McLeod, R., & Schell, G. P. (2007).

Sistem Informasi Manajemen.

Jakarta: PT Index.

Murray, M. C. (2010). Database Security: What Students Need to Know.

Journal of

Information Technology Education: Innovations in Practice

, 61-77.

O'Brien, J. A., & Marakas, G. M. (2011).

Management Information Systems 10th

(10)